Một trong những tai họa đối với những người sáng tạo đó chính là sự quá tải thông tin. Bạn rất dễ bị chồng chéo với quá nhiều các nguồn thông tin từ tivi, đài, tạp chí, báo và đặc biệt là Internet. Học cách giải quyết đống hỗn độn đó vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn tập trung toàn bộ sức lực của mình vào những gì giá trị nhất. Chương này sẽ đưa ra những công cụ giúp bạn chỉ tập trung vào những thông tin cần thiết.

“Chỉ tập trung vào những thông tin cần thiết”

Bạn đang không ngừng nhận thông tin

Vào năm 1990, tác giả Richard Saul Wurman viết cuốn sách Mối lo thông tin (Information Anxiety). Luận điểm chính của ông là chúng ta bị tràn ngập thông tin. ông trích dẫn ra một ví dụ điển hình là ấn bản hàng tuần của NewYork Time chứa đựng nhiều thông tin hơn lượng thông tin một người Anh ở thế kỷ XVII biết được. Vào thời kỳ ông viết thì Internet còn chưa phát triển vũ bão như ngày nay.

Tất nhiên thật tuyệt vời khi chúng ta có nhiều nguồn thông tin dễ tiếp cận. Điều quan trọng là cần tìm ra thông tin nào có giá trị và những thông tin nào không, thông tin nào mới và thông tin nào đã lỗi thời, những thông tin nào liên quan đến chúng ta.

“Mọi người nhận quá nhiều thông tin trong một ngày đến nỗi đánh mất cả tri giác.”

Gertrude Stein (1874 ‒ 1946)

Một nghiên cứu được đăng trên nhật báo Tâm lý học cá nhân và xã hội nói rằng những người có óc sáng tạo là những người rất kém trong việc loại bỏ thông tin không cần thiết. Ở mức độ nặng thì đây là một căn bệnh về tinh thần, nhưng ở mức độ vừa phải thì những người này rất sáng tạo, chính xác là do họ có thể liên kết vấn đề với những thông tin không liên quan gì đến nó. Xu hướng này làm cho bạn rất khó tập trung và đôi khi sẽ phản tác dụng.

Tiếng ồn ào = Thông tin không cần thiết

Tiếng ồn xung quanh nơi làm việc của chúng ta ngày càng tăng. Giờ đây rất khó tìm thấy một chỗ công cộng nào không có tiếng nhạc, màn hình tivi lớn và hàng tá các loại biển hiệu thu hút sự chú ý của bạn. Một vài trạm xe bus và biển quảng cáo đọc oang oang các đoạn quảng cáo của mình. Tất cả các thông tin ồ ạt xuất hiện bất kể bạn có cần hay không.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng trẻ em sống gần sân bay và các khu đường cao tốc có điểm đọc thấp hơn những em khác. Theo tiến sĩ Alice H. Suter, một nhà nghiên cứu tại Viện Quốc gia về An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp Hoa Kỳ cho biết “Các bệnh liên quan đến tiếng ồn bao gồm cao huyết áp, loét dạ dày, các bệnh tim mạch, khó thở, suy giảm hệ miễn dịch…”.

Nếu đôi khi bạn phải làm việc tại những nơi công cộng, chẳng hạn ngồi đợi tàu tại nhà ga hay khi đợi bạn ở quán cà phê thì đồ vật hữu ích nhất bạn nên mang theo chính là bộ tai nghe.

Bạn cũng có thể yêu cầu quán cà phê, thư viện hay những nơi khác ngừng chơi nhạc, trả lại không gian yên tĩnh cho mọi người. Nếu bạn làm việc ở một nơi yên tĩnh, bạn sẽ thấy bạn làm việc hiệu quả như thế nào.

Thay đổi môi trường để tập trung hơn

Bạn cải thiện môi trường như thế nào để tăng khả năng tập trung:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Bạn sẽ tìm đến nơi nào khi cảm thấy nơi làm việc quá căng thẳng:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Sử dụng thông tin có mục đích

Nếu bạn đọc thông tin có mục đích, bạn sẽ tự động tạo cho mình một bộ lọc giúp phân loại thông tin cần thiết với các thông tin vô giá trị. Ví dụ điển hình là phần lớn email mọi người nhận được, có những email cá nhân quan trọng và cả những email rác có thể xóa rất nhanh. Bạn có thể áp dụng nguyên tắc 80/20: Chỉ có 20% những email bạn nhận được quan trọng, 80% còn lại thì không. Đây là bốn kỹ thuật áp dụng cho email cũng như cho thông tin đến:

• Trước khi bạn nhìn vào nguồn thông tin đến, nhanh chóng nhớ lại điều liên quan đến mục tiêu quan trọng nhất của bạn.

• Nếu bạn biết thông tin đó không liên quan, đừng bao giờ nhìn vào đó, hãy để sang một bên.

• Nếu có thế, nhờ người khác lọc những thông tin này cho bạn. Họ có thể đánh dấu các thông tin thiết yếu.

• Với những thông tin bạn đang tìm, bạn nên lướt qua những điểm quan trọng chứ đừng đọc hết cả tài liệu. Chú ý đến tiêu đề chương, đoạn và những tiêu đề nhỏ để tìm ra những nội dung liên quan nhiều nhất.

Quá nhiều tạp chí. Nếu bạn có quá nhiều tạp chí, chỉ cần nhìn bao quát hết mục lục của cuốn tạp chí và giở đến thẳng bài gây chú ý. Nếu không có bài nào chú ý, vứt chúng sang một bên.

Lấy thông tin từ những nguồn tin cậy

Hiện nay có rất nhiều người có thể tự tạo ra những website, blog hay các phương tiện truyền thông trên mạng Internet chỉ trong vài phút đồng hồ và cung cấp những thông tin chưa được xác nhận. Hoặc dù họ có là người có học vấn đi chăng nữa thì chắc chắn ý định của họ chỉ là muốn bán cho bạn một hàng hóa hay muốn thay đổi quan điểm của bạn. Khi bạn định tin vào một nguồn thông tin nào đó, nên kiểm tra độ tin cậy. Một trong những ưu điểm của những công cụ tìm kiếm là nó cho phép bạn kiểm tra chéo thông tin từ nhiều nguồn khác nhau hơn là chỉ tin vào một nguồn. Thông tin cực kỳ quan trọng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bạn làm gì dựa vào thông tin đó.

Biết và áp dụng phong cách học của bạn

Mỗi người đều có những cách học khác nhau, một vài người thích đọc sách, một vài người thích nghe giảng, một vài người phải trải nghiệm trước. Ngày nay hầu hết các nguồn thông tin đều sẵn có trên Internet dưới nhiều dạng khác nhau. Ví dụ, nếu bạn muốn học sử dụng một chương trình phần mềm, bạn có thể đọc sách hướng dẫn hoặc nghe hướng dẫn bằng lời, hay tham gia một lớp học. Nếu bạn nhìn vào những thông tin gần đây, bạn có thể sẽ ngạc nhiên về số lượng thông tin sẵn có dưới dạng sách báo, truyền thông và các đĩa DVD.

Nếu như bạn đang không dùng dạng thông tin phù hợp nhất với mình, việc sao chép chúng và các thông tin hướng dẫn sẽ làm bạn mất thời gian. Một trong những lý do tôi giới thiệu trong cuốn sách này rất nhiều trang web là vì tôi có thể cung cấp cho các bạn thông tin dưới dạng âm thanh và các cuộc phỏng vấn ghi hình giúp bạn có nhiều cách học hơn.

Hãy kiểm tra tất cả những phương pháp có thể và chọn cho mình cách thức phù hợp nhất.

Bạn cần bận rộn như thế nào?

Mẫu điển hình của một người thành công là người đó luôn luôn bận rộn với chiếc điện thoại di động. Nhưng đó có phải là sự thật không? Tạp chí Fortune hỏi một số người về bí quyết thành công của họ. Và đây là những gì Bill Gross, Tổng giám đốc đầu tư của PIMCO nói: “Tôi không có điện thoại di động, không có một chiếc BlackBerry, phương châm của tôi là không muốn kết nối.” ông nói thêm thời gian quan trọng nhất trong ngày của ông là một tiếng rưỡi tập yoga và một số bài tập thể dục mà sáng nào ông cũng tập.

Cuộc sống là những gì xảy ra với bạn trong khi bạn đang bận rộn làm những thứ khác.

John Lennon (1940 – 1980)

Nếu như bạn không có thời gian nghỉ ngơi trong ngày, có lẽ bạn nên dành thời gian nghỉ ngơi. Dưới đây là những phương pháp để bạn có thể dành thời gian suy nghĩ:

• Sử dụng máy trả lời tự động. Hãy nói rõ thời gian bạn sẽ trả lời và gọi điện lại.

• Kiểm tra tin nhắn điện thoại chỉ 2 hoặc 3 lần trong một ngày.

• Cài đặt điện thoại sao cho dễ tìm những số bạn vừa gọi.

• Tránh để chế độ chờ cuộc gọi (điều này chỉ khiến bạn cùng một lúc làm cả hai người tức giận).

• Chọn những tin nhắn có thể trả lời nhanh dễ dàng.

• Nói với những người có thói quen nói chuyện điện thoại lâu là bạn có cuộc họp trong 5 phút nữa.

• Trong giờ ăn trưa hãy ra khỏi văn phòng và tắt điện thoại.

• Khi ở nhà, tắt điện thoại lúc ăn cơm (và cả những lúc khác nữa nếu có thể).

Khi nào bạn muốn ngắt liên lạc

Liệt kê những thời gian trong giờ làm việc mà bạn tắt điện thoại dù chỉ trong vài phút

___________________________________________________________________

Khi nào bạn có thể tắt điện thoại để tránh stress

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Trong những phương pháp đề cập trên, bạn đã bắt đầu áp dụng những phương pháp nào vào cách làm việc của mình?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Bằng cách áp dụng những phương pháp trong chương này, bạn có thể loại bỏ 80% lượng thông tin thường xuyên xuất hiện nhưng lại không có giá trị đối với bạn và tạo ra những khoảng lặng đủ để tập trung và hấp thụ 20% có giá trị. Ở chương tiếp theo, bạn sẽ khám phá những phương pháp nắm vững cả núi giấy tờ gây cản trở cho hầu hết mọi người.