Con người có thể vượt qua những thử thách lớn, phát triển nguồn sức mạnh khổng lồ và phát minh ra các công nghệ hiện đại để đánh bại những kẻ thù lớn. Thế nhưng, họ chỉ có thể đạt được những điều kỳ diệu ấy khi lần lượt thực hiện chúng. Chúng ta sẽ cảm thấy bất lực nếu không biết bắt đầu từ đâu. Nhân tố hàng đầu khiến ta căng thẳng chính là những nhiệm vụ bất khả thi. Quả thật, nếu không biết phải bắt đầu từ đâu, bạn sẽ khó bề tiến bộ được. Nếu không biết vị trí các vật dụng mình cần ở đâu, bạn sẽ phí thời gian tìm kiếm và tạo ra sự hỗn độn trong tâm trí mình.

Nếu mỗi lần nhìn vào khu vực làm việc của mình, bạn cảm thấy nó như một khu rừng già không thể thâm nhập được thì bạn nên chủ động sử dụng phương pháp thứ nhất mà chúng tôi đang giới thiệu này.

Nếu bạn cho rằng mình có quá nhiều việc phải làm nên không có thời gian để dọn dẹp bàn làm việc thì hãy suy nghĩ lại. Hãy bắt đầu dọn dẹp ngay bây giờ! Thậm chí, dù có phải mất vài ba giờ đồng hồ (ít khi nó kéo dài lâu hơn: chúng ta thường dự trù nhiều thời gian hơn so với mức mình thật sự cần), thì việc đầu tư ấy cũng hoàn toàn xứng đáng bởi sau đấy, tâm trí bạn sẽ trở nên sáng suốt. Bạn cảm thấy khỏe hơn, có động lực hơn và sẽ nhanh chóng bù đắp lại khoảng thời gian “đã mất” ấy.

Phương pháp bốn góc tư

Phương pháp này được biết đến như một bí quyết làm việc của các tổng thống Mỹ và nó được gọi là “Luật Eisenhower”(1). Nó được biết đến như là một ma trận quản lý thời gian. Dưới đây là một phiên bản được áp dụng cho mục đích đơn giản hóa:

Hãy chia một mặt bàn trống thành bốn khu vực (Không phải là bàn làm việc của bạn mà là chiếc bàn bên cạnh, nếu không thì có thể dùng sàn nhà). Sau đó, hãy sắp xếp lại toàn bộ giấy tờ trên bàn làm việc của bạn theo chiều kim đồng hồ và đặt mỗi loại giấy tờ vào một trong bốn khu vực như được miêu tả dưới đây. Hãy dồn toàn bộ tâm sức cho công việc này, đừng để bản thân bị chi phối. Trên hết, hãy tin tưởng rằng (có thể sau một lúc cố gắng, bạn cảm thấy: “Tôi sẽ chẳng thể giải quyết được việc này”), hoạt động này sẽ tiếp thêm năng lượng cho bạn và khiến bạn hăng hái hơn.

(1) Eisenhower (1890 – 1969): Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ (1953 – 1961).

Bốn khu vực ấy như sau:

1. Vứt bỏ đi: Khu vực này dành cho những thứ bạn không dùng đến nữa. Hãy đặt một chiếc thùng lớn ở đây. Dưới đây là danh sách gợi ý về những loại giấy tờ không cần thiết mà bạn có thể vứt đi:

• Các mẩu quảng cáo du lịch cũ

• Các tờ báo đã cũ hơn một tuần

• Các quyển catalog đã quá sáu tháng

• Các tạp chí không chứa bài báo bạn cần trong tương lai

• Các bì thư đã lỗi thời

• Bản đồ của những khu du lịch hoặc quốc gia mà bạn không dự định đến thăm trong hai năm tới

• Giấy tờ từ thời Trung học hay Đại học

• Thiệp chúc Giáng sinh cũ

• Một nửa tranh vẽ của con trẻ mà bạn yêu thích (hãy giữ lại những bức đẹp nhất thôi – điều này sẽ làm gia tăng giá trị của chúng!)

• Lịch treo tường của những năm trước

• Các bí quyết mà bạn chẳng bao giờ áp dụng

• Sách hướng dẫn sử dụng của các thiết bị điện tử mà bạn đã không còn dùng nữa

• Các giấy bảo hành đã hết hạn

Chúng tôi tin rằng bạn sẽ rất ngạc nhiên khi nhận ra có hàng tá thứ đã hết hạn sử dụng từ lâu!

2. Chuyển đi. Khu vực thứ hai dành cho những thứ mà bạn có thể chuyển cho người khác giải quyết. Có thể mặt bàn làm việc của bạn lộn xộn là vì bạn không thích làm phiền người khác và muốn tự mình giải quyết. Khi áp dụng bí quyết này, bạn phải từ bỏ các thói quen của mình và nghiêm túc trong việc ủy quyền công việc. Hãy nhờ đến những người xung quanh bạn, từ người thân, bạn bè cho đến đồng nghiệp giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này.

3. Quan trọng. Khu vực thứ ba dành cho những thứ mà bạn cần phải đích thân làm. Hãy suy nghĩ về những việc cần làm với những giấy tờ mà bạn đặt vào đây. Hãy kiên quyết giải quyết chúng.

4. Hành động ngay. Khu vực thứ tư này rất đặc biệt bởi nó dành cho những loại giấy tờ mà bạn có thể giải quyết ngay trong lúc dọn dẹp bằng các hành động tức thời sau đây:

Điện thoại: Bạn giải quyết vấn đề bằng điện thoại dù đã dự định sẽ giải quyết nó qua thư. Nếu không thể liên lạc với người có liên quan thì hãy đặt giấy tờ ấy vào khu vực thứ ba.

Fax: Gửi fax các văn bản ấy cho người gửi kèm theo lời nhận xét viết tay (hoặc bạn cũng có thể gửi qua e-mail nếu người đó không có máy fax).

Lưu trữ: Đặt chúng vào một bìa lưu trữ hồ sơ thích hợp hoặc một ngăn có liên quan trong ô đựng hồ sơ của bạn. (Phần tiếp theo sẽ bàn nhiều hơn về các ô đựng hồ sơ này).

Các nguyên lý của ma trận quản lý thời gian

Phương pháp bốn góc tư rất có hiệu quả nếu bạn trung thành với ba quy luật đơn giản hóa sau:

• Đừng tạo ra đống hỗn độn trung gian nào.

• Đừng cầm mảnh giấy nào lên lần thứ hai.

• Đừng tạo ra khu vực nào khác ngoài bốn khu vực này.

Quá trình này giải phóng bạn và tạo động lực để bạn tiếp tục hành động. Bạn có được một khu vực làm việc trống trải và ngăn chặn được sự hỗn độn quanh mình. Giờ thì bạn đã có sức mạnh để đối phó với những nơi tích tụ hồ sơ cao ngất ngưỡng.