TTO – Mức nào được gọi là ngắn hạn? Điều đó hoàn toàn tuỳ thuộc vào bạn. Tôi đang bận rộn với ba kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch tháng, kế hoạch năm và kế hoạch 5 năm. Điều này có vẻ cung cấp cho tôi đủ thông tin để lên kế hoạch cho khối lượng công việc của mình. Kế hoạch ngắn hạn của tôi có ảnh hưởng đến gia đình. Tôi có thể đi nghỉ, chuyển trường học, sửa nhà hay vườn tược, sinh nhật, Giáng sinh và những điều tương tự như vậy.

* Trong kế hoạch ngắn hạn 1 tháng, bạn phải liệt kê danh sách những công việc hiện tại của bạn – hạn hoàn thành, kế hoạch ưu tiên, việc thường làm hàng ngày. Đó là những việc bạn đang tiến hành.

* Trong kế hoạch ngắn hạn 1 năm, bạn nêu lên danh sách những dự án đang được hình thành, đang được thảo luận. Đó là cho những việc đang nằm trong kế hoạch hơn là đang được tiến hành.

* Kế hoạch 5 năm của bạn nên dành cho những ý tưởng, giấc mơ, mục tiêu, ước nguyện, mong muốn. Đó là những điều bạn mong muốn được thực hiện trong một ngày nào đó.

Kế hoạch dài hạn của bạn sẽ bao gồm một con đường dẫn tới mục tiêu. Kế hoạch ngắn hạn trong vòng 5 năm sẽ là những bước tiến để bạn thực hiện kế hoạch dài hạn đó.

Tôi sẽ ghi lại những thành quả đạt được của ba kế hoạch ngắn hạn trên một cách riêng biệt. Kế hoạch tháng được ghi lên một miếng bìa để trên bàn. Trên đó sẽ có một tờ giấy kẻ ô dành cho thời hạn hoàn thành, việc cần gọi điện và những việc phải làm khác. Có lẽ nó sẽ hơi giống một tờ lịch nhưng nó không liệt kê các ngày một cách liên tiếp như tờ lịch.

Tôi sẽ để kế hoạch trong 1 năm của tôi lên tường. Đó không phải là một biểu đồ hay bảng kế hoạch năm mà một lần nữa chỉ là một tờ giấy với 12 ô nhỏ. Mỗi một ô là một tháng với những thông tin liên quan đến việc tôi muốn làm trong thời gian đó. Đó là việc tôi muốn làm hơn là tôi phải làm. Đây là một kế hoạch trong ngắn hạn chứ không phải danh sách những điều phải làm, không phải một quyển lịch hay lịch công tác. Tôi đi làm công ăn lương nên tôi phải làm việc. Công việc đang được thực hiện trong kế hoạch 1 tháng hay 1 năm là “bánh mỳ và bơ” cho tôi. Nó bao gồm những dự án tôi muốn làm và những dự án tôi phải làm. Những điều tôi phải làm là bánh mỳ và những điều tôi muốn làm là bơ, cũng giống cuốn sách này giúp bạn vừa lên kế hoạch vừa viết nó ra vậy. Kế hoạch 5 năm sẽ cho tôi những định hướng chung – tôi muốn làm gì trong 5 năm này. Kế hoạch ngắn hạn của bạn bao gồm cả những việc bạn phải làm nhưng chủ yếu là những việc bạn muốn làm. Thời hạn càng ngắn thì nó sẽ càng giống lịch làm việc của bạn và càng khác danh sách những điều bạn mong ước.

Mọi kế hoạch đều cần các bước tiến hành thực tiễn để thực hiện những điều đã ghi trong kế hoạch. Nếu không chúng sẽ không gọi là kế hoạch mà chỉ là những ý tưởng mơ hồ mà thôi.

Trong mỗi kế hoạch bạn nên dành chỗ cho những việc bất ngờ xảy ra. Nếu tự dưng người nào đó gọi điện cho bạn về một việc gì đó, bạn không thể bỏ máy vì việc đó không nằm trong kế hoạch của bạn được. Bạn cần phải linh hoạt.