Sự tập trung và khả năng xử lý một việc duy nhất là những yếu tố thiết yếu để đạt được mọi thành tựu lớn. Tập trung nghĩa là khi bạn đã bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết tâm kiên trì với nó mà không đi lạc hướng hay xao nhãng. Khả năng tập trung tâm trí vào cách sử dụng thời gian quan trọng nhất của bạn chính là yêu cầu số một để thành công. Bạn có thể đáp ứng mọi yêu cầu khác bằng trí tuệ, khả năng và sự sáng tạo của mình, nhưng nếu không thể tập trung vào từng việc cụ thể, bạn sẽ không thể thành công. Bạn cần phải làm những việc quan trọng nhất trước tiên, một cách lần lượt và bỏ qua những việc thứ yếu. Nếu bạn không buộc bản thân tập trung toàn tâm ý vào những việc cụ thể, bạn sẽ luôn chỉ làm những việc có mức độ ưu tiên thấp. Hãy luôn luôn dành đủ thời gian cho những ưu tiên hàng đầu của bạn. Hãy xác định thời gian cần thiết để làm một việc và thêm 30% thời gian dự phòng cho những sự gián đoạn đột xuất, các tình huống cấp bách và trách nhiệm mới phát sinh. Với một khoản dự phòng 30% thời gian, chắc rằng bạn sẽ dự tính được khá chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Đây là một trong những bí quyết để đạt được hiệu suất cao trong công việc.

Earl Nightingale đã nói: “Tất cả những thành tựu vĩ đại trong cuộc sống đều đến từ sự tập trung được duy trì trong thời gian dài.”

Luyện tập xử lý từng việc

Xử lý từng việc là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian và nguyên tắc quản lý cuộc sống quan trọng nhất. Khi đã bắt đầu một nhiệm vụ, bạn phải tiếp tục với nó cho đến khi hoàn thành. Xử lý từng việc đòi hỏi bạn phải chấm dứt việc nâng lên và đặt xuống nhiều lần một nhiệm vụ, chuyển sang làm việc khác rồi quay lại. Khi bạn đã tiếp nhận và bắt đầu một việc, hãy buộc mình phải hoàn thành nó trước khi chuyển sang làm việc tiếp theo. Hãy áp dụng cách xử lý từng việc với các thư từ của bạn. Hãy bỏ qua những thứ không quan trọng ngay lập tức và xử lý các tài liệu quan trọng một lần duy nhất bằng cách phân loại hoặc phản hồi ngay. Nguyên tắc xử lý từng việc được phổ biến bởi chuyên gia về quản lý thời gian Alan Lakein xuất phát từ các nghiên cứu về thời gian và sự vận động so sánh kết quả của những người luôn tập trung tâm trí và những người luôn làm việc một cách ngắt quãng, bỏ đi rồi quay lại với một việc nhiều lần trong khi thực hiện nó. Những nghiên cứu này phát hiện ra rằng mỗi lần bạn tạm dừng một việc và chuyển sang việc khác, bạn bị mất đà và nhịp điệu trong công việc và không còn nắm bắt được mình đang làm đến đâu. Khi quay lại với việc đó, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải xem xét lại những việc đã làm trước đó, dò vị trí trước khi dừng lại và bắt đầu lại công việc. Quá trình này có thể cần lượng thời gian gấp 5 lần để hoàn thành công việc so với việc nếu bạn tiếp tục làm nó một mạch từ đầu đến cuối.

Nói một cách đơn giản, xử lý từng việc có thể rút ngắn thời gian mà bạn cần để hoàn tất một nhiệm vụ quan trọng xuống 80%, đồng thời làm tăng đáng kể chất lượng của các kết quả.

Tránh đa nhiệm

Hiện nay có khá nhiều tranh luận về khái niệm đa nhiệm. Một số người nghĩ rằng họ có khả năng đạt hiệu suất cao khi làm nhiều việc cùng lúc. Các nghiên cứu hiện đã chứng minh rằng ý tưởng này là hoàn toàn sai lầm. Các chuyên gia phát hiện ra rằng đa nhiệm thực chất là việc “chuyển đổi giữa các nhiệm vụ”. Thực tế, bạn chỉ có thể làm một việc một lúc. Nếu bạn ngừng làm một việc để chuyển sang việc khác, bạn phải chuyển toàn bộ sự chú ý và năng lượng của mình sang nhiệm vụ mới. Khi quay lại với công việc lúc trước, bạn chỉ đang dịch chuyển sự chú ý của mình giống như rọi một chùm sáng từ mục tiêu này sang mục tiêu khác. Khi đó bạn sẽ phải lấy lại nhịp độ làm việc với công việc cũ để có thể phải bắt đầu lại với nó.

Ngốc và ngốc hơn

Theo tờ USA Today, mỗi lần bạn chuyển từ việc này sang việc khác và quay trở lại, bạn sẽ phải tiêu tốn một phần trí tuệ và năng lực của não bộ. Vào cuối một ngày bận rộn với nhiều việc cùng lúc, bạn có thể giảm đến 10 điểm IQ. Như vậy, bạn dần trở nên kém thông minh hơn trong ngày và đến cuối ngày sẽ bị kiệt sức và thường xuyên thiếu quyết đoán với những chuyện nhỏ nhặt như mình muốn ăn gì vào hay xem chương trình gì trên tivi vào buổi tối. Làm nhiều việc cùng lúc có vẻ hấp dẫn nhưng lại là một cách sử dụng thời gian gây ảo tưởng. Nó có thể gây hại tới sự nghiệp của bạn và làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất có vai trò quyết định tới thành công của bạn.

Quyết tâm phải tập trung

Ngày hôm nay hãy quyết tâm tạo thói quen lập kế hoạch cho công việc một cách cẩn thận, thiết lập các ưu tiên và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Khi bạn bắt đầu làm nhiệm vụ chủ chốt của mình, hãy quyết tâm dành toàn bộ sự tập trung cho nó mà không đi lạc hướng hay xao nhãng cho đến khi hoàn thành. Một trong những kỹ thuật được các nhà lãnh đạo hiệu suất cao sử dụng đó là làm việc tại nhà vào buổi sáng hay buổi tối hoặc cuối tuần khi bạn có thể tập trung tâm trí mà không bị làm phiền. Một yếu tố quan trọng khác để có thể tập trung toàn bộ tâm trí là tránh xa “cám dỗ của sự xao nhãng”. Thay vì trả lời tất cả các email hay cuộc gọi, hãy tắt bỏ chúng. Hãy đóng cửa lại, tắt các thiết bị và gạt mọi thứ sang một bên để có thể xử lý nhiệm vụ sẽ tạo nên khác biệt lớn nhất cho công ty và sự nghiệp của bạn ở thời điểm này. Khi bạn tạo được thói quen đó, chẳng mấy chốc hiệu suất và thành quả của bạn sẽ được tăng gấp nhiều lần.