Nhiều ý tưởng thất bại không phải vì bản thân chúng tồi tệ hay vì không được thực hiện tốt mà ở chỗ thời gian được tính toán để thực hiện chúng không hợp lý.

Cách đây vài năm, chúng tôi cố gắng thành lập giải golf nhà nghề ở Nam Mỹ và gặp nhiều khó khăn từ việc đồng tiền bị phá giá làm giảm lưu lượng tiền mặt của chúng tôi cho tới lạm phát tăng vọt khiến chi phí tổ chức giải quá cao.

Cuối cùng, sau khi bỏ ra khoản chi phí vô cùng lớn để tìm hiểu nguyên nhân thất bại, chúng tôi phát hiện ra rằng đó là do khoảng thời gian chúng tôi tính toán để thực hiện kế hoạch không phù hợp. Tuy nhiên, chúng tôi cũng khám phá ra người Nam Mỹ rất yêu thích môn golf. Do đó, chúng tôi tin rằng một ngày nào đó, khi điều kiện thuận lợi, ý định của chúng tôi sẽ được thực hiện thành công.

Nhiều người bán hàng thường nhanh chóng bác bỏ một ý tưởng tốt chỉ vì họ tính toán thời gian sai. Nếu người ta nói “không” trước một dự án hay ý tưởng, điều đó không có nghĩa là anh ta không thích ý tưởng hoặc dự án đó. Có thể, tại thời điểm hiện tại, họ gặp phải những vấn đề tài chính hoặc có những khúc mắc nội bộ nên không thể thực hiện ý tưởng hoặc dự án đó. 

TRỞ LẠI VÀO THỜI ĐIỂM THÍCH HỢP

Nếu bạn tin vào ý tưởng của mình, và tin rằng khách hàng cuả mình hiểu được ý tưởng đó thì hãy quay trở lại. Một ý tưởng hay có thể mang lại kết quả khi được trình bày lại vào một thời điểm thuận lợi hơn.

Thời gian có thể làm thay đổi tình hình kinh doanh và sự tiếp nhận của người mua.

Sau khi Bob Anderson trở thành Chủ tịch của Rockwell International, tôi đề nghị ông thuê công ty chúng tôi làm một cuốn phim cổ động nội bộ. Trong phim, Anderson sẽ đến thăm nhiều chi nhánh của Rockwell và giải thích vai trò của họ trong hoạt động của toàn công ty. Trước đây, chúng tôi làm công việc này và biết rằng đó là công cụ hữu hiệu để xây dựng niềm tin và môi trường thân thiện trong một công ty đa quốc gia.

Anderson nói: “Mark, tôi mới nhận bàn giao công việc này. Và việc thuê quay phim cổ động sẽ là điều tôi nghĩ đến cuối cùng. Tuy nhiên, hãy thử bàn lại với tôi sau năm năm nữa”.

Sau gần một năm, tôi bàn lại việc này với Anderson và đúng là Rockewell đang dự trù một khoản ngân sách cần thiết cho việc này.

NHỮNG BÍ ẨN CỦA MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN

Tính toán thời gian mang lại nhiều tác dụng trong bán hàng. Nó có thể quyết định bất cứ việc gì, từ khoảng thời gian thực hiện thương vụ, chọn thời điểm cho cuộc đối thoại cho tới chọn thời điểm cho những tình huống đặc biệt.

Tính toán thời gian không phải là mệnh lệnh hay là quy luật có thể được áp dụng cho mọi trường hợp, mà là nhận thức. Chúng là những quyết định do chúng ta nghiên cứu và áp dụng vào từng trường hợp.

Điều này có nghĩa là hầu như những người có khả năng tính toán thời gian thiên bẩm thường là những người nhạy bén với bản thân, khách hàng và với hoàn cảnh bán hàng. Hầu như mọi thỏa thuận, dù là giao dịch đơn giản hay một chuỗi các cuộc vận động phức tạp, lâu dài, đều phát ra những tín hiệu cảm quan đặc biệt và ai cũng có thể cảm nhận được những tín hiệu này.

Tuân theo quy luật

Những dữ kiện khách quan của một thương vụ: tính chất, độ phức tạp, khách hàng và những tin tức thu lượm được có thể mang lại cho bạn những thông tin cần thiết để tính toán thời gian phù hợp. Hãy áp dụng các tin tức này theo quy luật thông thường. Hãy làm những điều phải làm và đừng làm những điều không nên làm.

Nếu khách hàng không biết bạn hoặc công ty của bạn, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn cho thương vụ đó. Nếu khách hàng không bị thuyết phục ngay từ đầu thì bạn nên dành thời gian trao đổi ý kiến trước khi chào hàng lại. Nếu bạn biết phải sau nhiều tháng khách hàng mới có khả năng mua hàng thì không nên ép buộc họ cam kết mua hàng sau vài tuần.

Một công ty từng yêu cầu tôi tạo cho họ một khái niệm về thể thao sao cho phù hợp với nhu cầu cổ động của họ. Cách đó không lâu, tôi đọc một khái niệm về môn quần vợt, và chỉ cần thay đổi một chút, khái niệm này sẽ trở thành cái mà công ty trên đang cần (Đây không phải là một ví dụ về việc tính toán thời gian mà chỉ là trường hợp ngẫu nhiên của việc tính toán thời gian. Điều này hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của người bán hàng nhưng hầu như ai cũng sẽ gặp được một, hai lần may mắn như vậy).

Tôi nói với công ty đó là tôi sẽ suy nghĩ về việc này, tôi muốn thảo luận với đồng nghiệp và sẽ gọi lại cho họ sau hai tuần.

Mặc dù có cái ông ta cần, nhưng tôi biết nếu muốn khái niệm của mình thật hấp dẫn, cần phải có khoảng cách thời gian giữa thời điểm đặt vấn đề và đưa ra lời giải. Nếu tôi gọi cho ông ta ngay ngày hôm sau, chắc chắn ông ta sẽ thắc mắc liệu trong thời gian ngắn như vậy, ý tưởng đó có thật sự giá trị hay không. Nhưng, bằng cách thông báo chính xác thời gian tôi sẽ gọi lại, không những ông ta sẽ mong đợi điện thoại mà còn quan tâm đến những gì tôi nói.

Một quy luật rất hữu hiệu đó là không tiết lộ ngay những điều mình biết. Nên xét xem tình thế có đòi hỏi chiến lược về thời điểm hay không, hoặc vận dụng thời gian sao cho có lợi cho bản thân. Nếu tình thế không đòi hỏi chiến lược thời điểm và chúng ta không thể vận dụng thời gian sao cho có lợi nhất, chúng ta có thể gọi điện thoại trở lại ngay lập tức.

Lắng nghe khách hàng

Người bán hàng có thể kiểm soát việc tính toán thời gian đồng thời phải nắm bắt được những tín hiệu từ khách hàng. Điều hiển nhiên là nghe luôn có giá trị hơn là nói, chăm chú lắng nghe những gì khách hàng nói mang lại hiệu quả nhiều hơn những gì bạn tưởng.

Bạn có thể thu được nhiều tín hiệu về thời gian bằng cách đặt ra những câu hỏi đúng. Ví dụ: vì lý do tài chính hoặc những lý do khác, các công ty đặt mua hàng ở thời điểm này trong năm nhiều hơn là ở các thời điểm khác. Đây là những tin tức phổ biến, bạn chỉ cần đặt câu hỏi và lắng nghe. 

Nếu bạn biết rõ khách hàng, dành thời gian làm quen với họ, họ sẽ cho bạn biết những chỉ dẫn cần thiết cho việc tính toán thời gian ‒ khi nào nên bắt đầu, khi nào nên kết thúc, nên gọi điện thoại cho ai, vào lúc nào – trong suốt quá trình bán hàng.

Theo sát kịch bản

Đảm bảo thực hiện tính toán thời gian có vai trò rất quan trọng trong việc đàm phán một hợp đồng. Nếu tất cả mọi biến số dùng để tính toán thời gian được cân nhắc và phân tích riêng rẽ, thì phải cần đến hàng loạt máy điện toán thì chúng ta mới có được đáp áp đúng về thời điểm.

May mắn thay, trí óc làm việc này cho chúng ta. Nó tính toán bằng cảm quan những điều mà máy phân tích không thể thực hiện được. Như vậy, tính toán thời gian chỉ là biến đổi cảm quan thành hành động có ý thức hoặc bất động có ý thức (không nên nói hoặc không nên làm việc gì).

Quá trình này sẽ dễ dàng hơn nếu bạn coi khung thời gian là đời sống của giao dịch. Hầu hết các giao dịch đều có đời sống bí ẩn theo đúng kịch bản đã được ấn định trước. Những ai từng “giết chết một vụ làm ăn” do kết thúc quá sớm hoặc quá trễ, do rút ngắn hay kéo dài một thương vụ quá thời gian tồn tại tự nhiên của nó, có thể thấy rõ điều này.

Chúng ta có thể mất vài giây cũng có thể vài năm để thực hiện một lần bán hàng. Tất nhiên, việc kinh doanh càng phức tạp, càng nhiều giai đoạn thì càng cần xây dựng kịch bản cụ thể, để có thể hiểu những bí ẩn của thương vụ, hãy tính toán thời gian cho từng giai đoạn ‒ khi nào và bao lâu. Tính đúng thời gian ‒ biến đổi cảm quan thành những hành động có ý thức thích hợp – chính là xem kịch bản và làm theo nó.

Nhiều người, khi đã có kịch bản lại muốn làm khác với nó. Trong lúc vội vàng thực hiện một thương vụ, họ muốn kéo dài thêm thời gian hoặc bỏ qua giai đoạn. Họ muốn viết lại cuộc đối thoại hoặc bỏ đi những đoạn viết cho khách hàng. Bằng cách viết lại kịch bản, họ tự tìm đến thất bại.

THOẢ MÃN TỨC THỜI

Chúng ta đều bị thúc đẩy bởi những ham muốn tức thời. Hãy dẹp bỏ nó sang một bên và tiếp tục công việc kế tiếp. Tung một trái bóng lên trời có nghĩa là bớt được một lo lắng.

Nhưng ngay cả khi có thể khiến người khác làm điều mình muốn, chúng ta cũng ít khi có thể khiến họ làm việc đó bất cứ khi nào. Con người và sự việc chuyển động theo nhịp độ riêng và hầu như chẳng bao giờ diễn biến đúng như ý muốn của chúng ta. Một trong những dấu hiệu chắc chắn nhất của sự trưởng thành trong kinh doanh là khả năng biết kiềm chế mong muốn thỏa mãn tức thời, biết điều chỉnh thời gian biểu phù hợp với thời gian biểu của người khác.

Với tư cách vừa là người bán hàng, vừa là người điều hành công ty, tôi không thể nghĩ ra khía cạnh nào của việc tính toán thời gian quan trọng hơn là tính kiên nhẫn. Chỉ riêng thiếu kiên nhẫn cũng có thể phá hoại một thương vụ, trong khi kiên nhẫn – để mặc người khác ba hoa và chờ đợi một cơ hội đặc biệt ‒ có thể thay đổi tình thế của một thương vụ.

Tôi có thể đoán rằng phần lớn các thương vụ bị thất bại là do thiếu kiên nhẫn. Tôi chứng kiến rất nhiều trường hợp như vậy.

• Một người bán hàng nói chuyện điện thoại với khách hàng và cảm thấy khách hàng đang bực mình hoặc khó chịu, nhưng vẫn tìm cách chào hàng.

• Một người bán hàng nói: “Nhưng việc này chỉ mất một phút thôi” khi được khách hàng yêu cầu hãy trở lại lần sau.

• Một người bán hàng, trong khi đang bắt tay thỏa thuận một thương vụ, nói với người mua: “Bây giờ chuyện mua bán đã xong, tôi thật sự có điều này muốn bàn với anh”.

Nếu tính sai thời gian là căn bệnh bẩm sinh thì kiên nhẫn có thể là thuốc chữa.

KIÊN TRÌ

Kiên trì ngụ ý rằng bán hàng là trò chơi của các con số, bạn cần gõ nhiều lần cửa và phải trở lại nhiều lần.

Tôi không tin việc buôn bán chỉ có thế. Đối với tổ chức của chúng tôi và tôi chắc chắn rằng cũng như đối với hầu hết các tổ chức dịch vụ khác, trong bán hàng, 

các loại cửa nào cần gõ, gõ bằng cách nào và khi nào nên gõ vô cùng quan trọng.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là không cần đến lòng kiên trì. Nếu không kiên trì chờ đợi và trở lại, thì những hiểu biết về cách tính thời gian không còn giá trị gì. Kiên trì là một trong những yếu tố hàng đầu trong những quy định về bán hàng, cùng với “hiểu rõ sản phẩm của mình” và “tin tưởng vào sản phẩm của mình”:

TẬN DỤNG CƠ HỘI TÍNH THỜI GIAN 

Có rất nhiều cơ hội tính thời gian mà có thể bạn đã gặp. Mặc dù không cần thiết phải là thầy bói để nhận biết chúng, nhưng bạn cũng cần phải nhạy bén để hiểu được ý nghĩa của chúng và sử dụng chúng sao cho có lợi cho bản thân.

Cách kéo dài và gia hạn hợp đồng

Hãy kéo dài, gia hạn hoặc đàm phán lại một hợp đồng khi đối tác của bạn đang ở trong trạng thái vui vẻ nhất chứ không phải khi hợp đồng sắp hết hạn.

Bất cứ khi nào thực hiện được một nhiệm vụ cho một khách hàng, tôi đều khuyến khích nhân viên phụ trách thảo luận việc gia hạn hợp đồng với khách hàng, ngay cả khi thỏa thuận vẫn còn hiệu lực.

Nếu khách hàng của bạn nhận được tin vui, ngay cả khi tin này không liên quan gì đến sản phẩm của bạn (ví dụ như tăng lương hay có tiền thưởng), thì đây cũng là một cơ hội tốt về thời gian.

Hãy tự động kiểm tra tâm trạng. Tâm trạng có thể biến “có” thành “không” và ngược lại.

Tận dụng sự tính sai thời gian của người khác

Tính toán thời gian sai hoặc sự không may của người khác có thể mang đến nhiều cơ hội cho bạn. Bạn thường thấy chuyện này trong thời gian bầu cử, mỗi ứng cử viên đều rất thận trọng về thời điểm nhảy vào vòng chiến. Mọi người đều chờ đợi đối thủ phạm phải sai lầm chính trị, như vậy họ sẽ bước vào như một hiệp sĩ chân chính.

Cũng giống như bạn tìm cách gia hạn hợp đồng khi khách hàng cảm thấy vui vẻ nhất, bạn cần tìm cách ký hợp đồng khi khách hàng tiềm năng không hài lòng nhất với đối thủ của bạn.

Cách đây không lâu, bộ phận Truyền hình của chúng tôi tìm cách có được quyền đại diện quốc tế cho một giải thể thao quan trọng. Lúc đó, quyền này thuộc về một trong những hệ thống truyền hình Mỹ. Chúng tôi biết rằng ban tổ chức giải đã biết về việc hệ thống truyền hình trên vừa bán một số chương trình thể thao cho nước khác, bao gồm giải thể thao quan trọng nói trên.

Ban tổ chức rất bực bội vì bị lợi dụng và bởi vì trước đó họ cũng đã gặp phải nhiều vấn đề với hệ thống truyền hình này nên tôi cảm thấy đây chính là thời điểm thuận lợi của tôi: Giờ đây, chúng tôi đại diện cho Giải thể thao đó.

Cân nhắc giữa hiện tại và tương lai

Khi đoạt giải golf mở rộng của Anh năm 1969, Tony Jacklin nhận được rất nhiều lời mời, đặc biệt là từ nước Anh ‒ nơi luôn mong mỏi có được một nhà vô địch golf của chính mình. Tuy nhiên, chúng tôi cảm thấy rằng anh ta còn có thể tiến xa hơn nữa và giá trị của anh ta sẽ còn tăng nên chỉ ký cho anh các hợp đồng chuyển nhượng ngắn hạn, trong vòng một năm. Một năm sau, Jacklin đoạt giải mở rộng của Mỹ và giá trị hợp đồng của anh ta tăng gấp ba.

Ngược lại, khi Ben Crenshaw chuyển sang thi đấu cho giải golf nhà nghề, tôi cảm thấy anh ta tạo được một hình ảnh có sức lôi cuốn mạnh mẽ trong giới thể thao nhà nghề. Anh ta được xem như là một “Nicklaus ” mới. Mặc dù đó là một biệt danh tốt, nhưng anh ta gần như không thể nào thể hiện xứng đáng với biệt danh đó. Tôi cảm thấy cần phải tạo cho Crenshaw một hình ảnh trước khi anh ta bị gán ghép với những kết quả anh ta có thể hoặc không thể đạt được trên sân. Tuy nhiên, do Ben chần chờ quá lâu nên khi chúng tôi bắt đầu đại diện cho anh ta thì cũng không thể mang lại nhiều kết quả.

Lợi dụng thời điểm mặt trời lặn

Pat Ryan – biên tập viên tạp chí People, cho tôi biết bí quyết bán hàng của cha cô, nhà nuôi ngựa Ái Nhĩ Lan quá cố Jim Ryan, đã truyền lại cho nhiều người đua ngựa. Đó là luôn mời khách hàng tới nhà vào lúc trời sắp tối để uống trà hoặc uống rượu. Đây không phải là hành động mang tính xã giao, mà trên thực tế, khi mặt trời lặn là thời điểm tốt nhất để quan sát các con ngựa. 

Một trong những chương trình truyền hình thành công nhất của chúng tôi: “Siêu sao” được trình chiếu trên đài truyền hình ABC được bán theo từng phần, vì nó phù hợp với nhu cầu thời gian mà hệ thống truyền hình đề ra để lấp đầy khoảng trống trong thể thao mùa đông giữa hai mùa bóng đá và bóng chày.

Lịch có nội dung

Ngày tháng chuyển đổi việc tính toán thời điểm thành tin tức cụ thể. Lịch, trong tay những chuyên gia bán hàng, có thể trở thành vũ khí bán hàng tối ưu. Ví dụ: trong công việc của mình, chúng tôi biết rằng nếu không phải vì vấn đề chính trị thế giới, chắc chắn thế vận hội 1988, 1992 và 1996 đã được tổ chức. Chúng ta có thể tính toán thời điểm để tập trung bán hàng hướng vào những sự kiện tương lai.

Thực tế, nhiều nỗ lực bán hàng của chúng tôi được tính toán thời gian sao cho có thể lợi dụng sự ảnh hưởng của các sự kiện thể thao quan trọng hàng năm và sử dụng chúng làm phương tiện nuôi dưỡng khách hàng.

Cách đây nhiều năm, khi Đề án 13 của Luật cải cách Thuế của Bang California được đề ra và trở thành vấn đề nóng hổi trong xã hội; tôi được nghe câu chuyện một giảng viên tài chính đã lợi dụng các cơ hội trong tương lai do Lịch thông báo. Nhiều tuần trước khi đề án được đưa ra để biểu quyết, ông ta đã quảng cáo cho loạt bài giảng mới của mình với đầu đề “Làm thế nào để thu lợi từ Đề án 13” trên tờ Los Angeles Times và gây ảnh hưởng đến công chúng.

Nhậm chức và ra đi

Khách hàng tiềm năng tốt nhất là người vừa đến hoặc vừa rời khỏi một công ty. Khi sắp sửa rời Pontiac, John Delorean gọi điện cho tôi và nói: “Mark, ngay sau khi tôi rời khỏi đây, họ sẽ tìm cách xóa bỏ những gì tôi đã làm. Nếu anh muốn gia hạn hợp đồng, chúng ta nên làm ngay bây giờ.”

Một giám đốc mới nhậm chức rất muốn làm việc gì đó để tạo dấu ấn. Một giám đốc sắp rời nhiệm sở – và biết chắc ông ta không có mặt để phải gánh chịu hậu quả – sẽ không quan tâm đến những hợp đồng mình ký kết.

Chúng tôi đã có được nhiều cuộc đàm phán vì người ta muốn lấp đầy những khoảng thời gian trước khi ra đi, và vì muốn tạo được dấu ấn trong nhiệm vụ mới.

Nếu thời gian tính của bạn tế nhị, hãy cho đối tác biết

Ví dụ: “Tôi biết chuyện này từ tuần trước, nhưng tôi không muốn làm phiền anh giữa Hội nghị bán hàng (trước ngày nghỉ lễ, trong khi anh đang tính toán ngân sách, v.v…)”. Quy luật chung là nên tránh gọi điện thoại (nhất là nếu có tin tức không hay hoặc một vấn đề khó khăn) vào sáng thứ hai hoặc chiều thứ sáu.

Tận dụng những thời điểm bất ngờ

Một cú điện thoại ngoài giờ làm việc, vào đêm khuya hoặc cuối tuần luôn gây ấn tượng mạnh. Nếu khéo léo, bạn có thể thu được nhiều lợi ích từ việc này, nhưng bạn nên biết rõ việc mình làm vì có thể nó sẽ đem đến những phản ứng ngược lại. Hãy luôn sắp xếp mọi việc thật hoàn hảo trước khi gọi điện: “Việc này rất tốt (hay rất quan trọng), vì thế, tôi muốn nói chuyện với anh trong dịp cuối tuần”.

Đừng ấn định kỳ hạn chót

Đôi khi, bạn bắt buộc phải đưa ra thời hạn chót cho khách hàng. Nhưng hạn chót là một sự đe dọa, và khi cảm thấy bị đe dọa người ta sẽ làm hết sức mình để chống lại.

Ra kỳ hạn chỉ nên được sử dụng khi không còn biện pháp nào khác.

Cách làm mất uy tín nhanh nhất là đưa ra một kỳ hạn chót rồi gia hạn, sửa đổi hoặc phớt lờ đi. Một khi bạn không tôn trọng kỳ hạn chót của mình, thì mọi điều bạn nói đều không có giá trị.

Sử dụng thời gian để làm nhẹ đi lời đe dọa.

Cách đây không lâu, chúng tôi bị một công ty xỏ mũi. Ban đầu, công ty này tỏ ý muốn dứt khoát tiến hành công việc với chúng tôi. Họ muốn chúng tôi giúp họ khiến cho một nữ vận động viên quần vợt dành nhiều thời gian hơn cho công ty.

Đưa ra một hạn chót có thể là đe dọa quá đáng. Cho nên chúng tôi cho họ biết trong vòng một tuần, chúng tôi khó có thể đưa ra câu trả lời hoặc chúng tôi không thể nào bỏ một số cam kết tham dự các giải quần vợt của cô ấy.

Kết quả câu trả lời là không, nhưng dù sao biết được điều này vẫn tốt hơn là kéo dài thời gian. Bằng cách đưa ra sự đối nghịch về thời gian, chúng tôi đã tạo sức ép, nhưng không có vẻ gì là bắt buộc phải trả lời có hoặc không.

Khoảng thời gian chú tâm

Những người bận rộn thường chỉ chú tâm đến vấn đề bạn đề cập trong một thời gian ngắn, vì thế, hãy đi thẳng vào vấn đề. 

Đừng bắt đầu bằng câu chuyện cuộc đời của bạn, đừng kéo dài sự giới thiệu và kịch hoá vấn đề. Làm như thế, bạn chỉ khiến người nghe khó chịu hoặc tệ hơn nữa là khiến họ lơ đãng. Ngoài ra, hãy tìm hiểu khoảng thời gian chú tâm của những người bạn giao dịch. Ví dụ, tôi biết rằng đối với Anderson ở công ty Rockwell, nếu tôi nói một vấn đề gì quá 45 giây, ông ta sẽ nghĩ ngay sang chuyện khác.

Tập trung vào điều quan trọng

Nếu bạn có nhiều vấn đề phải bàn, hãy đảm bảo dành đủ thời gian để nói về vấn đề quan trọng nhất. Đừng bao giờ khiến mình phải hỏi: “Tôi có thể nói thêm vài phút được không? Tôi chưa nói đến vấn đề chính”.

Phân bổ thời gian hợp lý

Cách gây ấn tượng tốt nhất là hoàn thành công việc sớm hơn một nửa thời gian so với những gì khách hàng nghĩ. Ngược lại, cách tệ nhất là không hoàn thành công việc đúng thời hạn.