Tôi đã nghiên cứu về quản lý thời gian trên 30 năm, đọc hàng trăm cuốn sách và bài viết về chủ đề này, nghe vô số các chương trình ghi âm và tham dự các buổi hội thảo. Với những kiến thức tổng hợp được, tôi đã viết nhiều sách về quản lý thời gian bán chạy trên toàn thế giới, sản xuất các chương trình học bằng âm thanh và băng hình và tổ chức nhiều hội thảo về quản lý thời gian trên khắp thế giới. Tôi phát hiện ra một điều thật đơn giản: Ý nghĩa của việc quản lý thời gian là giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng nhất mình có thể làm vào thời điểm hiện tại, cung cấp cho bạn các công cụ và kỹ thuật để bắt đầu ngay lập tức với nhiệm vụ đó và tiếp tục xử lý nó cho đến khi hoàn thành. Tôi đã giải thích về phương pháp ABCDE ở chương trước. Đó chính là một trong những phương pháp thiết lập các ưu tiên hiệu quả nhất từng được tìm ra. Ngoài ra còn có những kỹ thuật khác mà bạn có thể sử dụng để thiết lập các ưu tiên.

Nguyên lý Pareto

Vào năm 1895, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đã kết luật rằng quy tắc 80/20 có vẻ là đúng với tiền bạc, tài sản và sự tích lũy của cải trong mọi xã hội. Sau nhiều năm nghiên cứu, ông phát hiện ra rằng 20% các cá nhân và gia đình mà ông gọi là “số ít quan yếu” nắm giữ 80% tất cả của cải và tài sản tại châu Âu. Quy tắc 80/20 dường như đúng với hầu hết mọi lĩnh vực của đời sống con người, nhất là trong các công việc và trách nhiệm. Điều đó nghĩa là 20% các việc bạn làm sẽ chiếm 80% giá trị mà bạn tạo ra. Peter Drucker cho rằng trong thực tế, tỷ lệ phổ biến là “quy tắc 90/10”. Có những khi 10% công việc bạn làm sẽ chiếm tới 90% giá trị. Khi bạn khởi động mỗi ngày với một danh sách các công việc và trách nhiệm, trước khi bắt đầu làm việc, hãy xem qua danh sách này và chọn ra 20% công việc hàng đầu sẽ có đóng góp lớn nhất tới việc đạt được các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Nếu bạn có một danh sách 10 đầu việc cần hoàn thành trong ngày, 2 trong số các đầu việc đó sẽ có giá trị hơn tất cả những đầu việc khác cộng lại. Khả năng xác định rõ ràng hai đầu việc đó và thực hiện chúng trước tiên sẽ đóng vai trò chủ chốt quyết định thành công của bạn trong sự nghiệp.

Đặt ra áp lực

Đây là một kỹ thuật khác mà bạn có thể dùng để thiết lập các ưu tiên. Hãy lập danh sách những việc cần làm hàng ngày và tự hỏi: “Nếu tôi được cử đi khỏi thành phố trong một tháng kể từ ngày mai, tôi muốn chắc chắn sẽ hoàn thành những việc nào trong danh sách này trước khi đi?” Kẻ thù lớn nhất của việc quản lý thời gian và hiệu suất cá nhân ngày nay là “tập trung vào những việc nhỏ nhặt”. Do mỗi người đều có khuynh hướng chọn lối đi ít bị cản trở nhất và hài lòng với vùng an toàn của mình, lẽ bình thường và tự nhiên là người ta thường bắt đầu mỗi ngày với những nhiệm vụ và hoạt động nhỏ nhặt, dễ dàng, vui vẻ, thú vị và thường là không quan trọng. Nhưng than ôi, bất cứ điều gì bạn bắt đầu làm vào đầu ngày sẽ nhanh chóng trở thành khuynh hướng mà bạn sẽ tuân theo trong những giờ tiếp theo. Đến cuối ngày, bạn có thể nhận ra rằng mình đã dành toàn bộ thời gian vào những công việc nhỏ nhặt và vô nghĩa, và sẽ không đạt được điều gì có giá trị thực sự.

Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn

Một kỹ thuật khác bạn có thể dùng là tưởng tượng rằng mình đi làm vào buổi sáng thứ Hai và sếp bạn thông báo một tình huống khó xử. Ông vừa trúng một kỳ nghỉ miễn phí cho hai người ở một khu nghỉ dưỡng tuyệt đẹp với vé máy bay hạng nhất. Vấn đề là ông ấy quá bận để có thể sử dụng giải thưởng này, nhưng nó lại bị giới hạn về thời gian và cần phải được sử dụng ngay từ sáng ngày hôm sau. Sếp của bạn đã đưa ra một thỏa thuận: nếu bạn có thể hoàn thành tất cả những việc quan trọng nhất của mình vào cuối ngày thứ Hai, ông ta sẽ tặng vợ chồng bạn kỳ nghỉ tuyệt vời và miễn phí này. Nếu bạn nhận được một phần thưởng hay động cơ như vậy, bạn sẽ làm gì? Có thể bạn sẽ thấy kinh ngạc về khối lượng công việc mình có thể hoàn thành chỉ trong ngày hôm đó. Có thể bạn sẽ hoàn thành được 20% quan trọng nhất trong các công việc mà bạn đã lên kế hoạch cho cả tuần. Với một hình thức khuyến khích như vậy, bạn sẽ không để lãng phí một phút nào. Bạn sẽ không tốn thời gian buôn chuyện với các đồng nghiệp mà sẽ bắt tay vào việc từ sớm, làm việc qua giờ nghỉ và tập trung tâm trí vào việc giải quyết các công việc tồn đọng bằng cách hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn sẽ trở thành một trong những người có năng suất cao nhất ở cơ quan trong phút chốc. Đây là một bài tập tuyệt vời mà bạn có thể áp dụng với bản thân. Bài tập này minh họa cho thực tế rằng hiệu suất của bạn chủ yếu phụ thuộc vào sự lựa chọn. Với một động lực đủ lớn, bạn sẽ thấy kinh ngạc về hiệu suất của mình gần như chỉ sau vài phút. Với một động lực đủ lớn và quyết định của bản thân, bạn sẽ gần như ngay lập tức trở thành một trong những người đáng giá nhất trong tổ chức.

Quy luật của số ba

Đây có lẽ là nguyên lý xứng đáng với chi phí và thời gian mà bạn bỏ ra để đọc cuốn sách này. Nó được dựa trên một phát hiện kỳ diệu của tôi sau nhiều năm làm việc với hàng ngàn lãnh đạo và chủ doanh nghiệp. Nguyên lý này cho biết dù bạn có làm bao nhiêu việc khác nhau trong một tuần hay một tháng, sẽ chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạt động chiếm tới 90% giá trị đối với công việc của bạn. Nếu bạn lập danh sách tất cả những việc mình làm trong một tháng, có thể nó sẽ bao gồm 20, 30 hay thậm chí 40 nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau. Nhưng nếu bạn xem xét danh sách đó một cách kỹ lưỡng từng đề mục một, bạn sẽ thấy rằng chỉ có 3 đề mục trong cả danh sách chiếm 90% đóng góp của bạn trong công ty.

Làm thế nào để bạn có thể xác định “bộ ba chủ chốt” này? Rất đơn giản. Hãy lập danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn từ đầu tháng đến cuối tháng và trong cả năm. Sau đó, hãy trả lời 3 câu hỏi kỳ diệu sau:

1. Nếu tôi chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trong cả ngày, thì hoạt động nào sẽ có đóng góp lớn nhất cho công việc của tôi? Nhiệm vụ quan trọng nhất – điều sẽ có đóng góp lớn nhất với công việc của bạn có thể sẽ hiện lên rõ ràng trước mắt bạn từ danh sách. Thường thì điều đó sẽ khá hiển nhiên với bạn cũng như với những người xung quanh. Hãy khoanh tròn mục đó lại.

2. Nếu tôi chỉ có thể làm hai việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ hai đối với công việc của tôi? Thường thì đề mục này cũng sẽ rất rõ ràng đối với bạn. Có thể bạn sẽ phải suy nghĩ nhiều hơn một chút, nhưng nó thường sẽ sớm hiện ra.

3. Nếu tôi chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ ba đối với công việc của tôi? Khi phân tích các câu trả lời của mình, bạn sẽ thấy rõ rằng chỉ có ba việc mình làm chiếm gần như tất cả giá trị mà bạn tạo ra. Việc bắt đầu và hoàn thành những nhiệm vụ này quan trọng hơn tất cả những việc khác bạn làm.

Có một điểm quan trọng là: nếu bạn không biết câu trả lời cho 3 câu hỏi này, bạn đang gặp rắc rối nghiêm trọng. Bạn đang gặp rủi ro lớn về việc lãng phí thời gian và cuộc sống của mình trong công việc. Nếu bạn không biết câu trả lời cho những câu hỏi kỳ diệu này, bạn sẽ luôn luôn làm những việc có giá trị thấp hoặc không có giá trị gì. Nếu bạn không nắm rõ vì bất cứ lý do nào, hãy đến gặp sếp của mình. Hãy hỏi xem ông ta nghĩ 3 việc quan trọng nhất mà bạn làm có đóng góp lớn nhất trong công việc là gì. Hãy hỏi các đồng nghiệp của bạn. Hãy hỏi vợ hay chồng bạn. Nhưng bằng cách nào bạn cũng phải biết được câu trả lời cho 3 câu hỏi này.

Truyền đạt lại

Khi bạn đã nắm rõ về “bộ ba chủ chốt”, bạn cũng phải giúp những nhân viên của bạn nắm được “bộ ba chủ chốt” của họ. Không có việc gì mà bạn có thể làm cho các nhân viên của mình tốt và hào phóng hơn là giúp họ hiểu biết cặn kẽ về những việc quan trọng nhất mà họ làm có đóng góp lớn nhất với công ty. Trong một bộ phận hoặc tổ chức được quản lý hiệu quả, các nhân viên đều biết chính xác những việc quan trọng nhất họ có thể làm để có thể đạt thành quả lớn nhất. Đồng thời mọi nhân viên cũng cần biết ba việc chủ chốt của những người khác là gì. Mọi người cần luôn làm việc độc lập và theo nhóm để hoàn thành những nhiệm vụ chủ chốt đó. Những người có thiên hướng “tư duy nhanh” thường phản hồi lại những yêu cầu và áp lực của thời điểm hiện tại. Họ liên tục đi lệch hướng khỏi những nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất của mình. Nhưng phong cách này không phải dành cho bạn. Trước khi bạn bắt đầu vào việc, hãy dành thời gian để suy nghĩ một cách chậm rãi, chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất và bắt đầu làm việc đó mà không bận tâm đến các việc khác.