Thành quả mỹ mãn luôn đến từ sự chuẩn bị chu đáo.

_ROBERT H.SCHULLER

Bạn đừng để định mệnh quyết định hôm nay bạn gặp ai, gặp trong hoàn cảnh nào, họ sẽ nghĩ gì về bạn. Winston Churchill đã từng nói với chúng ta, sự chuẩn bị, nếu không phải chìa khóa dẫn đến thiên tài, thì ít nhất cũng là chìa khóa dẫn đến vẻ bề ngoài thiên tài.

Trước khi tôi gặp gỡ bất kỳ nhân vật nào mà tôi đã mong muốn tự giới thiệu mình từ lâu, tôi đều điều tra xem họ là ai và họ làm nghề gì. Tôi tìm hiểu xem điều gì là quan trọng đối với họ: các thú vui, các thử thách, mục tiêu của họ – trong kinh doanh và trong cuộc sống. Trước cuộc họp, tôi thường chuẩn bị, hoặc yêu cầu các nhân viên của mình chuẩn bị, một trang tóm tắt về người tôi sẽ gặp. Tiêu chí duy nhất quyết định nên đưa thông tin nào vào trang giấy này là tôi cần biết về người này với tư cách là một con người, những điều họ quyết liệt ủng hộ hay phản đối, và những thành tựu họ rất tự hào.

Dĩ nhiên bạn cũng cần phải biết về tình hình kinh doanh của công ty của người bạn đang muốn tạo mối quan hệ. Hoạt động kinh doanh trong quý vừa qua tốt hay xấu? Họ có tung ra sản phẩm nào mới không? Bạn phải tin lời tôi, rằng tất cả mọi người đều quan tâm đến một thứ, trước tiên và trên hết, đó là công việc họ đang làm. Nếu bạn có đủ thông tin để bước vào thế giới của họ và trò chuyện một cách đầy hiểu biết, họ sẽ thể hiện sự ưu ái rất rõ ràng. William James đã viết: “Điều căn bản trong bản tính con người là nhu cầu được trân trọng.”

Ngày nay, việc tìm kiếm thông tin không mấy khó khăn. Bạn có thể bắt đầu từ những nơi sau đây:

• Mạng Internet. Bắt đầu với trang web của công ty. Sử dụng các công cụ tìm kiếm, như Google, để kiểm tra mối quan hệ của họ. Đi gặp gỡ mà chưa tìm hiểu về người này trên Google là một điều không thể chấp nhận được.

• Thư viện công cộng. Bắt đầu với những quyển sách, tạp chí, tạp chí chuyên ngành… Tìm những bài báo viết về người này, hay do chính người này viết ra. Nếu không tìm được bài báo nào, hãy tìm hiểu về ngành kinh doanh hay loại hình công việc mà người này đang nắm giữ. Bạn cũng có thể tìm những thông tin này trên mạng.

• Những tài liệu công bố từ bộ phận quan hệ công chúng của công ty người này. Hãy gọi điện thoại đến bộ phận này và giải thích rằng bạn đã sắp xếp một cuộc hẹn nên cần tìm hiểu thông tin.
• Báo cáo hàng năm. Bạn có thể nắm được định hướng tương lai của công ty, cùng với những thuận lợi và khó khăn mà họ đang gặp phải.

Bắt đầu tạo mối quan hệ với người nào đó cũng đồng nghĩa với việc hiểu được những vấn đề hay nhu cầu của họ. Trong công việc, đó có thể là dòng sản phẩm của họ. Nhưng khi bạn trò chuyện với họ, bạn mới biết được rằng có thể con cái họ đang cố tìm kiếm cơ hội thực tập, hay chính bản thân họ đang gặp vấn đề về sức khỏe, hay chỉ đơn giản là họ muốn chơi golf giỏi hơn. Điểm tôi muốn nhấn mạnh ở đây là bạn phải biết bước qua những điều chung chung để hiểu được ai đó như một cá nhân. Hãy tìm cách xuất hiện trong những việc mà họ quan tâm, và như thế là bạn cũng đã tìm ra con đường để trở thành một nhân vật không thể thiếu trong cuộc đời của họ.

Gần đây tôi có tham dự vào một cuộc hội thảo bàn tròn do chương trình Global Conference của Milken Institute tài trợ tại Los Angeles. Đây là một cuộc tụ họp hàng năm kéo dài ba ngày của những nhà tư tưởng hàng đầu trên thế giới và những CEO để cùng thảo luận về các vấn đề toàn cầu. Buổi hội thảo này có 15 người tham dự, và họ đều là nhà điều hành những công ty lớn hơn công ty của tôi.

Bình thường chắc tôi chẳng có cơ hội được trò chuyện với họ, nhưng nhờ tôi có tham gia hỗ trợ tổ chức buổi hội thảo này, tôi đã được mời tham dự.

Các cuộc hội thảo được tổ chức sao cho phù hợp với thời gian hạn hẹp của các vị CEO. Trước cuộc hội thảo, người ta dành một thời gian ngắn để những người tham dự làm quen với nhau.

Sau đó là buổi thảo luận về tương lai của marketing, nhất là những thử thách đối với các thương hiệu lớn trên thế giới. Sau cùng là một buổi ăn tối ngắn ngủi.

Nói cách khác, tôi chỉ có cơ hội trong khỏng 3 giờ đồng hồ để đặt viên gạch xây dựng nền móng cho một hay hai mối quan hệ sau này.

Một chương trình làm việc thành công bao giờ cũng được thiết kế giúp những người tham gia tận dụng hết thời gian của mình. Mục tiêu của tôi tại những buổi hội thảo này là phải tận dụng tối đa khoảng thời gian cơ hội ngắn ngủi mà tôi tìm được để làm quen với những con người thú vị tôi chưa từng gặp trước đây.

Theo phát hiện của tôi, thức ăn có một năng lực đặc biệt để mở đầu câu chuyện. Người ta thường cảm thấy thoải mái, muốn được trò chuyện trong lúc ăn. Tuy nhiên, những bữa ăn tổ chức tại hội thảo thường rất hỗn loạn. Các bữa ăn này thường diễn ra gấp rút, ồn ào, và những người tham gia cần phải nói chuyện xã giao, không quá đi sâu vào chi tiết. Bạn sẽ không bao giờ biết mình sẽ được sắp xếp ngồi cùng bàn với người nào. Và ngồi giữa những người xa lạ này, bạn không thể nào góp ý kiến xa hơn hai ngươi ngồi bên hai tay trái và phải của mình. Trong lúc thảo luận thì mọi người ai cũng tập trung tối đa vào bài trình bày của mình.

Như vậy là chỉ còn khoảng thời gian uống nước ngắn trước buổi hội thảo. Trong những lúc này, tôi thường chọn đứng gần quầy phục vụ, vì hầu như ai cũng phải ghé qua để lấy nước uống. Trong quá trình tham dự, tôi cũng tìm hiểu những người mình muốn gặp sẽ chủ trì khu vực nào, và sắp xếp lịch trình của mình sao cho tôi luôn có mặt lúc họ bước đến hay bước ra. Điều này nghe có hơi sắp đặt một chút, nhưng thật ra, đây chỉ là đặt mình vào đúng vị trí, đúng thời điểm

Khó khăn trong những tình huống như thế này, mà cũng có thể là trong bất cứ cuộc gặp gỡ nào, là phải vượt qua được giai đoạn giữ kẽ trò chuyện vì lịch sự. Tôi đã có quen biết nhà tổ chức chính của buổi hội thảo từ nhiều tháng trước, và thông qua trao đổi tôi cũng nắm được danh sách những người sẽ tham dự – đây không hẳn là thông tin độc quyền nhưng nó giúp tôi rất nhiều trong giai đoạn chuẩn bị. Các nhân viên trong văn phòng thu thập thông tin về những nhân vật VIP sẽ đến dự hội thảo, giúp tôi biết về họ nếu tình cờ gặp mặt nhau hay ngồi ngay cạnh nhau trong bữa tiệc tối. Trợ lý của tôi giúp soạn thảo những đoạn thông tin súc tích vừa với trang màn hình máy nhắn tin riêng cho một hay hai người mà tôi đặc biệt muốn tìm gặp.

Đây là một phần trong công đoạn mà tôi gọi là làm bài tập ở nhà. Tuy nhiên, bài tập ở nhà này không thôi vẫn chưa đủ. Mục tiêu của tôi là phải tìm ra một điểm chung nào đó, sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn những gì ta có thể tình cờ phát hiện trong một cuộc gặp gỡ tình cờ. Nếu bạn có trong tay thông tin về đam mê, nhu cầu, mối quan tâm của một người, bạn không chỉ kết nối với họ, bạn có cơ hội tạo sự thân thiết bền chặt và tạo ấn tượng mạnh với họ.

Một bậc thầy trong chính trị như Winston Churchill cũng lên kế hoạch cho những cuộc gặp gỡ của ông theo một cách tương tự. Ngày nay Churchill được mọi người biết đến như là một thiên tài hùng biện, bậc thầy về nghệ thuật ứng đáp – dạng người xuất hiện ở đâu cũng thu hút sự chú ý của người nghe. Nhưng một điều nhiều người không chú ý – dù đã được Churchill thừa nhận trong những bài viết của mình – là những giọt máu, giọt mồ hôi, giọt nước mắt đã đổ ra để chuẩn bị cho từng câu nói hay từng lời pha trò duyên dáng. Churchill hiểu rất rõ sức mạnh của việc hiểu người nghe, và biết được điểm yếu của họ.

Còn tôi đã áp dụng như thế nào?

Tôi phát hiện ra rằng một trong những CEO, John Pepper, cũng đã từng tốt nghiệp trường Yale. Tôi đã từng ngưỡng mộ ông khi còn là sinh viên và đã từng nghe ông phát biểu tại trường. Pepper nguyên là CEO của Procter & Gamble, và đã chuyển sang sứ mệnh phục vụ quyền con người. Ông đã làm mọi cách để giữ nguyên câu chuyện về Underground Railroad tại viện bảo tàng ông đã sáng lập tại Cincinnati. Pepper nổi tiếng về phong cách lãnh đạo và những sáng tạo trong tiếp thị mà ông mang lại cho Procter & Gamble. Ngay cả hiện nay, khi ông không còn nắm giữ quyền lãnh đạo tại P&G, ông vẫn có ảnh hưởng rất lớn đến hội đồng quản trị của P&G và nhiều công ty khác nữa.

Nhờ biết được ông đã từng theo học tại Yale, tôi biết chắc ông có lưu lại lý lịch tại trang web của ĐH Yale. Vì vậy tôi thâm nhập vào hệ thống những người đã từng học tại Yale để tìm kiếm thông tin. Tại đây, tôi tìm thấy một kho tàng quý báu những hội đoàn trong trường và những mối quan tâm của ông thời đó. Tôi phát hiện chúng tôi đã từng học tại BerkeleyCollege tại Yale. Như vậy chắc chắn ông có biết Robin Winks, một vị giáo sư rất được mọi người yêu quý và kính trọng mà tôi may mắn có dịp làm cộng sự cho ông khi theo học tại đây. Khi tôi đề cập những kỷ niệm xưa này với Pepper, phải nói là tôi đã trúng tủ.

Đến khi chúng tôi kết thúc buổi gặp gỡ, John đã cho tôi những lời khuyên thấu đáo cũng như giới thiệu tôi với những nhân vật quan trọng cho công ty còn non trẻ của mình (vào lúc đó chính là YaYa) . Ông còn đề nghị tôi giữ liên lạc về sau. Tôi hy vọng đường đời chúng tôi sẽ còn gặp nhau sau đó, và sự thật là thế. Khi giáo sư Robin Winks mất sau đó khoảng một tuần,

chúng tôi đã cùng nhau nhắc lại kỷ niệm về ông. Vài tháng sau nữa, tôi có gặp một doanh nhân thành đạt đến từ Cincinnati và rất tự hào về viện bảo tàng trưng bày Underground Railroad, tôi đã giới thiệu ông với John Pepper để đóng góp vào quỹ. Trong năm vừa qua, có lẽ tôi đã giới thiệu được hai hay ba nhà tài trợ tiềm năng cho John.

Ngược lại, tôi không có may mắn tham gia hội đoàn hay tổ chức nào chung với vị CEO còn lại mà tôi muốn gặp. May thay, khi tôi gõ vào Google, tôi được biết bà đã từng tham gia vào giải Marathon của thành phố New York trong năm trước. Bản thân tôi hiểu rất rõ công sức và những hy sinh đánh đổi mà người tham gia giải này phải bỏ ra để tập luyện ngày này qua ngày khác để có đủ sức chạy và chạy hết đoạn đường thi đấu. Tôi cũng đã từng thử – và đã thất bại. Tôi đã tập luyện cho cuộc thi marathon được một năm thì hai đầu gối tôi bắt đầu phản đối, và làm tôi hết sức thất vọng. Nhân tiện, tôi cũng đang tìm kiếm những lời khuyên hữu ích có thể giúp tôi quay lại với marathon một ngày nào đó.

Khi tôi gặp vị CEO này, tôi liền hào hứng bắt chuyện. “Thưa bà, tôi không biết làm sao bà có thể làm được việc đó. Tôi cứ nghĩ cơ thể mình rất khỏe mạnh, nhưng việc tập luyện để chạy marathon thật không dành cho tôi. Tôi buộc phải ngừng lại.”

Dĩ nhiên bà hoàn toàn bất ngờ. “Sao anh biết tôi từng chạy marathon?” bà hỏi một cách thích thú.

Tôi không hề che giấu việc đã tìm kiếm thông tin về bà. “Tôi luôn luôn xem trọng việc tìm hiểu về người đối diện mà mình muốn gặp gỡ.” Dĩ nhiên người ta sẽ cảm thấy được trân trọng. Ai mà chẳng thế? Ngay lập tức, người kia hiểu rằng thay vì phải tìm cách giết thì giờ cho hết nửa tiếng đồng hồ với một kẻ xa lạ nào đó, giờ đây họ đã tìm được một người có chung sở thích, một người đã tìm cách để hiểu họ hơn.

Thực tế là một ngày trước đó tôi đã tìm đến Barry’s Boot Camp, một nơi tập luyện thể dục rất nghiêm chỉnh nhưng đầy hứng khởi tại West Hollywood, không xa nơi tổ chức hội thảo là mấy. Tôi bảo với bà: “Nếu bà muốn thỉnh thoảng thử một hình thức luyện tập nào khác vừa lạ vừa hấp dẫn, bà có thể thử đến mấy trung tâm huấn luyện này.” Bù lại, tôi được bà giúp cho một số kinh nghiệm để luyện tập chạy. Sau này, bà đã thử cùng đến luyện tập tại các trung tâm này với tôi, và tỏ ra rất thích thú.

Cho đến tận bây giờ, mỗi lần chúng tôi gặp nhau, chúng tôi lại cùng trao đổi về Barry’s Boot Camp và tôi kể cho bà biết về tình hình luyện tập chạy marathon của mình. Và một điều thú vị

mà tôi được biết về những người đã từng nghe lời tôi thử đến trung tâm huấn luyện là mỗi lần họ đến L.A., họ có thể không có đủ thời gian để ăn trưa hay hội họp với người khác, nhưng họ luôn có thời gian để làm một việc không liên quan đến công việc, và chúng tôi lại cùng nhau đến trung tâm tập luyện cật lực.

Một lần nữa, tôi nhắc lại là mục tiêu của bạn trong những tình huống này là phải chuyển một buổi gặp gỡ khó quên thành một tình bạn lâu bền. Hệ thống làm việc của tôi cũng có nhiều đường ngang lối tắt, nhưng trong trường hợp này thì không. Tôi đã không thể nào tìm được điểm chung của họ, và thật sự tạo mối quan hệ gắn bó với họ, nếu như tôi không làm tốt bài tập ở nhà của mình.