Kể từ khi những ấn bản trước của Kiểm soát thời gian – Chu toàn mọi việc lọt vào danh sách những cuốn sách bán chạy nhất, các nhà quản lý đã đọc hàng tá cuốn sách mới đầy quả quyết hay tham dự các hội thảo về quản lý mang hơi hướng những lời khuyên thực tế của Alec Mackenzie. Có lẽ bạn đã nghe và để ý tới một vài ý tưởng hay trong những năm qua, thực hành một vài ý tưởng mới trong một hai ngày, nhưng rồi – ngay sau đó, bạn ngạc nhiên khi thấy mình lại quay trở lại với những thói quen cũ.

QUÁ NHIỀU YÊU CẦU, QUÁ NHIỀU DỮ LIỆU

Khi có quá nhiều yêu cầu cùng được đưa ra trong một khoảng thời gian quá ngắn, mọi người thường sẽ cảm thấy an toàn hơn khi quay lại với những phương pháp quen thuộc, nhưng hiếm khi thích đáng. Các bài luyện tập mới không bao giờ là dễ thích ứng. (Trong các buổi đào tạo kinh doanh, chúng tôi thường nhắc nhở các học viên thực hành những lựa chọn của họ trong vòng bảy ngày, nếu không họ sẽ có nguy cơ lãng quên chúng mãi mãi.)

Bạn cũng có vô vàn lựa chọn. Những chiếc giá để đồ văn phòng phẩm luôn chất đầy các cuốn sổ xếp lịch hẹn hoặc sổ bỏ túi. Các nhà phát triển phần mềm cung cấp cho bạn những ứng dụng tuyệt vời để tích hợp các cuộc gặp, cuộc hẹn, lịch làm việc và các dự án vào hệ thống email của bạn – một cách tự động, và theo hướng dẫn của bạn. Tuy đã sở hữu những công cụ hoành tráng này, nhưng bạn vẫn nghe thấy người ta than phiền “Chẳng bao giờ có đủ thời gian”.

Đó là Lượng thông tin bùng nổ từ khắp các nguồn trên toàn thế giới cứ tăng lên theo cấp số nhân mỗi ngày. Và khi bạn không thể bắt kịp dòng chảy này, các nhà thiết kế phần mềm và cung cấp dịch vụ vào cuộc – lập tức tăng dung lượng lưu trữ cá nhân, hoặc nắm giữ gánh nặng về thông tin của bạn trên máy chủ của chính họ – cho đến khi bạn lấy ra hoặc xóa đi. Nhưng để bắt đầu quản lý lượng công việc quá tải của mình, bạn cần điều chỉnh những tiêu chí trong việc mở và lấy thông tin. Các nhà cung cấp dịch vụ và phần mềm sẽ giúp bạn, nhưng chính bạn cũng vẫn phải thực hiện lấy thông tin logic để hỗ trợ tốt nhất cho bạn.

Thời điểm cho một giải pháp riêng?

Những gì bạn cần là một bộ tiêu chuẩn riêng, một hệ thống được lên kế hoạch cẩn thận để có thể cắt giảm những thứ lộn xộn, sẵn sàng khai thác những dữ liệu bạn cần bất cứ thời điểm nào. Do đó, bạn sẽ cần tới những quy chuẩn chọn lọc thông tin nghiêm ngặt được đặt riêng theo yêu cầu của bạn.

“Nhưng tôi làm gì có thời gian để nghĩ ra những tiêu chuẩn tốt cơ chứ!”, bạn có thể la lên như thế. “Tôi còn có một khách hàng bằng xương bằng thịt đang đứng trước mặt tôi hàng giờ đây này!”

ÁP LỰC TRÌ HOÃN VIỆC LÊN KẾ HOẠCH

Bạn nói đúng. Việc xóa bỏ hệ thống thông tin cá nhân cần được lên kế hoạch và quyết định cẩn thận – và cả hai việc này đều tốn thời gian và không ai có thể giúp bạn được. Nhưng bạn không hề cô độc với tương lai khó khăn và những vấn đề đầy áp lực khác. Bạn có thể dính dáng tới một trong những cảnh tượng dưới đây chăng?

• Bạn cảm thấy vô cùng phẫn nộ khi thời hạn đã gần kề mà một công việc quan trọng vẫn chưa hoàn thành – nhưng bạn đã quá mệt mỏi và kiệt sức để có thể lại bắt đầu tìm kiếm những thông tin còn thiếu.

• Bạn liếc nhìn đồng hồ và nhận ra chỉ còn một giây nữa là đến 5 giờ chiều, và bạn còn chưa kịp động tay vào công việc của mình trong khi cứ quá quan tâm đến công việc của người khác!

• Khi những dự án theo tiến độ xuất hiện, chẳng hạn như các báo cáo cuối năm, bạn gồng mình suốt những đêm dài và suốt những ngày cuối tuần, và cuối cùng cũng cán đích, nhưng lại sợ rằng những phát hiện vội vàng của mình có thể nhầm lẫn.

• Bạn nhận một công việc mới khá nặng nề trong khi đang bị quá tải, bởi bạn không dám giao cho tay cấp dưới vốn có nhiều thời gian nhưng lại thiếu kinh nghiệm.

• Cấp trên yêu cầu bạn “Bỏ hết những thứ kia đi, làm cái này cho tôi đã!” Nhưng bạn biết chắc rằng, chẳng chóng thì chầy, họ sẽ quay trở lại để lấy “những thứ kia” mà chính họ đã yêu cầu bạn vứt đi.

Thậm chí nếu bạn là một chuyên gia quản lý thời gian – ngay cả khi bạn đã viết và liệt kê ra các thứ tự ưu tiên của mình, và cố gắng đấu tranh để duy trì thứ tự này – bạn vẫn có thể bị chệch hướng bởi hai thói quen vốn đã ăn sâu bén rễ mà lại luôn khoác một vẻ ngoài đẹp đẽ: phản ứng nhanh và sự ngẫu nhiên. Cả hai thói quen này đều xuất phát từ một siêu bẫy vốn khá quen thuộc – Những kỳ vọng thái quá.

PHẢN ỨNG NHANH VÀ TÍNH NGẪU NHIÊN: RẮC RỐI NHÂN ĐÔI

Vốn là một chuyên gia khá chu đáo, bạn có thể đã được đào tạo để đón chào việc:

• Các nhân viên bước vào văn phòng của bạn và trình bày các vấn đề. (Vấn đề thì hợp lý, nhưng thời điểm thì không?)

• Những cuộc họp đột xuất về ưu tiên của những người khác. (Giải pháp có thể hợp lý với họ chứ không phải với bạn.)

• Các yêu cầu email, tất cả đều được đánh dấu “khẩn”. (Bạn và mọi người trong đội đều cần những giao thức email).

• Những cuộc gọi dài dòng lan man từ “những người cô đơn” hay đang rảnh rỗi. (Bạn buộc phải chuyển hướng mà không thể hiện sự thô lỗ, cục cằn.)

• Một cuộc khủng hoảng đang diễn ra bất chấp những cảnh báo trước đó của bạn.

(Phép lịch sự khiến bạn không thể nói hay thậm chí nghĩ là “Tôi đã bảo anh rồi mà”.)

Khi khách hàng, sếp hay đồng nghiệp kêu gọi tinh thần hỗ trợ của bạn, có thể bạn đã vội vàng chấp nhận mà không hề thương lượng. Làm thế nào một người chu đáo, luôn quan tâm tới người khác như bạn lại có thể để đồng nghiệp phải chịu đựng sự đau khổ như thế? Nếu có thể nghĩ ra một giải pháp tức thời, bạn sẽ sa ngay vào bẫy “tiết kiệm thời gian” để rồi sau đó sẽ có người thấy rằng đó không phải là chuyện của bạn. Đôi lúc, để nhanh chóng tống khứ một người, bạn đưa ra một vài lời khuyên thực tế, và sau đó là một chuỗi những phản hồi kiểu như “ừ, nhưng mà” của anh ta.

Trong động thái mới nhất của mình, bạn có thể sẽ tự gồng mình gánh vác vấn đề kinh khủng này vì mục đích hòa bình. Để rồi có thể bạn chẳng hề nhận được chút lòng biết ơn nào, và kết cục rất rõ ràng: những người gây gián đoạn sẽ ngày càng phụ thuộc vào bạn. Họ sẽ quay trở lại, và bạn sẽ hối tiếc vì mình đã đóng vai người cứu giúp.

Làm nguội đi khao khát phản hồi của bạn

Hãy cố gắng cân bằng bản thân. Khi chống lại nhu cầu khẩn thiết phải giải quyết vấn đề của người khác, bạn cũng đồng thời mang lại cho họ cơ hội tự gỡ rối vấn đề. Bạn đã làm giảm lòng biết ơn của họ vì sự giúp đỡ mang tính thương hại của bạn, và để họ tự phấn đấu. Đặc biệt đối với những nhân viên có kinh nghiệm đang báo cáo vấn đề với bạn, việc hạn chế thời gian có thể giúp cho sự phát triển của họ rất nhiều.

Đề tự bảo vệ, bạn có thể hát “khúc ca”: “Những việc gây gián đoạn đó hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của mình. Những người đó gọi điện hoặc đến thăm mình để nhờ giúp đỡ hoặc xin chỉ đạo. Nếu mình là cấp trên (hoặc chuyên gia lĩnh vực) thì việc giải quyết những vấn đề trên mới là việc của mình!”

Có lẽ thế… nhưng đó liệu có phải là công việc hiện tại của bạn hay không?

Giảm thiểu sự ngẫu nhiên: Một tên trộm thời gian xuất sắc

Để đảo ngược sự ngẫu nhiên, hãy cân nhắc sự trớ trêu này: không phải những việc gián đoạn đó làm giảm năng suất, mà chính sự ngẫu nhiên gián đoạn gây ra điều này.

Đúng thế, có thể bạn chấp nhận việc những người khác có nhu cầu gạt một thứ gì đó ra khỏi tâm trí họ bằng việc ngẫu nhiên làm gián đoạn bạn. Nhưng nếu bạn có thể dành một lượng thời gian trong ngày làm khoảng thời gian “phi gián đoạn”, thì bạn vừa có thể tập trung vào những ưu tiên của mình, trong khi vẫn duy trì và giúp đỡ mọi người vào khoảng thời gian khác – chỉ có điều là không phải lúc nào cũng thế. Hãy nhớ: khi bạn vui vẻ nhận một cuộc điện thoại hoặc đón tiếp một vị khách, bạn đang có những dấu hiệu:

• Thời điểm duy nhất thích hợp để giải quyết vấn đề này chính là bây giờ.

• Chia sẻ với người khác (tại thời điểm này) quan trọng hơn là hoàn thành một công việc ưu tiên.

• Đây chính là cơ hội cuối cùng của tôi để chia sẻ với họ.

• Đây có lẽ là “vấn đề ý nghĩa” mà tôi được sinh ra để giải quyết.

• Tôi sợ bị bỏ rơi.

• Cứ tìm đến tôi bất cứ khi nào bạn muốn.

Tha thứ cho bản năng con người: Bản năng của bạn và của họ

Đừng tự dằn vặt bản thân. Đó chỉ là do “bản năng con người” bị điều khiển bởi sự tò mò, bởi nhu cầu giao tiếp xã hội, và ý thức của bạn về năng lực. Nhưng mỗi lần bạn chấp nhận sự gián đoạn ngẫu nhiên, và những kỳ vọng thái quá, thì sau đó, chính bản năng con người sẽ làm tình làm tội bạn, khiến bạn bực bội với những người đã phá vỡ đà công việc của bạn. Và đêm đó khi tất cả mọi người đều đã trở về nhà, còn bạn vẫn đang làm việc, bạn sẽ thấy phẫn nộ, tức giận, nhận ra rằng lựa chọn đó đã – và sẽ – là của bạn.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Đây là cách Giám đốc Quy trình Andrea Marie Cifor đã chế ngự khao khát được phản hồi lại những yêu cầu ngẫu nhiên:

Nếu không muốn bị làm phiền, tôi sẽ đặt thiết bị liên lạc ở chế độ “Im lặng”. Tôi không trả lời điện thoại, và chỉ kiểm tra email định kỳ. Khi đang làm công việc đòi hỏi tập trung cao độ, cứ sau hai tiếng thì tôi lại nghỉ ngơi một chút. Khi nghỉ ngơi, tôi đứng dậy và duỗi tay duỗi chân, rồi sau đó ưu tiên đọc email và tin nhắn điện thoại một lát.

Nếu có ai đó tiến đến bàn làm việc của tôi, tôi sẽ lựa chọn theo thứ tự ưu tiên (theo đúng nghĩa đen) bằng cách nói với họ rằng tôi đang bận và còn nhiều việc phải hoàn thành. Tôi nói cho họ biết khi nào tôi có thời gian rảnh rỗi. Tôi hỏi xem họ cần gì và đánh giá mức độ ưu tiên. Nếu việc đó thực sự rất khẩn cấp, tôi sẽ giải quyết nó trước; còn nếu không, tôi sẽ xếp lịch và trở lại với công việc đang làm.

TẠI SAO NHỮNG YẾU TỐ GÂY LÃNG PHÍ THỜI GIAN VẪN KHIẾN CHÚNG TA BẤT NGỜ?

Tại một buổi hội thảo về Quản lý thời gian, Alec Mackenzie đã yêu cầu một nhóm CEO liệt kê những yếu tố gây lãng phí thời gian của họ, và sau đó quyết định xem nguyên nhân thực sự nằm ở đâu. Không có ngoại lệ, tất cả họ đều đổ lỗi cho bất kỳ ai khơi nguồn hành động đó. Họ đã liệt kê năm yếu tố gây lãng phí thời gian nhất như sau:

1. Thông tin không đầy đủ.

2. Nhân viên tìm đến cùng với một vấn đề.

3. Bị gián đoạn vì điện thoại.

4. Mọi công việc hàng ngày đều được đưa tới CEO.

5. Các cuộc họp không được chuẩn bị kỹ và quản lý tốt.

Các vị CEO nói rằng năm vấn đề này nằm ngoài khả năng dự báo hay phòng tránh của họ. Cũng trong buổi hội thảo này, một video ghi lại những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian của một vị chủ tịch công ty được trình chiếu. Tất cả người xem – đều là CEO – được yêu cầu nhận diện những nhân tố gây lãng phí thời gian ngoài năm yếu tố đã được nhắc tới ban đầu. Vì đó là “một anh chàng nào khác” đang mắc lỗi trong video nên các vị CEO đều cảm thấy đủ tỉnh táo và vô tư để tìm ra vài yếu tố khác, và họ cũng dễ dàng đổ lỗi cho vị CEO kia. Những yếu tố mới gồm có:

6. Nỗ lực quá sức.

7. Dự tính nhiệm vụ không thực tế.

8. Trì hoãn.

9. Không chịu lắng nghe.

10. Không thể từ chối khi cần thiết.

Những người tham gia hội thảo đã dần nhận ra rằng trách nhiệm trong năm yếu tố đầu chính là thuộc về họ, cho dù có thể là do những người khác đã khơi nguồn. Họ đi đến kết luận rằng để phát triển kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần thẳng thắn nhìn nhận các thói quen của bản thân, thừa nhận rằng lựa chọn duy trì sự tập trung trong công việc hay không hoàn toàn nằm trong tay bạn.

Thiết lập ranh giới của bạn, chứ không phải của người khác

Một khi đã chắc chắn về những dự tính của bản thân, bạn có thể thể hiện sự lịch thiệp và quan tâm khi truyền đạt những lựa chọn bạn dành cho người khác. Bạn vẫn có thể phản đối rằng: “Điều đó có thể rất ổn đối với những vị CEO kia. Nhưng phần lớn chúng ta đều chỉ là quản lý cấp trung, đốc công, chuyên gia hay đại diện dịch vụ. Chắc chắn là chúng ta không có quyền trì hoãn trả lời hay đáp ứng như những vị CEO. Đối với chúng ta, việc chấp nhận yêu cầu không phải là một thói quen; đó là điều bắt buộc.” Hãy suy nghĩ về câu hỏi này.

Liệu thói quen phản ứng của bạn có thể đương đầu với sự kiểm soát?

Rất ít người trong chúng ta có thể lý giải tại sao chúng ta làm một số thứ theo cách của mình – đặc biệt là những hành vi lặp lại. Nếu bạn nghi ngờ điều này, hãy thử một bài kiểm tra đơn giản. Hãy để ý xem bạn xỏ chiếc giày nào trước vào buổi sáng. Bên trái hay bên phải? Ngày mai, bạn hãy thử xỏ chân vào chiếc kia trước. Bạn sẽ cảm thấy lạ lùng. Bạn có thể sẽ có nhu cầu khẩn thiết vô lý là cần phải dừng lại, cởi giày ra, và bắt đầu lại từ đầu, theo đúng cách.

Thói quen làm việc của bạn cũng mạnh mẽ và vô thức như thế. Hãy xem bạn giống ai trong những nhân viên này:

Sam: Sáng nào Sam cũng đọc email trước, sau đó, tự ép mình kiểm tra email thêm nhiều lần trong ngày. Anh sẽ cảm thấy buồn nếu phải tắt tín hiệu thông báo có email mới. Dù ít khi xuất hiện những tình huống thực sự khẩn cấp, nhưng anh không thể kiểm soát nhu cầu của bản thân – cho dù anh đang phải đối mặt với rất nhiều thời hạn gần kề cùng những ưu tiên hàng đầu. Hay đặc biệt là khi anh ta đang thực hiện một công việc khó khăn!

Peg: Peg có hai cuốn lịch ghi ngày hẹn, một cuốn ở nơi làm, và cuốn kia nằm trong cuốn sổ nhỏ bọc da mà cô luôn để trong túi xách. Đôi lúc những cuộc hẹn trùng nhau mà cô không để ý, khiến cô luôn phải xoay xở giữa cơ quan với nhà. Mặc dù cô có thể sử dụng lịch điện tử để kết nối những cuộc hẹn ở cơ quan và ở nhà trong một ngày, nhưng cô vẫn không muốn bỏ cuốn sổ bọc da, bởi đó là món quà cô được tặng.

Zhi: Chẳng bao giờ viết những ghi nhớ, dù là trên máy tính hay trong sổ. Anh luôn tự hào vì có thể nhớ được mọi thứ. Đương nhiên, thỉnh thoảng cũng xảy ra nhầm lẫn. Muốn tỏ ra là người hữu ích, anh đã vô tình nhận những nhiệm vụ tốn thời gian trong những khoảng thời gian đã lên lịch. Mặc dù cần ghi lại mọi thứ, nhưng anh từ chối làm việc này. Một cách vô thức, anh đã coi trí nhớ không được hỗ trợ ngang bằng với sức lực và tài năng.

Cả ba nhân viên trên đều có xu hướng đánh mất sự tập trung bởi những thói quen vô thức và khát khao chấp nhận mọi đề nghị, dù ngẫu nhiên hay không.

DÙNG ĐỒ HỌA ĐỂ LẠI SUY NGHĨ CỦA BẠN

Để khởi động một ngày mới, hãy ghi lại trên giấy nhớ “ba nhiệm vụ lớn” trong ngày – những nhiệm vụ buộc phải hoàn thành, bất kể có bao nhiêu thứ bạn cần xoay xở để giải quyết đi nữa. Sau đó, bạn mới được mở email để xem còn điều gì sắp xảy đến nữa không. Hãy sử dụng những công cụ ghi nhớ trực quan sinh động về thứ tự ưu tiên để khai thác năng lực nguyên sơ của đôi mắt bạn. (Một vài người lại muốn lên kế hoạch ba việc lớn cho ngày hôm sau từ đêm hôm trước, và coi đó là công việc cuối cùng trước khi rời nhiệm sở.)

Nếu bạn cần thiết lập một cách thức mới, hoặc cần phá bỏ một vài thói quen, hãy đánh dấu bằng một gợi ý trực quan mà chỉ riêng bạn đọc được: một chú ý, một từ khóa, một màu sắc, một vật lạ được đặt trong tầm nhìn của bạn. Một mẩu giấy dán bên cạnh màn hình máy tính hoặc bảng điều khiển có thể nhắc nhở bạn lặp lại hoặc thiết lập một thói quen mới, hoặc tuân theo một ranh giới mới. Bạn có thể dùng những chấm màu, dấu mốc, giấy nhớ − bất cứ thứ gì những người khác không hiểu nhưng lại rõ ràng đối với bạn – để kéo bạn ra khỏi những thói quen cũ và hướng đến những thói quen mới.

Thói quen làm việc của bạn: Tấm thảm thách thức

Những thói quen làm việc của bạn đang thầm lặng đan dệt vào nhau do lặp đi lặp lại nhiều lần. Rất nhiều thói quen đó là do bạn học được từ những ông chủ và khách hàng. Đôi lúc, bất chấp những ý định tốt của mọi người, công ty và lợi ích của công ty vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi những điều này. Khi buộc mình phải thay đổi một thói quen cố hữu, bạn sẽ phát hiện ra một sự thật đáng lo ngại. Khi cố gắng gỡ một đường chỉ trong tâm trí, bạn nhận ra nó đã bắt lưới với những đường khác và đường chỉ này lại làm cho bạn dính chặt lấy lối hành vi cũ. Chẳng hạn:

• Một cách vô ý, bạn trói bản thân vào các câu chuyện phiếm lúc giải lao với những đồng nghiệp “hợp cạ” – “chỉ một phút thôi mà!”. Bạn sẽ muộn cuộc họp nửa tiếng đồng hồ và quên mất mình là người chủ trì cuộc họp ngày hôm nay.

• Bạn tự thực hiện những nhiệm vụ thường gặp, chứ không giao thác chúng; và sau đó bạn hối tiếc vì nhân viên của mình vẫn chưa được đào tạo.

• Bạn hướng dẫn nhân viên cấp dưới cách thực hiện một nhiệm vụ. Nhưng sau đó, bạn lại quá vội vàng đòi hỏi họ thực hiện lại nhiệm vụ đó. Khi họ cứ liên tục làm phiền bạn với những câu hỏi rải rác, lác đác, bạn lại tỏ ra cáu gắt, khó chịu với họ.

Rất nhiều nhà quản lý trung thực đã thừa nhận rằng: cải cách đòi hỏi nhận thức rõ ràng về những hành vi thâm căn cố đế của bạn, đòi hỏi sự chắc chắn đối với những hình thức kỷ luật mới mang tính tự giác, và thông thường là khẳng định quyết tâm đi theo một con đường mới.

Hãy để mạng lưới đó giúp bạn

Sau hàng thập kỷ giúp đỡ mọi người nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, chúng tôi tin rằng khi các vấn đề ăn khớp với nhau, các giải pháp cũng sẽ như thế. Chẳng hạn, nếu hôm nay bạn dọn dẹp lại email của mình, thì gần như bạn sẽ tìm thấy dữ liệu còn thiếu ngay tắp lự. Nếu bạn nhấp chuột vào nút Trợ Giúp trong phần mềm tích hợp của bạn (Outlook, Lotus Notes, Gmail), bạn sẽ nhận được những lời khuyên cụ thể về việc lưu trữ các file dữ liệu, các chú ý và file liên lạc một cách tự động, một khi bạn đặt những hỗ trợ cài đặt riêng.

Bạn và nhóm của mình có thể bắt đầu ghi những dòng tiêu đề thư phù hợp, tiện lợi hơn để dễ dàng chọn lọc khi cần thiết. Liệu việc cài đặt này lấy mất của bạn bao nhiêu thời gian? Vâng, chỉ một chút thời gian thôi. Nhưng bạn sẽ được đền bù cho khoảng thời gian đó một cách hậu hĩnh và chuyện này sẽ còn tái diễn rất nhiều lần, nếu bạn sử dụng hệ thống mới của mình. Bạn đã sẵn sàng đầu tư chưa?

HÃY LOẠI BỎ NĂM GIẢ THUYẾT PHỔ BIẾN

Giống như nhiều người, nếu bạn chưa từng nhận ra rằng những thói quen đã cản trở tiến bộ, chuyển biến của bản thân, thì một số giả thuyết dưới đây có thể sẽ rất quen thuộc và thậm chí còn an ủi bạn. Ban đầu, bạn có thể thấy những giả thuyết này có vẻ rất hợp lý nữa. Nhưng tất cả chúng đều là những cái bẫy. Dần dần loại bỏ chúng khỏi cuộc sống hàng ngày sẽ giúp bạn tăng tốc để thoát khỏi những nhân tố gây lãng phí thời gian chỉ trong một lần ‘quét’ chúng đi. Mỗi độc giả sẽ tìm thấy con đường riêng cho mình. Sau đây là những hướng đi dành cho bạn:

• Hãy nghiên cứu một vài giả thuyết thông thường kế tiếp… chân thành nhưng thật nguy hại.

• Sử dụng một hoặc tất cả những lý luận logic của chúng ta để loại bỏ chúng.

• Sau đó, cam kết thực hiện theo một đề xuất sẽ mang lại cho bạn những kết quả xứng đáng hơn.

Giả thuyết 1: Sự quả quyết “Lẽ thường tình”

Quản lý thời gian đơn giản chỉ là lẽ thường tình: phần lớn thời gian tôi thực hiện khá tốt. Bởi lẽ các thay đổi diễn ra quá nhanh xung quanh tôi, nên tôi đủ khả năng điều chỉnh và thích nghi nhanh với điều đó, làm việc theo bản năng của mình, và phá vỡ một vài quy tắc.

Loại bỏ những “Lẽ thường tình”

• Lẽ thường tình, không may thay, lại không ”thường tình” cho lắm.

• Khi chuẩn bị không kỹ càng, bạn sẽ càng gia tăng sự căng thẳng.

• Về mặt điều chỉnh và thích nghi, khi sự điều chỉnh vượt quá mức độ trong kế hoạch của bạn, mô tả công việc của bạn sẽ không còn giá trị nữa. Vậy bạn sẽ được thăng chức hay bị sa thải?

• Đôi khi bạn vẫn thành công, không phải bởi bạn đã phá vỡ một số quy tắc.

Đề xuất 1

• Hãy chuẩn bị một bản kế hoạch được ghi chép cẩn thận hoặc được trang bị trực quan cho mỗi ngày.

• Theo dõi các trường hợp cụ thể mỗi khi bạn không theo kế hoạch của mình.

• Xem xét thực chất tần suất bạn thực hiện việc “điều chỉnh” hoặc “thích nghi”.

Giả thuyết 2: Luận điệu “Tôi làm việc tốt nhất dưới áp lực”

Tôi làm việc tốt nhất dưới áp lực. Việc có quá nhiều thời gian sẽ làm con người ta trở nên lười biếng.

Loại bỏ luận điệu “Làm việc tốt nhất dưới áp lực”

• Không ai làm việc tốt nhất khi phải chịu áp lực cả. Họ đơn giản chỉ làm nhanh hơn mà thôi!

• Chắc chắn bạn có thể làm việc với cường độ cao hơn khi chịu áp lực. Nếu bạn cứ thôi thúc bản thân tìm kiếm các trạng thái căng thẳng hay sợ hãi, có thể bạn sẽ bị nghiện adrenaline, một chất kích thích tự nhiên, hợp pháp nhưng cũng gây chết người nếu dùng liều lượng lớn. Hãy xem xem mình đã trở thành một người “nghiện” tình trạng khủng hoảng chưa?

Đề xuất 2

• Khi bắt tay vào công việc quá muộn, bạn đã hạn chế thời gian cho việc lên kế hoạch và tham khảo ý kiến người khác, mà chính những điều này mới tạo nên kết quả xuất sắc.

• Tự cam kết thực hiện nhiệm vụ sớm hơn. Theo cách đó, bạn sẽ có thời gian để sửa các lỗi sai, xác định xem những dữ liệu nào khó nắm bắt, thu hút cổ đông và nhận được sự ủng hộ lớn hơn đối với hướng đi của bạn.

• Hãy cẩn trọng với những lần tăng adrenaline chóng vánh nhưng lại mang đến những điều kỳ diệu vào phút chót. Mỗi lần đặt ra thời hạn không hợp lý, bạn đã đánh mất cơ hội đưa ra những kết quả đáng tin cậy hơn và đáng trọng thưởng hơn.

Giả thuyết 3: Bạn phàn nàn về việc “Mất đi tính tự giác”

Những quy định về quản lý thời gian buồn tẻ có thể sẽ ngăn cản khả năng “tự xoay xở” của tôi.

Loại bỏ việc “Mất đi tính tự giác”

• Tính kỷ luật sẽ mang đến cho bạn sự tự do mỗi lần bạn nỗ lực. Những vận động viên ngôi sao hoặc các tay đua phải di chuyển liên tục và lặp đi lặp lại, gần như đến mức nhàm chán, nên họ có thể tỏ rõ sự nhã nhặn mà không tốn nhiều công sức và sự tự giác mỗi lần xuất hiện.

• Tương tự, các nhà quản lý cũng cần liên tục tuân thủ kỷ luật cá nhân nhằm nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cho đến khi đạt được sự nhuần nhuyễn.

• Tính kỷ luật (giống như môn cử tạ) sẽ giúp bạn gia tăng sức mạnh và sự tự tin.

TIẾNG NÓI THỰC SỰ

Tính kỷ luật tự giác không đến dễ dàng. Cathy Wilber, chuyên gia trị liệu Nhi khoa, đồng thời là Quản lý bộ phận Hồ sơ bệnh án, có trụ sở khám chữa bệnh đặt tại White Plains, New York, tâm sự:

Quản lý thời gian ư? Việc này quan trọng như thế nào? Đối với sếp của tôi – việc này cực kỳ quan trọng, còn đối với tôi thì thế là chưa đủ. Tôi thường than vãn rằng mình không thể hoàn thành được tất cả mọi việc. Hoặc tôi quên mất một việc gì đó, và rồi đổ lỗi cho trí nhớ tồi tệ của mình. Tóm lại là tôi phải chịu đựng việc sử dụng các chiến lược về quản lý thời gian… mà không muốn bị cấp trên bó buộc. Trong khi đó, tôi còn phải chịu đựng những nỗi đau vô cớ.

Tôi vẫn đang cố gắng đây! Tôi thấy lịch Outlook vô cùng hữu dụng. Email của tôi được phân loại vào các thư mục trong Outlook. Để có thể lấy lại sự tập trung sau khi bị gián đoạn, tôi thường sử dụng giấy nhớ, tôi dán chúng ngay trước mặt hoặc ghi kế hoạch vào một cuốn băng để chúng không bị thất lạc. Tôi cũng tự gửi cho mình những email nhắc nhở.

Đề xuất 3 (dành cho Cathy Wilber và các bạn…)

• Tốt hơn là bạn nên tự giác đổi mới, thiết kế và phát triển việc marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng – bất cứ lĩnh vực nào bạn coi là sáng tạo.

• Sau đó, nỗ lực nâng cao các kỹ năng hành chính văn phòng – quản lý lưu lượng công việc, lưu trữ và truy cập dữ liệu, đặt ra các tiêu chuẩn, lên kế hoạch và hoàn thành các dự định của mình.

• Việc tuân theo quy định có thể giúp bạn xây dựng danh tiếng về sự tin cậy và nhất quán. Bạn cũng có thể thường xuyên về nhà kịp giờ bữa tối mà không cần mang theo một chiếc máy tính xách tay chất đầy “công việc”.

• Hãy kiểm tra lượng công việc hiện tại của bạn. Sử dụng tinh thần sáng tạo để tránh lãng phí và tiến hành lại công việc đã “gài bẫy” bạn trong những lúc làm thêm giờ nhưng không được trả thêm tiền. Theo đuổi “tính tự giác” bằng cách tạo thêm nhiều niềm vui trong khoảng thời gian tự do mới giành được này.

Giả thuyết 4: Lời bào chữa “Bận quá không học được”.

Cài đặt những công cụ quản lý thời gian dường như là một việc khá nặng nề. Tôi không có thời gian dành cho những việc như thế này.

Loại bỏ lời bào chữa “Bận quá không học được”

• Hãy nhớ lại câu chuyện nổi tiếng về người bán gỗ. Anh ta đã cãi rằng: “Tôi không có thời gian để mài cái rìu; tôi có cả khu rừng cần phải đốn cơ mà.”

• Công cụ quản lý thời gian xuất sắc của bạn – một bản kế hoạch viết tay – chính là bằng chứng trực quan khi bạn bị sếp giao cho quá nhiều việc chỉ trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể tìm kiếm sự đồng thuận cần thiết để thay đổi khối lượng công việc và điều chỉnh những thời hạn công việc ở mức độ hợp lý.

• Luôn lên kế hoạch. Việc viết ra kế hoạch hàng ngày chỉ mất vài phút suy nghĩ nghiêm túc, nhưng công cụ này, khi kết hợp với các kỹ xảo quản lý thời gian khác, có thể tiết kiệm cho bạn hai tiếng mỗi ngày. Ở những chương sau, tôi sẽ trình bày cụ thể kết quả bạn có thể nhận được khi chấp nhận đầu tư như thế này.

Đề xuất 4

• Đầu tiên, hãy xác định rằng quản lý thời gian là một hình thức kỷ luật tự giác trong quá trình bạn tìm kiếm mục tiêu của mình, chứ không phải một sự áp đặt từ cấp trên.

• Để có thể làm việc vui vẻ, hãy hình dung ra một phần thưởng hoặc nghĩ về một sự cải thiện đáng kể giúp bạn tiến lên phía trước.

• Hãy nhìn khối lượng công việc của bạn bằng một con mắt khác: Công việc nào mà bạn hoặc bất cứ ai khác, có thể thực hiện nhanh hơn hay đáng tin cậy hơn? Hãy viết ra và gửi tới cho sếp của bạn.

Giả thuyết 5: Hạn chế “Một công cụ là quá đủ”

Để quản lý tốt thời gian của mình, tôi không cần tới một cuốn sách, một khóa học hay một loạt các công cụ. Danh sách những công việc phải làm của tôi bao lâu nay vẫn hiệu quả. (Mặc dù tôi phải thừa nhận rằng danh sách công việc hôm nay có thể “ăn bớt” thời gian của ngày mai.)

Loại bỏ hạn chế “Một công cụ là quá đủ”

• Bạn nói đúng. Bản viết tay hoặc đồ họa danh sách công việc phải làm chính là một công cụ tuyệt vời. Chúng tôi khuyến khích bạn thực hiện khâu này, đặc biệt khi nó

gắn liền với cuốn lịch, danh sách kế hoạch, hay thậm chí cả hộp thư đến của bạn. Đó là lý do khiến các phần mềm ngày nay đều tích hợp tất cả các công cụ này, một cách tự động và theo cài đặt của bạn.

• Cho dù bạn tin tưởng vào các công cụ điện tử hay đã đồ thị hóa khối lượng công việc của mình trên một tấm bảng trắng, thì việc tập trung sức mạnh đôi mắt để nắm bắt được khối lượng công việc ngay trong một cái nhìn vẫn là cần thiết.

• Nhưng nếu danh sách công việc của bạn cứ liên tục lấn sang thời gian của hôm sau, bạn đang bị rơi vào siêu bẫy Những kỳ vọng thái quá. Điều này quả thực rất nguy hiểm.

Đề xuất 5

• Một khi đã thành thạo trong việc tích hợp những nhu cầu mới với những cam kết hiện tại, bạn có thể đánh giá được tình hình của mình – hiện tại lẫn tương lai – và thương lượng các nhiệm vụ mới với những người đặt ra yêu cầu.

• Hãy dùng cách tạo hình đồ họa đó để giúp bạn đưa ra những cam kết thực tế, mua thêm thời gian và rút ngắn phạm vi của một số dự án – hoặc từ bỏ một vài nhiệm vụ khác.

• Sau đó, hãy văn bản hóa những nhiệm vụ bạn đã thực hiện khi là một người lập kế hoạch đã hoàn thành được những cam kết của mình.

YÊU CẦU TỐI THIỂU ĐỐI VỚI MỘT BỘ CÔNG CỤ ĐIỆN TỬ TÍCH HỢP

Cho dù bộ công cụ này là thiết kế của công ty hay của riêng bạn, nó cũng cần đảm bảo cho phép bạn:

1. Đặt thứ tự các công việc theo những quy định có trước dựa trên rủi ro và giá trị tương đối.

2. Đánh giá tiến độ chuẩn đối với các nhiệm vụ thông thường.

3. Chỉ ra tác động của những nhiệm vụ mới đối với những nhiệm vụ bạn đã cam kết trước đó.

4. Kết nối những nhu cầu hiện tại với danh sách và kế hoạch công việc, nhất là khi những nhiệm vụ đó đã được giao từ trước (khó thương lượng) hơn là những nhiệm vụ sếp giao trực tiếp (dễ dàng trình bày những việc đã định trước).

5. Đưa ra các quyết định (thi hành, trì hoãn, điều chỉnh phạm vi, hoặc hủy bỏ nhiệm vụ) dựa trên các dữ liệu trực quan mà bạn có thể trình ra với sếp, và với những người sẽ phải thực hiện nhiệm vụ sau này.

Đừng e sợ máy tính!

Nếu không biết sử dụng một công cụ tích hợp được cài đặt trong máy tính, bạn nên theo học một khóa đào tạo của công ty, các nhà bán lẻ phần mềm, hoặc các trung tâm giáo dục địa phương. Chỉ với chi phí khiêm tốn và trong thời gian ngắn, bạn sẽ trở thành một chuyên gia thực thụ. Hơn nữa, bạn có thể xây dựng một mạng lưới am hiểu về máy tính, trong đó có cả những người hướng dẫn bạn lẫn bạn bè – đó chính là một tài sản vô cùng giá trị, đặc biệt là với những chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc những nhà quản lý độc lập.

QUẢN LÝ: GIẢ THUYẾT XƯA CŨ NHẤT

Bạn có thực sự quản lý được thời gian của mình không? Thời gian của bạn chính là tài sản mà bạn muốn tự mình cân nhắc xem xét, nhưng lại không thể giữ được nó. Bạn có thể cho đi như một món quà dành tặng những người bạn yêu mến. Bạn có thể đưa ra những lý do chính đáng với tư cách một tình nguyện viên, và còn có thể cho sếp của mình thuê với một khoản phí nhất định, nhưng bạn lại không thể đem nó gửi ngân hàng được.

Tương tự, các công ty và viện nghiên cứu có xu hướng coi thời gian là một trong năm tài sản:

1. Vốn: các nguồn quỹ được đầu tư và triển khai.

2. Tài sản vật chất: máy móc, nhà xưởng, đất đai, các nguyên liệu thô và những hàng hóa để tiêu thụ hoặc bị tồn kho.

3. Thông tin: Những dữ liệu có ý nghĩa và có thể truy nhập được; tài sản trí tuệ để sử dụng hoặc đem bán.

4. Nguồn nhân lực: các công nhân được tuyển dụng, thuê mướn, bố trí, đào tạo và tràn đầy nhiệt huyết.

5. Thời gian: được đo đếm, ước tính và sử dụng – nhưng không thể giữ lại để dùng trong tương lai.

Ba tài sản đầu tiên là những nguồn lực vô tri, có thể được tổ chức của bạn sử dụng, kết hợp, tăng giảm, mua bán với những mức giá khác nhau. Cả ba nguồn này đều có thể được di chuyển hoặc phá bỏ nếu muốn, với những hệ quả tuy khác nhau nhưng phần lớn đều có thể dự đoán được. Tài sản thứ tư, nguồn nhân lực, đại diện cho những người cung cấp các dịch vụ hoặc kỹ năng mà công ty của bạn mua và bán (với mức giá tính theo giờ hoặc tháng đã được thống nhất). Các công ty có quyền giữ hoặc sa thải nhân viên (với những hậu quả có thể lường trước được). Họ có thể đào tạo và phát triển, tôn trọng hoặc xao lãng nhân viên. Các công ty thông minh sẽ muốn làm cho nhân viên trở nên tinh thông, thành thạo và liên tục được cập nhật thông tin, giúp họ thể hiện bản thân tốt nhất.

Tuy nhiên, nguồn tài nguyên thứ năm − thời gian − vẫn là nguồn lực nằm ngoài sự kiểm soát của con người, dù chúng ta không muốn thừa nhận. Thời gian không thể được tăng thêm cũng không bị giảm đi. Nó phải được sử dụng ngay tại từng thời điểm, với một mức cố định: sáu mươi giây mỗi phút, sáu mươi phút mỗi giờ. Chúng ta không được lựa chọn liệu có sử dụng thời gian hay không, chỉ có thể chọn sử dụng nó như thế nào mà thôi.

TỰ QUẢN LÝ THỜI GIAN ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC CÁC MỤC TIÊU

Bạn có thể sẽ nhận thấy tuổi thọ của mình là một điều bí ẩn, một dãy những con số trong bảng thống kê bảo hiểm. Một khi đã lãng phí thời gian, bạn không thể lấy lại nó được. Vì thế, thực chất, bạn không hề quản lý thời gian. Bạn chỉ quản lý bản thân xét trong mối tương quan với thời gian mà thôi.

Chúng tôi hy vọng rằng chương này đã khơi gợi được sự thích thú trong bạn về việc đưa ra các nghi vấn đối với các giả thuyết về thời gian. Trong những chương tiếp theo, bạn sẽ được cung cấp thêm nhiều công cụ hơn nữa để xử lý nhiệm vụ chính của cuộc sống: tự quản lý nhằm đạt được những mục tiêu của bản thân.