1. Cấu trúc của cuộc họp

Cho dù chúng ta có thích hay không thì các cuộc họp vẫn luôn là hoạt động khá thường xuyên và tốn kém thời gian trong công việc kinh doanh. Bạn phải lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, thông báo nội dung và gửi tài liệu cho những người có liên quan đến cuộc họp. Đây là công việc yêu cầu thư ký hành chính phải có tinh thần trách nhiệm cao, xử lý linh hoạt và nhanh nhạy.

Các công việc chủ yếu gồm: kiểm tra thời gian trong lịch trình của những người tham dự, sau đó chọn thời gian và địa điểm phù hợp, gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu và có thể phải gửi cả tài liệu kèm thư mời.

Có những cuộc họp định kỳ của ban giám đốc, nhưng thư ký vẫn phải lên lịch họp, gửi thư mời, thư xác nhận, lập chương trình cho cuộc họp.

Ngoài ra, còn có những cuộc họp đột xuất, chỉ được thông báo trước vài chục phút. Khi đó, bạn phải sử dụng điện thoại, có thể cả e-mail hoặc thông báo cho những người tham dự. Bên cạnh đó, bạn cũng phải nhanh chóng chuẩn bị phòng họp, tài liệu để phát cho những người tham dự (nếu có), nếu cần sử dụng máy chiếu và các dụng cụ hỗ trợ khác thì cũng phải chuẩn bị.

2. Các kiểu họp

Các công ty đều tổ chức các cuộc họp hàng năm, vào đầu năm và cuối năm, để tổng kết lại năm cũ và đưa ra kế hoạch cho năm mới. Trong đó, có thể sẽ là bình bầu, đánh giá về các nhân viên, bổ sung hoặc thay đổi các vị trí quản lý,…

Đối với các công ty đại chúng, còn có cuộc họp cổ đông để lựa chọn người quản lý. Ngoài ra, các cuộc họp khác được tổ chức khi có đề xuất và cần có sự đồng thuận của tất cả các cổ đông như: tăng hay giảm vốn, sửa đổi điều lệ công ty, chia tách hoặc sáp nhập công ty.

Các cuộc họp cổ đông hàng năm có những quy định pháp lý đặc biệt về thời gian gửi thông báo họp. Thông báo phải được gửi kèm với nội dung của cuộc họp, các biểu mẫu như: bỏ phiếu tín nhiệm, …, gửi theo hình thức thư bảo đảm và cước phí được thanh toán trước.

Nhiệm vụ của thư ký hành chính khi đó sẽ bao gồm: chuẩn bị thông báo cho cuộc họp, các biểu mẫu, giấy ủy quyền trong trường hợp cổ đông không thể tham dự trực tiếp,… Những biểu mẫu này phải được gửi cho những người có liên quan theo điều lệ của công ty. Những thông báo này phải được gửi trước thời gian diễn ra cuộc họp từ 3 đến 4 tuần.

Thư ký hành chính phải sắp xếp phòng họp và các thiết bị cần thiết phục vụ cuộc họp. Phải chuẩn bị và phân phát chương trình cuộc họp đến những người có liên quan. Vào ngày họp, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và đặt trên bàn của chủ tịch cuộc họp. Ngoài ra, bạn có thể sẽ phải lo đến những công tác hậu trường khác như: đồ uống hay ăn nhẹ, khăn giấy, hoa,… để cuộc họp diễn ra trang trọng, lịch sự nhất.

Bạn có thể cũng sẽ là thư ký cuộc họp, hãy ngồi bên cạnh chủ tịch để có thể nghe rõ nhất. Trước khi họp, hãy đọc tất cả các quyết định và báo cáo sẽ được trình bày. Càng hiểu rõ về mục đích và những người tham dự cuộc họp, bạn càng dễ dàng ghi chép.

Các cuộc họp của ban giám đốc thường được quy định trong điều lệ công ty. Hầu hết các công ty đều có các cuộc họp ban giám đốc định kỳ, hàng quý hoặc hàng năm; các cuộc họp này có thể không bắt buộc phải thông báo bằng văn bản. Bạn có thể liên lạc với các giám đốc bằng điện thoại hoặc thư điện tử để thông báo cho họ về cuộc họp sắp tới. Danh sách những người tham dự cần được lập và duyệt trước.

Những cuộc họp khác không mang tính định kỳ thì buộc phải có lịch trình trước. Bạn nên gửi thư mời, lịch trình và nhắc lại sau đó.

Hãy kiểm tra thật kỹ những thông tin trên thư mời trước khi in ra. Xác nhận ngày, tháng, giờ, địa điểm và tên của những người diễn thuyết.

3. Lập kế hoạch cho các cuộc họp

Trước đây, việc lập kế hoạch cho một cuộc họp tốn rất nhiều thời gian. Ngày nay, với công nghệ máy tính và phần mềm trên máy tính, việc lên lịch cho một cuộc họp chỉ cần vài lần kích chuột.

Tuy nhiên, bạn phải cân nhắc các hoạt động chính trong cuộc họp, để sắp xếp cho khoa học và hiệu quả nhất; đồng thời, phải xem xét chức vụ, địa vị của những người tham gia để xếp chỗ ngồi, thể hiện sự kính trọng.

Ngoài ra, việc chọn địa điểm cuộc họp cũng rất quan trọng. Tùy quy mô, tính chất cuộc họp mà lựa chọn diện tích phòng họp cũng như thiết bị hỗ trợ cần thiết.

Đây là những vấn đề thường xảy ra khi lập kế hoạch cho một cuộc họp:

Cuộc họp đã được lên lịch và khi mọi người đều đã được mời, bạn phát hiện ra một vài thành viên quan trọng không thể tham dự. Bạn buộc phải lên lịch vào một ngày khác. Khi đó, bạn lại phải thực hiện quy trình từ đầu.

Bạn không thể tìm ra một ngày, giờ phù hợp cho tất cả những người tham dự.

Cuộc họp đã được xác nhận nhưng sau đó cần phải thay đổi.

Địa điểm của cuộc họp thay đổi vào phút cuối, do đó một số người vẫn theo thông báo về địa điểm ban đầu và đến nhầm.

Thông báo về cuộc họp được gửi đi và có sửa đổi nhiều lần khiến mọi người bị lẫn lộn thông tin, không xác định được thông tin chính xác cuối cùng về cuộc họp.

Một số thành viên tham dự cuộc họp không cập nhật được thông tin do bạn sử dụng phần mềm mới nhất để lập kế hoạch. Họ không kiểm tra thư điện tử hoặc không mở được nội dung và nhỡ cuộc họp.

Cuộc họp đã được lên kế hoạch và được xác nhận nhưng địa điểm họp bị người khác đặt mất.

Không xác nhận lại thông tin về cuộc họp để nhắc các thành viên tham dự, do đó một vài người quên, không đến họp.

Truyền đạt nội dung không rõ ràng hoặc nhầm lẫn, khiến thành viên tham dự không chuẩn bị nội dung phù hợp.

Để tránh những sai sót này, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để quản lý thông tin cuộc họp. Chương trình này cho phép bạn gửi và nhận thư điện tử, quản lý danh bạ, lên lịch và lập kế hoạch, duy trì những ghi chép hàng ngày.

Bạn có thể sử dụng chương trình Outlook lên lịch các cuộc hẹn và phân bổ khối thời gian của mình. Khi xem lịch của mình qua Outlook, nếu bạn kích vào NEW trên thanh công cụ, cửa sổ Cuộc hẹn mới sẽ mở ra. Trên cửa sổ này, bạn có thể điền chủ đề, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc hẹn. Nếu cuộc hẹn trùng với kế hoạch khác, sẽ xuất hiện thông báo. Bạn cũng có thể tạo nhắc việc cho cuộc hẹn để nhắc bạn về cuộc hẹn trước một khoảng thời gian tùy chọn. Nhắc việc sẽ xuất hiện khi bạn mở chương trình Outlook.

Để lập kế hoạch cho cuộc họp trong Outlook, hãy sử dụng công cụ Meeting Planner để tạo và gửi lời mời về cuộc họp và đặt trước các thứ cần thiết. Meeting Planner cho phép bạn mời những người tham dự, xem xét khả năng tham dự của họ, chọn địa điểm và thời gian họp. Bạn có thể điền tên người và các vật dụng cần thiết vào danh sách All Atendees (Tất cả những người tham dự), hoặc bạn có thể dùng nút “Invite others” (Mời những người khác). Bạn có thể chọn từng cá nhân từ Address Book và thêm vào danh sách All Attendees, để chế độ là bắt buộc hay không bắt buộc. Danh sách All Atendees sẽ hiển thị từng người và nội dung thuyết trình (nếu có) tại cuộc họp.

Khi cân nhắc khả năng có mặt của những người tham dự, công cụ Meeting Planner sẽ chỉ cho bạn kế hoạch về thời gian với thanh màu xanh khi người đó đã có kế hoạch cho việc khác. Nếu thời gian để trống, thì người đó sẵn sàng.

Sau khi thông báo về cuộc họp được gửi đi, hồi đáp về cuộc họp sẽ được gửi đến Hộp thư đến của bạn (Inbox) và có thể được theo dõi trong cửa sổ Cuộc hẹn (Appointment window)

Tương tự như vậy, bạn cũng sẽ nhận những lời mời họp trong hòm thư đến. Bạn có thể chấp nhận, từ chối, hoặc đưa ra phản hồi khác. Khi kích vào một trong những nút chấp nhận, Outlook sẽ mở một hộp tin nhắn để bạn có thể lựa chọn các trả lời.

Ngay sau khi thư mời được gửi đi và chấp nhận, nó sẽ được tự động thêm vào kế hoạch của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chương trình IBM Lotus Notes để lên kế hoạch cho cuộc họp và xem xét khả năng có mặt của những người tham dự với tính năng tương tự như Microsoft Outlook.

4. Chương trình nghị sự của cuộc họp

Chương trình nghị sự giống như bản đồ chỉ đường cho cuộc họp. Chương trình này cho người tham dự biết kế hoạch cho cuộc họp là gì, đưa ra các hướng dẫn và mục đích. Một chương trình nghị sự bao gồm:

Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp;

Địa điểm cuộc họp;

Chủ đề chính và các vấn đề liên quan;

Thời gian mỗi chủ đề được thảo luận;

Người thuyết trình cho mỗi chủ đề;

Chủ trì cuộc họp (tên, chức danh,…)

Có thể tham khảo mẫu chương trình nghị sự như dưới đây:

Người Phạm Người
triệu Phiên
Ngày Thời Địa Trang vi Chủ thuyết
tập họp
tháng gian điểm phục cuộc đề trình
cuộc số
họp chính
họp

Bắt Kết
đầu thúc

(THAY BẰNG BẢNG NGANG)

Lập danh sách những người sẽ tham dự để kiểm tra số người tham dự. Nếu cần có ký xác nhận, có thể chuyển danh sách vòng tròn cho những người tham dự ký khi cuộc họp bắt đầu.

Nếu cần, có thể vẽ sơ đồ vị trí cuộc họp để giới thiệu những người mới dễ hơn và tìm được người nhanh nhất.

Nếu bạn sử dụng phần mềm trong Microsoft Word, bạn có thể sử dụng Agenda Wizard để tạo chương trình nghị sự. Để truy cập vào Agenda Wizard, kích vào trình đơn File, sau đó chọn New. Trên hộp thoại New, chọn tab Other Document, sau đó chọn Agenda Wizard rồi nhấn OK.

Agenda Wizard sẽ hỏi bạn những câu hỏi về cuộc họp và khi nào hoàn thành, Agenda Wizard sẽ tạo ra một chương trình nghị sự. Bạn có thể gửi chương trình nghị sự kèm theo thư mời họp hoặc in ra và mang tới cuộc họp.

5. Biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp là bản ghi chép về những gì đã diễn ra trong cuộc họp. Biên bản giúp người tham dự cuộc họp xem xét lại cuộc họp sau đó, tìm kiếm những vấn đề chưa giải quyết xong và những việc cần hành động. Trong một số trường hợp, như cuộc họp cổ đông hoặc ban giám đốc, biên bản được lập theo mẫu như quy định của pháp luật và có trong quy định biểu mẫu của công ty.

Bạn có thể ghi chép biên bản bằng tay, gõ trên máy tính hoặc sử dụng thiết bị thu âm. Dù dùng phương pháp nào, bạn phải đảm bảo ghi được những yếu tố quan trọng của cuộc họp như: loại hình họp, tên công ty, ngày giờ, người chủ trì, người thuyết trình chủ đề chính, và các nội dung khác có liên quan.

Nếu đã chuẩn bị đề cương dựa trên chương trình nghị sự, bạn đã có những nội dung chính của biên bản, trong cuộc họp, và chỉ phải ghi bổ sung trên diễn biến thực tế của cuộc họp.

Biên bản cuộc họp phải được viết bằng ngôn ngữ trang trọng, thông thường sẽ có những nội dung chủ yếu sau:

Tên tổ chức

Tên người chủ trì

Ngày, giờ và địa điểm cuộc họp

Danh sách những người tham dự và những người vắng mặt

Nội dung công việc/chủ đề thảo luận tại cuộc họp

Người thuyết trình các chủ đề

Các vấn đề phát sinh, hướng giải quyết

Những việc còn tồn đọng

Văn bản phát sinh trong/sau quá trình họp

Ngày giờ cuộc họp tiếp theo

Chữ ký của người ghi chép, những người tham gia cuộc họp.

Tránh ghi lại từng lời bình luận mà chỉ ghi những ý chính, tập trung giải quyết trực tiếp vấn đề được đưa ra thảo luận, sau đó tổng kết các ý kiến.

Để việc ghi chép hiệu quả, bạn nên chuẩn bị trước nội dung biên bản để theo sát diễn biến cuộc họp. Cũng đừng đợi quá lâu mới ghi biên bản vì có thể sẽ bỏ sót thông tin.

Ngoài ra, còn có các cuộc họp trù bị để thảo luận trước những vấn đề này. Khi đó, việc ghi văn bản có thể không cần thiết.

Nếu công ty lớn, còn có các cuộc họp trong nhóm, bộ phận, phòng ban, khi đó người ghi biên bản có thể là người trong phòng ban hoặc họ yêu cầu sự giúp đỡ của thư ký hành chính với tư cách là thư ký cuộc họp, thực hiện việc ghi chép. Bạn hãy sẵn sàng mỗi khi được yêu cầu.

Ngoài biên bản cuộc họp, còn có thể có các văn bản khác được lập và thông qua tại cuộc họp như: Nghị quyết, Quyết định,… Tham khảo các văn bản này trong Phụ lục 1.

6. Chuẩn bị cho hội nghị

Ngoài các cuộc họp, công ty còn tổ chức các hội nghị như: Hội nghị cổ đông, hội nghị khách hàng,… Thư ký hành chính sẽ được yêu cầu trợ giúp trong việc lên kế hoạch và hợp tác trong các hội nghị của công ty, các công việc như: chuẩn bị sự kiện, thực hiện các trách nhiệm trong suốt hội nghị và làm theo các hoạt động sau khi hội nghị kết thúc.

Chuẩn bị cho hội nghị bao gồm xem xét các khoản mục liên quan đến tiện nghi và người thuyết trình của hội nghị:

Đặt chỗ cho hội nghị: đặt trước phòng khách sạn, chọn quy mô phòng và mức giá,… (có thể có phòng tổ chức chính và phòng giải lao);

Kiểm tra thiết bị phục vụ cho hội nghị (máy chiếu, loa,…) và thiết bị an toàn (phòng chống cháy nổ, báo động, cửa thoát hiểm,…);

Phục vụ đồ ăn uống;

Gửi thư mời và xác nhận số lượng tham dự.

Các hoạt động chuẩn bị trực tiếp cho hội nghị gồm:

Tài liệu phục vụ hội nghị (nội dung chương trình, giới thiệu về người diễn thuyết,…) để phát cho khách mời;

Căn cứ số lượng khách để chuẩn bị bàn, ghế;

Các báo cáo cần phê duyệt: về nội dung hội nghị, báo cáo tài chính, kế hoạch chi tiêu;

Kế hoạch quảng bá, truyền thông;

Lập chương trình nghị sự, kế hoạch đi lại/đưa đón khách mời.

Để tránh thiếu sót, bạn nên xếp sẵn tài liệu thành các tập dễ tìm, trên vé mời vẽ sơ đồ chỉ dẫn đường đi, … Nếu chương trình còn kết hợp với đi du lịch, thăm các di tích, cảnh quan tại địa phương hoặc có các sự kiện ngoài trời thì phải có sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên nghiệp tổ chức. Bạn cần phải hợp tác với địa điểm tổ chức hội nghị lên kế hoạch cho các bữa ăn, đồ uống; cân nhắc thực đơn để dự trù kinh phí và phương thức phục vụ.

Với những hội nghị lớn, bạn còn phải chuẩn bị huy hiệu, hoa cài, băng rôn, biển hiệu. Bạn nên chuẩn bị danh sách khách mời để đảm bảo không bị thiếu; danh sách này cũng được để tại bàn đăng ký vào ngày đầu tiên của hội nghị, sau khi nhận được huy hiệu, hoa cài, khách mời sẽ ký nhận và bạn dễ dàng kiểm soát được số lượng khách mời. Có thể phát luôn cho họ tài liệu, vé ăn tại bàn đăng ký.

Phải có chỉ dẫn phía bên ngoài địa điểm về phòng nghỉ ngơi và phòng hội nghị.

Nếu hội nghị có khách quốc tế, bạn cần phải chuẩn bị phiên dịch.

Lên kế hoạch đăng tin trên báo chí, các hoạt động truyền thông, bố trí người chụp ảnh để bám sát các hoạt động của hội nghị.

Cần hợp tác về an ninh với địa điểm tổ chức hội nghị hoặc dịch vụ an ninh; liên hệ với bãi đỗ xe để có chỗ đỗ xe cho những người tham dự. Cung cấp cho bên thực hiện dịch vụ an ninh và quản lý bãi đỗ xe chương trình nghị sự chính thức, liệt kê thời gian các sự kiện để họ bố trí lực lượng cần thiết và đảm bảo về bãi đỗ xe.

Khi khách tới, bạn nên chào đón và đưa họ tới hội nghị. Hãy đóng vai trò chủ nhà và giới thiệu mọi người với nhau, hộ tống, hướng dẫn và giúp đỡ mọi người ở những nơi bạn có thể.

Bạn có thể được yêu cầu tham gia một vài cuộc họp nhóm, ghi biên bản, xử lý thư từ hoặc gửi/nhận hàng chuyển phát nhanh đến trong quá trình hội nghị.

Kết thúc hội nghị, gỡ bỏ tất cả tài liệu, băng rôn còn lại trong phòng họp. Kiểm tra lại các thiết bị trong phòng để bàn giao cho điểm tổ chức hội nghị. Nếu có mất mát, cần tiến hành tìm kiếm và báo lại cho người có trách nhiệm, lập biên bản có ký nhận của những người liên quan.

Khi trở lại văn phòng, cần hoàn thành báo cáo, biên bản hoặc các giấy tờ, thư từ liên quan đến hội nghị. Bạn cũng cần gửi thư cảm ơn, biên bản cuộc họp đến khách mời và những người liên quan.

Cuối cùng, cần tính toán chi phí và điền vào bản tổng kết thu chi, sau đó cập nhật tài liệu cuộc họp. Nếu bạn có đề xuất, sáng kiến để cải thiện, hãy ghi vào giấy nhớ, kèm theo tài liệu.

Để việc ghi chép hiệu quả, bạn nên sử dụng thiết bị ghi âm, khi cuộc họp ở hồi gay cấn, sẽ có nhiều giọng nói cùng lúc, máy ghi âm sẽ hỗ trợ bạn trong việc ghi chép.