Người ta tự do nắm trong tay quyền quyết định.

– Salvador De Madariaga

Điện thoại là một phương tiện giao tiếp bằng giọng nói rất quan trọng trong cuộc sống hiện đại. Hàng ngày, người ta có thể dùng điện thoại nhiều hơn dao, dĩa và thìa. Chiếc điện thoại có hình dáng khá háp dần. Nó rất nhẵn. Nhấc lên dễ dàng. Nó có vẻ vô hại. Có thật nó vô hại? Không. Nó có thể gây ra những hiểu làm chết người (“Tôi không hiểu anh nói vậy có nghĩa gì!”). Người ta có thể sử dụng nó làm một công cụ để lừa gạt (“Tấm séc của bạn ở trong lá thư”). Và nó là một động lực kinh tế rất mạnh – hàng triệu đô-la thu được hoặc mất tùy vào mức độ hiểu lầm qua điện thoại.

Trước hết, điện thoại thu hút sự chủ ý. Khi chuông điện thoại reo bên tục, người ta luôn nghĩ theo bản năng: “Ai muốn mình?” Thậm chí, những người sắp tự tử cũng bị lôi kéo lại từ những mép cửa cao và hẹp bởi nhu cầu bắt buộc phải trả lời tiếng gọi của nó. nhiều người vẫn dành thời gian để kiểm tra vai trò độc đáo của điện thoại trong các cuộc đàm phán. Chúng ta hãy phân tích hoạt động phổ biến này. Những đặc trưng của đàm phán qua điện thoại

1. Dễ gây hiểu lầm hơn

Vì thiếu sự phản hồi có thể nhìn thấy, người ta dễ hiểu lầm qua điện thoại hơn là khi đối điện nhau. Nói chuyện với ai đó qua điện thoại, bạn không thể quan sát những biểu hiện trên mặt và cử chỉ của người đang nói chuyện. Những âm điệu của giọng nói thường bị hiểu lầm. Không chỉ âm điệu có thể bị hiểu sai mà cả những lời nói bóng gió và ẩn ý cũng có thể bị gọi lên trong khi nó không tồn tại.

2. Dễ dàng từ chối hơn

Việc từ chối qua điện thoại không cần phải cố gắng hoặc không phức tạp chút nào. Giả sử tôi quay số của bạn. Tôi nói lịch sự: “Nếu anh không phiền, tôi muốn nhờ anh làm việc này. . . “

Anh đáp lại ngắn gọn: “Tôi không thể. Lúc này tôi rất bận. Dù sao cũng cảm ơn anh đã gọi cho tôi” và gác máy. Bởi vì chúng ta không đối mặt nên anh dễ dàng bác bỏ tôi.

Nhưng nếu tôi gặp anh trực tiếp, anh không thể thoát khỏi tôi dễ như vậy. Tôi bước vào văn phòng anh và thở hổn hển: “Làm ơn. . . Tôi vừa phải đi một quãng đường dài! Ôi, mệt quá!”

Tôi đứng đó, mồ hôi nhễ nhại, nước mắt ngắn dài và cầu khẩn sự giúp đỡ của anh. Anh sẽ không từ chối tôi trong trường hợp như vậy.

Việc tôi đã phải đi đường rất xa khiến anh lo cho tình trạng sức khỏe thể chất và tinh thần của tôi. Tất nhiên, anh sẽ muốn giải quyết vấn đề một cách êm ả. Mọi thứ được xem xét, sự khác biệt lớn đến mức anh sẽ thực hiện các yêu cầu của tôi.

Bất cứ một ý kiến, lời đề nghị hay một yêu cầu cần thiết phải thay đổi tình trạng hiện tại của vụ việc cần được diễn đạt bằng miệng. Văn bản, thư từ và những cuộc điện thoại có thể đi trước hoặc sau nhưng bản thân chúng không có sức thuyết phục.

Thông điệp thật đơn giản: Nếu bạn thật sự muốn nhận được thứ mình muốn, hãy gặp mặt trực tiếp.

3. Nhanh chóng hơn

Các cuộc đàm phán qua điện thoại luôn ngắn hơn so với đàm phán trực tiếp. Điều này đúng, bởi vì độ dài của cuộc gặp trực tiếp phải thoả mãn thời gian, đường đi và chi phí đầu tư.

Hãy tưởng tượng tình huống, con bạn đang gặp vài khó khăn ở trường học.

Bạn gọi đến cho giáo viên chủ nhiệm.

Cuộc đối thoại có thể kéo dài 5 đến 10 phút. Tuy nhiên, nếu bạn thu xếp thời gian để gặp trực tiếp giáo viên đó thi cuộc nói chuyện sẽ kéo dài đến một giờ đồng hồ.

4. Cạnh tranh hơn

Vì cuộc nói chuyện qua điện thoại tương đối ngắn gọn, thường là không có đủ thời gian cần thiết để chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và khám phá sự thoả mãn các nhu cầu của hai bên. Thực tế này, kết hợp với tính tự nhiên vốn có của việc nói chuyện qua điện thoại, tạo ra một bầu không khí chịu ảnh hường của hành vi cạnh tranh Thắng-bại.

Trên điện thoại, người ta thường có xu hướng không bị tình cảm tác động và bám vào vấn đề của câu chuyện. Đối thoại không tự phát, các quy tắc và các thủ tục chủ đạo là trung tâm của cuộc hội thoại. Kết quả là, bên nào mạnh hơn trong trường hợp này sẽ chiếm ưu thế.

Về lý thuyết, nếu bạn là một nhà đàm phán canh tranh và có nhiều quyền lực, bạn sẽ có lợi thế để giải quyết một cuộc tranh cãi qua điện thoại.

Chắc chắn cuộc đàm phán theo cách này là một phần chiến thuật của bạn nhằm gây tổn thất cho tôi.

Không đáng ngạc nhiên, trong bối cảnh này, tôi mong muốn một cuộc gặp trực tiếp. Lúc đó, bạn sẽ thấy tôi không phải là một ngoại lệ trong một quy luật chung mà là một người bằng xương bằng thịt. Khi những nhà đàm phán nhìn thấy nhau và trao đổi bình thường bằng cách chào hỏi, gật đầu, mỉm cười và gãi đầu. Điều đó làm giảm bớt sự đối kháng. Bàn luận tự nhiên, có ít áp lực về thời gian và cơ hội tốt hơn cho một kết quả cả hai bên cùng có lợi. Trước khi phân tích cụ thể, tôi xin nói ngắn gọn về đàm phán gây nản lòng và khó khăn. Như hầu hết mọi người đều biết, công ty điện thoại có thể là một đối thủ ghê gớm.

Sau khi nhận được bản kê thu tiền điện thoại hàng tháng, bạn gọi tới phòng kinh doanh đề cập về khoản phí bất bình thường 72 đô-la cho một cuộc gọi đến KualaLumpur, Malaysia từ điện thoại của bạn. Như một đứa trẻ mồ côi, sống cô độc, không bạn bè, không gia đình và trượt môn địa lý ở trường, bạn không nhận là mình đã gọi.

Nhưng trong khi cố gắng giải thích sự bất công này, bạn phải đối mặt với một người phụ trách mà giọng nói và sự tự tin của anh ta gợi cho bạn nhớ đến Tướng Douglas MacArthur, điều này khiến bạn nản lòng. Sau rất nhiều cuộc nói chuyện qua điên thoại, thậm chí người vô tội như chúng ta cũng có khuynh hướng đâu hàng. Thực chất là bạn đang chơi bài poke với một người chia bài có tên May Mắn, người đã phát minh ra trò chơi và đang sử dụng những con bài của mình.

5. Rủi ro lớn hơn

Về bản chất, một cuộc đàm phán qua điện thoại nói chung là nhanh hơn cuộc gặp trực tiếp. Kết quả của cuộc đàm phán như vậy thường tạo ra một người thắng và một người thua.

Ẩn sâu trong điều này là một sự thật hiển nhiên: trong bất kỳ hình thức đàm phán nào, sự nhanh chóng thường đồng nghĩa với rủi ro.

Cho dù là một xung đột được giải quyết qua điện thoại hay gặp trực tiếp, sự vội vàng quá mức sẽ đặt một bên vào thế nguy hiểm tiềm tàng.

Vậy ai sẽ chịu rủi ro trong một cuộc dàn xếp vội vàng? Đó là người chuẩn bị ít hơn và không thể đưa ra quyền lợi hợp lý. Giả sử tôi không thể chắc chắn rằng đề xuất của bạn là công bằng. Thay vào đó, tôi phải hoàn toàn tin cậy vào sự trình bày của bạn. Nếu bạn là một người chân thành, trung thực và thẳng thắn, tôi sẽ có lợi nhờ niềm tin của tôi vào sự chính trực của bạn. Nhưng điều gì xảy ra nếu biểu hiện đứng đắn và vô tư của bạn chỉ là vẻ bẻ ngoài? Điều gì xảy ra nếu dưới những chiêu bài của những câu nói làm yên lòng ấy ẩn chứa một “mánh khóe lừa kiểu Xô-viết”? Trong trường hợp này, tôi sẽ bị xúc phạm và bị lăng nhục.

Vì thế, nếu bạn chuẩn bị ít hon, không thể xác minh những lời phát biểu là đúng hay sai và không có cơ sở tin tưởng người khác từ những quan hệ trong quá khứ thì phải chờ đợi. Nhảy vào một vũng bùn chỉ khiến nó lầy lội thêm. Sau khi có thời gian để bùn lắng xuống, bạn sẽ thấy đáy vũng nước và hiểu ra vấn đề. Thành công luôn đến với nhà đàm phán kiên nhẫn và có sức chịu đựng.

Vì vậy, nếu đó là cuộc trao đổi một lần và bạn không thể xác định nó hợp lý hay không thì hãy làm chậm lại và làm miễn cưỡng. Điều tốt nhất nên làm khi bạn không biết phải làm gì là đừng làm gì cả. Bạn nên hành động khi thấy có lợi và tránh hành động nếu hành động đó chỉ có lợi cho đối thủ. Hãy nhớ rằng, quyền lực không bất biến, thời gian trôi qua có thể làm tăng thêm quyền lực cho bạn.

Đôi khi nhà đàm phán muốn hành động tức thời. Giả sử tôi chuẩn bị tốt hơn bạn trong cuộc đàm phán, hoặc ít nhất có thể biết chắc chắn dựa vào số liệu và sự quan sát về khả năng thoả mãn các nhu cầu của tôi. Tôi không cần phải tin vào lý lẽ và thậm chí, cả về trung thực của bạn. Rõ ràng là trong trường hợp này, tôi sẽ “đi nhanh” mà không phải gánh chịu bất kỳ rủi ro nào.

6. Lợi thế thuộc về người gọi

Người ta gọi điện vì nhiều lý do nhưng đôi khi lại chẳng vì lý do nào cả. Tuy nhiên, một số nhà đàm phán sử dụng điện thoại làm vũ khí tiềm tàng trong kho vũ khí đàm phán để tấn công hay phòng thủ. Do vậy, một nhà đàm phán giàu kinh nghiệm không “đợi nước đến chân mới nhảy” mà thường lường trước hiệu quả hoạt động của mình.

Trong bất kỳ cuộc đàm thoại qua điện thoại nào, người gọi luôn ở trong tư thế. Người được gọi sẽ gặp bất lợi.

Giả sử chúng ta cùng tham gia vào một cuộc đàm phán dài dòng và buồn tẻ. Đột nhiên, tôi gọi điện thoại đưa ra một ý kiến dàn xếp những vấn đề giữa chúng ta. Khi ấy, bạn bị bất ngờ. Đây là một hành động ngẫu hứng của tôi hay là một mưu kế có dự tính từ trước?

Cuộc gọi này có thể không phải do tình thế ép buộc. Trước khi gọi, tôi đã cân nhắc nhiều lựa chọn như nói chuyện trực tiếp, viết thư, gửi điện báo, nhờ người trung gian, gọi điện thoại hoặc không làm gì cả. Tôi chọn thời điểm đặc biệt này để gọi điện vì nó phù hợp với mục đích của tôi. Tất nhiên, tôi đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Tôi ở một nơi yên tĩnh, không bị phán tâm. Trước mặt tôi là 12 chiếc bút chì và sáu tập giấy trắng. Bên phải tôi là chiếc máy tính. Phía sau tôi là chiếc máy vi tính sẵn sàng cho tôi tiếp cận các dù liệu ngay lập tức. Tôi có một mục đích, một chiến thuật và những mưu kế trong đầu. Thêm nữa, tôi đã dự đoán trước những phản ứng của bạn và chuẩn bị những câu trả lời để vượt qua những phản ứng ấy. Về cơ bản, tôi đã sẵn sàng nói chuyện!

Bây giờ, hãy xem tình trạng khó xử của bạn. Bạn không chuẩn bị gì và bị ngạc nhiên vì cuộc gọi bất ngờ này. Thậm chí, bạn phải cố tìm chiếc điện thoại dưới đống giấy tờ trên bàn. Những tài liệu tham khảo lại không ở trong tầm với, Khi chúng ta nói chuyện, bạn bị phân tâm bởi nhiều người hỏi bạn và bởi ánh sáng nhấp nháy trên bộ phận nhận tín hiệu từ máy điện thoại. Nếu phức tạp vấn đề hơn nữa, bạn không thể tìm thấy thư ký, tập tài liệu và thậm chí là cái bút chì.

Trong trường hợp như thế, bạn đang nói chuyện với tôi với rủi ro rất lớn. Bởi vì tôi chuẩn bị tốt hơn nên bạn chỉ làm theo những lý lẽ và tính toán của tôi. Nếu tôi là người có lòng vị tha và thương người, tôi sẽ cho bạn sự công bằng và may mắn. Nếu tôi là một kẻ lừa dối kiểu Xô-Viết, tôi sẽ đánh bại bạn.

Không kể những vấn đề và những mặt hạn chế như trên thì bạn vẫn có rất nhiều cuộc đàm phán qua điện thoại. Và tôi không ám chỉ những cuộc gọi trong giờ hành chính đơn thuần. Bất kỳ ai muốn sắp xếp một chuyến đi pic-nic với một nhóm bạn, duy trì quan hệ với gia đình hay bè bạn, nói chuyện với luật sư hoặc lập một Kế hoạch cho đám cưới đều hiểu những gì tôi đang nói, Trên thực tế, kết hợp những đám cưới với nhau cũng không khác gì mưu tính một ngày nổ súng xâm lược.

Sau đây là những gợi ý giúp bạn thành công khi đàm phán qua điện thoại:

1. Hãy là người gọi chứ không phải người được gọi

Nếu ai đó gọi cho bạn và bạn chưa chuẩn bị. hãy nói những điều tương tự như: “Xin lỗi, nhưng tôi phải tham gia một cuộc họp quan trọng. Tôi đã bị muộn. Mấy giờ tôi có thể gọi lại cho anh?”

Bạn thấy đấy, nếu ngay lập tức bạn nói điều gì đó kiểu: Tôi có kế hoạch khác rồi. Tôi sẽ gọi lại!” thì bạn không còn là người được gọi nữa. khi đã chuẩn bị xong, bạn hãy gọi lại, khi đó, bạn sẽ là người gọi.

2. Lập kế hoạch và chuẩn bị

Trước khi hành động, hãy nghĩ đến kết quả bạn muốn và hãy chắc chắn rằng gọi điện là cách tốt nhất để đạt được kết quả đó. Quyết định liệu bạn muốn câu trả lời “Có” hay “Không”. Chúng ta đã chỉ ra rằng, nói qua điện thoại thì dễ nhận được câu trả lời “Không” hơn là “Có”.

Ai đó từng nói: “Nếu bạn không lập được kế hoạch, thì kế hoạch của bạn sẽ thất bại. “‘ Hãy luôn nghĩ đến những mục tiêu cụ thể mà bạn mong muốn đạt được qua cuộc điện thoại. Như trong Kinh Coran đã nói: “Nếu anh không biết mình đang đi đâu, thì tất cả các con đường đều dẫn anh đến đây. ” Phải thừa nhận rằng, nếu bạn không biết bạn đang đi đầu khi đã đến đầy thi thậm chí, bạn không biết là mình đã đến đây!

Là người gọi, bạn phải lèn kế hoạch và chuẩn bị tạo ra những gì bạn muốn.

Sau đây là một số lời khuyên khi đàm phán qua điện thoại:

A. Chuẩn bị một bản liệt kê những điểm cần trao đổi trong khi nói chuyện qua điện thoại;

B. Tự diễn tập đàm phán hay giao dịch trong đầu;

C. Khi đối mặt với đối thủ, cố gắng tiên liệu trước những thủ đoạn của đối phương;

D. Cố gắng nắm mọi cơ sở lập luận trong tay bạn khi bạn thực hiện cuộc gọi;

E. Mặc dù đã chuẩn bị trước, bạn có thể bị ngạc nhiên bởi những câu hỏi chất vấn lệch vấn đề. Tất nhiên, không có gì phải xấu hổ khi thừa nhận mình thiếu một chút kiến thức nào đó;

F. Tập trung và tránh rối trí. Hãy tập trung hoàn toàn tư tưởng vào cuộc gọi.

G. Nếu cần phải có những thông tin chính xác, hãy giữ mọi tài liệu tham khảo, thêm vào một chiếc máy hỗ trợ hoặc một chiếc máy tính bỏ túi trong tầm tay;

H. Cuối cùng, tóm lược lại tất cả những gì đã được thoả thuận và xác định trách nhiệm cho hành động tiếp theo.

3. Rút lui nhẹ nhàng

Luôn có cớ để thoát khỏi cuộc điện thoại nếu cuộc đàm phán dẫn đến xu hướng có hại cho bạn. Nếu một người gọi điện ưa dài dòng hoặc một người lừa đảo kiểu Xô-Viết không cho phép bạn rút lui nhẹ nhàng thì bạn hãy tự gác máy. Xin lưu ý – tôi không khuyên bạn gác máy khi người khác đang nói chuyện. Làm như vậy là bất lịch sự và về mặt xã hội là không thể chấp nhận được. Hãy gác máy khi bạn đang nói.

Làm thế nào bạn có thể tự gác máy một cách thuyết phục? Rất đơn giản. Bạn hãy nói: “Này, tôi rất vui vì anh gọi điện. Anh biết đấy, tôi vừa nghĩ đến anh hôm. . . ” Gác máy.

Phía bên kia sẽ không nghĩ rằng bạn tự gác máy. Anh ta sẽ nghĩ là đường dây điện thoại có vấn đề.

Kết quả là gì? Phía bên kia sẽ gọi lại cho bạn. Khi anh ta làm như vậy thi bạn đã bước ra ngoài nếu bạn ở công ty hoặc tạm thời không trả lời, nếu bạn ở nhà (“Tôi phải đi lấy vài thứ ở nhà để xe”). Điều này giúp bạn có thời gian để chuẩn bị và không bị phó mặc vào sự định đoạt của một người gọi không trông đợi.

4. Rèn luyện khả năng lắng nghe

Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi kỹ thuật nhiều hơn là chỉ nghe những từ được chuyển tới. Bạn phải tìm ra ý nghĩa và hiểu được những gì nghe thấy. Vì “Ý nghĩa không phải từ những lời nói mà là từ con người. “

Rõ ràng, bạn không thể lắng nghe một cách thông minh trong khi đang nói chuyện, vì thế hãy nhạy cảm với “tỷ lệ nghe và nói của chính mình, Hãy xem xét cách sử dụng sự ngập ngừng nhiều hàm ý. Đây là một khoảnh khắc kỳ diệu khi bạn đột nhiên yên lặng. Ngay khi có sự yên lặng kéo dài trên đường dây – đặc biệt đối với cuộc gọi đường dài – thì phía bên kia có thể nói một cách miễn cưỡng hoặc là do căng thẳng hoặc vì cần lấy lại giá trị đáng tiền của anh ta. Lúc nào cũng vậy, anh ta sẽ diễn đạt các câu hỏi bằng cách cung cấp cho bạn những thông tin có giá trị.

5. Viết ra bản ghi nhớ thoả thuận

“Nỗi kinh hoàng của giây phút ấy”, vị vua tiếp tục, “ta sẽ không bao giờ, không bao giờ quên!”

“Tuy vậy bộ hạ sẽ quên”, Nữ hoàng nói, “nếu bệ hạ không viết một bản ghi nhớ về nó. “

– Lewis Carroll

Nói chung, tôi không phải là người ủng hộ việc viết thư từ, bản ghi nhớ hay lời ghi chú. Theo quan điểm của tôi, hầu hết những văn bản được viết ra hoặc là không cần thiết hoặc là khó hiểu. Bên cạnh đó, viết ra mọi thứ mất nhiều thời gian và khó khăn.

Nhận ra bản chất khó khăn và rắc rối của việc viết lách, Stephen Leacock, một cây viết chuyên nghiệp, đã nói rằng: “Việc viết không khó. Chỉ cần một cái bút mực hoặc bút chì, ngồi xuống và viết ra những gì bạn nghĩ. Việc viết rất dễ dàng, chính những gì bạn nghĩ ra được mới là khó. “

Nỗi chung, quy tắc chung là khi có thể, hãy tránh những cuộc giao tiếp quan trọng yêu cầu phải viết ra. Phải thừa nhận rằng, nhiều lúc bạn phải cầm bút trong tay. Trong những tình huống ấy, bạn nên nhớ: tất cả những gì bạn viết ra giấy phải cực kỳ cẩn thận.

Ẩn ý trong cụm từ “quy tắc chung” là có một ngoại lệ. Tất nhiên, có ngoại lệ trong trường hợp của bản ghi nhớ thoả thuận. Đây là một văn bản mà bạn biên soạn sau khi đã giải quyết xung đột hay tranh cãi. Nó trình bày những cam kết của mỗi bên và từ đó hình thành nên cơ sở dàn xếp.

Sau khi bạn kết thức một giao dịch quan trọng qua điện thoại, hãy soạn . lại cẩn thận bằng văn bản về sự hiểu biết lẫn nhau trong đàm phán. Hãy thông tin cho người khác, khi bạn vẫn còn nói chuyện với họ trên điện thoại, rằng bạn sẽ làm như vậy. Bạn cũng nên viết ra một bản ghi nhớ như vậy sau bất kỳ thoả thuận trực tiếp quan trọng nào.

Kinh nghiệm cho thấy, sự thoả thuận của những người thanh lịch có thể trở thành không thanh lịch chút nào. Như nhà quản lý Sam Goldwyn rất nổi tiếng với câu nói: “Một thoả thuận bằng miệng không đáng giá bằng tờ giấy thoả thuận. “

Dán ghi nhớ thoả thuận đôi khi được gọi là thư nội dung hoặc bản ghi nhớ. Dù được dùng với tên nào thì mục đích vẫn giống nhau: đưa ra cam kết của các bèn liên quan, Tiêu biểu là chúng được viết bằng ngôn ngữ cũ rích. Một số văn bản này thường khoa trương và đại ngôn đến mức bạn có thể nghĩ người soạn ra nó đeo giầy cao cổ có gắn nút và cổ áo thì giống như trong phim ảnh. Đây là cách mà người ta thường đọc:

“Theo cuộc đối thoại vào một ngày như vậy, chúng tôi đã nhất trí những điều sau. . . “

“Theo như đã nói chuyện qua điện thoại, chúng tôi đã kết luận rằng …”

“Theo những vấn đề có liên quan. . . “

“Thừa nhận cuộc nói chuyện qua điện thoại của chúng tôi về. . . “

Thực tế là, hình thức viết thế nào không quan trọng. Điều quan trọng là bản viết đó. Vì sao bạn đảm nhận gánh nặng này? Bởi vì những thuận lợi về phía bạn là rất lớn.

Những lợi ích của người chép bản thảo là gì?

A. Bạn có sáng kiến, quyết định về việc khi nào thì bản ghi nhớ được viết ra, hình thức của nó và khi nào sẽ được gửi đi. Sẽ chẳng có gì xảy ra đến khi bạn muốn nó xảy ra;

B. Những ghi nhớ sẽ được diễn đạt theo cách của bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về cách diễn đạt, chúng ta luôn hỏi người đã soạn thảo ra nó. Ví dụ, nếu ta phát hiện ra một lá thư cất trong ngăn kéo làm việc do James Madison viết đề cập đến việc đi học bằng xe buýt và sự nạo thai, tình thế khó xử này sẽ được giải quyết nhanh chóng. Sau tất cả, liệu có ai biết rõ hơn tác giả về cách hiểu Hiến pháp?

Chúng ta hãy trở lại vấn đề từ một giao dịch qua điện thoại tới một giao dịch trực tiếp. Tôi là đối thủ của bạn và ngồi ngang hàng với bạn trên bàn đàm phán hình chữ nhật. Những phiên đàm phán cứ tiếp tục, ngày này qua ngày khác.

Có phải tôi đang ghi chú? Không. Cũng giống như nhiều ủy viên ban quản trị, tôi nghĩ là mình có trí nhớ hình ảnh. Có phải bạn đang ghi chú? Đúng vậy. Vì sao bạn lại ghi chú? Bởi vì điều đó cho bạn lực đòn bẩy và sức mạnh.

Sau ngày thứ ba, tôi tức tối hỏi bạn trong lúc nghi: “Vì sao anh lại ghi chú nhiều như vậy? Anh không phải là thư ký tòa án! Chúng ta đã bao gồm những chi tiết của hợp đồng đưa ra như một chiếc lều bạt!”

Bạn mỉm cười, nhún vai và lầm bầm điều gì đó về việc không thể nhớ điều gì mà không viết nó ra bằng giấy trắng mực đen.

Vào ngày thứ năm, trí nhớ hình ảnh của tôi không còn như tôi nghĩ. Trong thời gian nghỉ, tôi đến bên bạn và hỏi: “Hãy cho tôi biết, chúng ta đã nói gì về ba khoản bổ sung mới vào bản hợp đồng vậy?Tôi không rõ lắm về chúng, đặc biệt là từ khi chúng ta thêm hai điều khoản bổ sung khác vào hôm thứ ba. Tôi e rằng tôi sẽ lẫn lộn mất!”

Bạn lật những ghi chép của mình trong khi tôi mất kiên nhẫn gỗ chân. “Đây rồi. . . ba điều khoản bổ sung mới được đưa ra và ngày thứ tư, lúc 2 giờ chiểu. “

Tôi nghiên cứu những nét nguệch ngoạc của bạn. Tôi nhăn mặt trước những con chữ của bạn: “Tôi không hiểu mô tê gì về những ghi chép của anh!”

Với phong thái của một phi công chiến đấu đang tóm tắt lại một trận oanh tạc, bạn trả lời: “Những điều khoản bổ sung là thế này thế kia, thế này thế kia và thế này thế kia. “

Tôi nhăn mặt: “Tất cả những gì tôi thấy trong trang giấy là hai dấu chấm, một dấu hoa thị và một ngôi sao!”

Bạn nhìn tôi bằng ánh mắt đẹp nhất của cô nữ sinh hát hợp xướng ở nhà thờ:

“Đó là ý nghĩa của những dấu này đấy!”

Đột nhiên, tôi kinh sợ bạn. Bây giờ bạn có sức mạnh đáng kể. Ai có thể hiểu nhiều hơn về việc gà đẻ trứng bằng chính con gà đẻ ra trứng ấy?

C. Khi bạn xác định từ đầu rằng mình sẽ viết bản ghi nhớ thoả thuận, bạn sẽ lắng nghe hiệu quả hơn và ghi chép tốt hơn. Trên thực tế, bạn sẽ chú ý và sử dụng kỷ luật tự giác.

D. Bản nháp đầu tiên của bạn sẽ thiết lập khung làm việc cho bất cứ sự quyết định nào trong tương lai. Nó sẽ quyết định các xác định và giới hạn cho cuộc thảo luận.

Đây là một ví dụ. Giả sử bạn và tôi thực hiện một giao dịch qua điện thoại. Bạn đồng ý để tôi viết thư nội dung mà không nhận ra những ý nghĩa trong cử chỉ của bạn. tôi viết bản ghi nhớ và gửi cho bạn một bản sao.

Hai ngày sau, bạn gọi điện cho tôi và nói: “Này, chờ một lát! Tôi đã nhận được bản ghi nhớ của anh và anh quên không ghi khoản A. “

“Khoản A?”, tôi trả lời, hoàn toàn ngây thơ. “Đúng thế”, bạn nói tiếp: “Anh nhớ khoản A chứ?”

Tôi hơi bối rối: “ố, khoản A. Tôi nhớ mang máng là anh đã đề cập một chút đến nó. “

Bạn tiếp tục: “Vậy sao anh lại không ghi nó vào?”

Tôi chống chế: “Tôi đã không nghĩ nó quan trọng như vậy. Xét cho cũng, anh hầu như không đề cập đến nó. “

Bạn hắng giọng: “Tôi không đề cập đến nó vì anh có vẻ đã đồng ý về nó. ” Tôi dừng một lát, như thể bạn đang gây ấn tượng cho tôi, như thể bạn đang đòi hỏi quá nhiều. Rồi tôi nói: “Anh thật sự muốn tôi ghi nó lại chứ?” Bạn trả lời: “Đúng, tôi thật sự muốn anh ghi nó lại. “

Tôi lại tạm dừng: “Vậy tại sao chúng ta không ngầm hiểu với nhau là nó đã được ghi lại?”

Bạn phát cáu: “Không, tôi muốn cái đó được ghi lại. “

Vì sao tôi cho anh nhiều thời gian như vậy để nói về khoản A? Giả sử tôi là nhà đàm phán mang tính hợp tác, làm sao mà khoản A có thể bị bỏ sót được? Sự chọn lọc luôn xảy ra trong quá trình hình thành những bản ghi nhớ. Nếu không, sự thoả thuận sẽ có tầm cỡ của cuốn Chiến tranh và hoà bình. Nhưng nếu tôi viết bản ghi nhớ thì nhiều sự lựa chọn sẽ không có lợi cho bạn. Những điều khoản có vẻ quan trọng với tôi thi đều được ghi vào. Nhưng tôi rất khó đọc được suy nghĩ của bạn. Hãy nhớ rằng, bạn hầu như không để cập đến khoản A trong suốt cuộc đàm phán.

Cuối cùng thì tôi cũng ghi điều khoản A vào cho bạn. Tôi đã nhượng bộ cho bạn về điểm này và bây giờ đang trông đợi một điều gì đó đáp lại. Hơn thế nữa, sau một khoảng thời gian khó khăn như vậy với khoản A, bạn có thể sẽ ngập ngừng khi hỏi tiếp về điều khoản B – khoản mà tôi cũng chưa cho vào bản ghi nhớ. Bây giờ quan điểm của bạn là: “Người anh em, tôi sẽ không xem xét tỉ mỉ về điều rắc rối ấy nữa. “

Và vì vậy, một lần nữa sức mạnh của người ghi biên bản đã lại thắng thế.

E. Bởi vì bạn đã viết bản ghi nhớ. các bên khác sẽ đánh giá cao. Họ có xu hướng không coi thường hoặc ngụy biện về những điểm nhỏ hơn. Cho dù là bản tường thuật của bạn có chứa vài điểm nhỏ chưa hoàn hảo, hầu hết mọi người sẽ hào hiệp và không tham gia vào bắt bẻ quá tỉ mỉ.

Sau cùng, tôi xin tóm lược một lời bình luận súc tích của Ellen Elsenstadt. khi cấp trên vỗ vào lưng cô và hứa mơ hồ rằng sẽ cho có nhiều cơ hội trong tương lai, cô bình luận: “Cái bút mạnh hơn nhiều so với một cái đập tay và một lời hứa. “

Sao tôi phải hỏi một con khỉ khi có thể hỏi người hát rong trên phố?

– Aneurin Bevan