Bạn có thường gặp tình huống mặt đối mặt với một người bạn đã từng gặp đâu đó, nhưng không thể nào nhớ được tên của họ?

Chúng ta đang sống trong một thế giới số luôn biến đổi và tràn ngập thông tin. Hộp thư nhận liên tục phải xử lý những cái tên cũ và mới mà chúng ta cần để mắt đến. Bộ não chúng ta liên tục ghi và xóa để theo kịp tin tức hay tên tuổi hiện ra trước mặt chúng ta mỗi ngày. Vì vậy hoàn toàn bình thường nếu chúng ta muốn giữ cho mình tỉnh táo, chúng ta phải biết quên và bỏ qua nhiều nút thông tin đang cố gắng chen chân vào khu vực đã đen kín trong não bộ của chúng ta.

Trong một thế giới hỗn loạn như thế này, thật khó tưởng tượng tại sao chỉ có một số ít người chịu khó nhắc lại sau khi chúng ta gặp được một nhân vật mới. Tôi thấy cần phải nhấn mạnh điểm này: Khi bạn gặp ai đó mà bạn cảm thấy muốn tạo dựng một mối quan hệ, hãy dành thêm chút thời gian để bảo đảm bạn không bị lạc lối trong mê cung tình cảm của họ.

Mới gần đây thôi, tôi vừa bay xuống Florida để đọc một bài diễn văn trong buổi lễ trao giải dành cho những thành viên cũ và hiện tại của hội ái hữu Sigma Chi tại trường đại học trước đây của tôi. Tôi chắc đã phân phát danh thiếp và địa chỉ email cho ít nhất là một trăm người trong buổi tối hôm đó. Sau khi buổi lễ trang trọng đã kết thúc, tôi rút lui về khách sạn vào lúc gần sáng và kiểm tra email. Nó nằm đó, ngay trong hộp thư của tôi, một lời nhắn cảm ơn từ một thành viên trẻ tuổi, cảm ơn tôi về bài diễn văn, ý nghĩa của nó với cuộc đời của anh ta là người xuất thân tương tự như tôi, và hy vọng một ngày nào đó được ngồi với tôi nhấm nháp ly cà phê. Trong vòng hai tuần sau đó, có hơn 100 người cùng email hay gọi điện để nói những lời tương tự. Tuy nhiên, chính cái email đầu tiên đó mới làm tôi nhớ đến nhiều nhất.

Những món quà đáng quý nhất tôi từng nhận được không phải là những món quà có thể tính bằng tiền mà chính là những lá thư, email, hay những tấm thiệp chân tình bày tỏ sự cảm ơn đã hướng dẫn và đưa ra lời khuyên hữu ích.

Bạn có muốn là những nổi bật giữa đám đông? Nếu thế thì bạn có cơ hội đi trước mọi người hàng cây số nếu bạn biết cách nhắc nhở hay hơn, khôn khéo hơn, khác xa với đám đông luôn tìm cách gây sự chú ý. Sự thật là, đa số mọi người không biết cách nhắc nhở, thậm chí cũng không quan tâm nhắc nhở. Chỉ cần bạn biết cách nhắc nhở khéo léo là bạn đã vượt lên hơn 95% những người đồng môn khác. Nhắc nhở chính là búa và đinh trong bộ dụng cụ tạo dựng mối quan hệ của bạn.

Nói chính xác hơn, nhắc nhở chính là chìa khóa thành công trong bất cứ lĩnh vực nào.

Bạn cần khởi động quy trình ngay sau khi bạn vừa gặp ai đó để chắc chắn họ nhớ tên bạn (và những ấn tượng tốt đẹp mà bạn bỏ công xây dựng).

Bạn có khoảng thời gian từ 12-24 giờ sau khi gặp mặt ai đó để nhắc lại với họ về bạn. Nếu bạn gặp ai đó trên máy bay, hãy gửi cho họ một email vào cuối ngày. Nếu bạn gặp ai đó trong một buổi tiệc nhẹ, một lần nữa, hãy gửi email cho họ vào sáng hôm sau. Đối với những cuộc gặp bất ngờ hay những cuộc họp tình cờ, email là một công cụ hữu dụng để bạn gửi cho họ vài dòng: “Tôi rất vui được làm quen với bạn. Chúng ta hãy giữ liên lạc nhé.” Trong những email kiểu này, tôi thích nhắc lại một cuộc gặp mặt – có thể là một thú tiêu khiển chung hay một mối quan tâm kinh doanh – xem như là một điểm gợi nhớ về tôi. Khi tôi rời cuộc họp, tôi ghi nhận tên và địa chỉ email của người mới quen vào database và lập trình cho chiếc PDA hay BlackBerry nhắc tôi gửi lại cho họ một email khác sau khoảng một tháng, để giữ liên lạc.

Tại sao bạn phải mất rất nhiều thời gian để tìm gặp người mới nếu như sau đó bạn không cố gắng đưa họ thành một phần trong đời sống của mình cơ chứ?

Sau buổi họp bàn công việc, tôi có thói quen làm một điều mà anh bạn học cùng hồi ở trong Havard đồng thời là cựu Giám đốc sản xuất James Clark không bao giờ quên. Đó là chỉ nhắc nhở lại, James luôn nhắc lại những lời hứa mà mọi người đã đề xuất, và hỏi xem khi nào có thể tổ chức một cuộc họp thứ hai để theo dõi những đề xuất này.

Khi đối phương đã đồng ý làm điều gì, cho dù đó chỉ là hẹn gặp uống cà phê lần sau hay là hẹn gặp ký kết một hợp đồng lớn, bạn nên đưa nó thành văn viết. Không nhất thiết phải là một cái gì đó nghiêm túc và cứng nhắc, bạn có thể thử viết đơn giản như sau: “Tôi rất vui được nói chuyện với anh trong bữa trưa hôm qua. Tôi muốn nhắc lại một số ý kiến chúng ta đã thảo luận. Tôi nghĩ là FerrazziGreenlight có thể giúp anh trong những vấn đề trên, và tôi đã dành thời gian để đưa ra kế hoạch cụ thể. Lần sau tôi vào thành phố, tôi muốn được gặp anh để trao đổi chừng năm hay mười phút.”

Mười lần có đến chín, đối phương sẽ viết thư trả lời chấp nhận lời đề nghị gặp nhau lần nữa của bạn. Sau đó, khi đến lúc cần tận dụng lời đồng ý này để gặp nhau lần nữa, bạn có thể gọi cho anh ta, nhắc lại lời hứa bằng thư mà bạn đã có. Về cơ bản anh ta đã đồng ý gặp nhau. Vấn đề chỉ còn là thời gian, nên sự kiên trì của bạn là cơ sở bảo đảm cuộc gặp sẽ diễn ra một lúc nào đó.

Nhưng nên lưu ý – và điều này đặc biệt quan trọng – đừng nhắc nhở họ về những gì họ có thể làm cho bạn, hãy tập trung vào những gì bạn có thể làm cho họ. Bạn hãy cho họ một lý do để họ muốn gặp lại bạn.

Một cách hữu hiệu để nhắc nhở là lưu lại những bài viết trên báo và gửi cho những người trong mạng lưới mà bạn nghĩ có thể quan tâm. Khi tôi được nhận những bài báo này, tôi thật sự quý chúng: nó cho thấy người ta quan tâm đến tôi và những vấn đề mà tôi đang gặp phải.

Mặc dù email là một cách thức nhắc nhở hoàn toàn chấp nhận được, bạn cũng có thể cân nhắc nhiều phương pháp khác nữa. Một lời cảm ơn viết tay có thể thu hút được sự chú ý của người khác một cách đặc biệt trong thời hiện đại. Bạn có còn nhớ lần cuối cùng bạn được nhận một bức thư viết tay không? Khi bạn nhận được một vật gì được gửi riêng cho bạn, chắc chắn bạn sẽ mở nó ra.

Lời cảm ơn là một cơ hội để khẳng định sự liên tục trong mối quan hệ và tạo ra cảm giác thân thiện. Nhắc đến những thông tin thích hợp nào mà bạn quên nói trong cuộc gặp. Nhấn mạnh đến mong muốn được gặp lại đối phương đồng thời với lời đề nghị được giúp đỡ.

Sau đây là danh sách một số điểm bạn có thể nhắc đến trong những lời nhắn:

• Luôn nhớ thể hiện sự cảm ơn chân thành.

• Luôn nhớ nhắc đến một điểm thú vị nào đó về cuộc họp hay cuộc nói chuyện – chuyện cười hay một chuyện buồn cười.

• Nhắc lại những lới hứa của hai bên – có qua có lại.

• Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

• Luôn nhớ gửi lời cảm ơn đến tên một người cụ thể.

• Gửi bằng email và thư tay. Sự kết hợp này tạo ra một ấn tượng rất riêng.

• Thời gian là mấu chốt. Nhanh chóng gửi thư ngay sau buổi gặp mặt hay phỏng vấn.

• Nhiều người đợi đến dịp lễ tết mới nói cảm ơn hay tìm cách liên lạc. Sao lại phải đợi? Những lời nhắc nhở của bạn sẽ đến sớm hơn, vào những lúc hợp lý hơn, và chắc chắn sẽ được nhớ đến lâu hơn.
• Đừng quên nhắc nhở những người đứng ra làm trung gian cho bạn gặp gỡ. Báo cho người giới thiệu biết kết quả cuộc gặp mặt, và cảm ơn họ đã giúp đỡ.

Hãy tập thói quen luôn nhắc lại. Biến nó thành một hành động không điều kiện. Nếu làm được như vậy, bạn sẽ không còn bao giờ phải vất vả cố nhớ tên người khác – và không gặp trường hợp người khác phải vất vả cố nhớ tên bạn nữa.