Ở chương trước, bạn đã học các phương pháp giải quyết những thông tin tràn lan. Bằng cách tập trung vào những gì bạn cần, bạn sẽ tự tạo được một “bộ lọc” đối với những thông tin xuất hiện hàng ngày và bảo đảm rằng 80% thông tin vô giá trị không làm bạn phân tán. Trong chương này, chúng ta sẽ tiến một bước dài hơn bằng cách chỉ cho bạn thấy cách để kiểm soát núi giấy tờ đó.

Bạn có bừa bộn không?

Bàn làm việc của bạn có bừa bộn với những giấy tờ vương vãi khắp nơi không? Nếu bạn vẫn tìm được những thứ mình cần, thì bừa bộn cũng chẳng sao. Tuy nhiên, có những người bừa bộn nói rằng đôi khi nó vượt khỏi tầm kiểm soát và việc tìm những thứ mình cần rất khó khăn. Một nghiên cứu tiến hành năm 2004 kết luận rằng những chiếc bàn làm việc quá bừa bộn góp phần gây nên bệnh tật cho nhân viên. Trong số 2000 người họ phỏng vấn, 40% nói rằng họ tức điên lên với cái bàn làm việc bừa bộn của mình nhưng không thể làm gì với nó, 35% nói họ bị đau cổ và đau lưng do ngồi làm việc trong bực tức.

Chúng ta có thể chiến thắng được cả lực hấp dẫn, nhưng đôi khi lại chìm ngập trong công việc giấy tờ.

Wernher von Braun, nhà khoa học (1912 – 1977)

Nếu bàn làm việc của bạn có vấn đề thì phần lớn là do bạn không kiểm soát được giấy tờ của mình, thiếu sự mạch lạc và bạn cần kiểm soát công việc một cách hệ thống hơn. Tuy nhiên, nếu bạn thuộc loại người có óc sáng tạo, bạn cần có giải pháp khác với những gì thường được đưa ra trong các cuốn sách về tổ chức và quản lý thời gian.

Bạn thích làm công việc gì?

Để biết bạn thuộc loại sử dụng não trái hay não phải khi phải quyết các công việc giấy tờ và tổ chức công việc, hãy xem những câu hỏi dưới đây:

Những người sử dụng não trái:

• Thích làm một việc vào một thời gian.

• Xếp giấy thành tệp trong các ngăn và cập nhật khi xếp vào ngăn.

• Làm mọi việc theo trật tự ưu tiên.

• Sử dụng các công cụ theo dõi để theo dõi các cuộc gặp.

• Không hay gặp rắc rối với kế hoạch và không mấy khi muộn giờ. Những người sử dụng não phải:

• Thích làm nhiều việc một lúc.

• Để tệp giấy tờ nhiều chỗ.

• Thích để tệp giấy tờ ở những chỗ dễ nhìn thấy.

• Sử dụng giấy nhớ để ghi nhớ các cuộc hẹn.

• Có xu hướng để chậm hạn chót và thường đi muộn.

Nếu bạn thuộc nhóm sử dụng não phải mà cố chuyển sang nhóm dùng não trái có thể sẽ phản tác dụng, dù bạn thuộc nhóm nào đi nữa, sẽ luôn có những phương pháp phù hợp với bạn. Do hầu hết các cuốn sách không đưa ra đặc điểm và phương pháp mà nhóm dùng não trái thường biểu hiện, chương này của chúng tôi sẽ nói thêm một chút.

Phương pháp mới để kiểm soát giấy tờ

“Mỗi lần chỉ giải quyết một loại công việc thôi”. Đó là lời khuyên bạn nhận được trong mọi cuốn sách nói về quản lý thời gian. Tôi chưa bao giờ thấy lý thuyết của việc quản lý thời gian cho người dùng não trái này có tính thực tiễn. Đúng, cũng hay khi bạn xem xét liệu bạn sẽ làm gì với những giấy tờ đó, có thể là:

• Ném đi (đây là lựa chọn hay nhất khi thích hợp)

• Sắp xếp lại

• Đưa cho người khác xử lý

Nếu để sắp xếp, hãy dán một miếng giấy nhớ ghi tên tệp bạn sắp xếp giấy tờ đó lên trên ‒ có nghĩa là bạn sẽ không phải đưa ra quyết định tới hai lần.

Nếu để đưa cho người khác, dán giấy nhớ lên đó, nêu rõ tại sao bạn lại đưa cho họ.

Theo kinh nghiệm của tôi thì điều này sẽ để lại nhiều loại giấy tờ hơn. Có thể có những lá thư mà bạn không thể có câu trả lời cho đến khi bạn tìm thấy một điều gì đó, quảng cáo một sản phẩm bạn rất muốn mua nhưng lại không chắc chắn, một áp phích về một sự kiện nào đó bạn rất muốn đi nhưng lại phải lên lịch được với một người bạn, và cứ thế.

Viết ra một tờ giấy nhớ bạn cần phải có hành động gì, dán vào một tờ mảnh giấy sau đó xếp thành một cọc. Nếu đó là hóa đơn hay cái gì khác có khả năng gây ra vấn đề cho bạn, xếp thành một cọc khác sao cho nó sẽ gây sự chú ý của bạn đầu tiên. Khi bạn xem lại những cọc giấy tờ khoảng một tuần sau đó, những tờ giấy nhớ sẽ nhanh chóng chỉ ra cho bạn thấy bạn phải làm gì. Một số sẽ không còn liên quan gì nữa và bạn có thể vứt đi, một số đã đến lúc giải quyết vì bạn đã có thêm thông tin, một số khác cần phải để lại.

Tôi tin rằng phương pháp này sẽ khiến cho những người dùng não trái thấy phiền phức nhưng hiệu quả.

Tại sao bạn lại ghét sắp xếp tủ đựng giấy tờ?

Rất nhiều người có đầu óc sáng tạo rất ghét sử dụng các tủ đựng đồ vì chúng ta thường thích nhìn thấy thứ gì sẵn có ở đâu đó. Khi chúng bị những lớp gỗ che mất, chúng ta không nhìn thấy gì cả và điều này làm cho chúng ta không thoải mái.

Phương pháp mới dành cho bạn

Hãy sử dụng những hộp lưu trữ và viết tên tệp bên cạnh hộp rồi để lên giá. Làm như vậy rất tốt khi bạn có nhiều tài liệu. Với số lượng nhỏ, bạn có thể sử dụng những cái cặp giấy có các trang nhớ, viết tên trên đầu mỗi tờ giấy nhớ sao cho thật dễ nhìn.

Việc xếp đầy các ngăn kéo cũng như các cặp giấy sẽ làm cho mọi thứ trông giống nhau và thật tẻ nhạt. Chúng ra có xu hướng thích màu sắc và có thể phân biệt nhiều thứ riêng biệt bằng mắt.

Sử dụng những giấy nhớ màu khác nhau cho từng cặp giấy và hộp lưu trữ. Ví dụ, màu xanh là tài chính, màu đỏ là để tra cứu…

Một hệ thống phân loại tốt sẽ phát huy tác dụng

Nhằm thực hiện bài viết của mình, tôi sử dụng những cặp giấy có giấy nhớ và phân loại chúng thành những mục như “phim truyện”, “phim truyền hình”, “kịch”, “sách khoa học”. Vấn đề là ở chỗ dần dần sẽ có quá nhiều cặp giấy trong nhóm khiến bạn mất rất nhiều thời gian.

Thay vào đó, mỗi nhóm tôi gán cho một chữ cái, ví dụ, chữ A cho nhóm phim truyện, B cho phim truyền hình, C cho tiểu thuyết khoa học…(nếu bạn không đủ các chữ cái để đặt tên, có thể tiếp tục bằng AA, BB…). Bạn có thể thay đổi để những nhóm này phù hợp với bạn.

Mỗi cặp giấy trong một nhóm có một chữ cái và một con số, sẽ như thế này:

A: Phim truyện (tiêu đề nhóm)

A1. (Tên phim 1)

A2. (Tên phim 2)

A4. (Tên phim 3)

Nhóm tiếp theo, phim truyền hình:

B: Phim truyền hình B1. (Tên phim 1)
B2. (Tên phim 2)

B3. (Tên phim 3)

…

Khi phải tạo một nhóm mới, nó sẽ có một chữ cái và một số thích hợp. Bạn không phải xem lại tất cả các cặp giấy. Hãy lập một danh sách tên các cặp này và giữ danh sách đó bên cạnh. Ví dụ tôi muốn tìm cặp tài liệu phim truyền hình thì trong danh sách đó sẽ chỉ rõ đó là cặp C3, tôi có thể dễ dàng tìm thấy nó trên giá. Tôi để danh sách đó trong ngăn kéo và cả trong máy tính, trợ lý của tôi cũng có một bản sao. Chúng tôi cập nhật danh sách đó khi có thêm các nhóm mới. Mỗi tháng một lần lại in ra danh sách mới cập nhật.

Sổ tay hướng dẫn phân nhóm

Bạn đã từng trải qua chuyện này chưa: Bạn mua và sử dụng một thiết bị điện tử mới, một chiếc máy in, một chiếc máy quay kỹ thuật số hay một chiếc máy nghe MP3. Sau một thời gian sử dụng, có một vài thứ bị hỏng hóc và bạn cần lại bản hướng dẫn sử dụng nhưng không biết nó ở đâu. Bạn tốn thời gian tìm kiếm và bắt đầu nổi giận. Bạn truy cập vào trang chủ của thiết bị đó và hi vọng nhà sản xuất sẽ có bản hướng dẫn đó cho bạn.

Có một công ty sản xuất ghế ngồi văn phòng có một ý tưởng rất hay. Loại ghế của họ có một túi nhỏ bên dưới chỗ ngồi có hướng dẫn sử dụng không bao giờ bị mất đi. Bạn có thể áp dụng cách này bằng cách dán một phong bì bên dưới các thiết bị hoặc những vật dụng bạn sử dụng nhiều: máy fax, máy photo, máy in…

Sử dụng những danh sách ghi nhớ

Có một loại giấy tờ mà bạn có thể ít sử dụng, đó chính là các danh sách ghi nhớ. Bạn cần có một danh sách để giúp bạn nghĩ nhanh hơn. Ví dụ, bạn chuẩn bị hành lý đi công tác. Nói chung sẽ có những vật dụng mà bạn luôn phải dùng đến. Tại sao bạn không lập luôn một danh sách những thứ này để những lần sau sẽ nhanh hơn. Dưới đây là danh sách:

Trước khi đóng gói hành lý, tôi phải quyết định xem số lượng quần áo vật dụng là bao nhiêu, ví dụ với chuyến đi kéo dài 3 ngày cần ba đôi tất. Và cũng cần loại bỏ những mục nào không phù hợp. Sau khi xem xét tất cả các mục trong danh sách, việc đóng gói chỉ mất vài phút. Bạn cũng có thể liệt kê một danh sách như thế này cho những việc bạn phải làm thường xuyên, ví dụ như viết thông cáo báo chí.

Những danh sách này sẽ giúp bạn dễ dàng biết được những việc mình phải làm và chắc chắn sẽ không bỏ quên bất kỳ bước quan trọng nào. Bạn cũng lập một danh sách tương tự cho những việc bạn giao cho người khác, chỉ rõ ai sẽ làm gì, khi nào và kết quả ra sao. Sau đó bạn phải tổng kết lại hàng ngày và kiểm tra theo chu kỳ những người được giao nhiệm vụ để chắc chắn những người đó luôn làm đúng tiến độ.

“Những danh sách này sẽ giúp bạn dễ dàng biết được những việc mình phải làm.”

Một danh sách quan trọng nữa mà bạn cũng không thể thiếu đó là số điện thoại của những người bạn cần liên lạc khi có vấn đề gì xảy ra.

Đó là số của dịch vụ sửa chữa máy tính, chuyên gia phần mềm, dịch vụ vận chuyển… Tốt nhất là bạn nên có ít nhất hai danh sách như thế. Như chúng ta đều biết, mọi thứ bao giờ cũng giở chứng vào đúng thời điểm tồi tệ nhất, khi bạn không muốn mất thời gian tìm kiếm thứ gì đó xung quanh trong cơn giận dữ, những danh sách này sẽ giúp bạn.

Những danh sách giúp bạn tập trung

Hãy dành thời gian nghĩ về 3 danh sách có thể giúp ích cho bạn trong công việc. Viết tên ra đây và hãy dành thời gian để viết nội dung chi tiết:

Những điều nên và không nên đối với danh sách những việc cần làm

Danh sách phổ biến nhất mọi người hay làm là những việc phải làm trong ngày. Đó là một công cụ tuyệt vời nhưng thường bị sử dụng sai mục đích. Đó không phải là một danh sách mà bạn nêu tất cả những thứ nhỏ nhặt cần làm trong vài ngày hoặc vài tuần, mặc dù bạn cũng nên lập một danh sách như thế. Danh sách những việc cần làm chỉ bao gồm những việc bạn phải làm trong ngày hôm đó mà thôi. Bí quyết là bạn chỉ nên có nhiều nhất 6 điều cần tập trung trong đó.

Nếu bạn thấy mình thường không làm hết những việc liệt kê ra trong một ngày và gối sang ngày hôm sau, bạn nên thực tế hơn về những điều bạn có thể đạt được với thời gian sẵn có. Cảm giác thất bại với các công việc trong một ngày sẽ vắt kiệt sức bạn cho nên hãy đưa vào đó ít việc thôi. Nếu bạn vẫn còn thời gian, chọn thêm một việc nữa để làm.

Nếu bạn muốn nhìn thấy những việc phải làm, hãy viết mỗi việc lên một tờ giấy nhớ và dán lên tường, khi làm xong thì dỡ xuống. Giữ những tờ giấy đó để xem bạn đã đạt được những điều gì.

Hãy giữ những tờ giấy đó. Cho những tờ cũ vào một cặp giấy hay một chiếc hộp và giữ trong ít nhất một năm. Đó sẽ là những kiến thức quan trọng cho bạn khi bắt đầu một công việc mới.

Trong Chương 10 bạn đã đọc về sự trì hoãn và ba điều bạn cần làm để khắc phục nó. Lý tưởng nhất là thực hiện 3 điều đó theo mức độ quan trọng, nhưng thường thì việc quan trọng nhất cũng là việc khó khăn nhất, nên điều này rất khó. Nếu bạn không xoay xở được, ít nhất cũng thay thế việc khó và quan trọng bằng một việc dễ dàng và nhanh hơn. Nhưng tốt hơn là nên cam kết sẽ làm việc khó đó trong một tuần. Khi một tuần trôi qua, những lợi ích đã trở nên rõ ràng và đem lại nhiều động lực cho bạn đến nỗi bạn sẽ thấy vấn đề dễ dàng hơn nhiều.

Hãy luôn mang theo một bản sao danh sách những việc cần làm theo người. Viết chúng ra một mảnh card và giữ trong ví hoặc cặp. Như thế trong khi họp hoặc phải đi ra ngoài, bạn sẽ không bị quên những việc phải làm tiếp theo trong ngày hôm đó.

Cuối dùng, hãy dành thời gian để thư giãn và xem lại danh sách đó, cho dù chỉ là 15 phút một ngày hoặc hai ngày một lần. Hãy làm việc này một cách nghiêm túc như chính một việc ghi trong danh sách. Hãy nhớ rằng, trong cuộc sống hiện nay, làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn sẽ mang đến thành công cho bạn. Làm việc thông minh hơn là kết quả của việc suy nghĩ sáng tạo và kỹ lưỡng, đòi hỏi thời gian và công sức.

Kiểm soát các nhiệm vụ trong tương lai

Sẽ có những việc rất quan trọng nhưng bạn biết rằng bạn không phải thực hiện chúng trong ngày hôm nay. Trên thực tế, có nhiều việc trong số đó, ví như gọi điện thoại hay một cuộc họp nào đó, thuộc về những việc trong tương lai. Cách tốt nhất để theo dõi những việc này là làm một chiếc hộp với các cặp giấy từ 1 đến 31 cho 31 ngày trong tháng, tương tự với 12 tháng trong một năm. Nếu hôm nay là 12 tháng 6, đến ngày 20 bạn cần thực hiện một cuộc gọi quan trọng cho một khách hàng tiềm năng, bạn viết ra một mảnh giấy và bỏ vào cặp giấy số 20. Vào ngày 19 khi bạn lên kế hoạch cho những việc của ngày hôm sau, bạn sẽ mở cặp giấy đó ra và lên lịch cho cuộc gọi. Mỗi đầu tháng bạn kiểm tra cặp giấy của tháng và sắp xếp vào công việc từng ngày.

Bạn đã có thể kiểm soát đống giấy tờ hiệu quả hơn. Ở chương tiếp theo, bạn sẽ học những phương pháp xử lý email.