Phần III: THIẾT KẾ

CHƯƠNG 14: TẠO CÁC SLIDE TRUYỀN CẢM HỨNG

BÍ QUYẾT 83: Diễn thuyết không cần slide

Khi nhắc đến các bài diễn thuyết trên TED, hầu hết mọi người đều mường tượng ra các slide thiết kế tinh tế và giàu hình ảnh. Mặc dù điều này hẳn nhiên đúng, nhưng phương án tốt nhất bạn có thể chọn khi thuyết trình là không dùng một slide nào. Thực tế, trong số mười diễn giả được xem nhiều nhất trên TED, có đến bốn diễn giả không sử dụng slide, trong đó phải kể đến Ngài Ken Robinson, người giữ kỷ lục về bài phát biểu được xem nhiều nhất.

Một trong những chủ đề chính của cuốn sách này là các diễn giả lớn thường vứt bỏ hết sự kiểu cách, quên đi mọi quy tắc và sử dụng ngôn ngữ đối thoại đơn giản, xác thực nhất. Bạn không chuẩn bị slide khi nói chuyện với bạn bè và gia đình, vậy nên hãy cố tránh dùng chúng khi thuyết trình. Là một diễn giả, bạn nên loại bỏ bất kỳ điều gì được hiểu như là rào cản vật lý hoặc cảm xúc giữa bạn và khán giả.

BÍ QUYẾT 84: Vẽ hình rõ ràng và đơn giản là cách thay thế slide tuyệt hảo

Nếu bạn thực sự, nhất thiết cần minh họa một cách trực quan, hãy vẽ một bức tranh đơn giản; đó là cách thay thế tuyệt diệu cho việc sử dụng slide. Bài diễn thuyết mà tôi thích nhất trên TED là của Simon Sinek tại chương trình TEDxPugetSound năm 2009. Trong đúng hai phút của bài nói chuyện dài 18 phút, Simon bước đến chiếc bảng lật, cầm bút lông lên và vẽ Vòng tròn Hoàng kim nổi tiếng của anh. Hãy tưởng tượng ra một tâm điểm với ba vòng tròn đồng tâm bao quanh. Ngay hồng tâm là chữ “Tại sao”, “Như thế nào” viết ở vòng tròn giữa, và “Cái gì” ở vòng tròn ngoài cùng. Hình vẽ giản đơn này minh họa cho cách thức truyền cảm hứng của các nhà lãnh đạo vĩ đại và cách những doanh nghiệp xuất chúng phát triển thịnh vượng. Bạn không cần phải là một họa sĩ tài ba mới vẽ được nó. Bạn chỉ cần vẽ sao cho bức tranh của mình thật đơn giản, rõ ràng và dễ nhìn là được.

BÍ QUYẾT 85: Khi bạn cần dùng slide để chia sẻ dữ liệu hoặc dẫn tư liệu chứng minh cho kinh nghiệm, hãy trình bày thật đơn giản, giàu hình ảnh và ít từ ngữ

Nếu bạn nhất thiết cần chia sẻ dữ liệu hoặc dẫn tư liệu chứng minh cho kinh nghiệm của mình, hãy dùng slide. Xin lưu ý rằng slide thuyết trình nhằm phục vụ khán giả, chứ không phải tập ghi chú khổng lồ của bạn. Giả sử bạn có khả năng tài chính và đầu tư rất nhiều vào bài thuyết trình này, hãy cân nhắc mời đến các nhà thiết kế thuyết trình đẳng cấp thế giới như Nancy Duarte của Duarte Design hay Garr Reynolds của Presentation Zen. Nếu không thể chi trả cho các dịch vụ đó, ít ra hãy mua và nghiền ngẫm những cuốn sách đặc sắc của họ.

Trong các bài nói chuyện sử dụng slide hay nhất trên TED, bạn sẽ nhận thấy có ba phương pháp thiết kế riêng biệt, lần lượt là phương pháp Godin, phương pháp Takahashi và phương pháp Lessig. Dù bạn có thể là một người theo chủ nghĩa thuần túy và chỉ bám sát một phương pháp trong bài thuyết trình, nhưng tôi khuyên bạn nên phối hợp hai hoặc thậm chí cả ba phương pháp này để tăng thêm sự đối lập và đa dạng. Hãy tránh sử dụng ảnh chèn bằng mọi giá và hạn chế tối đa việc dùng hình khối, ảnh động và video vì tất cả những cách này đều hút sự chú ý của khán giả ra khỏi bạn.

Seth Godin, một doanh chủ kiêm chuyên gia marketing nhìn xa trông rộng đã xây dựng được danh tiếng rộng khắp với việc truyền bá cách sử dụng slide giàu hình ảnh. Godin đã tham gia hai sự kiện TED2003 và TED2009. Để áp dụng phương pháp Godin, hãy phủ toàn bộ slide bằng hình ảnh được cho phép đầy đủ với độ phân giải đủ cao. Một cách hay khác là để hình ảnh tràn hẳn ra lề, vì chúng sẽ kích thích người nghe dùng trí tưởng tượng để hoàn chỉnh bức tranh. Nhưng dùng hình ảnh riêng để dẫn làm tư liệu cho câu chuyện của bạn mới là phương án hay nhất.

Nếu bạn bỏ qua mọi lời khuyên của tôi và quyết định dùng những bức ảnh chung chung, thì bạn nên mua những hình ảnh không phải trả phí tác quyền từ các trang trung gian như iStockPhoto, Corbis, Getty Images, fotolia hay Shutterstock Images (iStockPhoto đặc biệt có giao diện thân thiện với người dùng và giá cả phải chăng).

Những dịch vụ này cung cấp hình ảnh với đủ kích cỡ và định dạng tập tin nên dễ làm nản lòng người không chuyên. Nguyên tắc chung là hãy chọn kích cỡ ảnh phù hợp với độ phân giải tính theo pixel (ảnh điểm) của máy chiếu. Nếu bạn có một chiếc máy chiếu SVGA, thì kích thước 800 x 600 là phù hợp. Dòng máy chiếu thịnh hành hiện nay có thể truyền tải độ phân giải XGA ở kích thước 1024 x 768. Các loại máy chiếu tốt hơn còn cung cấp độ phân giải SXGA ở mức 1280 x 1024.

Đôi khi kích cỡ ảnh được thể hiện dưới dạng inch và dpi (điểm/inch – dots per inch). Bạn có thể xem dpi như pixel và tính đơn giản bằng cách lấy dpi của ảnh nhân với inch để có độ phân giải. Chẳng hạn, bức ảnh có kích cỡ 10 x 7,5 inch với dpi 120 sẽ có độ phân giải 1200 x 900, phù hợp để trình bày trên máy chiếu XGA 1024 x 768. Các bức ảnh lớn hơn chỉ lãng phí tiền và gây tốn dung lượng lưu trữ, vì bạn không thể trình chiếu ảnh có nhiều ảnh điểm pixel hơn độ phân giải tối đa của máy. Về định dạng ảnh, hãy luôn chọn JPEG hoặc JPG vì hai định dạng này có sự bù trừ tốt giữa kích cỡ và chất lượng ảnh. PNG là lựa chọn thích hợp thứ hai, nhưng nên tránh GIF (chất lượng quá thấp) và BMP (ảnh quá phồng).

Phương pháp thiết kế slide phù hợp thứ hai trên TED dành sẵn cho bạn là phương pháp Takahashi. Được đặt tên theo nhà lập trình máy tính người Nhật Masayoshi Takahashi, phương pháp này yêu cầu bạn thiết kế các slide đơn giản chỉ chứa vài từ trên phông chữ lớn theo cách thức thiết kế đầy tính khai sáng, vốn là phiên bản cập nhật của quy tắc 7 x 7 rất thô thiển. Quy tắc 7 x 7 kêu gọi chúng ta thiết kế slide không quá 7 chấm đầu hàng và mỗi dòng không có quá 7 chữ. So với nhiều kiểu slide khác, quy tắc 7 x 7 quả là một bước cải tiến đáng kể. Tuy nhiên, cách này quá nghiệp dư đối với một bài thuyết trình TED do chấm đầu dòng không được ưu ái lắm.

Phương pháp Lessig là một dạng kết hợp giữa hai phương pháp Godin và Takahashi. Phong cách này được đặt theo tên một giáo sư luật từ Đại học Stanford, ông Larry Lessig, người đã sử dụng một lượng lớn slide đơn giản và trình bày theo kiểu chiếu cấp tốc. Như bạn có thể đoán, phương pháp Lessig kết hợp một bức ảnh toàn trang với những cụm từ đơn giản. Chẳng hạn, bạn có bức ảnh một người hoặc một con vật đang tìm kiếm thứ gì đó phía trên màn hình; và phía bên phải hình ảnh là đoạn văn bản được bạn đặt đúng tầm mắt của đối tượng.

BÍ QUYẾT 86: Nhấn mạnh các ý then chốt bằng sự đối lập cố ý về màu sắc, phông chữ và vị trí

Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, thì quy tắc tối quan trọng trong thiết kế slide vẫn là “càng ít càng tốt”. Hãy tận dụng thoải mái các khoảng trắng. Hãy cố gắng sao cho mỗi slide trở nên đơn giản, tinh tế và để toàn bài hợp thành một thể cân đối. Với người mới bắt đầu, hãy dùng một lượng từ tối thiểu hoặc hình ảnh liên quan trực tiếp cần thiết để khán giả dễ tiếp nhận ý của bạn. Một lần nữa, giọng của bạn chính là phần âm thanh nền cung cấp chi tiết bổ sung. Phong cách tối giản cũng mở rộng ra các yếu tố khác như giới hạn số lượng phông chữ, màu sắc và hình ảnh sử dụng. Phong cách này cũng áp dụng cho mật độ các khái niệm. Những slide tuyệt vời chỉ chứa một thông điệp kiểu “vì thế – cho nên”. Nếu bạn có một slide với hai biểu đồ, hãy tách làm hai slide. Huấn luyện viên diễn thuyết chuyên nghiệp Craig Valentine đã có một chỉ dẫn tuyệt vời như sau: “Hãy sử dụng slide làm nơi cất cánh và hạ cánh.”Thế là đủ.

Hầu hết các nhà thiết kế chỉ dùng một phông trong thiết kế. Vì nhiều slide có tiêu đề hoặc thông điệp chủ chốt ngắn gọn có dạng tiêu đề, nên lựa chọn tốt nhất của bạn là sử dụng biến thể của phông Helvetica, bao gồm cả phông “họ hàng” Arial. Mỗi phông chữ đều mang ngữ cảnh cảm xúc riêng, và bạn nên cố gắng kết hợp đúng kiểu chữ với thông điệp của mình. Helvetica tạo cảm giác trung tính nhưng thể hiện quyền uy, do vậy nó là lựa chọn tốt cho hầu hết các bài thuyết trình. Hầu như mỗi biển hiệu bạn thấy và logo công ty bạn lướt qua đều được xây dựng trên phông chữ này.

Nếu bạn muốn hoặc cần sử dụng nhiều kiểu phông chữ, lời khuyên của tôi là hãy dùng các phông cùng họ. Ngoài kích cỡ, phông chữ còn đa dạng ở độ đậm nhạt (chữ mảnh, chữ thường và chữ đậm) cũng như các đặc tính khác như chữ in nghiêng. Ngoài việc tiết chế các màu phông khác nhau, tất cả các biến thể này đều tạo nên sự đối lập.

Quy tắc “càng ít càng tốt” cũng áp dụng cho việc sử dụng màu sắc. Hãy chọn một bảng giới hạn tối đa năm màu. Để đảm bảo tính nhất quán về hình ảnh, phông chữ và phông nền, có một cách rất hay là trích màu từ chính hình ảnh hay một bộ hình ảnh trong bài thuyết trình. Nhiều bảng màu hiệu quả nhất thực ra là màu đơn sắc, trong đó màu (sắc thái màu) giữ nguyên nhưng độ sáng và độ tối (tông màu) cũng như độ chói và độ mờ (độ bão hòa) lại thay đổi. Hoặc giả, bạn có thể tạo ra sự đối lập rõ ràng nhưng tinh tế với một hệ màu tương tự, trong đó các màu xếp liền kề nhau trong một vòng màu. Đối với sự tương phản đậm nét, để sử dụng chúng thật tiết chế, hãy dùng các màu bổ sung đặt đối nhau trên vòng màu. Các màu trung tính như trắng hay đen cũng có thể phù hợp làm màu nền. Khi trình bày dữ liệu, hãy dùng một màu đơn sắc không gây trở ngại đến thông điệp.

Ngoài triết lý “càng ít càng tốt”, vẫn còn một bộ nguyên tắc nữa đáng để chúng ta tiếp thu là cách sắp đặt văn bản và hình ảnh có chủ ý. Một lần nữa, đây là vấn đề gây tranh cãi trong giới thiết kế, nhưng tôi khuyên bạn nên áp dụng “quy tắc số ba”. Hãy chia slide thành một bảng lưới 3 x 3 với 9 ô bằng nhau và sử dụng lưới này để sắp văn bản và hình ảnh cho thẳng hàng. Mở rộng các yếu tố ra nhiều ô là điều hoàn toàn chấp nhận được, và trên thực tế đã được thừa nhận; nhưng hãy cảnh giác và hết sức lưu ý khi làm vậy. Chẳng hạn, hãy tưởng tượng bạn đang dùng toàn bộ slide cho đúng một bức ảnh thiên nhiên. Trong trường hợp này, bạn nên căn chỉnh sao cho đường chân trời thẳng hàng với một trong hai đường ngang của lưới. Nếu bầu trời xám xịt, hãy căn thẳng hàng với đường ngang trên. Nếu bầu trời rực rỡ, hãy căn đường chân trời trùng với đường ngang dưới của lưới.

Bảng lưới này cũng là kim chỉ nam cho các tiêu điểm trên slide. Có năm điểm như thế. Bốn điểm đầu tiên là bốn giao điểm của các đường lưới và cũng là những vị trí đắc địa để đặt hình ảnh. Điểm thứ năm khó nhận thấy hơn và nằm ngay giữa tầm nhìn trực diện đến slide, tức phía trên bên phải trung điểm thật sự.

Mới đây, ngay trước khi tôi viết chương này, cô con gái 12 tuổi của tôi đang làm bài thuyết trình về hòn đảo núi lửa Krakatoa bằng Prezi, một công cụ dựng kịch bản phim với các kỹ thuật đồ họa chuyên nghiệp như lia máy và phóng to thu nhỏ. Ở một phòng khác, cậu con trai chín tuổi của tôi đang dùng phần mềm PowerPoint để viết bài báo cáo về quyển sách Number the Stars (tạm dịch: Đếm sao) của văn hào Lois Lowry⁽²⁰⁾. Mặc dù tự hào khi thấy các con mình học kỹ năng thiết kế từ sớm, nhưng tôi không khỏi rơi lệ khi thấy chúng có chút tự hào không đáng dành cho các bước chuyển cảnh trên slide và ảnh động, so với lòng tự hào chúng dành cho nội dung. Tôi ngờ rằng không chỉ các con tôi mới thế, và tôi không phải vị phụ huynh duy nhất cố gắng đảo ngược chiến thắng của hình thức (với sự trợ giúp của công nghệ) trước nội dung thực chất.

Tôi hy vọng bạn sẽ thuộc nằm lòng những lời khuyên của tôi và phát triển khả năng diễn thuyết mà không cần đến slide. Kỹ năng này ngày càng trở nên đắt giá vì nó đang ngày càng khan hiếm. Hiện tại, tôi chỉ nghĩ ra được hai ngoại lệ không dùng slide có thể chấp nhận được.

Ngoại lệ đầu tiên là khi bạn có những bức ảnh cá nhân giúp làm phong phú thêm cho bài diễn thuyết của mình. Các hình ảnh trong mục này sẽ là tư liệu chứng minh cho kinh nghiệm của bạn, và mỗi hình ảnh quả thực đáng giá bằng cả nghìn từ. Xin lưu ý rằng ngoại lệ này có hai phần. Thứ nhất, bạn sẽ dùng hình ảnh cá nhân thay vì ảnh lưu trữ trên mạng, hoặc tệ hơn nữa là ảnh có sẵn trong máy. Thứ hai, các bức ảnh phải thật sự làm giàu thêm cho bài diễn thuyết của bạn. Slide, kể cả các slide có hình ảnh, sẽ buộc khán giả tạm ngắt trí tưởng tượng của mình. Đó là cái giá quá đắt, vậy nên slide phải xứng đáng với sự đánh đổi đó.

Ngoại lệ còn lại là khi bạn trình bày dữ liệu. Một lần nữa, dữ liệu nên là dữ liệu của chính bạn và nên làm giàu thêm cho bài diễn thuyết của bạn theo cách mà ngôn từ không làm được. Đặc biệt đối với dữ liệu, hãy áp dụng các kỹ thuật trong chương này để đảm bảo các slide của bạn thật đơn giản và đúng trọng tâm.

Một số diễn giả cần tiến xa hơn việc sử dụng slide và dùng đến các đoạn phim video. Với lời nhắc nhở tương tự là các đoạn phim phải là phim của bạn và phải bổ sung giá trị cho bài nói của bạn, chúng ta sẽ chuyển sang các công cụ đa phương tiện trong chương tiếp theo.