Để đạt năng suất cao trong công việc, bạn cần tập trung vào những việc có giá trị và quan trọng nhất cả ngày. Việc nắm rõ các nhiệm vụ quan trọng là điều cần thiết để đạt được hiệu quả điều hành và năng suất cao. Chúng là những việc bạn được thuê làm, hoàn thành hay đạt được. Chúng là những ưu tiên hàng đầu của bạn xét về giá trị mà bạn đóng góp cho công ty. Đây là những nhiệm vụ mà khi được hoàn thành sẽ quyết định liệu bạn có làm tròn trách nhiệm với công ty và bản thân hay không. Những nhiệm vụ chính mà bạn được thuê để hoàn thành là gì? Hãy thử hỏi câu này theo cách khác: “Tại sao bạn lại được trả lương?” Đây là một câu hỏi về mặt tổ chức quan trọng mà bạn cần đặt ra từng giây phút mỗi ngày – nhất là khi bạn bị quá tải với quá nhiều việc cần làm với quá ít thời gian.

Một nhiệm vụ chính có thể được định nghĩa là nhiệm vụ có ba đặc tính cụ thể:

1. Đó là việc mà bạn nhất định phải làm để hoàn thành các trách nhiệm và yêu cầu về công việc.

2. Đó là việc mà bạn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn. Nếu bạn không tự mình làm nó, không ai khác có thể hoặc sẽ làm việc đó thay bạn.

3. Đó là việc hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Bạn không cần sự hỗ trợ hoặc tham gia của người khác để hoàn thành nó.

Nếu bạn không chắc chắn về những nhiệm vụ chính của mình, hãy hỏi sếp của bạn. Hãy hỏi ông ta: “Chính xác thì tôi được trả lương vì lý do gì?”

Một điều khá bất ngờ là hầu hết các nhà quản lý cũng không biết trả lời câu hỏi này. Họ chưa bao giờ suy nghĩ kỹ càng vì sao bạn lại có trong biên chế, hay thậm chí tại sao mình lại ở trong biên chế. Khi đặt ra câu hỏi này và buộc sếp mình suy nghĩ kỹ càng về nó, bạn sẽ giúp cả hai bên trở nên hiệu quả và năng suất hơn trong công việc.

Đi đúng hướng

Một câu hỏi thứ hai liên quan đến các nhiệm vụ chính là: “Việc gì chỉ tôi mới có thể làm mà nếu thực hiện xuất sắc sẽ tạo nên khác biệt thực sự cho tổ chức?” Thực tế là có một câu trả lời cụ thể cho câu hỏi này trong hầu như mọi thời điểm trong ngày. Trong công việc của bạn, có những việc mà chỉ bạn mới có thể làm. Nếu bạn không thực hiện những việc đó, sẽ không có ai khác làm chúng thay bạn. Nếu bạn thực hiện tốt, chúng sẽ tạo nên những khác biệt đáng kể đối với công việc và công ty của bạn. Đây là những hoạt động cụ thể có đóng góp lớn nhất tới công việc của bạn. Để có thể đạt phong độ cao nhất, bạn phải hoàn toàn nắm rõ về những hoạt động có giá trị cao nhất mà chỉ bạn mới có thể thực hiện xuất sắc. Hãy nhớ rằng luôn có hàng trăm những việc nhỏ mà bạn có thể làm nhưng nếu được thực hiện tốt cũng chỉ tạo nên những khác biệt rất nhỏ đối với thành công của bạn. Tập trung vào những nhiệm vụ chính là cách nhanh nhất để thúc đẩy hiệu quả, năng lực, sự thuyết phục, nhiệt huyết và năng lượng. Bạn sẽ luôn cảm thấy tràn đầy tự tin vào khả năng của bản thân sau khi hoàn thành một việc quan trọng và có ý nghĩa lớn với bản thân và công ty. Mặt khác, trong thời đại của những gián đoạn ngày nay, bạn sẽ cảm thấy tự ti, thất vọng, căng thẳng và trầm cảm khi làm một việc gì đó mà bạn biết rằng chỉ có vai trò không đáng kể với việc thực hiện các mục tiêu chính của bản thân.

Xác định các nhiệm vụ chính

Hiếm có công việc nào có trên 5 đến 7 nhiệm vụ chính. Mỗi nhiệm vụ chính (KRA) là một nhiệm vụ cụ thể mà bạn phải làm để có thể hoàn thành các trách nhiệm về kết quả chung trong công việc.

Chẳng hạn nếu bạn là một nhân viên kinh doanh, các nhiệm vụ chính của bạn là:

1. Khảo sát (tìm kiếm khách hàng mới để trao đổi)

2. Xây dựng lòng tin và mối quan hệ với khách hàng tiềm năng để họ sẵn sàng lắng nghe bạn

3. Xác định chính xác các nhu cầu

4. Giới thiệu sản phẩm của bạn một cách thuyết phục

5. Phản hồi lại những ý kiến trái chiều một cách rõ ràng

6. Kết thúc bán hàng một cách dứt khoát

7. Tiếp nhận việc bán lại và giới thiệu từ các khách hàng hài lòng

Mỗi một nhiệm vụ này cần phải được thực hiện để bạn có thể hoàn thành trách nhiệm của một nhân viên kinh doanh cho công ty.

Là một nhà quản lý, bạn cũng có 7 nhiệm vụ chính đó là:

1. Lập kế hoạch (quyết định chính xác những việc cần thực hiện)

2. Tổ chức (tập hợp nhân lực, tiền bạc và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch)

3. Tuyển dụng (tìm kiếm những người phù hợp để làm việc cùng bạn và thực hiện các mục tiêu)

4. Ủy quyền (đảm bảo rằng mọi người biết chính xác họ phải làm gì, vào lúc nào và với chất lượng như thế nào)

5. Giám sát (đảm bảo mỗi công việc được thực hiện đúng tiến độ và đạt yêu cầu về chất lượng)

6. Đo lường (đặt ra các tiêu chuẩn và cột mốc cũng như lộ trình để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng)

7. Báo cáo (đảm bảo rằng mỗi người cấp trên, cấp dưới và ngang hàng với bạn biết chính xác bạn đang làm gì và đạt được kết quả gì)

Hơn 90% các vấn đề của bạn trong quản lý và cuộc sống là do sự lơ là một trong những nhiệm vụ chính trên. Điều này giống như việc bỏ sót một gia vị quan trọng trong công thức nấu ăn. Vì một lý do mà món ăn đã không còn “ngon đúng điệu” nữa.

Sự rõ ràng rất quan trọng

Tất cả mọi người ở mọi cấp bậc trong tổ chức cần biết các nhiệm vụ chính của mình là gì. Hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên của bạn nắm rõ về đóng góp có giá trị nhất của họ đối với tổ chức. Một trong những điều tốt nhất bạn có thể dành cho các nhân viên của mình là giúp họ nắm rõ những việc quan trọng và có giá trị nhất mà họ có thể làm và sau đó giúp họ đạt được những mục tiêu này đúng hạn. Dù đang ở cấp bậc nào trong tổ chức, bạn cần phải biết hai điều: Thứ nhất là những nhiệm vụ chính của sếp bạn là gì? Nhiệm vụ ông ấy cần hoàn thành có vai trò quan trọng nhất đối với thành công của tổ chức là gì? Nếu bạn không biết câu trả lời cho những câu hỏi này, bạn sẽ không thể giúp sếp của mình hoàn thành nhiệm vụ, điều vốn rất quan trọng đối với thành công của chính bạn. Thứ hai là bạn cần phải biết các nhiệm vụ chính của mình là gì. Ngoài ra, mỗi nhân viên của bạn cũng phải biết câu trả lời cho câu hỏi này cũng như phải biết về những nhiệm vụ chính của mình theo trình tự quan trọng và thời hạn cần hoàn thành chúng.