Từ lúc bắt đầu đọc cuốn sách này đến giờ đã có bao nhiêu ký ức lướt qua tâm trí bạn mỗi khi đến với những câu chuyện của người khác? Có bao giờ bạn nhận ra là mình cũng mắc phải những “thói xấu” mà những người tham gia các cuộc khảo sát của chúng tôi đang phải hết sức nỗ lực để thay đổi?

Từ lúc nhận được phản hồi từ họ, chúng tôi rất bất ngờ trước các nhận xét thành thực về “những thói quen tốt” mà họ đã áp dụng trong công việc – những thói quen đã ăn sâu bén rễ trong họ từ rất lâu rồi nhờ công sức của ông bà, bố mẹ, thầy cô, người hướng dẫn hay cấp trên của họ. Những món quà đó đã không hề bị lãng phí; ngược lại nó còn đang truyền cảm hứng cho rất nhiều người trước khi chúng được truyền lại cho các thế hệ kế tiếp trong gia đình và được chia sẻ với những đồng nghiệp mới ở nơi làm việc.

Điều đáng ngạc nhiên là không ai trong số các đối tượng điều tra này từng gặp nhau trước đây. Không ai trong số họ biết những người kia nói gì cho đến khi họ đọc cuốn sách này, giống như bạn vậy. Vì thế những nhận xét này hoàn toàn mang tính bột phát, được gửi đến cho chúng tôi qua email với tất cả tấm lòng, đúng như những gì các bạn sẽ đọc dưới đây. (Bạn cũng có thể tham gia vào cuộc đối thoại bằng cách trả lời phiếu điều tra ở cuối chương này.)

Điều cuối cùng: Chúng tôi đã mời tất cả những đối tượng tham gia cuộc khảo sát tự giới thiệu đúng như những gì họ thực sự nhận thức về bản thân – đặc biệt là những điều liên quan đến việc quản lý thời gian. Bạn sẽ nhớ ra họ qua một số những phản hồi trước đây và bây giờ sẽ hiểu thêm về họ.

NHỮNG MÓN QUÀ ĐƯỢC KẾ THỪA

Câu hỏi: “Quản lý thời gian có tầm quan trọng như thế nào trong cuộc sống của bạn?”

KRIS TODISCO: Một bà mẹ có hai con đang ở độ tuổi thanh thiếu niên. Trưởng nhóm Nữ hướng đạo sinh AVID, người phát triển đội ngũ lãnh đạo tương lai ngay từ hôm nay. Giám đốc trung tâm đảm bảo chất lượng (QA) tại một công ty đầu tư lớn.

Quản lý thời gian bao quát toàn bộ cuộc sống của tôi. Là một bà mẹ, lại phải đi làm toàn thời gian, tôi sẽ không thể xoay sở được nếu không biết quản lý thời gian. Câu hỏi này làm tôi nhớ đến điều bà tôi, Helen, thường nói: “Nếu cháu muốn làm được việc gì đó thì hãy hỏi một người bận rộn.”

Khi còn học trung học, tôi rất hay “đàm đạo” với một người bà nữa của mình là Elizabeth về cuộc sống, về những gì tôi thích hoặc ghét vào thời điểm đó. Tôi nhớ rõ bà đã khuyên tôi như thế nào khi tôi phàn nàn: “Kris à, ngoài chính bản thân cháu thì sẽ chẳng có ai quan tâm đến việc làm cho cuộc đời cháu tốt đẹp hơn đâu. Nếu cháu không thích sống như bây giờ thì hãy thay đổi nó đi.”

Lời khuyên ấy thực sự đã làm thay đổi cuộc đời tôi. Tôi bắt đầu tưởng tượng ra những kết quả cuối cùng mà tôi muốn có trong nhiều tình huống khác nhau, và tôi lên kế hoạch để đạt được chúng. May mắn thay là tôi đã trở nên khá thành thạo trong kỹ năng lập kế hoạch và điều này đã giúp ích rất nhiều cho sự nghiệp của tôi ở Trung tâm bảo đảm chất lượng (QA).

ROGER NYS: Giám đốc khu vực của Viện Y học Howard Hughes. Một “ông bố già” nhìn nhận lại thế giới với đôi mắt của một đứa trẻ 5 tuổi.

Quản lý thời gian rất quan trọng – đặc biệt là khi trong nhà có một đứa nhỏ 5 tuổi. Kỹ năng lập kế hoạch có vẻ như đã ăn vào máu tôi. Tôi thích làm việc theo quy củ, gần như là theo một đường thẳng băng. Ví dụ, học lái máy bay và lấy bằng phi công đối với tôi thật là dễ dàng, vì tôi luôn luôn thích sử dụng danh sách quản lý công việc và làm mọi việc theo tư duy logic “nếu-thì”. Tôi rất mong là có thể truyền lại các kỹ năng đó cho người khác.

BART DENISON: Một ông bố đầy kiêu hãnh, một người suốt đời học hỏi, và là giám đốc kinh doanh của một công ty sản xuất phần mềm máy tính lớn.

Tôi làm việc toàn thời gian và cũng đi học toàn thời gian, là bố của ba đứa trẻ tuyệt vời và rất hiếu động. Hai vợ chồng tôi lúc nào cũng khổ sở để quản lý được quỹ thời gian của mình.

Tôi đã học xong bằng cử nhân đầu tiên và mới đăng ký học thêm hai chuyên ngành nữa. Sau khi có cả hai tấm bằng, tôi muốn học thạc sĩ về quản lý kỹ thuật. Đúng vậy, tôi đã có thể thu xếp công việc với hầu hết khách hàng và cấp trên mà không một nhân viên nào của tôi phải làm việc hơn 45 tiếng một tuần.

TERRY SPENCER: Trợ lý giám đốc. Là bà và cũng là người chăm sóc một đứa cháu trai bảo bối. (Bố mẹ cháu đang bệnh nặng.)

Quản lý thời gian quan trọng như thế nào ư? Ở chỗ làm, tôi luôn có sẵn cách để thu xếp các việc ưu tiên hàng ngày với tận ba ông chủ. Còn ở nhà, thời gian trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết kể từ khi đứa cháu trai 5 tuổi Daniel của tôi, đến sống với chúng tôi gần một năm nay. Thói quen và sự nhất quán giúp chúng tôi hoàn thành được các công việc cần thiết vào buổi tối như ăn tối, tắm rửa, xem phim. Thằng bé là một đứa nghiền phim ảnh với một bộ sưu tập DVD kha khá, và nó còn thích nghe kể chuyện trước khi đi ngủ nữa.

Tôi cố gắng đặt ra giới hạn về thời gian vào buổi tối, nhưng cũng muốn cho nó tự lựa chọn. Nếu nó đang xem phim mà muốn đi ngủ muộn hơn một chút thì tôi bắt nó chọn “xem phim tiếp thì thôi đọc truyện”. Chắc chắn là nó sẽ chọn đọc truyện!

Vào cuối tuần tôi cũng dùng cách “chọn một trong hai” đó, khi chúng tôi đang chuẩn bị đi thăm mẹ nó. Nếu nó dềnh dang, nó buộc phải đưa ra sự lựa chọn của mình sao cho chúng tôi có thể ra khỏi nhà đúng giờ.

Tháng Tám vừa rồi Daniel đã đi nhà trẻ. Trong năm học, ông cháu (cầu chúa phù hộ cho ông) đã dẫn Daniel tới tham gia các hoạt động ngoại khóa, đưa nó đến trường, đi

khám sức khỏe hoặc khám răng trong khi tôi đi làm. Chúng tôi là một trong số những “ông bà làm cha mẹ” phải học cách xoay xở với thời gian eo hẹp và phải lùi dự định nghỉ hưu của mình lại. Cho đến nay, mọi việc vẫn tốt đẹp với chúng tôi.

Câu hỏi: Nếu bạn luôn luôn lập kế hoạch hoặc đặt ra mục tiêu, bạn đã học được điều này như thế nào?

TERRY SPENCER:

Tôi đã học được rất nhiều điều từ mẹ tôi; bà là một bà mẹ đơn thân làm việc toàn thời gian và đôi khi lại nhận một công việc làm thêm. Tôi không biết sao bà có thể làm được như vậy, nhưng tôi học được những điều tốt nhất từ bà.

TOM STOTESBURY: Thuyền trưởng một đội thương thuyền của Mỹ. Nhà địa chất học, nhà ngôn ngữ học và là một người rất yêu thiên nhiên vùng thôn dã.

Tôi học được cách lên kế hoạch và đặt ra các mục tiêu khi suy nghĩ về những hậu quả để lại lúc tôi gặp thất bại chính trong việc đó. Tôi luôn có một danh sách những việc cần làm hàng ngày để có thể tập trung vào những việc ưu tiên và cấp bách.

VICKY FARNSWORTH: Thư ký cho một nhóm bác sĩ điều trị và quản lý của công ty Health Alliance Hospitals.

Tôi đã làm công việc hành chính lâu rồi, và đối với việc lập kế hoạch, tôi đã sử dụng mọi phương tiện – từ các công cụ điện tử tích hợp trong Outlook cho đến chức năng nhắc việc và các phiếu lưu trữ. Tôi sử dụng chúng để theo sát những kế hoạch có thời gian chi tiết.

Tôi học cách quản lý thời gian từ khi là thành viên của IAAP (Hiệp hội chuyên gia quản trị quốc tế) và tôi đọc rất nhiều về kinh doanh. Những điều tôi học được từ cuốn sách trước của Pat Nickerson, Managing multiple bosses (tạm dịch: Đương đầu với quản lý đa cấp), vẫn rất hữu dụng.

RICHARD SHIRLEY: Quản lý công nghệ thông tin dân sự làm việc cho quân đội ở San Diego.

Không phải lúc nào tôi cũng lập kế hoạch nhưng tôi đã đặt ra những mục tiêu “di động”. Tôi luôn được dạy là phải tiến lên phía trước chứ không được tự mãn với bất kỳ mức độ thành công nào. Nhờ những thầy tu dòng Jesuit của trường dự bị đại học thánh Joseph ở Philadelphia, tôi đã học được cách tiến lên nhờ làm việc chăm chỉ và hiệu quả hơn. Điều này rất có lợi cho tôi trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đặc biệt trong quân đội, nơi không cho phép có sai sót dù là chỉ rất nhỏ trong những tình huống quan trọng.

Một số người dù đã thành công nhưng vẫn phải vật lộn với việc lập kế hoạch và đặt mục tiêu.

KEN MAYO: Nhân viên điều phối mạng và Nhiếp ảnh gia của Hiệp hội Y tế Công giáo Mỹ.

Tôi không phải là người lúc nào cũng lên kế hoạch. Khi thay đổi thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, tôi thấy rất khó tập trung. Tôi rất bực bội nếu phải làm một việc gì đó đến hai lần, dù là việc riêng hay việc công. Điều này xảy ra khi tôi mệt mỏi hoặc công việc quá gấp gáp. Vì thế dùng danh sách quản lý công việc tích hợp trong Outlook giúp tôi cải thiện được vấn đề và tôi sử dụng chúng cả ở nhà lẫn ở chỗ làm, là những nơi tôi luôn phải tự nhủ “tập trung, tập trung và tập trung!”.

Câu hỏi: Làm thế nào bạn duy trì được sự cân bằng giữa cuộc sống với công việc?

Hầu hết các đối tượng điều tra đều trả lời rằng phải đưa ra các quyết định rất thận trọng về vấn đề này.

LORRAINE SERGENT:

Để cân bằng, tôi dựa vào tính kiên nhẫn, sự phối hợp và giúp đỡ của các đồng nghiệp, mối quan hệ yêu thương với gia đình và bạn bè.

RICHARD SHIRLEY:

Trong gia đình, đó là nhờ nỗ lực cộng tác của vợ chồng tôi. Chúng tôi có những mối quan tâm chung, và cố gắng làm cho ngôi nhà trở thành một nơi phù hợp với một gia đình. Nếu chỉ một trong hai chúng tôi quan tâm đến một kế hoạch, người kia sẽ hỗ trợ. Nếu là kế hoạch của cả hai thì chúng tôi sẽ bàn bạc với nhau xem phải làm gì và cùng đưa ra ý tưởng để thực hiện được điều đó. Rồi chúng tôi chọn ra ý tưởng tốt nhất có thể, hoặc kết hợp ý tưởng của cả hai. Ưu tiên dành cho “an toàn”… rồi sau đó mới là “phải có” rồi cuối cùng là “muốn có”.

TERRY SPENCER:

Suốt năm qua, tôi đã nhận ra rằng mình cần một chút thời gian cho riêng mình, vì thế tôi mới đang bắt đầu dành thời gian để đọc sách, ăn tối hoặc xem phim với bạn bè hoặc mua sắm để giải trí.

MEL NORTHEY: Chủ tịch/Tổng giám đốc công ty Mel Northey, Houston, Texas. Là giám mục nhà thờ Công giáo, và là cố vấn cho những người muốn thành lập các doanh nghiệp nhỏ.

Dành thời gian cho bạn bè, gia đình, dù là ở nhà hay đi du lịch, cũng đều giúp cân bằng cuộc sống. Gia đình lớn của tôi rất thích đi chơi biển với nhau. Nhưng có khi chúng tôi chỉ cần ở nhà trong một buổi tối yên bình với một cuốn sách hay để thay đổi không khí sau những chuyến ghé thăm triển lãm thương mại hoặc giám sát hiện trường với các nhà thầu quốc tế.

LINDSAY GEYER: Phó giám đốc Nhân sự, công ty Port Blakely. Một người tận tâm với gia đình và bạn bè. Một người làm vườn say mê và rất hâm mộ nghệ thuật biểu diễn.

Cân bằng cuộc sống như thế nào ấy à? Chồng tôi làm việc ở nhà, nên anh ấy làm việc nhà nhiều hơn. Nhưng khi anh bận việc thì tôi đảm đương những việc đó. Chúng tôi luân phiên như thế để có thể dành những khoảng thời gian vui vẻ bên nhau bất cứ khi

nào cả hai cùng ở nhà. Chúng tôi cũng dành thời gian về thăm gia đình vì họ không sống gần đấy.

ROGER NYS:

Với tôi việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống thật dễ dàng. Tôi có một nguyên tắc là không mang việc về nhà làm và không làm việc vào ngày nghỉ cuối tuần. Tôi cũng yêu cầu các nhân viên của mình làm như thế. Và vài lần một tuần tôi chạy bộ sáu đến tám cây số vào giờ nghỉ trưa.

Tuy nhiên một số người vẫn phải loay hoay với vấn đề cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

CATHY WILBER: Bà mẹ đơn thân, chuyên gia liệu pháp hoạt động cho bệnh nhi làm việc toàn thời gian và là người quản lý lâm sàng. Là một học viên yoga nghiêm túc, một nghệ sĩ không chuyên và một người rất yêu thiên nhiên.

Tôi cố gắng dành thời gian để tập yoga, khoảng hai đến ba lần một tuần; tôi trồng rau và tản bộ giữa thiên nhiên. Hiện tôi đang cố gắng đặt ra một thời gian biểu cho những việc này nhưng tính tôi thích sự tự phát không định trước, thế nên tôi khó mà tưởng tượng được nghỉ ngơi cũng phải lên kế hoạch như thế.

TOM STOTEBURY:

Tôi thấy chẳng dễ gì có thể cân bằng được cuộc sống và công việc cũng như dành thời gian để thư giãn. Tôi phải rất nghiêm khắc với bản thân trong việc nghỉ ngơi. Thường thì khi tôi có thời gian để giải trí thì lại thấy nó trôi đi thật nhanh. Cứ như thể cái cảm giác tội lỗi lại đè nặng lên tôi, cứ như thể là tôi không đáng được nghỉ ngơi vậy.

Một số người khác tìm được sự cân bằng bằng những cách thức khó khăn nhất.

ANDREA CIPOR: Quản lý quy trình. Một người quá thành đạt. Rất tham công tiếc việc. Thích phiêu lưu mạo hiểm và đi du lịch vòng quanh thế giới.

Tôi học được giá trị của sự cân bằng khi tôi bỏ việc để đi du lịch khắp châu Âu bằng

ô tô mà không cần tới bản đồ. Sau một tai nạn hiểm nghèo để lại một vết thương nghiêm trọng ở đầu, tôi trở lại với cuộc sống mang theo một nỗ lực cống hiến mới mẻ cho bản thân và công việc. Tôi coi trọng việc quản lý thời gian trong công việc hơn bao giờ hết để có thể dành thời gian cho cuộc sống.

Vết thương trên đầu làm tôi bị chứng rối loạn trình tự. Nghĩa là những ký ức theo trình tự thời gian bị xóa sạch trong khoảng hai đến ba tuần. Ngày tháng không có ý nghĩa gì cả; một ngày không phải có 24 giờ nữa. Phương pháp trị liệu bằng hoạt động giúp tôi có được một cách thức cơ bản để quản lý thời gian. Nếu không ghi việc phải làm lên lịch tôi sẽ có thể quên mất, vì thế tôi phải lập lịch trình cho các nhiệm vụ:

• Tôi bắt đầu mỗi ngày bằng việc xác định các việc quan trọng, cân nhắc giá trị của chúng và đánh dấu thời gian.

• Nếu ít việc và chỉ mất dưới 15 phút để hoàn thành thì tôi đưa chúng vào danh sách những việc cần làm ngay lập tức.

• Nếu công việc đòi hỏi hơn 15 phút tôi sẽ đánh giá mức độ ưu tiên và đưa chúng vào vị trí phù hợp trong danh sách các công việc cần làm.

• Tôi cũng ghi chép lời nhắn gửi qua email hoặc gọi điện đến.

Nghe có vẻ như tôi là người quá quy củ nhưng thực ra tôi chỉ cố đương đầu với một khiếm khuyết của bản thân, thế nên giờ tôi có thể quản lý thời gian rất tốt.

Khi tổ chức một loạt hội thảo ở bang New York, chúng tôi gặp một người (tên anh ấy là Jerry) có công việc liên quan đến giúp đỡ những thanh niên gặp rắc rối đang nhăm nhe “phạm tội lần thứ ba”. Những nhận xét của Jerry trong lớp thể hiện sự tận tâm và hiểu biết, nhưng cơ thể béo phì, những móng tay bị gặm nát và những nốt phát ban do kích ứng da chứng tỏ rằng anh đang bị stress nghiêm trọng.

Sau khi anh bắt đầu sử dụng một vài phương pháp tiết kiệm thời gian học được trên

lớp, tôi khuyên anh nên tranh thủ sự giúp đỡ của gia đình để có thời gian nghỉ ngơi thư giãn. Dù vẫn hơi phản đối nhưng rồi anh cũng hứa là sẽ suy nghĩ về việc đó. Vài tuần sau, anh đến buổi học ngày thứ Hai và kể câu chuyện này.

JERRY: Nhân viên công tác xã hội ở New York, người đã không thể cân bằng được cuộc sống của mình nếu không được giúp đỡ.

Tối thứ Sáu vừa rồi vợ tôi vào thành phố đón tôi tan làm, xách hộ tôi chiếc cặp ca táp nặng trĩu và bỏ nó vào trong cốp xe. Rồi cô ấy nói rằng đã thả bọn trẻ ở nhà bà ngoại và sẽ “bắt cóc” tôi đi nghỉ cuối tuần. Đầu tiên thì tôi cười, rồi tôi nhận ra cô ấy đang chạy xe trên đường cao tốc xa dần khỏi ngôi nhà của chúng tôi.

Thú thực tôi thấy hơi khó chịu. Tôi có rất nhiều việc muốn làm. Khi chúng tôi vào nhận phòng ở khu nghỉ mát mà cô ấy đã đặt trước, tôi còn thấy bực mình hơn nhưng cố gắng che giấu cảm xúc hết mức có thể và nghĩ xem làm cách nào rút ngắn cuộc phiêu lưu này đến thứ Bảy thôi. Thế mà đến thứ Bảy vợ tôi bảo cô ấy đã ký gửi chìa khoá xe ở trong két của khách sạn rồi và sẽ không tiết lộ mã số cho tôi. Cô ấy nói tôi cần phải thử xem ngừng hẳn lại thực sự là như thế nào.

Chà, có thể nói, cảm giác thật là kỳ lạ. Tôi nhận ra việc ngừng lại làm tôi thấy bứt rứt. Điều đó làm tôi choáng váng. Vợ tôi bảo chúng tôi sẽ không bàn về vấn đề này nữa, không nói chuyện gì nghiêm túc cả, và không lo lắng về quá khứ hay tương lai. Thay vào đó, chúng tôi tản bộ, bơi, tắm nắng và nhẩn nha ăn trưa. Chúng tôi đi ngó nghiêng các cửa hàng mà không cần mua gì cả. Chúng tôi đã làm tất cả những việc đó đấy.

Tôi bắt đầu cảm thấy thư thái. Tôi thật sự ngạc nhiên vì cái cảm giác lạ lẫm đó. Đến Chủ nhật thì tôi thấy rằng chỉ một kỳ nghỉ này thôi thì không thể cứu vãn được mọi thứ; nó chỉ giúp tôi nhận ra vấn đề. Vì khi không làm gì, tôi có một cảm giác rất kỳ lạ nên tôi hiểu ra tôi đã để công việc huỷ hoại cuộc sống của mình như thế nào. Thậm chí sếp tôi cũng đã từng cảnh cáo: “Jerry, một mình anh không thể cứu mọi đứa trẻ phạm tội ở Albany.” Nhưng tôi đã chê trách ông không tận tụy như tôi muốn.

Phù! Tôi vẫn đang học cách xử lý vấn đề này nhưng tôi sẽ tiếp tục đến lớp và tôi sẽ lắng nghe những lời cảnh cáo của sếp – tôi sẽ không làm cho huyết áp của mình tăng thêm nữa, và tôi sẽ để vợ tôi bắt cóc tôi lần nữa khi nào cô ấy thấy cần.

Bài học từ Jerry: Khi làm việc quá thời gian trong nhiều ngày liền, hãy quyết tâm rời văn phòng đúng giờ vào một ngày thứ Sáu, và nhớ đừng mang theo cặp tài liệu. Hãy “tận hưởng” một kỳ nghỉ mini trong sân vườn nhà mình hoặc đi đến một trung tâm mua sắm hoặc đi xem phim. Hãy để một người bạn yêu thương giúp bạn giảm bớt thói quen lo lắng.

NHỮNG BÀI HỌC ĐỂ ĐỜI

Tại sao chúng ta phải tiết kiệm thời gian? Tại sao lại phá vỡ thói quen vốn rất thoải mái để dành ra mỗi tuần một hai giờ rảnh rang? Chúng ta sẽ làm gì với số thời gian tiết kiệm được?

Có thể chúng ta sẽ được tận hưởng một vài buổi tối khi đi làm về tinh thần sảng khoái chứ không kiệt quệ. Có thể cuối ngày chúng ta mở cánh cửa ra và thấy sẵn sàng chào đón một buổi tối tràn đầy năng lượng để tận hưởng cuộc sống trọn vẹn bên gia đình. Có thể chúng ta sẽ lại có những ngày nghỉ cuối tuần. Có thể chúng ta sẽ dùng đến những ngày nghỉ mà đã “xếp xó” lâu rồi.

Trước khi làm được những điều đó, hãy xem lại phần “Tự đánh giá” ở cuối mỗi chương trong Phần 2. Với mỗi câu hỏi bạn trả lời “Có”, hãy biết ơn những người này
– từ bố mẹ đến thầy cô, huấn luyện viên, chỉ huy hay cấp trên của mình. Hãy để lòng biết ơn chân thành tràn ngập trái tim bạn. Nó sẽ giúp bạn kiên trì.