Cuộc sống quanh ta đầy rẫy những thử thách. Tất cả chúng ta đều phải đối mặt với vô số trở ngại trên con đường vươn đến mục tiêu và mơ ước của mình. Ngay cả những vấn đề xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày nhiều khi cũng trở thành những vấn đề không thể chịu nổi.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên bỏ cuộc!

Thay vào đó, hãy thử lùi lại một bước và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và cách thức vượt qua khó khăn đó.

Quá trình này rất giống với cách bác sĩ chữa bệnh cho bệnh nhân. Hãy nhớ lại những điều bác sĩ làm khi bạn đến khám bệnh: họ hỏi bạn những câu hỏi về triệu chứng, về biểu hiện và đo nhiệt độ của bạn. Có thể họ còn cho bạn làm xét nghiệm máu hay chụp X-quang. Họ đang thu thập thông tin và phân tích chúng để xác định nguyên nhân gốc rễ gây nên chứng bệnh của bạn. Chỉ sau khi xác định được triệu chứng, họ mới quyết định kê đơn thuốc ra sao, có thể là thuốc cảm thông thường, có thể là một cuộc phẫu thuật cắt bỏ khối u. Hãy chú ý đến sự khác nhau giữa triệu chứng (nhức đầu), nguyên nhân gốc rễ (sốt) và đơn thuốc (thuốc cảm). Bạn càng hiểu rõ triệu chứng và xác định nguyên nhân gốc rễ chính xác đến đâu, bạn càng có thể đưa ra giải pháp hiệu quả đến đó.

Trong chương này, chúng ta sẽ đi theo những bước rất quen thuộc. Cách tiếp cận như sau:

Bước 1: Phân tích tình hình và xác định nguyên nhân gốc rễ

1A. Liệt kê tất cả những nguyên nhân có thể có của vấn đề

1B. Đưa ra giả thuyết về nguyên nhân có thể xảy ra nhất

1C. Xác định những phân tích và thông tin cần thiết để kiểm tra giả thuyết

1D. Phân tích và xác định nguyên nhân gốc rễ.

Bước 2: Đưa ra giải pháp

2A. Đưa ra những giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề

2B. Đưa ra lựa chọn ưu tiên

2C. Đưa ra kế hoạch hành động

Hãy cùng xem quá trình này vận hành như thế nào qua một tình huống áp dụng: một ban nhạc rock trẻ mang tên Những Người Yêu Nấm.

CỨU LẤY NHỮNG NGƯỜI YÊU NẤM!

Ba năm trước, nàng Nấm và hai người bạn là Cà Tím và Đậu Phụ đã lập nên một ban nhạc rock mang tên Những Người Yêu Nấm.

Mọi chuyện bắt đầu khi nàng Nấm xem ban nhạc The Rolling Stones biểu diễn ở quảng trường Madison. Ngay sau buổi biểu diễn, nàng Nấm hào hứng gọi điện cho Cà Tím và Đậu Phụ. Nàng nói: “Này, ngày mai chúng ta sẽ lập ra một ban nhạc rock nha. Dĩ nhiên, tớ sẽ là ca sĩ. Cà Tím, cậu chơi đàn nhé! Còn Đậu Phụ, cậu sẽ là tay trống, được không? Ngay sau giờ tan học ngày mai chúng ta sẽ gặp nhau và bắt đầu luyện tập!”.

Cà Tím lên tiếng: “Khoan đã…”.

Đậu Phụ cũng nói: “Chờ chút…”.

Nhưng nàng Nấm gác máy ngay khi kết thúc những chỉ thị của mình. Cà Tím và Đậu Phụ chỉ còn biết thở dài. Họ cảm thán: “Lại thế nữa rồi!”. Nhưng cả hai người đều yêu quý Nấm nên mỗi khi nàng muốn điều gì, họ đều cố gắng làm mọi thứ để biến ước mơ của nàng thành hiện thực.

Hôm đó, Cà Tím mượn cây đàn của anh trai mình và bắt đầu tự học đàn. Đậu Phụ chơi trống bằng một đôi đũa và một chiếc thùng giấy mà phải đến một năm sau, khi cậu dành dụm đủ tiền thì mới mua được một chiếc trống cũ. Giọng hát của nàng Nấm khủng khiếp đến nỗi Cà Tím và Đậu Phụ phải đeo nút chặn tai để ngăn bớt tiếng hát của nàng. Nhưng suốt ba tháng qua, nàng đã tiến bộ đáng kể và giờ đây nàng đã có được một giọng ca rất khỏe. Sau mỗi lần diễn tập, nàng Nấm lại cười tươi “Chúng ta cũng không tệ chứ hả?”.

Ba tháng sau, Đậu Phụ, Cà Tím và nàng Nấm cùng đến trường. Cà Tím và Đậu Phụ đang cố gắng nhắc nàng Nấm về bài kiểm tra toán chiều hôm ấy nhưng nàng không hề chú ý đến. Nàng chỉ luôn miệng “Ừ, ừ!” và gật đầu. Dường như tâm trí nàng đang để ở một nơi nào khác. Đột nhiên, nàng dừng bước và tuyên bố: “Chúng ta sẽ tổ chức một buổi biểu diễn ở sân thể dục vào thứ bảy tuần sau! Mỗi tháng chúng ta sẽ biểu diễn một lần. Các cậu nghĩ sao?”.

Cà Tím thảng thốt: “Thứ bảy tuần sau á? Không thể nào!”.

Đậu Phụ cũng la lên: “Nhà trường sẽ không cho chúng ta dùng sân thể dục đâu. Học sinh không bao giờ được dùng sân thể dục vào mục đích cá nhân!”.

Nàng Nấm lập tức nổi cơn lôi đình. Nàng ghét nghe những câu như “Không thể nào” hay “Chưa ai từng làm thế”.

Nàng hét lên: “Các cậu bị sao vậy? Tớ ghét cách nói chuyện kiểu đó lắm nhé! Chúng ta đang cố gắng trở thành một ban nhạc chuyên nghiệp, phải không? Làm sao chúng ta có thể biểu diễn trước một đám đông nếu chúng ta không nhanh chóng khởi động? Ngay bây giờ tớ sẽ đi gặp thầy hiệu trưởng và xin phép thầy được sử dụng sân thể dục. Cà Tím và Đậu Phụ này, các cậu bắt đầu thông báo với mọi người về buổi biểu diễn đi. Ta cùng bắt tay vào việc nào!”.

Nàng Nấm xoay người chạy về phía trường học. Cà Tím và Đậu Phụ nhìn nhau thở dài: “Tụi mình làm gì bây giờ?”.

Nàng Nấm rất có tài xoay xở mọi việc và không bao giờ ngần ngại sử dụng sự quyến rũ của mình khi cần thiết. Ngay lập tức, thầy hiệu trưởng cho phép nàng được mượn sân thể dục. Cà Tím và Đậu Phụ kể với vài người bạn về buổi diễn, và sự kiện đó đã diễn ra đúng như kế hoạch.

Ba tháng trôi qua và ban nhạc Những Người Yêu Nấm đã tổ chức được ba buổi diễn. Nhưng trông nàng Nấm lại có vẻ cáu kỉnh: “Tại sao lại chỉ có mười lăm người xem khi tớ đã bỏ thời gian công sức ra tổ chức một buổi diễn như thế? Buổi diễn đầu tiên của chúng ta chỉ có mười người xem và lần tiếp theo chỉ mười lăm người, rồi lần thứ ba cũng lại mười lăm. Vấn đề ở chỗ nào? Không phải các cậu chịu trách nhiệm làm cho sân thể dục chật cứng người sao? Sắp đến buổi diễn thứ tư rồi, lần này các cậu phải khiến nó chật cứng đấy!”.

Nhìn vào đôi mắt ngân ngấn nước của nàng Nấm, Cà Tím và Đậu Phụ hứa với lòng mình rằng họ sẽ tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề khán giả và sẽ làm cho sân thể dục thật đông khán giả vào buổi diễn sau.

Bước 1: Phân Tích Tình Hình và Xác Định Nguyên Nhân Gốc Rễ

1A: LIỆT KÊ TẤT CẢ NHỮNG NGUYÊN NHÂN CÓ THỂ CÓ CỦA VẤN ĐỀ

Rất ít người đến xem những buổi diễn của Những Người Yêu Nấm. Ban nhạc muốn tìm hiểu xem tại sao và họ có thể làm gì để khắc phục.

Hãy bắt đầu với câu hỏi tại sao: Tại sao mọi người không đến xem biểu diễn? Nguyên nhân có thể là gì?

Hóa ra có rất nhiều nguyên nhân có thể xảy ra chứ không chỉ có một nguyên nhân.

Để mọi người đến xem biểu diễn, trước tiên họ phải biết rằng có một buổi biểu diễn sắp sửa được tổ chức. Sau đó họ phải muốn đến xem biểu diễn, và hy vọng họ sẽ tiếp tục muốn đến xem những buổi biểu diễn khác sau khi xem màn trình diễn xuất sắc của Những Người Yêu Nấm.

Vậy là, như bạn thấy trên sơ đồ cây logic, một số người có thể không biết đến sự tồn tại của buổi diễn (A), số khác có biết đến nhưng không muốn đến xem hay vì một lý do gì đó không thể đến xem (B) và những người khác có thể đến xem một lần nhưng lại không tiếp tục đi xem những buổi diễn sau này (C).

Sơ đồ cây logic này có thể chuyển đổi thành sơ đồ cây Có/Không. Sơ đồ cây Có/Không phân loại những người hoặc những đối tượng thành từng nhóm dựa trên câu trả lời Có/Không của họ. Bằng cách chia mọi người và mọi đối tượng liên quan thành từng nhóm, bạn có thể dễ dàng nhận thấy cốt lõi của vấn đề. Đối với sơ đồ cây logic trên, sơ đồ cây Có/Không tương ứng sẽ tạo ra các nhóm bằng cách trả lời các câu hỏi:

1. Họ có biết đến buổi biểu diễn không?

2. Nếu biết, họ đã xem biểu diễn bao giờ chưa?

3. Nếu họ đã từng đi xem, họ có tham gia thường xuyên không?

Mỗi khán giả đều phải thuộc một trong những nhóm này, không hề có ngoại lệ.

Để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề tham dự của khán giả, Cà Tím và Đậu Phụ phải tìm ra độ lớn của mỗi nhóm. Sau đó họ cần xem xét những câu hỏi cụ thể hơn:

“Tại sao một số người không biết đến buổi biểu diễn?”

“Tại sao một số người không đến xem biểu diễn dù họ có biết?”

“Tại sao một số người không đến xem biểu diễn nữa?”

Công cụ giải quyết vấn đề: Sơ đồ cây Có/Không

Bạn có thể dùng sơ đồ cây Có/Không để nhận ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hay cân nhắc cách giải quyết vấn đề. Để tạo sơ đồ, bạn phải trả lời một loạt những câu hỏi Có/Không như Cà Tím và Đậu Phụ đã làm trong khảo sát của mình. Hãy cùng xem một ví dụ khác: Thử tưởng tượng trường hợp bạn ngủ quên. Lẽ ra bạn phải thức dậy lúc 6 giờ để làm vệ sinh cá nhân, ăn sáng và đón xe buýt lúc 7 giờ 8 phút. Nhưng bạn lại bật dậy lúc 6 giờ 53 phút. Vừa hối hả đánh răng vừa mặc quần áo, bạn tự hỏi: “Sao mình không thức dậy sớm nhỉ? 

Giả sử lúc này bạn không phải vội vã bắt xe buýt, hãy vẽ một sơ đồ cây Có/Không để tìm hiểu xem tại sao bạn không thức dậy đúng giờ. Ghi ra những câu hỏi, rồi suy nghĩ xem mỗi câu trả lời “Có” hoặc “Không” sẽ dẫn đến một (hoặc nhiều) lời giải thích hay câu hỏi khác. Lặp lại quá trình này đối với từng câu hỏi nhỏ cho đến khi bạn có được hàng loạt những lời giải đáp khả dĩ cho vấn đề này.

Bạn làm được không? Dưới đây là một sơ đồ cây Có/Không giúp giải thích tại sao bạn lại ngủ quên. Sơ đồ của bạn không nhất thiết phải giống hệt sơ đồ dưới đây, nhưng nó phải có những câu hỏi Có/Không giúp bạn nhận ra những nguyên nhân khiến bạn ngủ quên.

1B. ĐƯA RA NHỮNG GIẢ THUYẾT VỀ NGUYÊN NHÂN CÓ THỂ XẢY RA NHẤT

Bây giờ hãy đưa ra những giả thuyết để giải thích tại sao mọi người lại không đến xem biểu diễn.

Mỗi giả thuyết là một điều dự đoán. Đó là điều mà bạn tin rằng có thể lý giải cho khó khăn của mình tuy bạn chưa thể khẳng định chắc chắn giả thuyết đó là đúng.

Bằng cách xác định những giả thuyết và suy nghĩ cặn kẽ về nguyên nhân sâu xa của vấn đề, bạn sẽ kiểm chứng được xem giả thuyết đó có đúng không. Từ đó, bạn tiến đến việc đưa ra những quyết định chắc chắn đem lại những giải pháp hiệu quả.

Hãy lấy ví dụ rất thực tế trong cuộc sống hàng ngày: Một hôm bạn đến thăm bà ngoại sống ở một thị trấn cách đó 30 dặm. Tuy nhiên, bạn chợt nhận ra hôm đó là ngày ngay sau lễ Tạ ơn và mọi cửa hàng trong thị trấn đều đang có đợt đại hạ giá. Mọi người đổ xô đến khu mua sắm, đồng nghĩa với việc kẹt xe khủng khiếp. Bạn muốn dành càng nhiều thời gian bên bà càng tốt, nhưng bạn phải có mặt ở nhà trước 10 giờ tối vì sáng sớm hôm sau bạn có một buổi tập khúc côn cầu.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn lao vào hành động mà không tính toán trước? Bạn luôn đến thăm bà bằng xe buýt, cho nên hôm nay cũng không ngoại lệ, bạn vẫn chọn xe buýt. Bạn mua vé, tìm chỗ ngồi, và kết quả là chiếc xe buýt đó kẹt xe suốt hai tiếng đồng hồ. Khi bạn đến nhà bà, bạn chỉ còn đủ thời gian để ôm hôn bà trước khi nhảy lên xe trở lại để bắt chuyến xe mệt nhoài về nhà.

Nếu bạn suy nghĩ một chút trước khi đón xe buýt, chuyến đi có thể sẽ hoàn toàn khác. Bằng cách đặt ra một giả thuyết về tình hình giao thông có thể xảy ra và tìm một phương án đơn giản để kiểm chứng, bạn sẽ phát hiện được một phương tiện đi lại tối ưu và có thể dành nhiều thời gian bên bà hơn.

Giả thuyết của bạn sẽ là: “Vì đường sẽ rất đông nên mình có thể đón xe điện mà không bắt xe buýt nữa”. Nguyên nhân hợp lý của giả thuyết này là “Đường sá sẽ kẹt xe lắm vì hôm nay đang có đợt đại hạ giá sau lễ Tạ ơn”. May mắn là trong tình huống này, việc kiểm tra giả thuyết của bạn rất nhanh chóng và đơn giản. Tất cả những gì bạn cần làm là mở ti vi hay radio lên và nghe báo cáo về tình hình lưu thông. Bạn cũng có thể gọi điện thoại hỏi cái cô bạn lúc trước nói sẽ bắt xe buýt đi xem bóng đá để biết tình hình đường sá xe cộ ở đó ra sao. Khi có thêm những thông tin đó, bạn có thể đưa ra quyết định cuối cùng.

Bạn có thể thực hiện quá trình này một cách tự nhiên mà không cần đầu tư suy nghĩ nhiều lắm, phải không? Bạn đã trở thành một người đặt giả thuyết thành công rồi đấy. Tất cả cũng chỉ cần có thế.

Bây giờ chúng ta hãy cùng quay lại với Những Người Yêu Nấm. Cà Tím và Đậu Phụ đã đưa ra một giả thuyết về vấn đề khán giả của họ: nguyên nhân gốc rễ chính là sự thiếu thông tin. Mọi người không tham gia vì ngay từ đầu, họ không hề biết sẽ có một buổi biểu diễn.

Hãy kiểm tra lại nguyên nhân này:

Họ nghĩ rằng mọi người không biết là vì họ đã không cố gắng loan truyền thông tin này. Như Đậu Phụ nói: “Chúng ta chỉ mới báo tin cho một số bạn ngồi gần trong lớp biết mà thôi, còn nàng Nấm có lẽ chẳng mời ai vì tuy nàng trông có vẻ kiêu ngạo nhưng thực ra lại hay xấu hổ”. Giả thuyết của họ là chỉ có 1/20 số học sinh trong trường (khoảng 5%) biết đến buổi biểu diễn.

Sau đó họ ước lượng có khoảng 60% những người biết thông tin về buổi diễn sẽ xuất hiện. Cơ sở của sự ước lượng này là họ dựa vào dự đoán có khoảng 60% học sinh ở trường thật sự thích nhạc rock và theo như Cà Tím thì “Nếu bạn thích nhạc rock và biết được có một buổi biểu diễn ở trường, chắc chắn bạn sẽ đến xem. Tớ chắc như thế!”.

Cuối cùng, họ cho rằng 100% khán giả sẽ quay lại xem những buổi diễn kế tiếp. Họ cố nhớ xem những ai đã đến xem trong ba buổi diễn trước đó. Sân thể dục hơi tối và họ quá chú tâm chơi nhạc nên không nhớ chính xác những ai đã có mặt. Đậu Phụ nói: “Tớ nghĩ rằng có lẽ những người xem biểu diễn ở các buổi chỉ là một. Vì chúng ta chơi khá tốt nên một khi họ đã nghe chúng ta chơi thì thế nào lần sau họ cũng sẽ quay trở lại. Chắc chắn 100% những người đi xem sẽ tiếp tục xem”.

Với lý lẽ đó, họ kết luận rằng vấn đề lớn nhất của họ là việc thông tin. Nếu giả thuyết này đúng, họ nên tập trung vào việc tăng cường quảng bá thông tin. Hãy chờ xem họ có đúng không.

1C. XÁC ĐỊNH NHỮNG PHÂN TÍCH VÀ THÔNG TIN CẦN THIẾT ĐỂ KIỂM TRA GIẢ THUYẾT

Giờ đây Cà Tím và Đậu Phụ phải kiểm tra lại giả thuyết của mình. Để làm điều đó, họ phải khảo sát một chút.

Lúc này chính là lúc quá trình thu thập thông tin và phân tích trong việc giải quyết vấn đề phát huy vai trò. Bạn không chỉ thu thập thông tin rồi xếp xó một chỗ hay chỉ phân tích cho vui mà phải hiểu rằng việc đó sẽ giúp bạn đưa ra được những quyết định đúng đắn hơn.

Thế Cà Tím và Đậu Phụ phải phân tích những gì? Và họ cần những thông tin gì để phân tích?

Phân tích #1: Bao nhiêu người thuộc nhóm “biết thông tin”?

Hãy nhìn lại sơ đồ giả thuyết của Cà Tím và Đậu Phụ. Chúng ta có thể chia nhóm những học sinh ở trường thành bốn nhóm: (1) không biết đến buổi diễn, (2) biết nhưng không tham dự, (3) tham dự ít nhất một lần, và (4) tham dự thường xuyên. Vấn đề là làm sao biết mỗi nhóm gồm có bao nhiêu người?

Việc gặp gỡ tất cả 500 học sinh trong trường để hỏi từng người xem họ thuộc nhóm nào sẽ rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Ngay cả khi nàng Nấm giúp một tay thì nếu họ phỏng vấn mỗi ngày một người, công việc này cũng tốn mất nửa năm (167 ngày). Vậy thì họ nên làm theo cách nào?

Sau khi suy nghĩ làm thế nào để có những thông tin cần thiết, Cà Tím và Đậu Phụ quyết định lập ra một danh sách câu hỏi và nhờ tất cả giáo viên trong trường giúp phỏng vấn vào buổi điểm danh sáng thứ hai. Các giáo viên chỉ cần hỏi ba câu và ghi lại số học sinh giơ tay trả lời cho mỗi câu hỏi (và tính luôn câu trả lời của cả giáo viên):

1. Nếu bạn biết đến buổi diễn hàng tháng của ban nhạc Những Người Yêu Nấm, hãy giơ tay lên.

2. Nếu bạn biết đến buổi diễn của Những Người Yêu Nấm và đã từng đến xem, hãy giơ tay lên.

3. Nếu bạn thường xuyên đến xem buổi diễn của Những Người Yêu Nấm, hãy giơ tay lên.

Cách phỏng vấn này rất đơn giản và hiệu quả. Mỗi giáo viên chỉ mất không đầy ba phút để hoàn tất những câu hỏi.

Phân tích #2: Tại sao có những người biết về buổi diễn lại không tham dự?

Cà Tím và Đậu Phụ phải tìm hiểu xem tại sao lại có những người không đến xem biểu diễn dù họ có biết đến chúng. Nếu có đủ thời gian và nguồn lực, Cà Tím và Đậu Phụ sẽ phỏng vấn từng người một trong trường. Nhưng có lẽ điều đó là không cần thiết. Chỉ cần họ phỏng vấn khoảng năm người, họ có thể hình dung ra lý do chính rồi sau đó sẽ quyết định nhờ các thầy cô ghi lại tên của một số học sinh biết đến buổi diễn nhưng không đến xem để họ sắp xếp phỏng vấn sau.

Phân tích #3: Tại sao lại có những người không tham dự thường xuyên? Trong tương lai, liệu mọi người có tham dự thường xuyên không?

Việc phỏng vấn khoảng 5 người cũng giúp Cà Tím và Đậu Phụ có cái nhìn khái quát cho những câu hỏi này. Họ quyết định tìm hiểu những điểm mọi người thích và không thích trong những buổi diễn trước.

Họ hy vọng rằng mình sẽ tìm được những gợi ý có ích về phương pháp cải thiện để lần biểu diễn sau mọi người sẽ quay lại xem. Họ biết rằng để duy trì một lượng khán giả hâm mộ thì dễ hơn nhiều so với tìm kiếm những khán giả mới.

Hãy nhớ rằng giả thuyết của Cà Tím và Đậu Phụ là một khi khán giả đã đến xem một buổi diễn, họ sẽ tiếp tục tham gia những buổi sau, nhưng có thể không nhất thiết phải là như thế. Họ quyết định tìm hiểu những người không đến nữa để biết nguyên nhân. Nếu may mắn, họ sẽ biến những khán giả chỉ đến xem một lần thành những người hâm mộ trong tương lai.

Mọi người thường quanh quẩn với việc thu thập thông tin và tiến hành những phân tích chẳng ra đâu vào đâu. Đừng quên mục đích của tất cả những nghiên cứu này là để bạn có quyết định sáng suốt hơn. Hãy thu thập và phân tích thông tin một cách hiệu quả. Việc này sẽ giúp bạn sử dụng thời gian và nguồn lực có hạn tốt hơn.

Công cụ giải quyết vấn đề: Bảng Kế Hoạch Giải Quyết Vấn Đề

Nếu bạn bắt đầu thu thập và phân tích thông tin mà không xác định rõ những câu hỏi đang cần giải đáp thì bạn chỉ phí thời gian và công sức. Rốt cuộc bạn sẽ bối rối giữa một khối lượng thông tin cực lớn và sau đó mới nhận ra phần lớn thông tin ấy chẳng mang lại lợi ích gì.

Để tránh tình trạng đó, bạn nên có một kế hoạch giải quyết vấn đề trước khi tìm kiếm thông tin. Trong bảng kế hoạch này, bạn cần ghi rõ những vấn đề phải giải quyết, ghi rõ những giả thuyết và cơ sở hiện có, liệt kê những phân tích, hành động và thông tin cần thiết để khẳng định hay bác bỏ những giả thuyết đó. Lập bảng kế hoạch này trước khi bắt đầu khảo sát sẽ tăng hiệu suất giải quyết vấn đề của bạn lên đáng kể.

Hơn nữa việc viết kế hoạch ra giấy không chỉ giúp bạn thấy rõ những suy nghĩ của mình. Nếu bạn làm việc theo nhóm, kế hoạch này còn giúp đồng đội của bạn biết tập trung vào những gì cần làm và đặt nền tảng cho trí tuệ tập thể phát huy khả năng. Bạn chỉ cần tập trung vào những điều bạn thấy thật sự cần biết để đưa ra quyết định.

Kế hoạch giải quyết vấn đề của Cà Tím và Đậu Phụ là như thế này:

1D. PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ

Phân tích #1: Bao nhiêu người trong mỗi nhóm “biết thông tin”?

Các thầy cô đã đồng ý giúp Cà Tím và Đậu Phụ phỏng vấn và dữ liệu bắt đầu tràn về. Họ tổng hợp tất cả các câu trả lời và cho ra kết quả như sau:

Khán giả tiềm năng: 500 học sinh và giáo viên

Câu hỏi 1: Bạn có biết đến buổi biểu diễn của nhóm nhạc Những Người Yêu Nấm không?

Đáp án 1: Có = 150 người (30%)

Không = 350 người (70%)

Câu hỏi 2: Nếu bạn đã biết về những buổi diễn của Những Người Yêu Nấm, bạn có bao giờ đi xem không?

Đáp án 2: Có = 15 người (10%)

Không = 135 người (90%)

Câu hỏi 3: Bạn có thường xuyên đi xem những buổi diễn của Những Người Yêu Nấm không?

Đáp án 3: Có = 12 người (80%)

Không = 3 người (20%)

Với dữ liệu này, Đậu Phụ và Cà Tím đã có thể chia nhỏ mọi người thành từng nhóm:

a. Những người không biết đến buổi diễn: 350 người (70%)

b. Những người biết đến buổi diễn nhưng chưa bao giờ đi xem: 135 người (27%)

c. Những người đã từng đi xem biểu diễn nhưng không đến xem nữa: 3 người (1%)

d. Những người thường xuyên xem biểu diễn: 12 người (2%)

Cà Tím và Đậu Phụ cho rằng mọi người không đến xem biểu diễn chủ yếu là vì họ không biết đến nó và khi mọi người có biết đến, khoảng 60% số học sinh sẽ đến xem (khoảng 300 người).

Nhưng khi nhìn lại dữ liệu của mình, họ phát hiện ra có đến 30% học sinh biết đến buổi diễn chứ không phải chỉ 5% như họ dự đoán. Có vẻ như những người được Cà Tím và Đậu Phụ mời trực tiếp và những người đến xem biểu diễn đã kể về nó và từ đó tin tức bắt đầu lan đi.

Mặt khác, họ cứ đinh ninh rằng có đến 60% số người biết đến buổi diễn sẽ đến xem, nhưng thực tế họ nhận ra chỉ có khoảng 10%! Có rất nhiều người biết đến buổi diễn nhưng không hề đến xem. Có vẻ như việc truyền thông tin khắp trường sẽ không lôi kéo nhiều khán giả đến xem biểu diễn hơn. Họ quyết định tìm hiểu xem tại sao mọi người lại không muốn đến xem.

Tuy vậy, ước lượng của họ về tỷ lệ khán giả sẽ quay trở lại lần nữa hóa ra không sai lệch lắm: có đến 80%, so với ước lượng ban đầu của họ là 100%. Khi họ biết có một số khán giả không đến xem nữa, họ muốn tìm hiểu nguyên nhân tại sao.

Như bạn thấy đó, kết quả phân tích thường khác xa những giả thuyết ban đầu. Điều gì sẽ xảy ra nếu Cà Tím và Đậu Phụ hành động dựa trên giả thuyết ban đầu mà không kiểm tra xem nó có chính xác hay không? Chắc là họ sẽ dán quảng cáo và phát tờ rơi khắp trường và kết quả là số lượng khán giả không tăng được bao nhiêu (vì dù họ quảng bá tốt đến đâu, chỉ có 10% những người biết đến buổi diễn sẽ đến xem). Đó là lý do tại sao bạn nên kiểm tra lại những giả thuyết nếu bạn có thể tìm ra cách thực hiện hiệu quả.

Sơ đồ sau tổng hợp những khác biệt giữa giả thuyết ban đầu của Cà Tím và Đậu Phụ và kết quả thực sự của nghiên cứu:

Phân tích #2: Tại sao có những người biết đến buổi diễn nhưng lại không đến xem?

Cà Tím và Đậu Phụ nhận thấy có rất nhiều người biết đến buổi diễn nhưng lại không tham dự. Để tìm hiểu nguyên nhân, họ phỏng vấn 5 người thuộc nhóm này.

Họ nhận được những câu trả lời rất khác nhau:

Ừ, tớ có nghe nói rằng các cậu sẽ biểu diễn hàng tháng. Tại sao tớ không đi xem hả? À, tớ không biết các cậu sẽ chơi loại nhạc gì, và nói thật nhé, tớ không biết các cậu chơi có hay không…

Tớ không quen các cậu. Tớ có nghe đồn về ban nhạc của các cậu, nhưng tớ chỉ nghĩ “họ là ai?”.

Cậu đùa à? Các cậu chỉ là ban nhạc của trường, chẳng đáng xem vào ngày thứ bảy. Dù sao đi nữa, tớ tin rằng mọi người cũng nghĩ các cậu diễn chẳng hay đâu.

Tớ muốn đi lắm, nhưng buổi biểu diễn lại diễn ra vào chiều thứ bảy, đúng không? Tớ phải chơi khúc côn cầu nên… Frank và Mike cũng không thể đi xem vì lý do đó.

Tớ chẳng thích nghe nhạc. Ở nhà tớ còn không nghe. Vậy tớ đến xem làm gì?

Từ những nhận xét đó, họ đúc kết lại ba lý do chính khiến mọi người không tham dự buổi diễn của Những Người Yêu Nấm:

1. Họ không biết loại nhạc chúng ta sẽ chơi hay chúng ta chơi hay dở thế nào.

2. Thời gian biểu diễn không phù hợp với lịch của họ.

3. Họ hoàn toàn không thích âm nhạc.

Đậu Phụ thốt lên: “Tuyệt thật! Có thể chúng ta khó mà lôi kéo được đối tượng là những người không yêu nhạc đến xem biểu diễn, nhưng chắc chắn chúng ta phải có cách nào đó để hấp dẫn được số khán giả còn đang băn khoăn vì không biết chúng ta chơi loại nhạc gì, chúng ta chơi hay dở thế nào và cả những khán giả đang cho rằng thời gian biểu diễn của chúng ta là chưa hợp lý”. Cà Tím và Đậu Phụ tiến hành phỏng vấn thêm 10 người và nhận thấy mọi người có thể sẽ đến xem nhiều hơn nếu ban nhạc chuyển thời gian buổi diễn thành tối thứ bảy. Cà Tím khẳng định: “Tớ dám chắc là việc này sẽ mang lại hiệu quả”. Họ bắt đầu cảm thấy tràn trề hy vọng vì giờ đây họ đã hiểu rõ căn nguyên của vấn đề.

Phân tích #3: Tại sao có những người không đến xem thường xuyên? Liệu sau này họ có đến xem không?

Cuối cùng, Cà Tím và Đậu Phụ phỏng vấn năm người để biết lý do tại sao họ không đến xem biểu diễn nữa và để kiểm tra xem sau này khán giả có rời bỏ họ không.

Những câu trả lời họ nhận được là:

Tớ rất thích các cậu! Lẽ ra các cậu phải là một ban nhạc chuyên nghiệp! Tớ sẽ khoe với mọi người rằng tớ đã đi xem từ buổi diễn đầu tiên của các cậu! Dĩ nhiên, tớ sẽ đi xem tất cả những buổi diễn của các cậu!

Giọng hát mạnh mẽ của Nấm thật truyền cảm! Tớ đã khóc thầm khi nghe nàng hát ballad… Tớ sẽ luôn có mặt!

Tớ nghĩ mọi người khá ngạc nhiên và thích thú khi xem các cậu diễn. Nhưng những ca khúc các cậu biểu diễn cứ lặp đi lặp lại cả ba lần. Nếu các cậu cứ chơi những bài đó, khán giả sẽ phát chán.

Cà Tím này, tớ thích đoạn độc diễn guitar của cậu! Tớ từng nghĩ cậu chỉ là chỗ quen biết với Nấm mà thôi… Thật đáng ngạc nhiên! Có lẽ tớ sẽ không đến xem được tất cả các buổi diễn, nhưng tớ sẽ cố thu xếp để đến xem.

Nhạc hay đấy, nhưng các cậu cứ chơi mỗi bấy nhiêu bài lặp đi lặp lại mãi… Các cậu phải khiến khán giả háo hức, sống động. Các cậu không chán khi cứ biểu diễn những bài đó hết lần này đến lần khác sao?

Có vẻ như mức độ thỏa mãn nói chung rất cao. Hai thành viên của chúng ta rất vui sướng khi nghe nhận xét trực tiếp từ những người hâm mộ. Mặc dù bên cạnh những lời khen ngợi, họ còn nhận được những chỉ trích không mấy dễ chịu. Tuy vậy, cả khen ngợi và chê bai đều rất quan trọng nếu bạn thật sự muốn cải thiện mình. Hai người bắt đầu suy nghĩ như những nhạc công thực thụ.

Nhận xét quan trọng nhất họ rút ra được từ những cuộc phỏng vấn này là khán giả sẽ phát chán và có thể sẽ không đến xem nữa nếu họ cứ tiếp tục chơi những bài cũ.

Kế đến, họ phỏng vấn ba người không đến xem nữa và hỏi tại sao họ không tham gia. Cả ba đều trả lời rằng: “Vì các cậu cứ chơi lại những bài đó, theo phong cách đó, nên tớ chán!”. Lúc này rõ ràng họ cần phải thay đổi. Họ cần thổi thêm một chút “tươi mới” vào những buổi diễn của mình.

Bằng cách thu thập thông tin và tiến hành phân tích, Cà Tím và Đậu Phụ đã bác bỏ giả thuyết của họ và giờ đây họ đã hiểu rõ hơn căn nguyên của vấn đề khiến lượng khán giả đến xem biểu diễn quá thấp.

Bây giờ họ đã tiến gần hơn đến mục tiêu khiến nàng Nấm hài lòng bằng một sân thể dục đầy khán giả. Chính bản thân hai người cũng mong ngóng để được biểu diễn trước đám đông khán giả – và rồi một ngày họ sẽ xuất hiện như một ban nhạc rock chuyên nghiệp.

Bước 2: Đưa Ra Giải Pháp

2A. ĐƯA RA NHỮNG GIẢI PHÁP KHÁC NHAU ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Giờ đây Cà Tím và Đậu Phụ đã hiểu rõ căn nguyên của vấn đề. Nhưng nếu chỉ dừng lại ở đó, tất cả công sức họ bỏ ra chẳng mang lại điều gì tốt đẹp cả. Lúc này họ cần phải tiến tới việc đưa ra những giải pháp.

Suốt quá trình phỏng vấn và phân tích, hai người nhận ra rằng họ không chỉ cần cho mọi người biết đến buổi biểu diễn mà họ còn phải lôi kéo được những khán giả đó đến xem.

Họ lại vẽ một sơ đồ cây logic để liệt kê những phương pháp khác nhau có thể quảng bá cho buổi diễn. Như bạn thấy đấy, có rất nhiều cách truyền thông tin – bao gồm sách báo và tạp chí, bảng thông báo, thư điện tử – có thể mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với việc hai người trực tiếp đi kể với các bạn về buổi diễn. Điều quan trọng trong giai đoạn này là Cà Tím và Đậu Phụ không gạt bỏ một ý tưởng nào quá sớm, không phản ứng với những câu nói kiểu như “Sách báo hả? Đài phát thanh á? Không thể nào!”. Họ liệt kê càng nhiều ý tưởng càng tốt, sau đó mới cân nhắc đến khả năng và hiệu quả của từng ý tưởng. Ngay cả khi một số ý tưởng nghe có vẻ điên rồ nhưng có thể sẽ mang đến một giải pháp sáng tạo và lý thú. Nguyên tắc quan trọng nhất là liệt kê càng nhiều ý tưởng càng tốt rồi phân loại ưu tiên sau.

Sau khi Cà Tím và Đậu Phụ viết ra tất cả những ý tưởng khả quan, họ đánh dấu những phương tiện thông tin tiềm năng trên sơ đồ cây logic và cùng nhau thảo luận cụ thể về cách thức thực hiện sao cho phát huy tốt nhất tác dụng của những phương tiện đó nhằm đưa khán giả đến với buổi diễn của họ.

Khi đánh giá các lựa chọn, cả hai luôn ghi nhớ điều họ cần không chỉ đơn thuần là quảng bá thông tin mà còn phải làm sao hấp dẫn được mọi người đến xem biểu diễn. Ví dụ, khi truyền tin qua đài phát thanh của trường, nếu họ chỉ thông báo ngày giờ, địa điểm buổi diễn, tất cả những gì họ làm chỉ là quảng bá. Nhưng nếu họ phát cả những bài hát của họ trên sóng, mọi người sẽ nghe được loại nhạc họ biểu diễn và có thể đánh giá được độ chuyên nghiệp của họ, nhờ đó họ hy vọng rằng số người muốn đến xem biểu diễn sẽ tăng lên.

Bằng cách chú trọng vào cả hai mục tiêu, Cà Tím và Đậu Phụ đã sử dụng những hiểu biết của mình thu nhận được từ quá trình phân tích. Nếu họ bỏ qua những gì rút ra từ dữ liệu thu được, tất cả công sức của họ đã bị bỏ phí. Dưới đây là danh sách những phương tiện liên lạc mà họ quyết định sẽ xem xét. Họ đánh dấu những hành động khiến (1) mọi người biết đến buổi diễn và (2) khiến mọi người muốn tham dự buổi diễn.

* Dấu kiểm có chấm thể hiện hiệu quả hạn chế.

Cà Tím và Đậu Phụ bổ sung thêm ba hành động vào danh sách dựa trên những gì họ nhận thấy trong quá trình phỏng vấn. Họ quyết định thay đổi thời gian biểu diễn đồng thời nhận ra cách làm cho buổi diễn luôn mới mẻ. Sau đây là những gì họ đưa ra:

11. Thay đổi thời gian bắt đầu diễn vào 5 giờ chiều

12. Thay 20% số bài hát cũ bằng bài mới và thay đổi thứ tự biểu diễn các bài để buổi diễn luôn sống động và tạo được bất ngờ.

13. Đậu Phụ sẽ kể chuyện cười về ban nhạc, chen giữa các bài hát để khán giả thấy vui thích và hứng thú.

Vậy là giờ đây họ có mười ba ý tưởng. Nhưng liệu họ có thể triển khai tất cả những ý tưởng đó trong vòng chưa đầy một tháng chuẩn bị cho buổi diễn tiếp theo? Một số ý tưởng sẽ mất nhiều thời gian và công sức, số khác lại đòi hỏi nguồn kinh phí nhất định mới bắt tay vào thực hiện được.

Cà Tím và Đậu Phụ chỉ có thể triển khai với thời gian và nguồn kinh phí hạn chế. Họ thấy cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên những ý tưởng này để quyết định phải theo đuổi phương án nào.

2B: ĐƯA RA LỰA CHỌN ƯU TIÊN

Làm thế nào Cà Tím và Đậu Phụ sắp xếp mức độ ưu tiên của các phương án hành động? Họ quyết định đưa ra tương quan giữa tác động có thể xảy ra của các phương án và mức độ công sức phải bỏ ra. Mời bạn xem ma trận dưới đây.

Để tạo ra ma trận, họ xếp hạng mức độ ảnh hưởng từ cao xuống thấp theo trục tung. Trên trục hoành, họ ghi mức độ dễ triển khai, từ khó đến dễ. Những phương án tốt nhất sẽ nằm ở ô trên bên phải, có mức độ ảnh hưởng lớn nhất và dễ thực hiện nhất. Những phương án ít hiệu quả nhất nằm ở góc dưới bên trái, vừa khó thực hiện vừa ít hiệu quả.

Ví dụ, hãy xem họ nên đặt hành động 1 (biểu diễn ở từng lớp trong giờ điểm danh) tại vị trí nào. Ảnh hưởng của hành động này sẽ rất lớn: nó không chỉ nâng cao hiểu biết của mọi người về buổi diễn mà khi trực tiếp nghe xem nhóm Những Người Yêu Nấm hát hay đến mức nào, họ sẽ lại muốn đến buổi biểu diễn để nghe nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, mức độ dễ dàng của việc triển khai lại rất khó khăn vì sẽ phải mất nhiều thời gian và chơi lần lượt ở cả mười hai lớp. Vì vậy, Cà Tím và Đậu Phụ đặt nó vào góc trên bên trái của ma trận.

Hãy lấy một ví dụ khác. Hành động thứ 6 (dán thông tin chi tiết về buổi diễn lên bảng thông báo của mỗi lớp) thì sao? Họ nên đặt hành động này ở đâu? Mức độ ảnh hưởng sẽ thấp vì rất ít người xem thông báo vào một ngày nhất định, và thậm chí nếu có ai đọc thông tin chi tiết về buổi diễn, việc đó cũng chỉ tăng mức độ thông tin mà thôi. Có được thông tin chi tiết chưa hẳn sẽ khiến cho người ta muốn đến xem biểu diễn. Tuy nhiên, mức độ dễ dàng để triển khai phương án hành động này lại rất nhiều vì họ chỉ cần làm mỗi một việc là viết thông tin chi tiết lên bảng. Vì vậy, Cà Tím và Đậu Phụ đặt nó trong góc dưới bên phải.

2C: ĐƯA RA KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Vậy thì Cà Tím và Đậu Phụ nên chọn phương án nào để triển khai? Ưu tiên hàng đầu của họ là những hành động nằm ở góc trên bên phải vì chúng có mức độ ảnh hưởng cao và dễ thực hiện. Ưu tiên tiếp theo sẽ là những hành động ở góc trên bên trái hoặc góc dưới bên phải. Những phương án kém hấp dẫn nhất là những phương án nằm ở góc dưới bên trái.

Cà Tím và Đậu Phụ đã sắp xếp mức độ ưu tiên giữa các hành động dựa trên giả định rằng họ sẽ tự mình thực hiện mọi việc. Tuy nhiên, nếu họ tìm người giúp đỡ thì sao?

Ví dụ như hành động số 4 (làm poster quảng cáo và dán quanh trường). Không ai trong số các thành viên của nhóm Những Người Yêu Nấm có khả năng vẽ đẹp, và cũng không ai có kinh nghiệm làm poster, vì thế họ đặt nó ở góc dưới bên trái (ảnh hưởng ít và khó triển khai). Tuy nhiên, Đậu Phụ đã nghĩ đến một việc “nếu chúng ta nhờ John Bạch Tuộc làm poster cho chúng ta thì sao? Biết đâu cậu ấy sẽ làm được một tờ cực đẹp đấy!”. Bằng cách nhờ John làm poster, vị trí của hành động số 4 đã chuyển từ góc dưới bên trái sang góc trên bên phải, như hình trên.

Tương tự, họ xếp hành động 8 (tạo một đĩa CD để phát cho học sinh trong trường kèm theo ghi chú về buổi diễn sắp đến) có mức độ ảnh hưởng cao nhưng khó triển khai vì họ không biết làm thế nào để ghi đĩa CD. Tuy nhiên, họ biết trong lớp có bạn biết làm. Họ cũng có thể nhờ ai đó giúp đỡ trong hành động 10 (tạo một trang web)

Nếu nhờ vào sự giúp đỡ của mọi người, họ có thể theo đuổi cả mười ba ý tưởng. Mỗi người có một thế mạnh riêng. Bạn có thể thành công hơn bằng cách cộng tác với những người có thế mạnh mà bạn thiếu.

Dù Cà Tím và Đậu Phụ có thể triển khai tất cả các ý tưởng của mình nhưng không phải lúc nào cũng thế. Hãy nhớ sắp xếp thứ tự ưu tiên các phương án và lên kế hoạch triển khai.

BUỔI BIỂU DIỄN KẾ TIẾP CỦA NHỮNG NGƯỜI YÊU NẤM

Vậy buổi biểu diễn sau đó của Những Người Yêu Nấm ra sao?

Khoảng thời gian một tháng chuẩn bị cho buổi biểu diễn tiếp theo đã trôi qua thật nhanh chóng. Nàng Nấm, Cà Tím và Đậu Phụ một lần nữa lại lên sân khấu. Khi họ kết thúc màn biểu diễn ca khúc yêu thích nhất – “Bộ ba” – thì cả sân thể dục hoàn toàn lặng yên. Nghe như thể có ai đó vừa bấm nút tắt âm thanh của một cái ti vi khổng lồ.

Những Người Yêu Nấm hồi hộp nhìn đám đông khán giả trong sân thể dục mờ tối. Thế rồi thật đột ngột, những tràng vỗ tay và hoan hô vỡ òa ra trong không khí đầy sống động. Tiếng vang lớn đến nỗi cả khán phòng như muốn rung lên.

Vậy là những cố gắng và nỗ lực của Cà Tím và Đậu Phụ đã được đền đáp! Hai trăm người đã đến xem buổi biểu diễn.

“Nấm! Nấm! Cà Tím! Cà Tím! Đậu Phụ! Đậu Phụ!”, đám đông vẫn tiếp tục hò reo vang dội.

Ba người bạn diễn nhìn nhau ngượng ngùng. Mắt họ long lanh nước.

Thấy Cà Tím và Đậu Phụ khóc, nàng Nấm hét lên: “Này, hai người, tại sao lại khóc chứ? Đừng có cảm tính quá như thế!”. Rồi bỗng nhiên nàng dừng la hét và chạy đến ôm họ thật chặt mà không sao ngăn nổi những dòng nước mắt đang trào rơi trong niềm hạnh phúc chan hòa.

Nàng thút thít: “Cảm ơn các cậu, cảm ơn hai người rất nhiều!”.

Buổi biểu diễn thứ tư của Những Người Yêu Nấm là một thành công vang dội. Nhờ nâng cao số người biết đến buổi diễn lên 90% và đưa 50% trong số đó đến với buổi diễn, Cà Tím và Đậu Phụ đã thu hút được hơn 200 người. Hơn thế nữa, 90% số học sinh ấy dự định sẽ tiếp tục xem những buổi diễn sau!