Kỹ năng thuyết trình và giao tiếp tiên tiến

Nếu tất cả tài năng và sức mạnh của tôi bị Chúa lấy đi, và tôi chỉ được lựa chọn giữ lại một điều, tôi sẽ không chần chừ yêu cầu được giữ lại sức mạnh ngôn từ, vì nhờ nó, tôi sẽ nhanh chóng lấy lại được những thứ khác.

—  DANIEL WEBSTER  —

Bạn đã bao giờ tình cờ chú ý tới những thay đổi ấn tượng được rút ra từ các bài thuyết trình, những cuộc giao tiếp và những buổi tập huấn suốt hơn hai mươi năm qua chưa? Phần lớn những bài thuyết trình này tập trung trong lĩnh vực giáo dục. Lúc này, chủ đề của chúng ta sẽ là làm thế nào thu hút được sự chú ý của khán giả và sau đó duy trì được mối quan tâm của họ. Chúng ta không chỉ tập trung vào giáo dục, mà còn tập trung vào khía cạnh giải trí nữa. Hơn cả, chúng ta phải giữ cho tâm trí của khán giả tập trung vào bài thuyết trình của mình.

Các nhà thuyết phục giỏi có thể duy trì sự chú ý của khán giả trong suốt quá trình thuyết phục. Nghiên cứu cho thấy mọi người dần dần ít chú tâm hơn. Bạn không phải trở thành một nhà hài kịch, nhưng cần đảm bảo rằng khán giả luôn theo dõi bạn, ngôn ngữ của bạn cộng hưởng với họ, họ sẽ chú tâm và hiểu được bạn. Khi đánh mất sự chú ý của họ, bạn sẽ không thể thuyết phục được họ nữa. Bạn có thể sở hữu một trang web lớn, là nhà thiết kế thông minh, xuất bản những cuốn sách tuyệt vời hay có bất cứ khả năng ấn tượng nào khác. Tuy nhiên, trên thực tế, công cụ thuyết phục số một lại chính là bản thân bạn, và một phần quan trọng của việc giới thiệu bản thân lại diễn ra xuyên suốt cuộc trao đổi của bạn. Đã qua rồi cái thời người ta tự ca ngợi bản thân hay xin lỗi vì những điều không phù hợp trong vai trò là người diễn thuyết. Ngày nay, bạn có thể rất nhanh chóng xuất hiện trong tâm trí khán giả. Chỉ mất hai phút trước khi bộ não của họ bắt đầu đặt câu hỏi. Để chiến đấu với xu hướng này, bạn phải rèn luyện, truyền cảm hứng và tạo ra sự thích thú cho họ bằng niềm đam mê, lòng trắc ẩn và mục đích của mình.

Các nhà thuyết phục giỏi là những người truyền đạt tốt. Jim Rohn, diễn giả nổi tiếng và tác giả của nhiều tác phẩm bán chạy đã nói: “Khi học được cách thuyết phục và giao tiếp hiệu quả, thu nhập của tôi đã tăng từ sáu con số lên bảy con số.” Các kỹ năng giao tiếp mang ý nghĩa quyết định đối với sự thành công của bạn. Giao tiếp bao gồm kỹ năng nghe điện thoại, những cuộc tương tác trực tiếp (gặp mặt), các bài thuyết trình nhóm và thậm chí cả thư điện tử.

Phần lớn các nhà thuyết phục cảm thấy không chắc chắn rằng họ sở hữu những kỹ năng giao tiếp trên mức trung bình. Kỹ năng giao tiếp của bạn cũng “trên mức trung bình” chứ? Nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra rằng 34% các nhà thuyết phục cảm thấy họ đã điều khiển được khả năng giao tiếp hiệu quả. Tuy nhiên, bằng cách nói chuyện với khán giả của họ, chúng tôi nhận thấy số người có khả năng điều khiển cuộc diễn thuyết và giao tiếp thực tế chỉ đạt 11%. Những nhà thuyết phục giỏi không ngừng nghiên cứu về những kỹ năng thuyết trình, vì đối với họ, luôn có thứ gì đó cần điều chỉnh và cải thiện.

Các cuộc nghiên cứu cho thấy, trung bình, các nhà thuyết phục giới thiệu từ sáu đến tám đặc tính của sản phẩm hay dịch vụ tới khán giả. Tuy nhiên, khán giả chỉ có thể nhớ được một, hai hay ba đặc tính mà thôi. Hơn 40% khán giả trong trường hợp này sẽ không nhớ chính xác được một đặc tính nào đó. Và có 30% khán giả nhớ một đặc tính nào đó mà nhà thuyết phục chưa từng nhắc đến. Chúng tôi cũng nhận thấy 93% khán giả đã hiểu nhầm một số thông điệp của nhà thuyết phục. Tệ hơn, họ không đặt câu hỏi hay cố gắng tìm cách dễ hiểu hơn. Hãy nhớ, một tâm trí bối rối sẽ nói không vì nó sẽ phải suy nghĩ về rất nhiều vấn đề. Vì vậy, không dễ gì có thể thuyết phục và gây ảnh hưởng tới một “tâm trí bối rối”.  

THU HÚT ĐƯỢC SỰ CHÚ Ý TỨC THÌ

Bạn có thể làm gì trong 30 giây đầu tiên để thu hút sự chú ý của khán giả? Bạn có thể chứng minh với họ rằng bạn đáng được họ lắng nghe? Thử nghĩ xem: Khi bạn giao tiếp với ai đó, họ đang mất cả thời gian lẫn tiền bạc. Khán giả đang ủng hộ bạn; họ muốn bạn thành công. Họ không muốn lãng phí thời gian và tiền bạc của mình hơn nữa. Vậy thì, tại sao nó vẫn trở nên lãng phí?

Khi bạn tiếp xúc với một người lạ, việc tìm ra điều không nên làm cũng quan trọng không kém việc phải làm gì. Hãy xem xét một số lời phàn nàn trong giao tiếp dưới đây:

• Nói quá nhỏ;

• Tránh né việc giao tiếp bằng ánh mắt;

• Bồn chồn và gây khó chịu; 

• Sử dụng những từ kiểu như ừ, ừm, v.v.. 

• Thiếu cảm xúc hay sức thuyết phục;

• Lắng nghe máy móc hay lặp đi lặp lại;

• Diễn thuyết và nói quá nhanh;

• Nói với xuống khán giả;

• Không tìm ra được những điểm tương đồng;

• Không giúp khán giả nhận thức được những giá trị của bài thuyết trình;

• Gây áp lực cho khán giả;

• Mang đến quá nhiều thông tin làm khán giả quá tải;

• Vô tổ chức, nhảy từ điểm này sang điểm khác mà thiếu sự trôi chảy;

• Không kiểm tra trước khu vực diễn thuyết để hạn chế sự xao lãng;

• Thể hiện kỹ năng lắng nghe kém cỏi;

• Nói những điều sai lầm tại những thời điểm sai lầm;

• Không áp dụng phù hợp với tính cách từng cá nhân cụ thể đang theo dõi thuyết trình;

• Thể hiện sự lo lắng và sợ hãi;

• Đi ngay tới kết luận;

• Liên tục ngắt lời;

• Đưa ra quyết định trước và giải pháp từ một phía;

• Lắng nghe có chọn lọc;

• Không hiểu được cảm xúc của khán giả;

• Cho phép những cảm xúc cá nhân xen vào;

• Tỏ ra thông thái một cách cao ngạo. 

Tin tốt là những hành động trên đều có thể khắc phục dễ dàng khi chúng ta nhận ra chúng. Chúng ta chỉ không nhận ra rằng mình thường xuyên mắc phải những điều này. Các nhà thuyết phục giỏi đã tìm ra được những điểm yếu trong bài thuyết trình của họ. Họ quay lại video khi diễn thuyết hay ghi âm lại khi nói chuyện điện thoại. Việc ghi hình bản thân sẽ giúp bạn đặt mình vào vị thế của khán giả và tạo nên một bài diễn thuyết thực sự sống động và tự đánh giá dễ dàng. Hơn nữa, bản ghi lại sẽ không thể dối trá được. Đây là bài tập thực hành không dễ chịu gì, nhưng bạn sẽ thu nhận được những khoảnh khắc sáng suốt vô giá không thể tìm thấy bằng cách khác. Hãy nhớ câu nói: “Khổ học thành tài.” Các nhà thuyết phục giỏi sẽ chịu đựng một chút đau đớn này để gặt hái được những kết quả cao hơn.

SỢ HÃI KHI PHÁT NGÔN TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG

Phải lựa chọn giữa việc phát ngôn trước đám đông hay bị nấu sôi trong chảo dầu, phần lớn mọi người đều chọn dầu oliu.

— PHILLIPS MINDELL —

Phần lớn chúng ta đều đã từng phải đối mặt với những ám ảnh ở điểm này hay điểm khác. Nỗi ám ảnh là gì? Đó chính là nỗi sợ hãi phải phát ngôn trước công chúng. Phần lớn những nỗi sợ hãi của chúng ta không phải do bẩm sinh mà do học được. Quả là một thông tin tốt, bởi vì, nếu có thể học được sự sợ hãi, bạn cũng có thể không học nó.

Trong khi đó, cảm thấy hơi lo lắng trước khi thuyết trình lại là điều hoàn toàn bình thường. Chúng ta thường cố gắng “chiến thắng” khán giả của mình bằng việc thành thật xin lỗi họ về sự lo lắng, mệt mỏi hay những sơ xuất của mình (xin lỗi trước), nhưng cách làm này có thể phản tác dụng. Họ không biết bạn cảm thấy thế nào hay bạn đã chuẩn bị đến đâu, thì tại sao bạn lại yêu cầu họ phải tìm hiểu những điều này chứ?

Những nhà thuyết phục giỏi cũng có một chút lo lắng, nhưng họ kiểm soát được sự lo lắng đó và biến nó thành năng lượng. Một số cách mà các nhà thuyết phục giỏi đã chuyển hoặc giải quyết những lo lắng của họ:

• Thực hiện những bài tập kéo dài;

• Nghe nhạc nhẹ nhàng;

• Suy nghĩ trong yên tĩnh;

• Đi bộ nhanh;

• Tham gia những bài tập hít thở;

• Hình dung ra thành công;

• Tập luyện cho bài thuyết trình của mình;

Khi cải thiện được kỹ năng này, nó sẽ giúp bạn thoát ra khỏi khu vực an toàn. Ban đầu sẽ có một số khó khăn nhất định. Tuy nhiên, sau khi tự tin và có được nhiều kỹ năng hơn, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và đạt được những kết quả mong muốn. 

Một vấn đề khác mà bạn cần thường xuyên kiểm soát trực tiếp trước khi bắt đầu cuộc giao tiếp của mình, đó là điều kiện vật chất tại nơi bạn sẽ thuyết trình. Bạn có thể lựa chọn địa điểm diễn thuyết hay thay đổi một số thứ do người khác chọn trước. Các diễn giả thường bỏ qua những chi tiết này, ngay cả khi chúng ảnh hưởng tới cách thức thông điệp được tiếp nhận. Một số yếu tố môi trường có thể dễ dàng thay đổi:

• Ánh sáng

• Quạt thông gió

• Thời gian trong ngày

• Sắp đặt ghế ngồi 

• Số lượng người tham dự

• Lối ra/lối vào

• Sự kỳ vọng của khán giả

• Sự đãng trí, xao lãng

CHUẨN BỊ THÔNG ĐIỆP CỦA BẠN

Hãy suy nghĩ hai lần trước khi nói, bởi vì ngôn từ của bạn và sức ảnh hưởng của nó sẽ ươm mầm hạt giống thành công hay thất bại trong tâm trí của người khác.

— NAPOLEON HILL —

Chúng ta đã biết những lời phàn nàn thường gặp trong giao tiếp, một danh sách dài những việc không nên làm và giờ là lúc nhìn vào những việc nên làm. Các yếu tố phổ biến trong những buổi thuyết trình và những cuộc giao tiếp lớn là gì? Bất kể bạn đang nói chuyện trực tiếp với ai đó hay nói qua điện thoại, hoặc ở trong một căn phòng chật kín người, thì những bài thuyết trình lớn cũng cần phải được:

• Hoàn thiện 

• Đề xuất bước tiếp theo

• Dự trù được các câu hỏi và những vấn đề liên quan 

• Có lời kêu gọi hành động

• Tránh cầu kỳ, kiểu cách 

• Thu hút được sự chú ý

• Rõ ràng và chính xác

• Trôi chảy

• Tạo dựng được giá trị 

• Chứa đựng những trợ giúp

• Tạo cảm hứng 

• Tổ chức tốt

• Tránh lan man 

• Chứa đựng niềm đam mê

Một vấn đề khác bạn cần phải kiểm soát trực tiếp là việc chỉnh sửa thông điệp để phù hợp với khán giả của mình. Việc nhận thức được điều bạn đang chia sẻ vừa có ý nghĩa vừa hữu ích với họ là vô cùng quan trọng. Để làm được điều này, bạn phải truyền tải rõ ràng câu trả lời của mình tới khán giả với ba câu hỏi hóc búa sau:

1. Tại sao tôi nên quan tâm?

2. Điều này sẽ có lợi gì cho tôi?

3. Nó sẽ đáp ứng được nhu cầu của tôi chứ?

Khán giả phải có lý do để muốn lắng nghe bạn, và việc cung cấp các câu trả lời cho những câu hỏi trên sẽ cho họ lý do để lắng nghe. Chiến lược này hiển nhiên sẽ dẫn tới những câu hỏi tiếp theo: những nhu cầu và mong muốn của khán giả là gì? Họ muốn nghe điều gì? Làm thế nào tôi có thể điều chỉnh thông điệp của mình phù hợp với họ? Tất nhiên, để trả lời những câu hỏi trên, bạn phải biết và hiểu khán giả của mình. Hiển nhiên, các khán giả sẽ thể hiện những tính cách khác nhau của họ. Hãy cố gắng hiểu cảm xúc và đặc điểm chung của mỗi nhóm khán giả. Đâu là chủ đề chung nhất của họ?

 CÁC KIỂU KHÁN GIẢ

Việc quan sát những nhà thuyết phục giỏi tiết lộ rằng bạn phải hiểu làm thế nào có thể tương tác được với nhiều kiểu người khác nhau và biết họ đến từ đâu. Dưới đây là một số kiểu khán giả phổ biến mà các nhà thuyết phục phải đối mặt:

Những khán giả chống đối

Khán giả kiểu này thường phản đối bạn và có thể sẽ chủ động chống đối công việc của bạn. Khi phải đối mặt với những người này, bạn hãy sử dụng những chiến thuật sau:

• Tìm ra điểm gì đó để đồng tình với họ.

• Đừng bắt đầu bài thuyết trình bằng việc công kích vị trí của họ.

• Tập trung vào sự tín nhiệm của bạn.

• Cho họ thấy rằng bạn đã chuẩn bị kỹ càng bài diễn thuyết.

• Tôn trọng những cảm xúc, giá trị và niềm tin của họ.

• Lắng nghe họ.

Những khán giả thờ ơ

Kiểu người này hiểu vị trí của bạn nhưng không quan tâm tới kết quả. Chìa khóa để giải quyết những người này là tạo động lực và năng lượng cho họ. Nói cách khác, bạn hãy trở nên năng động. Để thuyết phục những khán giả thơ ơ, hãy:

• Trình bày những lợi ích hay trả lời câu hỏi “Tôi có được điều gì từ đó?”

• Sử dụng mối liên hệ giữa cảm hứng và nỗi tuyệt vọng.

• Thu hút sự chú ý của họ bằng một câu chuyện.

• Khiến họ cảm thấy có mối liên kết với các vấn đề của bạn.

• Tránh những lập luận phức tạp, khó hiểu.

• Thể hiện sự đam mê của bạn.

Những khán giả thiếu thông tin

Đây là kiểu khán giả không có được những thông tin cần thiết. Để thuyết phục những người này, bạn nên sử dụng những chiến thuật sau:

• Khuyến khích việc đặt câu hỏi.

• Đưa ra thực tế đơn giản và đi thẳng vào vấn đề.

• Làm cho thông điệp của bạn thú vị và duy trì được mối quan tâm.

• Sử dụng các ví dụ và số liệu đơn giản.

• Trích dẫn lời những chuyên gia họ kính trọng.

• Đảm bảo họ hiểu những điều bạn đang nói.

Những khán giả hỗ trợ

Một khán giả đã đồng tình với bạn. Vì thế, có thể bạn sẽ nghĩ rằng việc thuyết phục những khán giả này rất dễ dàng, nhưng hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là khiến anh ta hành động, chứ không nhất thiết phải đồng tình với bạn. Hãy sử dụng những chiến thuật sau đây với kiểu khán giả này:

• Tăng cường năng lượng và sự nhiệt tình của họ.

• Giúp họ đối phó với những khó khăn trong tương lai.

• Khiến họ hành động và hỗ trợ bạn.

• Củng cố sự quý trọng của họ.

• Sử dụng các nguồn chứng nhận.

• Có được cam kết của họ.

Khi nói chuyện với một số lượng lớn khán giả, bạn sẽ nhận thấy có sự tổng hợp giữa bốn loại khán giả ở trên. Khi trao đổi với một khán giả mới − trong một hay một trăm khán giả − hãy tìm ra phong cách phù hợp nhất có thể mang lại sự nổi bật cho bạn. 

KHUYẾN KHÍCH THÔNG ĐIỆP CỦA BẠN

Trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, hãy chắc chắn rằng bạn có cách để hỗ trợ và khuyến khích thông điệp của mình. Những nhà thuyết phục giỏi sử dụng các công cụ hỗ trợ thuyết trình để đưa ra những điểm chính một cách rõ ràng, chính xác và hiệu quả. Những công cụ hỗ trợ này sẽ thúc đẩy bài diễn thuyết, thu hút sự chú tâm của khán giả, nhưng nếu sử dụng thái quá sẽ làm họ xao lãng thông điệp của bạn. Hãy tìm ra sự cân bằng giữa hai yếu tố này. Khi nghĩ tới các công cụ trợ giúp, chúng ta sẽ hình dung ra những công cụ phổ biến như sơ đồ, biểu đồ, tranh ảnh hay cách trình bày bằng Power Point. Trong suốt bài diễn thuyết, bạn có thể sử dụng cách phát tài liệu cho khán giả, chiếu đoạn phim hay thậm chí là sử dụng một đồ vật nào đó liên quan tới thông điệp. 

Những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn là những công cụ thuyết phục hiệu quả bởi chúng thúc đẩy các giác quan. Phần lớn mọi người thường được định hình về thị giác nhưng chúng ta cũng không nên bỏ qua âm thanh, vị giác và xúc giác. Hãy học cách kết hợp tất cả các giác quan lại để tăng cường sự tham gia của trí óc. Càng sử dụng nhiều giác quan, bài diễn thuyết của bạn càng tốt hơn. Việc kết hợp thính giác, thị giác và vận động sẽ tăng cường khả năng hiểu và ghi nhớ. Theo quy luật chung, bài diễn thuyết của bạn càng ngắn gọn và đơn giản bao nhiêu, bạn càng ít phải sử dụng những công cụ hỗ trợ giác quan của mình bấy nhiêu.

VẤN ĐỀ KHÔNG PHẢI BẠN NÓI GÌ MÀ LÀ BẠN NÓI NHƯ THẾ NÀO

Ngôn ngữ sẽ chẳng mang ý nghĩa gì nếu chúng chỉ đơn thuần là ngôn từ và không có trái tim.

— NGẠN NGỮ TRUNG QUỐC —

Những ngôn từ chúng ta sử dụng và cách chúng ta nói có ảnh hưởng lớn đến việc đánh giá của khán giả. Những ngôn từ khác nhau mang những ý nghĩa khác nhau và dành cho những người khác nhau. Trong thực tế, tìm ra một loại ngôn từ mang ý nghĩa trung lập không phải là điều dễ dàng. Những ngôn từ đúng đắn sẽ lôi cuốn người nghe còn những ngôn từ sai sẽ phá hủy bài thuyết trình. Những ngôn từ hiệu quả biến mọi thứ trở nên sống động, tạo ra năng lượng và khả năng thuyết phục. Ngược lại, những ngôn từ không hiệu quả sẽ làm mọi thứ trở nên ảm đạm, khiến mọi người cảm thấy khó chịu. Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng những phát ngôn viên có kỹ năng ngôn ngữ tốt sẽ được đánh giá là đáng tin cậy và có năng lực. Mặt khác, những phát ngôn viên ngập ngừng, sử dụng từ ngữ không đúng, thiếu trôi chảy lại được đánh giá là không đáng tin cậy, kém năng lực và không hiệu quả. 

Một cách khác được các nhà thuyết phục thành công sử dụng để làm tăng mức độ ảnh hưởng của thông điệp đó là sử dụng ngôn ngữ mô tả sống động. Hãy tưởng tượng bạn đang bước vào một căn bếp đẹp và ngập tràn ánh nắng mặt trời. Bạn đến tủ lạnh và lấy ra một quả chanh. Bạn có thể cảm thấy đó là một quả chanh mọng nước. Khi bôi một chút tinh dầu của vỏ chanh lên tay, bạn ngửi thấy mùi thơm nức. Với lấy con dao, bạn bổ nó làm đôi. Một chút nước chảy ra từ nửa quả. Bạn đưa vào miệng và cắn một miếng. Khi răng chạm vào tép chanh, bạn cảm thấy như nước chanh đang tan ra trong răng và lưỡi của mình. Thứ chất lỏng này chua khủng khiếp! Bạn nhăn mặt và rồi nuốt chửng nó luôn. 

Bạn bị chảy nước miếng chưa? Hầu hết mọi người đều như vậy đấy. Một điều nữa là, nếu tôi chỉ đơn giản khiến bạn phải chảy nước miếng thì có thể sẽ không hiệu quả. Một trong những lý do khiến các mô tả sống động và những hình ảnh vui nhộn có sức mạnh như vậy là vì tiềm thức của con người không thể phân biệt giữa sự thật và những hình ảnh sống động. Bạn có thể biến điều này thành lợi thế của mình bằng cách giúp khán giả nhìn thấy, nghe thấy, cảm thấy và trải nghiệm chính xác những gì bạn đang nói.

Việc nói về một chú bò tót và thực sự được cưỡi nó không hề giống nhau.

— NGẠN NGỮ TÂY BAN NHA —

Một công ty đang cố gắng bán cho khách hàng những giải pháp tiện ích cho ngôi nhà của họ bằng cách sử dụng ngôn từ sống động để thúc đẩy thông điệp của mình. Họ cử các kiểm toán viên tới để chỉ cho chủ nhà thấy chỗ nào lãng phí năng lượng và cung cấp những giải pháp tiết kiệm và sử dụng điện hiệu quả. Bất chấp những lợi ích tài chính rõ ràng trong thời gian lâu dài, chỉ 15% những người được tư vấn tham gia và trả tiền cho dịch vụ tiện ích này. Sau khi tìm kiếm lời khuyên từ hai nhà tâm lý học về cách làm thế nào có thể bán những giải pháp tiện ích, công ty này đã thay đổi kỹ thuật khi mô tả việc sử dụng điện năng không hiệu quả của các gia đình bằng những ngôn ngữ sống động hơn. Các kiểm toán viên nói cho chủ nhà về những vết nứt tường dường như xảy ra từng phút và dần dần biến thành lỗ hổng to bằng kích thước của một quả bóng rổ. Lần này, 61% chủ nhà đã đồng ý tham gia gói dịch vụ tiện ích do công ty này cung cấp.

Khi lựa chọn ngôn ngữ, bạn hãy loại bỏ những thuật ngữ khó hiểu và thay vào đó bằng những cách nói thông dụng. Để tối đa hóa hiệu quả, thông điệp của bạn phải dễ hiểu, dễ nhớ và dễ sử dụng đối với khán giả.

GỌT DŨA THÔNG ĐIỆP CỦA BẠN

Giọng nói là khuôn mặt thứ hai.

— GERARD BAUER  —

Ba mươi giây đầu tiên với khán giả của bạn rất quan trọng. Bạn bắt đầu bằng cách nào? Các nhà thuyết phục giỏi biết cách gọt dũa và thiết kế thông điệp của mình. Phần giới thiệu của bạn bắt nguồn từ sự nhận định và ấn tượng của khán giả. Phần giới thiệu này chỉ nên chiếm tối đa 10% toàn bộ bài thuyết trình của bạn. Hãy dự tính tốc độ thuyết trình của bạn để biết chính xác những điều bạn sẽ nói và làm thế nào để nói những điều đó một cách hiệu quả. 

Hãy bỏ ngay những cách nói cũ rích như “Chủ đề hôm nay là …” hay “Tôi sẽ nói về …” hay tệ hơn là “Tôi được chỉ định để nói về …”. Khi chuẩn bị cho phần mở đầu, bạn hãy nghĩ tới những cách có thể thu hút sự chú ý của khán giả. Dưới đây là một số cách để thu hút sự chú tâm của khán giả:

• Sử dụng khiếu hài hước. 

• Kể một câu chuyện cá nhân.

• Đặt một câu hỏi khiêu khích đòi hỏi khán giả phải suy nghĩ.

• Chia sẻ một trích dẫn nổi tiếng.

• Trình bày một thực tế hay một số liệu gây ngạc nhiên.

Khi chuyển từ phần giới thiệu sang phần chính của bài thuyết trình, bạn hãy nhớ tới TESS − gồm Testimonials (Chứng thực), Examples (Ví dụ), Statistics (Số liệu) và Stories (Câu chuyện). Các nhà thuyết phục hàng đầu có xu hướng kết hợp chặt chẽ những yếu tố này vào bài thuyết trình của mình. Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng khi nói chuyện với một khán giả, mỗi yếu tố trong TESS sẽ cộng hưởng với những khán giả khác nhau. Tỷ lệ trung bình của TESS như sau:

• Chứng thực: 12%

• Ví dụ: 23%

• Số liệu: 18%

• Câu chuyện: 47%

Chứng thực. Chứng thực là sự khẳng định hay tuyên bố của một người về điều họ tin tưởng và coi là sự thật. Trong bài diễn thuyết của bạn, lời chứng thực đó có thể là của bạn hoặc của một người khác. Các chứng thực là nguồn đánh giá xã hội − mọi người nghĩ rằng nếu những người khác đã tin nó thì tại sao họ lại không tin. Những nhà thuyết phục giỏi biết cách sử dụng chứng thực khi sự tín nhiệm của họ không cao. Khi đảm bảo các chứng thực của bạn đáng tin cậy và không phải bịa đặt, chúng sẽ có giá trị với khán giả của bạn.

Ví dụ. Ví dụ là lời giải thích, mô hình để thể hiện hay minh họa cho quan điểm của bạn. Thay vì nói thẳng thực tế, những ví dụ sẽ giúp cho quan điểm của bạn trở nên sống động hơn. Ví dụ sẽ củng cố những ý tưởng và khiến chúng trở nên sinh động và thực tế trong tâm trí của khán giả. Những ví dụ có thể được lấy từ các cuộc nghiên cứu, từ các bài báo bạn đã từng đọc − và thậm chí cũng có thể là câu chuyện của cá nhân bạn.

Số liệu. Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng trở nên hoài nghi hơn, tôi đề xuất hạn chế sử dụng số liệu. Mọi người đều biết bạn có thể “chế biến một cuốn sách” và tìm ra số liệu chứng minh cho mọi thứ. Nhưng khán giả muốn có những số liệu đáng tin cậy. Những số liệu kết hợp với cái đầu tư duy logic và thuyết phục sẽ trở nên thuyết phục hơn. Hầu hết các số liệu đều cần giải thích và thường hiệu quả nhất khi có các công cụ trợ giúp giác quan.

Câu chuyện. Đây là công cụ quyền năng nhất trong bốn công cụ của TESS. Chúng vẽ ra những bức tranh cho khán giả, giúp họ hiểu và đánh giá cao thông điệp của bạn. Bạn có thể nghĩ đến lúc mình là một khán giả, và chẳng hề để tâm đến diễn giả. Bạn có thể đang chìm đắm trong thế giới riêng của mình, và rồi đột nhiên, bạn chú ý lắng nghe bởi diễn giả đang bắt đầu kể một câu chuyện thú vị. Khi nghe thấy một câu chuyện, chúng ta sẽ tự động bị cuốn vào nó và muốn biết chuyện gì sẽ xảy ra tiếp theo. 

Các nhà thuyết phục giỏi luôn làm chủ việc kể các câu chuyện. Khi hiểu những nhân tố của các câu chuyện thích hợp và cách thức sử dụng được chúng, bạn sẽ có thể chạm tới trái tim của người khác. Vì bạn không thường xuyên có cơ hội thiết lập được sự hòa hợp và niềm tin với từng khán giả, nên những câu chuyện có thể trả lời cho tất cả các câu hỏi của họ về bạn, bạn là ai và bạn đang trình bày điều gì. Bạn muốn họ đánh giá bạn là người vui vẻ, thật thà hay ngược lại? Hãy chọn những điểm cơ bản bạn muốn trình bày và chọn lựa các câu chuyện phù hợp với những luận điểm đó. Nhờ đó, khán giả sẽ có xu hướng chấp nhận bạn và thông điệp của bạn. Nền tảng bạn thiết lập với khán giả càng quen thuộc, họ sẽ càng dễ chú tâm và chấp nhận bạn hơn.

Mọi người có xu hướng đánh giá những kết luận của bản thân họ cao hơn những kết luận của bạn, vì vậy, nếu có thể biến câu chuyện của bạn trở thành câu chuyện của họ, bạn sẽ trở nên thuyết phục hơn. Hãy sử dụng các câu chuyện để giúp khán giả trả lời được những câu hỏi của riêng họ. Nếu thành công, thông điệp của bạn sẽ phát triển mạnh mẽ trong trái tim cũng như trong tâm trí của khán giả. Nếu họ không nhớ gì về bài thuyết trình hoặc câu chuyện của bạn, thông điệp ẩn sau đó sẽ không bao giờ được sáng tỏ.

Vậy kết luận của bạn là gì? Mục tiêu của bạn khi là một người thuyết phục là biến kết luận của mình trở nên dễ nhớ. Trong khi phần giới thiệu của bạn chiếm 10% toàn bộ bài thuyết trình, phần kết luận này chỉ nên chiếm 5% thôi. Vì đã thuyết phục khán giả trong suốt thời gian diễn thuyết rồi nên bạn chỉ cần 5% để tóm tắt lại toàn bộ vấn đề. Kết luận nên ngắn gọn, dễ nhớ và tóm tắt lại chính xác tất cả những luận điểm chính.

Khi chuyển sang phần kết luận, hãy nhớ phần “kêu gọi hành động”. Phần này nên ngắn gọn và đúng trọng tâm. Hãy nghĩ tới những điều mà bạn muốn khán giả của mình ghi nhớ nhất. 

PHONG CÁCH DIỄN THUYẾT CỦA CÁC NHÀ THUYẾT PHỤC GIỎI

Bạn đã biết một số lời khuyên về phần mở đầu, phần chính và phần kết của bài thuyết trình, bây giờ, tôi muốn thảo luận một chút về phong cách diễn thuyết của các nhà thuyết phục giỏi. Chúng tôi đã quan sát kỹ phong cách của họ và nhận thấy họ thực sự đã tạo ra sự khác biệt.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn không nói quá nhanh. Chúng ta có xu hướng thuyết trình vội vàng, đặc biệt khi đang cảm thấy lo lắng. Hiển nhiên, nếu khán giả không hiểu bạn, toàn bộ quan điểm của bạn sẽ thất bại ngay từ đầu. Mặt khác, nói quá chậm cũng không phải là một ý tưởng tốt vì điều này sẽ khiến khán giả đánh giá bạn là người chậm chạp. Bạn hãy giữ tốc độ nói ở mức tự nhiên, đủ năng lượng để khiến mọi thứ diễn ra trôi chảy, đừng quá nhanh dễ gây ra cảm giác bồn chồn lo lắng hay căng thẳng.

Một yếu tố quan trọng khác cần quan tâm đó là âm lượng. Chúng ta đều đã có những trải nghiệm bực mình khi phải căng tai nghe người khác nói. Hãy chắc chắn rằng âm lượng bạn phát ra vừa đủ, dễ nghe, đặc biệt khi bạn không sử dụng đến sự trợ giúp của micro.

Bên cạnh đó, bạn hãy chú ý tới sự ảnh hưởng của những đoạn tạm dừng và những khoảnh khắc im lặng. Những đoạn tạm dừng này sẽ làm tăng ý nghĩa và ảnh hưởng của thông điệp. Sự im lặng đúng lúc có sức mạnh hơn rất nhiều lời nói. Tuy nhiên, ảnh hưởng mạnh mẽ này cũng khiến nó có thể bị lạm dụng quá mức. Bạn không nên sử dụng sự tạm dừng hay im lặng quá nhiều. Những khoảng tạm dừng cũng làm tăng khả năng hiểu biết. Khi bạn tạm dừng câu chuyện, nó cho phép khán giả có thời gian để suy ngẫm, giúp họ lĩnh hội được thông điệp bằng cả tâm trí và cảm xúc của mình. Bất kể đó là thời gian để suy nghĩ hay tận hưởng nụ cười, nó cũng sẽ giúp khán giả hiểu sâu sắc hơn câu chuyện của bạn.

Trong suốt buổi thuyết trình, bạn hãy sử dụng cử chỉ cơ thể một cách cẩn thận. Quy tắc chung là, người diễn thuyết nên chuẩn bị trước việc sử dụng những cử chỉ của mình. Chúng phải phù hợp với câu chuyện bạn đang kể và không biểu hiện một cách vụng về hay lúng túng. Đừng quá lạm dụng cử chỉ mà hãy sử dụng chúng để thu hút sự chú ý của khán giả, bổ sung sự kịch tính cho câu chuyện và nhấn mạnh những điểm chủ chốt. Hãy coi ngôn ngữ cơ thể là một công cụ phục vụ và mở rộng câu chuyện bạn đang kể. Trên hết, cử chỉ của bạn phải được thể hiện một cách tự nhiên. Đừng quá cứng nhắc trong những bài diễn thuyết của mình. 

KIỂM SOÁT NHỮNG KỲ VỌNG

Các nhà thuyết phục giỏi biết cách kiểm soát những kỳ vọng của bản thân. Các cá nhân có xu hướng hành xử nhất quán với kỳ vọng của người khác bất kể những kỳ vọng này là tích cực hay tiêu cực. Khi biết ai đó hy vọng điều gì ở mình, chúng ta sẽ cố gắng làm họ hài lòng để nhận được sự tôn trọng và yêu quý.

Kỳ vọng được truyền tải theo những cách khác nhau. Có thể thông qua ngôn từ, giọng nói, hay ngôn ngữ cơ thể. Hãy nghĩ đến khi bạn được giới thiệu với một ai đó. Thường thì người đó sẽ tự giới thiệu tên, sau đó bạn cũng làm như vậy. Cũng có thể cô ấy sẽ giới thiệu cả họ lẫn tên, và bạn cũng làm tương tự như vậy. Dù nhận ra hay không, nhưng bạn đang chấp nhận những dấu hiệu thể hiện sự mong đợi của người khác và bạn hành động dựa trên những mong đợi đó. 

Bạn đã bao giờ để ý những kỳ vọng của bạn trở thành hiện thực bằng cách nào chưa? Trên thực tế, kỳ vọng là một sự tiên đoán trước được tự đáp ứng. Chúng ta trở thành nô lệ của những kỳ vọng cả trong và ngoài tiềm thức. Chúng ta có thể thường xuyên nhận ra điều này trong thế giới kinh doanh. Ví dụ, khi một nhân viên kinh doanh thiết bị điện nói: “Anh sẽ thích chiếc tivi này vì nó khiến các môn thể thao của anh trở nên sống động”, anh ta đang chuyển sự tập trung của bạn ra khỏi việc mua hàng và tạo ra một hình ảnh thú vị trong đầu bạn. Anh ta vẫn nói thế mặc dù bạn đã hoàn toàn đồng ý mua chiếc tivi này vì bạn chỉ có thể xem khi mua nó. Anh ta hành động như thể đó là một vụ mua bán đã xong – và sự thật là, càng làm như thế, anh ta càng thành công.

Tôi thích nhìn thấy những nhân viên bán hàng tận nhà sử dụng những kỳ vọng như những lợi thế của họ. Họ tiếp cận một ngôi nhà nào đó, bấm chuông và cùng với một nụ cười tươi tắn, họ nói với khách hàng của mình rằng họ có điều tuyệt vời muốn giới thiệu. Tất nhiên, họ sử dụng chiến lược này khi đã đặt được chân vào ngưỡng cửa đáp ứng hy vọng của chủ nhà. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy kỹ thuật này được sử dụng thường xuyên như thế nào. Bạn đã bao giờ cảm thấy tồi tệ khi rời khỏi một cửa hàng hay một nơi nào đó mà không mua bất cứ sản phẩm nào? Tại sao bạn lại cảm thấy tồi tệ? Bởi vì cửa hàng đó đã tạo ra và gây ấn tượng mạnh lên bạn (thường theo những cách rất tế nhị) với kỳ vọng bạn sẽ mua một sản phẩm của họ.

CÁC YẾU TỐ  BÍ ẨN VÀ SỰ CHỜ ĐỢI

Sử dụng các yếu tố bí ẩn và sự chờ đợi là một cách để thúc đẩy giao tiếp. Các nhà thuyết phục giỏi có thể khiến khán giả của mình ngồi sát mép ghế và háo hức muốn nghe thêm. Việc chờ đợi làm chúng ta phát điên! Chúng ta muốn biết kết thúc của câu chuyện. Điều này còn được biết với cái tên “Hiệu ứng Zeigarnik”, đặt theo tên của nhà tâm lý học người Nga − Bluma Zeigarnik. Ảnh hưởng này là xu hướng khiến chúng ta nhớ đến những suy nghĩ, ý tưởng, hay nhiệm vụ không hoàn chỉnh hơn là những suy nghĩ, ý tưởng hay nhiệm vụ đã hoàn chỉnh. 

Chúng ta có thể nhận thấy Hiệu ứng Zeigarnik trong các bản tin thời sự trên tivi và những chương trình khác mọi lúc mọi nơi. Trước thời gian nghỉ quảng cáo, người dẫn chương trình sẽ thông báo một đoạn tin thú vị nào đó sắp được chiếu vào phần tiếp theo. Thông tin này sẽ thu hút sự quan tâm của bạn và thay vì chuyển sang kênh khác, bạn vẫn tiếp tục xem kênh này. Các bộ phim, các chương trình truyền hình thường tạo cho bạn sự mong đợi như vậy. Bằng việc để lại một số vấn đề chưa được giải quyết trước khi tạm dừng để phát quảng cáo, những chương trình này đã thu hút được sự chú ý, khiến chúng ta quan tâm và có động lực để tiếp tục xem. Chúng ta sẽ không cảm thấy hài lòng cho đến khi biết được phần kết hay giải pháp cuối cùng.

THUYẾT PHỤC GIỎI VÀ CÁC KỸ NĂNG NGHE ĐIỆN THOẠI

Giao tiếp trên điện thoại đòi hỏi bạn phải vượt qua những thử thách nhất định. Ấn tượng đầu tiên qua điện thoại cũng quan trọng không kém ấn tượng trong cuộc gặp mặt trực tiếp, nhưng thử thách đầu tiên dành cho bạn chính là khán giả không nhìn thấy khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể hay ngoại hình của bạn. Vì thế, mọi thứ về bạn sẽ được họ đánh giá hoàn toàn trên điện thoại.

Những bài thuyết trình trực tiếp thường được chuẩn bị và lên kế hoạch trước, trong khi những bài giới thiệu qua điện thoại lại thường được xem là sự phá đám. Thật bất ngờ bởi hiện nay rất nhiều công ty vẫn sử dụng hệ thống trả lời tự động khi một trong những lời phàn nàn nhiều nhất của mọi người là họ không được tiếp xúc với một người thực sự. (Lời phàn nàn phổ biến thứ hai là họ thường bị quay như chong chóng do bị chuyển điện thoại từ người này sang người khác.) Bạn có thể biết được liệu đây có phải thời điểm thích hợp để nói chuyện hay không bằng cách hỏi khán giả ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Vấn đề không phải là việc bạn cần hoàn thành kế hoạch của mình mà bạn cần quan tâm tới thời gian của khán giả. Nếu không, bạn sẽ trở thành vị khách không mời mà tới.

Vậy những lời phàn nàn nhiều nhất từ khán giả của bạn về những người thuyết phục qua điện thoại là gì?

• Người gọi chạy đua không ngừng nghỉ với thời gian để hoàn thành bài giới thiệu của họ.

• Người gọi nói dông dài, lan man.

• Họ cảm thấy bực mình với những câu chào hờ hững.

• Họ không thích giọng của người gọi đến.

• Người gọi đến nói rất khó hiểu.

• Họ cảm thấy như bị thúc giục.

• Họ cảm thấy người gọi như đang giả vờ lắng nghe họ.

• Người gọi đến thiếu sự thông cảm.

• Họ nghĩ rằng mình bị đối xử như những kẻ ngu ngốc.

Những nhà thuyết phục xuất sắc nhất làm những việc sau đây khi giao tiếp qua điện thoại:

• Họ chuẩn bị trước khi gọi điện.

• Họ biết chính xác mục đích và mong muốn kết quả cuối cùng của cuộc nói chuyện qua điện thoại này.

• Họ cười trong suốt quá trình nói chuyện. (Tất nhiên, bạn có thể nghe thấy tiếng cười của họ.)

• Họ tập trung vào những gì khán giả của họ cần và mong muốn. 

• Họ sử dụng khiếu hài hước phù hợp.

• Họ sử dụng những cụm từ lịch sự như “xin vui lòng”, “cảm ơn”, và “rất hân hạnh phục vụ”.

• Họ gọi lại trong vòng 24 giờ.

• Họ kết thúc cuộc trò chuyện bằng một vấn đề tích cực.

• Họ nói ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

• Họ không bao giờ đặt những câu hỏi kiểu “Anh/chị khỏe không?” vì đó là những câu hỏi tiếp thị không hiệu quả.

• Họ thể hiện khả năng ngay từ đầu và rất thường xuyên.

• Họ thể hiện sự chân thành và đồng cảm.

• Họ sử dụng các kỹ năng lắng nghe.

• Họ sử dụng các câu hỏi để kiểm soát cuộc trò chuyện.

• Họ để lại những thông điệp rõ ràng trên hộp tin nhắn thoại và một lý do hợp lý để gọi lại.

ĐIỀU KHIỂN CÁC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Điều bí ẩn của thuyết phục liên quan tới việc sử dụng hoàn hảo những kỹ năng giao tiếp. Hàng ngày, bạn sẽ thực hiện các cuộc gọi, những bài thuyết trình trực tiếp cho một cá nhân hay một nhóm người. Hãy cẩn thận, nếu không bạn sẽ dành toàn bộ thời gian vào nội dung thuyết trình mà chẳng đưa ra được thông điệp nào. Bạn có thể có những tài liệu hoàn hảo, nhưng nếu không phân phát những tài liệu đó hiệu quả, nó cũng sẽ chẳng có ý nghĩa gì. Chuẩn bị kỹ càng cho điều bạn sẽ nói và cách bạn nói là rất quan trọng để đảm bảo sức thuyết phục của bạn. Hãy luôn nhớ rằng khán giả sẽ nhớ cách thức các thông điệp được đưa ra hơn là nội dung của nó. Họ đánh giá bạn trước, sau đó mới đến những thông tin của bạn. Không may là, phần lớn các nhà thuyết phục không bao giờ được tập huấn về những kỹ năng giao tiếp và thuyết phục. Nếu bạn là một trong số những người đó, thì giờ là lúc bạn rèn luyện để điều khiển những kỹ năng giá trị này rồi đấy.

Truyện ngụ ngôn:  Con lừa đội lốt sư tử

Một con lừa đội lốt sư tử chạy vào rừng và tiêu khiển bằng cách khiến cho những con vật trên đường sợ hãi. Nhưng khi  gặp cáo, dù cố gắng dọa nạt cáo, nhưng cáo ta chẳng hề sợ lừa như nó nghĩ. Cáo nói với lừa rằng, “Tôi có thể đã sợ hãi nếu như tôi không nghe thấy giọng nói của anh.”

Ý nghĩa: Vẻ ngoài có thể tạm thời đánh lừa được khán giả của bạn, nhưng những ngôn từ và bài thuyết trình sẽ lật tẩy bạn.