Người ta không tích lũy mà loại trừ.

Mọi thứ không tăng lên mà giảm đi mỗi ngày.

Đỉnh cao của sự tu dưỡng chính là sự đơn giản.

– BRUCE LEE

5. Kết thúc quá trình quản lý thời gian

► NHỮNG ẢO TƯỞNG VÀ NGƯỜI Ý

Hoàn hảo không phải là khi không có gì cần tăng thêm mà là khi không cần bỏ đi điều gì cả.

– ANTOINE DE SAINT-EXUPÉRY, người tiên phong trong lĩnh vực bưu điện hàng không quốc tế và tác giả của cuốn sách Hoàng tử bé

Phức tạp hóa những điều đơn giản là một việc làm vô ích.

– WILLIAM OF OCCAM (1300-1350), người sáng tạo ra nguyên lý Occam Rozor1

Tôi có vài từ để nói về việc quản lý thời gian: Hãy quên tất cả điều đó đi.

Tốt nhất, bạn không nên cố làm nhiều việc hơn mỗi ngày, cố gắng lấp đầy từng giây phút rỗi rãi bằng một công việc hối hả nào đó. Tôi đã mất khá lâu mới hiểu được điều này. Trước đây, tôi thường ưa thích phương pháp đo lường kết quả dựa trên khối lượng công việc.

Bận rộn là chiêu bài đắc dụng nhất nhằm trốn tránh những công việc tối quan trọng nhưng không lấy gì làm dễ chịu. Có vô vàn phương cách để tạo ra vẻ bận rộn: bạn có

thể thu thập hàng trăm mẩu thông tin bán hàng kém chất lượng, tổ chức lại danh bạ liên lạc, đi qua văn phòng yêu cầu những tài liệu mà bạn không cần tới, hay nói chuyện điện thoại ồn ào vài giờ trong khi nên ưu tiên làm việc.

1 Nguyên lý này cho rằng: “Không nên cường điệu hóa thực tại một cách không cần thiết.”

Trên thực tế, nếu bạn muốn được thăng chức tại hầu hết các công ty ở Mĩ, và giả định rằng các công ty này không thực sự kiểm tra xem bạn đang làm gì (chúng ta thành thật nhé), bạn chỉ cần chạy quanh văn phòng, áp điện thoại bên tai còn tay thì cầm theo giấy tờ. Nào, đó chính là một nhân viên bận rộn đấy! Hãy thăng chức cho anh ta đi nào. Thật không may cho nhóm NR, hành động này sẽ không đưa bạn ra khỏi văn phòng hay lên máy bay đi tới Brazil. Thật tệ. Hãy tìm cho mình một tờ báo và cắt nó ra.

Rốt cục, có một cách tốt hơn nhiều, và cách này sẽ đem lại được nhiều hơn so với chỉ nâng cao kết quả của bạn – nó sẽ nhân thành quả của bạn lên gấp bội. Dù bạn tin hay không thì việc, đạt được nhiều thành tựu hơn trong khi làm việc ít đi không chỉ khả thi, mà còn là điều bắt buộc.

Hãy bước vào thế giới của sự giản tiện.

Bạn sẽ sử dụng hiệu năng như thế nào?

Giờ đây, khi bạn đã quyết định được mình muốn sử dụng thời gian như thế nào, bạn phải rảnh rỗi trong quãng thời gian đó.

Dĩ nhiên, bạn có thể đạt được điều này trong khi vẫn giữ nguyên hay tăng thêm thu nhập của mình.

Mục đích của chương này cũng là điều bạn sẽ trải nghiệm nếu bạn tuân theo những chỉ dẫn trong đây, đó là tăng năng suất cá nhân lên khoảng từ 100 tới 500%. Các nguyên lý đối với nhân viên hay doanh nhân đều tương tự nhau, song mục đích của

việc tăng năng suất này lại hoàn toàn khác nhau.

Trước tiên, đối với các nhân viên. Một nhân viên tăng năng suất nhằm nâng cao khả năng đàm phán cho hai mục tiêu song hành sau: tăng lương và xử lý công việc từ xa.

Chúng ta hãy nhớ lại điều đã được chỉ ra trong chương đầu tiên của cuốn sách này, rằng quy trình chung để gia nhập nhóm NR là D-E-A-L, song những nhân viên chú tâm tới việc giữ nguyên vị trí hiện tại của mình cần ứng dụng chu trình này theo trình tự D-E-L-A. Nguyên do có liên quan tới môi trường làm việc. Những nhân viên này cần Giải phóng (L-liberation) bản thân họ khỏi môi trường văn phòng trước khi họ có thể làm việc 10 tiếng một tuần, đó là do quan niệm chung trong môi trường làm việc yêu cầu bạn phải luôn tuân thủ giờ làm việc hành chính từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thậm chí cả khi bạn đem lại hiệu quả gấp đôi trước đây, nếu bạn chỉ làm việc bằng một phần tư 1/4 thời gian của các đồng nghiệp, rất có thể bạn sẽ bị sa thải. Ngay cả khi bạn làm việc 10 tiếng một tuần mà vẫn đem lại hiệu quả gấp đôi những người làm việc 40 tiếng, người ta sẽ yêu cầu bạn “Hãy làm việc 40 tiếng một tuần và đem lại hiệu quả gấp tám lần.” Đây là một trò chơi vô tận mà bạn luôn muốn tránh. Do vậy, nhu cầu được Giải phóng sẽ được đặt lên trước.

Nếu bạn là một nhân viên, chương này sẽ nâng cao giá trị của bạn và khiến cho công ty gặp nhiều thiệt hại khi sa thải bạn hơn là tăng lương và cho phép bạn làm việc từ xa. Đó chính là mục tiêu của bạn. Một khi mục tiêu thứ hai được thực hiện, bạn có thể nghỉ ngơi hàng giờ mà không lo bị sách nhiễu và có thể sử dụng quãng thời gian rảnh rỗi có được để thực hiện các ước mơ của mình.

Mục đích của các doanh nhân không phức tạp đến thế bởi nhìn chung, họ được hưởng lợi trực tiếp từ việc tăng lợi nhuận. Mục tiêu của họ là giảm khối lượng công việc trong khi vẫn tăng doanh thu. Điều này sẽ thay thế bạn bằng một quá trình Tự động hóa (A-automation), mà theo đó sẽ cho phép Giải phóng thời gian (L-liberation).

Tuy vậy, có những định nghĩa tuân theo trình tự như nhau với cả hai đối tượng.

Năng suất và hiệu quả

Tính hiệu quả là thực hiện những việc đưa bạn tiến dần tới mục tiêu. Tính năng suất là thực hiện một nhiệm vụ được giao (dù nhiệm vụ đó quan trọng hay không) đem lại hiệu quả kinh tế nhất. Có năng suất mà thiếu tính hiệu quả là điều chúng ta thường thấy nhất.

Tôi cho rằng một nhân viên bán hàng trực tiếp đến từng nhà tốt nhất được coi là làm việc có năng suất – tức là, lịch sự và xuất sắc khi bán hàng tận nhà mà không lãng phí thời gian – nhưng lại hoàn toàn không hiệu quả. Người này sẽ bán nhiều hàng hơn qua các phương tiện hữu hiệu như thư điện tử hay thư trực tiếp.

Điều trên đây cũng đúng với một người kiểm tra hòm thư điện tử 30 lần một ngày và phát triển hệ thống quy tắc sắp xếp tài liệu tỉ mỉ cũng như các kỹ thuật tinh vi nhằm đảm bảo mỗi lần kiểm tra hòm thư đều đạt tốc độ nhanh. Tôi là một chuyên gia trong việc làm này. Xét trên phương diện nào đó thì cách làm này năng suất song lại không hiệu quả.

Sau đây là hai chân lý cần ghi nhớ:

1. Làm tốt một việc không quan trọng sẽ không làm cho việc đó quan trọng hơn.

2. Một công việc đòi hỏi nhiều thời gian sẽ không làm cho nhiệm vụ đó quan trọng hơn.

Từ giờ phút này trở đi, hãy nhớ rằng: Việc bạn làm chắc chắn quan trọng hơn rất nhiều so với cách thức bạn thực hiện nó. Tính năng suất là vô cùng quan trọng, nhưng nó sẽ trở thành vô ích nếu không được áp dụng vào những việc đúng đắn.

Để tìm ra những điều đúng đắn, chúng ta cần phải tìm hiểu một vài triết lý.

Pareto và triết lý của ông: Thuyết Nguyên lý 80/20 và thoát khỏi sự kém hiệu quả

Việc gì có thể dự liệu được đều có thể giải quyết được.

– PETER DRUCKER, nhà lý luận Quản trị học, tác giả của 31 cuốn sách, đạt được giải thưởng Huân chương Tự do của Tổng thống Hoa Kỳ

Bốn năm trước, có một nhà kinh tế học đã thay đổi cuộc đời tôi mãi mãi. Thật đáng tiếc tôi không thể có dịp gặp gỡ ông. Ngài Vilfredo yêu dấu của tôi đã qua đời gần 100 năm trước.

Vilfredo Pareto là một nhà kinh tế, nhà xã hội học tinh quái và ưa tranh luận, ông sinh năm 1848 và mất năm 1923. Theo học ngành cơ khí, ông bắt đầu sự nghiệp của mình bằng việc quản lý các mỏ than và sau này kế nhiệm Léon Walras trong vai trò chủ nhiệm bộ môn Kinh tế Chính trị của trường Đại học Lausanne tại Thụy Sĩ. Công trình có ảnh hưởng sâu rộng của ông, Cours d’economie politique1, đã nêu lên một quy luật về phân phối thu nhập mà khi đó chưa được khảo sát kỹ lưỡng. Quy luật này về sau mang tên ông: “Quy luật Pareto” hay “Phân phối Pareto”, mà đến cuối thập kỷ được biết đến phổ biến dưới tên gọi “Nguyên lý 80/20”.

Công thức toán học mà ông sử dụng để chứng minh sự phân bố của cải bất cân xứng nhưng có thể dự báo được trong xã hội – 80% của cải và thu nhập được tạo ra và sở hữu bởi 20% dân số – cũng được ứng dụng trong các lĩnh vực khác ngoài kinh tế. Trên thực tế, công thức này có mặt ở hầu hết mọi nơi. Chẳng hạn như, 80% số hạt đậu trong vườn của Pareto được tạo ra từ 20% số cây đậu ông trồng.

1 Những bài giảng về kinh tế chính trị.

Quy luật Pareto có thể được tổng kết lại như sau: 80% sản lượng đầu ra là kết quả của 20% đầu vào. Quy luật này có thể được diễn đạt theo nhiều cách khác, tùy thuộc từng tình huống, như:

– 80% kết quả bắt nguồn từ 20% nguyên nhân.

– 80% thành quả xuất phát từ 20% nỗ lực và thời gian.

– 80% lợi nhuận của công ty được đem lại từ 20% sản phẩm và khách hàng.

– 80% lợi tức của cả thị trường chứng khoán thu được từ 20% các nhà đầu tư và 20% của một danh mục vốn đầu tư.

Danh sách này còn kéo dài và rất đa dạng, ngay cả tỷ lệ trên cũng được bóp méo khá lớn như: 90/10, 95/5 và 99/1, song tỷ lệ tối thiểu vẫn là 80/20.

Thời điểm tôi tình cờ xem được công trình nghiên cứu của Pareto cũng chính là giai đoạn tôi thường làm việc miệt mài 15 tiếng một ngày, suốt bảy ngày trong tuần, thấy mình hoàn toàn bị nhấn chìm trong công việc và bất lực không thoát ra được. Khi đó, tôi thường thức dậy từ sáng tinh mơ, gọi điện tới công ty tại Anh Quốc, giải quyết công việc tại Mĩ trong suốt thời gian từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều, sau đó lại làm việc tới tận nửa đêm, gọi điện sang Nhật và New Zealand. Tôi như bị mắc kẹt trên một chuyến tàu không phanh đang lao đi, liên tục đổ thêm than vào lò lửa mà không có lựa chọn nào khả dĩ hơn. Đối mặt với nguy cơ suy nhược thần kinh hoặc thử nghiệm các ý tưởng của Pareto, tôi đã chọn phương án thứ hai. Sáng hôm sau, tôi bắt đầu phân tích cuộc sống riêng và công việc của mình dựa trên hai câu hỏi:

1. Đâu là 20% dẫn tới 80% vấn đề rắc rối và bất hạnh của tôi?

2. Đâu là 20% đem lại 80% thu nhập và hạnh phúc cho tôi? Trong ngày hôm đó, tôi đã gạt sang một bên những thứ tưởng như là cấp thiết và thực hiện một phân tích xác thực và đầy đủ nhất có thể, áp dụng hai câu hỏi này cho mọi việc, từ bạn bè cho tới khách hàng, từ công việc quảng cáo cho tới hoạt động giải trí. Bạn đừng hi vọng rằng mình đang làm đúng mọi việc – sự thật thường đau lòng. Mục đích của việc này là tìm ra những việc làm phi hiệu quả của bạn nhằm loại bỏ chúng đồng thời tìm ra những điểm mạnh để phát huy. Tôi đã đưa ra vài quyết định đơn giản nhưng khó khăn về mặt tình cảm. Những quyết định này thật sự đã thay đổi cuộc đời tôi vĩnh viễn và đem lại cho tôi lối sống mà giờ đây tôi rất mãn nguyện.

Quyết định đầu tiên của tôi đã đem lại một ví dụ điển hình cho tốc độ tăng nhanh chóng của tỉ số ROI (Return On Investment) mà những phân tích trên có thể mang lại: tôi ngừng giao thiệp với 95% khách hàng của mình, dừng hẳn quan hệ mua bán với

2% số tiếp theo, chỉ giữ lại và tăng cường quan hệ với 3% các nhà sản xuất đứng đầu.

Chỉ có 5 trong số hơn 120 khách hàng, đại lý đem lại 95% doanh thu cho tôi. Còn tôi lại sử dụng 98% thời gian của mình theo đuổi số khách đem lại ít doanh thu kia, bởi năm khách hàng này luôn đặt hàng thường xuyên mà tôi không cần phải liên tục gọi điện hay thuyết phục. Nói cách khác, tôi đang làm việc do tâm lý cần phải làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều. Tôi đã không nhận ra làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều không phải là mục tiêu, mà chỉ đơn giản là thói quen của hầu hết mọi người, cho dù thói quen đó có cần thiết hay không. Thời kỳ đó, tôi là một trường hợp điển hình của nhóm làm việc vì lợi ích của công việc W4W (work for work), một thái cực đối nghịch của nhóm NR.

Tất cả, tức 100% những vấn đề tôi gặp phải tới từ nhóm khách hàng không hiệu quả này, ngoại trừ hai khách hàng lớn, những chuyên gia tầm cỡ thế giới của phương pháp kinh doanh “đây là ngọn lửa tôi đã thắp lên, giờ thì bạn dập tắt nó đi.” Tôi chuyển tất cả những khách hàng không hiệu quả này vào nhóm bị động: nếu họ đặt hàng, tuyệt vời – nhưng hãy để họ tự gửi đơn đặt hàng. Nếu không, tôi cũng không theo đuổi: không gọi điện, không Email, không gì cả. Như vậy chỉ còn phải quan tâm tới hai khách hàng lớn kia, những người luôn phá hỏng các hợp đồng nhưng lại đóng góp tới 10% doanh thu khi đó.

Bạn sẽ luôn có một vài khách hàng loại này, và đây là tình huống khó khăn, đem lại mọi vấn đề rắc rối, trong đó có cả sự suy nhược thần kinh và mặc cảm về bản thân. Đến mức độ đó, tôi coi những trận đả kích, những lời xúc phạm, những cuộc tranh luận mất thời gian, những câu hăm dọa của họ là một chi phí kinh doanh. Trong quá trình phân tích 80/20, tôi nhận ra rằng chính hai khách hàng này là nguyên nhân gây ra hầu hết những bực dọc và khó chịu của tôi trong suốt cả ngày làm việc, và còn ảnh hưởng tới cả cuộc sống riêng của tôi, khiến tôi hàng đêm phải trằn trọc “lẽ ra lúc đó mình nên nói X, Y, Z với gã đó.’’ Cuối cùng, tôi đã đi đến một kết luận rõ ràng: Những ảnh hưởng của việc này đối với lòng tự trọng và trạng thái tinh thần của tôi không đáng gì so với những lợi ích về kinh tế mà tôi có được. Tôi không cần tiền vì

bất kỳ lý do cụ thể nào và tôi đã cho rằng tôi cần nó. Khách hàng luôn luôn đúng, phải vậy không? Chỉ là một phần của công việc kinh doanh, đúng không? Không hề. Hay ít nhất thì cũng không đúng với nhóm NR. Tôi đã cắt đứt hẳn quan hệ làm ăn với những con người khó chịu đó và tự thưởng thức từng giây phút ngọt ngào sau đó. Cuộc đối thoại đầu tiên diễn ra như thế này:

Khách hàng: Cái thứ quái quỷ gì vậy? Tôi đã đặt hàng trước hai ngày, vậy mà hàng đến chậm những hai ngày. (Thực tế thì ông ta đã gửi đơn đặt hàng tới nhầm người và qua những phương tiện không thích hợp mặc dù tôi đã nhắc nhở nhiều lần.) Các cậu là một lũ ngu dốt vô tổ chức nhất mà tôi từng biết. Tôi đã làm việc hơn 20 năm trong ngành này, và đây là công ty tệ nhất tôi gặp phải.

Bất kỳ người nào trong nhóm NR – trong trường hợp này là tôi: Tôi sẽ giết ông.

Cứ liệu hồn đấy.

Tôi ước được như thế. Tôi đã tự nhủ như vậy hàng triệu lần trong đầu, song trên thực tế nó lại diễn ra theo cách này:

Tôi rất lấy làm tiếc về việc này. Ông biết đấy, tôi đã chịu đựng đủ những lời xúc phạm của ông rồi, và bây giờ thì không may là chúng ta sẽ không thể hợp tác với nhau lâu hơn nữa. Tôi đề nghị ông nên xem xét những vấn đề khó chịu và bực dọc thực sự bắt nguồn từ đâu. Dù sao chăng nữa, tôi chúc ông mạnh khỏe. Nếu ông muốn đặt hàng, chúng tôi sẽ vui lòng được cung cấp, song với điều kiện ông cần tự kiểm soát bản thân, không buông ra những lời xúc phạm và hành vi báng bổ không cần thiết. Ông đã có số fax của chúng tôi. Chúc ông mọi điều tốt lành và một ngày vui vẻ.

Tôi đã làm việc này một lần qua điện thoại, và một lần qua Email. Vậy điều gì đã xảy ra? Tôi mất một khách hàng, nhưng người còn lại đã thay đổi cách xử sự và đặt hàng qua fax với chúng tôi rất nhiều lần. Vấn đề rắc rối được giải quyết, mức doanh thu tối thiểu bị mất đi. Ngay lập tức tôi thấy vui sướng gấp 10 lần.

Sau đó, tôi xác định những đặc điểm chung của năm khách hàng hàng đầu, giữ chân

ba người rồi tương tự như thế, tiến hành phân loại các nhà cung cấp trong tuần tiếp theo. Hãy nhớ rằng, có thêm khách hàng không đồng nghĩa với việc tăng thêm doanh thu. Thu hút thêm nhiều khách hàng không phải là mục tiêu, và việc này thường kéo theo tăng 90% lượng công việc phải xử lý, mà chỉ đem lại thêm một lượng tăng nhỏ từ 1-3% doanh thu. Mục đích chính của chúng ta là không mắc lỗi, tạo ra thu nhập tối đa với công sức bỏ ra tối thiểu có thể (từ số lượng khách hàng tối thiểu). Tôi đã nhân lên gấp bội những điểm mạnh của mình và chỉ tập trung đẩy mạnh quy mô và mức độ thường xuyên của những hợp đồng với các nhà cung cấp hàng đầu.

Kết quả cuối cùng ra sao? Tôi chuyển từ việc đeo đuổi, nhượng bộ 120 khách hàng sang chỉ ký kết những hợp đồng lớn với tám khách hàng, mà hoàn toàn không phải van nài hay hô hào qua điện thoại và Email. Thu nhập hàng tháng của tôi tăng từ 30.000 đôla lên 60.000 đôla trong vòng bốn tuần và số giờ làm việc của tôi lập tức giảm từ trên 80 tiếng một tuần xuống còn gần 15 tiếng. Nhưng điều quan trọng nhất là tôi đã vui vẻ, lạc quan, lần đầu tiên được tự giải phóng trong hơn hai năm qua.

Trong những tuần tiếp theo, tôi áp dụng quy tắc 80/20 trong hàng loạt lĩnh vực khác, bao gồm:

1. Quảng cáo

Tôi xác định những mục quảng cáo hiện đang mang lại khoảng 80% doanh thu, nhận định và nâng cao mức độ nhận biết và được quan tâm của những quảng cáo này, đồng thời loại bỏ tất cả những quảng cáo không hiệu quả khác. Chi phí quảng cáo của tôi giảm hơn 70% còn doanh thu bán hàng trực tiếp gần như tăng gấp đôi, từ 15.000 đôla một tháng lên mức 25.000 đôla trong vòng tám tuần. Con số này đáng lẽ đã tăng gấp đôi ngay lập tức nếu tôi sử dụng các phương tiện như đài phát thanh, báo chí hay truyền hình thay cho các tạp chí có khoảng cách giữa các số xuất bản ra hàng tháng.

2. Các thành viên và đối tác trực tuyến

Tôi đã loại bỏ hay ngừng quan tâm tới hơn 250 thành viên trực tuyến làm ăn kém hiệu

quả, thay vào đó là dành thời gian cho hai thành viên hiện đang mang lại 90% doanh thu. Quỹ thời gian dành cho công tác quản lý của tôi giảm từ 5-10 tiếng một tuần xuống chỉ còn một giờ mỗi tháng. Doanh thu từ phía các đối tác trực tuyến cũng tăng lên hơn 50% trong cùng tháng đó.

Hãy sống chậm lại và ghi nhớ điều này: Hầu hết mọi việc chẳng khác gì nhau. Bận rộn chỉ là một hình thái của sự lười biếng – lười suy nghĩ và hành động bừa bãi.

Làm việc quá sức thường cũng kém năng suất như không làm gì cả, mà còn gây nhiều phiền nhiễu hơn. Biết chọn lọc – làm việc ít đi – chính là con đường dẫn tới hiệu quả. Hãy chỉ tập trung vào một vài việc quan trọng và bỏ qua tất cả những việc còn lại.

Tất nhiên, trước khi bạn có thể sàng lọc được cái tốt khỏi cái xấu, và loại bỏ những hoạt động trong một môi trường mới (dù là một công việc mới hay một công ty kinh doanh mạo hiểm), bạn sẽ cần cố gắng rất nhiều để xác định xem điều gì là quan trọng nhất. Hãy xem xét tất cả mọi việc và tìm ra điều gì đang gây cản trở. Xem xét lại cũng là một phần của quy trình này, song không nên kéo dài nó quá một hay hai tháng.

Con người rất dễ bị cuốn vào những chi tiết vụn vặt, và chìa khóa để không cảm thấy quá bận rộn là hãy ghi nhớ: thiếu thời gian thực chất là không biết đặt ra các ưu tiên cho mình. Hãy dành thời gian dừng lại và thưởng thức hương thơm của hoa hồng, hay

– trong trường hợp này – là đếm những cây đậu. Ảo Tưởng 9-5 và Quy Luật Parkinson

Tôi đã thấy một ngân hàng treo biển “Giao dịch 24 giờ’’ nhưng tôi thì không có nhiều thời gian đến vậy.

– STEVEN WRIGHT, diễn viên hài kịch

Nếu bạn chỉ là một nhân viên, xét ở khía cạnh nào đó thì việc phải dành thời gian cho những việc vô bổ không phải là lỗi của bạn. Chẳng có động lực nào thúc đẩy bạn sử dụng thời gian hiệu quả trừ khi bạn được hưởng tiền hoa hồng. Cả thế giới đều đồng ý

ấn định giờ làm từ 9 giờ sáng tới 5 giờ chiều (có thể từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều hoặc từ 8 giờ sáng đến 5 giờ 30 phút chiều, và bạn bị mắc kẹt trong văn phòng suốt thời gian tù túng đó, bạn buộc phải tìm ra việc gì đó để giết thời gian. Bạn lãng phí thời gian bởi bạn có thừa quá nhiều thời gian. Đó là điều dễ hiểu. Giờ đây khi bạn đã xác lập mục tiêu mới là đàm phán để được làm việc từ xa thay vì chỉ tính đến tiền lương, đã đến lúc bạn xem xét lại hiện trạng của mình và cần làm việc hiệu quả hơn. Những nhân viên giỏi nhất bao giờ cũng có lợi thế hơn trên bàn đàm phán.

Đối với một doanh nhân, lãng phí thời gian là một thói quen xấu, một hành vi bắt chước. Hầu hết các doanh nhân đều đã từng đi làm thuê và đều xuất phát từ nền văn hóa 9-5. Do vậy, họ cũng thích nghi với một lịch trình tương tự, dù cần hay không thì họ vẫn sẽ thường bắt đầu làm việc lúc 8 giờ sáng hoặc cần tới tám tiếng để đạt được chỉ tiêu thu nhập. Lịch trình này là một thỏa thuận xã hội chung, là di sản khổng lồ của phương pháp đo hiệu quả bằng khối lượng công việc. Tại sao tất cả mọi người trên Trái Đất đều cần tới chính xác tám tiếng để hoàn thành công việc? Điều đó là vô lý. Chế độ làm việc 9-5như vậy không hề có cơ sở khoa học.

Bạn không cần làm việc tám tiếng mỗi ngày để trở thành một triệu phú – chưa kể tới việc có đủ tiền của để sống như một triệu phú. Tám tiếng làm việc mỗi tuần là quá nhiều, nhưng tôi không hi vọng tất cả các bạn đều đã tin tưởng tôi. Trước đây khá lâu tôi cũng có cảm giác như bạn bây giờ. Tôi luôn cảm thấy không đủ thời gian để làm việc mỗi ngày.

Nhưng chúng ta hãy cùng xem xét vài điều mà bạn có thể đồng tình với tôi nhé.

Do chúng ta có tám tiếng để làm việc, chúng ta sẽ làm việc đủ tám tiếng. Nếu chúng ta có 15 tiếng làm việc, chúng ta cũng sẽ làm việc đủ 15 tiếng. Nếu chúng ta có việc gấp và đột ngột phải rời công sở trong hai giờ nữa nhưng vẫn chưa hoàn thành theo hạn định, chúng ta sẽ hoàn thành tất cả công việc được giao trong hai tiếng đồng hồ đó.

Tất cả điều này đều liên quan tới một quy luật mà thầy Ed Zschau đã giới thiệu cho tôi vào mùa xuân năm 2000.

Tôi tới lớp học, trong lòng bồn chồn, không thể tập trung được. Bài thi cuối cùng, tương đương với 25% điểm số của cả kỳ, cần phải hoàn thành xong trong 24 giờ nữa. Tôi đã lựa chọn phương án phỏng vấn các nhà quản trị hàng đầu của một công ty mới thành lập và đưa ra một bản phân tích chuyên sâu về mô hình kinh doanh của họ. Công ty này đến phút cuối lại quyết định tôi không được phép phỏng vấn hai nhân viên đầu não của họ, cũng không được sử dụng các thông tin của công ty do nguyên nhân bảo mật và cẩn trọng trước khi phát hành cổ phiếu lần đầu (IPO) ra công chúng. Vậy thế là hết.

Tôi tìm gặp thầy Ed sau giờ học và thông báo tin xấu này.

“Thầy Ed, em nghĩ em cần gia hạn thêm cho bài thi.” Tôi giải thích tình hình và thầy Ed mỉm cười, trả lời không hề gợn một thoáng bận tâm.

“Thầy nghĩ rồi em sẽ ổn thôi. Doanh nhân là những người tạo thời thế mà, phải không?”

24 giờ sau, một phút trước hạn nộp bài, khi trợ lý của thầy đang khóa cửa văn phòng, tôi là người cuối cùng tới nộp bài thi dài 30 trang. Bài thi này dựa trên một công ty khác mà tôi đã tìm ra, phỏng vấn và phân tích với những đêm dài không ngủ và lượng cafein đủ để khiến cả một đội tuyển tham gia Olympic bị truất quyền thi đấu. Bài thi đó cuối cùng lại là một trong những bài tôi làm tốt nhất trong bốn năm qua, và tôi đã đạt điểm A.

Trước khi tôi ra khỏi lớp hôm qua, thầy Ed đã cho tôi vài lời khuyên: Quy luật Parkinson.

Quy luật Parkinson phát biểu rằng một nhiệm vụ sẽ (hay được xem là) quan trọng và phức tạp tỷ lệ thuận với thời gian được giao để hoàn thành nhiệm vụ đó. Đó chính là sự thần kỳ của thời hạn cuối cùng tới gần. Nếu tôi cho bạn 24 giờ để hoàn thành một dự án, áp lực thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và bạn không còn lựa chọn nào ngoài việc thực thi những điều cần thiết nhất. Nếu tôi cho bạn một tuần để hoàn thành

cũng dự án đó, bạn sẽ dành ra sáu ngày để quan trọng hóa mọi việc lên. Nếu tôi dành ra cho bạn cả một tháng thì, lạy Chúa, đó sẽ là một thảm họa tinh thần. Sản phẩm cuối cùng của một thời hạn ngắn hơn hầu hết đều ngang bằng hay chất lượng hơn do có sự tập trung nỗ lực lớn hơn.

Điều này cũng nêu ra một hiện tượng kỳ lạ. Tồn tại hai xu hướng đồng vận mà lại đảo nghịch nhau:

1. Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật 80/20).

2. Giảm bớt thời gian làm việc để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng (Quy luật Parkinson).

Giải pháp tốt nhất là sử dụng cả hai cùng lúc: Xác định ra một vài nhiệm vụ tối quan trọng, đem lại nhiều thu nhập nhất và lên lịch cho những nhiệm vụ đó trong thời hạn thật ngắn và rõ ràng.

Nếu bạn vẫn chưa xác định được những nhiệm vụ tối cần thiết và đặt ra thời hạn bắt đầu và hoàn thành thì những thứ không quan trọng lại trở thành quan trọng. Ngay cả khi nếu bạn biết được nhiệm vụ nào là quan trọng nhưng lại không đặt ra được thời hạn hoàn thành để tập trung vào làm thì những việc nhỏ được giao (hay tự bạn tạo ra hoặc trong trường hợp là một doanh nhân) sẽ gây mất thời gian cho tới khi những thứ vụn vặt khác thế chỗ chúng, khiến cho bạn tới hết ngày vẫn chưa hoàn thành được việc gì cả. Hãy tự hỏi làm sao mà một người đem một kiện hàng đến UPS, sắp xếp vài cuộc hẹn, và kiểm tra hòm thư lại tốn mất cả ngày công làm việc? Đừng buồn. Tôi cũng từng mất hàng tháng chuyển từ sự gián đoạn này sang sự gián đoạn khác, thấy mình như bị công việc điều khiển hơn là đang quản lý công việc.

Nguyên lý 80/20 và Quy luật Parkinson là hai quan điểm nền tảng sẽ được nhắc lại nhiều lần dưới những hình thức khác nhau trong cả phần này. Hầu hết các đầu vào đều vô dụng và mọi người thường lãng phí thời gian một phần cho những thứ đó.

Hoạt động hiệu quả và tự do về thời gian bắt đầu bằng việc giảm tải đầu vào. Trong chương tiếp theo, chúng tôi sẽ đưa bạn tới một bữa ăn ngon thực sự của những nhà vô địch: chế độ hạn chế lòng tin.

Mười hai chiếc bánh ngọt và một câu hỏi

Ưa bận rộn không có nghĩa là chăm chỉ.

– SENECA

VIEW MOUNTAIN, CALIFORNIA

Thứ Bảy hàng tuần tôi được nghỉ,” tôi nói với một đám đông những người lạ mặt đang chăm chú nhìn tôi, những người bạn của một người bạn. Đó là sự thật. Bạn có thể dùng món thịt gà bảy ngày trong tuần được không? Tôi cũng không thể. Đừng có xét đoán như vậy.

Giữa lúc đang ăn cái bánh thứ 10 và thứ 12, tôi ngả mình trên ghế trường kỷ, thưởng thức vị ngọt của những chiếc bánh cho tới tận khi đồng hồ điểm nửa đêm, và đưa tôi trở lại với ngày Chủ nhật ăn kiêng. Một vị khách khác đang ngồi cạnh tôi trên ghế, nhấm nháp một ly rượu vang, không phải ly thứ 12, nhưng chắc chắn không phải ly đầu tiên, và chúng tôi bắt đầu trò chuyện. Như thường lệ, tôi lại phải cố trả lời câu hỏi “Anh làm nghề gì?” và, cũng như mọi khi, câu trả lời của tôi khiến cho người ta không hiểu tôi là một tay bốc phét hay là một tên tội phạm.

Làm thế nào có thể dành ít thời gian kiếm tiền như vậy? Đó là một câu hỏi hay. Đó chính là vấn đề.

Xét trên hầu hết mọi khía cạnh, Charney có tất cả. Anh có một gia đình hạnh phúc với một đứa con trai hai tuổi và một đứa nữa sắp ra đời trong ba tháng tới. Anh là một nhân viên bán hàng công nghệ thành công, và mặc dù anh rất muốn kiếm được thêm 500.000 đôla mỗi năm như mọi người nhưng khả năng tài chính của anh chỉ đến thế.

Anh cũng đặt ra nhiều câu hỏi hay. Tôi vừa đi du lịch nước ngoài về và đang chuẩn bị sang Nhật. Suốt hai giờ đồng hồ liền, anh chỉ xoáy vào tôi một điệp khúc: Làm thế nào có thể dành ít thời gian kiếm tiền như vậy?

“Nếu anh quan tâm, chúng ta có thể làm một bài tập tình huống và tôi sẽ chỉ cho anh biết làm cách nào”, tôi đề nghị.

Charney rất hứng thú. Nhưng có một thứ anh không có là thời gian.

Tôi gửi cho anh một bức Email và sau năm tuần thực hành, Charney đã thông báo tin tốt lành: Tuần trước, anh đã làm được nhiều việc hơn cả bốn tuần trước đó cộng lại. Anh đã làm được điều này mà vẫn nghỉ thứ Hai và thứ Sáu, đồng thời dành thêm hai tiếng mỗi ngày chăm sóc gia đình. Từ làm việc 40 giờ một tuần, giờ đây anh chỉ làm việc 18 giờ, và đem lại năng suất tăng gấp bốn lần.

Liệu đây có phải là một khóa học kung fu1 bí ẩn hay những đợt quy ẩn tập luyện trên núi không? Không phải. Liệu có phải là một phần mềm ưu việt hơn hay một bí mật quản trị của Nhật không? Cũng không đúng. Tôi chỉ yêu cầu anh liên tục làm một việc duy nhất.

1 Hay còn gọi là Công Phu, là tên gọi khái quát hệ thống chương trình luyện tập đặc biệt ở các môn phái võ thuật cổ truyền Trung Quốc.

Ít nhất ba lần cố định trong ngày, anh phải tự đặt ra cho mình câu hỏi sau:

Tôi đang làm việc hiệu quả hay chỉ làm việc nhiều?

Charney đã nắm bắt cốt lõi của câu hỏi này bằng những từ ngữ dễ hiểu hơn:

Liệu tôi có đang tự bới ra việc để làm nhằm trốn tránh những công việc quan trọng không?

Anh đã loại bỏ tất cả những hoạt động trước đây thường dùng làm bình phong, và bắt đầu tập trung vào nâng cao kết quả thay vì chứng tỏ sự tận tâm. Sự cống hiến thường

chỉ trá hình cho những điều vô nghĩa. Hãy kiên tâm và cắt bỏ những công việc thừa thãi.

Bây giờ thì bạn cũng có thể ăn những chiếc bánh ngọt của mình rồi.

► CÂU HỎI VÀ HÀNH ĐỘNG

Chúng ta tự tạo áp lực cho bản thân bởi chúng ta cảm thấy cần phải làm như vậy. Bạn phải làm như vậy. Còn tôi thì đã không còn giữ cảm giác đó nữa.

– OPRAH WINFREY, diễn viên điện ảnh và MC của chương trình The Oprah Winfrey Show

Mấu chốt để có nhiều thời gian hơn là làm việc ít đi, và có hai cách để đạt được điều đó, và hai cách này nên được dùng kết hợp với nhau: (1) Xác định một danh sách ngắn gọn những việc cần làm và (2) Xác định những việc không cần làm.

Dưới đây là một vài tình huống giả định sẽ giúp chúng ta bắt đầu:

1. Nếu bạn bị một cơn đau tim và chỉ được phép làm việc hai giờ mỗi ngày, bạn sẽ làm gì?

Không phải là năm tiếng, bốn tiếng hay ba tiếng – mà là hai tiếng đồng hồ. Đây không phải là điều cuối cùng tôi muốn đặt ra cho bạn nhưng đó là bước khởi đầu. Tôi chắc là mình có thể hiểu được bạn đang nghĩ gì: Thật khôi hài. Điều đó là không thể! Tôi hiểu. Nếu tôi lại nói với bạn rằng bạn vẫn sống được sau hàng tháng làm việc miệt mài và hiệu quả mà chỉ ngủ có bốn tiếng mỗi đêm, liệu bạn có tin không? Có lẽ là không. Vậy mà hàng nghìn bà mẹ trẻ vẫn làm vậy đấy thôi. Bài tập này không bắt buộc. Sau ba lần phẫu thuật tim nhân tạo, bác sĩ đã cảnh báo rằng nếu bạn không cắt giảm số giờ làm xuống còn hai tiếng mỗi ngày trong ba tháng đầu sau ca mổ, bạn sẽ mất mạng. Bạn sẽ làm thế nào?

2. Nếu bạn lên cơn đau tim lần thứ hai và phải làm việc hai tiếng mỗi tuần, bạn sẽ làm

thế nào?

3. Nếu bạn bị dí súng vào đầu và bị bắt phải dừng 4/5 những hoạt động tiêu tốn thời gian hiện tại của mình, bạn sẽ bỏ đi những hoạt động nào?

Sự giản tiện đòi hỏi phải tàn nhẫn. Nếu bạn ngừng 4/5 những hành động đòi hỏi nhiều thời gian: Email, điện thoại, những cuộc nói chuyện, công văn giấy tờ, những cuộc họp, công việc quảng cáo, khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, dịch vụ… bạn sẽ bỏ đi những hoạt động nào để giảm thiểu tới mức nhỏ nhất những ảnh hưởng bất lợi đến thu nhập? Dù bạn chỉ sử dụng tới nó một lần mỗi tháng, chỉ riêng câu hỏi này có thể giúp bạn đi đúng hướng.

4. Ba hành động đầu tiên mà tôi thường làm trong thời gian trống để thấy mình vẫn còn hữu ích là gì?

Đó là những việc dùng để trì hoãn những công việc quan trọng hơn (những công việc thường không lấy gì làm dễ chịu vì có thể gặp thất bại hay bị từ chối). Hãy thành thật với bản thân, vì chúng ta chỉ thỉnh thoảng mới đặt ra câu hỏi này. Những tấm bình phong của bạn là gì?

5. Hãy học cách đặt ra câu hỏi: “Nếu đây là việc duy nhất tôi làm được trong ngày, liệu tôi có hài lòng với ngày hôm nay hay không?”

Đừng bao giờ đến văn phòng hay tới trước máy vi tính mà không có một danh sách những việc cần làm rõ ràng. Bạn sẽ chỉ đọc những bức Email lộn xộn và tự xáo trộn đầu óc của mình. Chậm nhất là trong tối nay, hãy soạn ra danh sách những việc cần làm vào ngày mai. Tôi không khuyến khích bạn sử dụng phần mềm Outlook1 hay những bản liệt kê trên máy tính, bởi vì bạn có thể phải thêm vào đó rất nhiều khoản mục. Tôi sử dụng một tờ giấy gấp làm ba, kích thước còn khoảng 5.08cm x 8.89cm. Tờ giấy này vừa để bỏ vào túi và giới hạn cho bạn một vài vấn đề thiết yếu.

Không bao giờ nên đặt ra quá hai nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành mỗi ngày. Đừng bao giờ cả. Điều này đơn giản là không cần thiết nếu những việc đó thực sự có

ảnh hưởng lớn. Nếu bạn bị mắc kẹt trong việc cố gắng ra quyết định giữa hàng tá việc mà việc nào cũng có vẻ quan trọng (một vấn đề mà đa số chúng ta thường gặp phải) thì hãy xem xét từng vấn đề một và tự hỏi bản thân: “Nếu đây là việc duy nhất mình làm được trong ngày thì liệu tôi có thấy hài lòng với ngày hôm nay không?”

Để giải quyết những vấn đề có vẻ khẩn cấp, hãy tự hỏi bản thân: “Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm việc này và liệu có đáng để dừng những việc quan trọng khác để hoàn thành việc này hay không?” Nếu bạn vẫn chưa hoàn thành xong ít nhất là một nhiệm vụ quan trọng trong ngày thì đừng dùng nốt giờ làm việc cuối cùng đem trả lại một chiếc DVD để tránh phải trả năm đôla cuối cùng. Hãy làm xong công việc quan trọng và chấp nhận trả năm đôla tiền phạt thì hơn.

6. Hãy gắn một mảnh giấy nhắc việc lên màn hình máy tính hay đặt chế độ Outlook nhắc nhở để cảnh báo bản thân ít nhất ba lần mỗi ngày với câu hỏi: “Liệu bạn có đang tự tạo ra những thứ vặt vãnh để trốn tránh những công việc quan trọng hay không?”

1 Phần mềm để gửi và nhận thư điện tử.

7. Đừng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Tôi sẽ nhắc lại điều bạn đã được biết. Cố gắng vừa đánh răng, vừa nói chuyện điện thoại và trả lời Email cùng một lúc sẽ không đem lại kết quả. Vừa ăn lại vừa lướt web tìm kiếm thông tin và chat1 cùng một lúc ư? Cũng chẳng hiệu quả gì đâu.

Nếu bạn biết cách ưu tiên công việc hợp lý, bạn sẽ không cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một lúc. Thực hiện nhiều hơn để cảm thấy hiệu quả trong khi thực tế lại kém hiệu quả hơn chính là một triệu chứng của thói “bóp méo nhiệm vụ”. Tôi xin nhắc lại lần nữa: bạn chỉ nên đặt ra nhiều nhất là hai mục tiêu thiết yếu mỗi ngày. Hãy thực hiện từng mục tiêu riêng biệt, liên tục từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Sự xao nhãng sẽ gây ra nhiều gián đoạn hơn, làm giảm tập trung, kết quả thực kém đi, và sự hài lòng về công việc cũng giảm sút.

8. Hãy áp dụng quy Quy luật Parkinson trên cả tầm vĩ mô và vi mô.

Hãy sử dụng quy Quy luật Parkinson để đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn. Rút ngắn lịch trình làm việc và giới hạn thời gian để thúc đẩy hành động có trọng tâm và tránh những trì hoãn không đáng có.

Trên tầm vĩ mô hàng ngày và hàng tuần, cố gắng rời công sở lúc 4 giờ chiều và nghỉ làm vào thứ Hai hoặc thứ Sáu. Điều này sẽ hướng bạn tập trung vào các vấn đề ưu tiên và phát triển đời sống xã hội. Nếu bạn đang bị sếp để ý, chúng ta sẽ thảo luận các cách thức để thoát khỏi tình trạng đó trong những chương sau.

Dưới tầm vi mô của từng nhiệm vụ, hãy giới hạn số mục trong bản danh sách những việc cần làm của bạn và dùng những hạn định ngắn không tưởng để thúc đẩy hành động khẩn cấp đồng thời bỏ qua những việc vặt vãnh.

1 Gửi tin nhắn hay trò chuyện qua mạng Internet.

Học cách đưa ra đề xuất (2 ngày)

Đừng hỏi ý kiến người khác nữa mà hãy bắt đầu đề xuất giải pháp đi thôi. Bắt đầu từ những việc nhỏ. Nếu ai đó định hỏi hay đang hỏi: “Chúng ta nên ăn ở đâu?” “Chúng ta nên xem phim gì?” “Tối nay chúng ta nên làm gì?” hay những câu tương tự, đừng trả lời theo kiểu: “Ồ, bạn muốn gì?” Hãy đưa ra một giải pháp. Đừng lòng vòng mà hãy đưa ra quyết định. Hãy thực hành điều này cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong công việc. Một đôi dòng sau đây có thể sẽ có ích cho bạn (tôi thích sử dụng câu đầu tiên và câu cuối cùng):

“Tôi có thể đưa ra một đề nghị không?” “Tôi đề xuất…”

“Tôi muốn đưa ra đề xuất…” “Tôi đề nghị là… Bạn nghĩ sao?”

“Chúng ta hãy thử… Và sau đó sẽ thử cách khác nếu cách này không ổn.”

6. Hạn chế thông tin

► TRAU DỒI KHẢ NĂNG BỎ QUA CÓ CHỌN LỌC

Những gì mà thông tin luôn “tiêu tốn” sự chú ý của người tiếp nhận. Do đó, lượng thông tin càng dồi dào sẽ càng làm giảm khả năng chú ý của bạn do bạn phải dàn trải sự tập trung cho nhiều thông tin khác nhau.

– HERBERT SIMON, giải thưởng Nobel kinh tế và giải thưởng A.M Turing – giải thưởng Nobel trong lĩnh vực khoa học vi tính

Ở một độ tuổi nhất định, việc đọc sẽ làm chệch hướng tâm hồn ra khỏi những đam mê sáng tạo. Những ai đọc sách quá nhiều mà lại động não quá ít sẽ hình thành thói quen lười suy nghĩ.

– ALBERT EINSTEIN

Tôi chẳng bao giờ xem thời sự và chỉ mua đúng một tờ báo trong vòng năm năm qua tại sân bay Stansted ở London, chỉ vì tờ báo đó có phiếu giảm giá sản phẩm Pepsi.

Tôi tự cho mình là Amish1, nhưng lần trước tôi kiểm tra, không thấy có Pepsi trong thực đơn.

Thật vớ vẩn! Tôi tự gọi mình là một công dân trách nhiệm và hiểu biết ư? Tôi cập nhật những sự kiện gần đây bằng cách nào? Tôi sẽ trả lời tất cả những câu hỏi đó, nhưng đợi đã – tốt hơn rồi đấy.

1 Các thành viên thuộc dòng Anabaptist, Thiên Chúa giáo. Những người này nổi tiếng với lối sống đơn giản, trang phục giản dị. Họ còn được biết tới với việc từ chối sử dụng các tiện nghi hiện đại như ô tô, điện thoại… trong cuộc sống.

Tôi kiểm tra hòm thư công việc trong khoảng một tiếng vào thứ Hai hàng tuần, và tôi không bao giờ kiểm tra hộp thư thoại khi ra nước ngoài. Không bao giờ.

Nhưng nếu ai đó có việc khẩn cấp thì sao? Việc đó chẳng bao giờ xảy ra. Những người quen của tôi giờ đây đều biết tôi không trả lời những trường hợp khẩn cấp nên những trường hợp này không tồn tại hoặc không xảy đến với tôi. Theo thường lệ, những vấn

đề sẽ tự có cách giải quyết hay biến mất nếu bạn không còn là nút thắt nữa và trao quyền đó cho những người khác.

Trau dồi khả năng bỏ qua có chọn lọc

Có rất nhiều điều một người khôn ngoan muốn bỏ qua.

– RALPH WALDO EMERSON (1803-1882)

Từ chương này trở đi, tôi đề nghị bạn hãy phát triển một khả năng phi thường – bỏ qua có chọn lọc. Bỏ qua là một niềm hạnh phúc, nhưng nó cũng khả thi. Bạn có thể buộc phải học cách bỏ qua tất cả những thông tin không liên quan, không quan trọng hay thiếu thực tế. Hầu hết quy trình này gồm ba bước.

Bước đầu tiên là phát triển và duy trì một chế độ giảm hàm lượng thông tin. Cũng giống như việc ngày nay chúng ta tiêu thụ quá nhiều calo và calo không có giá trị dinh dưỡng, những thông tin mà nhân viên phải tiếp nhận là quá nhiều và xuất phát từ những nguồn tin không đáng tin cậy.

Thiết kế phong cách sống dựa trên một thành quả lớn lao. Tăng thành quả đòi hỏi phải giảm lượng đầu vào. Hầu hết các thông tin phải tiếp nhận đều gây mất thời gian, mang tính tiêu cực, không liên quan tới mục tiêu và nằm ngoài tầm ảnh hưởng của bạn. Hãy nhìn vào bất kỳ thứ gì bạn đã đọc hay xem ngày hôm nay, tôi không cho rằng bạn có thể khẳng định hai trong số bốn thứ đó không thuộc loại thông tin như trên.

Mỗi ngày khi đi ăn trưa, tôi đều đọc tựa đề trang của các tờ báo thông qua máy bán báo, nhưng chẳng có gì hơn. Trong vòng năm năm qua, tôi chưa từng có bất kỳ vấn đề nào bắt nguồn từ khả năng bỏ qua có chọn lọc này. Khả năng này sẽ đem lại cho bạn một câu hỏi mới mẻ để đặt ra cho những người khác thay vì những cuộc nói chuyện phiếm: “Hãy nói tôi nghe, tình hình thế giới có gì mới nào?” Và nếu có điều gì quan trọng, chắc chắn bạn sẽ được nghe người ta nói thôi. Sử dụng phương cách đạo văn đối với những vấn đề liên quan đến thế giới này, tôi còn nhớ được nhiều hơn

những người “tham bát bỏ mâm” và chết chìm trong một biển thông tin không liên quan.

Xuất phát từ quan điểm thông tin thực tế, tôi chỉ đọc tối đa 1/3 tờ tạp chí công nghiệp (tạp chí Response) và tạp chí kinh tế (tờ Inc.) mỗi tháng, với tổng số thời gian là khoảng bốn giờ. Mục đích của việc đọc này là định hướng kết quả. Trước khi đi ngủ tôi cũng dành một giờ đọc sách văn học để giải trí.

Vậy bằng cách nào để tôi làm việc có trách nhiệm được? Tôi sẽ đưa ra một ví dụ minh họa cách mà tôi và các NR khác thường xem xét và tiếp nhận thông tin. Tôi đã tham gia bỏ phiếu trong cuộc bầu cử Tổng thống gần đây mặc dù lúc đó tôi đang ở Berlin. Tôi quyết định vấn đề đó chỉ trong vài giờ. Trước tiên, tôi gửi Email tới vài người bạn học vấn cao tại Mĩ, những người đồng quan điểm với tôi, hỏi xem họ bỏ phiếu cho ai và tại sao. Thứ hai, tôi đánh giá các ứng viên dựa trên hành động, chứ không phải lời nói; do đó, tôi hỏi các bạn bè ở Berlin, những người không chịu ảnh hưởng tư tưởng của các cơ quan truyền thông Mĩ, xem họ đánh giá như thế nào về các ứng viên Tổng thống dựa trên những hành động trước đây. Cuối cùng, tôi xem những cuộc tranh luận giữa các ứng viên. Tất cả chỉ có thế. Tôi đã để cho những người đáng tin cậy tổng hợp hàng trăm giờ, hàng ngàn trang tin tức cho tôi. Việc này giống như cùng lúc có hàng tá trợ lý thông tin cá nhân, mà tôi lại không phải trả cho họ một xu nào.

Bạn sẽ nói, đó là một ví dụ đơn giản, nhưng nếu bạn cần học cách làm những việc bạn bè mình chưa làm thì sao? Ví như bán một cuốn sách cho nhà xuất bản lớn nhất thế giới trong khi bạn là một tác giả hoàn toàn mới chẳng hạn? Có thể bạn sẽ không tin vào chuyện này. Nhưng có hai cách mà tôi đã thực hiện:

1. Trong hàng ngàn cuốn sách, tôi chọn ra một cuốn dựa trên những lời nhận xét của độc giả và thực tế là các độc giả này đã thực sự đọc cuốn sách đó. Nếu bản chất của công việc là “làm cách nào” thì tôi chỉ đọc những phần viết “tôi đã làm cách nào” và tiểu sử thôi. Những kẻ bắt chước hay ăn theo không đáng để tâm.

2. Dùng cuốn sách đó để tìm ra những câu hỏi hay và cụ thể, tôi liên lạc với 10 trong

số những tác giả và đại lý diện hàng đầu trên thế giới qua Email và điện thoại, tỷ lệ hồi âm là 80%.

Tôi chỉ đọc trong sách những phần liên quan tới công việc tiếp theo. Việc này không mất đến hai tiếng. Soạn thảo các Email và cuộc gọi mẫu mất khoảng bốn tiếng nữa, còn gửi Email và gọi điện đi mất chưa tới một tiếng. Cách liên lạc này không chỉ năng suất và hiệu quả hơn những bữa tiệc thông tin kiểu bạn-có-thể-dùng-mọi-món mà nó còn giúp tôi tìm được những đồng minh quan trọng và những cố vấn dày dặn kinh nghiệm, những người rất cần thiết để tôi bán được cuốn sách này. Hãy tìm lại sức mạnh của một kỹ năng bị bỏ quên, đó là “nói chuyện”. Điều này thực sự hiệu quả.

Lại một lần nữa, ít hơn có nghĩa là nhiều hơn.

Phương thức đọc nhanh tăng lên 200% trong vòng 10 phút

Đúng là sẽ có lúc bạn cần phải đọc. Đây là bốn mẹo đơn giản giúp giảm thiểu thiệt hại và tăng tốc độ đọc của bạn lên ít nhất 200% trong vòng 10 phút mà vẫn đảm bảo hiểu nội dung:

1. Hai phút: Hãy dùng một chiếc bút hay ngón tay rà dưới mỗi dòng trong khi đọc càng nhanh càng tốt. Việc đọc cũng giống như việc bạn chụp các ý, do vậy việc chỉ dẫn cho thị giác sẽ giúp bạn tránh được việc mất tập trung.

2. Ba phút: Hãy bắt đầu mỗi dòng bằng cách tập trung vào từ thứ ba từ đầu dòng và kết thúc mỗi dòng bằng cách chú ý vào từ thứ ba từ cuối dòng. Cách này sẽ tận dụng được tầm nhìn ngoại vi. Chẳng hạn, ngay cả khi những chữ in đậm trong dòng tiếp theo là điểm tập trung bắt đầu và kết thúc của bạn, thì cả câu văn vẫn được đọc mà ít phải đảo mắt nhìn hơn:

“Ngày xửa, ngày xưa, có một người nghiện thông tin quyết định tìm học cách sàng lọc thông tin.”

Tiếp tục đọc sâu vào giữa câu khi mọi việc dễ dàng hơn.

1. Hai phút: Sau khi đã thu gọn vào ba hay bốn từ ở cả hai phía, hãy cố gắng chỉ nhìn lướt qua hai lần – hay còn gọi là cô đọng – những từ đầu và từ cuối của mỗi dòng.

2. Ba phút: Hãy luyện tập đọc thật nhanh, nắm kỹ thuật tốt (sử dụng 3 ba phương pháp trên) trong năm trang trước khi đọc với tốc độ thoải mái. Việc này sẽ tăng cường nhận thức và điều chỉnh giới hạn tốc độ của bạn, giống như việc một người lái xe với tốc độ

80 km/h thường thấy mình lái nhanh nhưng lại cảm thấy rất chậm sau khi giảm tốc độ xuống từ 120 km/h vậy.

Để tính tốc độ đọc theo số từ đọc được ở mỗi phút (words per minute – WPM) – rồi từ đó xem xét tiến triển – khi đọc một cuốn sách, hãy cộng số từ trong năm dòng rồi chia cho năm để lấy số từ trung bình ở mỗi dòng. Nhân số trung bình này với số dòng ở mỗi trang thì sẽ có số từ trung bình đọc được ở mỗi trang. Bây giờ mọi việc đã trở nên đơn giản. Nếu ban đầu bạn đọc 1,25 trang trong vòng một phút, mỗi trang trung bình có 330 từ, tức là bạn đọc với tốc độ 412,5 từ một phút. Nếu sau khi luyện tập, bạn đọc được 3,5 trang, tức là đạt tốc độ 1.155 từ mỗi phút thì bạn sẽ nằm trong số 1% những người đọc nhanh nhất thế giới.1

1 Nếu muốn biết thêm làm cách nào con người đọc được với tốc độ nhanh hơn 12.719%, hãy truy cập trang web www.pxmethod .com.

► CÂU HỎI VÀ HÀNH ĐỘNG

Học cách bỏ qua nhiều việc là một trong những con đường ngắn nhất dẫn đến sự thanh thản tâm hồn.

– ROBERT J.SAWYER

1. Hãy bắt đầu tuần lễ ăn kiêng thông tin lập tức

Thế giới sẽ chẳng trục trặc hay tới ngày tận thế nếu như bạn “cắt rốn” thông tin. Cách tốt nhất để thực hiện được điều này là sử dụng phương án “băng cứu thương” và phải làm nhanh: một tuần “ăn kiêng” thông tin. Thông tin cũng giống như kem vậy. “Ồ, tôi

sẽ chỉ ăn một nửa thìa kem” cũng thực tế như là “tôi sẽ chỉ lướt web một phút thôi”.

Phải dừng ngay những thói quen không tốt.

Nếu sau cùng bạn lại muốn quay lại “món ăn kiêng thông tin” chứa 15.000 calo, tốt thôi, nhưng hãy bắt đầu từ ngày mai và thực hiện trong ít nhất là năm ngày liền. Dưới đây là những quy tắc:

– Không đọc báo, tạp chí, sách, không nghe đài mà không có âm nhạc. Bạn được nghe nhạc mọi lúc

– Không truy cập các website trang web tin tức (như cnn.com, drudgereport.com, msn.com…)

– Không xem ti vi, trừ một tiếng giải trí vào buổi tối

– Không đọc sách, trừ cuốn này và một giờ đọc sách văn học1 trước giờ đi ngủ

– Không truy cập Internet trừ khi cần thiết phải hoàn thành việc đó trong ngày

– Đọc những tài liệu không cần thiết là kẻ thù số một trong tuần lễ ăn kiêng này.

Vậy bạn phải làm gì với khoảng thời gian còn lại? Thay vì đọc báo vào bữa sáng, hãy trò chuyện với người bạn đời của mình, chơi với con trẻ, hay nghiên cứu những nguyên lý của cuốn sách này. Trong khoảng thời gian tại công sở, hãy hoàn thành những công việc ưu tiên hàng đầu của bạn như đã đề ra ở chương trước. Nếu hoàn thành xong mà vẫn còn trống thời gian, hãy luyện tập những bài học trong sách. Những thông tin trong đây không chỉ quan trọng mà còn cần được áp dụng ngay bây giờ, chứ không nên đợi tới ngày mai hay ngày kia nữa.

1 Với cương vị một người đã đọc rất nhiều tài liệu khoa học trong gần 15 năm qua, tôi có thể nói với bạn hai điều: Đọc hai cuốn sách kiến thức một lúc không hiệu quả (cuốn này cũng nằm trong thể loại đó), và sách văn học giúp loại bỏ những ưu phiền trong ngày còn tốt hơn những liều thuốc an thần.

Hàng ngày, vào lúc nghỉ trưa, bạn hãy dành năm phút để thu thập thông tin.

Hãy hỏi một đồng nghiệp hay một cô bồi bàn lành nghề, “Hôm nay, tin tức có gì không? Tôi không mua được báo buổi sáng.” Hãy dừng việc này ngay khi nhận thấy câu trả lời chẳng liên quan gì tới công việc của bạn. Hầu hết mọi người còn không nhớ những tin tức họ dành một tới hai tiếng đọc vào buổi sáng hôm đó.

Hãy nghiêm khắc với bản thân. Tôi có thể kê đơn, nhưng bạn mới là người cần uống thuốc.

2. Phát triển thói quen tự đặt ra câu hỏi: “Liệu mình có thực sự cần thông tin này cho việc gì quan trọng hay việc gì gấp gáp ngay bây giờ không?”

Cần dùng thông tin cho “việc gì đó” thôi chưa đủ – mà việc đó phải quan trọng và cần kíp. Nếu câu trả lời là “không” cho cả hai vế thì đừng thu nhận thông tin đó làm gì. Thông tin sẽ vô ích nếu nó không được dùng cho những việc quan trọng hay nếu bạn quên mất thông tin đó trước khi có dịp sử dụng đến.

Trước đây, tôi có thói quen đọc sách hay lướt các trang web để chuẩn bị cho một sự kiện sẽ diễn ra hàng tuần hay hàng tháng sau đó, và rồi lại phải đọc lại chính những thông tin đó khi sự kiện kia tới gần. Quả là một thói quen ngốc nghếch và không cần thiết. Hãy tuần tự hoàn thành danh sách những việc cần làm của bạn và lấp đầy khoảng trống thông tin theo tiến trình đó.

3. Thực nghiệm Nghệ thuật bỏ qua

Đây là một thói quen nữa mà tôi phải mất nhiều thời gian mới học được. Khởi đầu một việc gì đó không tự động biện minh cho việc kết thúc nó.

Nếu bạn đang đọc một bài báo không thú vị, hãy đặt nó xuống và thôi không đọc nữa. Nếu bạn xem một bộ phim còn dở hơn bộ phim The Matrix Revolutions (Xoay vòng Ma trận) thì hãy ra khỏi rạp

trước khi phải tiêu tốn thêm nơ-ron thần kinh. Nếu bạn đã no bụng

sau khi mới ăn xong một nửa đĩa sườn, hãy đặt đĩa xuống và đừng ăn thêm món tráng miệng nữa.

Nhiều hơn không phải đã tốt hơn, và ngừng lại đôi khi còn tốt hơn 10 lần so với việc cố gắng kết thúc. Hãy phát triển thói quen ngừng những công việc không hiệu quả và nhàm chán mà sếp không yêu cầu làm.

► THỬ THÁCH NGỌT NGÀO Xin số điện thoại (2 ngày)
Đảm bảo duy trì giao thiệp thị giác, hỏi xin số điện thoại của ít nhất hai người mỗi ngày (bạn càng nỗ lực nhiều thì căng thẳng càng ít). Hỡi phái đẹp, các bạn cũng phải tham gia trò chơi này, dù bạn có

50 tuổi hay nhiều hơn nữa. Hãy nhớ rằng, mục đích thực sự không phải là xin số điện thoại, mà là vượt qua nỗi sợ phải đặt câu hỏi, do đó, kết quả đạt được không quan trọng. Nếu bạn đã quen biết người đó, cứ bỏ số điện thoại của họ đi sau khi xin được.

Hãy đi tới một khu phố buôn bán nếu muốn thử vài bài tập nhanh – đây là sở thích của tôi khi cần nhanh chóng vượt qua nỗi lo lắng trên – và trong vòng 5 phút, cố hỏi ba người đứng trong hàng thanh toán. Đừng ngại thay đổi kịch bản sau:

“Xin lỗi, tôi biết là hơi lạ, nhưng nếu tôi không hỏi em ngay bây giờ thì cả ngày hôm nay tôi sẽ tự dằn vặt lắm. Tôi đang trên đường đến thăm một người bạn (tôi có bạn hẳn hoi chứ tôi không phải là người lén theo em đâu), nhưng tôi thấy em thật là đáng mến. Em cho tôi xin số điện thoại có được không? Tôi thề là mình không điên đâu. Em cứ cho tôi một số nào đó không đúng nếu anh/em không thích.”

7. Tạm ngưng gián đoạn và nghệ thuật từ chối

Hãy suy nghĩ độc lập. Hãy là người chơi cờ, đừng chỉ là quân cờ.

– RALPH CHARELL

Họp hành là loại hoạt động bê tha và dễ gây nghiện mà các cơ quan, tổ chức thường hay mắc phải, chỉ vì họ không thực sự yêu thích nó.

– DAVE BARRY, nhà văn châm biếm từng đoạt giải thưởng Pulitzer

MÙA XUÂN NĂM 2000, HẠT PRINCETON, BANG NEW JERSEY 1 giờ 35 phút chiều

“Em nghĩ là em đã hiểu”. Tiếp theo: “Trong đoạn văn sau, tác giả giải thích…” Tôi đã trình bày tỉ mỉ những chú thích và không muốn bỏ lỡ một chi tiết nhỏ nào.

3 giờ 45 phút chiều

“Đúng ạ. Chỗ này ổn rồi, song nếu chúng ta xem xét ví dụ sau…” Tôi ngừng giữa câu một lát. Thầy trợ giảng hai tay ôm mặt.

“Tim này, chúng ta ngừng ở đây thôi. Thầy sẽ ghi nhớ những điều em đã trình bày.”” Thầy đã nghe đủ. Tôi cũng đã trình bày đủ, song tôi biết tôi chỉ phải làm thế một lần.

Tôi thường sử dụng một cách xử sự trong suốt bốn năm đi học. Nếu tôi không nhận được điểm A cho bài thi đầu tiên hay bài

kiểm tra tự luận, tôi sẽ tới văn phòng của giáo viên chấm thi, thắc mắc với thầy cô trong hai hay ba tiếng đồng hồ cho tới khi thầy cô đó trả lời hết các câu hỏi hoặc phải ngưng lại do quá mệt mỏi.

Việc này nhằm hai mục tiêu quan trọng:

1. Tôi biết được chính xác mức độ giáo viên chấm thi đánh giá kết quả học tập của sinh viên dựa trên thành kiến cá nhân như thế nào.

2. Giáo viên chấm thi sẽ phải suy tính kỹ càng và lâu hơn về việc không cho tôi điểm

A. Thầy cô sẽ không thể cho tôi điểm kém mà không có lý do thích đáng, nếu không tôi sẽ lại tới gõ cửa văn phòng và thắc mắc tới ba tiếng đồng hồ.

Hãy học cách gây khó khăn nếu việc đó có ích. Trong trường học cũng như ra ngoài đời, nếu bạn được tiếng là quyết đoán, bạn sẽ được đối xử ưu đãi mà không cần cầu xin hay phải chiến đấu để có được điều đó.

Bạn hãy nghĩ lại chuyện ngày còn nhỏ. Trong một nhóm nhỏ bạn chơi luôn có một kẻ hay bắt nạt những đứa trẻ khác, nhưng cũng luôn có một đứa trẻ nhỏ chiến đấu hết mình. Đứa trẻ có thể không chiến thắng, song sau một trận đấu quyết liệt, tên đại ca kia sẽ không động tới cậu bé đó nữa. Hắn đi bắt nạt những đứa trẻ khác còn dễ hơn nhiều.

Bạn hãy là cậu bé dũng cảm đó.

Chỉ làm những điều quan trọng mà bỏ qua những thứ vụn vặt thật khó bởi có quá nhiều việc nhỏ nhặt trên đời khiến bạn bận tâm. Thật may, một vài thay đổi đơn giản có thể khiến ai muốn gây phiền hà cho bạn cũng trở nên khó khăn hơn.

Không phải mọi trở ngại nảy sinh đều giống nhau

Theo cách hiểu của chúng ta, gián đoạn tức là có bất kỳ hành động nào đó ngăn cản tiến trình hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng. Có ba nhân tố căn bản gây ra sự gián đoạn:

1. Những nhân tố gây lãng phí thời gian: Đây là những nhân tố có thể loại bỏ mà không gây hậu quả hoặc gây hậu quả rất ít. Những nhân tố gây lãng phí thời gian thông thường bao gồm họp hành, thảo luận, điện thoại và những Email không quan trọng.

2. Những nhân tố chiếm nhiều thời gian: Những yêu cầu hay nhiệm vụ lặp đi lặp lại cần được hoàn thành nhưng thường làm gián đoạn những công việc quan trọng. Sau đây là một vài nhân tố mà bạn biết rất rõ: đọc và trả lời Email, gọi và trả lời điện thoại,

dịch vụ khách hàng (tình trạng đặt hàng, dịch vụ hỗ trợ…), báo cáo bán hàng hoặc báo cáo tài chính, các vấn đề cá nhân, và tất cả những nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng cần thiết khác.

3. Trao quyền thất bại: Những trường hợp nhân viên cần phải có sự phê duyệt của cấp trên để thực hiện những việc nhỏ nhặt. Một vài ví dụ bao gồm: Giải quyết các vấn đề khách hàng (không giao hàng, giao hàng bị hỏng, hay những sai sót khác), quan hệ với khách hàng, các khoản mục chi tiêu.

Chúng ta hãy lần lượt xem xét các giải pháp cho ba nhân tố gây trở ngại này.

Loại bỏ những nhân tố gây lãng phí thời gian

Cách phòng thủ tốt nhất chính là tấn công tốt nhất.

– DAN GABLE, Đoạt Huy chương Vàng Olympic môn đấu vật và là huấn luyện viên thành công nhất trong lịch sử

Những nhân tố gây lãng phí thời gian cũng là những nhân tố dễ loại bỏ và sửa chữa nhất. Vấn đề chỉ là giới hạn những phương tiện truyền thông và hướng dẫn tất cả giao tiếp về hành động.

Trước tiên, hãy giới hạn việc đọc và trả lời Email. Đây chính là việc gây nhiều gián đoạn nhất trong thế giới hiện đại.

1. Hãy tắt hệ thống báo âm nếu bạn có chức năng này trong Outlook hay một chương trình tương tự và ngừng luôn chế độ nhận và trả lời tự động – chế độ tự động gửi Email vào hòm thư của bạn ngay khi có người gửi tới.

2. Hãy kiểm tra Email 2 hai lần một ngày, 1 một lần vào lúc12 giờ trưa hoặc ngay trước lúc nghỉ trưa, và 1 một lần vào lúc 4 giờ chiều. 12 giờ trưa và bốn giờ chiều, đây là thời gian chắc chắn bạn sẽ nhận được nhiều Email trả lời nhất từ những Email đã gửi. Đừng bao giờ kiểm tra Email ngay từ đầu buổi sáng1. Thay vào đó, hãy hoàn thành

nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trước 11 giờ để tránh phải đem bữa trưa hay việc đọc Email ra làm lý do trì hoãn thực hiện nhiệm vụ này.

1 Chỉ riêng thói quen này cũng có thể thay đổi cuộc đời bạn. Thói quen có vẻ nhỏ bé này lại có một tác dụng rất lớn lao.

Trước khi áp dụng lộ trình này, bạn phải tạo Email trả lời tự động để giúp cho công việc của bạn cũng như của sếp, đồng nghiệp, các nhà cung cấp và khách hàng trở nên hiệu quả hơn. Tôi đề nghị bạn không xin phép để thực hiện lộ trình này. Nên nhớ một trong 10 mệnh lệnh của chúng ta: hãy xin bỏ quasự tha thứ, đừng xin phép.

Nếu bạn lo lắng thì hãy nói chuyện với cấp trên trực tiếp của mình và đề xuất thử áp dụng phương pháp này từ một đến ba ngày. Hãy viện dẫn những dự án chưa thực hiện, và tâm trạng bực bội do những lá thư hay công việc làm cho bạn gián đoạn liên miên. Đừng ngại đổ lỗi cho những lá thư rác hay ai đó ngoài văn phòng.

Bạn có thể dùng một Email mẫu đơn giản sau:

Xin chào những người bạn (đồng nghiệp đáng kính),

Do khối lượng công việc quá nhiều, hiện giờ tôi chỉ đọc và trả lời Email 2 hai lần mỗi ngày vào 12 giờ trưa và 4 giờ chiều.

Trong trường hợp khẩn cấp (xin bạn hãy chắc chắn đó là trường hợp khẩn cấp) không thể đợi tới 12 giờ hay 4 giờ, xin hãy liên lạc với tôi qua số điện thoại 555-555-5555.

Chân thành cảm ơn bạn đã hiểu cho sự thay đổi nhằm tăng hiệu quả và năng suất làm việc này. Việc này sẽ giúp tôi hoàn thành công việc tốt hơn để phục vụ bạn tốt hơn nữa.

Kính thư, Tim Ferriss

Hãy chuyển sang lộ trình kiểm tra Email một lần mỗi ngày càng nhanh càng tốt. Những trường hợp khẩn cấp rất hiếm khi xảy ra. Người ta thường không giỏi đánh giá

thế nào là quan trọng và hay thổi phồng những việc tầm thường để lấp đầy thời gian và tăng cảm giác quan trọng. Lá thư trả lời tự động này không hề làm giảm hiệu quả chung mà chính là một công cụ khiến người khác phải tự xem xét lại lý do làm phiền bạn, đồng thời giúp họ giảm thiểu những mối liên lạc vô nghĩa và gây lãng phí thời gian.

Trước đây, tôi thường lo sợ bỏ lỡ những yêu cầu quan trọng rồi chuốc lấy tai họa, cũng giống như bạn khi đọc đề xuất này. Nhưng chẳng có gì xảy ra cả. Hãy cố gắng lên và loại bỏ những chướng ngại vật nhỏ trên con đường sự nghiệp của bạn.

Nếu bạn muốn có một ví dụ điển hình về trường hợp trả lời tự động cá nhân chưa từng gây một lời phàn nàn nào, mà vẫn cho phép tôi kiểm tra Email một lần mỗi tuần, hãy gửi Email tới hòm thư [email protected]. Hòm thư tự động này đã được sửa lại hơn ba năm trước và hoạt động rất hiệu quả.

Bước thứ hai là chặn các cuộc gọi đến và hạn chế gọi điện thoại đi..

1. Nếu được, bạn hãy dùng hai số điện thoại – một số văn phòng (trong những trường hợp thông thường) và một số di động (trong trường hợp khẩn). Bạn cũng có thể dùng hai số di động hay một số điện thoại trên Internet cho những trường hợp thông thường và chuyển tất cả cuộc gọi vào hòm thư thoại (chẳng hạn, bạn có thể dùng trang www.skype.com).

Hãy nêu số điện thoại di động trong Email trả lời tự động và trả lời mọi cuộc gọi tới trừ khi không rõ người gọi hay bạn không muốn trả lời cuộc gọi đó. Nếu vẫn còn nghi ngại, bạn hãy chuyển cuộc gọi vào hòm thư thoại và nghe lại ngay sau đó để xem xét tầm quan trọng của cuộc gọi đó. Nếu không khẩn cấp, hãy giải quyết sau. Những người hay gây phiền toái cần phải học cách chờ đợi.

Điện thoại văn phòng nên để chế độ im lặng và cho phép chuyển cuộc gọi sang hòm thư thoại bất kỳ lúc nào. Giọng nói trong hòm thư thoại nên thân mật.

Bạn đang gọi tới văn phòng của Tim Ferriss.

Hiện tại, tôi chỉ kiểm tra và trả lời hòm thư thoại hai lần mỗi ngày vào 12 giờ trưa và bốn giờ chiều.

Trong trường hợp cần sự giúp đỡ khẩn cấp, không thể đợi tới 12 giờ trưa hay 4 giờ chiều, xin bạn hãy liên lạc với tôi qua số di động 555-555-5555. Nếu không, xin bạn hãy để lại lời nhắn và tôi sẽ trả lời trong thời gian kiểm tra hòm thư thoại gần nhất. Xin hãy để lại địa chỉ Email, bởi tôi thường trả lời nhanh hơn qua Email.

Chân thành cảm ơn bạn đã hiểu cho sự thay đổi nhằm tăng hiệu quả và năng suất làm việc này. Việc này sẽ giúp tôi hoàn thành công việc tốt hơn để phục vụ bạn tốt hơn nữa.

Chúc bạn một ngày tốt lành!

2. Nếu có ai đó gọi di động cho bạn, đây phải là một trường hợp khẩn và bạn cần xử lý với tinh thần như vậy. Mặt khác, đừng để họ gây lãng phí thời gian của bạn. Lãng phí thời gian nhiều nhất là ở màn chào hỏi. Chúng ta hãy so sánh hai cuộc gọi sau:

Jane (người nhận): Alô?

John (người gọi): Có phải Jane đó không?

Jane: Jane đây.

John: Chào Jane, John đây mà.

Jane: Ồ, chào John. Anh khỏe không? (hay) Ồ, chào John, mọi việc thế nào?

Sau đó, John sẽ đi lạc đề và đưa bạn vào một cuộc nói chuyện tào lao, do vậy bạn sẽ phải cố tìm cho ra mục đích thật sự của cuộc gọi. Sử dụng cách này sẽ tốt hơn:

Jane: Jane xin nghe.

John: Chào, John đây.

Jane: Chào anh John. Em đang bận một chút. Em giúp gì được anh đây?

Cuộc gọi có thể tiếp tục như sau:

John: Ồ thế thì để anh gọi lại sau.

Jane: Không sao, em dành ra một chút thời gian được mà. Em giúp gì được anh đây?

Đừng khuyến khích mọi người nói chuyện tào lao và đừng để họ làm vậy. Hãy đưa họ vào thẳng vấn đề ngay. Nếu họ quanh co hay cố dừng cuộc gọi để gọi lại sau, hãy bảo họ đi thẳng vào vấn đề. Nếu họ giải thích vấn đề quá dài dòng, hãy cắt ngang: “(Tên người gọi), xin lỗi phải ngắt lời bạn, nhưng năm phút nữa tôi có một cuộc gọi khác. Tôi giúp gì được bạn đây?” Hay bạn cũng có thể nói: “(Tên người gọi), xin lỗi phải ngắt lời bạn, nhưng năm phút nữa tôi có một cuộc gọi khác. Bạn gửi Email cho tôi được không?”

Bước thứ ba là làm chủ nghệ thuật từ chối và tránh các cuộc họp.

Năm 2001, lần đầu tiên trưởng bộ phận bán hàng của công ty tôi tới TrueSAN, anh đã tham gia cuộc họp của công ty và phát biểu chỉ gói gọn trong vài từ: “Tôi không tới đây để kết bạn. Tôi được trả lương để lập nên một đội ngũ bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, đó cũng là những dự định của tôi. Xin cảm ơn quý vị.” Lời tuyên bố chỉ ngắn gọn đến như thế.

Anh tiếp tục làm việc để thực hiện lời tuyên bố của mình. Những người hướng ngoại và ưa ngoại giao trong phòng không thích anh ta bởi cách giao thiệp đi thẳng vào vấn đề, nhưng mọi người đều đánh giá cao cách sử dụng thời gian của anh. Anh ta không bao giờ khiếm nhã mà không có lý do xác đáng. Anh ta rất thẳng thắn và luôn giúp mọi người trong phòng tập trung. Vài người cho anh ta là người không lôi cuốn quần chúng, nhưng ai cũng công nhận anh ta là người làm việc cực kỳ hiệu quả.

Tôi vẫn còn nhớ lần gặp anh trong văn phòng riêng khi chỉ có hai chúng tôi. Vừa mới tốt nghiệp sau bốn năm đào tạo khắt khe, ngay lập tức tôi trình bày tiểu sử, miêu tả

những kế hoạch tôi đã thực hiện, vân vân và vân vân. Tôi đã dành ít nhất hai giờ để chuẩn bị nhằm tạo ấn tượng tốt cho cuộc gặp đầu tiên này. Anh mỉm cười lắng nghe trong vòng chưa tới hai phút rồi đưa tay lên. Tôi dừng nói. Anh ta mỉm cười nhân hậu và nói: “Tim này, anh không muốn nghe kể chuyện. Hãy nói cho anh xem chúng ta cần làm gì.”

Trong nhiều tuần tiếp theo, anh dạy tôi nhận ra khi nào tôi đang mất tập trung hay tập trung vào những việc tầm phào, những việc không giúp thúc đẩy hai hay ba khách hàng hàng đầu tiến gần hơn tới quyết định ký kết đơn hàng. Những cuộc gặp giữa chúng tôi cũng không dài quá năm phút.

Từ giờ phút này trở đi, bạn hãy quyết tâm giữ cho mọi người xung quanh tập trung và tránh tất cả những cuộc họp không có mục đích rõ ràng, dù là họp trực tiếp hay họp từ xa. Bạn có thể khéo léo thực hiện việc này, nhưng nên nhớ rằng vài người gây lãng phí thời gian sẽ cảm thấy bị xúc phạm trong những lần đầu ưu tiên của họ bị từ chối. Một khi mọi việc đã rõ ràng, chính sách của bạn là tập trung vào nhiệm vụ và không thay đổi, họ sẽ chấp nhận và không làm phiền bạn nữa. Những cảm giác khó chịu cũng sẽ qua đi. Đừng dung thứ cho những kẻ ngốc, lãng phí thời gian, nếu không thì bạn sẽ phải gia nhập đội ngũ đó.

Nhiệm vụ của bạn là giúp cho những người xung quanh làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Sẽ không ai làm việc đó thay cho bạn. Sau đây là một số gợi ý:

1. Trong các trường hợp không khẩn cấp, bạn cần hướng cho mọi người sử dụng những hình thức liên lạc theo trình tự ưu tiên sau: Email, điện thoại và gặp mặt trực tiếp. Nếu ai đó đề nghị gặp mặt, bạn hãy yêu cầu gửi Email và dùng điện thoại trong trường hợp cần thiết. Hãy viện dẫn những nhiệm vụ khác bị trì hoãn để làm lý do thoái thác.

2. Hãy trả lời hòm thư thoại bằng Email bất kỳ khi nào có thể. Việc này sẽ dạy cho mọi người cách diễn đạt súc tích. Hãy giúp mọi người phát triển thói quen này.

Cũng giống như màn chào hỏi mở đầu cuộc điện thoại, giao tiếp qua Email cũng cần súc tích để tránh những chuyện vòng vo không cần thiết. Do vậy, một Email với mục đích hỏi “Chúng ta gặp nhau lúc bốn giờ chiều được chứ?” nên được viết là “Chúng ta gặp nhau lúc bốn giờ chiều được chứ? Nếu vậy… Nếu không được, xin hãy đề xuất ba khoảng thời gian hợp lý khác cho bạn.”

Cấu trúc “nếu… thì” này rất quan trọng bởi bạn không kiểm tra Email thường xuyên. Do tôi chỉ kiểm tra Email một lần mỗi tuần, tôi cần đảm bảo không ai hỏi lại “nếu…thì sao?” hay yêu cầu những thông tin khác trong vòng bảy ngày từ khi tôi gửi Email trả lời họ. Chẳng hạn, nếu nghi ngờ đơn đặt hàng chưa tới cơ sở giao hàng, tôi sẽ gửi Email tới người quản lý cơ sở giao hàng với nội dung sau: “Gửi Susan… Hàng gửi đã tới nơi chưa? Nếu tới rồi, xin báo cho tôi theo … Nếu chưa, xin hãy liên hệ với John Doe theo số 555-5555 hoặc qua Email tại địa chỉ [email protected] để thông báo ngày giao hàng. John, nếu có vấn đề gì xảy ra với chuyến hàng , xin hãy hợp tác với Susan, theo số 555-4444. Cô ấy được quyền đại diện cho tôi, quyết định mọi vấn đề lên tới 500 đôla. Trong trường hợp khẩn cấp, hãy gọi cho tôi theo số di động , nhưng tôi tin hai bạn sẽ làm tốt. Cảm ơn hai bạn.” Nội dung Email này đã trả lời hầu hết các câu hỏi có thể phát sinh, tránh hai cuộc đối thoại độc lập, và tôi cũng không cần can thiệp sâu hơn vào vấn đề này.

Bạn hãy tập thói quen xem xét và trả lời mọi câu hỏi “nếu… thì” có thể phát sinh trong các Email của bạn.

3. Chỉ nên tổ chức họp hành khi cần ra quyết định về những vấn đề đã được xác định trước, chứ không phải những vấn đề cần được xác định. Nếu có người đề nghị bạn gặp mặt hay “thu xếp thời gian đàm thoại”, hãy yêu cầu người đó gửi Email nêu rõ chương trình của buổi gặp mặt đó nhằm xác định mục đích cuộc họp:

Đây là điều có thể thực hiện được. Để tôi có thể chuẩn bị tốt nhất, xin bạn hãy gửi Email nêu rõ chương trình cuộc họp cho tôi. Chương trình này bao gồm những chủ đề và câu hỏi gì mà chúng ta cần giải quyết. Việc này sẽ rất có ích. Tôi xin được nói lời cảm ơn trước.

Đừng cho họ cơ hội từ chối. Câu “cảm ơn trước” trước khi nhận được hồi âm sẽ giúp tăng cơ hội nhận được Email trả lời của bạn.

Liên lạc qua Email buộc mọi người phải xác định kết quả mong muốn của một cuộc họp hay đàm thoại. Phần lớn thì 9 trong 10 cuộc họp là không cần thiết và bạn có thể trả lời những câu hỏi thông qua Email, một khi đã xác định được những câu hỏi đó. Hãy buộc mọi người theo thói quen này. Tôi chưa từng phải họp trực tiếp trong vòng hơn 5 năm qua và cũng chỉ tham dự không quá 12 cuộc hội đàm, tất cả đều không kéo dài quá 30 phút.

4. Lại nói về vấn đề 30 phút, nếu bạn không thể không tham gia một cuộc họp hay hội đàm, hãy xác định thời gian kết thúc. Đừng để các cuộc thảo luận diễn ra lan man, hãy rút ngắn chúng lại. Nếu mọi việc được làm rõ, chúng ta có thể đưa ra quyết định trong vòng không quá 30 phút. Bạn hãy buộc mọi người tập trung vào cuộc họp. Nếu phải tham gia vào một cuộc họp dự kiến sẽ kéo dài, bạn hãy xin phép người tổ chức cho bạn trình bày phần của mình trước, bởi phần này chỉ kéo dài 15 phút. Trong trường hợp bắt buộc, hãy giả vờ có một cuộc điện thoại khẩn. Hãy cứ ra khỏi phòng họp và hỏi ai đó về nội dung cuộc họp sau đó. Cách làm thứ hai này rất rõ ràng và thể hiện quan điểm của bạn về sự không cần thiết của những cuộc họp. Nếu bạn lựa chọn cách này, hãy chuẩn bị đối mặt với sự giận dữ của mọi người. Bạn cũng cần chuẩn bị những giải pháp thay thế.

5. Góc làm việc chính là thánh địa của bạn – đừng cho phép những vị khách tình cờ vào đó. Một số người đề xuất treo biển “KHÔNG LÀM PHIỀN”, nhưng tôi thấy biển hiệu này thường bị phớt lờ trừ khi bạn có một văn phòng riêng. Cách làm của tôi là đeo tai nghe vào, mặc dù tôi chẳng nghe gì cả. Nếu ai đó vẫn cố làm phiền tôi, tôi sẽ giả như đang nghe điện thoại. Tôi sẽ đưa tay lên miệng, nói câu gì đó đại loại như “tôi nghe thấy anh rồi”, và lại nói vào mic: “Xin anh giữ máy một lát”. Rồi tôi quay sang kẻ làm phiền và nói: “Xin chào, tôi giúp gì được cho anh đây?” Tôi sẽ không để người đó “quay lại khi khác” mà sẽ yêu cầu anh ta tóm gọn vấn đề trong vòng 5 giây và gửi Email cho tôi nếu cần.

Nếu bạn không thích cách đeo tai nghe, bạn vẫn có thể trả lời kẻ làm phiền giống như khi trả lời di động: “Xin chào, tôi đang bận một chút. Tôi giúp gì được anh/chị đây.” Nếu vấn đề vẫn chưa được làm rõ sau 30 phút, hãy yêu cầu người này gửi Email cho bạn về vấn đề trên, đừng đề nghị gửi Email trước: “Tôi rất vui lòng được giúp đỡ anh/chị, nhưng tôi cần hoàn thành công việc này trước. Anh/chị hãy gửi Email nhắc nhở tôi nhé.” Nếu bạn vẫn không thể làm nản chí kẻ làm phiền, hãy đưa ra một giới hạn thời gian: “Được rồi, tôi chỉ có hai phút trước khi có một cuộc gọi quan trọng, nhưng vấn đề của anh/ chị là gì và tôi có thể giúp gì được đây?”

6. Hãy dùng phương pháp “Bán chó con”1 để giúp cấp trên và đồng nghiệp của bạn hình thành thói quen không họp hành. Phương pháp “Bán chó con” được phát triển dựa trên cách bán hàng của những cửa hàng thú cảnh: Nếu có ai đó thích nuôi chó nhưng vẫn còn e ngại, hãy cho họ mang chú chó về nhà và trả lại cửa hàng nếu họ thay đổi ý định. Dĩ nhiên, những trường hợp trả lại rất hiếm khi xảy ra.

1 Nguyên văn tiếng Anh: Puppy Dog Close.

Phương pháp “Bán chó con” này rất hữu dụng mỗi khi bạn phải đối mặt với sự kháng cự trước những thay đổi lâu dài. Hãy bước chân qua cánh cửa khó khăn này bằng câu nói “chúng ta cứ thử một lần xem”.

Thử so sánh những câu sau:

“Tôi nghĩ anh/chị sẽ thích chú cún này thôi. Nó sẽ làm tăng tinh thần trách nhiệm của anh/chị từ giờ cho tới 10 năm nữa khi nó qua đời. Anh/chị sẽ không có kỳ nghỉ tự do nào nữa và anh/ chị cũng sẽ dần quen với việc nó tha hết thứ này tới thứ kia về nhà – anh/chị thấy sao?”

“Tôi nghĩ anh/chị sẽ thích chú cún này thôi. Sao anh/chị không thử mang nó về nhà và xem thế nào? Nếu anh/chị thay đổi ý định thì có thể mang nó trả lại đây.”

Bây giờ hãy thử tưởng tượng bạn bước vào đại sảnh tiến tới phía sếp, vỗ lên vai sếp và nói:

“Em cũng thích họp hành, nhưng em có ý này hay hơn. Sao chúng ta lại không ngừng tổ chức các cuộc họp, vì chúng ta chỉ lãng phí thời gian mà lại chẳng đưa ra được quyết định hữu ích nào trong những cuộc họp đó.”

“Em cũng thích họp hành, nhưng em bị quá tải mất rồi. Em thực sự cần hoàn thành vài việc quan trọng khác. Hôm nay em có thể không đi họp không? Nếu đi họp, em sẽ bị phân tâm bởi cuộc họp mất. Em hứa sẽ theo kịp tiến trình cuộc họp bằng cách trao đổi với đồng nghiệp X. Sếp thấy thế có được không?”

Những câu sau nghe có vẻ không thường xuyên và mục đích tôi khuyên bạn sử dụng những câu này cũng vì vậy. Hãy cứ lặp lại như thế nhưng đảm bảo rằng bạn hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hơn những người tham gia họp. Bạn hãy tiếp tục vắng mặt và viện dẫn tăng hiệu quả làm việc để dần đưa việc vắng mặt “một lần thôi” này thành một thay đổi lâu dài.

Hãy học cách bắt chước một đứa trẻ thông minh: “Chỉ lần này thôi mà bố/mẹ! Rồi con hứa sẽ làm…!” Cha mẹ thường bị lừa bởi chiêu này. Cách này cũng có tác dụng với cấp trên, các nhà cung cấp, khách hàng và tất cả những đối tượng khác nữa.

Hãy dùng cách đó nhưng đừng bị mắc lừa bởi cách đó. Nếu cấp trên của bạn yêu cầu làm thêm giờ “chỉ một lần thôi”, sếp sẽ còn lặp lại yêu cầu này nữa.

Những nhân tố chiếm nhiều thời gian: Hãy gom chúng lại và đừng nản chí

Kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn thoát khỏi trạng thái lộn xộn và những ý thích bất chợt.

– ANNIE DILLARD, giải thưởng Pulitzer cho dòng chuyện có thật năm 1975

Nếu bạn chưa từng sử dụng máy in thương mại, việc đặt giá và ấn định thời gian có thể gây ngạc nhiên cho bạn.

Chúng ta giả định để in 20 áo phông theo yêu cầu của khách hàng với logo bốn màu sẽ mất 310 đôla và một tuần. Nếu chỉ in ba chiếc áo thì mất bao nhiêu tiền và trong

bao lâu?

Cũng 310 đôla và một tuần.

Sao lại có thể như thế được? Đơn giản thôi – chi phí vận hành không đổi. Máy in sẽ phải tốn lượng nguyên liệu tương đương để chuẩn bị bát chữ (150 đôla) và cần có lượng hao phí lao động tương đương để vận hành máy (100 đôla). Vận hành máy luôn là công việc chiếm nhiều thời gian, và do đó, dù có quy mô nhỏ, việc này vẫn cần được lên lịch như những việc khác. Kết quả là cần một tuần mới có thể giao hàng. Tiết kiệm hơn cho chi phí sản xuất đã lấy đi phần còn lại: Chi phí của ba chiếc áo là 20 đôla/chiếc x 3 chiếc thay vì 3 đôla/ chiếc x 20 chiếc áo.

Do đó, giải pháp tiết kiệm thời gian và chi phí là đợi cho tới khi có một đơn đặt hàng lớn. Phương án này gọi là “tích lũy”. Tích lũy cũng là giải pháp đối phó với những nhân tố chiếm nhiều thời gian nhưng lại cần thiết, những nhiệm vụ lặp đi lặp lại này sẽ làm gián đoạn nhiều nhất.

Nếu bạn kiểm tra hòm thư và thanh toán hóa đơn năm lần mỗi tuần, bạn có thể mất 30 phút mỗi lần và trả lời được tổng số 20 lá thư. Thay vào đó, nếu bạn làm việc này một lần mỗi tuần, bạn chỉ mất tổng cộng 60 phút mà vẫn trả lời được hết 20 lá thư. Người ta kiểm tra thư thường xuyên do lo ngại có trường hợp khẩn cấp xảy ra. Trước tiên, rất hiếm khi xảy ra những trường hợp thực sự khẩn cấp. Thứ hai, trong số những trường hợp khẩn cấp mà bạn có thể gặp phải, bạn vẫn có thể đảo ngược tình thế dù quá hạn. Mặt khác, chi phí sửa chữa việc này cũng không tốn kém nhiều.

Bất kỳ nhiệm vụ nhỏ hay lớn nào đều đòi hỏi một mức thời gian vận hành bắt buộc. Mức thời gian này sẽ giữ nguyên dù cho đó chỉ là một hay một trăm100 nhiệm vụ. Mỗi lần bạn quay trở lại với công việc chính vừa bị gián đoạn, bạn sẽ mất tới 45 phút để thay đổi tâm lý. Những gián đoạn như vậy gây lãng phí tới hơn 1/4 thời gian làm việc tại văn phòng.1

1 Cuốn sách The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact

Knowledge Worker Productivity của Jonathan B.Spira và Joshua B.Feintuch, Basex, 2005.

Điều này đúng cho tất cả những nhiệm vụ diễn ra theo định kỳ, và đó cũng chính là lý do chúng ta cần kiểm tra Email đúng hai lần mỗi ngày vào những thời gian cụ thể.

Trong vòng ba năm trở lại đây, tôi chưa từng kiểm tra Email quá một lần mỗi tuần. Chưa từng xảy ra sai sót không sửa chữa được và cũng không có sai sót nào gây tổn thất quá 300 đôla. Phương án “tích lũy” này đã tiết kiệm cho tôi hàng trăm giờ làm việc. Vậy, thời gian của bạn đáng giá bao nhiêu?

Chúng ta hãy sử dụng một ví dụ giả thuyết sau:

1. 20 đôla một giờ là khoản tiền công bạn được trả hoặc tự định giá. Đó là trường hợp bạn được trả 40.000 đôla một năm và được nghỉ lễ hai tuần mỗi năm (40.000 đôla: [40 giờ /tuần x 50] = 20 đôla/giờ).

2. Ước tính lượng thời gian bạn tiết kiệm được bằng cách gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và tính toán xem bạn thu được bao nhiêu tiền bằng cách nhân lượng thời gian này với tiền công lao động/giờ (ở đây là 20 đôla/giờ).

1 lần/tuần: 10 giờ x 20 đôla/giờ = 200 đôla

1 lần/2 tuần: 20 giờ x 20 đôla/giờ = 400 đôla

1 lần/tháng: 40 giờ x 20 đôla/giờ = 800 đôla

3. Kiểm tra mỗi tần số tích lũy trên và xem xét xem chi phí để giải quyết các vấn đề phát sinh là bao nhiêu. Nếu chi phí này nhỏ hơn mức tiền tiết kiệm được ở trên, hãy tăng tần số tích lũy lên.

Chẳng hạn, sử dụng những phép toán trên, tôi thấy, nếu kiểm tra Email 1 lần/tuần làm

mất hai đơn đặt hàng mỗi tuần, làm thất thoát tổng cộng 80 đôla lợi nhuận. Như vậy, tôi sẽ tiếp tục giữ tần số kiểm tra Email này do lấy 200 đôla tiết kiệm được (tương đương với

10 giờ làm việc) trừ đi 80 đôla bị mất vẫn còn lại 120 đôla lợi nhuận ròng. Đấy là chưa kể tới những lợi ích to lớn từ việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác trong khoảng thời gian 10 tiếng đồng hồ này. Nếu bạn tính toán những ích lợi kinh tế và tinh thần từ việc hoàn thành chỉ một nhiệm vụ chính (như có thêm một khách hàng quan trọng, hay hoàn thành một chuyến đi làm thay đổi cuộc đời), giá trị của giải pháp tích lũy này còn lớn hơn chi phí tiết kiệm trong mỗi giờ rất nhiều.

Nếu chi phí giải quyết các vấn đề lớn hơn khoản tiền tiết kiệm được, bạn hãy chuyển tần suất kiểm tra Email nhiều hơn. Chẳng hạn như trong trường hợp này, tôi sẽ chuyển từ chế độ tuần 1 lần/tuần sang 2 lần/tuần (chứ không phải 1 lần/ngày) và cố gắng điều chỉnh công việc sao cho có thể sớm quay lại mức trước đây. Đừng cố gắng làm việc vất vả trong khi giải pháp này đem lại hiệu quả cao hơn và thông minh hơn. Tôi càng tích cực sử dụng giải pháp tích lũy trong cả công việc lẫn cuộc sống riêng tư, tôi càng nhận ra rằng rất hiếm khi xảy ra những vấn đề nghiêm trọng. Các phương án tích lũy của

tôi hiện tại như sau: Email (10 giờ sáng thứ Hai hàng tuần), điện thoại (hoàn toàn không sử dụng), giặt là (hai tuần một lần vào 10 giờ tối chủ Chủ nhật), hóa đơn và thẻ tín dụng (hầu hết đều thanh toán tự động, nhưng tôi kiểm tra số dư vào chiều thứ Hai của tuần thứ hai trong tháng sau khi đọc Email), rèn luyện thể chất (bốn ngày một lần trong vòng 30 phút)…

Trao quyền thất bại: Quy luật và điều chỉnh

Trong tương lai, nhân viên sẽ được trao quyền nhiều hơn, họ sẽ được cung cấp nhiều thông tin về tình hình thực tế, do đó có thể hành động tích cực hơn trước.

– BILL GATES, đồng sáng lập tập đoàn Microsoft, một trong những tỉ phú giàu nhất

hành tinh

Trao quyền thất bại là khi nhân viên không thể hoàn thành một nhiệm vụ mà không hỏi xin ý kiến hay yêu cầu có thêm thông tin. Điều này thường xảy ra khi quản lý ở tầm vi mô, gây lãng phí thời gian cho chính bạn.

Mục tiêu của nhân viên là được tiếp cận với những thông tin cần thiết và có quyền ra các quyết định độc lập. Mục tiêu của người quản lý là cho phép nhân viên và các đối tác tiếp cận thông tin và đưa ra các quyết định độc lập.

Dịch vụ khách hàng thường xuyên là ví dụ điển hình nhất của việc trao quyền thất bại, một tiền lệ từ BrainQUICKEN sẽ minh họa cho mức độ nghiêm trọng cũng như khả năng giải quyết đơn giản những vấn đề có thể xảy ra.

Năm 2002, tôi đã thuê dịch vụ theo dõi đơn hàng và giao hàng cho khách nhưng vẫn tự giải quyết những vấn đề liên quan tới sản phẩm. Kết quả ra sao ư? Tôi nhận hơn 200 Email mỗi ngày, mất cả ngày làm việc để trả lời các Email này và khối lượng Email gửi về tăng với tốc độ hơn 10% mỗi tuần! Tôi phải ngừng quảng cáo và hạn chế giao hàng, bởi mỗi dịch vụ khách hàng tăng thêm lại làm tôi tổn thọ hơn. Đây không phải là một mô hình linh hoạt. Hãy nhớ điều này, bởi nó rất quan trọng về sau. Mô hình trên không linh hoạt do tồn tại một điểm tắc nghẽn thông tin và quyết định: đó là tôi.

Có giải thích nào thuyết phục cho luận điệu trên không ư? Phần lớn những Email trong hòm thư của tôi không hề liên quan tới sản phẩm mà là những yêu cầu từ các đại diện dịch vụ khách hàng thuê ngoài hỏi xin ý kiến về những vấn đề khác nhau:

– Khách hàng thông báo anh ta vẫn chưa nhận được hàng. Chúng tôi nên xử lý thế nào?

– Khách hàng gặp rắc rối khi thông quan. Chúng tôi có thể gửi lại hàng tới địa chỉ ở Mĩ không?

– Khách hàng cần sản phẩm để phục vụ cho một cuộc thi sẽ diễn ra trong hai ngày nữa. Chúng tôi có thể gửi hàng qua đêm không? Nếu được, chúng tôi nên đặt giá bao nhiêu?

Danh sách câu hỏi cứ kéo dài vô tận. Hàng trăm, hàng ngàn tình huống khác nhau khiến tôi không thể tự tay trả lời hết, và tôi cũng không đủ thời gian hay kinh nghiệm để làm khác đi.

Thật may mắn, một người có kinh nghiệm trong việc này: những đại diện thuê ngoài. Tôi đã gửi từng Email tới cho tất cả những người giám sát. Những người này ngay lập tức chuyển tình trạng 200 Email mỗi ngày xuống chưa đến 20 Email mỗi tuần:

Xin chào,

Tôi muốn sử dụng một chính sách mới thay cho tất cả những chính sách khác.

Hãy làm hài lòng khách hàng. Nếu có những vấn đề cần giải quyết với chi phí ít hơn 100 đôla, hãy tự đưa ra quyết định.

Email này là lời chấp nhận chính thức và yêu cầu người nhận giải quyết mọi việc với chi phí dưới 100 đôla mà không cần liên lạc với tôi. Tôi không còn là khách hàng của bạn, khách hàng của tôi là khách hàng của bạn.

Đừng hỏi xin ý kiến của tôi. Hãy làm những việc bạn cho là

đúng, và chúng ta sẽ cùng điều chỉnh lại sau.

Xin cảm ơn. Tim

Khi phân tích kỹ lưỡng, chúng ta có thể thấy rõ hơn 90% những vấn đề trong các Email có thể được giải quyết với chi phí nhỏ hơn 20 đôla. Tôi đã xem lại kết quả tài chính của việc trao quyền quyết định hàng tuần trong vòng một tháng, sau đó hàng tháng, rồi hàng quý.

Thật đáng ngạc nhiên, chỉ số IQ của một người dường như tăng gấp đôi khi bạn giao trọng trách và thể hiện sự tin tưởng dành cho họ. Chi phí cho tháng đầu tiên nhiều hơn so với khi tôi quản lý vi mô khoảng 200 đôla. Tuy nhiên, tôi lại tiết kiệm được hơn 100 giờ làm việc mỗi tháng, khách hàng nhận được dịch vụ nhanh hơn, tỷ lệ hàng bị trả lại giảm xuống dưới 3% (tỷ lệ trung bình toàn ngành là 10-15%), và những nhân viên thuê ngoài phải dành ít thời gian cho tôi hơn. Kết quả là tăng trưởng nhanh, lợi nhuận cận biên tăng và mọi người đều hài lòng.

Người ta thông minh hơn bạn tưởng. Hãy cho mọi người cơ hội tự chứng tỏ mình.

Nếu là một nhân viên chịu sự quản lý vi mô, bạn hãy nói chuyện thẳng thắn với cấp trên, giải thích rằng bạn muốn làm việc năng suất hơn và ít làm phiền tới sếp hơn. “Tôi không muốn phải gây phiền nhiễu cho sếp nhiều như vậy và còn cản trở những công việc quan trọng của sếp nữa. Tôi đã đọc một số cuốn sách và có vài ý kiến để tăng hiệu quả làm việc. Sếp có thể dành ra một phút không?”

Trước khi nói chuyện với cấp trên, bạn cần phát triển một loạt các “quy tắc” như trong ví dụ trước. Những quy tắc này cho phép bạn làm việc độc lập hơn. Cấp trên có thể kiểm tra kết quả đạt được từ những quyết định của bạn hàng ngày hay hàng tuần trong những giai đoạn đầu tiên. Bạn hãy đề nghị sếp cho bạn thử cách này trong vòng một tuần và kết thúc cuộc nói chuyện bằng câu: “Tôi rất muốn thử làm việc theo cách này. Liệu chúng ta có thể thử dùng phương pháp này trong vòng một tuần không?” Hay như tôi thường nói: “Cách này nghe có hợp lý không?” Người ta thường không gán tiếng bất hợp lý cho việc gì cả.

Bạn cần biết sếp là người giám sát chứ không phải là chủ nô. Hãy tự chứng minh bản thân là một kẻ thách thức không mệt mỏi với thực trạng và rồi hầu hết mọi người sẽ không dám thách thức bạn, đặc biệt là trong những vấn đề liên quan tới tăng hiệu quả công việc.

Nếu bạn là một doanh nhân vẫn giữ cung cách quản lý vi mô, bạn cần biết ngay cả khi bạn có thể làm điều gì đó tốt đẹp hơn cho mọi người, điều đó không có nghĩa là

bạn cần làm những công việc vụn vặt. Hãy trao quyền cho nhân viên để họ làm việc mà không gây phiền nhiễu cho bạn.

ĐIỂM MẤU CHỐT là bạn chỉ có những quyền lợi mà bạn đấu tranh để giành được.

Hãy đề ra những quy tắc theo ý thích của mình: Giới hạn thời gian liên hệ, buộc mọi người phải xác định rõ yêu cầu của họ trước khi dành thời gian tiếp họ, và xử lý vào thời điểm nhất định những nhiệm vụ lặp đi lặp lại để tránh gây gián đoạn cho những dự án quan trọng hơn. Đừng để mọi người làm phiền bạn. Hãy xác định trọng tâm và rồi bạn sẽ tìm được phong cách sống cho riêng mình.

Trong phần tiếp theo, Tự Động Hóa (Automation), chúng ta sẽ tìm hiểu cách thức nhóm NR kiếm tiền mà không cần quản lý và loại bỏ chướng ngại vật lớn nhất: chính bản thân mình.

► CÂU HỎI VÀ HÀNH ĐỘNG

Người ta thường nghĩ thật tuyệt vời khi là một thiên tài, song lại không biết rằng thật khó khăn khi phải chịu đựng tất cả những kẻ dốt nát trên đời.

– CALVIN, thành viên công ty Calvin và Hobbes

Hãy học cách xác định và chiến đấu với những nhân tố gây gián đoạn.

Điều này sẽ thực sự dễ dàng nếu bạn đã tuân theo các quy tắc, câu trả lời và lộ trình. Nhiệm vụ của bạn là ngăn cản bản thân và những người khác khỏi những công việc không quan trọng và ít cản trở tiến trình thực hiện những nhiệm vụ quan trọng khác.

Khác với chương trước, chương này nêu ra các hành động cần thiết, dựa trên các ví dụ và trường hợp cụ thể. Do vậy, phần này sẽ không nhắc lại mà chỉ tóm tắt nội dung trên. Một số chi tiết mới khó hiểu, vì thế bạn cần đọc lại chương này để hiểu rõ hơn.

Bản tóm tắt ngắn gọn như sau:

1. Hãy xây dựng những hệ thống nhằm hạn chế khả năng tiếp cận với bạn qua Email và điện thoại, đồng thời chuyển hướng những mối liên lạc không phù hợp.

Hãy bật ngay chế độ trả lời tự động của cả Email và điện thoại. Chuẩn bị thật nhiều cách lảng tránh. Tập thói quen hỏi: “Tôi giúp gì được đây?” thay vì “Anh khỏe chứ?” Hãy nói những vấn đề thật cụ thể và nhớ rằng – không chuyện trò. Tập trung vào những hành động khẩn cấp và thực hành chính sách “không làm phiền”.

Tránh họp hành nếu được.

– Sử dụng Email thay vì gặp mặt trực tiếp để giải quyết các vấn đề

– Sử dụng cách thuyết phục (bằng giải pháp “bán chó con”)

Nếu các cuộc họp không tránh được thì hãy nhớ những điều sau:

– Tham gia họp với những mục tiêu rõ ràng.

– Định ra thời gian kết thúc hoặc xin phép về sớm.

2. Tích lũy công việc nhằm hạn chế chi phí vận hành và dành nhiều thời gian cho những việc trọng đại.

Tôi nên sử dụng phương pháp “tích lũy” với những công việc nào? Tức là, tôi nên đặt lịch trình cố định cho những công việc nào (chẳng hạn giặt là, mua sắm, trả lời thư, thanh toán hóa đơn, hay báo cáo bán hàng) để tránh lãng phí thời gian lặp đi lặp lại những việc này.

3. Đặt ra hay yêu cầu được thực hiện những hướng dẫn và quy tắc độc lập dưới sự giám sát thông qua báo cáo kết quả.

Loại bỏ những điểm tắc nghẽn thông tin. Nếu là nhân viên, bạn hãy tự tin vào bản thân và yêu cầu được thử làm việc độc lập hơn. Hãy chuẩn bị trước những “quy tắc” và yêu cầu cấp trên cho phép sau một bài thuyết trình ứng khẩu đầy ấn tượng. Hãy

nhớ phương án “bán chó con” – thử dùng phương án này một lần xem sao.

Nếu bạn là quản lý hay doanh nhân, hãy cho nhân viên cơ hội chứng tỏ mình. Xác suất xảy ra những vấn đề không thể giải quyết hay phải mất chi phí cao để sửa chữa là rất nhỏ, trong khi đó bạn chắc chắn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian. Hãy nhớ lợi ích chỉ được khai thác nếu bạn có thể sử dụng nó. Do đó, bạn cần tiết kiệm thời gian.

► THỬ THÁCH NGỌT NGÀO Tìm lại đứa trẻ bướng bỉnh (2 ngày)
Trong vòng hai ngày tới, hãy làm như tất cả những đứa trẻ lên hai và nói “không” với tất cả các yêu cầu. Không cần lựa chọn. Từ chối tất cả mọi đề xuất sẽ không khiến bạn bị mất việc ngay đâu. Bạn cần biết ích kỷ. Cũng giống như bài tập lần trước, mục tiêu lần này không phải là kết quả, mà là loại trừ những nhân tố gây lãng phí thời gian – vì vậy bạn cần: tập trở nên thoải mái với việc nói “không”. Sau đây là một vài câu hỏi bạn cần từ chối:

– Bạn có thể cho tôi một phút không?

– Bạn có muốn đi xem phim tối nay/tối mai không?

– Bạn giúp tôi việc này được không?

“Không” sẽ là câu trả lời ấn định cho mọi lời đề nghị. Đừng có bịa ra những lý do thoái thác. Hãy trả lời một câu đơn giản như: “Rất tiếc, nhưng thật sự tôi không thể; hiện giờ tôi có quá nhiều việc cần làm.”