Sự chuẩn bị là biểu hiện đích thực của một người chuyên nghiệp. 80% thành công của cuộc đàm phán, nếu không muốn nói là nhiều hơn, được quyết định bởi sự chuẩn bị của bạn trước khi cuộc nói chuyện đầu tiên diễn ra.

Hãy bắt đầu bằng cách xem xét chủ đề của cuộc đàm phán: Bạn sẽ nói về chuyện gì? Mục đích của cuộc đàm phán này là gì? Xác định rõ những gì bạn muốn đạt được và những vấn đề sẽ được nêu ra trên bàn đàm phán.

Mục tiêu hoặc mục đích của bạn trong cuộc đàm phán này là gì? Bạn muốn đạt được điều gì khi bước chân vào cuộc đàm phán này? Càng hiểu rõ mục tiêu của mình bao nhiêu, bạn càng nhanh chóng đạt được chúng, và vì thế càng dễ dàng truyền tải chúng tới đối phương bấy nhiêu.

Có tùy chọn có nghĩa là có tự do

Việc có sẵn các tùy chọn dự phòng sẽ là người bạn đồng hành đắc lực giúp bạn đạt được thỏa thuận tốt nhất trong bất kỳ cuộc đàm phán nào. Càng có nhiều tùy chọn, bạn càng được tự do đưa ra được những quyết định tốt nhất.

Nếu thiếu sự chuẩn bị, lựa chọn duy nhất của bạn trong cuộc đàm phán là đồng ý với những gì mà đối phương đưa ra. Việc đó chẳng khác nào hai tay của bạn bị trói. Nhưng nếu có nhiều tùy chọn, hay nhiều hướng đi, bạn sẽ có được sức mạnh, quyền uy và đà thương lượng đáng gờm. Hãy xây dựng trước nhiều phương án lựa chọn và thảo chúng sẵn ra giấy. Đừng quên suy nghĩ kỹ lưỡng về chúng trước khi cuộc đàm phán bắt đầu.

Không ngừng phát triển thêm các tùy chọn

Luôn có sự chuẩn bị và tìm hiểu để tìm ra bất kỳ nguồn sản phẩm hoặc dịch vụ nào khác có thể mang lại cho bạn thêm các tùy chọn. Tìm hiểu về mức giá mà bạn nên trả, thời gian cũng như ngày tháng chuyển phát. Khi có trong tay nhiều lựa chọn, bạn có thể bước vào cuộc đàm phán với sự điềm tĩnh và thoải mái, cho phép bạn sử dụng quyền uy từ sự điềm tĩnh trong suốt cuộc đàm phán. Khi có sẵn một tập các tùy chọn, bạn có toàn quyền tự do chấp nhận hoặc từ chối các điều khoản và điều kiện của đối phương. Và đương nhiên, bạn sẽ thắng thế trong việc đạt được thỏa thuận theo ý muốn.

Tìm hiểu mọi điều có thể

Một trong những khâu thiết yếu của quá trình chuẩn bị là tìm hiểu về những người mà bạn sẽ đàm phán. Hiện nay, công cụ tốt nhất để làm việc này là Internet, đặc biệt là Google. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn sẽ kinh ngạc với vô số kết quả gửi về.

Thường thì bạn sẽ biết những người từng đàm phán hoặc hợp tác với đối phương. Hãy gọi điện cho họ, giải thích cho họ nghe về tình huống của bạn và hỏi xin lời khuyên. Đôi khi, một lời khuyên hoặc một chia sẻ sâu sắc có thể mang lại cho bạn lợi thế đáng kể trong cuộc đàm phán sắp tới.

Hãy gọi vài cuộc điện thoại

Tôi có một người bạn từng cân nhắc mua lại một công ty sản xuất. Công ty này có một dòng sản phẩm đặc biệt phù hợp với công ty của anh. Người chủ công ty ra giá chừng vài triệu đô-la, cộng thêm những điều khoản và điều kiện cứng nhắc sau cuộc mua bán.

Bạn tôi đã gọi đến giám đốc ngân hàng mà mình đang hợp tác, và hỏi xem ông ta có biết ai ở ngân hàng đối tác không. Các giám đốc ngân hàng thường biết nhau, và anh đã nối máy với vị giám đốc ngân hàng của phía ông chủ đang cần bán công ty sản xuất nọ. Anh phát hiện ra công ty này đang gặp khó khăn nghiêm trọng về tài chính; nếu trong vài ngày tới ban quản lý không tìm được người mua hoặc nguồn vốn mới, công ty sẽ phải đóng cửa.

Với thông tin này, bạn tôi có thể ngồi xuống thảo luận cùng người chủ công ty hay đòi hỏi và đang gặp sóng gió kia để thương thảo một thỏa thuận có lợi. Cuối cùng, anh có thể mua lại công ty đó mà không phải trả trước, tiếp nhận khoản nợ hiện tại, và trả cho người chủ một phần lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh.

Đặt câu hỏi về các giả định

Peter Drucker từng viết “những giả định lầm lạc là gốc rễ của mọi thất bại.”

Giả định thiếu chính xác là một trong những lý do chủ yếu gây ra sự bất đồng và hiểu lầm trong đàm phán. Phần lớn thời gian của một cuộc đàm phán dành để giải quyết những giả định sai lệch nào đó.

Trước khi bắt đầu đàm phán, hãy đặt câu hỏi: “Giả định của tôi là gì?” Cụ thể hơn là: Giả định hiển nhiên của bạn là gì? Giả định ngầm ẩn của bạn là gì? Giả định hiển nhiên và giả định ngầm ẩn của đối phương là gì? Đối phương có đang giả định rằng bạn thật sự muốn bước vào thỏa thuận này không? Họ đang giả định rằng bạn thờ ơ, thân thiện hay thù địch? Họ đang giả định rằng bạn là người dễ hay khó thỏa thuận?

Kiểm tra giả định

Quan trọng hơn là, giả định của bạn có thể sai không? Sẽ thế nào nếu chúng sai? Nếu giả định chính của bạn khi bước vào cuộc đàm phán này sai, bạn sẽ phải thay đổi yêu cầu hay vị thế của mình như thế nào?

Một trong những giả định mà chúng ta có khi bước vào một cuộc đàm phán là đối phương thật sự muốn chốt được thỏa thuận. Thế nhưng, đôi khi điều này lại không đúng. Có những người đàm phán với bạn chỉ để cải thiện vị thế đàm phán của họ trước khi tham gia vào thỏa thuận với đối tác thật sự. Họ chỉ muốn đàm phán với bạn để tìm ra thỏa thuận tốt nhất mà họ có thể đạt được trước khi thực hiện thỏa thuận mong muốn với người khác.

Vì vậy, hãy nghĩ cách làm rõ giả định của bạn cũng như đối phương trước khi dấn sâu vào cuộc đàm phán.

Xác định các vấn đề chính

Cuối cùng, khi chuẩn bị cho cuộc đàm phán, hãy đặt câu hỏi: Vấn đề cốt yếu là gì? Nhu cầu và mong muốn của chúng tôi khác nhau ra sao? Khía cạnh nào sẽ có bất đồng hoặc mâu thuẫn? Những chi tiết nào cần được thảo luận và giải quyết?

Càng chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc đàm phán, bạn càng có lợi thế và có thể đạt được thỏa thuận tốt hơn. Để có được sự chuẩn bị này, hãy tiến hành hiệu quả quá trình tìm hiểu tiền khả thi của bạn. Tìm hiểu các dữ kiện thực tế, chứ không phải dữ kiện giả định.