9. Loạt sản xuất

Quy luật loạt sản xuất rất quan trọng trong hoạt động của công ty. Giải pháp loạt nhỏ cứ vài giây là cho ra một sản phẩm hoàn chỉnh; trong khi giải pháp loạt lớn sẽ cho ra toàn bộ sản phẩm cùng một lúc.

Các xưởng sản xuất hàng loạt đã lắp ráp xe hơi bằng cách chi một số tiền khổng lồ để mua máy móc, thiết bị to lớn, đáp ứng sản xuất phụ tùng xe hơi hàng loạt với số lượng lớn bằng cách cho máy hoạt động tối đa. Hàng loạt xe hơi giống nhau ra đời với giá rẻ.

Trong sản xuất hàng loạt, cách để tránh việc cháy hàng, trong kho tồn trữ một số lượng lớn phụ tùng để dùng khi cần thiết. Việc này nảy sinh sự tốn kém, cất trữ, vận chuyển, theo dõi chúng. Nếu một phụ tùng nào đó bỗng nhiên bị lỗi, thì tất cả các phụ tùng đó ở các kho đều trở thành vô giá trị.

Toyota dẫn đến thành công bằng việc sử dụng những loạt sản xuất nhỏ, họ mua những máy móc đa năng, có thể sản xuất rất nhiều loại phụ tùng từng loạt nhỏ đúng thời điểm. Ưu thế lớn nhất của việc sản xuất theo từng loạt nhỏ là vấn đề chất lượng được phát hiện từ sớm bởi hệ thống andon cord (dây kéo báo lỗi) gọi là hệ miễn dịch của sản phẩm. Việc giải quyết vấn đề cháy hàng bằng kỹ thuật gọi là kéo (pull), kịp thời (just-in-time) và hạn chế tối đa hàng tồn kho.

Nhờ vào thành công của hoạt động sản xuất tinh gọn, nhiều dây chuyền lắp ráp được sắp đặt sao cho mỗi sản phẩm mới, khi hoàn tất và ra khỏi dây chuyền sẽ hoàn toàn đúng theo đơn đặt hàng mà không phải hy sinh về chất lượng.

Toyota từ việc phục vụ các thị trường nhỏ, phân khúc nhiều hơn và vẫn cạnh tranh được với các nhà sản xuất hàng loạt để rồi trở thành nhà sản xuất xe hơi lớn nhất thế giới vào năm 2008.

10. Tăng trưởng

Tăng trưởng bền vững được mô tả bằng một quy luật: “Khách hàng mới có được là do những hành động của khách hàng cũ”. Những hành động đó thể hiện qua bốn cách:

i) Lời đồn phát xuất từ lòng nhiệt tình của khách hàng hài lòng với một sản phẩm. Sản phẩm mang tính tăng trưởng lan truyền phụ thuộc vào sự truyền dẫn từ người này sang người khác. Sản phẩm có hệ số lan truyền càng cao thì tăng trưởng càng nhanh. Hệ số lan truyền lớn hơn 1 (một khách hàng cũ chiêu mộ được một khách hàng mới) sẽ tăng trưởng theo hệ số mũ. Nếu hệ số lan truyền bé hơn 1 thì sự tăng trưởng không bền vững thậm chí sẽ trở nên lụi tàn.

ii) Hiệu ứng phụ của việc sử dụng sản phẩm cũng tạo ra sự tăng trưởng. Khi một người thấy ai đó sử dụng một sản phẩm, họ bị ảnh hưởng phải mua sản phẩm ấy.

iii) Thông qua quãng cáo, các doanh nghiệp lôi kéo khách hàng sử dụng sản phẩm của mình. Nhưng phải làm sao chi phí tìm kiếm khách hàng mới thấp hơn doanh thu từ khách hàng đó – số dư này gọi là lợi nhuận biên – Lợi nhuận biên càng lớn thì tăng trưởng càng mạnh.

iv) Thông qua việc mua bán hay sử dụng lập lại, nghĩa là sản phẩm được thiết kế để có thể được mua đi bán lại chứ không phải là sự kiện chỉ xảy ra một lần.

Mỗi nguồn tăng trưởng như một động cơ đốt trong, liên tục quay, càng nhanh thì công ty tăng trưởng càng nhanh. Nên cần phải cải thiện khả năng để giữ chân khách hàng. Nguồn để tìm kiếm khách hàng là mục tiêu cạnh tranh của công ty.

Các công ty khởi nghiệp chỉ cần tập trung vào một động cơ tại một thời điểm. Khi theo đuổi một động cơ cụ thể một cách xuyên suốt và toàn diện mới nên cân nhắc đến việc điều chỉnh chuyển sang một động cơ khác.

Nhưng thực sự mọi động cơ đều dần dà sẽ đi đến chỗ “hết nhiên liệu”, điều này xảy ra trong thời gian dài hay ngắn tùy theo ngành kinh doanh. Nếu động cơ chỉ chạy theo con đường của nó và đi đến hồi kết thúc, tăng trưởng sẽ trở nên chậm lại hay ngừng lại. Công ty sẽ có những dự án khởi nghiệp mới từ bên trong, điều chỉnh động cơ tăng trưởng và phát triển để cung cấp những nguồn năng lượng mới.

11. Thích nghi

Chúng ta chẳng cần xây dựng một chương trình đào tạo vĩ đại, mà có thể xây dựng một chương trình đào tạo hết sức chất lượng, khiến cho những người mới được tuyển dụng đạt năng suất cao ngay từ đầu. Đó là, một kỹ sư mới sẽ được giao một “sư phụ” kềm cắp. Kết quả làm việc của thầy và trò liên kết với nhau, vì vậy, người thầy hết sức nghiêm túc trong việc hướng dẫn này.

Để làm việc, các công ty khởi nghiệp phải có “bộ điều chỉnh tốc độ” gắn liền, có thể giúp nhóm, đội tìm ra được nhịp độ tối ưu của mình trong công việc.

Toyota có câu cách ngôn ngược đời: “Ngừng sản xuất sao cho sản xuất không bao giờ ngừng”. Công việc phải ngưng lại ngay khi một số rắc rối chất lượng chưa được xử lý hiện ra. Vì, nếu không, bạn sẽ đi chậm lại sau này vì phải làm lại nhiều việc, nhuệ khí xuống thấp, khách hàng phân tâm.

Khi gặp vấn đề, bạn hãy sử dụng hệ thống Five Whys (Năm câu hỏi tại sao). Kỹ thuật này là công cụ xử lý vấn đề của hệ thống sản xuất của Toyota, nó cũng là một giải pháp thay thế chương trình đào tạo.

Ví dụ, khi một cổ máy ngừng hoạt động

1. Tại sao cổ máy ngừng? (Bị quá tải và nổ cầu chì)

2. Tại sao bị quá tải? (Vòng bi không được tra đủ dầu nhờn)

3. Tại sao nó lại không được tra đủ dầu nhờn? (Ống bơm dầu, bơm không đủ mức)

4. Tại sao ống bơm lại bơm không đủ mức? (Trục bơm đã bị mòn và nó cứ chạy lộp độp)

5. Tại sao trục bơm lại bị mòn? (Không có bệ lọc gắn với nó, do đó bụi kim loại lẫn vào)

Năm lần hỏi tại sao như vậy giúp bạn lần ra được vấn đề cốt lõi và sửa chữa nó. Từ sai lầm về kỹ thuật (cầu chì bị cháy) đến sai lầm của con người (ai đó quên gắn bộ lọc).

Giải pháp Five Whys có vai trò như một bộ điều chỉnh tốc độ tự nhiên, vì có nguy cơ các đội, nhóm hoạt động quá nhanh, đánh đổi chất lượng lấy thời gian.

Giải pháp Five Whys gắn tốc độ phát triển với học hỏi. Bạn sẽ có tất cả những kỹ thuật khác của Khởi Nghiệp Tinh Gọn từ giải pháp này.

Nếu không dùng giải pháp này, một số người chỉ trích nhau, xác định lỗi tại ai, vì đó là bản tính của con người.

Trong tình huống nào cũng cần có sự hiện diện của người có thẩm quyền, triệu tập buổi họp đầy đủ những người có liên quan. Người lãnh đạo nêu ra thần chú: “Chúng ta thật xấu hỗ nếu để lỗi lầm này xảy ra lần nữa”; “ Nếu quy trình sản xuất của chúng tôi mỏng manh đến độ bạn có thể phá vỡ nó, điều này đáng xấu hỗ với chúng tôi”.

Công việc của một khởi nghiệp chẳng bao giờ gọi là hoàn tất, thậm chí các công ty bền vững vẫn phải vật lộn để tìm những nguồn phát triển mới thông qua cải tiến đột phá.

12. Cách tân

Dù là công ty lớn hay cả các công ty khởi nghiệp, họ học cách cân bằng nhu cầu khách hàng hiện có với thách thức tìm ra khách hàng mới. Họ quản lý nhiều khu vực kinh doanh, khám phá các mô hình kinh doanh mới nên đòi hỏi phải thực hiện sự thay đổi. Để xây dựng các nhóm cải tiến nội bộ cần chú ý các thuộc tính sau: Nguồn lực khan hiếm nhưng đảm bảo; có quyền độc lập để phát triển công việc và có lợi ích cá nhân trong thành quả công việc.

Khi đầu tư ngân sách cho các nhóm khởi nghiệp quá nhiều đôi khi cũng có hại như trường hợp ngân sách ít. Điều quan trọng là nguồn lực đó phải đảm bảo hoàn toàn không bị can thiệp. Các nhóm khởi nghiệp cần quyền tự chủ hoàn toàn để phát triển và giới thiệu ra thị trường những sản phẩm mới trong phạm vi quyền hạn được giao. Các doanh nhân khởi nghiệp cần phải có lợi ích cá nhân trong thành quả cách tân thông qua chọn cổ phiếu hoặc trái phiếu doanh nghiệp.

Việc giấu giếm không cho công ty mẹ biết việc cách tân có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực trong dài hạn. Vì khi nhà quản lý được bảo vệ việc này, họ có cảm giác như bị phản bội. Nếu cách tân thành công cũng không là l{ lẽ để bào chữa cho hành vi không trung thực này.

Điều quan trọng là phải tập trung vào việc hình thành những quy tắc nền tảng để các nhóm tự trị dựa vào đó mà hoạt động. Lúc mở đầu cần tạo ra cơ cấu trao quyền cho nhóm cách tân với giải pháp là tạo ra “khung cát cách tân”: chỉ một phần sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc một phần khách hàng. Lập nhóm quan sát cuộc thử nghiệm, với một thời gian hạn định, đối tượng khách hàng qui định. Thử nghiệm phải được báo cáo, dùng thước đo đánh giá thành công và phản ứng của khách hàng. Phải hủy cuộc thử nghiệm nếu xảy ra tai họa nào đấy.

Khi thử nghiệm thành công, sản phẩm trở thành một phần của bộ mặt công ty, liên quan đến PR, tiếp thị, bán hàng và phát triển kinh doanh.

“Khung cát cách tân” phát triển theo thời gian, tức có thể mở rộng phạm vi của nó.

13. Phần kết – Đừng lãng phí

Từ năm 1911, Taylor đã viết:

“Chúng ta đã lãng phí rất nhiều về rừng, thủy năng, đất đai, khoáng sản… Nhưng những lãng phí lớn hơn cả là nỗ lực của con người qua những hành động sai lầm, ngớ ngẩn, hướng dẫn chệch hướng hay không hiệu quả.”

Việc sử dụng thời gian không hợp lý, là một lãng phí cẩu thả mang tính tội phạm trước sức sáng tạo và tiềm lực của con người. Những đòi hỏi của một thế giới vận động ngày càng nhanh hơn đã làm cho các giải pháp cổ xưa trở nên vô hiệu.

Hoạt động Khởi Nghiệp Tinh Gọn đứng ở vị thế đối lập với tình trạng đầy lo âu này.

Hoạt động Khởi Nghiệp Tinh Gọn đại diện cho nguyên tắc “dùng phương pháp khoa học” để đưa ra những câu trả lời cho các câu hởi cấp bách nhất về cách tân.

Xã hội chúng ta cần tính sáng tạo và tầm nhìn của các nhà khởi nghiệp hơn bao giờ hết. Điều này chính là những nguồn tài nguyên quý giá đến mức chúng ta không thể lãng phí. Tất cả những cách tân đều bắt đầu bằng một tầm nhìn, những gì xảy ra tiếp theo mới là vấn đề then chốt.

Tôi đề nghị tạo ra những phòng thí nghiệm, khởi nghiệp mà có thể kiểm tra mọi kiểu phương pháp phát triển sản phẩm. Tôi tin rằng mục tiêu của chúng ta là thay đổi toàn bộ hệ sinh thái của tinh thần kinh doanh khởi nghiệp.

Tôi cũng đề nghị tạo ra một thị trường chứng khoán dài hạn để giao dịch cổ phiếu của các công ty tổ chức theo kiểu “tư duy dài hạn”. Theo đó, ngoài báo cáo hàng quí về lợi nhuận và lợi nhuận biên, các công ty này sẽ sử dụng phương pháp kế toán cách tân báo cáo về những nỗ lực khởi nghiệp và cách tân nội bộ.

Tôi tin rằng ứng dụng khoa học vào kinh doanh khởi nghiệp sẽ giải phóng kho dự trữ bao la là tiềm năng của con người, chúng ta sẽ đạt tốc độ bằng cách bỏ qua công việc thừa mứa không dẫn đến học hỏi. Chúng ta sẽ hiến mình cho việc tạo ra những thể chế mới. Nhiệm vụ dài hạn là xây dựng giá trị bền vững và thay đổi để làm đẹp thế giới hơn.