Nguyên lý tương tự cũng có thể được ứng dụng trong hệ thống lưu trữ của bạn. Cuộc sống sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn ghi nhớ nguyên lý cơ bản này: “Chỉ một, thay vì nhiều”. Hãy tránh dùng số nhiều trong tất cả mọi thứ.

Biểu tượng quen thuộc nhất của những nhiệm vụ phức tạp nhưng vô bổ là đống giấy tờ “để giải quyết sau”. Mỗi giấy tờ đại diện cho một nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành. Nhưng cả một chồng giấy tờ sẽ gây ra sự chán nản cực độ và trở thành gánh nặng cho bạn. Bạn không còn biết chính xác nội dung yêu cầu của nó nữa. Dần dần, chồng hồ sơ ấy sẽ mạnh hơn bạn, tựa như nó đang chế giễu: “Bạn thật bê bối, chậm chạp!”. Hơn thế nữa, thật là sai lầm khi tin rằng bạn sẽ không quên nhiệm vụ của mình khi giữ những tờ giấy ấy trên bàn. Một khi bạn đã chồng các loại giấy tờ lên nhau thì chúng sẽ không còn khả năng nhắc nhở bạn được nữa. Giải pháp hiệu quả và an toàn nhất trong trường hợp này là hãy kết hợp một cuốn lịch (với danh sách những việc cần làm) và một ô đựng hồ sơ treo.

Chồng hồ sơ kinh khủng

Những chồng hồ sơ gây mệt mỏi không chỉ chứa đựng giấy tờ về các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mà còn bao gồm nhiều loại sau: những tạp chí mà bạn dự định sẽ xem qua sau, các bài báo bạn định soạn ra vào một ngày nào đấy, những bức ảnh về chuyến đi nghỉ mà bạn định sẽ sắp xếp chúng vào album…

Cách thức quen thuộc để đối phó với các đống bừa bộn đó là không hình thành chúng ngay từ đầu. “Chỉ cầm một giấy tờ lên và giải quyết nó ngay lập tức” là nguyên lý khôn ngoan trong trường hợp này. Tuy nhiên, trên thực tế, việc này chỉ có thể thực hiện được đối với các lãnh đạo cấp cao, những người luôn có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ hết mình. Còn trong cuộc sống thường nhật, bạn sẽ luôn phải tạm thời lưu trữ mọi thứ. Vì thế, việc hình thành những đống bừa bộn là điều không thể tránh khỏi.

Ô đựng hồ sơ treo: Công cụ đơn giản hóa

Nguyên lý vàng của việc đơn giản hóa những chồng giấy tờ là: “Hãy xoay chúng!”. Hãy xoay những giấy tờ trong chồng hồ sơ chín mươi độ để tách chúng ra khỏi chồng và rồi lưu trữ chúng trong một ô đựng hồ sơ treo với các ngăn hồ sơ mở ở phía trên. Chồng hồ sơ dày đặc giờ trở nên dễ giải quyết hơn rất nhiều. Nó trở nên “đơn giản” theo đúng nghĩa của thuật ngữ ấy bởi mọi công việc đều đã được phân tách riêng biệt.

Khi bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo, nghĩa là bạn đã tạo ra trật tự, thậm chí là khung thứ bậc cho chúng. Chẳng hạn, bạn sắp xếp những giấy tờ quan trọng vào ngăn trước của ô đựng hồ sơ.

Cách làm này mang đến cho bạn điều gì? Rõ ràng là bạn vẫn phải thực hiện các công việc của mình như trước đây thôi. Tuy nhiên, khi lưu trữ hồ sơ vào đúng chỗ, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan đúng đắn về chúng. Và sau một thời gian, bạn sẽ nhận ra rằng cảm giác ngột ngạt xuất phát từ những chồng giấy tờ không còn đè nặng trong lòng bạn nữa.

Để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót công việc của mình khi hồ sơ về nó biến mất khỏi ngăn lưu trữ, bạn cần ghi lại công việc ấy vào danh sách những việc cần làm, và ghi cả vào lịch hoặc thời gian biểu của bạn.

Trạm trung gian thay vì điểm đến cuối cùng

Ô đựng hồ sơ treo của bạn sẽ trở thành công cụ trung tâm, là nơi hội tụ của mọi giấy tờ. Nhưng việc này chỉ diễn ra khi bạn coi nó như một trạm trung chuyển. Không để bất kỳ giấy tờ nào ở đó quá ba tháng.

Với quyết tâm của mình, bạn có thể biến trung tâm điều khiển này thành một đồng nghiệp trung thành và tận tụy.

Mười quy tắc để dọn sạch các đống bừa bộn

1. Cất trữ trong một bìa lưu hồ sơ. Khi một nhiệm vụ nào đó đã được giải quyết, hãy mang những giấy tờ có liên quan ra khỏi ô đựng hồ sơ treo. Không gian ở đó rất quý giá. Những giấy tờ cần giữ trong một thời gian dài thì không được để trong ô đựng hồ sơ treo mà hãy cho chúng vào bìa lưu hồ sơ. Đó là lý do tại sao bạn cần có một bìa lưu hồ sơ tương ứng với mỗi ô đựng hồ sơ treo theo từng chủ đề. Hãy quẳng những thứ gì không còn cần thiết vào thùng rác.

2. Tạo các ô đựng hồ sơ hiện hành. Những giấy tờ không thuộc ô đựng hồ sơ treo nên được cất trữ ở nơi khác. Hãy giữ những hồ sơ ấy trong một ô đựng hồ sơ hiện hành. Hãy tóm lược nội dung hoặc dùng trang tựa đề của nó cho vào ô đựng hồ sơ treo tương ứng.

3. Ghi chú vào lịch. Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trước. Để không quên công việc cần làm, bạn hãy ghi chú nó trên thời khóa biểu của mình.

4. Sáng chế những tên gọi thông minh. Hãy đặt tên cho các ô đựng hồ sơ treo với mục đích biểu thị một điều gì đấy, chẳng hạn như: “Gian hàng trong hội chợ thương mại”, “Phòng nghiên cứu”, “Các chuyến công tác”. Tránh sử dụng các nhãn như: “Cấp bách” hoặc “Cần làm”. Các ô đựng hồ sơ với những cái tên chung chung, không có ý nghĩa thường bị bỏ qua nên nhiều hồ sơ trong đó dễ bị thất lạc. Đừng dùng những ngôn từ nghiêm trang buồn tẻ cho các ô đựng hồ sơ mà hãy tận dụng hiệu quả của óc hài hước. Ví dụ, thay cho nhãn: “Cần làm”, hãy đề: “Hãy trả lời tôi”, thay cho: “Hóa đơn”, hãy ghi: “Hãy trả tiền tôi”, thay vì: “Các cuộc hẹn ở quận khác”, hãy ghi “Đi xa”…

5. Liên tục thay đổi. Hãy đảm bảo rằng ô đựng hồ sơ treo của bạn là một thực thể sống. Đừng lo ngại về việc phải liên tục thay đổi tên của các bìa hồ sơ. Ví dụ: một phóng viên truyền hình luôn có ô đựng bản tin về phóng sự anh ta theo đuổi. Khi phóng sự đã hoàn tất, anh ta sẽ chuyển các giấy tờ liên quan vào một bìa lưu hồ sơ và cái ô đựng hồ sơ cũ sẽ có một cái tên mới theo tên của phóng sự khác. Hãy để sẵn nhãn dán trong ngăn cuối cùng của ô đựng hồ sơ treo.

6. Phản ứng nhanh nhạy. Một phương pháp hiệu quả khác là hãy chuẩn bị những bì thư in sẵn, đặt chúng ở ngăn đầu tiên để tiện lợi trong việc sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn phúc đáp thư từ một cách nhanh chóng.

7. Sử dụng hợp lý. Hãy xác định loại giấy tờ luôn có mặt trên bàn làm việc của bạn vì chúng chẳng thuộc vào loại hồ sơ nào cả. Hãy tạo ra các ô đựng hồ sơ phù hợp cho chúng. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một khu vực cho “Con cái” (giấy mời họp phụ huynh, danh sách các lớp học…) hoặc “Câu lạc bộ thể thao” (nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ nào đó). Các giấy tờ khác như các bài báo được cắt ra, tờ quảng cáo… sẽ được đưa vào một thư mục có liên quan. Hãy tạo ra một thư mục thích hợp nếu trong hồ sơ treo của bạn không có (ví dụ: “Các lời khuyên cho sức khỏe cá nhân”).

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra thư mục mang tên: “Chuyến đi mới” chứa đựng tất cả giấy tờ liên quan đến các chuyến đi công tác (vé tàu/xe/máy bay, lịch trình, bản đồ thành phố, địa chỉ khách sạn, thư mời, các trang tin có liên quan). Thông tin cho mỗi chuyến đi có thể được giữ trong một bìa bằng nhựa trong suốt.

Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra lại nó để chắc chắn rằng mọi thứ quan trọng đều đã ở trong đó cả. Trong suốt chuyến đi, bạn có thể sử dụng chiếc bìa đó để đựng tất cả các giấy tờ mà bạn muốn giữ lại, đặc biệt là những giấy tờ cần thiết để được thanh toán lại chi phí chuyến đi. Khi mọi việc tính toán đã hoàn tất, hãy dán nhãn cho nó và đặt vào ô đựng hồ sơ thường trực mang tên “Chuyến đi cũ”. Phương pháp đơn giản này thật sự rất hiệu quả, có thể giúp bạn lưu trữ được mọi giấy tờ.

8. Sử dụng mặt trước của ô đựng hồ sơ. Ở mặt trước của ô đựng hồ sơ treo, hãy viết số điện thoại, tên, địa chỉ, ngày tháng và các thông tin liên quan đến chủ đề được chứa đựng trong nó. Một khi cần đến, bạn chỉ mang thư mục ấy ra, nhìn sơ qua là bạn đã có được mọi thông tin quan trọng.

9. Hãy là người tiên phong. Ô đựng hồ sơ treo của bạn có thể chứa đựng được mọi thứ nếu bạn sắp xếp nó một cách khôn ngoan. Hãy tiếp tục sáng tạo để tìm ra những ứng dụng mới. Thật tuyệt nếu bạn không chỉ sử dụng hệ thống lưu trữ tạm thời của mình mà còn hình thành một tình yêu thật sự đối với nó (và tự hào giới thiệu nó với mọi người). Chẳng hạn, một người phụ nữ có thể tạo ra một ô đựng những điều ngạc nhiên dành cho các con của mình như hình dán, các câu đố cắt ra từ tạp chí, những chiếc túi nhựa nhỏ đầy kẹo dẻo…

10. Hãy dọn dẹp tài liệu thường xuyên. Hãy sàng lọc ô đựng hồ sơ treo của bạn khi nó đã quá đầy. Việc này thường không tốn nhiều thời gian như nhiều người lầm tưởng. Thực tế, các thư mục đã được bạn giải quyết từ trước đó nên sau khoảng mười phút dọn dẹp, ô đựng hồ sơ của bạn sẽ lấy lại trật tự vốn có của nó.

Năm bí quyết để có trật tự lâu dài

Bất luận là bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo hay là bìa lưu hồ sơ thì chắc chắn có ngày chúng sẽ phình ra. Thời gian để tìm kiếm các thứ đựng trong đó sẽ tăng dần, thông tin sẽ trở nên lỗi thời còn sự hăng hái làm việc của bạn thì giảm xuống. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được tình huống này. Nếu áp dụng những quy tắc đơn giản hóa sau, bạn chắc chắn có thể kiểm soát được mớ giấy tờ ấy.

1. Quy luật ba phần. Mỗi khi tìm kiếm một thứ gì đấy trong ô đựng hồ sơ đang không ngừng phát triển, hãy lấy ra ba thông tin đã lỗi thời. Hãy nhớ rằng nguyên lý của sự đơn giản hóa luôn liên quan đến các bước nhỏ nhưng yêu cầu bạn phải thực hiện ngay. Hãy hài lòng mỗi khi có một mảnh giấy được cho vào sọt rác. Nó sẽ làm nhẹ các thư mục cũng như cả tâm trí bạn và việc quản lý thời gian của bạn.

2. Sự trao đổi. Mỗi khi có thông tin mới được lưu trữ vào hệ thống, hãy quẳng thông tin cũ đi ngay lập tức. Đừng xem giấy tờ là tài sản vĩnh cửu bởi chúng chỉ là những vị khách tạm trú mà thôi.

3. Chiến lược mọi lúc mọi nơi. Mỗi chiều, hãy đặt một ô đựng hồ sơ treo, bìa lưu hồ sơ hoặc khay đựng hồ sơ lên bàn làm việc của bạn. Ngày hôm sau, hãy xem qua chúng khi bạn đang nghỉ giải lao hoặc trong thời gian chờ đợi giữa các cuộc hẹn…

4. Ngày hết hạn. Hãy đề ngày hết hạn ở vị trí dễ nhìn thấy trên các ô đựng hồ sơ hoặc bìa lưu trữ, chẳng hạn như: “Hết hạn vào ngày 31/12/11”, hoặc “Lưu vào ngày 30/06/10”. Bạn cũng có thể dán một lời nhắc loại bỏ trong thư mục tiếp theo hoặc sổ hẹn của mình.

5. Ăn mừng hoàn thành công việc. Khi bạn hoàn tất một công việc nào đó, hãy rà soát lại tất cả các hồ sơ có liên quan và các bìa lưu trữ hồ sơ. Trả lại hoặc quẳng tất cả các giấy tờ mà bạn đã không còn cần đến nữa. Những gì cần thiết cho ngày sau có thể được cho vào một bìa lưu trữ dài hạn. Và cuối cùng, bạn có thể ăn mừng thành tích của mình!

Vậy là bàn làm việc của bạn đã sạch sẽ!

Cuộc tranh đua giữa người có bàn làm việc trống trải và người có bàn làm việc ngập giấy tờ luôn kết thúc với phần thắng nghiêng về phía những người biết giữ cho mặt bàn của mình sạch sẽ. Quả thật, bạn sẽ không thể đơn giản hóa cuộc sống của mình nếu làm việc trên một cái bàn ngập giấy tờ.

Đây là bí quyết quan trọng nhất: Hãy đặt mọi thứ đã sắp xếp ở sau lưng bạn. Điều đó có nghĩa là bạn hãy đóng một cái tủ thấp, một cái kệ hoặc một cái bàn để dùng vào việc này.

Cuốn sổ ghi nhớ trên bàn làm việc

Bí quyết này rất hữu ích đối với những ai có thói quen ghi nguệch ngoạc số điện thoại và những mẩu ghi chú trên bàn làm việc. Hãy tận dụng những lúc rảnh rỗi để tập hợp chúng lại và dán tất cả vào một cuốn sổ. Việc làm này sẽ giữ cho bàn làm việc của bạn được sạch sẽ trong khi thông tin vẫn còn nguyên, phòng trường hợp bạn cần đến chúng.

Sớm xác định sự tích tụ

Nếu bạn không liên tục dọn dẹp thì những đống bừa bộn sẽ được hình thành từ một thứ rất nhỏ. Và nếu bạn không để ý ngay từ đầu thì một giấy tờ không được đặt đúng chỗ cũng có thề dần hình thành nên một đống bừa bộn lớn.

Chẳng hạn, các bản sao kê từ ngân hàng đang để trên bàn làm việc của bạn trong khi bìa lưu trữ hồ sơ đã đầy. Bạn cần phải lập một bìa lưu trữ mới nhưng cái kệ của bạn đã chất đầy những bìa lưu trữ như thế, chẳng còn chỗ trống nào. Điều bạn cần làm lúc này là sắp xếp lại chiếc kệ và rất có thể phải dọn dẹp lại cả văn phòng của mình. Tuy nhiên, có thể lúc này bạn chẳng có thời gian để làm việc đó. Kết quả: Các giấy tờ bắt đầu chồng chất lên nhau. Khi cần tìm các hồ sơ quan trọng từ ngân hàng, bạn biết chúng đang ở đâu đấy nhưng không tài nào tìm ra được. Khi không đủ can đảm để đương đầu với đống lộn xộn ấy, bạn lại tiếp tục làm đầy nó thêm. Và vòng lẩn quẩn ấy cứ tiếp diễn.

Điều này không chỉ diễn ra trên bàn làm việc của bạn mà còn có thể xuất hiện ở bất kỳ nơi đâu, từ các ô đựng hồ sơ, kệ sách, các ngăn kéo, nhà kho, tủ lớn và tủ chén trong bếp.

Nhanh chóng đối phó với những vấn đề hiện tại

Từ khóa để có được một môi trường ngăn nắp là “dòng chảy”. Vấn đề ở đây không phải là có quá nhiều thứ chảy vào mà là tình trạng ứ đọng do tốc độ của dòng chảy ra quá chậm. Sự khác biệt giữa việc tồn trữ giấy tờ ở khắp nơi và việc quản lý tốt công văn nằm ở chỗ ra quyết định nhanh. Nếu những thứ nằm trong thư mục “Cần làm” không được giải quyết, nó sẽ ngăn dòng chảy lại, làm suy yếu động lực làm việc của bạn và khiến bạn cảm thấy bất mãn. Vì vậy, hãy giải tỏa chúng ngay lập tức.

Hãy cố gắng cảm nhận loại tích tụ này. Hãy làm một cuộc kiểm tra mang tính quyết định. Điều gì ngăn cản bạn tổ chức mọi thứ ngay từ bây giờ? Điều gì khiến bạn miễn cưỡng làm việc này? Liệu có phải là một ô đựng hồ sơ treo, một bìa lưu trữ đầy ắp hay bạn chưa có một ô đựng hồ sơ dành cho các lĩnh vực hoạt động mới trong công việc?

Hãy nhớ rằng nguyên lý đơn giản hóa luôn được bắt đầu bằng những bước nhỏ. Bạn không cần phải thoát khỏi tất cả những trở ngại cùng một lúc và có lẽ bạn sẽ không bao giờ làm được như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn nhận ra một việc gì đó đang gây ra rắc rối cho mình, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Đừng tốn thời gian mơ mộng về một giải pháp tuyệt vời. Chẳng hạn, trong ví dụ của chúng tôi, việc này có nghĩa là tạo nên một bìa lưu trữ hồ sơ mới, thậm chí dù có phải đặt nó ở trên sàn nhà. Bằng cách đó, bạn sẽ phá vỡ cái vòng lẩn quẩn và bắt đầu một hiệu ứng tích cực.

Hãy thực hiện hành động lâu dài với quy luật ba phần tư

Đừng để sự hỗn độn có cơ hội xuất hiện. Đừng đợi đến khi công việc chất chồng mới ra tay giải quyết. Thay vào đó, hãy hành động khi hệ thống lưu trữ của bạn bắt đầu có dấu hiệu đầy, nghĩa là khoảng 75%.

Đạt được thành công từ các ô đựng hồ sơ theo từng bước

Chúng tôi đã đề cập đến điều này ở phần trước. Ý tưởng chỉ nên cầm một mảnh giấy lên một lần duy nhất rất hay về mặt lý thuyết, nhưng trên thực tế, đó là điều khó xảy ra. Có thể bạn cần đến ý kiến của một đồng nghiệp để điền thông tin vào lá đơn vừa được gửi đến nhưng hiện tại người ấy không có mặt ở cơ quan, hoặc cần tham khảo các tài liệu ở phòng lưu trữ thông tin hoặc phòng kế toán. Tuy nhiên, nếu bạn đến phòng kế toán chỉ để hỏi mỗi thông tin ấy thì thật chẳng đáng công tí nào. Tóm lại, việc hoàn thành một hồ sơ có thể biến thành một quá trình phức tạp. Và có thể nó sẽ được chuyển sang chồng hồ sơ có tiêu đề: “Giải quyết sau”.

Và thế là sự hỗn độn được hình thành. Chuyên gia Barbara Hemphill từng nói: “Sự hỗn độn bắt nguồn từ những quyết định bị trì hoãn”.

Vấn đề: Có một mảnh giấy trước mặt bạn. Để giải quyết nó, bạn cần phải lưu tâm đến nhiều vấn đề cùng lúc, tựa như phải xâu các hạt rời rạc thành chuỗi vậy. Và cuối cùng, bạn quyết định sẽ để nó sang một bên.

Giải pháp: Hãy bắt đầu bằng cách chọn xâu hạt đầu tiên. Hãy chọn một trong các hành động cần thiết để tiến hành bước tiếp theo. Bằng cách này, mỗi mảnh giấy mà bạn cầm lên sẽ giúp bạn tiến thêm một bước. Hemphill đã tìm ra một phương pháp hiệu quả trong việc lưu trữ giấy tờ: các ô đựng hồ sơ từng bước.

Hãy lập các ngăn hồ sơ trong ô đựng hồ sơ treo của bạn với những miếng đính đánh dấu đậm màu. Hãy đặt tên cho ngăn hồ sơ này bằng cái nhãn: “Những bước tiếp theo”. Những bước này sẽ khác nhau nhưng chúng mô tả công việc của bạn. Một số ví dụ:

• Bản sao

• Thuyết trình với sếp

• Điện thoại

• Thảo luận với…

• Làm việc với phòng kế toán

Dưới đây là một vài “hồ sơ từng bước” dành cho một nhân viên bán bảo hiểm:

• Hoàn tất các thủ tục

• Gửi đến chánh văn phòng

• Đệ trình các kiến nghị

• Đặt vào hồ sơ khách hàng

• Sắp xếp cuộc họp

Lợi ích của việc làm này là các quá trình cùng loại được tập hợp lại với nhau. Ví dụ, khi cầm hồ sơ lưu các số điện thoại, bạn sẽ có được một danh sách các cuộc gọi cần thực hiện tiếp theo. Và khi đó, bàn làm việc của bạn sẽ duy trì được sự ngăn nắp.

Không có gì gây hại cho lòng hăng say lao động của ta bằng việc nhìn thấy một khu vực làm việc hỗn độn. Lúc ấy, ta có cảm giác như nó đang âm thầm hỏi mình rằng: “Bạn sẽ bắt đầu ở đâu đây?”. Ngay khi thiết lập một ô đựng “hồ sơ từng bước”, bạn đã nhận ra bước tiếp theo của mình là gì.

Hãy mang niềm hạnh phúc đến nơi làm việc của bạn

Hãy bảo quản các ô đựng hồ sơ của bạn trong điều kiện tốt, thậm chí chăm chút cho vẻ bề ngoài của nó. Khi giữ cho mọi thứ được trật tự, bạn sẽ không còn gặp những vấn đề gây phiền toái như hồ sơ bị ứ đọng, rơi vãi ra ngoài hoặc các nhãn tên khó đọc. Khi một ô đựng hồ sơ hoặc một bìa lưu trữ bị hư, hãy tiến hành sửa chữa nó ngay lập tức. Đừng đợi đến ngày “tổng vệ sinh”. (Như một quy luật, việc đấy sẽ chẳng bao giờ xảy ra). Hãy trữ một số lượng trang ngăn, ngăn đựng hồ sơ mới, nhãn dán và bìa lưu hồ sơ phòng khi cần đến.

Hãy dùng những bìa lưu trữ chất lượng tốt, được thiết kế đẹp mắt và dễ sử dụng. Việc đầu tư mua sắm những vật dụng xinh xắn như một chiếc hộp đựng đĩa mềm thời trang, một cái cốc vui mắt để đựng bút là điều cần thiết. Khi đó, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ khi sắp xếp lại các vật dụng của mình. Hãy ghi nhớ nguyên lý vàng của việc dọn dẹp: mọi thứ đều có chỗ của chúng.

Nếu ô đựng hồ sơ treo của bạn đã quá đầy trong khi bạn không thể nào bỏ bớt bất cứ thứ gì thì hãy chuyển sang một ngăn đựng hồ sơ treo có đáy rộng bằng nhựa hoặc bằng bìa cứng có sức chứa lớn hơn. Hoặc nếu không, bạn có thể tạo một bìa lưu trữ.