Bên cạnh thông tin tràn ngập, công việc giấy tờ, email, còn hai căn nguyên gây phiền toái và bực bội bậc nhất trong công việc, đó là các cuộc họp và mạng Internet. Trong chương này, bạn sẽ tìm ra những phương pháp để kiểm soát cả hai. Hãy bắt đầu với những cuộc họp và những câu hỏi quan trọng nhất bạn cần đặt ra.

Cuộc họp này có quan trọng không?

Xóa bỏ cũng là kỹ thuật rất quan trọng trong việc kiểm soát các cuộc họp. Một khi đã bắt đầu, những cuộc họp có thể sẽ kéo dài lê thê. Chúng ta sẽ phải xem xét để giảm thiểu thời gian họp, nhưng cách tốt nhất vẫn là bỏ hẳn các cuộc họp có thể bỏ. Nếu bạn là người triệu tập, hãy thử nghĩ xem liệu có thể thay thế cuộc họp bằng cách gửi email, bản thông báo, gọi điện hay không.

Bạn có nhất định phải tham dự không?

Nếu cuộc họp do người khác triệu tập, hãy nghĩ xem nó có thật sự liên quan đến bạn không, nếu không thì đừng tham dự. Nếu phải trình bày với cấp trên điều đó, hãy nói thật chính xác, nhấn mạnh bạn sẽ làm được nhiều việc có ích hơn nhiều so với việc tham dự cuộc họp vốn không liên quan đến mình.

Nếu bạn chỉ liên quan đến một phần trong chương trình họp, hãy thử xem có thể sắp xếp phần đó lên đầu để thảo luận trước, khi xong phần đó bạn sẽ ra về. Nếu không được, và cuộc họp có thể sẽ kéo dài, hãy đề nghị chỉ tham dự họp khi ai đó nhắn hoặc gọi điện báo phần họp của bạn sắp đến.

Tất cả mọi người có biết mục đích của cuộc họp không?

Rất nhiều cuộc họp cứ kéo dài mãi do không có chương trình rõ ràng. Mục đích được bắt đầu với những định nghĩa rất mập mờ kiểu như: “Tìm ra bất kể vấn đề nào gặp phải trong tháng trước”. Đó chính là sự khởi đầu cho một cuộc họp thiếu tập trung. Cần có người thảo ra chương trình họp chính xác, sau đó chuyển cho sếp và mọi người xem trước, hoặc nếu bạn chính là sếp, thì hãy tự lên chương trình.

Mọi người đã chuẩn bị sẵn sàng chưa?

Nếu bạn mong muốn những người tham dự có thông tin rõ ràng để chia sẻ thì nên gửi trước chương trình họp. Cách này sẽ giúp mọi người khỏi bị động khi phải trình bày các sự việc hay con số để cuộc thảo luận không gián đoạn.

Cuộc họp có kế hoạch và thời hạn chưa?

Nếu đó chỉ là một cuộc trao đổi ngắn, bạn cũng nên giới hạn thời gian cho nó. Bạn có thể dành đôi ba phút nói về việc chuẩn bị. Nếu một người nói quá thời gian và không có dấu hiệu định dừng lại, người điều khiển cuộc họp phải có trách nhiệm nhắc nhở để tiến hành đúng thời gian.

NHỮNG MẸO NHỎ CHO CáC CUỘC HỌP NHANH

Khi có thể, hãy để mọi người đến chỗ của bạn.

Để nhiệt độ trong phòng hơi lạnh để mọi người tỉnh táo.

Nếu chỉ họp với một người, hãy tiến hành khi cùng đi dạo.

Lý tưởng nhất là bạn có thể đưa ra giới hạn thời gian cho mỗi vấn đề trong chương trình họp. Tốt hơn nếu bạn có những công cụ để chỉ ra thời gian sắp hết. Nếu có một vấn đề cần thảo luận rất nhiều thời gian, hãy dành riêng cho nó một cuộc họp hơn là để nó kéo dài sang các phần khác. Có nghĩa là, bạn cũng cần đặt ra thời gian cho cả cuộc họp. Biết được giới hạn thời gian sẽ làm cho mọi người tập trung hơn và họ biết cần phải nói gì trong lượng thời gian hạn hẹp đó.

Một chiến lược rất thông minh là triệu tập một cuộc họp kéo dài một giờ trước khi ăn trưa hoặc trước khi ra về.

Một chiến lược rất thông minh là triệu tập một cuộc họp kéo dài một giờ trước khi ăn trưa hoặc trước khi ra về.

Các quyết định đưa ra trong các cuộc họp có rõ ràng không?

Cần có một người ghi lại những quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Khi kết thúc mỗi phần của chương trình họp, người đó sẽ tổng kết lại những điểm chính trong một vài câu, rồi cuối cùng tổng kết lại toàn bộ cuộc họp Đó là cách tránh những phát ngôn kiểu như: “Ồ, tôi nghĩ là chúng ta đã thống nhất ý kiến khác”.

Bốn hướng dẫn cho một cuộc họp

Nếu cuộc họp nhằm mục đích tìm kiếm những ý tưởng mới, hãy theo bốn bước như sau:

1. Chất lượng là điều sống còn. Mục đích của việc họp đề xuất ý tưởng là tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt.

2. Không phán xét. Đưa ra ý kiến phán xét cùng lúc với ý tưởng mới sẽ làm gián đoạn dòng suy nghĩ. Hãy để điều đó cho giai đoạn sau.

3. Viết ra tất cả mọi thứ. Hãy chắc chắn là bạn có đủ giấy trắng hoặc bảng để viết ra mọi thứ.

4. Đừng lo ngại là mình đang xây dựng dựa trên ý tưởng của người khác. Đôi khi những sửa chữa nhỏ sẽ cải thiện những ý tưởng lớn.

Bạn có giữ các cuộc họp ở mức đơn giản nhất có thể không?

Bất cứ khi nào có thể, hãy dùng bảng hay giấy bút. Không nên dùng PowerPoint hay bất cứ công cụ kỹ thuật nào. Chúng luôn có thể hỏng: đèn projector cháy, dây cắm máy tính xách tay không vừa… Như thế sẽ rất mất thời gian.

“Nếu bạn muốn làm bất cứ việc gì, không thể không có các cuộc họp.”

John Kenneth Galbraith, nhà kinh tế học (1908 – 2006)

Các quy định đã được đặt ra chưa?

Có một số quy định ngoài việc khiến cho mọi người đến tham dự được chuẩn bị sẵn sàng còn làm cho cuộc họp hiệu quả và dễ chịu hơn. Sau đây là một số gợi ý khác:

• Tất cả đều phải đúng giờ. Biện pháp: không cho những người đến muộn tham gia nữa, lần sau chắc chắn họ sẽ đúng giờ.

• Tắt điện thoại. Biện pháp: để tất cả điện thoại ở một chỗ quy định bên ngoài.

• Tất cả đều phải tỉnh táo. Biện pháp: bỏ hết ghế ngồi ra ngoài, mọi người đều phải đứng khi họp.

• Tôn trọng nhau bằng cách không ngắt lời người khác và không chiếm lĩnh quá nhiều thời gian trong các cuộc trao đổi. Nếu cần thiết, người chủ tọa phải can thiệp.

• Trong một cuộc họp dài cần có thời gian nghỉ giải lao.

• Có hoa quả và nước uống.

Bạn có thể không kiểm soát hoặc gây ảnh hưởng đến tất cả các yếu tố của một cuộc họp, nhưng chỉ cần thay đổi một số ít trong đó thôi cũng làm nên những khác biệt lớn. Nếu bạn không phải là người đưa ra quyết định họp, hãy thảo luận với người đó. Chắc chắn họ cũng đã chán ngấy những cuộc họp dài dòng thiếu tập trung và sẽ rất hoan nghênh ý kiến của bạn.

Trong những điều trên bạn có thể áp dụng điều gì cho những cuộc họp mà bạn tham gia:

_______________________________________________

_______________________________________________

Tác động ngược của việc kết giao

Hãy làm một bài kiểm tra nhỏ sau đây: Dưới đây là chia sẻ của một doanh nhân. Hãy đọc xem bạn cảm thấy thế nào: “Được kết giao thật vui vẻ và thoải mái, lúc nào bạn cũng có thể nói chuyện với mọi người, khi xếp hàng ở cửa hàng, ở thẩm mỹ viện, trên máy bay… Bạn không biết bắt đầu như thế nào ư? Hãy đưa ra một lời khen. Những người lạ luôn có cái gì đó hấp dẫn và đáng ngưỡng mộ. Hãy nói điều đó thật chân thành.”

Nếu bạn đồng ý với ý kiến trên, hãy bỏ qua phần còn lại của chương này vì chắc chắn bạn là người có tài kết giao bẩm sinh. Tuy nhiên, nếu bạn khó chịu với ý kiến đó, thì hãy tiếp tục cùng tôi khám phá những cách khác giúp bạn tập trung vào việc kết giao.

Trong các cuộc giao tế thông thường, mọi người thường trao đổi card làm ăn trong khi trò chuyện. Vào cuối mỗi bữa tiệc, bạn sẽ thấy mình có một túi đầy card mà không nhớ nổi cái nào của ai. Những người có card của bạn cũng cảm thấy như vậy. Lời khuyên phổ biến là bạn nên tỏ ra hứng thú với người khác. Tuy nhiên, điều này chỉ dẫn đến việc cả hai người giả vờ có hứng thú với nhau nhưng lại ngấm ngầm chờ đợi cơ hội được nói về bản thân và bất cứ cái gì họ thích thú. Lời khuyên của tôi là: Nếu bạn thấy không thoải mái khi tham dự các cuộc giao tế kiểu này, bạn không nên đi. Tất nhiên việc tạo quan hệ là quan trọng, nhưng còn có nhiều cách khác. Chúng ta sẽ sớm thảo luận về điều này, tuy nhiên nếu bạn vẫn tham dự một cuộc giao tế, thì có vài chỉ dẫn giúp bạn thu được nhiều kết quả hơn.

Khám phá con người thích kết giao trong bạn

Có khi nào bạn thích thú với việc gặp gỡ những người mới hay thoải mái và tự tin thể hiện bản thân? Hãy nhớ lại hoặc tưởng tượng những lúc như vậy, và tạo ra một cái Tôi khác cho trạng thái đó. Đặt mình vào trạng thái đó mỗi khi bạn phải tham dự một cuộc giao tế. Đừng cố gắng bắt chước những người hăng hái, hướng ngoại, lúc nào cũng bắt tay nồng nhiệt, thay vào đó, hãy tìm một mẫu người khiến bạn thấy thoải mái nhất.

Tham dự 20% sự kiện hữu ích nhất

Các cuộc gặp, tiệc tùng, hội nghị và các sự kiện khác luôn diễn ra liên miên. Bạn phải đưa ra những ưu tiên và chỉ tham dự 20% những sự kiện mang lại 80% kết quả. Đó nên là những sự kiện có hai đặc điểm chung:

• Hầu hết người tham dự không cùng ngành với bạn. Nếu bạn là một nhân viên bảo hiểm, thì bạn tham dự cuộc gặp của các hãng bảo hiểm để làm gì? Chắc chắn sẽ rất vui khi bàn chuyện làm ăn, phàn nàn về một số kiểu khách hàng, những thủ tục rườm rà gần đây của chính phủ… nhưng nó không mang đến cho bạn thêm vụ làm ăn nào. Tham dự những bữa tiệc có các khách hàng tiềm năng muốn mua loại bảo hiểm bạn bán sẽ hứa hẹn hơn nhiều.

• Có những sự kiện hữu ích hơn những bữa tiệc như: một lễ trao giải thưởng, lễ kỷ niệm, một sự kiện từ thiện… Đây là cơ hội để bạn nói về người khác hơn là về bản thân mình. Nếu người khác thích những điều bạn làm, bạn có thể nói ngắn gọn. Nếu họ thấy tiếp tục hứng thú, hãy cho họ card của bạn nhưng không nhằm mục đích mua bán gì. Nếu bạn không có đủ tiền để tham dự chính thức, hãy làm tình nguyện viên hoặc bằng cách nào đó chỉ cần có thời gian chạy đi chạy lại.

Loại sự kiện nào bạn có thể tham dự đáp ứng được các tiêu chí trên?

_______________________________________________

_______________________________________________

Để trò chuyện thật tự nhiên

Hãy đến một bữa tiệc thật sớm và nói chuyện với càng nhiều người càng tốt. Nhớ là bạn không phải làm vì mục đích kinh doanh gì cả. Những khách hàng tiềm năng tự nhiên sẽ thích thú với những điều bạn làm.

Có một cách rất hay để người khác biết được những gì bạn làm là hỏi về công việc của họ. Hãy cho họ thấy bạn cũng chú ý tới họ như họ chú ý tới bạn ‒ bạn cũng là một khách hàng tiềm năng của họ.

Bạn không cần phải quá chú trọng cách mở đầu câu chuyện. Chỉ cần nhận xét những gì đang diễn ra. Rất tuyệt nếu bạn có một ý tưởng nào hay xuất hiện trong đầu, nếu không, chỉ cần nói “Bạn thấy người đang phát biểu kia thế nào?” “Kết quả này không tồi đúng không?” Tuy nhiên, hãy sẵn sàng với những câu hỏi một khi đã xong màn mở đầu.

Bạn có phải là người nhút nhát không? Hãy tìm những người cũng nhút nhát để nói chuyện. Họ sẽ rất vui nếu bạn nói chuyện với họ. Nhưng cũng đừng chỉ nói chuyện với một người suốt cả buổi tối.

Với những bữa tiệc mà bạn là người tổ chức, hãy để một lối thoát cho mình nếu bạn không thích tham dự và nó không phục vụ nhiều cho nhu cầu của bạn. Nếu bạn đã nói trước với sếp bạn cần về sớm, bạn có thể ra về mà không làm phiền lòng ai cả.

Bạn là người hướng nội nhưng vẫn luôn có các quan hệ tốt

Hiện nay có một cách rất hay để kết nối với mọi người, đó chính là nhờ Internet. Nếu bạn không muốn tham gia một bữa tiệc, bạn vẫn có thể gặp gỡ mọi người, cho dù đó là qua không gian ảo. Hãy tìm một website phổ biến nhất của những người bạn muốn thu hút cho việc kinh doanh của mình, để lại nhận xét trên blog và diễn đàn sao cho chúng thật hữu ích với càng ít thông tin về bạn càng tốt. Khi bạn được biết đến nhiều hơn, mọi người sẽ hỏi về bạn. Lúc đó bạn có thể nói chi tiết về mình.

Nếu bạn thuộc típ người nhút nhát, tại sao không để mọi người tự tìm đến mình? Bạn nên có một website của riêng mình, với những bài báo và những lời khuyên hữu ích trong công việc và đó là một cách để người khác có thể liên hệ với bạn.

Một blog thậm chí còn tốt hơn vì rất dễ thêm người vào. Khuyến khích người khác để lại nhận xét, nhưng cũng đừng tức giận nếu họ không làm thế. Đừng hi vọng có kết quả ngay, phải mất một thời gian cho những người khác tìm ra bạn. Khi đã có một số lượng đáng kể bài viết và tuyệt vời hơn là có một số blog và web kết nối với bạn, các công cụ tìm kiếm sẽ bắt đầu dẫn mọi người tới blog của bạn. Đừng cố gắng bán hàng trên đó, chỉ để mọi người biết về bạn thôi.

Nếu bạn để blog phản ánh con người thật của mình, người khác sẽ đoán biết cảm giác làm ăn với bạn sẽ như thế nào và việc kinh doanh sẽ xuất hiện. Hãy quyết định mức độ thường xuyên viết bài và luôn nhớ điều đó.

“Đừng bao giờ e ngại mong muốn kinh doanh. Một người tự đánh giá mình làm tốt thì cũng sẽ không bao giờ thất bại khi đi làm”

– Thomas Jefferson, chính trị gia (1743-1826)

Bạn có thể viết những bài báo về chủ đề của mình và đăng trên những website. Sau mỗi bài sẽ có đường dẫn tới blog của bạn. Những bài viết của bạn sẽ được đọc và có thể sao đến nhiều trang khác. Bạn cũng nên xem xét việc viết bài cho một số nhà xuất bản địa phương về những gì bạn làm. Người biên tập sẽ cho phép thêm tên bạn, tên công ty và các thông tin liên hệ. Cách đưa thông tin khác là thư quảng cáo của công ty và các ấn phẩm thương mại khác. Nếu nó phù hợp với những gì bạn làm, hãy xuất bản những thư quảng cáo theo từng quý. Dù mục đích cơ bản vẫn là quảng cáo dịch vụ và sản phẩm của bạn, hãy đảm bảo rằng nó đầy đủ thông tin và thú vị.

Bạn có thích nói hơn đọc không? Nếu có hãy chuẩn bị những bài phát biểu để phát trên mạng. Với một bài đăng trên blog, bạn sẽ không cần quan tâm đến các phần tiếp theo. Nếu bạn thích phát biểu thì đó là cách rất hay để thu hút mọi người đến với bạn.

Trong những cách thu hút mọi người ở trên thì cách nào bạn nghĩ là hiệu quả nhất?

_______________________________________________

_______________________________________________

Trong chương này, chúng ta đã khái quát cách tập trung vào các cuộc họp và các bữa tiệc sao cho chúng trở nên hiệu quả và có khả năng mang lại cho bạn kết quả bạn cần. Hãy thêm những kỹ thuật này vào những điều bạn đã học được từ đầu tới giờ.