Tất cả những người quản lý thời gian thành công đều là những người lập kế hoạch giỏi. Họ lập ra các danh sách lớn nhỏ để hoàn thành mục tiêu khác nhau. Mỗi khi có một dự án mới phát sinh, họ sẽ dành thời gian để cân nhắc điều mình muốn đạt được và viết một danh sách theo thứ tự tất cả các bước cần thiết để hoàn thành dự án. Có một quy tắc là mỗi phút lập kế hoạch giúp tiết kiệm mười phút thực hiện. Thời gian bạn cần để vạch ra kết quả mình muốn đạt được trước khi bắt đầu công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều sức lực – hay 10 phút tiết kiệm được từ mỗi phút bạn đầu tư để lên kế hoạch công việc trước khi bắt đầu. Khi đã nắm rõ mục tiêu của mình, hãy lên danh sách tất cả những việc bạn nghĩ là cần phải làm để đạt dược mục tiêu đó. Hãy liên tục bổ sung những đề mục mới khi bạn nghĩ ra cho đến khi hoàn tất danh sách. Hãy sắp xếp danh sách của bạn theo hai cách: theo thứ tự và theo mức độ ưu tiên.

Đầu tiên, khi sắp xếp theo thứ tự, bạn cần tạo ra một danh sách các hoạt động theo trình tự thời gian từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng trước khi mục tiêu hay dự án được hoàn thành. Như Henry Ford đã nói “Mục tiêu lớn đến mấy cũng có thể đạt được nếu bạn chia nó ra thành một lượng thích hợp những phần việc nhỏ”.

Thứ hai, bạn cần thiết lập mức độ ưu tiên với những hạng mục này, với nhận thức rằng 20% những hạng mục trong danh sách sẽ chiếm 80% giá trị và tầm quan trọng trong mọi việc bạn làm. Việc thiết lập sự ưu tiên giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ và hoạt động chính mà không bị xao nhãng. Như Goethe đã nói “Đừng bao giờ để những việc quan trọng nhất bị lấn át bởi những việc ít quan trọng nhất.”

Hãy xem xét lại các kế hoạch của mình một cách thường xuyên, nhất là khi bạn thấy thất vọng hay lưỡng lự. Hãy sẵn sàng sửa lại các kế hoạch này khi bạn nhận được những thông tin hay phản hồi mới. Hãy nhớ rằng hầu như mọi kế hoạch đều có thiếu sót dù lớn hay nhỏ. Đừng ngừng tìm kiếm những thiếu sót đó. Khi xem lại các kế hoạch của mình hàng ngày, bạn sẽ có được những ý tưởng, góc nhìn và hiểu biết mới về cách thức thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn suy nghĩ trước đó. Hành động mà không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại. Hãy chống lại sự cám dỗ phải hành động trước khi bạn lên kế hoạch kỹ càng.

Lên kế hoạch để đạt mục tiêu

Có lẽ từ quan trọng nhất liên quan tới thành công dưới mọi hình thức chính là sự rõ ràng. Những người thành công biết rất rõ mình là ai và muốn gì trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Ngoài việc viết ra các mục tiêu, họ còn lập ra các kế hoạch hành động được tuân thủ hàng ngày.

Khi đã đặt ra một mục tiêu lớn hơn cho bản thân và công việc của mình, bạn cần đặt ra bốn câu hỏi:

1. Đâu là những khó khăn và rào cản giữa bạn và việc thực hiện mục tiêu?

Tại sao bạn chưa đạt được mục tiêu của mình? Điều gì đang kìm hãm bạn? Điều gì đang cản trở bạn? Bạn cần phải giải quyết những vấn đề và vượt qua những khó khăn nào để đạt được mục tiêu cuối cùng? Trong tất cả những vấn đề bạn cần giải quyết, đâu là 20% các vấn đề sẽ chiếm 80% trở ngại giữa bạn và mục tiêu của mình?

2. Bạn cần thêm kiến thức, kỹ năng hay thông tin gì để đạt được mục tiêu hay hoàn thành dự án của mình?

Hãy ghi nhớ câu nói: “Bất cứ điều gì đưa bạn đến vị trí ngày hôm nay không đủ để đưa bạn tiến xa hơn.” Bạn có thể tích lũy thêm kiến thức và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của mình ở đâu? Bạn có thể mua hoặc thuê những kiến thức hay thông tin đó hay không? Bạn có cần trau dồi những kỹ năng mới cho bản thân để phát huy tối đa tiềm năng trong công việc không? Thông tin nào cần thiết có thể giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình chinh phục mục tiêu của mình? Như Josh Billings đã viết: “Điều khiến một người tổn thương không phải là điều anh ta biết mà là điều anh ta tưởng mình biết.”

3. Bạn cần sự giúp đỡ và hợp tác của những những người, nhóm hay tổ chức nào để đạt được mục tiêu của mình?

Có những khi một người có thể cung cấp cho bạn những ý tưởng, kiến thức hoặc mở ra các cơ hội cho bạn, giúp bạn đạt được những kết quả vượt xa những gì bạn tưởng tượng. Cũng vì lý do này mà rất nhiều doanh nhân đã tham gia vào các liên doanh và liên minh chiến lược với các đối thủ để có thể mang tới cho khách hàng của đối phương những sản phẩm và dịch vụ mà hiện tại mỗi bên đang không cung cấp.

4. Trong số những người có thể giúp bạn đạt được mục tiêu, ai là người quan trọng nhất?

Bạn có thể mang lại điều gì để đổi lấy sự giúp đỡ và hợp tác của người này và đạt được những mục tiêu quan trọng của mình nhanh chóng hơn? Những dự án quan trọng nhất trong kinh doanh và cuộc sống xung quanh chúng ta được hoàn thành bởi những người có thể lập các kế hoạch hành động cụ thể trước khi thực hiện. Hãy viết ra các kế hoạch cho bản thân và công việc của mình đồng thời tuân thủ nghiêm túc những kế hoạch này cho đến khi đạt được thành công.