Kỹ năng quản lý nhóm - Team Management Skills - Trang cá nhân của Trịnh Đình Linh

Kỹ năng quản lý nhóm – Khác với một người thợ giỏi , khi bắt đầu công việc với với trách nhiệm của một người quản ký trực tiếp, việc cập nhật và nâng cấp các kỹ năng , công cụ và kỹ thuật quản trị là những yếu tố then chốt mà một người quản lý cần phải có để xây dựng và phát triển một nhóm làm việc hiệu quả. Ngoài những kỹ năng để hiểu cách ủy quyền công việc một cách hiệu quả , bạn cũng cũng cần học những cách để thúc đẩy, phát triển và giao tiếp hiệu quẩ với những thành viên trong lẫn bên ngoài nhóm làm việc của bạn

Danh mục
Phân bổ công việc
Dẫu nghiệp vụ vững chắc chính là điểm mấu chốt giúp người quản lý đảm bảo được hiệu quả và sự thấu hiểu công việc của nhóm nhưng việc phân bổ công việc hiệu quả (Successful Delegation) mới là tiêu chí đánh giá một người quản lý tốt
Giao việc hiệu quả bắt đầu từ việc giao việc đúng người , người đúng vị trí. Cách tốt nhất để làm việc này là đặt ra quy tắc nhóm (Team Charters), từ đó xác định rõ giá trị mỗi người trong nhóm, công việc đảm nhiệm và cách thức phối hợp trong công việc.
Khi đó bạn mới có cơ hội để suy nghĩ về các kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực cần thiết cho nhóm, cũng như dùng đúng người vào đúng việc, cũng như quản lý lỗ hổng giữa các kỹ năng của các thành viên trong nhóm?. Đọc thêm phân bổ nhiệm vụ (task allocation).
tạo động lực
Một nhiệm vụ quan trọng khác của người quản lý là thúc đẩy và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm
Để thấu hiểu cách tạo động lực bạn nên tìm hiểu qua Lý thuyết X và Y (Theory X and Theory Y), lý thuyết trên giải giải thích hai cách tiếp cận rất khác nhau đối với động lực, phụ thuộc vào các giả định cơ bản về những người làm việc cho bạn. Nếu bạn tin rằng họ thực sự lười biếng, bạn đang tin vào Lý thuyết X, trong khi nếu bạn tin rằng hầu hết đều hạnh phúc và sẵn sàng làm việc, bạn sẽ hướng tới Lý thuyết Y. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu đầy đủ về lý thuyết này, chúng sẽ ảnh hưởng về cơ bản thành công của bạn trong việc thúc đẩy mọi người.
Tham khảo thêm : Lý thuyết động lực của Herzberg (Herzberg’s Motivation-Hygiene Theory), Lý thuyết động lực con người của McClelland (McClelland’s Human Motivation Theory), Lý thuyết ba yếu tố của Sirota (Sirota’s Three Factor Theory)
Dù bạn thích áp dụng phương pháp nào, bạn cũng cần lưu ý rằng mỗi một người khác nhau có những nhu cầu khác nhau khi nói đến động lực. Một số cá nhân có động lực rất cao, trong khi những người bạn sẽ phải cố thúc đẩy nó trong sự tuyệt vọng.
Đọc thêm Thuyết động lực Pygmalion (Pygmalion Motivation) để hiểu thêm
Nếu nhóm làm việc của bạn phần lớn là các thành viên mới , tham khảo thêm vòng phát triển của nhóm (Forming, Storming, Norming, and Performing) kèm theo Nắm bắt nhu cầu phát triển và Gửi phản hồi (Giving Feedback)
Giao tiếp trong nhóm làm việc
Họp nhóm làm việc là một văn hóa cần được duy trì, có thể chỉ là những trao đổi ngắn 15 phút đầu ngày, họp cuối tuần hay họp bất thường để xử lý vấn đề phát sinh. Đọc thêm Giữ một cuộc họp hiệu quả (Running Effective Meetings) và với Vai trò của người hướng dẫn The Role of a Facilitator bạn phải cố gắng để mọi thành viên đều phải Động nãoBrainstorming để giải quyết vấn đề giữ cho mọi ý tưởng cùng cộng hưởng với nhau
Ngoài ra, Hầu hết các nhà quản lý giỏi đều là những người biết lắng nghe tích cực (Active Listening )giúp họ phát hiện sớm vấn đề (dẫu những vấn đề này rất nhỏ với năng lực họ), tránh hiểu lầm trong trao đổi ,tốn kém thời gian và điều đó giúp xây dựng lòng tin trong nhóm làm việc.
Giao tiếp ngoài nhóm làm việc
Luôn giữ sự cân bằng giữa : Thấu hiểu những điều mà quản lý của bạn muốn – Đảm bảo các vị đấy hiểu là điều các vị mong muốn đang được làm tốt hoặc tốt hơnLà một nhà quản lý, một phần công việc của bạn là chăm sóc cũng như bảo vệ đội nhóm của mình khỏi các áp lực vô định. Hãy rèn luyện kỹ năng quyết đoán (How to Be Assertive), kỹ năng đàm phán win-win (Win-Win Negotiation). Trao đổi với các bên liên quan để tìm hiểu nhu cầu cũng như mong muốn của họ đối với đội nhóm của bạn. Tương tác với các đối tác nội ( các phòng ban trong công ty ) là yếu tố cần thiết để bạn có thể hiểu các phòng ban khác cần gì từ nhóm làm việc bạn quản lý và ngược lạiĐọc thêm : phân tích các bên liên quan (Stakeholder Analysis)
Quản lý bằng kỷ luật
Kỷ luật là yếu tố cốt lõi nhất để bạn vận hành 1 nhóm làm việc , kết hợp giữa kỷ luật và kỹ năng nhân sự để giữ mọi người trong nhóm làm việc hiệu quả và tôn trọng nhau. Nhưng không nên quá cứng nhắc bạn sẽ làm không khí làm việc của nhóm làm việc như trong một doanh trại quân đội , nơi không có sự hiện diện của nụ cười, sáng tạo và niềm vui công việc
7 sai lầm cần tránh