Chào mừng quý độc giả đến với cuốn sách vàng về cách nhìn thấu đáo các chiến lược để có thêm động lực, thoải mái hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn mà ít tốn công sức. Bạn cũng như tôi, luôn mong muốn hoàn thành xuất sắc công việc. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ phải nếm trải cuộc sống theo cách mà bạn ngày càng khó nắm bắt, nếu không muốn nói là không thể nắm bắt được khi phải làm việc quá nhiều. Trong thế giới thường ngày của bạn, bạn có thể làm việc hiệu quả trong khi vẫn có cuộc sống đầy thú vị và đam mê.

Tôi cho rằng, hiệu quả là một điều tốt. Những gì bạn đang làm có thể quan trọng, thú vị, hữu dụng, hoặc có thể không, nhưng vẫn phải thực hiện chúng. Trường hợp thứ nhất, bạn muốn thu được càng nhiều lợi nhuận càng tốt từ việc đầu tư thời gian và sức lực của mình. Trường hợp thứ hai, bạn muốn chuyển sang công việc khác càng sớm càng tốt mà không hề bận tâm về những việc chưa hoàn thành.

Và cho dù làm bất cứ công việc gì, chắc chắn là bạn thích được thoải mái hơn, tin tưởng rằng bất cứ việc gì bạn phải làm lúc này chỉ là những việc bạn cần phải làm, như uống bia với đồng nghiệp sau giờ làm việc, ngắm nhìn con đang ngủ say vào nửa đêm, trả lời email hay dành vài phút hỏi thăm và nói chuyện phiếm với các khách hàng tiềm năng sau cuộc họp, chính là những gì bạn cần phải làm, như bạn vẫn đang làm.

Mục đích chính của tôi khi viết cuốn sách này là hướng dẫn cho bạn cách làm việc hiệu quả và thoải mái nhất bất cứ khi nào bạn cần hoặc muốn.

Nghệ thuật giúp cho đầu óc được nghỉ ngơi và sức mạnh của việc loại bỏ sự lo lắng, buồn phiền ra khỏi đầu là một bí quyết của những người vĩ đại.

–Thuyền trưởng J. A. Hatfield

Trong một thời gian dài, tôi và có thể cả bạn, đã tìm câu trả lời cho những câu hỏi: làm gì, khi nào và bằng cách nào? Sau hơn 20 năm phát triển và áp dụng những phương pháp mới để nâng cao năng suất của cá nhân và tổ chức, cùng nhiều năm khảo sát tỉ mỉ khả năng tự phát triển, tôi có thể khẳng định rằng, không có giải pháp duy nhất, một-cho-tất-cả. Không có phần mềm, cuộc hội thảo, nhà hoạch định cá nhân tài ba hay bản báo cáo nhiệm vụ cá nhân nào có khả năng đơn giản hóa một ngày làm việc thông thường của bạn, hoặc đưa ra sự lựa chọn cho bạn hết ngày này sang ngày khác, tuần này sang tuần khác và suốt cuộc đời bạn. Hơn nữa, chỉ khi nào bạn học được cách cải thiện hiệu suất công việc và đưa ra quyết định ở mức độ nào đó, thì bạn mới có thể tiếp tục nhận trách nhiệm và mục tiêu sáng tạo mới. Những khó khăn, thách thức của trách nhiệm, mục tiêu sáng tạo mới không tuân theo bất kỳ công thức đơn giản hay phương pháp thông thường nào để giúp bạn đạt được những điều mình mong muốn.

Nhưng nếu không có cách thức lý tưởng nào có thể hoàn thiện việc tổ chức cá nhân và hiệu suất công việc thì chúng ta vẫn có thể làm cho chúng trở nên dễ thực hiện hơn. Theo thời gian, tôi đã tìm được những điều sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn, quan trọng hơn để tập trung, nhận biết và thực hiện. Tôi đã phát hiện ra những quy trình đơn giản mà ai cũng có thể học hỏi và áp dụng. Những quy trình này sẽ cải thiện đáng kể khả năng tiên phong và tích cực giải quyết các việc trong cuộc sống của chúng ta.

Tiếp theo là việc biên soạn những khám phá về hiệu năng làm việc cá nhân trong hơn hai thập kỷ qua − tài liệu hướng dẫn nhằm tối đa hóa sản lượng sản phẩm và tối thiểu hóa nguyên liệu đầu vào, và cách đạt được nó khi công việc ngày càng nhiều và không rõ ràng. Tôi đã dành hàng nghìn giờ hướng dẫn mọi người ngay tại bàn làm việc của họ, giúp họ tiến hành và sắp xếp công việc. Những phương pháp mà tôi phát hiện ra đã được chứng minh là có hiệu quả cao trong mọi loại hình tổ chức, ở mọi mức độ công việc, và trong nhiều nền văn hóa. Sau 20 năm huấn luyện và đào tạo một số chuyên gia làm việc hiệu quả và tinh vi nhất, tôi biết thế giới đang khao khát các phương pháp này.

Các nhà lãnh đạo hàng đầu đang quan tâm đến việc làm cho “thực thi không ngừng” thấm nhuần vào chính mình và nhân viên như một tiêu chuẩn cơ bản. Họ biết và tôi cũng biết rằng, hết giờ làm việc, đằng sau những cánh cửa đóng, vẫn còn có những cuộc điện thoại không được trả lời, nhiệm vụ chưa được giao, vấn đề chưa được giải quyết, trách nhiệm cá nhân chưa được kiểm soát và hàng tá email chưa trả lời. Nhiều nhà doanh nghiệp đã thành công trong việc giải quyết khủng hoảng và cơ hội mà họ tận dụng được lớn hơn những rắc rối xảy đến. Nhưng với nhịp điệu cuộc sống và kinh doanh hiện nay, sự cân bằng đang là vấn đề cần được xem xét.

Một mặt, chúng ta cần có những công cụ đã được kiểm chứng là có thể giúp con người tập trung năng lực một cách chiến lược và chiến thuật để giải quyết công việc hiệu quả, không để công việc ở tình trạng “xôi hỏng bỏng không”. Mặt khác, chúng ta cần tạo ra môi trường và kỹ năng làm việc để giúp các cá nhân quan trọng và bận rộn nhất không bị kiệt quệ vì căng thẳng. Chúng ta có cần các tiêu chuẩn về phong cách làm việc tích cực để thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất và thông minh nhất.

Thông tin này rất cần thiết đối với các tổ chức. Nó cũng rất cần thiết trong trường học, nơi con cái chúng ta vẫn chưa được dạy cách xử lý thông tin, tập trung vào kết quả, hay hành động cụ thể. Và ai cũng đều cần nó để có thể tận dụng tất cả cơ hội có được, nhằm làm tăng giá trị cho cuộc sống chúng ta theo cách tự trau dồi và bền vững.

Sức mạnh, sự đơn giản và hiệu quả của những điều tôi nói trong cuốn Hoàn thành mọi việc – Không hề khó là các kinh nghiệm quý giá nhất được trải nghiệm trong hiện tại, với những tình huống thực tế trong cuộc sống. Cuốn sách đưa vấn đề cốt lõi của nghệ thuật quản lý luồng công việc cá nhân năng động và hiệu năng vào một khuôn mẫu thống nhất. Tôi đã cố gắng sắp xếp chúng theo hướng vừa có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát, đầy cảm hứng vừa giúp bạn có thể đạt được kết quả tức thì khi làm theo các nguyên tắc này.

Cuốn sách gồm ba phần. Phần I mô tả toàn bộ vấn đề, cung cấp cái nhìn tổng thể về hệ thống và giải thích tính duy nhất và cấp bách của hệ thống, sau đó là phần trình bày các phương pháp luận cơ bản cô đọng, súc tích. Phần II chỉ cho bạn cách thực hiện hệ thống. Phần này giúp bạn tự rèn luyện, từng bước một, trên cơ sở áp dụng các mô hình. Phần III đi sâu, miêu tả các kết quả rõ ràng và lớn lao mà bạn có thể mong chờ khi áp dụng các phương pháp và mô hình vào công việc và cuộc sống.

Tôi muốn bạn kiểm tra các bí quyết trong cuốn sách này, thậm chí thách thức nó. Tôi muốn bạn tự nhận ra rằng, những gì tôi đưa ra không chỉ có thể mà luôn luôn áp dụng được cho chính bạn. Và tôi cũng muốn bạn biết rằng, mọi điều tôi trình bày đều rất dễ thực hiện. Nó không đòi hỏi bất kỳ kỹ năng mới nào. Bạn sẽ biết cách tập trung, cách ghi chép lại mọi việc, cách quyết định kết quả và công việc, cách xem xét các phương án lựa chọn và quyết định lựa chọn. Bạn sẽ thấy của những việc mình đang làm theo bản năng và trực giác là đúng đắn. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách thức biến những kỹ năng cơ bản đó thành kết quả. Tôi muốn truyền cảm hứng cho bạn để đưa chúng vào hành vi cư xử mới sẽ xuất hiện trong tâm trí bạn.

Tôi đề cập đến việc huấn luyện và các cuộc hội thảo của tôi trong cuốn sách này. Tôi đã làm việc như một “cố vấn quản lý” độc lập và cho các đối tác nhỏ trong 20 năm qua. Công việc của tôi là đào tạo về hiệu suất công việc cá nhân và tổ chức các cuộc hội thảo dựa trên các phương pháp được trình bày trong cuốn sách này. Tôi (và công ty của tôi) đang hướng dẫn cho hơn một nghìn cá nhân, đào tạo hàng trăm nghìn chuyên gia và tổ chức hàng trăm cuộc hội thảo cho công chúng. Đó chính là nền tảng của những kinh nghiệm và ví dụ điển hình của tôi.

Thật tuyệt vời khi một khách hàng của tôi viết: “Khi tôi áp dụng những nguyên lý của chương trình này thành một thói quen, nó đã cứu vớt cuộc sống của tôi… Khi tôi áp dụng chúng chính xác, chân thực, chúng đã thay đổi cuộc sống của tôi. Đây là một loại vắc-xin chống lại những nhu cầu cấp bách hàng ngày và là liều thuốc giải cho sự mất cân bằng mà nhiều người tự chuốc lấy.”