Những bài phát biểu tương tự như những đứa trẻ vậy, dễ thụ thai nhưng khó đẻ.

— PAT O’MALLEY

Bạn có thể nảy ra những ý tưởng tuyệt vời nhất trên thế giới, nhưng nếu bạn không thể thuyết phục được mọi người thì ý tưởng đó của bạn cũng sẽ chết yểu. Đây là cách bạn có thể sẵn sàng cho một bài thuyết trình và tiến hành nó với hiệu quả tác động cao nhất:

Giai đoạn chuẩn bị

Biết được càng nhiều thông tin càng tốt về những thính giả của bạn. Tìm ra những yếu tố kích thích hứng thú của họ.

Chuẩn bị cho bài thuyết trình của bạn. Thu thập những tài liệu bổ trợ phù hợp. Nếu như bài thuyết trình rất phức tạp, hãy có được tất cả những thông tin cần chuẩn bị cho mỗi thành viên tham gia thuyết trình (phân chia công việc trước nếu có thể).

Quyết định phương tiện sử dụng hữu hiệu nhất cho công việc thuyết trình của bạn. Những phương tiện sử dụng phổ biến nhất là các slide và máy chiếu dành cho những buổi thuyết trình trang trọng, hay bảng in trên giấy dành cho những buổi thuyết trình thông thường. Người ta cần khoảng 40% thời gian để nắm vững nội dung với sự trợ giúp của các phương tiện nhìn hơn là chỉ thông qua sự chỉ dẫn bằng lời nói.

Ghi nhớ rằng thính giả sẽ tiếp cận thông tin bằng ba cách:

– mắt nhìn

– tai nghe

– cử chỉ.

Bài thuyết trình của bạn nên bao gồm cả ba yếu tố này để có thể có được hiệu quả tác động tối đa.

Lên kế hoạch chương trình. Nó cần phải bao gồm có: – phần chào mừng và lời giới thiệu

– mục tiêu – vấn đề
– giải pháp – lợi ích
– kế hoạch hành động của bạn – cách bạn đi đến kết luận

– câu hỏi và trả lời – yêu cầu tiếp theo – kết thúc.

Chuẩn bị các slide và máy chiếu:

Đảm bảo các slide ngắn gọn và đi đúng vào vấn đề

Trình bày một ý tưởng trên mỗi slide hay tờ giấy bóng

Bổ sung thêm hình ảnh nếu có thể

Đảm bảo rằng các chữ cái to, rõ nét và dễ đọc.

Lên kế hoạch để bài thuyết trình của bạn kéo dài không quá 15 đến 20 phút. Với những đề án đơn giản thì bài thuyết trình càng ngắn càng tốt. Sử dụng nguyên tắc ngắn gọn và đơn giản.

Thu thập tất cả những thông tin và tiến hành tập dượt bằng cách nói to. Tưởng tượng rằng thính giả đang ở trước mặt bạn. Phán đoán những phản ứng của mọi người. Ghi âm bài thuyết trình của mình để bạn có thể hoàn thiện nó hơn và điều chỉnh thời gian trình bày.

Tập hợp những dụng cụ dùng trong trường hợp khẩn cấp bao gồm bút ghi bảng, băng dính, thẻ ghi tên, đèn chiếu dự trữ, bút chì và bút mực.

Thông báo rõ cho mọi người về buổi thuyết trình của bạn. Xác nhận việc họ tới dự. Sẵn sàng cho buổi thuyết trình

Tới phòng họp sớm. Đảm bảo chắc chắn rằng việc sắp xếp chỗ ngồi và thiết bị theo đúng như bạn yêu cầu.

Kiểm tra tầm nhìn từ một vài vị trí ngồi để đảm bảo rằng mọi người đều có thể nhìn được màn hình và các biểu giấy.

Kiểm tra tất cả các thiết bị. Nếu như bạn đang sử dụng slide và máy chiếu, đảm bảo rằng bạn biết rõ nó hoạt động ra sao và nó có hoạt động không.

Có sẵn những bóng đèn dự trữ. Buổi thuyết trình càng quan trọng thì khả năng xảy ra sơ suất càng lớn – đó là theo luật của Murphy.

Chuẩn bị chỗ ngồi cho từng người và cung cấp giấy, bút viết nếu thấy cần thiết. Tuy nhiên, đừng nên phân phát bài thuyết trình của bạn vào thời điểm này. Mọi người sẽ có xu hướng đọc các tài liệu của bạn thay vì lắng nghe bạn. Hãy phát nó vào cuối buổi thuyết trình.

Tiến hành thuyết trình

Hãy tạo tâm trạng thoải mái và chúc mừng mọi người bước vào phòng họp. Thể hiện thái độ tự tin và thân thiện bằng cách bắt tay thật chặt và mỉm cười.

Khi tất cả mọi người đã an tọa, nồng nhiệt chúc mừng họ và cho họ biết những gì sẽ được diễn ra tiếp theo. Nhắc lại cho mọi người về chương trình nghị sự, kết quả dự định, thời lượng bạn dự tính sẽ cần và thời gian giải lao. Nói với họ rằng bạn sẽ phát các bản chụp của bài thuyết trình sau khi bạn trình bày xong. Cũng còn cần phải cho mọi người biết khu vệ sinh và cửa thoát hiểm khi có hỏa hoạn.

Cho mọi người biết bạn dự định sẽ trả lời ngay các câu hỏi thắc mắc hay bạn muốn giải đáp chúng vào cuối bài thuyết trình. Giải pháp trả lời ngay sẽ thể hiện bạn quan tâm hơn tới người đến dự và tự tin hơn vào khả năng của bản thân.

Theo sát từng bước trong chương trình làm việc mà bạn đặt ra.

Bước khởi đầu càng gây ấn tượng càng tốt. Nêu ra một thử thách hay nhắc lại một câu chuyện khiến người nghe cảm động.

Đôi khi hãy đưa ra những câu hỏi mang tính hùng biện. Đặt ra thử thách đối với người nghe, thỉnh thoảng hãy thử thăm dò bằng cách đặt một câu hỏi cần phải giơ tay để trả lời.

Khi bạn tiến hành phần đưa ra câu hỏi và trả lời, hãy chú trọng vào những người có vẻ có tinh thần đóng góp xây dựng và thái độ tích cực.

Nếu như câu hỏi được đặt ra bởi những người nói năng quá lan man, bạn có thể nói: “Hãy làm ơn tóm tắt hộ ý kiến của mình trong khoảng 20 từ có được không?”

Diễn giải lại câu hỏi giúp bạn có được thời gian suy nghĩ tìm ra câu trả lời. Bạn cũng sẽ tạo cơ hội đó cho những người không nghe rõ được câu hỏi.

Nếu như bạn không có được câu trả lời hãy nên nói ra điều đó. Bạn có thể hỏi xem những người khác có được câu trả lời không hoặc đề nghị sẽ suy nghĩ và quay lại vấn đề này sau.

Sử dụng câu hỏi như là cơ hội để củng cố thêm các nguyên tắc quan trọng.

Tránh tình trạng những người có thái độ thù địch phá hỏng buổi thuyết trình của bạn bằng cách:

không tỏ ra lo lắng

không tham dự vào những cuộc đấu khẩu

dùng sự hài hước để làm giảm bớt sự căng thẳng

cung cấp dữ kiện hơn là nêu ra ý kiến

vận động những người nêu ý kiến nhằm đưa ra các giải pháp thay thế

đề nghị được giải quyết những vấn đề của họ

đề nghị được giải quyết những vấn đề của họ ngoài buổi họp nếu như chúng không liên quan tới chủ đề thuyết trình của bạn (tham khảo Những hành vi gây cản trở trong khi họp, trang 186).

Đảm bảo bài thuyết trình ngắn gọn và theo đúng chủ đề. Không đề cập những vấn đề mà người nghe đều đã rõ. Chú trọng tới những thông tin mới.

Không đọc lại nguyên xi từ những ghi chép, slide hay máy chiếu của bạn. Người nghe cũng có thể làm được việc này. Cho mọi người có cơ hội đọc từng bản in và sau đó diễn đạt lại nội dung, nhấn mạnh những vấn đề chính.

Đưa ra những nhận xét giúp kết nối nội dung các slide khiến cho bài thuyết trình của bạn có được sự liên kết chặt chẽ.

• Nhìn vào thính giả:

Nhìn lướt qua thính giả, nhìn vào từng người trong vòng từ ba tới năm giây.

Không nhìn ra ngoài màn hình hay quay lưng vào thính giả.

Thu hút sự quan tâm của mọi người bằng cách: – đôi lúc thay đổi nhịp độ thuyết trình.

làm một cái gì đó khác đi ít nhất cứ năm phút một lần: đặt câu hỏi, thăm dò người nghe, đề nghị họ trả lời một loạt câu hỏi, làm việc theo nhóm.

điều chỉnh giọng: nói to rồi sau đó lại nhẹ nhàng, nhanh rồi sau đó lại từ tốn.

làm cho những cử chỉ và biểu lộ trên mặt của bạn trở nên sinh động.

nhấn mạnh vào những điểm quan trọng.

Đi lại quanh phòng, lại gần thính giả hơn khi họ nêu câu hỏi. Việc bạn cứ đứng ở đằng sau bục sẽ tạo nên khoảng cách giữa bạn và người nghe.

Sử dụng những thiết bị nghe nhìn trong việc thuyết trình

Người ta sẽ ghi nhớ những thông tin được trình bày bằng lời nói và được nhìn hiệu quả hơn nhiều so với chỉ thông qua lời nói. Đây là những gì bạn có thể làm nhằm hoàn thiện thêm hoạt động thuyết trình nhờ vào các thiết bị nhìn:

Sử dụng biểu giấy

• Viết bằng chữ in, rõ ràng

• Sử dụng màu đậm khi viết chữ – tốt nhất là màu đen hoặc xanh đen.

Sử dụng màu sắc khi muốn nhấn mạnh, gạch chân và viết ký hiệu.

Nhấn mạnh đầu đề bằng cách viết chúng lớn hơn, sử dụng màu sắc khác hay gạch chân.

Đưa mỗi ý tưởng vào một trang. Sử dụng các miếng băng dính để giúp bạn có thể tìm thấy trang viết trước một cách dễ dàng.

Dán những ý tưởng quan trọng lên tường để dễ dàng tham khảo.

Cắt trước những miếng băng keo và dán các miếng lên chân giá đỡ biểu giấy. Sử dụng chúng để dán các trang giấy lên trên tường.

Tránh sử dụng bút viết làm từ những hóa chất mạnh. Chữ viết có thể bị nhòe ra khắp tờ giấy.

Sử dụng biểu đồ và đồ thị giúp mọi người hiểu rõ hơn.

Bổ sung tranh ảnh nếu có thể. Nên nhớ rằng một bức tranh đáng giá bằng một ngàn chữ viết.

Sử dụng máy chiếu đèn hoặc slide.

Kiểm tra rằng đèn chiếu sáng vẫn hoạt động. Một vài loại máy sử dụng hai bóng đèn liền đề phòng trường hợp một bóng bị hỏng. Hãy nên kiểm tra cả hai.

Học trước cách sử dụng máy chiếu. Mỗi loại máy chiếu lại có cách sử dụng khác nhau.

Điều chỉnh tiêu điểm cho máy trước khi bạn khởi động nhằm tránh bị lúng túng vì hình ảnh không rõ nét.

Lau sạch bề mặt kính chiếu nhằm làm sạch bụi bẩn – chúng có thể hiện lên trên màn hình.

Đánh số những tấm giấy bóng kính và đặt chúng lên phía trược mặt bạn do đó bạn có thể nhìn thấy tấm tiếp theo trước khi bạn dùng đến nó. Điều này sẽ giúp bạn “tạo cầu nối” cho các thông tin từ ở tấm giấy bóng này tới tấm tiếp theo.

Áp dụng nguyên tắc 4/4: Cố gắng không viết quá 4 dòng trên mỗi tấm giấy bóng và tránh viết nhiều hơn 4 chữ cái mỗi dòng.

Không nên sử dụng ngón tay để chỉ những chi tiết trên tấm giấy bóng. Tay bạn có thể sẽ bị rung khiến mọi người nhận thấy sự lúng túng, hồi hộp của bạn. Hãy dùng gậy chỉ hay bút chì (không dùng bút thân tròn vì nó sẽ bị lăn).

Trước hết hãy trình bày tất cả mọi thông tin, trước khi chỉ ra từng chi tiết riêng rẽ.

Đảm bảo là bạn không che hết tầm nhìn của thính giả.

Sử dụng hệ thống vi tính

Sử dụng loại máy móc mà bạn biết rõ. Những thiết bị công nghệ cao đôi khi được thiết kế cho những người nắm vững về máy tính chứ không dành cho chúng ta – chỉ là những con người bình thường.

Nếu bạn sử dụng thiết bị của người khác, hãy đến sớm hơn để làm quen với chúng. Đề nghị những người biết rõ về thiết bị này có mặt ở đó để giúp mình chuẩn bị.

Ghi lại bài thuyết trình vào đĩa, đề phòng trường hợp máy tính xách tay của bạn không kết nối được với đèn chiếu hiển thị tinh thể lỏng. Bạn có thể phải sử dụng máy tính hiện có khi đó.

Nếu như lần đầu thiết bị không hoạt động, trước khi bạn phải nhờ tới sự giúp đỡ hay lo lắng tới mức toát mồ hôi, hãy đảm bảo rằng:

– máy móc đã được cắm phích

– máy tính của bạn và thiết bị hiển thị tinh thể lỏng (LCD) đã được kết nối

bạn đã cố gắng với cổng vào khác

bạn khởi động lại máy tính của bạn cùng với thiết bị hiển thị tinh thể lỏng cho tới khi chúng bật lên được.

Thiết kế bài thuyết trình theo cùng một nguyên tắc bạn áp dụng cho máy đèn chiếu (nghĩa là chỉ trình bày một ý tưởng trên mỗi slide).

Nếu như bạn thay đổi chi tiết gì đó trong bài thuyết trình sử dụng PowerPoint trong lúc nghỉ giải lao, hãy đảm bảo rằng bạn đã ghi lại nó trước khi lại bắt đầu phần trình bày, nếu không bạn sẽ gặp phải rủi ro vì bài thuyết trình của bạn bị treo cứng.

Tắt hình ảnh những lúc không cần thiết.

Quay lưng vào màn hình sẽ giúp bạn có thể nhìn thấy được thính giả. Sử dụng con chuột có dây kéo dài hay tốt hơn nếu sử dụng các thiết bị điều khiển từ xa.

Chứng tỏ rằng bạn đang bắt đầu sang một phần mới bằng cách thay đổi màu sắc nền hay chuyển sang một mẫu nền mới.

Sử dụng âm thanh nền hay những yếu tố bất thường khác nhằm tạo nên những hiệu ứng đặc biệt phục vụ cho các ý tưởng quan trọng.