Dù nói về đề tài nào đi nữa, những diễn giả có khả năng thuyết phục luôn biết cách dẫn dắt người nghe đến với các vấn đề của bài trình bày. Bởi có khả năng thu hút sự quan tâm của người nghe, nên họ cũng đủ sức dẫn dắt cảm xúc của người nghe cũng như làm thay đổi cách nhìn và lối suy nghĩ của họ.

Tuy nhiên, các diễn giả ấy đã làm bằng cách nào? Điều gì có thể giúp bạn trở thành một diễn giả có sức thuyết phục người nghe?

Câu chuyện dưới đây, về một trong các diễn giả nổi danh nhất trong lịch sử, sẽ giúp bạn hiểu được một số điều cần thiết về nội dung chương sách này.

Thời Hy Lạp cổ đại, việc nói chuyện trước công chúng là một công việc quan trọng trong cuộc sống hằng ngày; và các nhà hùng biện luôn được coi trọng.

Demosthenes là một trong số các nhà hùng biện đại tài của Hy Lạp cổ đại. Tuy nhiên, ban đầu, khi làm nghề thầy cãi, Demosthenes không có phong cách gì nổi bật, cách ăn nói thì dài dòng, giọng nói thì yếu ớt, thều thào và mỗi lần ông phát biểu, người ta đều bỏ đi, vì họ ghét phải nghe ông nói.

Rồi một ngày nọ, khi người ta cấm không cho ông nói trước hội đồng tòa án, khi tình cờ gặp được một người quen, ông than phiền rằng việc đó chẳng công bằng cho lắm. Ông chuẩn bị bài nói rất kỹ, hơn rất nhiều diễn giả khác, thế mà không hiểu sao ông nói ra điều gì người ta cũng phản bác mà chẳng thèm nghe lấy một lời.

Nghe ông than thở, người bạn kia, vốn là diễn viên chuyên nghiệp, hiểu ra lý do ngay: vấn đề không nằm ở thông điệp Demosthenes muốn truyền tải, mà là ở cách ông truyền tải thông điệp quá vụng về.

Sở dĩ không đưa được thông điệp đến với người nghe là bởi vì ông thiếu chủ ý.

Và để minh họa cho vấn đề Demosthenes đang gặp phải, người bạn kia bảo ông đọc một đoạn văn cổ; rồi người bạn ấy cũng đọc lại đoạn văn ấy cho ông nghe, thể hiện bằng mọi kỹ năng liên quan đến giọng nói và ngôn ngữ cơ thể. Demosthenes lấy làm kinh ngạc: cũng đoạn văn đó, nhưng dưới giọng đọc của bạn ông, dường như nó mang một sắc thái khác hẳn, rung cảm hơn, dễ lọt tai hơn. Và từ đó về sau, ông bắt đầu hiểu rằng chủ ý của người diễn thuyết – nghĩa là ý thức về cách nói năng, thể hiện – là điều bắt buộc và là yếu tố cần thiết phục vụ cho mục tiêu thuyết phục người nghe!

Rồi ông bỏ công tập luyện, cố đặt chủ ý vào cũng như có ý thức hướng về mục tiêu các bài thuyết trình. Đề tài của ông vẫn có chừng ấy chuyện, khán giả của ông vẫn là những gương mặt quen thuộc hay đến nghe ông nói, và mục tiêu của ông (thuyết phục người nghe hành động) cũng vẫn không thay đổi, nhưng trong mỗi lần nói chuyện, ông trình bày với một chủ ý rõ ràng, mạnh mẽ. Lúc này, kết quả đã khác trước: ai cũng muốn đến nghe ông nói và ông đã trở thành nhà hùng biện đại tài của mọi thời.

Tôi muốn người nghe làm gì khi nghe xong?

Qua câu chuyện trên, chủ ý và mục tiêu là hai yếu tố tiền đề, làm nền tảng thành công cho mọi hình thức giao tiếp, trình bày.

Diễn tả theo cách đơn giản, mục tiêu ở đây là thứ gì đó bạn muốn hay cần từ người nghe – nôm na là việc bạn muốn người nghe làm gì sau khi nghe xong. Còn chủ ý là định hướng, liên quan đến việc bạn sẽ làm cách nào để đạt được mục tiêu kia.

Muốn chào bán một sản phẩm nào đó, nếu không biết khéo léo kết hợp chủ ý và mục tiêu với nhau, thì chắc chắn bạn sẽ chẳng tài nào thuyết phục được ai mua hàng, và khi đó, mọi nỗ lực truyền thông của bạn đều thất bại, bạn không có được điều mình muốn.

Như thế, nếu kết hợp chặt chẽ và nhịp nhàng, chủ ý và mục tiêu sẽ giúp bạn thuyết trình thành công, có sức làm cho người nghe thay đổi cái nhìn, thái độ hay hành động liên quan đến đề tài hay vấn đề bạn đưa ra thảo luận hay trình bày.

Nếu muốn tạo ảnh hưởng đến người nghe, bạn cần phải giữ trong đầu mình một mục tiêu cụ thể – tức là, một điều cụ thể nào đó bạn muốn đạt được. Bên cạnh đó, có mục tiêu, nhưng không có chủ ý, thì thông điệp bạn trình bày khó lòng khơi gợi được cảm xúc tích cực và được người nghe đón nhận.

Các phần dưới đây sẽ giúp bạn biết rõ cách xác định rõ ràng một mục tiêu cụ thể cho phần thuyết trình của mình, tức là hiểu ra chính xác điều mình muốn nhận được từ người nghe sau khi phát đi thông điệp. Bạn cũng sẽ biết cách xác định và lựa chọn chủ ý thích hợp nhất để bổ trợ cho việc hoàn thành mục tiêu của bài thuyết trình.

Xác lập mục tiêu truyền thông

Truyền thông hiệu quả không chỉ dựa vào từ ngữ hay câu chữ. Cần phải có một mục tiêu sau những từ ngữ câu chữ ấy, nhằm kêu gọi người nghe hành động. Lý tưởng nhất là người nghe hành động đúng như những gì ta dự định nhắm đến lúc đầu. Mục tiêu trong truyền thông chính là tiêu đích, là đích nhắm bạn muốn đạt đến qua việc truyền tải thông điệp.

Trước khi trình bày bất kỳ thông điệp nào, bạn cũng cần hiểu điều cuối cùng bạn muốn đạt khi buổi thuyết trình kết thúc. Mục tiêu của bạn là gì? Là muốn người nghe đóng góp từ thiện, nỗ lực làm việc, nói thật hay ý thức trách nhiệm?

Cho dù mục tiêu bạn nhắm đến qua việc truyền thông là gì đi nữa, thì bản thân bạn cũng cần phải hiểu rõ mục tiêu bạn đặt ra ấy. Nếu không, bạn sẽ giống như một người chạy marathon chỉ biết chạy và chạy mà không biết đâu là vạch đích. Hãy ghi mục tiêu ra, dùng từ ngữ câu chữ sao cho ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Nếu có nhiều mục tiêu lớn nhỏ khác nhau, bạn phải ghi đầy đủ, ghi rõ và ghi cụ thể.

Một khi đã nắm rõ mục tiêu, xem như bạn đã đạt được một nửa điều mình cần làm để truyền thông hiệu quả. Nửa còn lại là thứ vũ khí bí mật và là công cụ vô giá mà một người truyền thông hay thuyết trình giỏi luôn dùng đến: chủ ý.

Ðừng nhầm lẫn mục tiêu với chủ đề

Khi mục tiêu quá rộng, nó sẽ bị lẫn lộn với chủ đề. Đừng nhầm lẫn xem hai thứ đó là một. Bạn có thể nói về “Nghệ thuật lãnh đạo trong thế kỷ XXI,” nhưng nó là một đề tài, hoặc chủ đề, chứ không phải là mục tiêu của buổi trình bày. Mục tiêu của bạn phải là việc truyền thông cho người nghe nắm vững những ý tưởng cụ thể và kỹ năng quan trọng liên quan đến nghệ thuật lãnh đạo trong doanh nghiệp chẳng hạn, hoặc mục tiêu bạn nhắm đến có thể là việc thuyết BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN

GIA phục để người nghe bắt đầu chuẩn bị ngay từ bây giờ để đương đầu và thích nghi với những thay đổi về vai trò lãnh đạo trong thế kỷ XXI.

Một chủ đề hay đề tài thường rất rộng, bao hàm nhiều phương diện, khía cạnh khác nhau, nên bạn phải làm rõ ràng và cụ thể về mục tiêu của mình trong bài trình bày.

Bài nói chuyện của bạn càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu, bạn càng giúp người nghe lĩnh hội các ý tưởng quan trọng bạn trình bày bấy nhiêu. Khi bạn trình bày cụ thể và chi tiết về đường hướng lãnh đạo của một nhân vật thành công nào đó, chắc chắn người nghe sẽ tự khắc khái quát được những đường nét chính yếu của nghệ thuật lãnh đạo.

Lựa chọn chủ ý

Trong lúc triển khai nội dung một thông điệp, ta thường tập trung vào lời lẽ, câu chữ và nội dung mình sẽ nói. Tất nhiên, ta cũng thường có một mục tiêu trong đầu ngay cả khi ta chưa xác định nó cho rõ ràng và chính xác. Điều mà ta thường bỏ qua là lý do tại sao thông điệp tôi muốn truyền tải phải là điều quan trọng khán giả muốn nghe. Tại sao người nghe phải quan tâm đến thông điệp này?

Điều gì khiến họ phải quan tâm để ý?

Chúng ta thường lơ là không gắn chủ ý với mục tiêu. Đây là thứ sai lầm mà người thuyết trình cần phải tránh xa nếu muốn truyền thông hiệu quả.

Trước khi truyền tải thông điệp đến người nghe, người trình bày phải hiểu rõ về việc mình muốn người nghe phải phản ứng như thế nào với những gì mình nói. Bạn phải biết rõ mình muốn người nghe phải cảm nhận thế nào về những gì mình trình bày. Làm sáng tỏ điều này, tức là bạn đã đưa ra được một chủ ý tốt, như từ điển định nghĩa, chủ ý tức là ý định hay định hướng soi dẫn hành động.

Hiểu tầm quan trọng của chủ ý và triển khai áp dụng nó một cách có hiệu quả trong giao tiếp hay trình bày chính là hòn đá tảng cho việc thể hiện xuất sắc của bạn và là yếu tố nền tảng giúp phân biệt một diễn giả tầm thường nhạt nhẽo với một diễn giả có khả năng diễn thuyết tuyệt vời.

Để trình bày hay truyền thông hiệu quả, bạn phải coi chủ ý như thứ vũ khí lợi hại nhất. Nó không chỉ giúp thổi bùng ngọn lửa nhiệt tình và mục tiêu cho thông điệp của bạn, mà còn là phần hợp thành cốt yếu nhất trong bước đường bạn theo đuổi mục tiêu.

Trong cuốn Tell to Win, ông Peter Guber – nhà sản xuất và nguyên chủ tịch hãng Sony Pictures – cho biết việc thu hút sự quan tâm của người nghe “liên quan tới việc bạn phải tập trung dồn cả con người mình vào chủ ý đạt đến mục tiêu của bạn… Chủ ý của bạn thực sự là thứ dấu hiệu làm cho người nghe phải chăm chú quan tâm.” Nói cách khác, nếu bạn không có một chủ ý mạnh mẽ phụ trợ cho phần trình bày của mình, người nghe chắc chắn sẽ hướng về những chuyện khác mà bỏ qua những gì bạn nói.

Đó chỉ là ích lợi đầu tiên mà một chủ ý mạnh mẽ sẽ hỗ trợ cho nỗ lực trình bày của bạn. Nó còn giúp bạn giữ được sự chăm chú quan tâm của người nghe, để kết nối họ với thông điệp cả về mặt cảm xúc lẫn lý trí.

Nhà khoa học về thần kinh Dan Siegel đã khám phá ra rằng các tế bào thần kinh “bắt chước” của người nghe chỉ bật lên khi họ cảm nhận người khác đang hành động có mục tiêu và nhiệt huyết. Mọi thứ người ta thể hiện ra trong giọng nói hay cơ thể đều truyền thông điệp không lời đến người nghe. Vì lẽ đó, là người thuyết trình, bạn cần phải tập cho có ý thức về chủ ý trong các bài nói chuyện của mình nhằm thổi lửa vào đó, kích thích người nghe quan tâm và hứng thú với những gì bạn trình bày.

Biểu hiện trên khuôn mặt, trong giọng nói, cơ thể bạn đều truyền đi những tín hiệu rất mạnh khiến người nghe sẽ để ý đến chúng trước mọi thứ khác. Bởi thế, một chủ ý lạc nhịp với nội dung thông điệp hay khập khiễng không ăn khớp với mục tiêu sẽ phá vỡ tan tành mọi nỗ lực truyền thông hay trình bày của bạn.

Khi xác định chủ ý của mình, bạn hãy diễn tả nó bằng một động từ – một từ chỉ hành động mạnh mẽ có thể kích hoạt sức mạnh cho bài thuyết trình của bạn. Chẳng hạn, chủ ý của bạn có thể là truyền cảm hứng, là thách thức, là thúc giục, là động viên, là đòi hỏi, là khai sáng…

Vận dụng Chủ ý và Mục tiêu vào thực tế

Trong cuốn sách có tựa Respect for Acting, Uta Hagen – một giáo viên dạy diễn xuất rất nổi danh – đã viết như sau: “Sức tác động của từ ngữ, câu chữ, cách tôi nói, với ai, vì mục tiêu gì và trong hoàn cảnh nào, chỉ duy nhất xoay quanh điều tôi muốn hay cần vào lúc nói.” Bà đang nói đến sự kết hợp giữa chủ ý và mục tiêu. Khi xác định chủ ý và mục tiêu, bạn phải mô tả rõ mục tiêu thông điệp bạn nhắm đến trong một câu duy nhất như sau:

Mục đích truyền thông

Tôi muốn…………(chủ ý) người nghe để họ sẽ…………(mục tiêu)

Trong bất kỳ buổi trình bày hay giao tiếp nào, bạn phải chắc chắn ý định của mình được kết nối với cảm xúc của người nghe. Hãy tưởng tượng việc bạn muốn người nghe cảm thấy thế nào sau khi nghe những lời bạn sẽ nói. Trong khi nói, nội dung và thông điệp của bạn phải luôn hướng đến khán giả, đến cảm giác của họ, những mong muốn của họ, chứ không nhằm đến những gì bạn muốn cũng như cảm giác riêng của bạn.

Bạn cần chọn một chủ ý khiến người nghe hưởng ứng theo cách bạn muốn thấy. Chẳng hạn, nếu bạn muốn các nhân viên mới cảm thấy họ được hoan nghênh đón nhận, thì bạn phải mỉm cười khi giới thiệu họ cho các thành viên cũ của công ty, cũng như thể hiện qua sự nhiệt tình trong giọng nói và mong muốn đón nhận họ.

Đôi lúc có nhiều đề tài bạn không cảm thấy hứng thú, chỉ thấy đơn điệu khô khan, chẳng có gì thú vị. Và đó là lúc bạn cần dùng đến hai thứ công cụ hữu hiệu là mục tiêu và chủ ý để giải quyết vấn đề. Cả khi cá nhân bạn không thấy đề tài hay nội dung thuyết trình có gì gây hứng thú, bạn cũng cần phải hiểu rõ lý do tại sao chúng lại quan trọng với người nghe và bạn vẫn phải truyền đạt thông tin ấy sao cho thật ý nghĩa.

Chẳng hạn, việc trình bày các con số tài chính hay các dữ liệu kỹ thuật khô khan không phải là chuyện hấp dẫn với bạn và với cả người nghe. Tuy nhiên, đây chính là lúc bạn cần phải hiểu rõ nguyên do vì sao thông tin bạn đang cung cấp lại quan trọng đối với người nghe và đâu là điều bạn mong muốn đạt được sau khi truyền đạt.

Dù thông điệp của bạn chứa đựng nội dung nào đi nữa, thì bao giờ bạn cũng muốn khơi dậy cảm xúc tích cực của người nghe, để họ có thái độ và hành động hưởng ứng, đón nhận. Có thể đôi khi cá nhân bạn không thấy hứng thú với đề tài, nhưng điều đó không quan trọng nếu bạn biết khôn ngoan chọn lựa những chủ ý cụ thể.

Ðón nhận phản hồi về việc đạt mục tiêu trình bày

Bạn hãy tập thói quen hỏi thính giả để đánh giá thử mục tiêu bạn nhắm đến qua các bài nói có thực sự rõ ràng không. Trước khi bạn thuyết trình hay diễn thuyết, hãy ghi ra một câu mô tả cụ thể về mục tiêu của bạn. Sau khi thuyết trình xong, bạn hãy hỏi những người tham dự xem mục tiêu của bạn là gì, và họ sẽ cho bạn biết. Cần phải có phản hồi từ phía người nghe, bạn mới thực sự biết rõ mục tiêu mình đặt ra có rõ ràng hay không.

Bạn thích nghe những diễn giả nói năng đầy nhiệt huyết và hùng hồn, mạch lạc đâu ra đó? Bạn hoàn toàn có thể trở thành một diễn giả như thế, và bước đầu tiên bạn phải làm là nắm rõ mục tiêu của mình. Khi truyền đạt được mục tiêu, người nghe sẽ xem bạn như một nhà lãnh đạo tài ba có tầm nhìn sâu rộng và điều này sẽ góp phần làm cho các buổi thuyết trình của bạn thêm sức mạnh và thành công.

Ðặt mục tiêu phù hợp tình huống

1. Ðể thông tin

Khi cho chúng ta xem các bức ảnh về một ngôi sao chổi đang đâm vào sao Mộc, cũng như giải thích về hậu quả của vụ đâm đó, các nhà khoa học NASA không muốn chúng ta phải có hành động cụ thể nào. Mục tiêu chính của họ là thông tin cho biết.
Và trong cuộc sống, có nhiều cuộc nói chuyện chỉ xoay quanh mục tiêu thông báo cho ai về điều gì đó mà thôi. Kiểu nói chuyện này thường khá ngắn gọn, đi vào ý chính và tập trung quanh các dữ kiện của sự việc cần thông báo.

Hầu hết các bài nói chuyện trong lĩnh vực kinh doanh đều thuộc loại này. Nếu có buổi nói chuyện một giờ đồng hồ về đề tài làm cách nào để trở thành diễn giả được công chúng yêu thích hơn, có lẽ bạn sẽ chọn hình thức cung cấp thông tin. Nhưng nếu phải trình bày đề tài ấy trong một khóa học hai ngày với nhóm tham dự từ sáu đến tám người, thì có lẽ mục tiêu của bạn sẽ rơi vào dạng tiếp theo sẽ trình bày dưới đây.

2. Ðể chỉ dẫn

Thử nghĩ rằng bạn được yêu cầu thuyết trình về chính sách bảo hiểm mới của công ty. Lần này, thay vì được yêu cầu đưa ra một thông báo ngắn gọn về một chính sách bảo hiểm mới, bạn được đề nghị phải nói làm sao cho đội ngũ nhân viên biết chính xác về cách thức hoạt động của chính sách mới này.

Lúc này, mục tiêu thuyết trình của bạn nhằm vào việc đưa ra chỉ dẫn. Loại thuyết trình này thường dài hơn một bài cung cấp thông tin và nó phải được triển khai chi tiết, kỹ càng, để người nghe nắm vững những gì bạn hướng dẫn và biết cách vận dụng để hình thành nên một kỹ năng mới.

3. Ðể giải trí

Thuyết trình mang tính giải trí rất khó thực hiện. Tuy thế, nó lại khiến người nghe bị hấp dẫn, lôi cuốn và cảm thấy thư giãn và thoải mái.

Vì thế, nếu đang trình bày một đề tài về cách giải quyết căng thẳng ở nơi làm việc, thì bạn có thể lái nội dung theo hướng giải trí một chút, chẳng hạn đặt ra một tựa đề vui vui cho buổi nói chuyện như “Gãi đúng chỗ ngứa để sống vui sống thọ.” Một đề tài hấp dẫn sẽ kéo theo những câu chuyện, hình ảnh hài hước, vui tươi. Cả khi trình bày một đề tài nghiêm túc và quan trọng, chẳng hạn như việc giữ an toàn trong lao động, thì những hình ảnh minh họa vui cũng sẽ hỗ trợ cho nội dung thuyết trình rất nhiều.

4. Ðể khơi dậy cảm hứng

Có nhiều cách để tạo hứng khởi tinh thần, động viên và thúc giục người nghe. Một số diễn giả truyền cảm hứng cho người nghe bằng cách nói về những kinh nghiệm thành công qua những chông gai trên đường đời của họ. Những câu chuyện này sẽ giúp người nghe hiểu rằng cho dù con người có gặp phải bất kỳ nghịch cảnh hay thảm kịch nào trong cuộc đời đi nữa, nhưng nếu có ý chí và tinh thần mạnh mẽ, họ sẽ vượt qua tất cả để vươn đến đỉnh cao thành công.

Các bài thuyết trình này không nhất thiết tập trung vào những chuyện vượt khó của các cá nhân.

Susan B. Anthony đã truyền cảm hứng và thúc giục nhiều người hăng hái đứng lên để dành quyền bầu cử cho phụ nữ ở nước Mỹ. Martin Luther King Jr. đã chia sẻ những ước mơ của ông về một tương lai tươi sáng và đã tạo được cảm hứng tinh thần cho rất nhiều người để họ tích cực tham gia phong trào nhân quyền.

5. Ðể thúc giục/mời gọi hành động

Có lẽ bạn không chỉ muốn khơi gợi cảm hứng tinh thần cho người nghe, mà còn muốn thúc giục họ hành động nữa. Một bài thuyết trình hướng đến mục tiêu này thường đưa ra các ý tưởng, gợi ý, lập luận, theo cách nào đó để người nghe cảm thấy tin tưởng và thực hiện những gì bạn gợi ý, đề nghị. Chẳng hạn, buổi thuyết trình gây quỹ là một thí dụ rõ nét nhất: mục tiêu của bạn là làm sao để người tham dự bằng lòng mở hầu bao để tích cực đóng góp.

6. Ðể thuyết phục

Dạng thuyết trình với mục tiêu này là nhằm làm cho người nghe sẵn lòng chấp thuận những gì bạn đề nghị qua những lập luận chặt chẽ, bằng cớ thuyết phục và cảm xúc mạnh mẽ của bạn. Một bài trình bày thuyết phục sẽ đưa ra được giải pháp cho một vấn đề gây tranh cãi và khơi dậy sự hưởng ứng đón nhận từ phía người nghe.

Khi đã biết rõ mục tiêu tổng quát của mình, bạn cần xác định những mục tiêu cụ thể. Mục tiêu càng cụ thể bao nhiêu, bài nói chuyện của bạn càng thêm thuyết phục và thành công bấy nhiêu.

Bạn xác định mục tiêu bằng cách nào? Bước đầu tiên là phải chỉ ra loại mục tiêu nào bạn muốn hướng đến (dựa theo sáu loại mục tiêu vừa nêu ở trên) trong buổi trình bày của mình. Có khi bạn muốn lồng hai ba mục tiêu vào buổi nói chuyện, nhưng khi có nhiều mục tiêu, bạn cần phải xác định một mục tiêu quan trọng và có ý nghĩa nhất.

Thuyết phục, chứ đừng chỉ truyền đạt thông tin

Trong sáu mục tiêu quan trọng trong việc truyền thông, mục tiêu thuyết phục dường như là quan trọng nhất!

Thường thì nhiệm vụ của diễn giả không đơn giản chỉ xoay quanh việc truyền đạt thông tin đến người nghe dù đương nhiên đây là một phần trọng tâm của công việc diễn thuyết. Bạn có thể chọn lựa nhiều mục tiêu khác nhau cho các buổi thuyết trình của mình, nhưng việc thuyết phục người nghe là kết quả cuối cùng mà diễn giả hay người thuyết trình nào cũng tìm cách để đạt được.

Hai thứ mục tiêu vừa nêu – truyền đạt thông tin và thuyết phục – thường đồng hành với nhau trong mọi buổi thuyết trình về kinh doanh và kỹ thuật. Chẳng hạn, có ông hiệu trưởng kia nói chuyện với các phụ huynh học sinh về chuyện lái xe khi say rượu; ông say sưa kể ra những câu chuyện, nêu ra các con số, liên quan đến các vụ tai nạn thảm khốc khi lái xe khi đang say rượu. Cho đến gần cuối buổi nói chuyện, các phụ huynh vẫn thắc mắc không biết ông hiệu trưởng kia muốn trình bày điều gì.

Thực ra, ông hiệu trưởng muốn người nghe viết thư kêu gọi các nhà lập pháp nên ra luật cứng rắn

BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA hơn để xử phạt nghiêm minh hành vi lái xe khi say rượu. Tuy nhiên, khi sắp kết thúc ông mới đưa ra lời kêu gọi – thay vì đưa nó làm ý tưởng chủ đạo xuyên suốt buổi nói chuyện – nên người nghe cảm thấy chẳng có gì thuyết phục.

Như thế, sai lầm của ông hiệu trưởng là ở chỗ ông ta nghĩ rằng việc trình bày thông tin cũng đồng nghĩa với việc thuyết phục. Đương nhiên, trình bày thông tin là bước đầu tiên trong quá trình kêu gọi người nghe hành động, nhưng chỉ dừng lại ở đó thôi thì chưa đủ, vì các dữ kiện thông tin cần phải được minh họa, giải thích theo một tuần tự có kết cấu, lớp lang và nêu bật được những ích lợi cho người nghe thì mới mong nhận được những kết quả tốt đẹp từ phía họ.

Năm cấp độ chinh phục người nghe

Cấp độ một: Làm cho khán giả phải lắng nghe

Tại sao họ không nghe?

Bạn làm cách nào để biết chắc là khán giả sẽ thực sự lắng nghe những gì bạn trình bày? Trước tiên, hãy xem thử các lý do khiến họ không lắng nghe bạn nói. Dưới đây là 9 lý do:

Quá tải thông tin. Khi khán giả ngồi nghe cả ngày trong khán phòng, nghe và nghe, thì lượng thông tin nhồi nhét vào đầu sẽ trở nên quá tải và họ sẽ chẳng ghi nhớ được gì.

Những bận tâm trong đầu. Có thể họ đang cãi nhau với vợ/chồng mình, có thể đang đói hoặc đang có công việc cấp bách cần giải quyết sớm.

Suy nghĩ nhanh. Chúng ta suy nghĩ với tốc độ khoảng 600 từ một phút và nói trung bình với tốc độ 140 từ. Như thế, trong lúc bạn nói được một vài chữ, thì tâm trí người nghe đã “đua” trước bạn để hướng về một suy nghĩ nào đó khác.

Quá sức. Lắng nghe với thái độ chủ động và tích cực, là điều rất khó khăn. Khi bạn đang chăm chú lắng nghe, nhịp thở của bạn tăng dần lên. Tim bắt đầu đập nhanh hơn. Bạn không thể duy trì việc lắng nghe chăm chú như thế trong một thời gian dài vì nó làm bạn mất sức.

Tiếng động bên ngoài. Tiếng động, tiếng ồn là những âm thanh gây phân tán sự chú ý.

Vấn đề về thính giác. Cứ 10 người thì trung bình có đến 5 người có vấn đề về thính giác, không nhiều thì ít.

Những giả thiết sai lạc. Đôi lúc, bạn không nói điều gì đó nhưng người nghe lại cứ tưởng bạn đã nói ra điều đó.

Không nhấn mạnh đến ích lợi cụ thể. Người nghe không thấy điều gì có lợi cho họ thì họ sẽ chẳng muốn nghe bạn làm gì.

Thiếu huấn luyện. Bạn đã từng học về “Cách lắng nghe” chưa? Có lẽ là chưa. Tuy nhiên, các số liệu thống kê cho thấy rằng chúng ta dành khoảng 32% thời gian cho việc lắng nghe chung chung các kiểu, 21% cho việc lắng nghe khi nói chuyện với ai đó. Như thế, chúng ta dành 53% thời gian của mình cho việc lắng nghe, nhưng chưa bao giờ được huấn luyện về cách nghe.

Hãy thu hút sự chú ý của khán giả

Hãy nhiệt tình. Một nghiên cứu về việc bán hàng thành công do Đại học Stanford thực hiện đã cho thấy chỉ có 15% thành công nhờ khả năng hiểu biết, trong khi đó 85% còn lại là xuất phát từ lòng nhiệt tình của người bán hàng. Thuyết trình cũng như thế, nếu bạn thiếu ngọn lửa nhiệt tình, khán giả sẽ thấy bạn có vẻ không hứng thú với những gì bạn nói và họ thấy chẳng cần phải quan tâm để ý làm gì.

Dùng ngôn ngữ khán giả hiểu được. Tránh dùng các biệt ngữ, thuật ngữ quá chuyên môn. Hãy tìm những cách nói, cách diễn tả đơn giản, thông dụng.

Bắt họ phải suy nghĩ hay hành động trong vài phút đầu tiên của buổi trình bày. Hãy tìm những cách thức khiến họ cảm thấy ngạc nhiên ngay từ đầu. Có thể đặt ra một câu hỏi thú vị nào đó khiến họ phải suy nghĩ hoặc cho họ tập một bài khởi động nào đó hoặc phát biểu một câu gây sốc, một con số thống kê kinh ngạc… bất cứ điều gì tạo ngạc nhiên và thu hút khán giả ngay từ đầu.

Cấp độ hai: Giúp khán giả Hiểu rõ

Điều gì xảy ra nếu người nghe không hiểu những gì bạn nói? Họ sẽ quay trở lại cấp độ một. Họ không lắng nghe và thế là bạn phải bắt đầu lại. Do đó, bạn cần dùng vài kỹ thuật để đảm bảo là người nghe sẽ hiểu rõ những gì bạn đang nói.

Người nghe chắc chắn sẽ hiểu thông điệp của bạn nếu nội dung bài nói của bạn được soạn kỹ, có cấu trúc rõ ràng, mạch lạc, có mục tiêu cụ thể. Nội dung bài nói phải được trình bày theo một kết cấu phân bổ giúp cho người nghe dễ “tiêu hóa”. Các nghiên cứu cho thấy khán giả ngồi nghe trong 90 phút, nhưng họ chỉ thực sự lắng nghe trong 20 phút thôi. Do đó, bạn phải nói ngắn gọn, càng đơn giản càng tốt và dùng các công cụ hình ảnh hỗ trợ để giúp người nghe dễ tiếp thu và ghi nhớ nhiều hơn, lâu hơn.

Cấp độ ba: Chấp nhận hay Tin tưởng

Một khi bạn đã làm cho người nghe tập trung lắng nghe và hiểu những gì bạn nói, thì bạn cần đưa họ đến cấp độ thứ ba – chấp nhận và tin tưởng. Tất nhiên, khán giả có thể hiểu bạn nhưng lại không đồng ý với bạn. Có thể lý luận bạn đưa ra còn thiếu chặt chẽ, không đúng lúc khiến người nghe không đồng tình.

Người nghe sẽ dễ dàng chấp nhận và tin tưởng nếu bạn vận dụng ba yếu tố mà Aristotle đã nêu ra:

Ethos: là tư cách đạo đức, tính cách dễ mến dễ gần, là lòng can đảm của bạn.

Pathos: là cảm xúc, là những gì làm rung động trái tim người nghe. Hãy kể những câu chuyện làm cho người nghe phải cười hoặc phải khóc.

Logos: là yếu tố logic, lý luận. Bạn cần trình bày bằng những lập luận chặt chẽ, hợp lý và các bằng chứng thuyết phục.

Cấp độ bốn: Ghi nhớ

Nếu người nghe chấp nhận và tin tưởng bạn, bạn cần giúp họ ghi nhớ những gì bạn trình bày. Người nghe sẽ dễ ghi nhớ thông tin khi bạn dùng các công cụ hình ảnh trực quan. Bên cạnh đó, việc bạn lặp đi lặp lại những gì quan trọng sẽ khiến người nghe dễ nhớ hơn. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng nếu bạn chỉ lặp lại một lần ý tưởng mình trình bày, thì khả năng ghi nhớ của người nghe chỉ ở mức dưới 10%, còn nếu lặp lại ý tưởng đó sáu lần, thì khả năng ghi nhớ là trên 90%.

Bạn cũng có thể dùng các trò chơi, câu đố, bài tập hoặc tổ chức các phiên thảo luận nhóm như một cách để lặp lại thông tin, giúp người nghe ghi nhớ lâu hơn.

Một cách khác để giúp người nghe ghi nhớ để khán giả có thời gian tiêu hóa những gì bạn nói. Sau khi trình bày xong một ý tưởng nào đó, bạn ngưng lại, để khán giả suy nghĩ. Cũng có thể đặt vài câu hỏi gợi ý để họ suy nghĩ về những gì bạn đã nói. Hãy đưa họ nhập cuộc vào bài nói của bạn.

Cấp độ năm: Khiến họ phải hành động

Nếu bạn muốn kêu gọi người nghe giải quyết nạn đói trên thế giới, chắc chắn họ sẽ không làm và có muốn làm cũng không biết phải làm thế nào. Nhưng nếu bạn đưa ra một gợi ý nhỏ mà họ có thể làm, chẳng hạn như “Xin các bạn đóng góp cho quỹ cứu đói bằng cách bỏ 20 ngàn đồng vào thùng tiền ở ngoài cửa ra vào,” thì chắc chắn bạn sẽ có cơ hội thành công hơn.

Nếu bạn lồng ghép các ý tưởng của người nghe vào bài trình bày của mình thì họ sẽ hứng thú tham gia và hưởng ứng. Bên cạnh đó, bạn sẽ giảm thiểu được những ý kiến trái chiều, tranh luận của họ. Bởi vì người ta phản đối người khác chứ không ai phản đối chính mình.

HOÀNG MINH VIỆT

Sau khi tốt nghiệp Ðại học Sư phạm Ngoại ngữ, Hoàng Minh Việt đã phiên dịch cho hàng trăm hội thảo, hàng ngàn giờ dịch cabin và phiên dịch cho rất nhiều đoàn chuyên gia quốc tế. Qua đó, anh nhận thức vô cùng sâu sắc tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình trong thành công của bất kỳ nghề nghiệp nào.

Anh đã tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế tại United Business Institutes, Vương quốc Bỉ. Anh là đồng sáng lập và điều hành cộng đồng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Việt Nam (www.topmba.vn) và Công ty Tư vấn Quản lý và Ðào tạo Quốc tế Prompt International (www.prompt.vn).

Hiện nay với cương vị là Giám đốc Bán hàng Khu vực cho Tập đoàn FLSmidth của Ðan Mạch, cùng với việc điều hành dự án kinh doanh riêng, anh cam kết sống với sứ mệnh giúp nâng cao Kỹ năng Thuyết trình cho hàng ngàn người và đóng góp vào việc thúc đẩy sự thấu hiểu trong xã hội qua việc đưa nghệ thuật thuyết trình đẳng cấp quốc tế đến với nhiều người hơn.