Cách bạn suy nghĩ và cảm nhận về bản thân là nhân tố chủ chốt quyết định chất lượng cuộc sống của bạn. Mạch nguồn về cảm xúc trong tính cách của bạn là lòng tự tôn hay “mức độ bạn yêu quý bản thân mình”. Lòng tự tôn của bạn được xác định chủ yếu bằng cách bạn tận dụng cuộc sống và thời gian để phát triển tối đa tiềm năng của bản thân, nó tỷ lệ nghịch với hiệu quả công việc của bạn. Mặt bên kia đồng xu của sự tự tôn – “niềm tin vào khả năng của bản thân” – là mức độ năng lực, khả năng và hiệu quả mà bạn tự cảm nhận, giúp bạn giải quyết các vấn đề, hoàn thành công việc và đạt được các mục tiêu. Bạn càng cảm thấy mình có năng lực và hiệu quả thì lòng tự tôn của bạn càng cao, đồng nghĩa với khả năng và năng suất cao hơn. Mỗi yếu tố đều hỗ trợ và củng cố cho yếu tố còn lại. Những người quản lý thời gian hiệu quả cảm thấy lạc quan, tự tin và kiểm soát được cuộc sống của mình.

Quy luật của sự kiểm soát

Tâm lý học về quản lý thời gian được dựa trên một nguyên lý đơn giản mang tên Quy luật của sự kiểm soát. Quy luật này cho biết mức độ bạn cảm thấy hài lòng về bản thân phụ thuộc vào mức độ bạn kiểm soát được cuộc sống của chính mình và ngược lại. Các nhà tâm lý học muốn nói đến sự khác biệt giữa khả năng tập trung kiểm soát bên trong, khi bạn cảm thấy mình làm chủ của số mệnh của mình và khả năng tập trung kiểm soát bên ngoài, khi bạn cảm thấy mình bị chi phối bởi các yếu tố ngoại cảnh. Khi tập trung kiểm soát bên ngoài, bạn cảm thấy mình bị chi phối bởi cấp trên và các hóa đơn, cũng như áp lực từ công việc và trách nhiệm của bản thân. Bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm với quá ít thời gian và không thực sự kiểm soát được thời gian và cuộc sống. Hầu hết những việc bạn làm hàng giờ chỉ là một chuỗi phản ứng và phản hồi lại các biến cố bên ngoài. Có một sự khác biệt rất lớn giữa hành động mang tính chủ động và có mục tiêu và phản ứng hay phản hồi ngay lập tức với áp lực bên ngoài. Đó cũng là khác biệt giữa cảm xúc lạc quan và tự chủ trong cuộc sống với cảm xúc bi quan, căng thẳng và bị áp lực. Để có được phong độ tốt nhất, bạn phải kiểm soát được những lĩnh vực quan trọng trong công việc và cuộc sống cá nhân.

Những suy nghĩ và cảm xúc của bạn

Theo thuật ngữ tâm lý học, mỗi người đều có một khái niệm về bản thân – một chương trình quản lý nội bộ điều khiển hành vi của họ trong mọi lĩnh vực quan trọng của cuộc sống. Những người có khái niệm quản lý thời gian càng cao sẽ càng tổ chức công việc và hiệu quả tốt hơn. Họ có khả năng kiểm soát tốt cuộc sống và công việc của mình. Khái niệm về bản thân của bạn bao gồm toàn bộ ý tưởng, hình ảnh và đặc biệt là niềm tin của bạn về bản thân, nhất là cách bạn sử dụng thời gian của mình. Một số người tin rằng họ rất có tổ chức và làm việc rất hiệu quả trong khi những người khác liên tục cảm thấy bị quá tải vì những yêu cầu của người khác và các tác nhân ngoại cảnh.

Niềm tin trở thành thực tế

Bạn có niềm tin như thế nào về bản thân và khả năng quản lý thời gian của mình? Bạn có nghĩ mình là người quản lý thời gian vô cùng hiệu quả? Bạn có tin rằng mình có năng lực làm việc hiệu quả và có thể kiểm soát tốt công việc và cuộc sống? Dù niềm tin của bạn là gì, nếu xem mình là một người quản lý thời gian xuất sắc, bạn sẽ tự nhiên có hành động phù hợp với niềm tin đó. Bởi vì khái niệm về bản thân khiến bạn không ngừng cố gắng để đạt được sự hòa hợp giữa cách bạn nghĩ về và cách bạn hành xử, nếu tin rằng mình biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

Bạn có thể tham gia các khóa học về quản lý thời gian, đọc sách và thực hành nhiều phương pháp khác nhau, nhưng nếu coi mình là một người quản lý thời gian kém cỏi, thì sẽ không có điều gì có thể giúp bạn. Nếu bạn có thói quen đến muộn trong các cuộc hẹn, hoặc tin rằng mình là một người vô tổ chức, những thói quen đó sẽ trở thành hành vi của bạn một cách tự động. Nếu bạn không thay đổi niềm tin của mình về mức độ hiệu quả của bản thân, khả năng quản lý thời gian của bạn cũng sẽ không đổi.

Ra quyết định

Bạn có thể xây dựng những niềm tin mới tích cực về bản thân và mức độ hiệu quả cá nhân bằng cách nào? Thật may là điều này không hề khó. Bạn chỉ cần áp dụng 4 yếu tố: mong muốn, sự quyết đoán, quyết tâm và kỷ luật. Quan trọng hơn, bạn cần phải quyết tâm xây dựng một thói quen quản lý thời gian cụ thể, như đến sớm trong mọi cuộc hẹn trong thời gian tới. Mọi thay đổi trong cuộc sống của bạn sẽ xuất hiện khi bạn quyết định làm một việc gì đó theo cách khác đi. Và quyết định trở thành một người quản lý thời gian xuất sắc chính là bước khởi đầu quan trọng.

Lập trình cho tâm trí của bạn

Khi đã quyết định trở thành một người làm việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng nhiều kỹ thuật lập trình bản thân. Kỹ thuật đầu tiên là thay đổi cách thức đối thoại nội tâm. 95% những cảm xúc của bạn và hành động kéo theo chúng được quyết định bởi cách bạn đối thoại với bản thân trong phần lớn thời gian. Hãy tự nhủ: “Tôi là một người tổ chức tốt và có năng suất cao”. Bất cứ khi nào thấy bị quá tải bởi công việc, hãy nghỉ ngơi và tự nhủ: “Tôi là người tổ chức tốt và có năng suất cao.” Hãy liên tục khẳng định với bản thân rằng, “Tôi là một người quản lý thời gian xuất sắc”. Nếu có người hỏi về cách bạn sử dụng thời gian, hãy nói với họ: “Tôi là một người quản lý thời gian xuất sắc.” Bất cứ khi nào bạn nói rằng, “Tôi là một người tổ chức tốt”, tiềm thức của bạn sẽ tiếp nhận những lời này như một mệnh lệnh và bắt đầu khuyến khích cũng như thúc đẩy bạn trở thành một người tổ chức tốt thực sự thông qua những hành vi của mình.

Hình dung về điều bạn muốn trở thành

Cách thứ hai để thay đổi hành vi của bạn là hình dung bản thân như một người quản lý thời gian xuất sắc. Hãy xem mình là một người hiệu quả, tổ chức tốt và kiểm soát được cuộc sống. Hãy nhớ rằng con người bạn “thấy” bên trong chính là người bạn sẽ “trở thành” ở bên ngoài. Nếu là một người tổ chức tốt và có năng suất cao, bạn sẽ thay đổi hành vi của mình như thế nào? Điều gì sẽ thay đổi trong cách bạn ứng xử ngày hôm nay? Hãy vẽ ra một bức tranh về bản thân với nhân vật trung tâm là một người điềm tĩnh, tự tin, có hiệu suất cao, tâm lý thoải mái hơn và có thể hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn. Hãy tưởng tượng một người có năng suất cao sẽ như thế nào. Liệu bàn làm việc của anh ta có sạch sẽ và gọn gàng không? Liệu người đó có tỏ ra thoải mái không? Hãy liên tưởng một cách rõ ràng về bản thân như một người có thể kiểm soát thời gian và cuộc sống.

Hành động theo giả định

Cách thứ ba để lập trình bản thân là hành động như thể bạn là một người quản lý thời gian hiệu quả. Hãy coi bản thân là một người có tổ chức trong mọi việc. Nếu đã là một người quản lý thời gian xuất sắc, bạn sẽ hành động như thế nào? Bạn sẽ làm điều gì khác đi? Về thời gian và năng suất cá nhân, cách bạn làm mọi việc so với hiện tại có gì khác? Điều thú vị là, ngay cả khi bạn không nghĩ mình là một người sử dụng thời gian hiệu quả hôm nay, nhưng bạn coi đó là sự thực, những hành động này sẽ tạo nên cảm xúc về hiệu quả cá nhân. Bạn có thể thực sự thay đổi những hành động, thói quen và hành vi của mình khi cư xử theo giả định “nếu như”.