Khi mới tốt nghiệp đại học và bắt đầu sự nghiệp, tôi đã không làm việc theo kế hoạch hành động của riêng mình. Trở lại những năm 1960, khi tôi theo học để làm mục sư, phần lớn nội dung khóa học là chuẩn bị cho tôi các kỹ năng tư vấn và quản lý. Vì vậy khi bắt đầu làm việc vào năm 1969, thử đoán xem tôi dành hết thời gian để làm việc gì. Đúng vậy, tư vấn và quản lý. Không có bất kỳ tiến bộ nào từ những năng khiếu (hay thiên hướng) vốn có. Mặc dù làm việc chăm chỉ, nhưng tôi vẫn không thấy hài lòng và cũng chẳng thấy có hiệu quả.

Bởi vì muốn tự cải thiện bản thân và thu thập thêm các kỹ năng không được học trong trường, năm 1971 tôi bắt đầu chuyển sang học kinh doanh. Khi đang đọc tài liệu phục vụ một trong những khóa học, tôi tình cờ gặp được một đoạn viết về Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý. Nó đề cập tới cách đặt ra các ưu tiên được gọi tên là nguyên tắc Pareto. Nó nói rằng, bằng việc tập trung chú ý của bạn vào 20% những ưu tiên cao nhất của mình, bạn có thể đạt được 80% sự đền đáp cho những nỗ lực bạn bỏ ra. Đấy chính là khoảnh khắc “ơ rê ca” của tôi! Đó là lúc tôi đưa ra quyết định: Tôi sẽ dành ưu tiên và sự tập trung chú ý cũng như năng lượng vào những việc sẽ đem lại cho mình sự đền đáp cao nhất.

Tôi không bao giờ nhìn nhận bản thân hay công việc của mình như trước nữa.

Tôi nhận ra rằng tôi cần tập trung 80% thời gian, năng lượng và các nguồn lực vào những lĩnh vực tôi có thế mạnh, chứ không phải vào tư vấn và quản lý. Những hoạt động đó không phải là không tốt. Chỉ là chúng không phù hợp với tôi. Kể từ khoảnh khắc đưa ra quyết định đó, tôi đã trở thành một người thực hành các nguyên tắc Pareto, và tôi đã truyền đạt lại nó cho những người khác trong 33 năm. (Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về nguyên lý Pareto, hãy đọc cuốn Phát triển người lãnh đạo trong bạn (Developing the Leader Within You) của tôi).

Thường thì việc này giúp tôi tập trung và đi đúng hướng, mặc dù khi mới bắt đầu áp dụng nguyên lý này, kết quả nhiều lúc không giống như tôi kỳ vọng. Margaret và tôi vẫn còn cười về câu chuyện khi cô nhờ tôi giúp cô cắt cỏ. “Margaret,” tôi nói, khi vừa mới học Pareto: “anh không muốn lãng phí thời gian vào những việc như vậy. Anh đang cố gắng ở duy trì sự tập trung. Chúng ta sẽ trả công để người khác làm việc đó.”

Margaret đã nhìn tôi và đáp: “Trả bằng gì?”

Chúng tôi đã giải quyết được việc đó, và đó chính là bước ngoặt của chúng tôi. Từ đó trở đi, tôi luôn cố gắng tập trung vào những điều quan trọng và không đi lệch mục tiêu.

ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH ĐỂ XÁC ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN NHỮNG ƯU TIÊN QUAN TRỌNG NHẤT HÀNG NGÀY

Nếu bạn muốn thay đổi cách nhìn nhận bản thân và những điều bạn làm bằng việc đưa ra một quyết định liên quan đến những ưu tiên của mình thì hãy tiến hành các bước sau:

Lấy lại ngày hôm nay

Đã bao giờ bạn nhận thấy rằng những người không có gì để làm thường muốn dành nhiều thời gian của họ cùng bạn? Nhà thơ Carl Sandburg từng nói: “Thời gian là đồng xu giá trị nhất trong cuộc đời bạn. Bạn và chỉ mình bạn quyết định tiêu xài nó thế nào. Hãy cẩn thận, đừng để người khác xài nó hộ bạn.”

Bạn có tài sản lớn nhất là 24 giờ phía trước. Bạn sẽ sử dụng nó thế nào? Bạn sẽ để các áp lực chiếm hết khoảng thời gian đó hay tập trung vào những điều ưu tiên? Bạn sẽ để những email vô nghĩa, những công việc không quan trọng, nhân viên quảng cáo qua điện thoại, những việc gián đoạn, những phiền nhiễu khác tiêu phí hết thời gian trong ngày của bạn? Hay bạn sẽ sử dụng nó một cách có trách nhiệm, kiểm soát những điều bạn có thể và để ngày hôm nay là của bạn? Nếu bạn không quyết định sẽ sử dụng ngày hôm nay của mình thế nào, một người nào đó sẽ sử dụng nó.

Tự hỏi bản thân 3 câu hỏi

Không mục nào trong 12 việc hàng ngày bổ sung thêm cho thành công của tôi nhiều hơn nguyên tắc về những điều ưu tiên. Khi khám phá ra rằng tôi cần phải thay đổi cách tiếp cận với cuộc đời và sự nghiệp của mình, tôi bắt đầu bằng cách tự hỏi mình 3 câu hỏi cốt yếu:

1. Điều gì là bắt buộc đối với tôi? Bất kỳ đánh giá thực tế nào về những việc ưu tiên trong bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống cũng phải bắt đầu từ một đánh giá thực tế về những việc mà một người phải làm. Để trở thành một người bạn đời tốt hay cha mẹ tốt, bạn phải đáp ứng những đòi hỏi gì? Để người chủ của bạn hài lòng, bạn phải làm gì? (Nếu bạn là người dẫn dắt mọi người, thì câu hỏi là: Việc gì bạn phải tự làm mà không thể giao phó cho người khác?) Khi sắp xếp những việc ưu tiên, bạn hãy luôn luôn bắt đầu với câu hỏi về các yêu cầu và suy nghĩ cẩn thận trước khi chuyển qua câu hỏi kế tiếp.

2. Điều gì mang đến cho tôi lợi ích cao nhất? Khi tiến lên trong sự nghiệp của mình, bạn bắt đầu nhận thấy có nhiều hoạt động mang lại hiệu quả hơn hẳn so với các hoạt động khác (Bất kì ai không khám phá ra điều này thì đều không có tiến triển gì trong sự nghiệp cả!). Điều tiếp theo là cần tập trung sự chú ý của bạn vào những hoạt động mang lại lợi ích cao này.

3. Điều gì mang đến cho tôi phần thưởng tuyệt vời nhất? Nếu bạn chỉ làm những việc phải làm và những gì hiệu quả, bạn sẽ có năng suất cao, nhưng có thể bạn sẽ không có được sự toại nguyện. Tôi nghĩ việc suy nghĩ về những điều khiến cá nhân bạn cảm thấy hài lòng cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng có nhiều người muốn bắt đầu ngay với câu hỏi về giải thưởng và không tiến xa hơn nữa. Không một ai có thể thành công mà không có kỷ luật để thực hiện hai lĩnh vực đầu tiên trước khi thêm vào lĩnh vực thứ ba.

Triết gia William James nói: “Nghệ thuật của sự thông thái là nghệ thuật biết phải bỏ qua điều gì”. Nếu bạn đưa những điều ưu tiên vào trọng tâm bằng cách trả lời 3 câu hỏi trên, bạn sẽ có nhiều gợi ý cho việc cần phải bỏ qua điều gì.

Luôn ở trong vùng mà bạn có thế mạnh

Người ta không chi tiền cho sự bình thường. Người ta không đi tìm kiếm một cửa hàng tầm thường, một bộ phim hạng hai khi đi chơi vào buổi tối. Người chủ không thuê một người bán hàng được biết đến với cái tên ngài Trung bình. Không ai nói: “Hãy ký hợp đồng với công ty mà sẽ chỉ đơn thuần làm đầy đủ công việc.”

Cái ngày mà tôi dừng việc khuyên bảo mọi người, và dừng để không bị sa lầy vào những chi tiết hành chính là một ngày tuyệt vời trong nhà thờ của tôi. Nhưng để tìm thấy vùng sức mạnh của mình cần có thời gian và sự tìm hiểu kỹ lưỡng. Nếu bạn chưa thực sự có một nhận thức tốt về những thế mạnh của mình, thì bạn có thể muốn khám phá một vài gợi ý bên dưới. Những điều này đều dựa trên những việc tôi đã làm để tìm ra vùng thế mạnh của mình.

• Thử và sai: Không gì dạy bạn nhiều bằng những thành công và thất bại của chính bạn. Bất cứ khi nào có việc gì dường như chỉ toàn là “thử nghiệm” và bạn mắc rất nhiều sai sót, đó có lẽ là lúc để chuyển qua việc khác. Nhưng bạn chấp nhận rủi ro thất bại để tìm được thành công của chính mình.
• Nhận góp ý từ người khác: Việc yêu cầu người khác đánh giá tính hiệu quả của bạn quả thật không phải lúc nào cũng vui vẻ, nhưng nó luôn luôn hữu ích. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn được người sẵn sàng giúp bạn mà không có ý gì khác.
• Trắc nghiệm tính cách: Các đánh giá, như là DISC, hồ sơ tính cách của Florence Littauer, và phương pháp Myers Briggs, có thể rất hữu ích. Chúng sẽ giúp lọc ra một số khuynh hướng tự nhiên của bạn và giúp bộc lộ các ưu, khuyết điểm mà bạn không tự nhận thức được.
• Kinh nghiệm cá nhân: Thường bạn sẽ cảm nhận được mình làm việc gì đó tốt đến đâu khi làm đi làm lại nhiều lần. Nhưng cần nhớ rằng: Kinh nghiệm không phải lúc nào cũng là một giáo viên giỏi – nhưng kinh nghiệm đã qua đánh giá thì có!

Thủ tướng Anh William Gladstone nói: “Người khôn ngoan là người không dành sức lực để theo đuổi những điều không phù hợp; còn người khôn ngoan hơn là người từ trong những việc có khả năng làm tốt, lựa chọn ra và quyết tâm theo đuổi những việc tốt nhất.” Bạn càng ở lại trong khu vực mình có ưu thế nhiều bao nhiêu, hiệu quả làm việc của bạn càng tốt, và khả năng đạt được những tiềm năng của bạn càng cao bấy nhiêu.

QUẢN LÝ KỶ LUẬT ĐỐI VỚI NHỮNG ĐIỀU ƯU TIÊN

Một trong những điều tôi nhanh chóng nhận thấy sau khi ra quyết định về những việc ưu tiên là các ưu tiên của tôi rất dễ dàng thay đổi. Vì lý do đó, chúng cần được liên tục đánh giá và giám sát. Cách tôi ghi nhớ để quản lý kỷ luật đối với những ưu tiên là như thế này: Hàng ngày tôi sẽ sống cuộc đời mình theo những điều mà tôi ưu tiên. Điều đó có nghĩa là gì? Có 5 điều:

1. Đánh giá những ưu tiên hàng ngày

Một người đàn ông đi xem giải Siêu cúp bóng bầu dục Mỹ (Super Bowl) và leo lên hàng đầu ở phía cuối sân vận động để đến chỗ ngồi của mình. Sau khi trận đấu bắt đầu, ông phát hiện một chỗ trống ở hàng ghế giữa sân. Sau khi tới được vị trí đó, ông hỏi người đàn ông ở ghế kế bên: “Xin lỗi, có ai ngồi ở đây chưa?”

“Chưa,” người đàn ông đáp. “Thực ra, chỗ trống đó là của tôi. Tôi đã nghĩ rằng sẽ đến xem cùng vợ mình, nhưng cô ấy đã mất. Đây là giải Super Bowl đầu tiên mà chúng tôi không đi cùng nhau kể từ khi chúng tôi kết hôn vào năm 1967.”

“Thật là buồn. Tuy nhiên, sao anh không tìm ai đó để đi xem cùng – một người thân hay một người bạn chẳng hạn?”

“Không,” người đàn ông trả lời: “tất cả bọn họ đang ở lễ tang.”

Những vấn đề ưu tiên không dừng tại chỗ; bạn phải kiểm tra lại chúng mỗi ngày. Tại sao? Bởi vì các điều kiện luôn luôn thay đổi nên phương pháp thực hiện cũng phải thay đổi. Những giá trị bạn có, một khi đã xác định, sẽ trở nên ổn định. Bạn có thể dựa vào chúng. Nhưng cách mà bạn thực hiện chúng lại cần có sự linh hoạt.

2. Lên thời gian biểu thật cẩn thận

Theo một khảo sát được thực hiện bởi Day-Timers, Inc., chỉ 1/3 số người lao động Mỹ lên kế hoạch cho lịch trình hàng ngày. Và chỉ 9% tiến hành theo nó và hoàn thành những gì họ lên kế hoạch. Nếu bạn muốn có hiệu quả, bạn phải có khả năng chuyển hóa thành kế hoạch. Tôi lên kế hoạch cho 40 ngày cùng một lúc. Nhưng khi tôi chuẩn bị sẵn sàng để tiếp cận một ngày thì tất cả đã được tôi lên kế hoạch sẵn. Từng giờ một. Thật hiếm có một ngày mà khi thức dậy tôi tự hỏi mình sẽ làm gì hôm nay – ngay cả là trong kỳ nghỉ.

3. Làm theo kế hoạch

Tôi không hề có ý xúc phạm đến trí thông minh của bạn khi đề nghị bạn làm việc theo đúng kế hoạch mà mình đề ra, nhưng cần phải nói điều đó. Theo chuyên gia quản lý thời gian Alec Mackenzie, nhiều khảo sát cho thấy hầu hết các vị lãnh đạo đều không động tới được những nhiệm vụ quan trọng nhất cho đến giữa buổi chiều. Tại sao vậy? Hầu hết bọn họ đã hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp để họ có cảm giác đã hoàn thành được việc gì đó.

Tiểu thuyết gia người Đức Johann Wolfgang von Goethe nói: “Những điều quan trọng nhất không bao giờ được phó mặc cho những điều kém quan trọng định đoạt.” Nếu bạn ưu tiên cuộc sống và lên kế hoạch cho một ngày của bạn nhưng không làm theo nó, thì kết quả của bạn cũng giống như những người chẳng có điều ưu tiên nào cả.

4. Ủy thác bất cứ khi nào có thể

Tôi quan sát thấy rằng hầu hết mọi người đều rơi vào một trong hai nhóm khi đề cập đến vấn đề ủy quyền: Những người vơ vào, hoặc những người đẩy đi. Những người vơ vào thì từ chối từ bỏ bất cứ điều gì mà họ nghĩ là quan trọng – dù cho họ có là lựa chọn tốt nhất để làm việc đó hay không? Đích đến của họ là sự hoàn hảo. Những người đẩy đi thì nhanh chóng chối bỏ các nhiệm vụ, tuy thế, hãy nghĩ một chút về việc nỗ lực ủy thác của họ sẽ thành công ra sao. Mục tiêu của họ là dọn mọi thứ khỏi bàn của mình.

Làm thế nào để tìm ra tiêu chuẩn phù hợp cho việc ủy thác? Khi nào là đúng thời điểm để chuyển giao và khi nào là đúng thời điểm để tiếp tục? Đây là chỉ dẫn mà tôi sử dụng: Nếu ai đó có thể thực hiện một nhiệm vụ tốt bằng 80% khả năng của tôi, khi đó tôi sẽ giao lại việc ấy. Như thế lại cực kỳ hiệu quả. Và nếu tôi làm tốt việc thúc đẩy, khuyến khích và khen thưởng họ, thì chắc chắn họ sẽ tiến bộ hơn. Tôi đã bàn giao trách nhiệm theo tiêu chuẩn đó, và sau một thời gian, người được bàn giao công việc đó sẽ tiến hành nó tốt hơn tôi. Khi điều đó xảy ra, tôi thấy rất hài lòng.

Bây giờ, xung quanh tôi là những người làm việc tốt hơn tôi có thể. Họ tạo nên sự khác biệt trong các lĩnh vực mà tôi còn yếu, và họ vượt qua sự kỳ vọng của tôi trong những lĩnh vực khác. Họ nâng tôi lên một tầm cao hơn là tôi có thể đạt tới nếu cố gắng một mình, và họ đã cho tôi quyền được sống với những ưu tiên của mình. Lời khuyên của chuyên gia quản lý Peter Drucker rất bổ ích: “Không một người lãnh đạo nào phải chịu đau khổ vì cấp dưới của mình mạnh mẽ và hiệu quả.”

5. Đầu tư vào đúng người hàng ngày

Có thêm một khu vực tôi muốn giải quyết trong vùng những điều ưu tiên, và đó là sự cần thiết phải ưu tiên dành thời gian cho người khác thế nào. Bạn của tôi, Waylon Moore, đã quan sát thấy rằng thường thì “chúng ta dành thời gian cho những người có vấn đề trong khi đáng ra chúng ta nên sử dụng nó để ở bên những người có tiềm năng.” Tôi nghĩ là điều này đúng.

Làm thế nào để bạn quyết định người mà bạn sẽ dành thời gian để ở bên? Chắc chắn, bạn muốn dành cho mọi nguời sự tôn trọng và cố gắng có mối quan hệ tốt và tích cực với tất cả mọi người. Nhưng bạn không thể dành thời gian cho mọi người như nhau. Dưới đây là những điều mà tôi sử dụng để đánh giá nên đầu tư thời gian vào đâu:

• Giá trị cho các đội
• Khả năng tự nhiên
• Trách nhiệm
• Thời gian
• Tiềm năng
• Hướng dẫn phù hợp

Thời gian dành cho mọi người có thể là khoản đầu tư tuyệt vời. Hãy lựa chọn người mà bạn sẽ đầu tư vào, và tiếp đó tiếp thêm cho người đó các giá trị trên một cơ sở vững chắc. Bạn sẽ không bao giờ hối hận về điều đó.

Quyết định về những điều bạn ưu tiên hôm nay

Hôm nay, bạn đang đứng ở đâu khi đề cập đến vấn đề những ưu tiên? Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau:

1. Tôi đã quyết định xác định và hành động dựa trên mức độ quan trọng của những điều ưu tiên hàng ngày chưa?
2. Nếu vậy, tôi quyết định khi nào?
3. Chính xác là tôi đã quyết định điều gì?

Kỷ luật về những điều ưu tiên của bạn hàng ngày

Căn cứ vào quyết định mà bạn đưa ra liên quan tới những điều ưu tiên, kỷ luật nào mà bạn phải thực hành hôm nay và mọi ngày để đạt được thành công?