Dự trù kế hoạch: Công thức tuyệt mật của các chuyên gia

Hãy tự đào giếng trước khi chết khát.

— NGẠN NGỮ TRUNG QUỐC —

Một trong những khác biệt chủ chốt của các nhà thuyết phục giỏi là họ luôn chuẩn bị trước mọi thứ. Chúng ta thường tự coi mình có khả năng “tiến hành mọi việc suôn sẻ” hay có thể “giải quyết ổn thỏa mọi chuyện”. Hoặc chúng ta quyết định sẽ chỉ chờ đợi và xem chuyện gì sẽ xảy ra. Tại sao không? Vì chúng ta đã chuẩn bị từ trước rồi. Chúng ta muốn cuộc giao tiếp của mình diễn ra một cách tự nhiên thay vì lặp đi lặp lại một cách máy móc. Tuy nhiên, người có thể dự đoán được các câu hỏi và những vấn đề liên quan, chuẩn bị kỹ càng trước tại nhà mới có thể đạt được thành công. Một nhà thuyết phục trình bày bài diễn thuyết của mình một cách lôi cuốn chỉ đơn giản vì sự chuẩn bị trước đã giúp anh ta cảm thấy tự tin hơn. Khi không chuẩn bị trước hay chỉ đơn giản trải nghiệm những cảm xúc, chúng ta sẽ cảm thấy không chắc chắn vào bản thân, và khán giả sẽ nhận ra được sự thiếu tự tin đó ngay lập tức. Nếu chúng ta không tin tưởng chính mình, họ cũng sẽ không tin tưởng chúng ta. 

Do đó, hiểu khán giả và những thông điệp bạn định đưa ra là những bước chuẩn bị cơ bản nhất. Ngay cả khi đã đưa ra thông điệp này hàng trăm lần, các nhà thuyết phục giỏi vẫn xem xét lại và chuẩn bị trước mỗi cuộc gặp hay buổi thuyết trình. Họ dự trù bất cứ khả năng hay nguy cơ tiềm tàng nào có thể xảy ra bất ngờ trên đường đi của mình.

HIỂU THÔNG ĐIỆP CỦA BẠN

Thông điệp của bạn là gì? Bạn có chia sẻ nó để tạo sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người? Mục tiêu chính, vấn đề then chốt bạn hy vọng hoàn thành được là gì? Bạn phải hiểu bức tranh toàn cảnh, sau đó, hiểu từng chi tiết cụ thể. Bạn có tầm nhìn rõ ràng về việc sản phẩm, dịch vụ hay ý tưởng của mình giúp được gì cho khán giả không? Bạn phải hiểu được cả đặc điểm bên ngoài lẫn bên trong của sản phẩm, những ưu nhược điểm của nó và làm thế nào có thể cạnh tranh được với những đối thủ khác. Bạn hãy sử dụng những điều dưới đây, được rút ra từ thực tế công việc của các nhà thuyết phục giỏi, để có định hướng trong việc chuẩn bị và làm cho thông điệp của mình tinh tế hơn:

• Tôi muốn hoàn thành điều gì?

• Làm thế nào tôi có thể đảm bảo thông điệp của mình thật sự rõ ràng?

• Nếu chỉ được đưa ra ba thông điệp chính thì đó sẽ là những vấn đề gì?

• Làm thế nào tôi thể hiện được kiến thức chuyên môn của mình?

• Làm thế nào tôi có thể trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt khán giả?

• Tại sao mọi người nên quan tâm tới điều tôi nói?

• Những lý do cảm xúc gì sẽ thúc đẩy khán giả của tôi phản ứng lại?

• Những lý do logic nào sẽ thúc đẩy khán giả của tôi phản ứng lại?

• Lời kêu gọi hành động của tôi là gì?

• Những lựa chọn khác cho đề xuất ban đầu của tôi?

• Kế hoạch của tôi có mối nguy hiểm tiềm tàng nào không?

• Năm điều nghi ngờ hay phản đối mà tôi sẽ gặp? Tôi sẽ phản ứng như thế nào?

• Thông tin tôi nên thu thập từ khán giả và từ đối thủ của mình?

• Tôi có mẫu sản phẩm, mẫu đơn đặt hàng và các cuốn catalog giới thiệu sản phẩm chưa?

• Tôi có cần đưa ra phần thưởng hay sự khích lệ vào những thời điểm cuối cùng không?

• Những cách thức khác giúp tôi xây dựng được giá trị của sản phẩm, dịch vụ hay ý tưởng của mình?

• Làm thế nào tôi có thể khiến khán giả tham gia vào bài thuyết trình của mình?

• Những thứ tôi đưa ra khác gì so với đối thủ của tôi?

HIỂU KHÁN GIẢ CỦA BẠN

Việc hiểu khán giả của bạn đến từ đâu, nhu cầu và mong muốn của họ là gì rất quan trọng. Họ thực sự muốn biết điều gì? Họ đang tìm kiếm cái gì? Thông tin nào bạn có thể giới thiệu, để trở thành cầu nối giữa điều họ cảm nhận và điều họ mong muốn? Quan trọng là, bạn phải xem khán giả là một nhóm tổng hợp và hiểu được suy nghĩ bên trong của họ với tư cách là những cá nhân. Dưới đây là một số câu hỏi họ sẽ đặt ra cho chính mình khi bạn thuyết trình cho họ − và đó cũng chính là những câu hỏi bạn nên suy nghĩ khi chuẩn bị cho bài diễn thuyết của mình:

• Tại sao tôi cần nó?

• Chuyện gì sẽ xảy ra nếu tôi làm theo và chuyện gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm theo?

• Quan điểm của tôi là gì?

• Điều này sẽ cải thiện/thay đổi cuộc đời tôi như thế nào?

• Tôi có thể đến nơi nào khác để đáp ứng nhu cầu này?

• Tôi sẽ phải trả giá điều gì?

• Tôi có thể đến đâu để có được cái giá tốt nhất?

• Khi nào tôi cần đưa ra quyết định cuối cùng?

• Vợ/chồng hay bạn bè tôi sẽ nói gì?

Bạn chẳng bao giờ thực sự hiểu một người cho đến khi xem xét mọi khía cạnh trong quan điểm của anh ta.

— HARPER LEE  —

Một số câu hỏi về khán giả mà bạn nên tự hỏi khi chuẩn bị cho bài thuyết trình:

• Tôi đang cố gắng thuyết phục ai?

• Bối cảnh chung nào hay sở thích gì đưa họ đến gần nhau hơn?

• Họ là những ai? Doanh nhân, sinh viên hay các bà mẹ?

• Tôi có thể cung cấp điều gì khiến họ quan tâm và thấu hiểu?

• Họ đang tìm kiếm cách gì để thoát khỏi thông điệp của tôi?

• Đối với những vấn đề then chốt, họ tỏ ra tán thành, bất đồng hay thờ ơ?

• Tôi có cần hiểu về chính trị, tôn giáo, nghề nghiệp hay các tổ chức và hiệp hội khác của họ không?

• Trình độ học vấn và/hoặc mức thu nhập trung bình của họ?

• Độ tuổi chung của họ?

• Họ sẽ có xu hướng bảo thủ hay tự do trong quan điểm cuộc sống của mình?

• Họ dễ tính hay đòi hỏi cao?

• Tôi sẽ khiến họ tham gia được bao lâu? Thời gian như thế nào là hợp lý?

• Đó có phải là thứ tôi phải cung cấp cho khán giả không?

• Thử thách lớn nhất dành cho khán giả của tôi là gì và tôi phải làm gì để giải quyết nó?

HIỂU CÁC CON SỐ

Các nhà thuyết phục giỏi thường nói, “Tất cả là do những con số.” Tất nhiên, với tư cách là một nhà thuyết phục quyền năng, bạn không bao giờ quên các con số đại diện cho điều gì: thực tế, cuộc sống, bản chất con người, những giấc mơ, niềm đam mê, sự hy vọng, nỗi sợ hãi và những mối quan tâm. 

Có rất nhiều lý do giải thích tại sao các con số là một phần quan trọng trong sự chuẩn bị của bạn. Bạn phải tiếp thị tới bao nhiêu người, những người mà cuối cùng sẽ trở thành khách hàng của bạn? Trong thế giới kinh doanh, điều này gọi là “tỷ lệ chuyển đổi.” Giả sử mục tiêu cuối cùng bạn đặt ra là sẽ có 60 người trở thành khách hàng của mình. Vậy bạn cần bao nhiêu cuộc gặp trực tiếp (hay tiếp xúc qua điện thoại dưới bất kể hình thức nào, phù hợp với tình huống) để đạt được số lượng người đó? Bạn sẽ tiếp thị với ai, ở đâu và bằng cách nào? Bạn tiếp thị qua Internet, gọi điện thoại, tổ chức hội thảo, phát tờ rơi hay quảng cáo trên đài phát thanh và/hoặc đài truyền hình? Bạn để các tờ rơi quảng cáo vào hốc tường, gửi đến từng nhà, gửi thư điện tử hay thậm chí dùng loa giới thiệu? Bạn chọn cách nào?

Các con số ảnh hưởng trực tiếp tới cách bạn làm và địa điểm bạn nên tập trung năng lượng của mình. Nó chuyển từ việc dự đoán sang những con số cụ thể và hệ thống hóa lại, nếu không, bạn sẽ mất công vô ích. Nhận biết được các con số sẽ giúp bạn có điểm xuất phát và kết thúc rõ ràng cùng tất cả các bước quan trọng ở giữa. Hơn nữa, biết được các con số cũng cho phép bạn có cái nhìn tổng thể về quá trình và những tiến bộ của mình.

Trong bóng rổ, chỉ số của sự vĩ đại là số lượt ném bóng trung bình. Trong thế giới bán hàng, đó là số dư trung bình.

— W. CLEMENT STONE  —

Khi biết được các con số, bạn sẽ nhận ra rằng một nhà thuyết phục kém cỏi nhưng hiểu được các con số sẽ có khả năng thuyết phục hơn một nhà thuyết phục bình thường nhưng lại không hề chuẩn bị gì. Đó là một ví dụ điển hình khi chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ. Việc kinh doanh không phải lúc nào cũng nổi bật hay đáng được khen thưởng. Điều này sẽ đến với ai luôn cố gắng thường xuyên thiết kế và thực hiện tốt những kế hoạch của mình. Họ không những phải nhận ra được những mục tiêu cụ thể và rõ ràng của mình mà còn phải biến chúng thành hành động. Đây là một yếu tố mà rất nhiều nhà thuyết phục thiếu sót trong công đoạn chuẩn bị. Chúng ta luôn được khuyên như vậy, và biết rằng lời khuyên này thật hoàn hảo và logic, nhưng phần lớn chúng ta chẳng bao giờ làm theo.

Bên cạnh đó, các con số còn duy trì động lực cho bạn trong những giai đoạn chán nản. Phần lớn chúng ta đều từ bỏ quá nhanh. Hãy xem xét thực tế: nếu những nhà thuyết phục nản chí chỉ hiểu các con số một cách đơn giản, họ sẽ biết sự kiên trì trong việc tạo lập thêm các mối quan hệ sẽ giúp giải quyết được vấn đề. Những cuộc nghiên cứu khác cũng tiết lộ những con số này; mặc dù chúng khác nhau ở những kết quả cụ thể (chúng đặt ra những câu hỏi khác nhau cho những nhóm khác nhau), xu hướng rõ ràng là:

• 40% các nhà thuyết phục thừa nhận rằng họ không có thêm bất cứ liên lạc mới (hàng tuần) nào.

• 48% từ bỏ sau một lần liên lạc.

• Trong số những người cố gắng liên lạc lần thứ hai, 73% sẽ từ bỏ.

• 85% từ bỏ sau lần liên lạc thứ ba.

• 90% từ bỏ sau lần liên lạc thứ tư.

• 10% kiên trì liên lạc hơn bốn lần và kết thúc với 80% có kết quả.

Hãy nhắc lại kết quả cuối cùng: 10% trong số những người đã liên lạc hơn bốn lần thì đều có tỷ lệ thành công là 80%. Hãy tiếp tục cố gắng!

ĐẶT MỤC TIÊU

Khi đã hiểu rõ thông điệp, khán giả và các con số, lúc này, bạn đã sẵn sàng đặt ra một số mục tiêu cụ thể. Rất nhiều người không thích việc đặt ra mục tiêu; thực tế, chỉ nhắc đến mấy từ này thôi đã khiến họ co rúm lại rồi. Tuy nhiên, tôi cam đoan rằng nếu bạn hỏi bất cứ nhà thuyết phục thành công nào, rằng liệu cô ấy có đặt mục tiêu cho kế hoạch của mình không, thay vì trả lời là có, cô ấy sẽ nói với bạn chính xác những mục tiêu của mình, theo thứ thự ưu tiên, cả mục tiêu ngắn hạn lẫn lâu dài. Hơn nữa, cô ấy cũng có thể viết ra danh sách các mục tiêu đó. Không nghi ngờ gì nữa, việc đặt mục tiêu là rất quan trọng. Và với rất nhiều nhà thuyết phục nghiêm túc, việc đặt ra mục tiêu là một nhiệm vụ khó khăn. Những nhà thuyết phục giỏi biết rằng họ không thể đạt được mục tiêu nếu thậm chí còn không biết nổi mục tiêu đó là gì. Quan trọng là bạn phải nhận biết được mình đang hướng tới điều gì – những mục tiêu cho hôm nay, tuần sau, tháng sau và năm sau. Bên cạnh đó, vạch ra cách để đạt được những mục tiêu đó cũng rất quan trọng.

Quá trình xác định mục tiêu đòi hỏi một số cách tổ chức. Bạn sẽ có thể vận hành hệ thống của mình một cách hợp lý khi việc suy nghĩ có tổ chức được chuyển thành sống có tổ chức. Bạn sắp xếp không gian làm việc của mình như thế nào? Có hợp lý không? Tôi biết có một số người sắp xếp rất lộn xộn các thư mục trên màn hình máy tính nhưng họ vẫn biết chính xác các tài liệu ở đâu. Tôi không có ý là không gian làm việc của bạn phải luôn gọn gàng, ngăn nắp thì bạn mới là người làm việc hiệu quả, nhưng bạn cần tìm ra đâu là cách tổ chức tốt nhất cho mình. Bạn nên tự đặt ra những câu hỏi như:

1. Tôi có thể tìm được không?

2. Phải mất bao lâu tôi mới tìm được?

3. Cách hiệu quả hơn để tổ chức thư mục?

4. Liệu tôi có bị mất sự tín nhiệm vì ngoại hình lôi thôi hay những thứ xung quanh lộn xộn?

5. Có công nghệ/phần mềm nào tôi có thể sử dụng để đơn giản hóa các nhiệm vụ và nâng cao hiệu suất công việc?

6. Việc gì mà tôi có thể giao phó cho người khác?

QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA BẠN

Sau khi nói về việc chuẩn bị, định hướng mục tiêu và tổ chức thì tiếp theo, chúng ta nên bàn luận tới tầm quan trọng của việc quản lý thời gian một cách sáng suốt. Bạn có thể đã nghe về điều này rồi. Nhưng trước khi chuyển sang suy nghĩ khác, tôi muốn hỏi bạn điều này: Bạn có thích làm việc ít không? Phần lớn mọi người sẽ trả lời là có. Tuy nhiên, một chi tiết rất quan trọng thường bị mọi người bỏ sót là nếu kiểm soát tốt thời gian của mình, bạn sẽ không phải làm việc nhiều. 

Thuyết phục cũng vậy − những nhà thuyết phục giỏi làm việc ít hơn những nhà thuyết phục bình thường trong khi lại đạt được kết quả tốt hơn. Đây chính là “Nguyên tắc 80/20”. Phần lớn những người thành công lớn chỉ bỏ ra 20% công sức và đạt được 80% kết quả, trong khi những người làm việc kém hiệu quả hơn phải bỏ ra 80% nỗ lực chỉ để thu lại được 20% kết quả mà thôi. Bạn thấy không công bằng ư? Hãy để tôi bật mí bí quyết giúp bạn xâm nhập thế giới 20% công việc/80% kết quả. Các nhà thuyết phục giỏi hiểu rằng thời gian quan trọng hơn tiền bạc. Họ nhận thức mạnh mẽ là chúng ta có thể tích lũy được tiền bạc nhưng lại không thể tích lũy được thời gian. Điều này khiến họ biết tận dụng mỗi khoảnh khắc của mình. Họ không lãng phí thời gian vào việc nói những gì họ không quan tâm. Nguồn năng lượng của họ đều được dành cho những ảnh hưởng quan trọng nhất. Đây không phải là vấn đề của trí thông minh mà là vấn đề về nhận thức và cách tổ chức.

Bạn có nhận thấy hầu hết các nhà thuyết phục làm việc năng suất trong vòng chưa đầy nửa ngày? Ví dụ, thời gian lãng phí trong một ngày lên tới 2 tiếng đồng hồ (các nghiên cứu cho thấy, thời gian lãng phí này còn nhiều hơn). Như vậy, nếu bạn làm việc 5 ngày mỗi tuần, thì tổng cộng sẽ có tới 40 tiếng lãng phí mỗi tháng − tương đương với thêm một tuần làm việc. 

Mọi thứ là do bạn quyết định và chẳng có thứ gì khiến bạn bắt buộc phải làm cả.

— DENIS WAITLEY  —

Ở phần trước, tôi đã thảo luận rằng những nhà thuyết phục thành công có thể cho bạn thấy mục tiêu đã được viết ra của họ. Điều này đặc biệt đúng đối với các nhà quản lý thời gian giỏi bởi vì các nhiệm vụ hàng ngày của họ là những mục tiêu ngắn hạn. Sẽ không mất nhiều thời gian để hoàn thành những mục tiêu ngắn hạn và gây ảnh hưởng quan trọng bất kể chúng ta có đạt được những mục tiêu khác cao hơn không. Khi bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn, hãy thực hiện những lịch trình và kế hoạch đã viết ra. Điều này không có nghĩa là bạn trở nên quá cứng nhắc hay nguyên tắc. Nó chỉ giúp bạn có định hướng. Chúng ta thường xuyên lãng phí thời gian vì không biết phải làm gì để lấp đầy khoảng thời gian trống đó.

Những nhà thuyết phục giỏi không bao giờ bắt đầu một ngày mới khi chưa hoàn thành tờ giấy liệt kê các hoạt động cần làm trong ngày. Nghiên cứu tại Học viện Thuyết phục cho thấy chỉ 2,9% các nhà thuyết phục có thể kiểm soát hiệu quả thời gian của họ và chưa đến 1/3 trong số đó có thể lập ra trước kế hoạch trong ngày. Điều này có nghĩa là, phần lớn chúng ta đều không kiểm soát hiệu quả thời gian của mình và cách sử dụng chúng. Nếu sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ có thể làm việc ít mà vẫn đạt được kết quả cao. 

Hãy viết ra những kế hoạch và mục tiêu ngày hôm nay của bạn vào đêm trước hoặc buổi sáng sớm. Hãy đảm bảo bạn đưa những việc quan trọng nhất trong cuộc sống của mình vào danh sách đó. Một số câu hỏi phản ánh việc bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào:

• Cách sử dụng tốt nhất thời gian trong ngày của tôi?

• Tôi nên sử dụng thời điểm nào trong ngày cho những nhiệm vụ khó khăn nhất?

• Tôi có nên thực hiện những việc dễ dàng và thú vị trước không?

• Tôi đang sử dụng những khoảng thời gian quan trọng cho những việc vô ích?

• Tôi có bối rối vì những kết quả thu được không?

• Tôi có biết những ưu tiên của mình? Chúng có phản ánh cách sử dụng thời gian của tôi?

• Tôi đã nắm rõ vấn đề muốn hoàn thành?

• Những điều không cần thiết nào tôi có thể loại bỏ khỏi cuộc sống?

• Hoạt động thừa nào trong các hoạt động hàng ngày của tôi? 

Chúng ta đều có lượng thời gian trong ngày như nhau. Bước đầu tiên để sử dụng hiệu quả thời gian là nhận thức được bạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra rằng các nhà thuyết phục lãng phí tới 57% thời gian trong ngày vào những việc vô bổ (đi lại, các việc vặt, chờ đợi, buôn chuyện,…). Tất nhiên là một số hành động trong số những việc vô bổ này là cần thiết, nhưng những nhà thuyết phục hàng đầu biết cách tối đa hóa những hoạt động tạo ra hiệu quả và giảm thiểu những hoạt động không tạo ra thu nhập kiểu này.

 Khi đã nhận thức được mình đang ở đâu, bạn cần đặt ra những cải thiện cần thiết. Sự so sánh giữa việc sử dụng thời gian hiện tại của bạn với mong muốn sử dụng thời gian hợp lý sẽ giúp bạn đánh giá được điều mình cần điều chỉnh. Bạn có thể sử dụng thành công của người khác như một mô hình cho thành công của mình. Dưới đây là một số kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của các nhà thuyết phục thành công. Hãy cân nhắc liệu bạn có thể bổ sung thêm những kỹ thuật nào vào bộ công cụ của mình không:

• Nhóm lại những nhiệm vụ tương tự nhau.

• Giám sát sự gián đoạn.

• Những nhiệm vụ đa chiều.

• Thực hiện những thời hạn và phần thưởng.

• Hạn chế ngủ (không ngủ nhiều quá mức).

• Tập thể dục.

• Đặt ra kế hoạch cho tất cả các hành động, sự kiện, thậm chí “cập nhật” thời gian hiện tại và thời gian rảnh.

• Sử dụng công nghệ để tự động hóa việc liên lạc, email và các hệ thống nhận thư của bạn.

TRÁNH TRÌ HOÃN

Bàn luận về vấn đề quản lý thời gian mà không nói tới sự trì hoãn sẽ là một thiếu sót. Tại sao xu hướng trì hoãn lại thường xuyên xảy ra? Chúng ta đều biết sự trì hoãn là không tốt, thậm chí sẽ gây hại cho mình. Trì hoãn mọi thứ đến phút cuối cùng sẽ không thể mang lại những kết quả tốt đẹp. Và các nhà thuyết phục giỏi không có thời gian để trì hoãn.

Một trong những yếu tố tâm lý chủ chốt thúc đẩy xu hướng trì hoãn của con người chính là nỗi sợ thất bại hay sợ bị từ chối. Chúng ta thường thể hiện sự né tránh, miễn cưỡng, lãnh đạm và giải thích duy lý khi sợ hãi.

Lý do khác khiến chúng ta trì hoãn là gì? Đó là sự thiếu quyết đoán. Chúng ta sợ sai lầm và mắc lỗi. Chúng ta muốn nhìn thấy cuộc sống màu đen hay trắng, tốt hay xấu càng rõ ràng càng tốt, sắp xếp nhu cầu theo từng ngăn; nhưng cuộc sống đâu phải diễn ra như vậy. Có nhiều cách để hoàn thành cùng một việc và có nhiều câu trả lời đúng cho bất cứ câu hỏi nào. Những nhà thuyết phục thành công là những người đưa ra quyết định rất tốt. Và họ hành động ngay lập tức. 

Đôi khi chúng ta trì hoãn vì cảm thấy mệt mỏi. Cũng có thể vì mục tiêu không đủ lớn, và chúng ta trở nên chần chừ. Có thể đảo ngược lại là: nếu các mục tiêu đủ mạnh, chúng sẽ áp đảo khiến chúng ta dừng lại. Khi cảm thấy bị áp đảo, bạn hãy chia nhỏ mục tiêu để dễ quản lý hơn, và những nhiệm vụ cũng trở nên dễ thực hiện hơn. Một lý do khác để trì hoãn là thiếu kiến thức hoặc không có động lực để tiếp thu kiến thức đó.

Tất cả những lý do trên được gọi là “sự bào chữa”. Chẳng có lý do gì để trì hoãn một nhiệm vụ quan trọng cả. Theodore Roosevelt  đã nói, “Trong khoảnh khắc quyết định, điều tốt nhất bạn có thể làm là điều đúng đắn, điều tốt nhất sau đó là điều sai lầm, và điều tệ nhất chính là bạn chẳng làm gì cả.”

Bất kể gốc rễ của vấn đề là gì − sợ hãi, thiếu quyết đoán, lãnh đạm, không có kiến thức hay điều gì khác − có bốn sự bào chữa mà mọi người thường sử dụng để biện hộ cho hành vi trì hoãn của mình:

1. Chủ nghĩa hoàn hảo. Sự bào chữa đầu tiên là khi một người khăng khăng rằng mọi thứ phải hoàn hảo, tất cả hành động của họ phải liền mạch trước khi có thể chuyển sang bước tiếp theo. Những người này tuân theo chủ nghĩa hoàn hảo. Luôn có điều gì đó khiến họ phải sửa chữa hay làm cho nó hoàn hảo trước khi bắt đầu trao đổi với các khách hàng tiềm năng.

2. Chủ nghĩa bi quan. Sự bào chữa phổ biến thứ hai ẩn đằng sau sự trì hoãn là chủ nghĩa bi quan − luôn đưa ra những tình huống xấu nhất và tất cả các lý do để không phải tiếp tục tiến bước. Luôn có những lời bào chữa cho việc không thực hiện, nhưng chẳng bao giờ có bất cứ lý do nào tốt đẹp cả. Họ sử dụng không đúng thời gian của mình và dự đoán tương lai rất tiêu cực.

3. Yếu đuối. Lời bào chữa thứ ba cho sự trì hoãn là sự yếu đuối. Có những người sợ bị áp lực, bị xâm phạm và quấy rầy. Họ tránh né những điều khiến người khác thất vọng, hoặc tồi tệ hơn, không yêu quý họ.

4. Sự tín nhiệm. Người gây ra lý do cuối cùng là một vị chuyên gia nông cạn. Những chuyên gia nông cạn sợ rằng nếu để người khác nhận ra rằng họ không có những kỹ năng như đã thể hiện, họ sẽ mất đi sự tín nhiệm. Họ thích được kính trọng và ngưỡng mộ từ xa. Nhưng nghĩ đến tình huống mà họ phải thực sự thể hiện kiến thức và khả năng của mình khiến họ cảm thấy thật đáng sợ. Bởi khi ấy, họ sẽ phải thực sự làm điều gì đó. Thay vào đó, sẽ đơn giản hơn nếu né tránh nhiệm vụ.

Việc biết những nguyên nhân gây ra sự trì hoãn là rất quan trọng, nhưng bạn cần phải nhìn vào sự trì hoãn theo cách cơ bản hơn. Có rất nhiều nguyên nhân bề nổi cho biết bạn đang sử dụng sự trì hoãn. Theo tiến sĩ Joseph Ferrari, một người trì hoãn có năm xu hướng sau:

1. Họ đánh giá quá cao thời gian còn lại để thực hiện các nhiệm vụ;

2. Họ đánh giá quá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ;

3. Họ đánh giá quá cao động lực mình sẽ có trong ngày mai, tuần tới, tháng tới − để thực hiện bất cứ chuyện gì họ đang trì hoãn;

4. Họ suy nghĩ sai lầm rằng thực hiện thành công một nhiệm vụ đòi hỏi họ phải cảm thấy thích làm việc đó;

 5. Họ tin tưởng mù quáng rằng khi không có tâm trạng làm việc thì sẽ không mang lại hiệu quả tối ưu.

KHÁM PHÁ, THIẾT KẾ VÀ THỂ HIỆN: KỸ THUẬT CỦA CÁC NHÀ THUYẾT PHỤC GIỎI

Sau khi hiểu được thông điệp, khán giả, mục tiêu và cách quản lý thời gian, bạn sẽ bắt đầu thiết kế cho bài thuyết trình của mình. Quá trình này là một công thức đơn giản: khám phá, thiết kế và thể hiện. Tất nhiên, việc lập kế hoạch và dự đoán trước sẽ tạo cho bạn sự tự tin để sẵn sàng hơn cho mọi thứ. Hãy nghĩ về những ý tưởng mà các nhà thuyết phục giỏi sử dụng khi chuẩn bị cho thông điệp thuyết phục của họ:

1. Bạn có bao nhiêu thời gian để trình bày?

2. Bạn sẽ trình bày ở đâu? (phòng nghe, văn phòng, lớp học, v.v..?) 

3. Khán giả của bạn đông như thế nào?

4. Bạn sẽ trình bày trên bục, qua điện thoại, dùng micro hay diễn thuyết giữa một vòng tròn thân mật?

5. Thời gian trình bày trong ngày? Khán giả của bạn sẽ mệt mỏi, tỉnh táo, đói bụng hay lo lắng? Bạn có cần cân nhắc đến giờ giải lao trong bài thuyết trình của mình không?

6. Bạn có thể tránh được sự đứt quãng nào nếu biết trước? Chẳng hạn như tiếng ồn từ nhà hàng xóm, từ bên ngoài, từ lũ trẻ, âm thanh phát ra khi mọi người chuyển từ phòng này sang phòng khác, ánh sáng quá chói, v.v..

7. Bạn có thể kiểm tra trước địa điểm thuyết trình không? Bài thuyết trình của bạn sẽ được thực hiện ở đâu, sắp xếp ghế ngồi cho khán giả như thế nào?

8. Bạn phải chuẩn bị những thiết bị nào? Máy chiếu, micro, công cụ hỗ trợ nghe nhìn, máy tính, bảng đen, bảng xóa (cùng phấn hoặc bút viết bảng)?

Sau khi xem xét các chi tiết về không gian, địa điểm, thời gian và các yếu tố khác, hãy thiết kế thông điệp của bạn − bạn sẽ nói những gì. Theo các nhà thuyết phục giỏi, thông điệp của bạn nên bao gồm tất cả những yếu tố sau:

1. Tạo ra mối quan tâm. Khán giả cần một lý do để lắng nghe bạn. Bạn phải tạo ra được mối quan tâm đối với chủ đề mình đã lựa chọn. Tại sao họ nên quan tâm? Họ có được lợi ích gì từ đó? Làm thế nào bạn có thể giúp họ? Một thông điệp bắt đầu với một lý do tốt để lắng nghe sẽ thu hút sự chú ý của khán giả. Nếu không nhận được sự quan tâm từ khán giả, bạn sẽ không thể thành công khi truyền tải thông điệp của mình.

2. Trình bày vấn đề. Bạn phải xác định rõ vấn đề mình đang cố gắng trình bày. Mô hình tốt nhất của một bài thuyết trình thuyết phục là nhận diện vấn đề và sau đó chỉ ra vấn đề đó ảnh hưởng tới khán giả như thế nào. Theo cách này, bạn sẽ cho thấy tại sao họ lại nên quan tâm tới bài thuyết trình của mình. Tại sao khán giả có vấn đề này? Vấn đề này ảnh hưởng tới họ như thế nào?

3. Đưa ra dẫn chứng. Dẫn chứng hỗ trợ bạn đưa ra lập luận. Nó chứng minh cho lập luận của bạn và đưa ra những bằng chứng khẳng định rằng điều đó là đúng. Nó cho phép khán giả tin tưởng vào những nguồn hỗ trợ bạn. Dẫn chứng có thể bao gồm ví dụ, số liệu, các câu chuyện, giấy chứng nhận, và các tài liệu hỗ trợ nhằm củng cố sự đúng đắn và phù hợp của thông điệp bạn đưa ra.

4. Trình bày một giải pháp. Bạn đã nhận được sự quan tâm của khán giả, mô tả được vấn đề và dùng các dẫn chứng để hỗ trợ thông điệp của mình. Lúc này, bạn phải giải quyết vấn đề của khán giản bằng cách cung cấp cho họ một giải pháp. Làm thế nào sản phẩm, dịch vụ hay ý tưởng của bạn có thể đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khán giả? Làm thế nào giải pháp này giúp họ đạt được mục tiêu?

5. Kêu gọi hành động. Một thông điệp sẽ không thực sự thuyết phục nếu khán giả không biết họ cần phải làm gì tiếp theo. Để giải quyết vấn đề của mình, họ phải hành động. Lời kêu gọi hành động là tâm điểm trong bài thuyết trình của bạn. Khi lập kế hoạch và chuẩn bị cho lời kêu gọi hành động, bạn hãy nhớ rằng quá trình này không kéo dài và tốn nhiều công sức. Nó sẽ hiệu quả nhất khi bạn thể hiện một cách cụ thể và chính xác. Hãy nhớ rằng những hành động được nêu ra phải khiến lời kêu gọi của bạn dễ thực hiện.

Sử dụng cấu trúc này sẽ thúc đẩy sự chấp nhận của khán giả đối với thông điệp của bạn và xác định rõ điều bạn muốn họ làm bằng cách định hình chúng trong đầu họ. Nếu khán giả không hiểu được cấu trúc này, họ sẽ trở nên bối rối và tự tìm kiếm giải pháp. Nếu bạn trình bày không rõ ràng, chính xác và theo trình tự, khán giả sẽ tìm người khác thay thế. Một nhà thuyết phục thành công có thể khiến khán giả của mình ghi nhớ, duy trì và đáp lại thông điệp. Nội dung thông điệp của bạn có dễ nhớ, dễ hiểu và dễ làm theo không; vì chúng sẽ dẫn tới điều khán giả nhớ chứ không phải điều bạn đã nói hay làm.

LÀM CHO THÔNG ĐIỆP CỦA BẠN TRỞ NÊN DỄ NHỚ

Dưới đây là một số ý tưởng giúp thông điệp của bạn trở nên dễ nhớ và mang lại hiệu quả cao hơn:

Cung cấp những lựa chọn

Khi ai đó nói cho chúng ta biết chính xác phải làm gì, phản ứng bản năng của chúng ta sẽ là từ chối nó, đơn giản bởi điều đó mang tính sai khiến. Mọi người thích cảm giác tự do và có thể tự đưa ra những lựa chọn của riêng mình. Nếu bị ép buộc phải lựa chọn một điều chống lại sở thích cá nhân, tâm lý của họ sẽ kháng cự lại. Họ sẽ chiến đấu giành lại tự do cho mình − bằng cách nói không. Cách để tránh sự phản bác này là cung cấp cho mọi người một số lựa chọn để họ có thể tự đưa ra quyết định − lựa chọn câu trả lời có. Những nhà thuyết phục giỏi luôn chuẩn bị trước cho khán giả các lựa chọn.

Nếu hạn chế hoàn toàn lựa chọn của khán giả, bạn phải giải thích sự hạn chế đó. Nếu khán giả hiểu được lý do, họ sẽ có xu hướng chấp nhận những hạn chế đó.

Mặt khác, không nên cung cấp cho khán giả hơn hai hay ba lựa chọn. Nếu đưa ra quá nhiều, khán giả sẽ khó lựa chọn. Những chọn lựa được cơ cấu sẽ mang lại cho khán giả kinh nghiệm kiểm soát. Kết quả là, họ sẽ hợp tác và cam kết thực hiện hơn. Sử dụng hiệu quả những lựa chọn sẽ đưa cho khán giả của bạn một lựa chọn duy nhất − điều bạn thực sự muốn họ làm. Ví dụ, “Ông muốn xem màn trình diễn sống động như thật, hay muốn tôi gửi cho ông một chiếc đĩa DVD?” Dù là lựa chọn nào thì cũng sẽ có lợi cho bạn. 

Sử dụng sự nhắc lại

Sự nhắc lại là một công cụ thuyết phục rất hiệu quả. Sự lặp lại là khởi nguồn của tất cả quá trình học hỏi; nó cũng là khởi nguồn của sức thuyết phục hiệu quả. Khi điều gì đó được lặp đi lặp lại, nó sẽ đọng lại trong trí nhớ của chúng ta và đẩy mạnh sự thấu hiểu về nó. Nhắc lại cũng tạo ra sự quen thuộc với các ý tưởng của bạn, dẫn tới những liên kết tích cực.

Bạn cần nhắc đi nhắc lại thông điệp của mình để khán giả hiểu chính xác điều bạn đang nói và điều bạn muốn họ thực hiện. Hãy luôn nghĩ rằng bạn có thể nhắc lại thông điệp của mình vài lần nhưng không sử dụng nhiều cách nói khác nhau. Những nhà thuyết phục giỏi luôn thực hiện đúng như vậy. Mỗi lần thể hiện quan điểm của mình, bạn hãy sử dụng những ngôn từ và dẫn chứng mới.

Bạn cũng cần nhớ rằng lạm dụng sự nhắc lại cũng có thể tạo ra tác dụng ngược. Bạn sẽ cảm thấy như thế nào khi ai đó kể cho bạn nghe một câu chuyện đùa mà bạn đã từng nghe hay được chứng kiến nhiều lần. Hãy sử dụng kỹ năng nhắc lại này cho mỗi vấn đề tương ứng với ba nguồn tham khảo, và chắc chắn không được quá năm nguồn. 

Sự ngắn gọn và đơn giản

Hãy giữ cho thông điệp của bạn luôn ngắn gọn và đơn giản. Sự ngắn gọn sẽ khiến thông điệp trở nên rõ ràng, và do đó dễ nhớ hơn. Bạn không được sử dụng những từ ngữ mập mờ, tối nghĩa. Hãy sử dụng những thuật ngữ và biệt ngữ đơn giản, quen thuộc với khán giả của mình. Sự phức tạp sẽ tạo áp lực cho họ, làm thông điệp của bạn bị xáo trộn. Hãy khiến các quan điểm của bạn trở nên đơn giản, rõ ràng và trực tiếp. 

Tiêm chủng

Các nhà thuyết phục giỏi biết phương pháp tiêm chủng. Thuật ngữ “tiêm chủng” xuất phát từ ngành y học. Tiêm chủng là việc tiêm một liều nhỏ virus vào cơ thể để ngăn không cho bệnh nhân bị nhiễm virus. Hệ miễn dịch của cơ thể sẽ đấu tranh chống lại hình thái yếu của căn bệnh và sau đó chuẩn bị cho những đợt tấn công thực sự của căn bệnh đó. Trong thuyết phục, bạn cũng cần chuẩn bị trước cho khán giả đấu tranh chống lại những điều tiêu cực họ có thể nghe được về sản phẩm. Khán giả cũng có thể có những lập luận và quan điểm đối ngược lại với thông điệp của bạn. Bằng việc giới thiệu cho khán giả mặt trái lập luận của mình, bạn sẽ cho khán giả thấy rằng bạn biết họ cảm nhận như thế nào và họ đang nghĩ gì. Bạn sẽ giành được sự tôn trọng của họ và thúc đẩy khả năng thuyết phục bằng cách trả lời các câu hỏi và đáp lại sự phản bác trước khi họ thực sự hỏi.

Giả sử đối thủ tuyên truyền rằng sản phẩm của bạn là đắt nhất trên thị trường. Bạn cần “tiêm chủng” cho khán giả của mình để họ chống lại những sự tấn công này. Ví dụ, bạn có thể nói với họ đây là sản phẩm có chất lượng nhất, bền nhất, đắt nhất trên thị trường. Theo cách này, bạn đã biến điều hạn chế kia trở thành đặc tính quan trọng và tích cực. Việc tiêm chủng được lập kế hoạch chiến lược trong tâm trí của khán giả sẽ cho phép họ tiếp cận được thực tế khi đối thủ cố gắng nói xấu về bạn hay sản phẩm của bạn. 

BIẾN THÔNG ĐIỆP TRỞ THÀNH HÀNH ĐỘNG

Sự chuẩn bị và tiên đoán trước là nền tảng cho thuyết phục thành công. Dù bạn sẽ mất thời gian, công sức rèn luyện và trau dồi những kỹ năng này, nhưng kết quả nó mang lại thật đáng giá. Nếu bước chuẩn bị xếp ở vị trí cuối cùng trong danh sách các bước giúp bạn trở thành một nhà thuyết phục bậc thầy (hay không có bước này trong danh sách đó), đã đến lúc bạn thay đổi rồi. Sự chuẩn bị cẩn thận, lập kế hoạch chu đáo sẽ đảm bảo cho bạn đạt được mục đích của mình. Thời gian bạn chuẩn bị sẽ mang lại hiệu quả gấp mười lần.

Truyện ngụ ngôn: Kiến và Châu chấu

Vào ngày hè nọ, trên cánh đồng, một chú châu chấu đang nhảy lò cò và hát vang những bài hát bằng cả trái tim. Một con kiến đi ngang qua. Chú ta đang miệt mài kéo một hạt ngô về tổ. “Đến đây và chơi với tớ đi, vất vả thế làm gì?”, châu chấu gọi. “Tớ đang dự trữ thức ăn cho mùa đông,” kiến trả lời, “và tớ nghĩ cậu cũng nên làm thế.” “Tại sao phải bận tâm cho mùa đông nhỉ?”, châu chấu nói, “Bây giờ chúng ta có đủ thức ăn rồi mà.” Nhưng kiến vẫn tiếp tục công việc nặng nhọc của mình. Mùa đông tới, châu chấu chẳng có gì ăn, và sắp chết đói. Trong khi đó, nó nhìn thấy những chú kiến đang chia nhau những mẩu ngô và hạt ngũ cốc chúng mang về từ mùa hè. 

Ý nghĩa: Bạn phải chuẩn bị trước khi cần đến điều gì đó. Vì vậy, bạn cần cần phải dành thời gian để học cách thuyết phục.