TÁC GIẢ: NGUYỄN ÐỨC NHẬT

Tôi đã quan sát nhiều diễn giả thuộc đủ mọi lĩnh vực, đẳng cấp, quốc tịch khác nhau và nhận thấy những người này đều có một điểm chung: đa số họ đều có vẻ như chẳng mấy coi trọng các công cụ hỗ trợ phần nhìn, đặc biệt là các hình ảnh minh họa ý tưởng. Trong số ấy, có những con người có kiến thức rất sâu rộng, có khả năng hùng biện tuyệt vời, nhưng phần minh họa của họ qua các công cụ hình ảnh, cụ thể là các slide họ tổ chức trên phần mềm trình chiếu Powerpoint đôi khi lại phản tác dụng, gây chán nản và làm giảm bớt sức thuyết phục cho nội dung thông điệp các diễn giả ấy trình bày.

Các bậc thầy như Steve Jobs, Al Gore, Garr Reynolds,… hiểu rất rõ điều này. Bằng khả năng diễn thuyết đại tài, kết hợp với những hình ảnh minh họa đầy ấn tượng, họ đã biến những buổi thuyết trình thành những màn trình diễn tuyệt vời. Thiên hạ “phát cuồng” vì iPhone ngay sau buổi giới thiệu và tôi dám cá phần trình chiếu của “thầy phù thủy” Steve Jobs đóng vai trò không hề nhỏ trong hiệu ứng này.

Như thế, trong thời hiện đại, các công cụ hỗ trợ phần nhìn đóng một vai trò rất quan trọng trong đời sống nói chung và trong các buổi thuyết trình nói riêng. Với sự lên ngôi của công nghệ phục vụ nghe nhìn hiện đại, việc sử dụng nhuần nhuyễn những công cụ trình chiếu để phục vụ cho các buổi thuyết trình đã không còn là một thứ “có thì tốt” mà đã bắt đầu giữ vai trò cốt yếu.

Chương sách này sẽ hỗ trợ bạn những kỹ thuật cần thiết giúp bạn có thể nắm rõ và thành thạo vận dụng để làm chủ các công cụ đa phương tiện trong thuyết trình, từ việc sáng tạo và sử dụng Slide, đến các đoạn phim, đoạn nhạc minh họa nhằm tạo ra bầu khí sinh động, thu hút và làm cho khán giả dễ dàng tập trung nắm bắt những thông điệp chính yếu bạn trình bày ra trong buổi thuyết trình. Nào hãy cùng “lướt” qua các nội dung chính:

Các nguyên tắc khi dùng các công cụ hỗ trợ phần nhìn;

Một số nguyên tắc vàng để thiết kế các slide Powerpoint; 12+ bí quyết giúp tận dụng hiệu quả công cụ đa phương tiện; Công cụ đa phương tiện hỗ trợ chứ không làm lu mờ bạn. Các nguyên tắc khi dùng công cụ hỗ trợ phần nhìn

Bạn phải biết cách dùng các công cụ hỗ trợ phần nhìn sao cho có hiệu quả nhất, nếu không, bạn sẽ chỉ làm “xấu mặt” mình trước người nghe. Bạn cần phải có kế hoạch chi tiết, sự kiên trì và luyện tập để đảm bảo công cụ bạn dùng sẽ phục vụ tối đa thay vì “triệt hạ” bài thuyết trình của bạn.

Nghiên cứu địa điểm thuyết trình

Trước khi chọn phương tiện hỗ trợ phần nhìn, bạn hãy phân tích khán phòng để xem có những gì hạn chế gây bất lợi cho việc dùng nó trong buổi thuyết trình hay không. Hãy tự đặt cho mình các câu hỏi sau đây:

“Khán phòng này rộng bao nhiêu?”

“Các thiết bị điện tử, màn hình chiếu và đèn chiếu sáng như thế nào?” “Hệ thống âm thanh, ánh sáng trong khán phòng có gì trục trặc không?” “Có thứ gì trong khán phòng làm cản trở tầm nhìn (cột, tường, đèn treo…) của khán giả hay không?”

“Tôi sẽ đứng trên sân khấu cao, tách biệt với khán giả?”

Bạn không thể chọn hay sử dụng phương tiện hỗ trợ phần nhìn thích hợp nếu không khảo sát rõ để có đầy đủ thông tin cần thiết về địa điểm sẽ tiến hành buổi thuyết trình. Vì thế, để khỏi phải gặp những tình huống bất ngờ, dở khóc dở cười, liên quan đến việc dùng các công cụ hình ảnh trong buổi thuyết trình, bạn cần nghiên cứu địa điểm thuyết trình để có quyết định phù hợp.

Làm sao để ai cũng thấy rõ hình ảnh hỗ trợ

Rất nhiều diễn giả hay chủ quan để rồi phạm phải nguyên tắc này. Không thiếu diễn giả đưa vào công cụ hỗ trợ phần nhìn – chẳng hạn, các slide trình chiếu – một mê cung những từ ngữ khó hiểu, những ý tưởng lộn xộn hay những biểu đồ minh họa rối rắm với chi chít những ghi chú chẳng ai đọc được.

Bạn làm cách nào để các slide trình chiếu rõ ràng để khán giả ngồi ở mọi góc khán phòng BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA đều nhìn thấy. Người ta sẽ không muốn mất thì giờ phải ngồi chăm chú đọc cho ra những chi tiết hay hình ảnh bé xíu bạn trình chiếu. Họ sẽ thấy chán và chuyển mối quan tâm sang chuyện khác, không còn để ý gì đến thông điệp bạn đang hô hào nữa.

Lựa chọn và sắp xếp hình ảnh

Việc lựa chọn hình ảnh cẩu thả, sắp xếp chúng không theo trật tự nào sẽ làm hỏng buổi thuyết trình.

Trừ khi bạn nhắm tới việc giải trí và làm trò vui (chẳng hạn bạn đang thuyết trình cho các em học sinh lớp hai chẳng hạn), còn không thì cần phải tránh những hình ảnh vẽ tay vụng về, cắt ghép không chuyên nghiệp, những đoạn video tự quay với chất lượng kém. Các công cụ hỗ trợ phần nhìn sẽ làm phiền khán giả rất nhiều nếu bạn dùng chúng thiếu chuyên nghiệp.

Dùng màu sắc tươi sáng, hài hòa

Hãy khéo léo thêm vào một chút màu sắc cho phần hình ảnh minh họa của bạn. Tiếp xúc nhiều với những gì xuất hiện trên truyền hình, phim ảnh và Internet, khán giả ngày nay quen với những màu sắc tươi sáng, những hình ảnh gây ấn tượng mạnh, cho nên những hình ảnh nhạt nhòa, trắng đen, thiếu sắc màu sôi động thường làm cho họ cảm thấy đơn điệu, tẻ nhạt.

Hãy dùng màu sắc để nhấn mạnh những điểm chính cần trình bày, để làm cho khán giả tập trung theo dõi. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng màu sắc, vì các slide có quá nhiều màu sẽ làm rối phần nhìn của khán giả. Nên chọn hai hoặc ba màu và cần tránh những màu sắc quá lòe loẹt hay hình ảnh có nhiều bóng đổ khiến cho việc theo dõi từ xa khó khăn hơn.

Thiết kế theo chiều ngang

Trong hầu hết trường hợp, bạn nên thiết kế phần hình ảnh hỗ trợ theo cách nào đó để người nghe có thể xem nó từ trái qua phải. Tại sao? Bởi khán giả quen với việc đọc theo cách đó, tức là theo chiều ngang từ trái qua, chứ không phải theo đường chéo hay chiều dọc. Đừng làm họ mất phương hướng.

Chọn những phông chữ đơn giản, rõ nét

Những phông chữ phức tạp, ngoằn ngoèo theo kiểu thư pháp, không thích hợp để đưa vào phần trình chiếu. Bên cạnh đó, nếu dùng quá nhiều phông chữ, kiểu chữ khác nhau, bạn sẽ làm rối mắt người xem.

Tốt nhất, bạn nên dùng các kiểu chữ đơn giản mà rõ nét như Arial, Verdana, Times New Roman. Những phông chữ này nhìn có vẻ ít sinh động bay bướm, nhưng trong thế giới công cụ hỗ trợ phần nhìn, yếu tố dễ nhìn dễ đọc lại quan trọng hơn sự hoa mỹ, cầu kỳ. Bạn đừng bao giờ dùng quá hai kiểu chữ trong một phần trình bày trình chiếu.

Cỡ chữ bạn chọn sẽ tùy thuộc vào số lượng khán giả tham dự. Theo quy cách chung, bạn nên dùng cỡ chữ 36 cho các tựa đề, cỡ chữ 30 cho các tiêu đề hay tựa đề phụ, còn trong phần văn bản nội dung, cỡ chữ không được nhỏ hơn 24.

Làm nổi bật ý chính

Hãy làm nổi bật các ý tưởng chính trong slide trình chiếu. Đôi khi có thể bạn nghĩ: “Tôi biết ý nào là chính, không cần phải làm nổi bật cũng có thể nhớ để nói.” Bạn nhớ ý chính là một chuyện, nhưng có chuyện khác cũng quan trọng là việc khán giả cũng cần nhìn để thấy được ý chính bạn muốn trình bày. Nếu không làm bật được các ý chính trình bày trên slide để khán giả tiện theo dõi, thì tốt nhất bạn nên nói mà không cần dùng đến công cụ hỗ trợ phần nhìn.

Bên cạnh đó, bạn cũng không nên ghi ra mọi thông tin chi tiết trong slide vì có nguy cơ là khán giả sẽ ngồi đọc những gì bạn viết hơn là nghe bạn nói. Thành thử, bạn cần dùng các slide để hướng dẫn khán giả nắm được những điểm chính trong thông điệp bạn trình bày. Khi tạo ra một slide, bạn hãy tự hỏi mình: “Với một lượng từ ngữ và hình ảnh ít nhất, làm thế nào để diễn tả điều tôi muốn? Tôi muốn người nghe phải ghi nhớ những điều gì?”

Nếu thông tin nào không quan trọng, bạn phải loại chúng ra. Phải tạo ra các slide thật cô đọng và rõ ràng.

Sử dụng các ký hiệu

Bạn cần dùng các ký hiệu, các con số hay các dấu hiệu để phân biệt ý này với ý kia, giúp khán giả dễ theo dõi và dễ nắm bắt. Trong mỗi slide, bạn nên dùng từ bốn đến năm ký hiệu đầu dòng, không nên dùng quá nhiều vì khán giả sẽ rối mắt. Ngoài ra, số dòng cho mỗi ý tưởng được gạch đầu hàng cũng nên vừa phải, càng ít càng tốt, tối đa là bốn dòng, không được hơn. Ý tưởng bạn ghi ra trong các slide không cần phải là những câu hoàn chỉnh, mà có thể là những cụm từ quan trọng xoay quanh ý chính cần trình bày.

Hãy tổ chức và sắp xếp các thông tin muốn đưa vào các slide theo một trật tự hợp lý nhất, có trước có sau, để khán giả dễ theo dõi và dễ hiểu.

Tạo sự hồi hộp, chờ đợi

Hãy coi mình là một bậc thầy kể chuyện hay một ảo thuật gia. Hãy dùng công cụ hỗ trợ phần nhìn để gây ngạc nhiên và thích thú cho khán giả. Để tạo ra cho khán giả cảm giác hồi hộp chờ đợi, bạn phải biết cách sắp đặt, cẩn thận chọn thời điểm và cách thức để tiết lộ thông tin. Tại sao?

Nếu bạn lập tức nói hết mọi ý tưởng và nội dung xoay quanh thông điệp trình bày, người nghe sẽ biết chính xác những gì bạn định nói và như thế họ sẽ ít quan tâm vào bài thuyết trình của bạn. Cho nên, để tạo cho khán giả cảm giác không biết điều gì hay ho sẽ đến, không biết ý tưởng tiếp theo là gì, thì nói tới đâu bạn mới cho hiện ra trên slide ý tưởng đang nói.

Ðọc và sửa nội dung

Nội dung bạn soạn ra trong các slide không phải là không có lúc mắc phải lỗi này lỗi kia. Nếu không cẩn thận rà soát lại, đọc và sửa kỹ những gì đã đưa vào trong các slide trình chiếu, thì trong lúc thuyết trình, chính những lỗi sai không đáng có ấy sẽ ít nhiều làm mất đi hình ảnh chuyên nghiệp của bạn trong lòng khán giả.

Không nên sử dụng quá nhiều công cụ hỗ trợ phần nhìn

Đôi khi có nhiều diễn giả làm như thể mình là các ông chủ rạp xiếc khi “dội bom” khán giả BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA bằng những màn trình diễn liên tục dùng hết công cụ hỗ trợ phần nhìn này đến công cụ hỗ trợ phần nhìn khác – từ các slide Powerpoint, đến các đoạn phim, đoạn nhạc, rồi cả các biểu đồ, hình họa,…

Lạm dụng quá nhiều công cụ hỗ trợ phần nhìn, bạn sẽ làm cho buổi thuyết trình của mình rối rắm và làm giảm hiệu quả của các công cụ đó. Bạn chỉ nên chọn một hoặc hai công cụ để dùng trong buổi thuyết trình. Nên nhớ rằng bạn là chuyên gia nói chứ không phải chuyên gia hình ảnh, âm thanh. Còn nếu chỉ muốn sử dụng các công cụ hay phương tiện hỗ trợ phần nhìn vào buổi thuyết trình, thì bạn nên tạm bỏ nghề diễn giả, tham gia một đoàn diễn xiếc và tha hồ tung hứng.

Luyện tập cách trình chiếu slide

Bạn phải thành thạo việc sử dụng các công cụ hỗ trợ phần nhìn trước khi tiến hành buổi thuyết trình. Hãy dành thì giờ để tập đi dượt lại những gì bạn sẽ nói với các slide hay đoạn phim minh họa bạn sẽ chiếu. Trong lúc tập, bạn cần để ý canh thời gian, hình dung nơi bạn sẽ đứng nói và cách bạn sẽ trình chiếu các hình ảnh cùng các thứ minh họa khác. Hãy tập cả cách mở đoạn phim, cách chuyển slide, cách bật nhạc,… Nếu có thể, bạn nên luyện tập cách dùng công cụ hỗ trợ thật kỹ. Như thế, bạn sẽ gia tăng sự tự tin khi nói chính thức.

Tập trung vào người nghe

Đôi khi có những diễn giả quá mải mê tập trung vào các công cụ hỗ trợ phần nhìn mà quên mất chuyện phải hướng về khán giả. Nhiều người đứng xoay lưng khỏi khán giả và chăm chú đọc những gì mình soạn ra trong các slide.

Bạn phải lưu ý để luôn tập trung hướng về khán giả. Nếu bạn chỉ biết dồn tập trung vào chúng mà bỏ lơ khán giả, thì họ cũng sẽ bỏ lơ bạn và phần thuyết trình của bạn. Điều bạn cần coi trọng là khán giả, không phải các công cụ kia. Bạn không cần phải thuyết phục, trình bày hay khơi gợi hứng khởi tinh thần cho các công cụ ấy, bởi xét cho cùng thì chúng cũng chỉ là những phương tiện bổ trợ mà thôi.

Ðứng về phía bên trái

Trong khi thuyết trình, bạn nên đứng về phía bên trái màn hình trình chiếu (xét từ phía khán giả nhìn lên) và hướng người trực diện về phía khán giả. Đừng bao giờ đứng quay lưng về phía họ, kẻo họ nghĩ bạn không coi họ ra gì; cũng đừng đứng về phía bên phải màn hình trình chiếu (xét từ phía khán giả nhìn lên) rồi dùng tay trái mà chỉ trỏ vào slide.

Ðể khán giả có thời gian nghiên cứu các slide của bạn

Đừng bao giờ bật các slide lên rồi liên tục nói từ ý này sang ý kia. Hãy để ý quan sát khán giả BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA trước khi chuyển slide. Bạn cần để họ có chút ít thì giờ để xem lại một lượt và tiêu hóa các thông tin hay ý chính bạn đưa ra trên slide. Cần theo dõi khán giả để nếu cần bạn có thể điều chỉnh lại tốc độ nói của mình cho phù hợp.

Một số nguyên tắc vàng để thiết kế các slide Powerpoint

Lên bản vẽ rồi mới xây nhà

Trước khi soạn ra các slide trình chiếu, bạn phải dành thì giờ suy nghĩ về bố cục phần trình bày của bạn. Để biết cách chuẩn bị và xây dựng các slide thuyết trình, bạn hãy dựa theo quy trình sản xuất phim:

Xây dựng kịch bản: Bạn phải lên trước những nội dung, thông điệp, các ý tưởng chính cần đưa vào các slide. Tiếp đó bạn tổ chức phân chia nội dung trình bày thành các phần lớn nhỏ, sắp xếp theo một trật tự hợp lý dựa vào bố cục bài thuyết trình bạn đã soạn. Nói chung, ở khâu này, bạn cần xây dựng một dàn bài tổng quát về những gì muốn đưa vào trong các slide của mình.

Chuẩn bị phim trường: tiếp đến, bạn mở phần mềm Powerpoint lên, gõ tất cả nội dung vào các slide theo bố cục đã vạch ra. Ở khâu này, bạn có thể bắt đầu tìm những thiết kế giao diện mẫu (template) phù hợp với phong cách của bài thuyết trình.

Chọn diễn viên: giờ là lúc bạn tìm và chọn ra các hình ảnh minh họa phù hợp cho bài trình bày của mình.

Quay phim: sắp xếp, kết hợp hình ảnh và nội dung sao cho hợp lý nhất.

Hậu kỳ: thêm vào các hiệu ứng, điều chỉnh các lỗi lặt vặt như đánh máy sai, rà soát lại nội dung để xem còn có gì thiếu sót để bổ sung và có gì thừa cần loại bỏ.

Sản xuất: duyệt lại lần cuối, và dành nhiều thì giờ tập dượt bài thuyết trình với các slide đã soạn.

Ðồng bộ tạo nên sự chuyên nghiệp

Trong khi soạn các slide, bạn phải để ý tạo ra sự thống nhất và đồng bộ cho toàn bộ file trình chiếu của mình. Hãy thiết lập một tiêu chuẩn chung cho việc thiết kế các slide: giao diện, bố cục, phông chữ, cỡ chữ, hiệu ứng,… Đừng tùy hứng để rồi có chỗ thì dùng phông chữ này, có chỗ lại dùng phông chữ khác, không theo một quy cách nhất định nào. Các slide không thống nhất về quy cách thiết kế như thế sẽ làm cho khán giả thấy rõ và đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp của bạn, và điều này sẽ làm suy giảm đáng kể sức mạnh của công cụ hỗ trợ phần nhìn và ít nhiều làm hỏng mất giá trị của bài thuyết trình.

Đây là vài lưu ý bạn cần ghi nhớ để tạo được tính chất đồng bộ cho các thiết kế slide của mình:

Chỉ áp dụng mẫu giao diện chung nhất cho toàn bộ các slide; Luôn sử dụng mẫu thiết kế chuẩn của công ty;

Hạn chế việc sử dụng nhiều hơn hai phông chữ; Thống nhất về kích cỡ chữ, màu chữ;

Tận dụng các chuẩn bố cục (layout) trong bố trí nội dung, không tùy tiện đặt các hộp văn bản (textbox) một cách thủ công;

Lựa chọn các hình ảnh cùng một phong cách.

Ví dụ: ảnh chụp, hình 3D, hoạt họa…

Ðơn giản là tinh tế

Nhiều học viên của tôi khi thiết kế các slide thường loay hoay hàng giờ cố tìm cho mình một thiết kế thật “độc” hay vắt óc tạo những hiệu ứng (animation) không “đụng hàng”. Tuy nhiên, họ quên mất một điều: trong đa số trường hợp, một bộ phim quá lạm dụng các kỹ xảo sẽ làm loãng đi nội dung phim và khiến người xem khó nắm bắt thông điệp.

Hãy loại bỏ các thiết kế kiểu cách, các chi tiết thừa (ngày tháng, tiêu đề phụ, số trang,…) bởi càng đơn giản bao nhiêu, thông điệp cốt lõi bạn trình bày sẽ càng nổi bật lên bấy nhiêu.
Ít hơn là nhiều hơn

Tôi (và chắc hẳn không ít người trong số các bạn) từng “chịu trận” với những bài thuyết trình có quá nhiều slide, chi chít chữ, cùng những hình ảnh chất lượng. Có một số diễn giả khác thì suốt cả buổi chẳng hề “đả động” đến các slide đã soạn, rốt cục Powerpoint chỉ để trưng bày: “cứ lắng nghe tôi, toàn bộ slide sẽ gửi cho các bạn sau.”

Một số lời khuyên để không bỏ phí bài Powerpoint:

Hãy quên đi nguyên tắc 6x6x6 nếu bạn từng học. Hãy cô đọng một ý trong một slide;

Các thông tin chi tiết hãy đưa vào trong tài liệu phát cho khán giả thay vì nhồi nhét vào slide;

Tương tự, chỉ nên có một hình ảnh trên mỗi slide;

Trường hợp phải đưa nhiều hình ảnh cùng lúc, hãy sắp xếp một cách có trật tự;

Đừng ngần ngại xóa bớt các slide mà bạn thừa biết mình sẽ chẳng có gì để nói về chúng ngoài việc chỉ để trang trí.

Dùng hình ảnh thay thế từ ngữ mọi lúc có thể

Hình ảnh luôn là một công cụ vô cùng mạnh mẽ trong truyền thông. Trong thuyết trình với Powerpoint, khán giả sẽ tiếp nhận thông tin nhiều hơn, dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn (so với việc đọc chữ trên màn hình) chỉ qua một hình ảnh. Một hình ảnh có thể nói thay hàng trăm lời nói. Hơn thế nữa, nếu người nghe càng ít đọc, họ càng dễ chăm chú lắng nghe bạn nói nhiều hơn.

12+ bí quyết giúp tận dụng hiệu quả công cụ đa phương tiện

4 chiêu sử dụng hình ảnh

1. Linh hoạt sử dụng các từ khóa tìm kiếm

Các công cụ tìm kiếm trên Internet như Google có chức năng gợi ý những từ khóa tương tự từ bạn muốn tìm.

*Lưu ý: Hiện tại, đại đa số các hình ảnh kỹ thuật số trên Internet đều lấy nguồn từ nước ngoài. Vì vậy với các từ khóa bằng tiếng Anh bạn sẽ có xác suất cao hơn nhiều để tiếp cận các hình ảnh đa dạng.

Chẳng hạn để tìm kiếm hình ảnh cho khái niệm “lãnh đạo” chúng ta có thể sử dụng các từ khóa: leader, leading, leadership, different, help people, volunteer, teamwork, integrity, vision,…
2. Luôn sử dụng ảnh chất lượng cao

Chắc hẳn bạn từng bắt gặp trong một bài thuyết trình nào đó một vài hình ảnh như bị “vỡ”. Đó là do độ phân giải của ảnh nhỏ hơn nhiều so với chất lượng hiển thị của các màn hình máy tính và máy chiếu (hiện phổ biến ở kích thước 1024×768). Hãy ưu tiên lựa chọn các hình ảnh có độ phân giải lớn hơn để đạt hiệu quả trình chiếu tốt nhất.

3. Quý hồ tinh bất quý hồ đa

Một nội dung sâu sắc kết hợp với hình ảnh phù hợp sẽ tạo nên ấn tượng vô cùng mạnh mẽ cho người xem. Như nguyên tắc tôi đã trình bày phần trên,

điều gì càng đơn giản thì càng dễ phát huy hiệu quả. Một hình ảnh thật “đắt” có giá trị gấp nhiều lần so với nhiều hình nhưng chỉ ở mức “thường thường bậc trung”.

4. Phóng lớn hết màn hình

Thay vì sử dụng hình ảnh như một “vai phụ” để minh họa bằng cách đặt ảnh nhỏ bên cạnh chú thích, hãy cân nhắc dùng hình ảnh lớn hơn có kích thước toàn màn hình.

4 chiêu dùng phim ảnh trong thuyết trình

1. Xem phim để học

Có rất nhiều bộ phim chứa đựng những thông điệp, những bài học nhân văn về cuộc sống. Hãy đặt mình vào bối cảnh câu chuyện, liên tưởng thực tế và chiêm nghiệm những giá trị rút ra từ bất kỳ bộ phim nào mình xem. Lập cho mình một danh sách các bộ phim hay hoặc tham vấn từ bạn bè.

2. Ghi nhận cảm xúc

Trong các bộ phim đều có những đoạn cao trào hoặc lắng đọng, những giây phút “đánh động” cảm xúc của người xem. Bạn cần phải là người “cảm” trước khi truyền đạt lại cho người khác.
3. Cắt vừa đủ miếng bánh ngon

Phim ảnh minh họa trong thuyết trình không nên dài quá 10 phút, lý tưởng là trong khoảng 3 – 5 phút. Vì vậy, bạn nên tuyển chọn cắt các phần clip có ý nghĩa từ những đoạn phim dài để thuận tiện cho việc trình chiếu. Các phần mềm miễn phí để cắt ghép phim ảnh hiện nay có rất nhiều trên Internet và rất dễ sử dụng. Đơn cử bạn có thể sử dụng ngay phần mềm Movie Maker có sẵn trong mọi máy tính cài Windows.

4. Dẫn dắt và đúc kết

Bạn cần luôn luôn cân nhắc lựa chọn đoạn phim nào để minh họa một nội dung nào đó cũng như chọn thời điểm phù hợp. Trước khi chiếu hãy dẫn dắt bối cảnh của đoạn phim và có thể đặt một câu hỏi gợi mở cho người xem – ví dụ: “chúng ta đã bàn về tình cảm gia đình, vậy hãy xem nhân vật trong đoạn phim bày tỏ tình yêu của mình như thế nào đối với người con.”

Sau khi kết thúc, hãy dành khoảng 30 giây cho khán giả “lắng đọng”, sau đó hãy đúc kết lại thông điệp rút ra từ bộ phim – và đương nhiên, liên kết chúng với nội dung bài thuyết trình của bạn.

4 bí mật khai thác âm nhạc hiệu quả

1. Nghe các thể loại khác nhau

Một bài thuyết trình thành công cần khơi gợi được cảm xúc của người nghe và âm nhạc là công cụ hữu hiệu để thay đổi tâm trạng con người và bầu không khí xung quanh. Hãy dành thời gian nghe thử các dòng nhạc khác nhau và tác động mà chúng mang lại. Hãy sưu tập chúng để sử dụng sau này.

2. Quan sát các sự kiện

Các sự kiện, game show, hội nghị là những ví dụ điển hình của việc khai thác âm nhạc hiệu quả. Hãy để ý các dòng nhạc, cách họ sử dụng trong từng tình huống và chọn thời điểm nào: mở màn chương trình, chào đón khách mời, khuấy đọng không khí,… Nếu có thể hãy nhờ sự tư vấn từ các nhà tổ chức sự kiện, hay thậm chí những người chuyên kỹ thuật điều chỉnh âm thanh (ví dụ: DJ, nhà biên tập âm nhạc, v.v.).

3. Nhạc không lời là lựa chọn tốt nhất

Hãy hạn chế dùng nhạc có lời bởi chúng dễ khiến khán giả sao nhãng. Nhất là khi một bài quen thuộc vang lên, thế nào cũng có người nhẩm theo lời bài hát. Thay vào đó nên sử dụng các bản nhạc hòa tấu. Đương nhiên, trong những phần chỉ nhằm tạo không khí như lúc giải lao, tổ chức hoạt động, bạn hoàn toàn có thể dùng các thể loại nhạc có lời, vui tươi, sôi động.

4. Dùng đúng lúc, đúng chỗ

Trừ khi bạn muốn tổ chức chương trình ca nhạc, còn trong thuyết trình không nên quá lạm dụng âm nhạc – nhất là bạn đang cần khán giả chú tâm vào người trình bày. Tôi từng dự một buổi hội thảo mà trong phần trình bày của diễn giả, một giai điệu nhạc hòa tấu được mở kèm xuyên suốt. Không rõ ý đồ của vị diễn giả đó thế nào, nhưng cả khán phòng hôm ấy bị “giằng xé” giữa phong cách sôi nổi của anh và đoạn nhạc du dương vốn không ăn nhập, thậm chí là ru ngủ người nghe.
Bí quyết cuối cùng:

Bất chợt nghe được một giai điệu đầy cảm xúc, bạn hãy hỏi tựa và ra tiệm băng đĩa mua ngay hoặc tải trên mạng. Tình cờ xem một quảng cáo sáng tạo, hay một video clip thú vị, hãy tìm trên Youtube (rất nhiều clip chúng ta có thể tải miễn phí hoặc xem online). Bạn bắt gặp những hình ảnh đẹp và ý nghĩa trên một trang báo mạng, hay trên một poster quảng cáo, hãy lưu lại trong máy tính.

Bạn nên tập thói quen thu thập cho mình một thư viện phim ảnh nhiều thể loại và phân mục thành các chủ đề.

Tất cả đều có thể trở thành kho tư liệu dồi dào cho bạn trong hoạt động thuyết trình. Khi cần, bạn luôn sẵn có để đem ra sử dụng hoặc chia sẻ cho người khác.

Công cụ đa phương tiện hỗ trợ chứ không làm lu mờ bạn

Các slide trình chiếu, các đoạn nhạc hay bất kỳ video clip nào rốt cuộc vẫn chỉ là công cụ, là phương tiện, bởi không bao giờ chúng có thể thay thế được BẠN. Chính BẠN là thông điệp, là nguồn cảm hứng, là lý do để khán giả đến nghe.

Ðừng tắt đèn

Trong không gian thiếu ánh sáng, người nghe rất mau mất tập trung (trừ khi họ xem phim), thậm chí sớm chìm vào giấc ngủ. Chỉ tắt BÍ QUYẾT TRÌNH BÀY TỪ CÁC CHUYÊN GIA bớt đèn khi bạn cần chiếu một đoạn video minh họa hay để tạo ra những “hiệu ứng” đặc biệt. Ngay cả trong một hội trường quá sáng, vẫn nên ưu tiên làm sao đó để khán giả nhìn thấy bạn nhiều hơn là nhìn vào Powerpoint. Khán giả sẽ hiểu thông điệp tốt nhất khi vừa nghe vừa nhìn thấy diễn giả.

Sử dụng điều khiển từ xa

Nếu là người thường xuyên thuyết trình, hãy đầu tư cho mình một chiếc điều khiển từ xa việc trình chiếu. Điều này sẽ giúp bạn thoải mái hơn trong trình bày và tương tác nhiều hơn với khán giả thay vì “chết dí” bên máy tính hoặc ngắt quãng bài trình bày bởi câu “làm ơn mở slide kế tiếp giúp tôi.”

Chiếc điều khiển từ xa còn cung cấp nhiều chức năng hữu ích khác như đèn chiếu laser, bật tắt màn hình, rung nhắc sắp hết thời gian, điều khiển trình chơi nhạc, phim, viết/ vẽ trực tiếp lên màn hình,…
Khi nào không cần đến slide

Có những lúc bạn cần khán giả tập trung toàn bộ sự chú ý vào mình; khi ấy, hãy tạm thời tắt màn hình. Trong chương trình Powerpoint, bạn có thể bấm phím “B” trên bàn phím để tô đen toàn bộ màn hình, hoặc phím “W” để màn hình trắng. Và giờ, sân khấu hoàn toàn thuộc về bạn.

Hãy là người hướng dẫn – đừng là một con vẹt

Tuyệt đối không lặp lại y nguyên những gì có trên slide. Đa số khán giả đều biết chữ. Điều họ muốn nghe là thông điệp ẩn chứa đằng sau những hình ảnh, đoạn phim trên màn hình. Người thuyết trình lúc này như một hướng dẫn viên tài ba; hãy diễn giải, nêu ví dụ, chất vấn, chia sẻ quan điểm, thể hiện kiến thức sâu rộng của bạn. Đây là điểm phân biệt giữa con vẹt và diễn giả.

TRẦN HỮU LỄ

Trần Hữu Lễ là một trong những chuyên gia tiên phong trong lĩnh vực đào tạo bán hàng ngành Dược phẩm và kỹ năng mềm. Ngoài ra, anh còn là người xây dựng và phát triển hệ thống phân phối đầu tiên cho 3 nhãn hàng dược phẩm nổi tiếng: Sâm Alipas, Sâm Angela và JEX.

Anh là đồng sáng lập Công ty Ðào tạo và Tư vấn Success Training tiên phong trong lĩnh vực phát triển con người tại Ðồng bằng sông Cửu Long. Ðối tượng huấn luyện của anh bao gồm sinh viên các trường Cao đẳng và Ðại học, người đi làm, nhà quản lý… Những khóa huấn luyện của anh được học viên đánh giá cao như: Bí quyết trình bày từ các diễn giả bậc thầy, Giao tiếp Ðọc vị và chinh phục, Kỹ Năng Trình Dược chuyên nghiệp.

Anh đã tham gia đào tạo và chia sẻ cho các công ty và hiệp hội như:

Công ty Dược phẩm Pymepharco,

Công ty Dược ECO, Trung tâm BSA (trong chương trình hàng Việt về nông thôn), Hội Doanh nghiệp Cần Thơ, trường Cao đẳng Sư phạm Cần Thơ, Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật, Ðại học Tây Ðô…