Scotty: Tất cả là của ngài, thưa ngài. Tất cả hệ thống được tự động hóa và đã sẵn sàng. Một chú tinh tinh và hai nhân viên học việc cũng có thể điều hành hệ thống này!

Đại Tá Kirk: Cảm ơn anh, Scott. Tôi sẽ cố không sử dụng nó một mình.

– Trích phim STAR TREK (Du hành giữa các vì sao) 8. Đi tìm nguồn lực sống từ bên ngoài1

TRÚT BỎ NHỮNG GÁNH NẶNG VÀ TẬN HƯỞNG ÍCH LỢI CỦA ĐẦU CƠ TOÀN CẦU2

Sự giàu có của một người tỷ lệ thuận với số công việc anh ta có thể chuyển giao cho người khác.

– HENRY DAVID THOREAU, nhà tự nhiên học

Nếu tôi kể câu chuyện này cho bạn nghe, chắc hẳn bạn sẽ không tin, vì thế tôi sẽ để anh bạn AJ Jacobs làm thay tôi việc này.

Câu chuyện này sẽ đặt nền móng cho những điều không tưởng, những việc mà tự bạn có thể thực hiện.

1 Outsourcing: Việc một thể nhân hay pháp nhân chuyển giao việc thực hiện toàn bộ một chức năng sản xuất – kinh doanh nào đó, bao gồm cả tài sản vật chất và nhân lực cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên môn hóa trong lĩnh vực đó.

2 Geoarbitrage: Là khai thác triệt để việc đặt giá toàn cầu và khác biệt tiền tệ nhằm thu lợi nhuận hoặc phục vụ cho đời sống cá nhân.

Đi tìm nguồn lực cuộc sống từ bên ngoài

(Một câu chuyện có thật của Jacobs, Tổng biên tập tạp chí Esquire)

VIỆC XẢY RA một tháng trước. Khi đó tôi đang đọc được một nửa cuốn The World is Flat (Thế giới phẳng), cuốn sách bán rất chạy của tác giả Tom Friedman. Toàn bộ cuốn sách nóivề quá trình chuyển lao động sang Ấn Độ và Trung Quốc, đó không chỉ là việc hỗ trợ kỹ thuật và chế tạo xe hơi, mà còn nhằm dịch chuyển mọi ngành công nghiệp tại Mĩ, từ luật pháp, ngân hàng tới kế toán.

Tôi không phải là chủ một doanh nghiệp lớn; thậm chí tôi còn chẳng có lấy nổi một chiếc thẻ doanh nhân mới nhất. Tôi là một nhà báo, một biên tập viên làm việc tại nhà, trong bộ đồ soóc, hay bộ pyjama nếu cần lịch sự hơn. Và rồi, tôi nghĩ, tại sao chỉ có 500 công ty đứng đầu do tạp chí Fortune bình chọn được hưởng tất cả mọi tiện ích? Tại sao tôi lại không thể tham gia vào xu hướng kinh doanh lớn nhất của thế kỷ mới này? Tại sao tôi lại không thể thuê ngoài những nhiệm vụ thứ yếu? Tại sao tôi không thể thuê ngoài đời sống của mình?

Ngày hôm sau, tôi gửi Email cho Brickwork, một trong những công ty mà Friedman đã đề cập tới trong cuốn sách của mình. Brickwork là công ty có trụ sở đặt tại Bangalore, Ấn Độ. Công ty này cung cấp dịch vụ “trợ lý Giám đốc từ xa” cho đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp tài chính, các công ty y tế cần xử lý thông tin. Trong Email, tôi viết cần thuê một người giúp giải quyết các công việc liên quan tới Esquire như nghiên cứu, chuẩn hóa memo… Giám đốc Điều hành chính của công ty, ông Vivek Kulkarni, đã trả lời “thật vinh hạnh được nói chuyện với một người tầm cỡ như anh.” Thật sự, tôi rất thích câu này. Tôi chưa bao giờ có tiếng tăm. Ở Mĩ, không mấy khi tôi yêu cầu một ông chủ của Bennigan phải kính trọng mình, vì thế tôi rất hài lòng khi biết mình có tiếng tăm tại Ấn Độ.

Vài ngày sau, tôi nhận được Email từ người “trợ lý từ xa” mới.

Kính gửi ngài Jacobs,

Tôi là Honey K.Balani. Tôi rất vui lòng được làm trợ lý cho ngài trong công việc biên tập cũng như trong công việc cá nhân của ngài. Tôi sẽ cố gắng đáp ứng những yêu cầu của ngài để ngài có thể hài lòng như mong đợi.

Hài lòng như mong đợi. Điều này thật tuyệt. Nhớ lại hồi tôi còn làm việc tại văn phòng, tôi cũng từng có trợ lý, nhưng chưa bao giờ chúng tôi nói về vấn đề “hài lòng như mong đợi”. Thực tế, từ ngữ này chúng tôi chỉ sử dụng trong những cuộc họp trọng thể với bộ phận nhân sự mà thôi.

* * *

TÔI ĐI ĂN TỐI với anh bạn Misha của tôi. Anh này lớn lên tại Ấn Độ, đã thành lập một công ty phần mềm, và nhờ đó trở nên rất giàu có. Tôi nói với anh về vấn đề tìm nguồn lực từ bên ngoài. Misha gợi ý: “Anh nên gọi cho công ty Your Man (YMII) tại Ấn Độ.” Anh giải thích đây là một công ty dành cho những thương gia Ấn Độ đã ra nước ngoài nhưng vẫn còn cha mẹ tại New Delhi hay Mumbai. YMII là công ty chuyên về dịch vụ quản gia để cung cấp cho những thương gia này – công ty sẽ mua vé xem phim, điện thoại di động, và những đồ dùng khác cho các bậc cha mẹ.

Tuyệt vời. Điều này sẽ nâng việc thuê ngoài của tôi lên một tầm cao mới. Tôi sẽ có một đơn vị lao động tinh giản và hữu ích: Honey sẽ giải quyết những vấn đề công việc, còn YMII có thể giúp tôi trong những vấn đề đời sống như thanh toán hóa đơn, sắp xếp các kỳ nghỉ, mua sắm trực tuyến. Rất may, YMII đồng tình với ý kiến này và mong rằng đội ngũ trợ giúp cho tập đoàn Jacobs sẽ tăng gấp đôi.

* * *

HONEY ĐÃ hoàn tất công việc đầu tiên cho tôi: nghiên cứu về người phụ nữ được tạp chí Esquire bình chọn là Người Phụ Nữ Gợi Cảm Nhất hiện nay. Tôi có nhiệm vụ viết tiểu sử về người này, và tôi thực sự không muốn phải kiên trì đọc tất cả các trang web ngạt thở về cô ta. Khi tôi mở tập tài liệu Honey gửi, tôi đã có suy nghĩ: nước Mĩ thật ngu ngốc. Trong tập tài liệu của Honey có đủ cả bản đồ, cả chú thích, thậm chí cả

những phân tích quy củ về con vật nuôi, số đo và những món ăn ưa thích của cô này. Nếu mọi người dân Bangalore đều được như Honey, thì tôi cũng cảm thấy tiếc cho những cử nhân của Mĩ. Họ đang phải đương đầu với một đội quân Ấn Độ giỏi giang, lịch thiệp và khát việc làm.

* * *

TRÊN THỰC TẾ, mấy ngày sau, tôi đã chuyển giao tất cả những công việc vặt trực tuyến cho Asha (theo dịch vụ cá nhân YMII): thanh toán hóa đơn, mua sắm đồ dùng từ drugstore.com, tìm mua cho con trai một chú ếch Tickle Me Elmo1. (Thật ra thì cửa hàng đã hết sạch Tickle Me Elmo, vì thế, Asha đã mua một con Chicken Dance Elmo – một quyết định sáng suốt). Tôi yêu cầu Asha gọi cho Cingular về kế hoạch điện thoại di động của tôi. Chỉ phỏng đoán thôi, nhưng tôi cá là cô ta đã gọi từ Bangalore tới New Jersey, sau đó lại gọi cho một nhân viên của Cingular tại Bangalore. Ý nghĩ này khiến tôi cảm thấy vui.

1 Chú ếch bằng bông màu đỏ với đôi mắt to và cái mũi màu cam, xuất hiện trong loạt chương trình truyền hình Seasame Street từ giữa những năm 1980, rất được trẻ em mến mộ.

* * *

HÔM NAY đã là buổi sáng thứ Tư của cuộc sống “thuê ngoài” của tôi. Khi tôi bật máy tính lên, hòm thư nhận đã đầy những thông tin mới cập nhật từ những trợ lý. Cảm giác có người làm việc cho mình khi đang ngon giấc thật là kỳ lạ, nhưng cũng thật tuyệt vời. Tôi đã không lãng phí thì giờ ngay cả khi đang ngủ; mọi việc vẫn đang được hoàn thành.

* * *

HONEY là người bảo vệ cho tôi. Hãy xem xét điều này: Vì một vài lý do nào đó, Ủy Ban Du Lịch Colorado liên tục gửi Email cho tôi. (Thường thì họ thông báo cho tôi về một lễ hội ở Colorado Springs; trong lễ hội này có vai hề nổi tiếng nhất thế giới.) Tôi

yêu cầu Honey hãy lịch thiệp đề nghị họ dừng việc gửi những thông báo này lại. Sau đây là nội dung bức thư của Honey:

Kính thưa quý ngài,

Ông Jacobs thường xuyên nhận được thư thông báo từ bộ phận tin tức Colorado. Đây đều là những thông tin lý thú. Tuy nhiên, những thông tin này lại không phù hợp với tạp chí Esquire.

Chúng tôi cũng hiểu được quý ngài đã rất nỗ lực trong việc viết ra và gửi những bài báo này cho chúng tôi. Rất tiếc, việc đọc những bài báo và Email này gây lãng phí rất nhiều thời gian cho phía chúng tôi.

Hiện tại, những bức thư này không phục vụ mục đích đúng đắn cho cả hai bên. Vì vậy, chúng tôi đề nghị quý ngài dừng việc gửi thư lại.

Yêu cầu trên không có ý đánh giá thấp công việc nghiên cứu của quý ngài.

Chúng tôi rất hi vọng nhận được sự thông cảm của quý ngài.

Xin chân thành cảm ơn!

Honey K B

Đây có lẽ là lời từ chối hay nhất trong lịch sử báo chí. Lời từ chối này rất lịch sự, nhưng lại ngầm thể hiện thái độ không hài lòng. Honey dường như rất phẫn nộ về việc Colorado gây lãng phí thời gian quý giá của ngài Jacobs.

Tôi quyết định kiểm tra mối quan hệ lôgic tiếp theo: hôn nhân của mình. Những cuộc cãi vã với vợ đang khiến tôi đau đầu – một phần vì Julie, vợ tôi tranh luận có lý hơn. Có thể Asha sẽ làm tốt hơn:

Gửi Asha,

Vợ tôi rất khó chịu vì tôi quên không lấy tiền từ máy rút tiền tự động… Liệu cô có thể nói với vợ tôi rằng tôi yêu cô ấy và khéo léo nhắc nhở vợ tôi rằng chính cô ấy cũng có khi hay quên – tháng trước cô ấy đã để mất ví tới hai lần. Và cô ấy cũng quên mua bấm móng tay cho Jasper.

AJ

Tôi không thể diễn tả tôi đã thích thú thế nào với kết quả nhận được từ việc gửi lá thư này cho Asha. Khó có thể yêu cầu nhiều hơn từ vợ qua một Email gửi từ cách đó nửa vòng trái đất.

Sáng hôm sau, Asha thay mặt tôi đã viết Email cho vợ tôi, nội dung như sau:

Julie thân yêu!

Anh thực sự rất hiểu tại sao em lại giận đến thế khi anh quên không lấy tiền từ máy rút tiền tự động. Anh thật đãng trí, anh xin lỗi.

Nhưng anh chắc chắn rằng, điều này không thể thay đổi được tình yêu anh dành cho em…

P.S. Đây là thư Asha viết thay mặt cho ngài Jacobs

Yêu em

AJ

Như thể Email này vẫn chưa đủ, Asha còn gửi cho Julie một bưu thiếp điện tử. Tôi thử nhấn vào đó: thiệp in hình hai chú gấu Teddy đang ôm nhau, với dòng chữ “Bất kỳ khi nào em cần một vòng tay âu yếm, anh sẽ ở bên em… Anh xin lỗi, em yêu.”

Chà! Những nhân viên thuê ngoài của tôi thật tuyệt vời! Họ đang cứu tôi thoát khỏi chính mình.

Mặt khác, Julie dường như rất hài lòng: “Thật tuyệt, anh yêu. Em tha lỗi cho anh rồi.”

* * *

MẶC DÙ đã trải qua ba tuần với đội trợ giúp, tôi vẫn cảm thấy căng thẳng. Có lẽ, lỗi là do món đồ Chicken Dance Elmo, thứ đồ chơi con trai tôi yêu thích vô cùng còn tôi thì lại đang phát điên lên vì nó. Cho dù vì lý do gì chăng nữa, tôi quyết định giờ là lúc để chinh phục một mặt trận mới: thuê cuộc sống nội tại của tôi.

Trước tiên, tôi thử ủy thác cho nhân viên liệu pháp tâm lý của tôi. Tôi dự định đưa cho Asha danh sách những chứng bệnh loạn thần kinh chức năng của tôi cùng với một hay hai chuyện vặt hồi nhỏ, sau đó yêu cầu cô nói chuyện với bác sĩ tâm lý của tôi trong vòng 50 phút. Kế hoạch hay đấy chứ, phải không? Nhưng bác sĩ tâm lý của tôi đã từ chối. Có lẽ do vấn đề đạo đức nghề nghiệp. Tốt thôi. Thay vào đó, tôi đề nghị Asha gửi cho tôi một bản ghi nhớ nghiên cứu kỹ càng về những liệu pháp giải tỏa căng thẳng thần kinh. Những liệu pháp này có hơi hướng của Ấn Độ, với một vài hình ảnh minh họa và tư thế tập yoga.

Giải pháp này cũng khá ổn, nhưng chưa đủ. Tôi quyết định mình cần phải giao phó cả những nỗi lo lắng của bản thân. Trong suốt vài tuần trước, tôi đã điên đầu nhức óc vì mất quá lâu để hoàn thành một hợp đồng kinh doanh. Tôi đã hỏi Honey liệu cô ấy có đồng ý đau đầu vì việc này thay tôi không. Chỉ trong vài phút mỗi ngày thôi. Cô ta cho đây là một ý tưởng rất hay: “Tôi sẽ lo lắng về vấn đề này hàng ngày”, cô viết: “Ngài không cần phải lo lắng đâu.”

Việc ủy thác cuộc sống nội tại là một trong những thí nghiệm thành công nhất trong tháng của tôi. Mỗi khi bắt đầu trầm ngâm suy nghĩ, tôi lại tự nhắc nhở mình Honey đã làm việc đó thay tôi. Thế là tôi cảm thấy thư giãn. Tôi không hề đùa cợt đâu – chỉ riêng việc này thôi cũng rất đáng giá đấy.

Bạn sẽ ở đâu?

Tương lai là ở đây. Nó vẫn chưa được phân phát rộng rãi đâu.

– WILLIAM GIBSON, tác giả cuốn Neuromancer, người đã sáng tạo ra thuật ngữ “cyberspace” vào năm 1984

Đây là một bản tóm lược ngắn gọn về toàn bộ vấn đề tự động hóa.

Khi tôi thức giấc sáng nay, và được biết hôm nay là thứ Hai, tôi đã kiểm tra hòm thư một tiếng đồng hồ sau bữa sáng.

Sowmya, quốc tịch Ấn Độ, tìm ra một người bạn học phổ thông đã mất liên lạc từ lâu của tôi, còn Anakool, nhân viên của YMII đã kết hợp những bản báo cáo nghiên cứu trên Exel về mức độ hài lòng khi về hưu và số giờ làm việc trung bình hàng năm trong các lĩnh vực khác nhau. Những cuộc phỏng vấn trong tuần được sắp xếp bởi một trợ lý ảo thứ ba, người cũng tìm ra thông tin liên lạc với những ngôi trường đấu kiếm tốt nhất Nhật Bản và những giáo viên dạy Salsa1 hàng đầu Cuba. Trong tệp Email tiếp theo, tôi rất hài lòng được biết tuần trước, kế toán trưởng tổng hợp của công ty tại hạt Tennessee, bang Beth, đã giải quyết gần hết hàng tá công việc – khiến cho những khách hàng lớn tại Trung Quốc và Nam Phi rất hài lòng. Anh này cũng hợp tác với các nhân viên kế toán của tôi tại Michigan trong vấn đề thuế doanh thu. Khoản tiền thuế này đã được trả thông qua thẻ tín dụng của tôi, và thoạt nhìn qua tài khoản vãng lai, có thể thấy Shane và các đồng nghiệp đã phải nộp nhiều thuế hơn tháng trước. Mọi việc đều hoàn hảo trong thế giới tự động hóa.

Hôm nay quả là một ngày nắng đẹp và tôi đóng laptop lại với nụ cười trên môi. Tôi phải trả 4 đôla cho một bữa ăn sáng tự chọn có cà phê và nước cam. Lương trả cho những nhân viên thuê ngoài người Ấn Độ cũng chỉ có 4 – 10 đôla một giờ. Những nhân viên thuê ngoài nội địa được trả công dựa trên kết quả làm việc, hay khi sản phẩm được giao đi. Điều này đã tạo nên một hiện tượng kinh tế kỳ lạ: không thể xảy ra trường hợp dòng tiền âm.

1 Một môn nhảy.

Mọi việc lý thú bắt đầu khi bạn kiếm ra tiền đô, chi trả bằng đồng peso1 còn bồi

thường thiệt hại bằng đồng rupee2. Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu.

1 Tiền tệ các nước châu Mĩ Latin.

2 Tiền Ấn Độ.

Nhưng tôi chỉ là một nhân viên!

Tự động hóa có ích cho tôi như thế nào?

Không ai có thể đem lại tự do cho bạn. Không ai có thể đem lại công bằng , bình đẳng cho bạn. Là một con người, bạn phải tự giành lấy những quyền đó.

– MALCOLM X, một tu sĩ Hồi giáo Mĩ gốc Phi, phát ngôn viên cho tổ chức Quốc gia Hồi giáo

Thuê một trợ lý riêng từ xa là điểm khởi đầu lớn lao, đánh dấu thời điểm bạn học cách ra mệnh lệnh và làm chủ thay vì mãi là kẻ bị sai khiến. Đây là một bước luyện tập nhỏ để sở hữu kỹ năng quan trọng nhất của nhóm NR: quản trị từ xa và trao đổi thông tin.

Đã tới lúc học cách làm chủ. Đây không phải là việc lãng phí thời gian. Việc này chi phí thấp, rủi ro nhỏ. Dù bạn cần hay không cần ai đó lúc này không quan trọng. Đây chỉ là một bài tập.

Đây cũng là bài thử nghiệm thay đổi tinh thần doanh nhân của bạn: Bạn có thể quản lý (hướng dẫn và trừng phạt) những người khác không? Nếu được hướng dẫn tận tình và thực hành tốt, tôi tin bạn làm được. Hầu hết các doanh nhân thất bại vì họ lao mình xuống hồ nước sâu mà chưa hề học bơi. Sử dụng một trợ lý ảo (virtual assistant) là một bài tập đơn giản, hoàn toàn ưu việt. Nhờ bài tập này, bạn sẽ có được những kỹ năng quản lý căn bản trong vòng 2-4 tuần mà chỉ tiêu tốn khoảng 100-400 đôla. Đây không phải là một khoản chi phí mà chính là một khoản đầu tư với tỷ lệ ROI1 rất cao. Khoản đầu tư này sẽ được thu hồi sau tối đa là 10-14 ngày, sau đó lợi nhuận sẽ tồn tại dưới dạng tiết kiệm thời gian.

1 Tỷ lệ lợi nhuận trên số tiền đầu tư.

Trở thành một thành viên của nhóm NR không đơn thuần là làm việc tốt hơn mà còn là xây dựng được một hệ thống làm việc thay thế bạn.

Đây chính là bài tập đầu tiên.

Ngay cả khi bạn không có dự định trở thành một doanh nhân, bài tập này chính là sự kế tục hoàn hảo của nguyên lý 80/20 và quá trình loại bỏ: Chuẩn bị người thay thế cho bạn (ngay cả khi điều này không bao giờ xảy ra) sẽ đem lại một hệ thống quy tắc hoàn thiện nhằm loại bỏ những công việc không cần thiết trong lịch trình của bạn. Những nhiệm vụ thứ yếu sẽ biến mất khi bạn thuê người thực hiện hết những nhiệm vụ đó.

Thế còn chi phí thì sao?

Đây chính là chướng ngại khó vượt qua nhất đối với hầu hết mọi người. Nếu tôi có thể làm những việc vặt đó tốt hơn một trợ lý, tại sao tôi phải bỏ tiền ra thuê họ làm gì? Bởi vì mục đích của bạn là giải phóng thời gian nhằm tập trung vào những việc lớn lao và quan trọng hơn.

Chương này là một bài tập chi phí thấp nhằm giúp bạn vượt qua sự hạn chế của phong cách sống này. Chắc chắn bạn sẽ nhận ra rằng bạn luôn có thể tự làm việc gì đó với chi phí thấp hơn. Song điều đó không có nghĩa bạn cần dành thời gian làm việc đó. Nếu bạn tiêu tốn thời gian của mình, đáng giá 20-25 đôla/giờ, đó sẽ là sự sử dụng nguồn lực phi hiệu quả. Bạn cần có những bước đi khởi động trong công cuộc thuê người làm việc. Rất ít người làm được điều này, đó chính là lý do tại sao rất ít người có được một phong cách sống lý tưởng.

Ngay cả khi chi phí theo giờ cao hơn mức lương bạn hiện được trả, việc thuê trợ lý này cũng đáng giá. Chúng ta giả định bạn kiếm được 50.000 đôla, tức là 25 đôla/giờ (làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều, từ thứ Hai tới thứ Sáu, trong vòng 50 tuần mỗi năm). Nếu bạn trả cho một trợ lý ảo cao cấp 30 đôla/giờ, và người này tiết kiệm cho bạn một ca làm việc 8 giờ mỗi tuần, chi phí của bạn (trừ đi phần lương bạn được

nhận) là 40 đôla cho một ngày không phải làm việc. Bạn có sẵn lòng trả 40 đôla/tuần để được làm việc từ thứ Hai tới thứ Năm không? Tôi thì rất sẵn sàng, và tôi đã làm như vậy. Hãy nhớ rằng, đây chỉ là kịch bản chi phí xấu nhất thôi.

Nhưng nếu cấp trên bạn lại hành động quái đản thì sao?

Đây thực chất chẳng phải vấn đề gì to tát. Phòng hơn chống. Sếp bạn chẳng có lý do gì để tìm hiểu xem bạn có thực hiện những nhiệm vụ thiếu khôn ngoan hay không. Lựa chọn đầu tiên của bạn là giao phó những công việc cá nhân. Thời gian rất quan trọng và nếu bạn vẫn đang dành thời gian cho những việc vụn vặt, một trợ lý ảo sẽ cải thiện đời sống và nâng cao khả năng quản lý cho bạn. Lựa chọn thứ hai là ủy thác những nhiệm vụ kinh doanh không bao gồm các thông tin tài chính hay liên quan tới uy tín và danh tiếng của công ty bạn.

Bạn đã sẵn sàng xây dựng đội quân trợ lý riêng chưa? Trước tiên, chúng ta hãy nhìn vào mặt hạn chế của công việc ủy thác. Chúng ta cần hiểu vài điều để tránh việc lạm dụng sức mạnh và hành vi phí phạm lợi ích của ủy thác.

Những mối nguy cơ từ việc ủy thác: Trước khi bắt tay thực hiện

Quy tắc đầu tiên khi sử dụng bất kỳ công nghệ nào trong kinh doanh đó là việc ứng dụng tự động hóa nhằm tăng hiệu quả làm việc. Quy tắc thứ hai là ứng dụng tự động hóa trong một khâu không hiệu quả sẽ làm giảm mức độ hiệu quả.

– BILL GATES

Bạn đã bao giờ bị ủy thác những công việc không phù hợp, bị giao phó những nhiệm vụ thứ yếu, hay bị yêu cầu thực hiện một việc

ít hiệu quả nhất chưa? Những việc như thế chẳng hề vui thú hay đem lại năng suất gì.

Bây giờ là lúc bạn chứng tỏ mình giỏi giang hơn. Ủy thác là một bước tiến xa hơn trong công cuộc giảm trừ; đó không phải là cái cớ để tạo thêm những việc không cần

thiết. Xin hãy nhớ – nếu một việc không quan trọng hay không được xác định rõ ràng thì không nên làm việc đó.

Hãy loại trừ những việc không cần thiết trước khi bạn tiến hành ủy thác.

Đừng bao giờ tự động hóa những việc có thể loại bỏ được. Và cũng đừng bao giờ ủy thác những việc có thể tự động hóa hay hợp lý hóa. Nếu không, thay vì lãng phí thời gian của chính mình, bạn sẽ lãng phí thời gian của người khác đồng thời còn tiêu tốn số tiền bạn phải nhọc công mới kiếm được. Vậy, làm cách nào để tận dụng điều này thành động cơ thúc đẩy hiệu quả và năng suất? Lúc này, bạn đang tiêu tiền của chính mình đấy. Bạn cần thấy thoải mái với việc này, bởi bước đi nhỏ trên cần vài khoản đặt cọc nhỏ.

Tôi đã đề cập tới vấn đề loại trừ trước khi ủy thác chưa nhỉ?

Ví dụ, các Giám đốc thường có trợ lý đọc Email giúp họ. Trong một số trường hợp, việc này rất hữu ích. Đối với trường hợp của tôi, tôi dùng hệ thống lọc thư rác, chế độ trả lời tự động với các câu hỏi thường gặp (FAQS1) và tự động chuyển thư tới trợ lý nhằm giảm tải việc đọc Email của mình xuống còn 10-20 bức mỗi tuần. Nhờ sử dụng những công cụ trên – loại trừ và tự động hóa, mà giờ đây tôi chỉ mất 30 phút mỗi tuần cho việc trả lời Email.

Tôi cũng không cần tới trợ lý sắp xếp các cuộc họp và đàm thoại vì tôi không còn tham gia họp hành. Nếu tôi cần sắp xếp một cuộc gọi 20 phút vào một tháng nào đó, tôi sẽ gửi đi trước một Email hai dòng, và thế là mọi việc kể như xong.

Nguyên tắc số một là xác lập các quy tắc và trình tự trước khi thuê thêm người làm. Thuê nhân viên nhằm giải quyết và thúc đẩy một quy trình cải tiến sẽ nhân đôi năng suất, còn thuê nhân viên để giải quyết một quy trình kém sẽ làm tăng thêm rắc rối.

1 Frequently Asked Questions.

Thế giới của tiềm năng

Tôi không thích nhặt những mẩu bánh vụn bố thí từ kẻ ngồi trên bàn và tự coi mình là chủ nhân của tôi. Tôi muốn một thực đơn với đầy đủ quyền lợi.

– GIÁM MỤC DESMOND TUTU, giáo sĩ, nhà hoạt động xã hội người Nam Phi

Câu hỏi tiếp theo là: “Bạn cần ủy thác những gì?” Đây là một câu hỏi hay, nhưng tôi không muốn đưa ra câu trả lời. Tôi muốn xem bộ phim hoạt hình Family Guy (Những đứa trẻ trong gia đình).

Sự thật là có vô số tác phẩm viết về ngừng làm việc. Ritika, nhân viên Brickwork và Venky, nhân viên của YMII rất có khả năng viết về vấn đề này, vì thế tôi chỉ đưa ra đây hai nguyên tắc chỉ đạo và dành phần miêu tả chi tiết công việc cho họ.

Nguyên tắc vàng số 1: Mỗi nhiệm vụ đem ủy thác phải là những công việc tốn nhiều thời gian và đã được xác định rõ. Nếu bạn giao việc mà không có phương hướng chính xác, điều đó sẽ không đem lại hiệu quả gì.

Nguyên tắc vàng số 2: Bạn cần thư giãn. Hãy yêu cầu nhân viên ở Bangalore hay Thượng Hải, với cương vị trợ lý riêng, gửi Email tới bạn bè hẹn ăn trưa, hay bàn bạc những vấn đề tương tự. Yêu cầu họ liên tục quấy rầy sếp của bạn bằng cách dùng các số lạ, gọi điện nói những chuyện tào lao. Hiệu quả không có nghĩa lúc nào cũng cần nghiêm túc. Được nắm quyền điều khiển ai đó một lúc cũng rất vui. Hãy giải tỏa căng thẳng để mọi việc không trở nên quá phức tạp về sau.

Hãy tự tin và làm theo cách của Howard Hughes

Howard Hughes là một nhà làm phim rất giàu có, cũng là một nhân vật lập dị của chương trình The Aviator (Viên phi công).

Ông rất nổi tiếng vì thường giao cho trợ lý làm những việc kỳ quặc. Sau đây là vài việc mà bạn có thể muốn tham khảo:

1. Sau vụ tai nạn máy bay đầu tiên, Hughes tiết lộ cho một người bạn rằng ông tin

mình hồi phục được là nhờ uống nước cam và tác dụng chữa lành vết thương của thứ đồ uống này. Ông cũng tin rằng để ngoài không khí lâu sẽ làm nước cam giảm hiệu lực chữa trị, do đó, ông luôn yêu cầu nước cam phải thật tươi, được cắt và vắt nước trước sự chứng kiến của ông.

2. Khi Hughes tham gia các hộp đêm tại Las Vegas, các trợ lý

có nhiệm vụ tiếp cận với các cô gái ông ưa thích. Nếu cô gái được mời và đồng ý ngồi vào bàn cùng Hughes, viên trợ lý sẽ đưa ra một biên bản thỏa thuận để cô ta ký vào đó.

3. Hughes có một thợ cắt tóc thường trực 24h/7 ngày trong tuần, nhưng ông chỉ cắt tóc và tỉa móng tay khoảng một lần mỗi năm.

4. Trong những năm ở khách sạn, người ta đồn Hughes thường yêu cầu trợ lý đặt một chiếc bánh mỳ kẹp thịt ở đúng một cửa hàng vào lúc bốn giờ chiều hàng ngày, cho dù ông có ở phòng hay không.

Trên thế giới mọi điều đều có thể xảy ra. Cũng giống như chiếc Model-T1 đã đưa ngành vận tải tới cuộc cách mạng sản xuất đại trà, những người trợ lý ảo sẽ giúp cho mỗi người từ già tới trẻ, đàn ông hay phụ nữ đều có thể có phong thái như một ngài tỉ phú. Đó chính là sự tiến bộ.

hông chần chừ gì nữa, giờ đây tôi xin được chuyển micro cho hai nhân vật khác. Bạn cần chú ý rằng YMII thực hiện cả những nhiệm vụ kinh doanh lẫn cá nhân, trong khi Brickwork chỉ tập trung vào các dự án kinh tế. Chúng ta hãy bắt đầu với những việc quan trọng nhưng chưa được làm sáng tỏ trước. Sau đó, chúng ta sẽ chuyển sang những nhiệm vụ cao cả và cuối cùng là những công việc lố bịch hay buồn cười. Để đem lại cho các bạn cảm giác thật nhất, tôi sẽ giữ nguyên lời văn của tác giả.

1 Mẫu xe do Henry Ford chế tạo năm 1908, là mẫu xe hơi bình dân đầu tiên trên thế giới, cũng là một trong những mẫu xe đầu tiên áp dụng công nghệ sản xuất hàng loạt.

Venky: Đừng đặt ra các giới hạn cho bản thân. Hãy cứ tìm đến chúng tôi nếu cần. Chúng tôi đã có kinh nghiệm tổ chức các bữa tiệc, sắp xếp chỗ nghỉ tại khách sạn, nghiên cứu các khóa học mùa hè, cân đối sổ sách kế toán, thiết kế các bản thảo ba chiều dựa trên các ấn bản. Bạn chỉ cần yêu cầu, chúng tôi có thể tìm ra nhà hàng dành cho thiếu nhi gần nhà bạn nhất để tổ chức sinh nhật cho bé trai yêu dấu của bạn, hạch toán các chi phí và sắp xếp buổi tiệc. Nhờ đó, bạn có thể dành thời gian cho công việc hay đi chơi với cậu con trai yêu dấu.

Liệu có điều gì mà chúng tôi không làm được? Chúng tôi không thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào đòi hỏi sự xuất hiện trực tiếp. Tuy nhiên, bạn sẽ ngạc nhiên khi biết các công việc được thực hiện nhanh gọn đến mức nào trong thời đại ngày nay.

Sau đây là những dịch vụ chúng tôi thường cung cấp:

=> sắp xếp lịch họp, phỏng vấn => tìm kiếm thông tin qua Internet => duy trì các cuộc hẹn, các việc vặt và những nhiệm vụ khác => mua sắm đồ dùng trực tuyến => thiết kế các văn bản pháp luật => duy trì hoạt động của trang web – những mảng không đòi hỏi chuyên gia thiết kế trang web chuyên nghiệp (như thiết kế web, đưa trang web vào hoạt động, cập nhật các thông tin lên trang web) => giám sát, biên tập và đưa ra những nhận xét trên các cuộc thảo luận trực tuyến => đăng tuyển nhân viên trên web => soạn thảo văn bản => đọc và biên tập tài liệu => nghiên cứu trực tuyến nhằm cập nhật nhật ký điện tử => cập nhật cơ sở dữ liệu cho phần mềm quản trị quan hệ khách hàng => quản lý quy trình tuyển dụng => cập nhật hóa đơn và thanh toán chuyển tin nhắn hoặc thư đến hộp thư thoại.

Ritika, nhân viên của Brickwork bổ sung những dịch vụ sau:

=> nghiên cứu thị trường => nghiên cứu tài chính => lập kế hoạch kinh doanh => phân tích ngành => báo cáo đánh giá thị trường => chuẩn bị các bài thuyết trình => soạn thảo báo cáo và thư thông báo => nghiên cứu pháp luật => phân tích phát triển trang web => duy trì và cập nhật dữ liệu định mức tín nhiệm => quản lý quy trình thu nhận.

Venky: Một khách hàng của chúng tôi rất hay quên, thường yêu cầu chúng tôi gọi điện nhắc nhở ông mọi điều. Một khách hàng khác lại đề nghị chúng tôi đánh thức mỗi sáng. Chúng tôi đã thực hiện nhiều công việc và đã làm cầu nối cho những người bạn bị mất liên lạc sau cơn bão Katrina. Chúng tôi còn kiếm việc làm cho khách hàng.

Sau đây là một vài yêu cầu khác của khách hàng đối với YMII:

– Nhắc nhở khách hàng trả tiền phạt đỗ xe, cũng như không được đi quá tốc độ.

– Viết thư xin lỗi và gửi hoa, bưu thiếp cho người bạn đời của khách hàng.

– Lập kế hoạch ăn kiêng, nhắc nhở khách hàng thực hiện, đặt các loại rau theo thực đơn ăn kiêng.

– Tìm việc cho một khách hàng bị mất việc năm ngoái. Chúng tôi tìm kiếm các công việc phù hợp, viết thư xin việc, sơ yếu lý lịch và giúp khách hàng được tuyển dụng trong vòng 30 ngày.

– Thay kính cửa sổ bị vỡ tại một ngôi nhà ở Geneva, Thụy Sĩ.

– Thu thập thông tin về bài tập về nhà từ giáo viên và báo cáo lại cho khách hàng (phụ huynh của các học sinh).

– Tìm hiểu xem buộc dây giày có ý nghĩa như thế nào với bọn trẻ.

– Tìm điểm đỗ xe trong thành phố cho khách hàng ngay từ trước khi khách hàng đặt chân tới đó.

– Đổ rác.

– Tìm thông tin dự báo thời tiết và báo cáo tình hình thời tiết tại một thời điểm xác định trong vòng 5 năm trở lại đây. Công việc này rất hữu dụng trong các trường hợp khiếu kiện.

– Thay mặt khách hàng trò chuyện với phụ huynh của họ. Những lựa chọn cơ bản: New Delhi hay New York?

Có hàng vạn trợ lý ảo – làm cách nào bạn tìm đúng người phù hợp cho mình? Những kiến thức ở cuối chương này sẽ chỉ cho bạn cần tìm ở đâu, nhưng công việc này sẽ rất khó khăn và vất vả nếu bạn không định ra được các tiêu chuẩn trước.

Trước tiên cần đặt ra câu hỏi “Ở đâu?”

Nên thuê trợ lý nội địa hay trợ lý người nước ngoài làm việc từ xa?

Cái mác “Làm tại Mĩ” không còn ánh hào quang như trước đây. Thuê nhân viên nước ngoài tại các nền kinh tế đang phát triển có hai lợi thế: Khi bạn đang ngủ thì nhân viên lại làm việc, thêm vào đó, chi phí lao động dựa trên giờ làm việc rẻ hơn khá nhiều. Tiết kiệm thời gian và chi phí. Ritika giải thích cho lợi ích về mặt thời gian qua ví dụ sau:

Khách hàng có thể phó thác công việc cho trợ lý riêng tại Ấn Độ khi rời trụ sở tại New York vào cuối ngày. Và sáng hôm sau, bài thuyết trình đã được chuẩn bị sẵn sàng. Do sự khác biệt về múi giờ giữa hai nước, các trợ lý có thể làm việc khi khách hàng đang ngon giấc và báo cáo lại kết quả vào sáng hôm sau. Khi thức dậy, khách hàng sẽ thấy bản tổng kết công việc hoàn chỉnh trong hòm thư. Những viên trợ lý này cũng có thể giúp khách hàng theo kịp tốc độ đọc họ mong muốn.

Các trợ lý ảo người Ấn Độ, Trung Quốc, hay bất cứ quốc gia đang phát triển nào khác, sẵn sàng chấp nhận mức lương 4-15 đôla/ giờ, mức thấp nhất dành cho những nhiệm vụ đơn giản, mức cao nhất cho những công việc phức tạp tương đương với việc nghiên cứu của các thạc sĩ, tiến sĩ ở trường Đại học Standford hay Đại học Harvard. Bạn cần chuẩn bị kế hoạch kinh doanh để huy động vốn ư?

Brickwork có thể cung cấp dịch vụ này với giá từ 2.500 đôla tới 5.000 đôla, thay vì mức 15.000-20.000 đôla. Sử dụng dịch vụ trợ giúp từ nước ngoài không chỉ có lợi ích

về thời gian. Thông qua những cuộc thảo luận trực tiếp, tôi được biết các Giám đốc của năm công ty tư vấn quản trị và kế toán hàng đầu thường tính phí khách hàng lên tới sáu con số rồi sau đó đem ủy thác những bản báo cáo nghiên cứu này cho bên Ấn Độ với mức giá chỉ tầm chục ngàn đôla.

Tại Mĩ hay Canada, mức lương theo giờ thường vào khoảng 25 tới 100 đôla. Dường như mọi việc đã rõ ràng, đúng không? Tại Bangalore, mức chi phí giống như vậy ư? Không phải vậy. Tại đây, người ta tính phí theo hiệu quả công việc hoàn thành, không tính theo thời gian.

Trở ngại lớn nhất khi sử dụng nhân sự ngoại quốc là rào cản ngôn ngữ. Vấn đề này thường làm tăng nhu cầu liên lạc qua lại và chi phí tuyệt đối. Lần đầu tiên thuê một trợ lý ảo người Ấn Độ, tôi đã mắc sai lầm cơ bản là không đặt ra giới hạn thời gian cho ba nhiệm vụ tôi giao. Sau đó khi kiểm tra lại, tôi phát hiện ra viên trợ lý này đã mất tới 23 giờ làm những việc vòng vo không cần thiết. Anh ta đã lên lịch cho một cuộc phỏng vấn thăm dò vào tuần tiếp theo, một thời điểm sai lầm. Bạn đã thấy chùn bước chưa? 23 tiếng đồng hồ? Kết quả, tôi phải trả cho anh ta 10 đôla mỗi giờ, tức là tổng chi phí lên tới 230 đôla. Cùng những nhiệm vụ tương tự, sau đó được giao cho một người nói tiếng Anh bản xứ tại Canada, được hoàn thành trong vòng 2 tiếng, với mức chi phí 25 đôla mỗi giờ. 50 đôla và hiệu quả cao hơn gấp 4 lần. Do đó, lần sau khi thuê một trợ lý ảo khác người Ấn Độ, tôi yêu cầu một nhân viên có khả năng ngôn ngữ tốt.

Làm thế nào bạn có thể chọn cho mình người trợ lý phù hợp? Đây chính là phần hay nhất: bạn không thể biết được. Bạn cần thử vài trợ lý, vừa để tăng kỹ năng giao tiếp, vừa nhằm quyết định xem ai là người xứng đáng. Trở thành một Giám đốc làm việc dựa trên kết quả không hề dễ.

Có rất nhiều điều bạn cần học hỏi.

Trước tiên, chi phí theo giờ không phải là nhân tố quyết định tổng chi phí. Bạn cần xem xét chi phí cho việc hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Nếu bạn cần giải thích lại công

việc hay quản lý trợ lý ảo, bạn hãy xem xét mất bao nhiêu thời gian cho việc đó, và cộng chi phí thời gian này (tính theo mức lương nhận được theo giờ làm việc của bạn) vào mức giá cuối cùng phải trả cho công việc đó. Ngồi nói rằng bạn đang có nhân viên dưới quyền tại ba quốc gia thì dễ, song thật chẳng dễ chịu chút nào khi phải mất thời gian quản lý những người có nhiệm vụ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Hai là, qua thử thách mới biết dở hay. Bạn không thể dự đoán mình sẽ hợp tác hiệu quả thế nào với một trợ lý ảo mà không thử. May mắn thay, bạn có thể cải thiện tình trạng này bằng một vài cách, và một trong số đó là dùng một công ty trợ lý ảo thay vì dùng một trợ lý ảo đơn lẻ.

Sử dụng một hay một đội trợ lý ảo?

Giả sử bạn đã tìm ra trợ lý ảo hoàn hảo cho mình. Người này đang thực hiện tất cả những nhiệm vụ thứ yếu cho bạn và bạn quyết định đi nghỉ dưỡng tại Thái Lan. Thật tuyệt khi biết có người vẫn đang tiếp tục làm việc thay cho bạn. Đã tới lúc xả hơi! Hai giờ trước khi bay từ Băng Cốc tới Phuket, bạn nhận được một Email: trợ lý ảo của bạn hiện không thể làm việc và sẽ nhập viện trong tuần tới. Tệ quá. Kỳ nghỉ phá sản.

Tôi không thích bị phụ thuộc vào một người, và tôi sẽ không khuyên bạn làm điều tương tự. Trong thế giới công nghệ ngày nay, bất kỳ sự phụ thuộc nào cũng có thể coi là một nhân tố gây ra thất bại – một mắt xích mỏng manh mà cả hệ thống phải phụ thuộc vào. Trong thế giới công nghệ thông tin, thuật ngữ “dư thừa” là một ưu thế cho các hệ thống có thể tiếp tục hoạt động ngay cả khi có trục trặc hay sự cố máy móc tại bất kỳ khâu nào. Tương tự như vậy, trong trường hợp trợ lý ảo, “dư thừa” có nghĩa lúc nào cũng có dịch vụ thay thế.

Tôi khuyên bạn nên thuê một công ty trợ lý ảo hay những trợ lý ảo có đội ngũ hỗ trợ thay vì những trợ lý ảo đơn lẻ. Tất nhiên, cũng có rất nhiều trường hợp một người chỉ sử dụng một trợ lý riêng trong hàng chục năm mà không xảy ra sự cố gì, song tôi đang đề cập tới những ngoại lệ. Cẩn tắc vô áy náy. Bên cạnh ưu điểm là tránh được những sự cố đơn giản, một nhóm thường gồm những người có kỹ năng khác nhau, do đó bạn

có thể yên tâm giao phó những công việc đa chuyên môn. Brickwork và YMII đều là những minh họa cho cấu trúc nhóm dạng này. Bạn chỉ cần liên lạc với một người quản lý tài khoản cá nhân, người này sẽ tái ủy thác những công việc bạn giao phó tới những người có khả năng nhất trong nhóm. Bạn cần thiết kế đồ họa ư? Có ngay. Bạn cần quản lý dữ liệu ư? Cũng có. Tôi không thích phải gọi điện cho nhiều người. Tôi thích một dịch vụ one-stop1, và tôi sẵn lòng trả thêm 10% cho dịch vụ đó. Tôi khuyên bạn cũng nên tiêu tiền khôn ngoan, đừng “tham bát bỏ mâm”.

1 Cửa hàng, dịch vụ cung cấp đa dạng chủng loại hàng hóa, do đó khách hàng chỉ phải tới một địa điểm duy nhất để mua tất cả mọi thứ họ cần.

Ưu tiên đội, nhóm không có nghĩa nhiều hơn là tốt hơn, mà tức là nhiều cái đầu tốt hơn một cái đầu. Người trợ lý ảo tốt nhất mà tôi từng thuê có tới 5 trợ lý dưới quyền.

Nỗi sợ đầu tiên: “Anh yêu, anh đã mua chiếc Porsche này tại Trung Quốc à?”

Tôi chắc bạn cũng có những nỗi sợ của riêng mình. AJ cũng thế:

Những trợ lý bên ngoài giờ đây biết quá nhiều về tôi – không chỉ lịch trình làm việc, mà cả lượng cholesterol, những vấn đề rắc rối của tôi, số an sinh xã hội, mật mã của tôi (một trong những ký tự mật mã là từ chửi thề của người lớn). Đôi khi, tôi lo ngại mình không dám nổi giận với những nhân viên thuê ngoài, hay sẽ đi đến kết thúc với một hóa đơn trị giá 12.000 đôla được gửi từ Louis Vuitton1 tại thành phố Anantapur.

Tuy nhiên, tin tốt lành là rất hiếm khi xảy ra trường hợp lạm dụng thông tin tài chính và các thông tin mật. Qua tất cả những cuộc phỏng vấn tôi thực hiện nhằm phục vụ cho chương này, chỉ có một trường hợp lạm dụng thông tin duy nhất. Tôi cũng phải mất nhiều thời gian và công sức mới phát hiện ra trường hợp này. Đây là trường hợp một trợ lý ảo làm việc tại Mĩ, do quá bận, đã sử dụng dịch vụ thuê ngoài để hoàn thành nốt công việc vào phút chót.

Bạn hãy khắc cốt ghi tâm điều này: đừng bao giờ sử dụng nhân viên cấp hai. Bạn phải ngăn cấm các trợ lý ảo không được tái ủy thác công việc cho những nhân viên tự do

khi không được sự đồng ý bằng văn bản của bạn. Các công ty càng có uy tín, như Brickwork chẳng hạn, thì càng có nhiều biện pháp an toàn để ngăn cấm các hành vi này và dễ dàng phát hiện ra những nhân viên vi phạm:

– Để phù hợp với chính sách duy trì tính bảo mật thông tin cho khách hàng của công ty, các nhân viên phải được kiểm tra lai lịch và ký cam kết không tiết lộ thông tin .

– Mỗi khi ra vào công ty nhân viên đều phải quẹt thẻ điện tử.

– Thông tin thẻ tín dụng được một số giám sát viên tin cẩn mã khóa.

– Nghiêm cấm mang giấy tờ ra khỏi văn phòng.

– Hạn chế các nhóm làm việc khác nhau trao đổi thông tin qua mạng nội bộ ảo (VLAN2); điều này đảm bảo không xảy ra trường hợp trao đổi thông tin trái phép giữa các thành viên của những nhóm làm việc khác nhau trong cùng công ty.

1 Là một công ty và nhãn hiệu thời trang xa xỉ của Pháp.

2 Virtual Local Area Network: Một nhóm logic các thiết bị mạng, được thiết lập dựa trên các yếu tố như chức năng, bộ phận, ứng dụng… của công ty.

– Nghiêm cấm sử dụng USB và đĩa mềm.

– Công ty đã được cấp chứng nhận BS7791 dành cho tiêu chuẩn an ninh quốc tế hoàn hảo.

– Sử dụng kỹ thuật mã hóa 128-bit cho tất cả dữ liệu trao đổi.

– Bảo mật kết nối VPN2.

Tôi đảm bảo thông tin được bảo mật tốt hơn 100 lần tại Brickwork so với ở máy tính riêng của bạn.

Tuy vậy, mất trộm thông tin vẫn là điều không thể tránh khỏi trong thế giới số. Vì thế,

bạn nên suy tính sẵn những biện pháp phòng ngừa và kiểm soát thiệt hại. Tôi thường sử dụng hai nguyên tắc sau để giảm thiểu thiệt hại và khắc phục tình hình nhanh chóng.

1. Không bao giờ dùng thẻ ghi nợ để thanh toán các giao dịch trực tuyến hay các giao dịch với các trợ lý từ xa. Lấy lại những khoản thanh toán trái phép từ thẻ tín dụng, đặc biệt là thẻ tín dụng của American Express3, không mất chút thời gian và chi phí nào. Ngược lại, lấy lại những khoản thanh toán trái phép từ thẻ ghi nợ đòi hỏi nhiều thủ tục giấy tờ, tốn nhiều thời gian, có thể tới hàng tháng mà chưa chắc đã được việc.

2. Nếu trợ lý ảo của bạn truy cập các trang web dưới danh nghĩa của bạn, bạn phải tạo một tên truy cập và mật khẩu riêng khác trên các trang web này. Hầu hết chúng ta đều sử dụng cùng một tên truy cập và mật khẩu giống nhau cho mọi trang web, vì thế, biện pháp phòng ngừa này sẽ hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra. Hướng dẫn họ sử dụng những tên truy cập riêng để tạo tài khoản sử dụng trên các trang web mới nếu cần. Bạn cần đặc biệt chú ý điều này khi sử dụng những trợ lý có quyền truy cập các trang web thương mại trực tiếp (như các lập trình viên hay nhân viên phát triển trang web).

1 British Standard 799: Một phiên bản trong bộ ISO 17799 – bộ chuẩn toàn diện bao hàm các cách thức tốt nhất về an toàn và bảo mật thông tin.

2 Virtual Private Network (mạng cá nhân ảo): Mạng dành riêng để kết nối máy tính của các công ty, tập đoàn hay các tổ chức với nhau thông qua mạng Internet công cộng.

3 Tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực du lịch và dịch vụ tài chính.

Nếu bạn chưa từng bị ảnh hưởng bởi những vụ trộm thông tin hay tài khoản cá nhân, điều này có thể sẽ xảy ra. Hãy nghe theo những lời khuyên trên đây và bạn sẽ thấy khi sự cố xảy đến đột ngột như những cơn ác mộng, thì hậu quả cũng không quá nghiêm trọng và vẫn có thể khắc phục được.

Nghệ thuật phức tạp của sự đơn giản: Những lời phàn nàn phổ biến

Trợ lý của tôi là một tên đần độn! Anh ta mất tới 23 tiếng đồng hồ mới sắp xếp được một cuộc phỏng vấn! Đó là lần đầu tiên tôi kêu ca. Những 23 tiếng đồng hồ! Tôi đã phát khùng lên vì cuộc cãi vã tay đôi. Email đầu tiên tôi gửi cho viên trợ lý này có vẻ khá rõ ràng.

Gửi Abdul,

Đây là những nhiệm vụ đầu tiên tôi giao cho anh, anh phải hoàn thành vào cuối ngày thứ Ba tới. Nếu cần hỏi điều gì, anh hãy gọi điện hoặc Email cho tôi.

1. Anh hãy đọc bài viết trên trang web:

http://www/msnbc.msn.com/id/1266060/site/newsweek và tìm thông tin liên lạc qua trang web, Email hoặc điện thoại với Carol Milligan, Marc và Julie Szekely. Tương tự, hãy tìm thông tin liên lạc với Rob Long trên trang:

http://www.msnbc.msn.com/id/12652789/site/newsweek.

2. Anh hãy lên lịch phỏng vấn 30 phút với mỗi người, Carol, Marc/Julie và Rob. Hãy sử dụng tài khoản của tôi trên trang www.myevents.com (tên truy cập: notreal, mật khẩu: donttryit) để sắp xếp lịch hẹn với những người này trong tuần tới cho tôi, thời gian hẹn từ 8 giờ sáng tới 9 giờ tối.

3. Anh hãy tìm tên, Email và số điện thoại (số điện thoại là thông tin ít quan trọng nhất) của các công nhân Mĩ, những người đã đàm phán thỏa ước làm việc từ xa dù bị cấp trên phản đối. Thông tin về những người đã ra nước ngoài là lý tưởng nhất. Những từ khóa cần dùng gồm có “teleworking” và “telecommuting,” Điều kiện quan trọng là họ phải đàm phán với những Giám đốc khó tính. Anh hãy gửi cho tôi thông tin về tiểu sử sơ lược của những công nhân này.

Tôi rất trông đợi kết quả làm việc của anh. Nếu có vấn đề gì chưa hiểu hay cần hỏi

thêm, hãy Email cho tôi.

Tim

Nhưng sự thật là tôi đã lầm. Đây không phải là một yêu cầu hay, tôi đã phạm phải những sai lầm chết người trước khi đưa ra những yêu cầu đó. Nếu bạn là một người làm việc hiệu quả nhưng lại không quen ra mệnh lệnh, chúng ta cần thừa nhận hầu hết rắc rối ban đầu đều là lỗi của bạn. Ngay lập tức chỉ tay vào mặt người khác và cáu tiết lên là phản ứng dễ gặp, song hầu hết các “sếp” mới đều mắc lỗi tương tự như tôi.

1. Tôi đã chấp nhận nhân viên đầu tiên công ty cung cấp mà không hề đưa ra yêu cầu gì ngay từ khi bắt đầu

Bạn phải yêu cầu một nhân viên xuất sắc tiếng Anh và nói rõ nhu cầu đàm thoại (ngay cả khi không cần). Nếu liên tiếp xảy ra các vấn đề về giao tiếp, bạn cần nhanh chóng yêu cầu một nhân viên khác.

2. Tôi đã hướng dẫn sai

Tôi đã yêu cầu viên trợ lý này lên lịch phỏng vấn nhưng không nói rõ là phỏng vấn để viết báo. Dựa trên kinh nghiệm làm việc với những khách hàng trước đây, anh này cho rằng tôi cần tuyển nhân viên, do đó đã dành thời gian biên soạn bảng tính và truy cập những trang web việc làm để thu thập những thông tin tôi không cần tới.

Các câu văn cần đơn nghĩa và phù hợp với trình độ đọc hiểu cấp hai. Nguyên tắc này phù hợp ngay cả khi làm việc với những người nói tiếng Anh bản xứ để các yêu cầu được hiểu rõ ràng hơn. Những từ đa âm tiết và rắc rối là những từ thiếu chính xác.

Bạn hãy để ý: Tôi chỉ yêu cầu anh ta trả lời khi có gì không hiểu hay cần hỏi thêm. Đây chính là cách làm sai lầm. Bạn cần yêu cầu các trợ lý ảo ngoại quốc tóm tắt lại nhiệm vụ được giao để đảm bảo họ đã hiểu rõ trước khi thực hiện nhiệm vụ.

3. Chính tôi đã cho phép anh ta lãng phí thời gian

Điều này lại một lần nữa đưa chúng ta trở lại vấn đề kiểm soát thiệt hại. Bạn hãy yêu cầu trợ lý báo cáo tình hình sau vài giờ làm việc để đảm bảo người này đã hiểu rõ nhiệm vụ và đang hoàn thành tốt. Sau những nỗ lực ban đầu, một số nhiệm vụ không thể thực hiện được.

4. Tôi đã đưa ra hạn chót trước một tuần

Bạn hãy áp dụng Quy luật Parkinson và giao phó những nhiệm vụ cần hoàn thành trong vòng không quá 72 giờ. Bản thân tôi thường thích con số 48 và 24. Đây cũng chính một lý do đầy sức thuyết phục nữa cho việc sử dụng một nhóm làm việc nhỏ (khoảng 3 người trở lên) thay vì chỉ sử dụng một nhân viên duy nhất. Một nhân viên có thể bị quá tải trước những yêu cầu khẩn cấp từ phía nhiều khách hàng.

Đưa ra những giới hạn thời gian ngắn không có nghĩa là bạn không được giao những nhiệm vụ lớn (như kế hoạch kinh doanh chẳng hạn), thay vào đó, bạn hãy chia công việc thành những mốc nhỏ và yêu cầu hoàn thành theo từng khoảng thời gian ngắn (phác thảo những nét chính của kế hoạch, tổng kết nghiên cứu cạnh tranh, hoàn thành từng chương,…)

5. Tôi đã giao cho anh ta quá nhiều nhiệm vụ nhưng lại không nêu rõ nhiệm vụ nào quan trọng hơn

Tôi khuyên bạn nên giao một, hay nhiều nhất là hai nhiệm vụ mỗi lần. Nếu bạn muốn máy tính bị treo hay nổ tung, hãy mở 20 cửa sổ hay chương trình ứng dụng mỗi lần. Nếu bạn cũng muốn điều tương tự xảy đến với trợ lý của mình, hãy giao cho anh ta hàng tá nhiệm vụ mà không nêu rõ thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Hãy nhớ lại phương châm của chúng ta: Loại trừ công việc không quan trọng trước khi ủy thác.

NHƯ VẬY, một Email giao việc cho trợ lý ảo hoàn hảo cần được viết thế nào? Email minh họa sau được gửi cho một trợ lý ảo người Ấn Độ và kết quả đem lại thật tuyệt vời:

Gửi Sowmya,

Cảm ơn cô. Tôi sẽ bắt đầu ngay vào việc.

Nhiệm vụ cần thực hiện: Tôi cần tên và địa chỉ Email của tất cả các biên tập viên những tạp chí dành cho nam giới tại Mĩ (như tờ maxim, stuff, GQ, esquire, blender,…), đồng thời họ cũng phải là những người đã từng viết sách. Có thể kể ra một trong số đó như AJ Jacobs, tổng biên tập của tờ Esquire (www.ajjacobs. com). Tôi đã có thông tin về ông này và cần thêm thông tin về những người như vậy.

Cô có làm được việc này không? Nếu không, xin hãy thông báo cho tôi. Xin hãy Email trả lời và nói rõ cô dự định làm những gì để hoàn thành nhiệm vụ này.

Hạn chót: Hiện giờ tôi đang cần gấp, nên xin cô hãy bắt tay vào việc ngay sau khi nhận được Email lần sau. Cứ sau ba giờ làm, cô hãy dừng lại và báo cáo kết quả cho tôi. Xin cô tiến hành làm việc ngay bây giờ, nếu được. Hạn chót cho toàn bộ công việc là cuối ngày thứ Hai.

Tôi mong nhận được thư trả lời của cô.

Tim

Lời văn ngắn gọn, nhẹ nhàng và đi thẳng vào vấn đề. Lối viết rõ ràng và những yêu cầu dễ hiểu bắt nguồn từ cách tư duy mạch lạc. Bạn hãy suy nghĩ đơn giản.

* * *

Trong vài chương tới, những kỹ năng giao tiếp mà bạn đã học được khi thực hành với trợ lý ảo sẽ được ứng dụng trong một sân chơi rộng lớn và đem lại lợi nhuận nhiều hơn: tự động hóa.

Trong thế giới tự động hóa, không phải tất cả các mô hình kinh doanh đều được tạo ra bình đẳng. Làm cách nào bạn có thể vận hành một công ty và kết nối tất cả các phòng ban mà không hề phải động tới một ngón tay? Làm cách nào bạn có thể tự động hóa quá trình thanh toán qua tài khoản ngân hàng mà không để xảy ra những rắc rối

thường gặp? Tất cả những điều đó đều bắt nguồn từ việc hiểu được các chọn lựa, nghệ thuật né tránh dòng chảy thông tin và một thứ mà chúng ta gọi là “sản phẩm lý tưởng”.

Chương tiếp theo sẽ phác thảo ra bước đi đầu tiên: sản phẩm.

► CÂU HỎI VÀ HÀNH ĐỘNG

1. Hãy tìm cho mình một trợ lý, cho dù bạn có cần tới hay không

Hãy tận hưởng cảm giác được đưa ra mệnh lệnh thay vì phải phục tùng mệnh lệnh.

Bạn hãy bắt đầu bằng cách thử giao phó một nhiệm vụ không quan trọng.

Những trang web sau là những nguồn cung cấp trợ lý rất hữu dụng. Tôi đã sắp xếp theo trật tự địa lý:

Mĩ và Canada (20 đôla/giờ)

http://assistu.com/client/client_how.shtml http://www.yourvirtualresource.com/looking_for_a_va.htm

http://ivaa.org/RFP/index.php

www.canadianva.net/files/va-locator.html (tại Canada)

Home

Bắc Mĩ và quốc tế (4 đôla/giờ)

www.elance.com (tìm “virtual assistants”, “personal assistants”, và “executive assistants”). Những nhận xét của khách hàng trên Elance đã giúp tôi tìm được trợ lý ảo tốt nhất từ trước tới nay, với mức lương trả 4 đôla/giờ.

Ấn Độ

www.b2kcorp.com (15 đôla/giờ). Brickwork có thể đảm trách công việc của một công ty dầu mỏ thuộc tốp 10 Fortune, các khách hàng của các công ty trong bảng xếp hạng Fortune 500, tới năm công ty kế toán lớn nhất hay các ủy viên Quốc hội Mĩ. Điều này được phản ánh trong giá thành của công ty chuyên phục vụ giới kinh doanh này.

www.yourmaninindia.com (6,25 đôla/giờ) YMII đảm trách cả những nhiệm vụ kinh doanh lẫn công việc cá nhân và có thể làm việc với bạn bất kỳ lúc nào (luôn có nhân viên phục vụ 24 giờ trong ngày, bảy ngày mỗi tuần). Họ hoàn thành công việc khi khách hàng còn đang ngon giấc. Trình độ Anh ngữ và khả năng làm việc hiệu quả của các nhân viên rất khác nhau, vì thế bạn nên phỏng vấn các trợ lý ảo của mình trước khi bắt tay vào việc và giao phó những nhiệm vụ quan trọng.

2. Bắt đầu từ những việc nhỏ nhưng phải suy nghĩ lớn lao

Tina Forsyth là một nhà quản lý kinh doanh trực tuyến (VA cấp cao). Cô đã từng giúp khách hàng tăng mức thu nhập từ con số hàng triệu lên tới chục triệu đôla. Tina đã đưa ra những lời khuyên sau:

– Hãy nhìn trong bản danh sách những việc cần làm của bạn xem công việc nào thường xuyên được ghi vào danh sách đó nhất.

– Mỗi khi công việc của bạn bị gián đoạn hay bạn phải chuyển sang làm việc khác, hãy đặt ra câu hỏi: “Liệu một trợ lý ảo có thể làm được việc này không?”

– Hãy tìm ra các nguyên nhân gây phiền toái – điều gì khiến bạn tức giận và chán nản nhất?

Đây là một vài nhân tố gây lãng phí thời gian thường gặp đối với các doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến nhỏ:

– Đưa tin bài nhằm thu hút khách truy cập vào trang web và xây dựng danh sách gửi thư.

– Tham gia các thảo luận trên diễn đàn

– Quản lý các chương trình liên kết

– Tìm nội dung cho blog công ty và viết các thư thông báo (newsletter).

– Khảo sát thực tế và nghiên cứu tình hình để tìm ra các sáng kiến marketing mới hoặc phân tích kết quả của những nỗ lực marketing hiện tại.

Bạn đừng hi vọng chỉ một trợ lý ảo có thể mang lại những điều kỳ diệu, nhưng bạn cũng không nên đặt quá ít niềm tin nơi trợ lý ảo. Bạn cứ thả lỏng kiểm soát một chút. Đừng giao phó cho họ những nhiệm vụ tào lao, gây lãng phí thời gian. Bạn đừng mất công dành ra 10-15 phút gửi Email tới Ấn Độ để yêu cầu bảng giá vé máy bay trong khi có thể tự tìm được trên mạng trong vòng 10 phút mà lại tránh được việc thư từ qua lại.

Bạn cần bước ra khỏi môi trường tiện nghi thoải mái của mình – đó chính là điểm mấu chốt của bài tập. Bạn luôn có thể tự thực hiện một nhiệm vụ nếu trợ lý ảo không làm được, bởi thế, hãy kiểm tra năng lực của họ.

3. Hãy xác định năm nhiệm vụ không liên quan tới công việc và gây lãng phí thời gian nhất; đồng thời tìm ra những nhiệm vụ cá nhân mà bạn có thể giao phó để có thể giải trí.

► THỬ THÁCH NGỌT NGÀO

Thưởng thức món “sandwich phê bình” (hai ngày và hàng tuần)

Hầu hết mọi người, đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng hay bất kỳ nhân vật quan trọng nào khác đều có thể khiến bạn bực bội. Thay vì tránh đề cập tới vấn đề này do không muốn đối đầu với ai, bạn hãy khoác cho nó một lớp vỏ ngọt ngào và yêu cầu phía bên kia sửa chữa sai lầm. Bạn hãy quyết tâm thực hiện phương thức mà tôi gọi là “món sandwich phê bình” một lần mỗi ngày trong vòng hai ngày, rồi các ngày thứ Năm

trong vòng ba tuần tới (những ngày làm việc từ thứ Hai tới thứ Tư thường quá căng thẳng, còn thứ Sáu lại quá thoải mái). Hãy xếp lịch thực hiện. Phương thức này được gọi là “món sandwich phê bình” do trước tiên, bạn sẽ ca ngợi người kia, sau đó mới phê bình, rồi lại kết thúc bằng một lời khen ngợi về đề tài khác nhằm kết thúc vấn đề nhạy cảm. Sau đây là một ví dụ với cấp trên, tôi đã nhấn mạnh những từ và cụm từ quan trọng.

Bạn: Chào chị Mara. Chị có thể cho em một phút không?

Mara: Được thôi. Chuyện gì thế?

Bạn: Trước tiên, em muốn cảm ơn chị đã giúp đỡ em về việc thanh toán với Meelie Worm (hay bất kỳ việc gì khác). Em rất biết ơn chị đã chỉ cho em cách làm. Chị giải quyết các vấn đề giỏi thật đấy.

Mara: Có gì đâu em.

Bạn: Có điều1, hiện giờ có nhiều việc quá và em thấy2 hơi căng thẳng.

Thường thì em thấy được các ưu tiên rất rõ ràng3, nhưng gần đây em không biết nhiệm vụ nào thật sự quan trọng nhất. Chị chỉ giúp em việc nào quan trọng nhất trong khi có nhiều việc cần làm. Em chắc là chỉ có em mới thế thôi4, nhưng em sẽ rất biết ơn chị. Việc này sẽ giúp em rất nhiều.

1 Bạn đừng dùng từ “vấn đề” nếu có thể tránh được.

2 Không ai có thể tranh cãi về cảm giác của bạn, vì thế, hãy sử dụng cách nói này để tránh gây cãi vã về các tình huống bên ngoài.

3 Bạn hãy chú ý cách tôi không sử dụng từ “chị” trong câu để tránh chỉ ra đối tượng. “Thường thì chị đưa ra các ưu tiên rất rõ ràng” nghe hơi có ý xúc phạm. Nếu nói với cấp trên, bạn nên tránh cách diễn đạt này, cũng đừng bao giờ nói “anh/chị lúc nào cũng…” Nói như vậy chỉ gây tranh cãi mà thôi.

Mara: Uh… Chị sẽ xem xét giúp em.

Bạn: Tốt quá, cảm ơn chị. À, em quên mất5, bài thuyết trình tuần trước của chị hay tuyệt.

Mara: Em thấy thế à? Blah, blah, blah…

4 Bạn nên nói giảm nhẹ. Vấn đề đã được làm rõ ở trên rồi.

5 “À, em quên mất” là một cách tuyệt vời để khen ngợi trước khi kết thúc cuộc nói chuyện. Đây cũng là cách để chuyển đề tài, giúp bạn thoát ra vấn đề nhạy cảm một cách khéo léo.

9. Bánh lái tự động cho con thuyền thu nhập I ► ĐI TÌM SẢN PHẨM LÝ TƯỞNG

Hãy cứ định ra rồi quên đi!

– RON POPEIL, người sáng lập công ty RONCO1

Có rất nhiều phương thức thực hiện, nhưng chỉ có một vài nguyên lý. Người nắm bắt được nguyên lý có thể tìm được các phương thức thực hiện riêng. Người nào lao vào thử sử dụng các cách thức mà bỏ qua nguyên lý chắc chắn sẽ gặp rắc rối.

– RALPH WALDO EMERSON

1 Công ty của Mĩ, thành lập năm 1964, chuyên sản xuất các dụng cụ nhà bếp.

Âm nhạc thời Phục Hưng

Douglas Price thức giấc vào một buổi sáng mùa hè đẹp trời trong căn nhà sang trọng của mình. Việc đầu tiên là uống cà phê.

Mua một chiếc máy bay phản lực với anh chỉ là chuyện nhỏ. Anh vừa trở về sau

chuyến du lịch hai tuần xuyên quốc đảo Croatia. Đó là một trong sáu nước anh đã tới trong vòng 12 tháng qua. Quốc gia tiếp theo sẽ là Nhật Bản.

Miệng cười thoải mái, tay cầm tách cà phê, anh thong thả tiến tới chiếc máy tính hiệu Mac để kiểm tra Email cá nhân trước. Có tất cả 32 lá thư gửi tới, tất cả đều mang đến những tin tức tốt lành.

Một người bạn và cũng là đối tác kinh doanh của anh, đồng thời là đồng sáng lập công ty Limewire, đem đến một thông tin mới: Last Bamboo, một công ty mà họ cùng đầu tư nhằm tái tạo công nghệ mạng ngang hàng, đang đạt đến mức phát triển cao nhất. Công ty này có thể là “con gà đẻ trứng vàng” của họ, nhưng Doug dành phần vui mừng cho các kỹ sư trước.

Samson Projects, một trong những phòng trưng bày nghệ thuật đông khách nhất hiện nay ở Boston, đã trưng bày tác phẩm mới đây của Doug và đề nghị anh tham gia các triển lãm mới nhiều hơn với vai trò là người phụ trách.

Email cuối cùng trong hòm thư của anh được gửi từ một người hâm mộ với tiêu đề “giáo sư quái kiệt”. Email ca ngợi album hip-hop mới nhất của Doug mang tên onliness vi.o.i. Doug đã phát hành album theo cách mà anh gọi là “âm nhạc mã nguồn mở” – bất kỳ ai cũng có thể tải miễn phí album này và được phép sử dụng âm nhạc trong các bài hát của album vào bất kỳ sáng tác nào.

Doug lại mỉm cười, ăn vội miếng bánh mì nướng rồi mở Email để xem xét lịch trình công việc tiếp theo. Việc này sẽ tiêu tốn ít thời gian hơn, thực tế, chỉ mất có 30 phút một ngày và hai giờ một tuần.

Mọi việc thay đổi thật nhanh chóng.

Hai năm trước, vào tháng 4 năm 2004, tôi đang ngồi tại nhà của Doug để kiểm tra Email. Tôi cần tới sân bay JFK tại New York trong vài giờ nữa. Tôi cũng đang chuẩn bị cho một nhiệm vụ vòng quanh thế giới. Doug đứng quan sát đầy thích thú. Anh cũng đang dự tính những kế hoạch tương tự và đang tách ra khỏi một công ty trực

tuyến mới thành lập. Công ty này được tài trợ vốn theo hình thức đầu tư mạo hiểm. Nó đã từng là đam mê, là mối quan tâm hàng đầu của anh, nhưng giờ đây chỉ đơn thuần là công việc. Mối quan tâm dành cho kỷ nguyên dot.com đã qua đi, cùng với đó, khả năng phát hành IPO hay bán lại công ty cũng chẳng còn.

Anh tạm biệt tôi rồi hạ quyết tâm như một con ngựa bị ghìm cương – anh đã vướng vào quá đủ những chuyện rắc rối không đâu. Bây giờ đã tới lúc quay lại với những vấn đề thiết yếu.

Trang web prosoundeffects.com được mở chính thức vào tháng Một năm 2005 sau một tháng thử nghiệm trên eBay, được thiết kế với mục tiêu: đem lại cho Doug nhiều lợi nhuận trong khoảng thời gian đầu tư ngắn nhất.

Điều này đưa chúng ta quay lại câu chuyện về hòm thư của anh năm 2006.

Có 10 đơn đặt hàng thư viện âm nhạc và đĩa CD. Những đĩa CD này được các nhà sản xuất phim, các nhạc sĩ, những nhà thiết kế trò chơi điện tử và các chuyên gia âm thanh khác sử dụng để thêm các âm thanh lạ – như tiếng kêu của loài vượn hay thanh nhạc nước ngoài – vào các tác phẩm của họ. Những thư viện âm nhạc và đĩa CD đều là sản phẩm của Doug, nhưng lại không thuộc quyền sở hữu của anh, bởi để sở hữu chúng đòi hỏi anh phải lưu hành cũng như chi ra khoản chi phí ban đầu. Mô hình kinh doanh của anh tinh giản hơn nhiều, và chỉ có một dòng doanh thu duy nhất:

1. Khách hàng tiềm năng xem được mẩu quảng cáo PPC1 của Doug trên Google hay các công cụ tìm kiếm trực tuyến khác. Người này nhấn chuột và truy cập vào trang web www.prosoundeffects. com của anh

2. Khách hàng tiềm năng đặt mua sản phẩm trị giá 325 đôla (đây là mức giá trung bình, giá thực tế của các sản phẩm dao động từ 29 tới 7.500 đôla) qua giỏ mua hàng Yahoo. Sau đó, một tệp tin PDF về sản phẩm được bán và số tiền thanh toán sẽ tự động được gửi tới cho Doug.

3. Ba lần mỗi tuần, Doug nhấn vào trang quản lý Yahoo để đòi thanh toán số tiền từ

thẻ tín dụng của khách hàng và chuyển vào tài khoản của mình. Sau đó, anh lưu những tệp tin PDF lại rồi gửi những đơn hàng này cho những nhà sản xuất CD. Những công ty này gửi sản phẩm tới cho khách hàng của Doug. Quy trình giao hàng này được gọi là giao hàng thu gọn2. Doug thường trả cho các nhà sản xuất 45% giá bán lẻ sản phẩm trong vòng 90 ngày sau khi giao hàng.

1 PPC (Pay-Per-Click): Quảng cáo click thu phí. Đây là mô hình quảng cáo trên các công cụ tìm kiếm, các mạng quảng cáo, các website và blog, trong đó người quảng cáo phải trả tiền theo số lần truy cập website thông qua quảng cáo.

2 Drop-shipping: Kỹ thuật quản lý dây chuyền, trong đó người bán lẻ không lưu kho hàng hóa mà chuyển các đơn đặt hàng của khách hàng cho nhà bán buôn hoặc nhà sản xuất. Những người này sau đó trực tiếp giao hàng cho khách hàng.

Chúng ta hãy cùng xem xét cái hay về mặt toán học của hệ thống mà Doug sử dụng.

Mỗi đơn đặt hàng trị giá 325 đôla, Doug nhận về 55% giá bán lẻ, tức 178,75 đôla. Nếu chúng ta đem con số này trừ đi 3,25 đôla phí giao dịch với Yahoo (tương đương với 1% giá bán lẻ) và 8,13 đôla phí thanh toán thẻ tín dụng (bằng 2,5% giá bán), khoản lợi nhuận ròng trước thuế mà Doug nhận được là 167,38 đôla.

Đem con số này nhân với 10, chúng ta thấy sau 30 phút làm việc Doug thu về 1673,8 đôla lợi nhuận. Như vậy, cứ mỗi giờ Doug kiếm được 3347,6 đôla mà không phải bỏ ra bất kỳ khoản chi phí mua sản phẩm nào. Tất cả chi phí ban đầu anh phải bỏ ra chỉ bao gồm 1.200 đôla tiền thiết kế trang web. Khoản đầu tư này được thu hồi chỉ sau tuần đầu tiên. Chi phí quảng cáo PPC vào khoảng 700 đôla/tháng còn chi phí giao dịch với Yahoo là 99 đôla/tháng.

Doug làm việc không tới hai tiếng mỗi tuần nhưng thường kiếm được hơn 10.000 đôla mỗi tháng mà không gặp phải bất kỳ rủi ro tài chính nào.

Hiện giờ, Doug đang dành thời gian để sáng tác âm nhạc, đi du lịch và khám phá những doanh nghiệp mới thành lập. Prosoundeffect. com không phải là mô hình kinh

doanh “được ăn cả, ngã về không”.

Ngược lại, nó đã loại bỏ được tất cả rủi ro tài chính, khiến anh được toàn tâm tập trung cho những công việc khác.

Bạn sẽ làm gì nếu không phải lo lắng về vấn đề tiền bạc? Nếu bạn nghe theo những lời khuyên trong chương này, bạn sẽ sớm tìm ra câu trả lời.

Đã tới lúc đi tìm sản phẩm lý tưởng cho bạn.

CÓ HƠN MỘT TRIỆU cách kiếm ra cả triệu đô, từ nhượng quyền kinh doanh tới tư vấn tự do. May thay, hầu hết những cách này lại không phù hợp với mục đích của chúng ta. Chương này không dành cho những ai muốn điều hành doanh nghiệp mà được viết cho những người muốn sở hữu doanh nghiệp nhưng không cần tốn thời gian vào đó.

Phản ứng tôi nhận được khi nêu ra vấn đề này cũng là phản ứng thường gặp: Gì thế này?

Người ta thường không tin rằng hầu hết những công ty thành công trên thế giới không tự sản xuất sản phẩm, trả lời điện thoại, giao hàng, hay cung cấp dịch vụ khách hàng. Có hàng trăm công ty tồn tại chỉ để làm việc thuê và thực hiện những công việc nêu trên, cung cấp cơ sở hạ tầng cho thuê tới ai cần nó.

Bạn cho rằng Microsoft sản xuất ra Xbox 3601, hay Kodak tự thiết kế và phân phối sản phẩm máy quay kỹ thuật số họ sản xuất? Bạn hãy nghĩ lại đi. Flextronics, một công ty cơ khí và chế tạo có trụ sở tại Singapore và chi nhánh tại 30 nước với doanh thu hàng năm 15,3 tỷ đôla, thực hiện cả hai công việc trên. Hầu hết các thương hiệu xe đạp leo núi nổi tiếng của Mĩ đều được sản xuất tại ba hay bốn nhà máy ở Trung Quốc. Rất nhiều công ty trả lời điện thoại cho khách hàng trên khắp thế giới ở cả JC Penneys, Dell hay New Rich.

1 Máy chơi điện tử thế hệ thứ bảy của tập đoàn Microsoft xuất hiện trên thị trường vào

ngày 22 tháng 11 năm 2005 ở Mĩ và ngày 10 tháng 12 năm 2005 ở Nhật Bản.

Những việc chuyển giao như thế vừa được thực hiện tốt hơn, lại tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, trước khi chúng ta tạo ra một kiến trúc sư ảo, chúng ta cần có sản phẩm để bán đã. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, phần này sẽ giúp bạn biến các kiến thức chuyên môn thành những hàng hóa hữu hình có thể chuyển giao nhằm khắc phục những hạn chế của mô hình làm việc theo thời gian. Còn nếu bạn mới khởi nghiệp thì hãy quên ngay việc mở công ty dịch vụ bởi yêu cầu giao dịch trực tiếp với khách hàng sẽ khiến cho việc thuê nhân viên ảo trở nên khó khăn.

Thu hẹp phạm vi hơn nữa thì sản phẩm mục tiêu của chúng ta cũng không nên trị giá quá 500 đôla và cần phải được tự động hóa trong vòng bốn tuần. Khi đã đi vào sản xuất, chúng ta cũng không cần mất quá một ngày mỗi tuần để quản lý sản phẩm.

Liệu chúng ta có thể thay đổi cả thế giới bằng sản phẩm của công ty mình như trường hợp The Body Shop1 hay Patagonia2 hay không? Có chứ, nhưng đó không phải là mục tiêu của chúng ta ở đây.

Liệu chúng ta có nên thu lợi từ công ty thông qua phát hành IPO hay bán lại công ty không? Có, nhưng đó cũng không phải là mục đích của chúng ta.

Mục tiêu của chúng ta rất đơn giản: tạo ra một cỗ xe tự động tạo ra lợi nhuận mà không đòi hỏi tiêu tốn thời gian. Chính thế đấy3. Tôi gọi cỗ xe này là “sản phẩm lý tưởng” bất kỳ khi nào có thể tách biệt nó ra khỏi thuật ngữ mơ hồ “doanh nghiệp”, một khái niệm vừa đề cập tới một quầy nước giải khát, lại vừa dùng để chỉ một tập đoàn dầu lửa lớn nhất thuộc danh sách Fortune 10. Mục tiêu của chúng ta rất gọn, vì thế cần có một từ ngữ chính xác để miêu tả.

1 Thương hiệu mỹ phẩm.

2 Thương hiệu thời trang.

3 Các “sản phẩm lý tưởng” giúp bạn được tự do về tài chính và thời gian, bạn có thể làm những gì mình thích. Sau đó, bạn có thể thành lập thêm những công ty khác phục vụ mục tiêu thay đổi thế giới hay để bán lại.

Như vậy, những thứ đầu tiên cần lưu ý là dòng tiền và thời gian. Chỉ cần đảm bảo được hai yếu tố này, tất cả mọi việc đều khả thi. Ngược lại, chúng ta sẽ không làm được gì nếu thiếu chúng.

Tại sao cần phải bắt đầu từ việc thay đổi suy nghĩ: Câu chuyện cảnh giác

Sarah rất phấn khích.

Mặt hàng áo phông vui nhộn dành cho các tay golf của cô đã được chào bán trên mạng được hai tuần, và trung bình mỗi ngày cô bán được năm chiếc với giá 15 đôla/chiếc. Chi phí bỏ ra cho mỗi chiếc áo là năm đôla, như vậy cứ 24 giờ cô thu về 50 đôla tiền lời (chưa tính 3% phí thanh toán qua thẻ tín dụng). Cô sẽ sớm thu hồi khoản tiền đặt hàng 300 chiếc áo đầu tiên nhưng cô vẫn muốn kiếm thêm nhiều tiền nữa.

So với sản phẩm đầu tiên cô bán thì đây quả là một sự đảo ngược tình thế tuyệt vời. Lần đầu tiên, cô đã mất 12.000 đôla để phát triển, xin cấp bằng sáng chế và sản xuất xe đẩy công nghệ cao cho các bà mẹ mới sinh con (bản thân cô chưa từng làm mẹ), và cuối cùng nhận thấy rằng không khách hàng nào muốn mua sản phẩm này.

Ngược lại, mặt hàng áo phông đang được đón nhận, tuy nhiên doanh thu bắt đầu sụt giảm.

Dường như cô đã đạt được mức doanh thu trần khi những đối thủ cạnh tranh có khả năng tài chính hiện đang chi rất nhiều cho quảng cáo và đẩy giá thành lên cao. Sau đó, cô nảy ra một ý tưởng – bán lẻ!

Sarah tìm gặp Bill quản lý của cửa hàng bán dụng cụ chơi golf.

Anh ta ngay lập tức tỏ ra hứng thú với ý tưởng của cô. Sarah hết sức vui mừng.

Bill yêu cầu được hưởng mức chiết khấu tối thiểu là 40% giá bán buôn. Như vậy, giá bán của Sarah bây giờ chỉ còn chín đôla thay vì 15 đôla như trước đây. Lợi nhuận thu về, do đó cũng giảm từ 10 đôla xuống còn bốn đôla. Sarah vẫn quyết định thực hiện ý tưởng của mình và làm tương tự với ba cửa hàng khác tại các vùng lân cận. Áo bắt đầu bán chạy, nhưng cô nhanh chóng nhận ra khoản lợi nhuận nhỏ nhoi thu về không đủ để bù đắp khoảng thời gian cô phải bỏ ra để giải quyết các hóa đơn và những vấn đề quản lý khác.

Cô quyết định tới gặp một nhà phân phối nhằm giảm bớt gánh nặng. Nhà phân phối này sẽ lưu kho, vận chuyển và bán sản phẩm từ nhiều nhà sản xuất tới các cửa hàng golf trên toàn quốc. Nhà phân phối đồng tình và yêu cầu được nhập hàng với giá giảm 70% so với giá bán lẻ, tức 4,5 đôla. Như vậy, Sarah sẽ chỉ còn 50 xu tiền lời cho mỗi chiếc áo bán ra. Cô từ chối đề nghị đó.

Tình hình còn trở nên tồi tệ hơn khi bốn cửa hàng địa phương bắt đầu giảm giá mặt hàng áo phông của cô nhằm cạnh tranh lẫn nhau, đẩy mức lợi nhuận cận biên xuống ngày càng thấp. Hai tuần sau, không cửa hàng nào đặt hàng tiếp. Sarah ngừng việc bán lẻ và quay lại với trang web của mình. Doanh thu trực tuyến đã giảm xuống mức gần như bằng 0. Cô đã không thu hồi được khoản đầu tư ban đầu mà vẫn còn 50 chiếc áo chưa bán đang được còn tồn lại trong kho.

Chẳng tốt đẹp chút nào.

Tất cả việc này có thể đã không xảy ra nếu cô kiểm tra và lên kế hoạch kỹ lưỡng.

ED BYRD “NGÀI CREATINE” không giống Sarah. Ông không bỏ tiền ra đầu tư rồi ngồi chờ sung rụng.

Công ty MRI có trụ sở tại San Francisco của ông là công ty cung cấp mặt hàng thể thao NO2 bán chạy hàng đầu tại Mĩ trong những năm 2002-2005. Mặt hàng này vẫn bán rất chạy mặc dù có rất nhiều sản phẩm nhái. Byrd đã làm được điều này do ông

đã thực hiện rất tốt việc thử nghiệm, định vị và phân phối sản phẩm.

Trước khi tiến hành sản xuất, MRI đã chào bán sản phẩm trên một mẩu quảng cáo dài 1/4 trang giấy trên các tạp chí sức khỏe dành cho nam giới. Khi đã chắc chắn nhu cầu của khách hàng rất lớn thông qua số lượng đơn đặt hàng, NO2 được đặt giá rất cao ở mức 79,95 đôla. Sản phẩm được định vị là mặt hàng cao cấp trên thị trường và được bán rộng rãi qua các cửa hàng GNC trên toàn quốc. Không cửa hàng nào khác được phép bày bán sản phẩm này.

Tại sao Sarah lại từ chối hình thức kinh doanh như vậy? Có vài lý do thuyết phục giải thích cho câu hỏi này.

Trước hết, càng có nhiều nhà phân phối, sản phẩm của bạn càng đi nhanh hơn tới vòng suy thoái. Đó chính là một trong những sai lầm của Sarah.

Quy trình này như sau: Nhà phân phối A bán sản phẩm với mức giá 50 đôla, đã bao gồm quảng cáo theo thỏa thuận với bạn, sau đó, B lại bán sản phẩm với giá 45 đôla để cạnh tranh với A. Rồi C còn bán sản phẩm với mức giá thấp hơn nữa: 40 đôla nhằm cạnh tranh với cả A và B. Cuối cùng, chẳng nhà phân phối nào thu được lợi nhuận từ việc bán sản phẩm của bạn, và rồi những đơn đặt hàng tiếp theo cứ biến mất dần dần. Khách hàng giờ đây đã quen với việc mua sản phẩm giá thấp và rất khó để thay đổi tâm lý này. Sản phẩm hoàn toàn suy thoái và bạn cần tạo ra một mặt hàng mới. Đây chính là lý do tại sao rất nhiều công ty cần liên tục có các sản phẩm mới. Thật là đau đầu.

Tôi chỉ bán ra một sản phẩm duy nhất, BrainQUICKEN® (hay BodyQUICK®) trong vòng 6 năm qua mà vẫn duy trì được mức lợi nhuận cận biên ổn định bằng cách giới hạn số lượng các nhà phân phối, đặc biệt là các nhà phân phối trực tuyến, xuống còn một hay hai nhà phân phối lớn nhất. Những nhà phân phối này có thể tiêu thụ một lượng lớn sản phẩm và chấp nhận duy trì mức chi phí quảng cáo tối thiểu1. Nếu bạn không làm theo cách này, bạn sẽ sớm bị khánh kiệt bởi những cửa hàng giảm giá trên eBay và những cửa hàng bách hóa độc lập.

1 Kiểm soát giá bán sản phẩm của các nhà phân phối là bất hợp pháp. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đặt ra mức chi phí quảng cáo cho họ bằng cách thêm điều khoản đặt giá quảng cáo tối thiểu (MAP – Minimum Advertised Pricing) vào các điều khoản và điều kiện chung (GTC – General Terms and Conditions) của hợp đồng. Điều khoản này sẽ được tự động chấp nhận mỗi khi đơn đặt hàng bằng văn bản của nhà phân phối được gửi tới. Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu GTC và mẫu đơn đặt hàng tại website www.fourhourworkweek.com.

Thứ hai, nếu bạn cho phép một nhà phân phối độc quyền, điều mà hầu hết các nhà sản xuất tránh thực hiện, nhà phân phối này sẽ làm việc vì quyền lợi của bạn. Do bạn trao quyền phân phối 100% sản phẩm cho một công ty, bạn có thể đàm phán để có mức lợi nhuận biên lớn hơn (giảm mức chiết khấu trên giá bán lẻ), đạt được các điều kiện hỗ trợ marketing tại cửa hàng tốt hơn, thanh toán nhanh gọn và có những ưu tiên khác.

Vấn đề quan trọng nằm ở chỗ, bạn cần quyết định được cách thức bán và phân phối sản phẩm trước khi dồn toàn lực cho một sản phẩm. Số lượng, trung gian càng nhiều, mức lợi nhuận cận biên thu về của bạn càng phải lớn thì mới có thể đảm bảo có lợi nhuận trong tất cả các khâu của dây chuyền này.

Ed Byrd đã nhận thấy điều này và đã minh họa cho cách thức làm thế nào để thực hiện những việc đi ngược với những gì phần lớn mọi người hay làm để có thể giảm thiểu rủi ro và gia tăng lợi nhuận. Lựa chọn cách thức phân phối trước khi sản phẩm ra đời chỉ là một ví dụ trong số đó.

Ed thường lái chiếc Lamborghini xuống vùng bờ biển California mỗi khi không đi du lịch, hay ngồi tại văn phòng với nhóm nhân viên tập trung làm việc và hai hướng dẫn viên người

Úc của mình. Kết quả không phải là ngẫu nhiên. Phương pháp sáng tạo sản phẩm của Ed – cũng như của những người thuộc nhóm NR khác – rất cạnh tranh.

Sau đây là cách thức bạn thực hiện điều tương tự nhanh nhất.

Bước một: Lựa chọn, phân khúc thị trường phù hợp

Tạo ra nhu cầu rất khó. Đáp ứng nhu cầu dễ hơn nhiều. Đừng tạo ra sản phẩm rồi mới tìm khách hàng tiêu thụ. Hãy tìm một thị trường – xác định đối tượng khách hàng – sau đó mới tìm kiếm hay phát triển sản phẩm phục vụ cho đối tượng khách hàng đó.

Tôi là một sinh viên, một vận động viên. Do vậy, tôi phát triển các sản phẩm cho các thị trường đó, chủ yếu tập trung vào các sản phẩm dành cho đối tượng nam giới. Cuốn sách của tôi về hướng dẫn học đại học đã thất bại bởi tôi chưa từng là một nhà cố vấn giáo dục. Sau khi được tiếp xúc với sinh viên, tôi đã tổ chức những buổi hội thảo về phương pháp đọc nhanh. Cách thức kinh doanh này rất thành công, do bản thân cũng là một sinh viên nên tôi hiểu được nhu cầu và thói quen chi tiêu của sinh viên. Hãy tham gia vào thị trường mục tiêu của bạn. Đừng bao giờ dự đoán những nhu cầu và khả năng sẵn sàng chi trả của người khác.

Bắt đầu từ những việc nhỏ nhưng suy nghĩ lớn

Danny Black đã thuê những người lùn về làm cho công ty giải trí của anh với thù lao 149 đôla/giờ. Việc này có ý nghĩa gì với một thị trường mục tiêu?

Nếu bạn nói mọi người đều là khách hàng của công ty bạn, tức là chẳng có ai là khách hàng của công ty bạn. Nếu bạn định khởi nghiệp bằng cách kinh doanh sản phẩm dành cho những người yêu xe hơi, hay yêu thú vật, hãy dừng lại ngay. Quảng cáo trên một thị trường rộng như vậy rất tốn kém, hơn nữa bạn còn phải cạnh tranh với quá nhiều sản phẩm và những thông tin đưa ra quá nhiều. Mặt khác, nếu bạn tập trung vào việc huấn luyện những người chăn cừu tại Đức hay phục hồi những chiếc Ford cổ, quy mô thị trường cũng như mức độ cạnh tranh sẽ giảm, khiến bạn phải tiêu tốn ít hơn trong việc đưa sản phẩm tới tay khách hàng; việc đưa ra giá cao cũng dễ dàng hơn.

Ban đầu, BrainQUICKEN được thiết kế cho sinh viên, tuy nhiên thị trường này quá rộng và khó tiếp cận. Dựa trên những thông tin phản hồi tích cực từ phía các vận động

viên là sinh viên, tôi đã tái định vị sản phẩm dưới cái tên BodyQUICK và thử nghiệm quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành dành cho các nghệ sĩ quân đội và những vận động viên cử tạ. Đây là những thị trường nhỏ nếu đem so với thị trường sinh viên rộng lớn, nhưng thực chất nó lại không hề nhỏ chút nào. Chi phí truyền thông thấp và mức độ cạnh tranh không cao đã đem lại cho tôi vị trí thống trị của nhà “gia tốc thần kinh”1 đầu tiên trên các phân khúc thị trường này. Làm một con cá to trong một cái ao nhỏ vẫn tốt hơn làm một con cá nhỏ vô danh giữa một chiếc hồ lớn. Làm cách nào bạn biết được liệu “cái ao” có đủ lớn để thỏa mãn TMI của bạn? Nếu bạn cần một ví dụ thực tế chi tiết về cách thức tôi đã dùng để quyết định quy mô thị trường cho sản phẩm hiện tại, bạn hãy xem mục Muse Math trên trang web đồng hành với cuốn sách này (www.fourhourworkweek.com).

1 Đây là một loại sản phẩm mới do tôi sáng tạo ra với mục tiêu loại trừ và đi trước các đối thủ cạnh tranh. Bạn hãy nỗ lực để trở thành công ty lớn nhất, tốt nhất hoặc là người tiên phong trong việc sản xuất một loại sản phẩm nhất định. Riêng tôi thích được làm người đi đầu hơn.

Để tìm ra được thị trường tiềm năng có khả năng sinh lợi, bạn hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

1. Bạn am hiểu lĩnh vực xã hội, ngành công nghiệp hay nhóm nghề nghiệp nào, nha sĩ, kỹ sư, nhà leo núi, người đạp xe giải trí, vũ công, người đam mê phục chế xe hơi hay bất kỳ ngành nghề nào khác?

Hãy xem xét bản sơ yếu lý lịch, kinh nghiệm làm việc, thói quen, sở thích của bạn, sau đó soạn ra một bản danh sách các nhóm người mà bạn thường kết giao, trước đây cũng như trong hiện tại. Hãy xem xét sản phẩm và tác phẩm của bạn, bao gồm cả những ấn phẩm trực tuyến, và tự hỏi xem “Những nhóm người nào mua những sản phẩm/tác phẩm tương tự?” Bạn thường đọc tạp chí, trang web, hay thư báo nào?

2. Trong những nhóm người bạn đã xác định ở trên, nhóm nào có tạp chí chuyên ngành riêng?

Bạn hãy tới một hiệu sách lớn như Barnes & Noble, nhìn qua giá báo để tìm những tạp chí chuyên ngành hẹp hơn nhằm xác định những phân khúc thị trường phụ. Đúng là có tới hàng nghìn các tạp chí chuyên ngành theo nghề nghiệp, sở thích riêng. Nếu không tới hiệu sách được thì bạn có thể dùng tờ Writer’s Marked để xem xét những lựa chọn tạp chí. Bạn hãy thu hẹp những nhóm người lựa chọn được từ câu hỏi số 1 vừa rồi thành các nhóm có thể tiếp cận được thông qua một hay hai tạp chí. Những nhóm người này có khả năng tài chính lớn hay không cũng không quan trọng – mà vấn đề chủ chốt là họ có sẵn lòng chi trả cho một số chủng loại sản phẩm nhất định hay không. Hãy gọi cho những tạp chí, nói chuyện với Giám đốc bộ phận quảng cáo, cho họ biết bạn đang có nhu cầu quảng cáo sản phẩm; bạn hãy yêu cầu họ gửi qua Email bản chi phí quảng cáo hiện tại cùng số lượng độc giả và các mẫu quảng cáo trước đây của tạp chí. Bạn hãy tìm hiểu số lượng công ty tiếp tục quảng cáo trên tạp chí – con số này càng nhiều, các mục quảng cáo càng xuất hiện thường xuyên, chứng tỏ quảng cáo trên tạp chí mang lại lợi nhuận rất lớn cho họ. Và chúng ta cũng có thể thu lợi bằng cách làm tương tự.

Bước Hai: Phác họa sản phẩm

(Đừng vội đầu tư vào)

Hãy chọn ra hai phân khúc thị trường quen thuộc nhất với bạn, hai phân khúc thị trường có tạp chí chuyên ngành cung cấp dịch vụ quảng cáo toàn trang báo với giá thấp hơn 5.000 đôla. Những tạp chí này cần có số lượng độc giả lớn hơn 15.000 người.

Đây là một phần rất thú vị. Bây giờ chúng ta sẽ tiến hành phác thảo hay xác định trong đầu sản phẩm cho hai thị trường này.

Mục đích của chúng ta ở đây là tìm ra những ý tưởng hoàn hảo cho sản phẩm và không vội đầu tư gì cả; ở bước Ba, chúng ta sẽ thiết kế quảng cáo cho sản phẩm và kiểm tra phản ứng của các khách hàng trước khi đầu tư vào sản xuất. Bạn cần xem xét vài tiêu chuẩn để đảm bảo sản phẩm cuối cùng sẽ phù hợp với cấu trúc tự động hóa.

Lợi ích cốt lõi nên được tóm gọn trong một câu

Người ta có thể không yêu mến bạn – và bạn thường bán được nhiều sản phẩm hơn bằng cách gây khó chịu cho vài người – nhưng không bao giờ được để cho người khác hiểu nhầm bạn.

Lợi ích cốt lõi của sản phẩm nên được giải thích chỉ trong một câu hoặc một cụm từ duy nhất. Sản phẩm này khác biệt thế nào và tại sao tôi cần mua nó? MỘT câu hoặc cụm từ duy nhất thôi, bạn thân mến ạ. Apple đã làm rất tốt điều này khi cho ra mắt sản phẩm iPod1. Thay vì sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu như GB, độ băng thông rộng… khẩu hiệu của công ty chỉ đơn giản là “1.000 bài hát trong túi bạn.” Thế là xong. Hãy thật đơn giản và đừng lao vào các công đoạn tiếp theo của sản phẩm nếu chưa tìm được một khẩu hiệu tóm gọn lợi ích sản phẩm nhằm tránh gây sự khó hiểu cho khách hàng.

1 Nhãn hiệu máy nghe nhạc nén của hãng Apple.

Sản phẩm nên có giá từ 50 tới 200 đôla

Hầu hết các công ty đặt giá sản phẩm ở mức trung bình, đó cũng là khu vực thị trường có nhiều cạnh tranh nhất. Đặt giá thấp chỉ đem lại lợi ích ngắn hạn, do các công ty khác sẽ sẵn sàng hi sinh lợi nhuận cận biên và cùng bạn đi tới con đường phá sản. Bên cạnh những giá trị dễ nhận thấy, định vị sản phẩm cao cấp và đặt giá cao sẽ đem lại ba ích lợi sau.

1. Đặt giá cao đồng nghĩa với việc chúng ta bán ra ít sản phẩm hơn – do đó yêu cầu quản trị ít khách hàng hơn – và có thời gian để thực hiện các ước mơ khác.

2. Đặt giá cao sẽ thu hút những đối tượng khách hàng yêu cầu ít dịch vụ hỗ trợ hơn (họ có khả năng tài chính, thắc mắc và phàn nàn về sản phẩm ít hơn, hiếm khi trả lại sản phẩm đã mua…) Như vậy sẽ đỡ đau đầu hơn.

3. Đặt giá cao sẽ đem lại mức lợi nhuận cận biên cao hơn, do đó an toàn hơn.

Bản thân tôi thường nhắm tới mức giá lấy hệ số 8-10 nhân với số tiền công vào giá vốn gồm kinh phí và lãi. Như vậy, tôi sẽ không mất quá 10-12,5 đôla cho một sản phẩm có giá 100 đôla1. Nếu sản phẩm BrainQUICKEN tôi sử dụng hệ thống thông thường 5 nhân với số tiền cộng với giá vốn thì tôi đã sớm bị phá sản trong vòng 6 tháng với các nhà cung cấp thiếu trung thực và những tạp chí ra muộn. Chính lợi nhuận cận biên đã cứu sản phẩm này thoát khỏi tình cảnh thua lỗ và trong vòng 12 tháng nó đã đem lại mức doanh thu 80.000 đôla/tháng.

1 Nếu bạn quyết định phân phối các sản phẩm cao cấp như của Doug, đặc biệt dưới hình thức phân phối thu gọn, thì rủi ro gặp phải sẽ ít hơn, bù lại lợi nhuận cận biên cũng nhỏ hơn.

Tuy nhiên, mức giá cao cũng có hạn chế rất lớn. Khi giá đơn vị vượt quá một ngưỡng cụ thể, bạn sẽ phải đàm phán nhiều lần qua điện thoại trước khi đối tác đồng ý mua hàng. Đây chính là điều cấm kị trong bữa ăn kiêng ít hàm lượng thông tin của chúng ta.

Tôi đã nhận ra rằng, mức giá dao động từ 50 tới 200 đôla sẽ đem lại nhiều lợi nhuận nhất và nhận được ít lời than phiền từ khách hàng nhất. Hãy đặt giá cao sau đó đưa ra lời giải thích hợp lý cho mức giá đó.

Không nên mất quá ba tới bốn tuần để sản xuất sản phẩm.

Điều này rất quan trọng nhằm giữ giá thành sản xuất ở mức thấp, đáp ứng nhu cầu mua hàng mà không cần lưu kho sản phẩm. Tôi sẽ không đeo đuổi một sản phẩm mà công đoạn sản xuất mất tới hơn ba đến bốn tuần, và tôi khuyên bạn nên nhắm tới những sản phẩm mà thời gian từ khi có đơn đặt hàng tới khi giao hàng chỉ mất một đến hai tuần.

Làm cách nào bạn biết được thời gian sản xuất một sản phẩm là bao lâu?

Hãy liên lạc với những nhà sản xuất chuyên về loại sản phẩm mà bạn đang dự tính sản xuất:

http://www.thomasnet.com. Hãy gọi cho một nhà sản xuất sản phẩm liên quan khi bạn cần liên lạc với một nhà sản xuất nào đó mà lại không có thông tin về công ty đó. Chẳng hạn, nếu bạn cần tìm một nhà cung cấp các sản phẩm cọ rửa bồn cầu, thì bạn có thể liên lạc với một nhà sản xuất bồn cầu. Nếu bạn đã thử cách này mà vẫn không tìm ra thì sao? Hãy tìm trên Google những từ đồng nghĩa với sản phẩm của bạn, cùng với những từ “tổ chức” hay “hiệp hội”, từ đó liên lạc với các tổ chức thích hợp trong ngành. Thông qua các tổ chức này, bạn hãy yêu cầu được tiếp xúc với các nhà sản xuất theo hợp đồng và xin thông tin về tên của các tạp chí thương mại có liên quan đến các nhà sản xuất này. Những tạp chí thương mại đó thường chứa các mẩu quảng cáo của các nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ liên quan. Chúng ta sẽ cần sử dụng những thông tin này để phục vụ cho những công việc về sau.

Bạn hãy hỏi giá các nhà sản xuất theo hợp đồng nhằm đảm bảo có thể đạt được giá tốt nhất. Sau đó hãy xác định chi phí sản xuất đơn vị cho 100, 500, 1.000 và 5.000 sản phẩm.

Những giải đáp thắc mắc về sản phẩm nên được trình bày đầy đủ tại mục FAQ trên trang web công ty

Đây cũng chính là lúc tôi thực sự dừng kinh doanh sản phẩm BrainQUICKEN.

Mặc dù chính sản phẩm này đã mang lại cho tôi cuộc sống của một NR nhưng tôi không thể tiếp tục kinh doanh nó thêm nữa. Tại sao vậy? Mỗi ngày, tôi nhận được hàng nghìn câu hỏi từ các khách hàng: Tôi có thể dùng chuối với sản phẩm của công ty anh không? Liệu tôi có bị coi là lố bịch nếu dùng sản phẩm này trong bữa tối không? Vân vân và vân vân. Bạn hãy chọn kinh doanh một sản phẩm mà bạn có thể giải thích đầy đủ về sản phẩm đó trong mục FAQ trực tuyến. Nếu không, bạn sẽ không thể đi du lịch hay bỏ lại công việc sau lưng. Thay vào đó, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức cho các nhân viên trực tổng đài.

Sau khi đã hiểu rõ những tiêu chí này, một câu hỏi đặt ra là: “Tôi phát triển sản phẩm của mình bằng cách nào?” Sau đây là ba gợi ý của chúng tôi dành cho bạn. Bạn nên

xem xét những gợi ý này theo đúng trật tự dưới đây.

Lựa chọn đầu tiên: Bán lại một sản phẩm

Mua sản phẩm hiện có theo giá bán buôn rồi bán lại là cách dễ dàng nhất nhưng cũng mang lại ít lợi nhuận nhất. Cách này giúp chúng ta bắt đầu công việc kinh doanh nhanh nhất nhưng cũng là cách đi đến phá sản nhanh nhất do cạnh tranh giá gay gắt từ phía các nhà bán lẻ khác. Khoảng thời gian sinh lợi của sản phẩm ngắn trừ khi bạn có thỏa thuận phân phối độc quyền. Tuy vậy, bán lại vẫn là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn định kinh doanh các mặt hàng “hậu sảnh”1 đi kèm – những sản phẩm có thể bán cho những khách hàng hiện hữu hoặc bán chéo2 cho những khách hàng mới trên mạng hay qua điện thoại.

Để mua được hàng với giá bán buôn, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Liên lạc với nhà sản xuất và hỏi về các điều kiện bán hàng và bảng giá bán buôn (thông thường giá bán buôn thấp hơn giá bán lẻ 40%).

2. Nếu bên đối tác yêu cầu bạn phải cho biết mã số thuế doanh nghiệp, bạn hãy in ra mẫu đơn hợp thức từ trang web của cơ quan ngoại giao bang bạn sống, sau đó gửi cho một công ty trách nhiệm hữu hạn (loại hình đối tác ưa thích) hoặc giống như các loại hình công việc được bảo hộ với chi phí 100 hoặc 200 đôla.

Đừng bao giờ mua sản phẩm cho tới khi bạn đã hoàn thành bước 3 trong chương sau. Thực hiện xong hai bước trên đã đủ để bạn biết mức lợi nhuận cận biên và có được tài liệu bán hàng cũng như ảnh của sản phẩm.

Trên đây, tôi đã nói hết về hình thức bán lại.

1 Sản phẩm “hậu sảnh” (back-end) là những sản phẩm đi kèm được bán cho khách hàng sau khi khách hàng đã mua sản phẩm chính. Vỏ máy iPod và hệ thống GPS của xe hơi là hai ví dụ cho loại sản phẩm này. Những sản phẩm loại này có lợi nhuận cận biên thấp, do không đòi hỏi chi phí dành cho quảng cáo để thu hút khách hàng.

2 Cross-selling (bán hàng chéo) là hình thức bán một sản phẩm liên quan tới sản phẩm chính mà khách hàng đang đặt mua trên mạng hay qua điện thoại. Để tham khảo đầy đủ bảng từ chuyên môn về marketing và trả lời trực tiếp (direct response – DR), xin hãy truy cập trang web: www.fourhourworkweek.com.

Lựa chọn thứ hai: Cấp phép cho một sản phẩm

Một vài sản phẩm và thương hiệu nổi tiếng thế giới đều được “mượn” ý tưởng từ nhiều đối tượng khác nhau trên phạm vi toàn cầu.

Nước tăng lực Red Bull có nguồn gốc từ một loại thuốc bổ ở Thái Lan, ý tưởng về các chú lùn Xì-trum1 cũng được mượn từ Bỉ. Thương hiệu Pokémon tới từ đất nước mặt trời mọc. Doanh số đĩa nhạc và vé các buổi lưu diễn của ban nhạc KISS2 lên tới hàng triệu, song lợi nhuận thực sự của họ lại là nhượng quyền – cho phép những cá nhân, tổ chức khác được quyền sản xuất hàng trăm sản phẩm mang tên và hình ảnh của họ, đổi lại, họ được nhận phần trăm doanh thu các sản phẩm đó.

Một hợp đồng nhượng quyền gồm hai bên, và một thành viên NR có thể là một trong hai bên đó. Một bên ký kết hợp đồng là nhà phát minh sản phẩm3, gọi là “bên cấp phép”, bên này bán quyền sản xuất, sử dụng sản phẩm hay bán chính sản phẩm đó cho bên kia, với mức giá thông thường bằng 3% đến 10% giá bán buôn (thường xấp xỉ 40% giá bán lẻ) cho mỗi đơn vị sản phẩm được bán ra. Bạn hãy cứ phát minh ra sản phẩm, để phần việc còn lại cho một người khác và ngồi nhận tiền. Đây là một mô hình rất hay.

Đối tác còn lại của hợp đồng là người đang có nhu cầu sản xuất và bán sản phẩm của nhà sáng chế, gọi là “bên nhận cấp phép.” Đây là vai trò ưa thích của tôi và nhiều người khác thuộc nhóm NR.

1 Smurts.

2 Ban nhạc rock nổi tiếng của Mĩ, được thành lập vào tháng Giêng năm 1973 tại thành phố New York. Ban nhạc đã đạt 34 đĩa hát vàng và bán được trên 80 triệu đĩa.

3 Đây còn được gọi là người sở hữu bản quyền hay được bảo hộ sở hữu nhãn hiệu.

Tuy nhiên, để ký kết hợp đồng cấp phép, hai bên phải thực hiện rất nhiều thủ tục, và đòi hỏi phải có cả kiến thức khoa học. Do đó, hai bên cần đàm phán hợp đồng một cách sáng tạo và hầu hết các bên sẽ gặp rắc rối trong lần ký kết hợp đồng đầu tiên. Để biết thêm về các trường hợp thực tế xảy đến với cả hai bên ký kết hợp đồng cấp phép, dù cho đó là Teddy Ruxpin1 hay Tae-Bo2, và để hiểu thêm những hợp đồng đầy đủ với những số tiền thực tế, hãy truy cập trang web www.fourhourworkweek.com. Mọi thông tin, từ cách thức chào bán các phát minh mà không cần giới thiệu nguyên mẫu hay bản quyền sáng chế, tới phương thức đảm bảo quyền sở hữu trí tuệ với sản phẩm đều được đăng tải đầy đủ trên trang web này. Bạn sẽ thấy ngạc nhiên trước những nguyên lý kinh tế và những khoản lợi nhuận thu về từ các hợp đồng trên trang web.

Trong khi chờ đợi, chúng tôi sẽ tập trung vào lựa chọn cuối cùng – đơn giản nhất nhưng lại sinh lợi nhiều nhất, lựa chọn mà ai cũng có thể thực hiện – sáng tạo ra một sản phẩm mới.

1 Nhân vật chú gấu Teddy ngộ nghĩnh.

2 Bài tập aerobic được phát triển từ môn tea-kwon-do.

Lựa chọn thứ ba: Sáng tạo ra một sản phẩm mới

Sáng tạo là phương thức thể hiện mình tốt hơn là sở hữu; chúng ta khám phá cuộc sống , không phải qua quá trình sở hữu, mà chính là nhờ sáng tạo.

– VIDA D.SCUDDER, tác giả cuốn The Life of the Spirit in the Modern English Poets Sáng tạo ra một sản phẩm không hề phức tạp.

Thuật ngữ “sáng tạo” nghe có vẻ rộng hơn bản chất của nó. Nếu bạn có ý tưởng về một sản phẩm công nghiệp – một phát minh – bạn có thể thuê các kỹ sư hay các nhà thiết kế công nghiệp trên trang www.elance.com phát triển một nguyên mẫu dựa trên

miêu tả của bạn về hình dáng và công năng sản phẩm. Sau đó, hãy đưa nguyên mẫu này tới cho một nhà sản xuất theo hợp đồng. Nếu sản phẩm của bạn tương đồng hay cùng loại với sản phẩm của một nhà sản xuất khác, mà sản phẩm của bạn lại có thể thiết kế hoặc tái định vị cho một thị trường đặc biệt nào đó, thì mọi việc thậm chí còn dễ dàng hơn: Bạn hãy đặt hàng với nhà sản xuất này, dính nhãn mác riêng lên sản phẩm và thật tuyệt – bạn đã có một sản phẩm mới. Ví dụ này thường được đề cập tới dưới tên gọi “dán nhãn hiệu riêng1”. Bạn đã từng thấy một phòng khám vật lý trị liệu sử dụng loại thuốc bổ sung vitamin riêng của họ chưa? Hay bạn có biết thương hiệu Kirkland ở Costco không? Đó đều là những trường hợp “dán nhãn hiệu riêng”.

Quả thực, chúng ta sẽ kiểm tra phản ứng của thị trường trước khi sản xuất sản phẩm, song nếu kiểm nghiệm này thành công, sản xuất sẽ là công đoạn tiếp theo. Điều này có nghĩa là chúng ta cần phải tính toán tới chi phí vận hành, giá thành đơn vị và số lượng đơn đặt hàng tối thiểu. Các thiết bị cải tiến kỹ thuật rất hữu ích song thường đòi hỏi phải trang bị dụng cụ máy móc chuyên biệt, do vậy sẽ đẩy mức chi phí sản xuất ban đầu lên cao hơn so với tiêu chuẩn của chúng ta.

Bỏ mối quan ngại thiết bị máy móc sang một bên, quên đi các vấn đề về cơ khí và kỹ thuật, sẽ chỉ còn lại một loại sản phẩm phù hợp với tất cả các yêu cầu của chúng ta. Sản xuất sản phẩm này với số lượng nhỏ chỉ cần chưa đến một tuần. Sản phẩm này không chỉ đảm bảo mức giá là 8-10 nhân với số tiền cộng với giá vốn mà còn nâng con số này lên mức 20-50 nhân với số tiền cộng với giá vốn.

1 Private labelling.

Ồ không, tôi không nói tới heroin hay nô lệ lao động. Những việc đó sẽ đòi hỏi phải hối lộ quan chức và cần giao tiếp với quá nhiều người.

Đó chính là thông tin.

Các sản phẩm về thông tin đều có giá thành thấp, tốc độ sản xuất nhanh và khiến các đối thủ cạnh tranh phải mất nhiều thời gian mới theo kịp. Bạn cần nhớ rằng, các sản

phẩm được giao bán trên các kênh truyền hình thương mại chỉ có thời gian hữu dụng từ hai tới bốn tháng trước khi các sản phẩm nhái tràn ngập thị trường. Tôi đã nghiên cứu kinh tế tại Bắc Kinh trong sáu tháng và đã được chứng kiến tận mắt những chiếc giày đế mềm hiệu Nike, những chiếc gậy đánh golf hiệu Callaway được sản xuất và bán trên eBay chỉ trong vòng một tuần ngay sau khi xuất hiện trên các giá hàng tại Mĩ. Tôi không hề cường điệu hóa, và tôi cũng không đề cập tới những sản phẩm nhái – tôi đang nói tới những sản phẩm hoàn toàn tương tự nhưng được bán với mức chi phí chỉ bằng 1/20.

Trong khi có quá nhiều sản phẩm dễ bắt chước hơn, thông tin là loại hình sản phẩm tiêu tốn quá nhiều thời gian, do vậy hầu hết các “nghệ sĩ sao chép” không đưa sản phẩm này vào danh sách hàng hóa cần sản xuất của mình. Phá hỏng một phát minh dễ hơn nhiều so với việc sao chép nhưng phải thay đổi chút ít để tránh vi phạm bản quyền. Ba trong số những sản phẩm truyền hình thành công nhất mọi thời đại – cả ba đều nằm trong danh sách 10 sản phẩm bán chạy nhất trong hơn 30 tuần – chính là ví dụ minh họa điển hình nhất cho lợi thế cạnh tranh và lợi thế về lợi nhuận cận biên của các sản phẩm thông tin.

No Down Payment1 (Carlton Sheets)

Attacking Anxiety and Depression2 (Licinda Bassett)

1 Một chương trình tư vấn về tài chính.

2 Chương trình gồm 16 đĩa hướng dẫn cách loại bỏ sự lo lắng và thất vọng.

Personal Power1 (Tony Robbins)

Thông qua các cuộc trò chuyện với ông chủ của một trong ba sản phẩm trên, tôi được biết trong năm 2002, một lượng thông tin trị giá trên 65 triệu đôla đã được truyền tải thông qua sản phẩm truyền hình của họ. Nhân sự của công ty này bao gồm chưa tới 25 nhân viên, còn lại tất cả đều được thuê ngoài.

Mức doanh thu trên mỗi nhân viên hàng năm của công ty này đạt trên 2,7 tỷ đôla.

Thật khó tin.

Ngược lại, tôi được biết một người đã sáng tạo ra sản phẩm DVD giá rẻ và bán lại cho chủ những cửa hàng cung cấp thiết bị lưu trữ, những người muốn lắp đặt hệ thống an ninh. Anh ta khó có thể tìm được thị trường mục tiêu nào khác. Năm 2001, sau khi bán các sản phẩm DVD có mức chi phí 2 đôla tại mức giá đơn vị 95 đôla thông qua các tạp chí thương mại, anh ta chỉ kiếm được vài trăm nghìn đôla mà không cần thuê nhân viên dưới quyền.

1 Chương trình phát triển kĩ năng cá nhân

Nhưng tôi không phải là một chuyên gia!

Nếu bạn không phải là một chuyên gia, cũng đừng quá lo lắng về việc đó.

Trước tiên, “chuyên gia” trong bán hàng có nghĩa là bạn có nhiều thông tin hơn người mua. Ngoài ra, thuật ngữ này không còn nghĩa nào khác. Bạn không cần thiết phải là người giỏi nhất – bạn chỉ cần giỏi hơn một số lượng nhỏ khách hàng tiềm năng của mình. Chúng ta giả định để thực hiện ước mơ của mình – như tham gia vào cuộc đua xe trượt tuyết do chó kéo mang tên Iditarod tại Alaska chẳng hạn – bạn cần phải có 5.000 đôla. Nếu số lượng người đọc tạp chí là 15.000, giả sử chỉ 50 người trong số đó (tức là 0,003%) bị thuyết phục về khả năng chuyên môn tuyệt vời với kỹ năng X nào đó của bạn. Mỗi người trong số 50 người này lại sẵn sàng bỏ ra 100 đôla mua một phần mềm dạy kỹ năng này, như vậy, bạn sẽ có 5.000 đôla. Con số 50 khách hàng này chính là “cơ sở khách hàng tối thiểu” như tôi vẫn gọi – số lượng khách hàng tối thiểu bạn cần có để thực hiện mục tiêu của mình.

Thứ hai, bạn có thể đạt được kỹ năng chuyên môn trong vòng chưa đến bốn tuần nếu bạn hiểu được những chỉ số đáng tin cậy cơ bản cũng như am hiểu những điều mà người ta thường đánh đồng với bằng chứng về kiến thức siêu việt. Bạn hãy xem phần sau của chương này để biết cách thức thực hiện.

Mức độ kiến thức chuyên môn bạn cần có cũng phụ thuộc vào cách thức bạn sáng tạo nội dung cho sản phẩm thông tin của mình. Bạn có thể sử dụng ba cách chủ yếu sau:

1. Tự sáng tạo nội dung bằng cách diễn giải, và kết hợp những ý tưởng từ một vài cuốn sách có chung một chủ đề.

2. Đem lại những ý tưởng mới cho những nội dung không được bảo hộ bản quyền đã xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, như các văn kiện của chính phủ, hay những tài liệu ra đời trước khi luật bản quyền mới được ban hành.

3. Thuê một chuyên gia giúp bạn sáng tạo nội dung. Bạn có thể trả phí theo từng lần, trả trước dựa trên cơ sở tiền nhuận bút (chẳng hạn, khoản phí có thể là 5-10% doanh thu ròng).

Nếu bạn định thực hiện theo cách một hoặc hai, bạn cần có kiến thức chuyên sâu trong một phạm vi thị trường nhất định.

Giả sử bạn làm nghề môi giới bất động sản. Bạn biết rằng cũng giống như mình, hầu hết những nhà môi giới khác đều muốn có một trang web đơn giản nhưng hiệu quả nhằm quảng cáo cho họ và cho các thương vụ của họ. Nếu bạn đọc và hiểu được hết ba cuốn sách về thiết kế trang chủ bán chạy nhất, bạn sẽ biết nhiều về đề tài này hơn 80% các độc giả của một tạp chí dành cho những nhà môi giới bất động sản. Nếu bạn có thể tổng hợp những nội dung đọc được và đưa ra các đề xuất chuyên biệt phù hợp với những nhu cầu của thị trường bất động sản, bạn hoàn toàn có thể hi vọng mức phản hồi 0,5-1,5% từ quảng cáo của bạn trên tạp chí.

Bạn hãy trả lời những câu hỏi sau nhằm vạch ra những ý tưởng chủ đạo về sản phẩm thông tin tiềm năng của mình. Bạn cần hướng tới những bộ sản phẩm đi kèm, tất cả cùng với sản phẩm chính có thể đạt mức giá 50-200 đôla. Chẳng hạn, bộ sản phẩm có thể bao gồm: một bộ hai đĩa CD (mỗi đĩa có dung lượng 30-90 phút), một bản in nội dung đĩa CD dài 40 trang và một hướng dẫn sử dụng nhanh dài 10 trang.

1. Bạn làm cách nào để đưa một kỹ năng tổng hợp thích ứng với thị trường mục tiêu,

hay tung ra thêm một sản phẩm trong loạt sản phẩm vốn đang bán rất chạy trên thị trường mục tiêu? Hãy suy nghĩ tỉ mỉ và sâu sắc.

2. Bạn cho rằng bạn cũng như những người khác trong thị trường của bạn sẽ sẵn lòng chi trả để được học về kỹ năng nào? Hãy trở thành chuyên gia về kỹ năng đó, sau đó sáng tạo ra một sản phẩm hướng dẫn cách thức bạn đã làm. Nếu bạn cần đến sự giúp đỡ hay cần đẩy nhanh tiến trình, hãy xem xét câu hỏi tiếp theo.

3. Bạn cần phỏng vấn và ghi âm buổi nói chuyện với các chuyên gia nào cho một đĩa CD được khách hàng đón nhận? Những chuyên gia này không nhất thiết phải là những chuyên gia giỏi nhất mà chỉ cần là những chuyên gia hàng đầu. Bạn hãy đề nghị họ giữ bản ghi âm gốc hoặc thực hiện việc kinh doanh theo yêu cầu của họ. Bạn cũng có thể trả cho họ một khoản tiền trước và sau đó trả tiền công dần theo số lượng đĩa bán ra. Bạn có thể sử dụng tiện ích HotRecorder trên trang Skype.com để thu âm những cuộc trò chuyện này trực tiếp vào máy tính rồi gửi file định dạng mp3 cho một dịch vụ sao chép trực tuyến.

4. Bạn có biết một câu chuyện “từ thất bại tới thành công” nào có thể được chuyển thành một sản phẩm hướng dẫn cho mọi người không? Bạn hãy xem xét những vấn đề đã gặp phải trước đây, kể cả những vấn đề cá nhân lẫn những rắc rối trong công việc.

Đào tạo chuyên gia: Làm cách nào để trở thành một chuyên gia hàng đầu trong vòng bốn tuần

Đã tới lúc cần xóa bỏ sự tôn sùng đối với các chuyên gia.

Trước tiên, việc được coi là một chuyên gia hoàn toàn khác với việc thực sự là một chuyên gia. Trong lĩnh vực kinh doanh, người kinh doanh sản phẩm được coi là một chuyên gia, còn chuyên gia thực sự là người sáng tạo sản phẩm và đưa ra các biện pháp tránh trường hợp hàng bị trả lại.

Bạn có thể biết mọi điều về một lĩnh vực nào đó – lĩnh vực y tế chẳng hạn – nhưng nếu tên bạn không có chức danh M.D1 theo sau, sẽ chẳng có ai lắng nghe bạn nói.

Chức danh M.D chính là một “chỉ tiêu tín nhiệm”, theo cách gọi của tôi. Người được coi là chuyên gia với nhiều chỉ tiêu tín nhiệm nhất, chứ không phải một chuyên gia có hiểu biết sâu sắc nhất, là người sẽ bán được nhiều sản phẩm nhất.

Tuy vậy, làm thế nào để chúng ta đạt được nhiều chỉ tiêu tín nhiệm trong thời gian ngắn nhất?

1 M.D (Doctor of Medicine): Tiến sĩ y khoa.

Một người bạn của tôi chỉ mất khoảng ba tuần để trở thành “một chuyên gia giao tiếp hàng đầu, theo lời của tạp chí Glamour1 và các phương tiện truyền thông trong nước khác; một chuyên gia đã tư vấn cho các công ty hàng đầu thuộc Fortune 500 cách cải thiện các mối quan hệ trong vòng 24 giờ.” Cô bạn này đã làm cách nào?

1 Tạp chí dành riêng cho phụ nữ do Nhà xuất bản Condé Nast Publications ấn hành, ra đời từ năm 1939 tại Mĩ.

Cô chỉ thực hiện theo vài bước tạo hiệu ứng tín nhiệm đơn giản. Sau đây là cách bạn có thể làm tương tự:

1. Tham gia vào hai hay ba tổ chức liên quan tới thương mại có những cái tên thật thu hút. Như bạn tôi, cô ấy đã chọn gia nhập Hiệp hội Giải quyết Xung đột (the Association for Conflict Resolution – www.acrnet. org) và Quỹ tài trợ Giáo dục giới tính Thế giới (the International Foundation for Gender Education – www.ifge.org). Để gia nhập các tổ chức trực tuyến này chỉ mất khoảng năm phút với một thẻ tín dụng.

2. Đọc ba cuốn sách bán chạy nhất viết về đề tài bạn quan tâm (bạn có thể tìm kiếm danh sách những tác phẩm bán chạy nhất lưu trữ trong tờ New York Times trên Internet), sau đó tóm lược mỗi cuốn sách trong vòng một trang giấy.

3. Tổ chức một cuộc hội thảo chuyên đề miễn phí kéo dài một tới ba tiếng tại một trường đại học danh tiếng gần nơi bạn ở nhất. Hãy quảng cáo về buổi hội thảo này trên các poster. Sau đó, hãy tổ chức hội thảo tương tự ở các chi nhánh tại địa phương

của hai công ty lớn (chẳng hạn, AT&T hay IBM). Hãy cho công ty biết bạn đã tổ chức hội thảo tại Trường Đại học X, Trường Cao đẳng Y và rằng bạn là thành viên của những tổ chức đã đề cập trong bước 1. Hãy nhấn mạnh với họ rằng buổi hội thảo này hoàn toàn miễn phí, được tổ chức với mục đích gia tăng kinh nghiệm diễn thuyết thực tiễn cho bạn, không phải nhằm giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ bạn cung cấp. Hãy ghi âm lại các cuộc hội thảo từ hai góc độ để sau này có thể sử dụng làm sản phẩm CD/DVD.

4. (Bạn có thể thực hiện hoặc bỏ qua bước này) Đề nghị được viết một hay hai bài báo cho các tạp chí thương mại có liên quan tới chuyên ngành của bạn, dùng những thành quả đạt được trong bước 1 và bước 3 để giành lấy sự tín nhiệm của các tạp chí này. Nếu các tạp chí này từ chối đề nghị của bạn, hãy yêu cầu được phỏng vấn một chuyên gia có tiếng, sau đó viết bài về cuộc phỏng vấn này – với cách này, tên bạn vẫn được đăng dưới bài báo.

Tham gia vào mạng Prof Net, đây là một dịch vụ mà các nhà báo thường dùng để tìm các chuyên gia phục vụ cho công tác viết bài. Công tác PR rất đơn giản nếu bạn biết im lặng và lắng nghe. Hãy thực hiện tốt các bước 1, 3 và 4; mức độ tín nhiệm của bạn sẽ gia tăng, đồng thời ngày càng nhiều những nghiên cứu của bạn sẽ được đăng tải trực tuyến, đáp ứng nhu cầu của các nhà báo. Nếu làm tốt bước này, tên tuổi của bạn sẽ sớm xuất hiện trên tất cả các ấn phẩm của địa phương.

Trở thành một chuyên gia nổi tiếng không hề khó. Vì vậy, giờ đây tôi muốn tháo gỡ những rào cản.

Tôi không nói tới việc giả làm người không đúng với thực chất của bạn. Bản thân tôi cũng không thể làm việc đó! “Chuyên gia” là một thuật ngữ mơ hồ theo cách nhìn của các phương tiện truyền thông. Thuật ngữ này cũng bị lạm dụng quá mức nên đã mất đi tính rõ ràng. Theo những quan điểm PR hiện đại, các tiêu chuẩn để đánh giá một chuyên gia trong hầu hết mọi lĩnh vực là mối quan hệ thành viên với các tổ chức, danh sách khách hàng, khả năng viết bài, và được đề cập trên các phương tiện truyền thông. Chỉ số IQ hay tấm bằng Ph.D1 không hề được xem xét tới.

Hãy đưa sự thật ra ngoài ánh sáng, không bịa đặt. Đó chính là những việc cần làm.

Rất mong được nhìn thấy bạn trên kênh CNN.

► CÂU HỎI VÀ HÀNH ĐỘNG

Trong chương thực hành này, phần câu hỏi và hành động rất đơn giản. Thực tế, phần này bao gồm nhiều câu hỏi hơn.

Câu hỏi đặt ra là: “Bạn đã đọc hết chương này và làm theo những chỉ dẫn trong đó chưa?” Nếu chưa thì bạn nên bắt tay làm đi! Thay vì đưa ra những câu hỏi và hành động như thông thường, phần cuối chương này và hai chương sau sẽ đưa ra những cơ sở để thực hành các biện pháp đã mô tả bên trên.

► THỬ THÁCH NGỌT NGÀO Đi tìm Yoda2 (3 ngày)

1 Doctor of Philosophy: Tiến sĩ.

2 Yoda là một nhân vật trong bộ phim truyện Star wars (Chiến tranh giữa các vì sao). Yoda là sư tổ của các hiệp sỹ Jedi, là bậc thầy cả về khả năng linh cảm, sử dụng sức mạnh và kỹ năng cận chiến bằng kiếm Laser. Ở đây, Yoda tượng trưng cho một người hướng dẫn, một chuyên gia.

Bạn hãy gọi cho ít nhất một chuyên gia nổi tiếng mỗi ngày trong vòng 3 ngày liền. Bạn chỉ nên sử dụng Email nếu không thể gọi điện được. Tôi khuyên bạn nên gọi điện trước 8 giờ 30 sáng hoặc sau 6 giờ chiều nhằm giảm những rắc rối với các thư ký và những người “gác cổng” khác. Bạn hãy nghĩ trước trong đầu một câu hỏi. Đó là câu hỏi mà bản thân bạn đã nghiên cứu tìm hiểu nhưng không tìm ra câu trả lời. Bạn hãy rũ bỏ vai trò của những người quan trọng – những CEO, những doanh nhân thành đạt, những tác giả nổi tiếng. Thay vào đó, hãy làm cho cuộc nói chuyện thoải mái. Nếu cần, bạn hãy làm theo những hướng dẫn trong trang web

www.contactanycelebrity.com và soạn thảo sẵn những câu đàm thoại mẫu như dưới đây:

Nhân viên trả lời điện thoại: Tập đoàn Acme (hay văn phòng của Chuyên gia X) xin nghe.

Bạn: Xin chào, tôi là Tim Ferriss, xin được nói chuyện với ông John Grisham1.

Nhân viên trả lời điện thoại: Xin hỏi anh tìm ông Grisham có việc gì?

Bạn: Tôi biết nói ra có vẻ buồn cười2, nhưng tôi là một tác giả mới vào nghề. Tôi vừa đọc được bài phỏng vấn ông Grisham trên tạp chí Time Out New York3. Từ lâu tôi đã rất mến mộ ông4 nhưng bây giờ mới có đủ dũng khí để gọi điện5 xin ông một lời khuyên. Tôi sẽ không làm phiền ông Grisham quá hai phút đâu. Cô nối máy giúp tôi với ông ấy được không?6 Tôi thực sự rất cảm ơn cô.

1 Nếu bạn nói câu này thoải mái và tự tin, bạn sẽ dễ dàng được nối máy tới người cần gọi hơn. Ngược lại, nếu bạn nói “Tôi muốn nói chuyện với ông/bà X”, người nhận điện sẽ biết ngay bạn không hề quen biết ông/bà X. Còn nếu bạn muốn đảm bảo được gặp người cần gọi nhưng có thể hơi bị “quê” một chút, bạn hãy chỉ nêu tên thân mật của ông/bà X.

2 Tôi thường dùng cách mở đề này mỗi khi cần đưa ra những đề nghị ngoài lề. Cách mở đề kiểu này sẽ gây tò mò cho người nghe, khiến họ không lập tức từ chối được.

3 Câu nói này sẽ trả lời câu hỏi mà người nhận điện đang băn khoăn: “Người này là ai và gọi điện vì việc gì?”

4 Tôi gọi cho những người tôi quen thuộc. Nếu bạn không thể tự nhận mình là “người mến mộ từ lâu”, hãy nói rằng bạn đã theo sát những bước đường sự nghiệp của ông/bà X một thời gian.

5 Đừng cố làm người cứng rắn. Hãy tỏ rõ bạn đang rất hồi hộp và người nhận điện sẽ thấy xúc động.

Tôi thường dùng cách này ngay cả khi không thực sự thấy hồi hộp.

6 Cách dùng từ ngữ rất quan trọng. Hãy nhờ người nhận điện “giúp” bạn.

Nhân viên trả lời điện thoại: Hừm… Xin anh đợi một lát. Tôi sẽ xem hiện giờ ông Grisham có rảnh không. (2 phút sau) Anh có thể gặp ông Grisham được rồi. Chúc anh may mắn.

John Grisham: John Grisham xin nghe.

Bạn: Xin chào ông Grisham. Tôi là Tim Ferriss. Tôi biết nói ra điều này nghe có vẻ hơi kỳ quặc, nhưng tôi là một tác giả mới vào nghề, cũng là một người mến mộ ông từ lâu. Tôi mới đọc bài phỏng vấn ông trên tạp chí Time Out New York, và sau cùng cũng có đủ dũng cảm gọi điện cho ông. Tôi muốn xin ông vài lời khuyên, chắc sẽ không mất quá 2 phút đâu ạ. Ông cho phép chứ ạ?1

John Grisham: Được thôi. Anh cứ tiếp tục đi. Vài phút nữa tôi có một cuộc gọi.

Bạn (cuối cuộc đàm thoại): Xin cảm ơn ông đã dành thời gian cho tôi. Nếu đôi khi có vấn đề khó cần hỏi, tôi có thể liên lạc với ông qua Email được không ạ?2

1 Bạn chỉ cần lặp lại đoạn hội thoại với người nhận máy trước đó và đừng lưỡng lự – hãy nhanh chóng đi vào vấn đề và xin phép được bắt đầu.

2 Hãy kết thúc cuộc hội đàm bằng cách mở ra cơ hội giao tiếp trong tương lai. Hãy khởi đầu mối quan hệ bằng cách viết Email.

► CÔNG CỤ VÀ BÍ QUYẾT Xác định quy mô thị trường
– Thị trường người viết (www.writersmarket.com)

Tại đây bạn sẽ tìm thấy danh sách hàng ngàn các tạp chí chuyên ngành, cũng như thông tin về số lượng phát hành và bán ra của các tạp chí đó. Tôi thường thích các bản in hoặc báo in hơn.

– Các dịch vụ cung cấp thông tin và dữ liệu (www.srds.com)

Hãy truy cập trang web này để thu thập danh sách thường niên các khách hàng là doanh nghiệp của các tạp chí kể trên. Nếu bạn đang có ý định kinh doanh sản phẩm băng video hướng dẫn săn thú chẳng hạn, trước hết bạn cần kiểm tra số lượng khách hàng trong danh sách của các nhà sản xuất súng săn và các tạp chí liên quan. Bạn nên sử dụng bản in hay các bài báo tạp chí tại các thư viện thay vì tìm trực tuyến.

Xác định sản phẩm hoặc cách thức sản xuất sản phẩm

– Danh bạ các nhà sản xuất của Thomas (www.thomasnet.com) (800-699-9822)

Đây là cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tìm kiếm các nhà sản xuất theo hợp đồng của tất cả các loại sản phẩm khác nhau, từ trang phục lót, thực phẩm tới các linh kiện máy bay.

– Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác giao hàng trọn gói (www. dropshipsource.com) (877-637-6774)

Trang web này cung cấp những chỉ dẫn giúp cho việc tìm kiếm các nhà sản xuất sẵn lòng cung cấp dịch vụ giao hàng trọn gói cho khách hàng của bạn, tránh việc bạn phải để hàng tồn trong kho của mình. Nếu bạn đàm phán thất bại với những nhà sản xuất này, hãy đặt hàng của các đối thủ cạnh tranh với họ và tìm kiếm một đơn vị giao hàng.

– www.ingrambook.com, www.techdata.com

Hãy truy cập vào hai trang web này để xem thông tin về các sản phẩm điện tử, DVD và sách.

– www.housewares.org , www.nationalhardwareshow.com (847-292-4200) Đây là những trang cung cấp thông tin về đồ dùng gia đình.

– www.expoeast.com, www.expowest.com

Bạn có thể tìm kiếm thông tin về các sản phẩm vitamin và hàng tiêu dùng tại các trang web này.

Các nguồn thông tin công cộng

Bạn nhớ phải nói chuyện với một luật sư về quyền sở hữu trí tuệ trước khi sử dụng những tài liệu công cộng. Nếu một tài liệu công cộng được sửa đổi 20% (chẳng hạn bằng cách tóm tắt hay viết thêm chú thích), tác phẩm “mới” hoàn chỉnh này có thể được bảo hộ bản quyền. Nếu bạn sử dụng bản quyền này trái phép, bạn có thể bị kiện. Mọi việc có thể trở nên rắc rối. Do vậy, hãy tự bắt đầu công trình nghiên cứu của mình, nhưng sau đó, bạn cần nhờ một chuyên gia xem xét lại toàn bộ nghiên cứu này trước khi biến nó thành sản phẩm bán ra thị trường.

– Dự án Gutenberg (www.gutenberg.org)

Dự án Gutenberg là một thư viện kỹ thuật số gồm hơn 15.000 tài liệu thuộc nguồn thông tin công cộng.

– VLibriVox (www.librivox.org)

LibriVox là tập hợp sách được thu âm từ các nguồn công cộng, trang web này cho phép tải tài liệu miễn phí.

Thu âm những cuộc phỏng vấn với các chuyên gia để phát hành đĩa CD

– HotRecorder (www.hotrecorder.com)

HotRecorder cho phép ghi âm các cuộc điện thoại thực hiện qua máy tính. Trang web này cũng có thể được sử dụng kết hợp với phần mềm Skype (www.skype.com) và các chương trình khác.

Cấp phép cho các đối tác sử dụng ý tưởng của mình nhằm thu hoa hồng

– InventRight (www.inventright.com) (800-701-7993)

Stephen Key là nhà phát minh thành công lâu dài nhất mà tôi từng biết. Ông đã thu về hàng triệu đôla từ các hợp đồng với những công ty như Disney, Nestlé, và Coca-Cola. Ông không tập trung vào công nghệ cao, mà chỉ chuyên về sáng tạo những sản phẩm đơn giản, hay cải tiến những sản phẩm hiện hữu, sau đó cho thuê (hay nhượng quyền) những ý tưởng của mình cho các tập đoàn lớn. Ông tìm ra ý tưởng, lập hồ sơ đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, sau đó thuê một công ty khác phát triển ý tưởng còn ông chỉ kiểm tra lại. Trang web này giới thiệu quy trình làm việc của ông. Tôi thật lòng khuyên bạn nên truy cập vào đây.

– Tập đoàn Guthy-Renker (www.guthyrenker.com) (760-773-9022)

GRC1 là một người khổng lồ trong lĩnh vực thông tin. Mỗi năm tập đoàn này thu về hơn 1,3 tỷ đôla doanh thu từ các sản phẩm thành công vang dội như Tony Robbins, Proactiv Solution và Winsorr Pilates. Bạn đừng hi vọng tập đoàn này sẽ trả cho bạn tiền thù lao quá 2-4% nếu sản phẩm của bạn không thực sự triển vọng. Tuy nhiên, con số sẽ đủ lớn để bạn xem xét đề nghị này. Hãy đưa sản phẩm lên mạng.

Đăng ký sở hữu bản quyền đối với những ý tưởng chưa được khai thác, biến những ý tưởng này thành sản phẩm.

– Văn phòng Sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ2 (www.uspto.gov) (800-786-9199)

1 Guthy-Renker Corporation.

2 United States Patent and Trademark office.

– www.autm.net

Để tìm thông tin về những công nghệ có thể cấp giấy phép do các trường đại học phát triển, hãy truy cập vào mục “view all listing” trong phần “Technology Transfer Offices”.

– www.uiausa.org/Resources/InventorGroups.htm

Trang web này cung cấp thông tin về các hiệp hội và tổ chức các nhà phát minh sáng chế. Bạn có thể gọi điện và tìm hiểu xem các thành viên thuộc những hiệp hội này có phát minh mới muốn nhượng quyền hay không.

Trở thành một chuyên gia

– ProfNet1 thông qua các nhà lãnh đạo PR (www.prleads.com/discountpage)

Nhận được những hướng dẫn hàng ngày từ các nhà báo, tìm kiếm các chuyên gia để gặp và phỏng vấn những người đã từng xuất hiện ở các kênh truyền thông được xếp hạng từ các đài phát thanh địa phương cho tới CNN hay New York Times.

– ExpertClick (www.expertclick.com)

Đây là một bí mật nữa về những ưu điểm của chuyên gia PR. Hãy đưa tiểu sử chuyên môn cho các phương tiện truyền thông, ghi nhận cơ sở dữ liệu mới nhất về các đầu mối liên lạc với các phương tiện truyền thông hàng đầu và gửi ấn phẩm miễn phí tới

12.000 nhà báo. Tất cả việc này đều phải được thực hiện qua cùng một trang web nhằm nâng số lượng truy cập lên 5 triệu lượt/tháng. Đây chính là cách tôi sử dụng để được lên kênh NBC và có chân trong một chương trình truyền hình vào giờ cao điểm. Cách này thực sự rất hiệu quả.

1 Là một loại dịch vụ trên mạng, luôn giúp kết nối các doanh nghiệp với các nhà báo khi họ cần thông tin. Dịch vụ này cho phép các công ty thiết lập các hồ sơ nhằm tự giới thiệu về bản thân và các nhân viên chuyên trách của công ty mà báo giới có thể liên lạc.

10. Bánh lái tự động cho con thuyền thu nhập II ► KIỂM TRA “SẢN PHẨM LÝ TƯỞNG”

Rất nhiều học thuyết chỉ bị bác bỏ khi có những kết quả thực nghiệm chứng minh cho những sai lầm trong học thuyết đó… Do vậy, chính những nhà thực nghiệm đã thực hiện nhiệm vụ “canh gác” cho bất kỳ ngành khoa học nào – họ buộc các nhà lý luận phải đảm bảo tính chân thực.

– MICHIO KAKU, nhà vật lý học lý thuyết, cũng là người đồng phát minh ra thuyết String Field1, Hyperspace2

Chưa tới 5% trong số 195.000 cuốn sách được xuất bản mỗi năm bán được hơn 5.000 bản. Ngay cả đội ngũ những nhà xuất bản và biên tập viên kỳ cựu cũng thất bại nhiều hơn thành công. Người sáng lập ra Border’s Books đã từng mất không 375 triệu đôla tiền đầu tư vào WebVan3, một dịch vụ giao tạp phẩm trên toàn quốc. Chẳng ai muốn điều này xảy đến với mình.

Những bài học thuộc trực giác hoặc kinh nghiệm là nhân tố chỉ dẫn kém trong việc quyết định sản phẩm hay việc kinh doanh có lợi nhuận hay không. Tập trung vào một số nhóm người là cách chỉ dẫn hoàn toàn sai lầm. Hỏi 10 người xem liệu có muốn mua sản phẩm của bạn không. Sau đó, nói với những người nói “có” rằng bạn đang có 10 mặt hàng trong xe hơi và yêu cầu họ mua. Phản ứng tích cực đầu tiên sẽ là

việc từ chối lịch sự vì lo sợ số tiền của họ bị đe dọa.

1 Là một dạng của thuyết hấp dẫn lượng tử.

2 Siêu không gian.

3 http://news.com.com/2100-1017-269594.html?legacy=cnet.

Nếu bạn muốn có được một chỉ số chính xác về khả năng thương mại, bạn đừng hỏi liệu khách hàng sẽ mua hay không – hãy yêu cầu họ mua hàng. Câu trả lời cho yêu cầu này mới thực sự quan trọng.

Phương pháp của nhóm NR phản ánh điều này.

Bước ba: Vi thử nghiệm sản phẩm của bạn

Vi thử nghiệm bao gồm quá trình dùng những quảng cáo ít tốn kém để kiểm tra phản ứng của khách hàng với một sản phẩm trước khi bắt tay vào sản xuất sản phẩm đó1.

1 Yêu cầu khách hàng trả tiền trước khi giao hàng có thể là một hành động phạm pháp – do đó chúng ta sẽ không yêu cầu khách hàng thanh toán – tuy vậy, đây vẫn là thông lệ thường thấy. Tại sao những quảng cáo thương mại thường có dòng chữ “giao hàng trong vòng 3-4 tuần” trong khi một chuyến hàng từ New York tới California thực tế chỉ mất có 3-5 ngày? Bởi vì các công ty sẽ có thời gian sản xuất sản phẩm và sử dụng những thanh toán từ thẻ tín dụng của khách hàng để trang trải cho quá trình này. Một việc làm rất thông minh, dù trái luật.

Trong thời đại tiền Internet, vi thử nghiệm sản phẩm chỉ có thể thực hiện qua các mẩu quảng cáo nhỏ trên báo hay tạp chí, qua đó thu hút sự chú ý của các khách hàng tiềm năng. Những khách hàng này gọi điện tới hỏi hàng, để lại thông tin liên lạc và dựa trên số lượng người gọi tới hay những phản hồi thông qua thư, người ta sẽ có quyết định

sản xuất sản phẩm hay không.

Trong thời đại Internet, chúng ta có nhiều công cụ nhanh và tiết kiệm hơn để thực hiện vi thử nghiệm. Chúng ta sẽ thử nghiệm những ý tưởng về sản phẩm có được từ chương trước trên Google Adwords – công cụ quảng cáo PPC1 lớn và tinh vi nhất hiện nay – trong vòng 5 ngày với giá xấp xỉ 500 đôla. PPC ở đây đề cập tới những kết quả tìm kiếm được đánh dấu nổi bật so với các kết quả, ngoài các kết quả tìm kiếm thông thường khác trên Google. Các nhà quảng cáo trả phí để trang web đăng tải những quảng cáo này khi người sử dụng tìm kiếm những thuật ngữ liên quan tới sản phẩm được quảng cáo, và phải trả một khoản phí nhỏ khoảng 0.5 tới 1 đôla cho mỗi lần có người truy cập vào trang web của họ thông qua công cụ tìm kiếm. Để được hướng dẫn cụ thể về Google Adwords và PPC, bạn hãy truy cập vào trang www.google/onlinebusiness. Để biết thêm những ví dụ về các chiến lược PPC tiếp sau, như Kế hoạch Marketing PPC toàn diện trong 90 ngày, hãy vào trang www. fourhourworkweek.com.

1 Pay-Per-Click.

Quy trình thử nghiệm cơ bản bao gồm ba phần, mỗi phần sẽ được trình bày cụ thể trong chương này.

Sản phẩm lý tưởng : Nghiên cứu cạnh tranh và sáng tạo ra một lời chào hàng thuyết phục hơn, đăng lời chào hàng đó lên trang web (trong vòng từ một tới ba tiếng).

Thử nghiệm: Sử dụng các chiến dịch quảng cáo ngắn trên Google Adwords để kiểm tra phản ứng đối với lời chào hàng (Bạn nên dành ba giờ khởi động và năm ngày chỉ quan sát).

Loại bỏ hoặc đầu tư: Giảm bớt những khoản thua lỗ do các sản phẩm thất bại gây ra và sản xuất những sản phẩm thu hút được khách hàng để tăng doanh thu.

Trong phần bài tập tình huống, chúng ta sẽ nghiên cứu hai trường hợp của Sherwood và Johanna cùng với hai ý tưởng sản phẩm của họ – những chiếc áo thủy thủ Pháp và

đĩa DVD hướng dẫn học yoga cho các nhà leo núi – để biết cách thức thực hiện các bước trên.

Trong chuyến du lịch tới Pháp mùa hè năm trước, Sherwood đã mua một chiếc áo du thuyền sọc vằn. Khi quay lại New York, những thanh niên tuổi trạc từ 20-30 liên tục hỏi anh đã mua chiếc áo ở đâu. Nhận thấy đây có thể là một cơ hội kinh doanh tốt, anh liền cho đăng quảng cáo lên một số tạp chí dành riêng cho nhóm tuổi này xuất bản hàng tuần tại New York; đồng thời anh gọi điện cho nhà sản xuất tại Pháp hỏi giá. Anh nhận ra mình có thể mua áo với giá buôn là 20 đôla/chiếc, và bán lại với giá bán lẻ 100 đôla/chiếc. Sherwood tính thêm khoản phí vận chuyển từ Pháp tới Mĩ, mất khoảng 5 đôla/ chiếc nữa. Như vậy giá thành một chiếc áo sẽ vào khoảng 25 đôla. Đây tuy chưa hẳn là sản phẩm mang lại mức lợi nhuận lý tưởng, nhưng Sherwood vẫn muốn thử nghiệm kinh doanh sản phẩm này.

Johanna là giáo viên hướng dẫn tập Yoga. Cô nhận ra số lượng học viên là vận động viên leo núi của mình ngày càng tăng. Bản thân cô cũng là một nhà leo núi và đang xem xét việc thực hiện một đĩa DVD hướng dẫn học Yoga dành riêng cho đối tượng này, kèm theo một cuốn sách hướng dẫn dài 20 trang, tổng trị giá 80 đôla. Cô dự tính sản xuất ra loạt sản phẩm đầu tiên, cô chỉ cần đi mượn một chiếc máy quay, mua một băng thu hình dài 90 phút và mượn một chiếc máy vi tính iMac của bạn để biên tập băng hình này. Cô dùng máy tính xách tay để in sao một vài ấn bản đầu tiên – những băng hình này sẽ rất đơn giản, chỉ có phần tính thời gian và tiêu đề mỗi bài học. Sau đó, cô đăng tải danh sách các bài học lên trang www.download.com. Cô liên lạc với một cơ sở sao in băng đĩa và được biết để sao in các đĩa DVD với số lượng nhỏ (ít hơn 250 đĩa) phải mất chi phí là 3-5 đôla/đĩa.

Bây giờ cả Sherwood và Johanna đã có được các ý tưởng, đồng thời cũng dự tính được giá thành khởi điểm, họ sẽ phải làm gì tiếp theo?

Tạo ra sản phẩm tốt nhất so với các sản phẩm cạnh tranh

Trước tiên, mỗi sản phẩm cần vượt qua được một bài kiểm tra khả năng cạnh tranh.

Làm cách nào Sherwood và Johanna có thể vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh và chào bán một sản phẩm ưu việt hơn?

1. Sherwood và Johanna cho đăng lên các công cụ tìm kiếm những từ khóa mà khách hàng có thể sử dụng và tìm hiểu về các sản phẩm tương ứng. Để biết nên sử dụng các từ khóa nào, họ sử dụng các công cụ hướng dẫn tìm kiếm.

Overture1: http://inventory.overture.com/d/searchinventory/suggestion

Google2: http://adwords.google.com/select/main?cmd=KeywordSandbox

Ask.com: www.ask.com (bạn hãy gõ một thuật ngữ vào, sau đó xem mục “narrow your search” – thu gọn phần tìm kiếm của bạn, “expand your search” – mở rộng tìm kiếm và “related items” – những thuật ngữ liên quan, ở góc bên phải màn hình)

Vậy Sherwood và Johanna tự khác biệt hóa sản phẩm của họ bằng cách nào?

– Sử dụng nhiều chỉ số tín nhiệm hơn? (như các phương tiện truyền thông, giới hàn lâm, các hiệp hội và giấy chứng thực).

– Bảo hành tốt hơn?

– Cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn hơn?3

– Hay giao hàng miễn phí hoặc nhanh hơn?

Sherwood nhận ra các trang web cạnh tranh ít khi cung cấp sản phẩm áo thủy thủ này. Tất cả áo loại này đều, hoặc được sản xuất tại Mĩ (đồ nhái), hoặc được vận chuyển từ Pháp sang (khách hàng phải đợi từ hai tới bốn tuần mới có hàng). Còn Johanna thì không thể tìm mua một chiếc DVD dạy yoga cho các nhà leo núi ở đâu, do vậy cô phải làm mọi việc từ đầu.

1 Công cụ tìm kiến thức trên website.

2 Công cụ tìm kiến thức trên website.

3 Chỉ áp dụng được với sản phẩm của Sherwood.

2. Giờ đây, Sherwood và Johanna cần viết ra một quảng cáo mang tính chứng thực cao, quảng cáo này dài khoảng một trang giấy (tức là khoảng 300 tới 600 từ). Quảng cáo cần nêu bật sự khác biệt và lợi ích mà sản phẩm của họ mang lại. Nó có thể sử dụng lời văn, hoặc kết hợp với các ảnh minh họa. Sherwood và Johanna có hai tuần để thu thập tất cả các mẩu quảng cáo trực tuyến cũng như trên báo đã thúc đẩy hành vi mua hàng của họ – những mẩu quảng cáo này sẽ được dùng làm mẫu1. Johanna yêu cầu khách hàng viết nhận xét cho sản phẩm, còn Sherwood cho bạn bè dùng thử và đưa nhận xét. Sherwood cũng yêu cầu nhà sản xuất cung cấp mẫu ảnh và quảng cáo.

1 Tôi đã nghĩ ra khẩu hiệu thành công nhất cho sản phẩm BodyQUICK bằng cách nào? Tôi đã mượn ý tưởng từ khẩu hiệu dài và sinh lợi nhiều nhất cho sản phẩm Rosetta Stone. Tự sáng tạo ra một vòng quay mới sẽ rất tốn kém – tốt nhất là ta nên khôn ngoan đứng ngoài quan sát và học theo.

Hãy truy cập vào trang www.pxmethod.com để biết thêm cách tôi đã sử dụng để tạo ra một trang web thử nghiệm từ nhận xét của những người tham dự hội thảo. Những cuộc hội thảo hướng dẫn như trong phần Trở thành chuyên gia đã đề xuất là cách lý tưởng để xác định các lợi thế bán hàng của sản phẩm.

Thử nghiệm quảng cáo

Sherwood và Johanna giờ đây cần phải thử nghiệm phản ứng của các khách hàng thực sự đối với quảng cáo của họ. Đầu tiên, Sherwood thử nghiệm các phản ứng này bằng một cuộc đấu giá 48 giờ trên eBay. Anh đặt giá sàn (mức giá thấp nhất anh có thể chấp nhận) là 50 đôla, và dừng cuộc đấu giá vào phút cuối để tránh phát sinh các tranh chấp pháp lý do anh không có hàng để giao. Người trả giá cao nhất là 75 đôla.

Sherwood quyết định chuyển sang giai đoạn thử nghiệm tiếp theo. Johanna không thích trò lừa gạt này nên đã bỏ qua bước thử nghiệm đầu tiên.

Chi phí Sherwood phải bỏ ra: nhỏ hơn 5 đôla.

Cả hai cùng tìm một nhà cung cấp dịch vụ giá rẻ như:

www. bluehost.com để thuê tên miền cho trang web sắp ra đời của họ. Bluehost vừa cung cấp tên miền, vừa quản lý trang chủ; Sherwood chọn trang www.shirtsfromfrance.com, còn Johanna lựa chọn www. yogaclimber.com. Để có thêm các tên miền khác nữa, Johanna sử dụng tài khoản trên trang web www.domainsinseconds.com.

Chi phí cho công đoạn này: <40 đôla.

Sherwood sử dụng chương trình Dreamweaver1 để tạo quảng cáo trên một trang đầu tiên, sau đó tạo thêm hai trang khác nữa. Nếu người sử dụng nhấn vào trang thứ nhất, họ sẽ được chuyển tới trang tiếp theo về các điều kiện giá cả, điều khoản giao hàng và thanh toán2, cùng với những thông tin liên lạc cần cung cấp (bao gồm địa chỉ Email và số điện thoại). Nếu khách hàng nhấn vào mục “continue with order”3, họ sẽ được chuyển tới trang cuối cùng, có nội dung “Rất tiếc, hiện nay chúng tôi đã hết hàng. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi nhập hàng về. Xin cảm ơn sự quan tâm của bạn”. Cách làm này giúp Sherwood kiểm nghiệm riêng rẽ phản ứng của khách hàng với phần quảng cáo tại trang đầu tiên và với mức giá anh đặt ra. Những người sử dụng tiếp tục truy cập tới trang quảng cáo cuối cùng được coi là những khách hàng thực sự.

1 Adobe Dreamweaver là một chương trình ứng dụng phát triển web do công ty Macromedia sáng tạo ra. Hiện nay, chương trình này thuộc sở hữu của Adobe Systems sau khi công ty này mua lại Macromedia vào năm 2005.

2 Sherwood đưa điều khoản này lên trước nhằm đảm bảo người sử dụng không truy cập vào chỉ với mục đích tham khảo mức giá cuối cùng. Anh muốn các “hợp đồng” phải phản ánh thực tế, chứ không chỉ là các công cụ tham khảo giá.

3 Tiếp tục đặt hàng.

Johanna không thích cách làm này, mặc dù khi khách hàng chưa ký nhận hóa đơn thì quy trình trên vẫn hợp pháp. Thay vào đó, cô thuê một thiết kế viên trên trang www.elance.com với giá 100 đôla. Người này sẽ thiết kế một trang web với nội dung bao gồm phần quảng cáo và đăng ký tài khoản Email để được nhận miễn phí “10 lời khuyên hàng đầu” khi sử dụng yoga trợ giúp cho công việc leo núi. Cô giả định lượng đơn đặt hàng sẽ bằng 60% số lượng tài khoản Email đăng ký.

Chi phí: nhỏ hơn 150 đôla.

Cả hai đều khởi động những chương trình đơn giản trên Google Adwords với 50-100 thuật ngữ tìm kiếm nhằm kiểm tra mối quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm, đồng thời thu hút thêm lượng người truy cập vào các trang web của họ. Giới hạn ngân sách mỗi người đặt ra là 50 đôla/ngày. (Khi kiểm tra mức độ hiệu quả của các quảng cáo PPC, tôi khuyên bạn trước tiên nên truy cập vào www. google.com/onlinebusiness, sau đó tự tạo tài khoản riêng cho mình tại đây, việc này mất khoảng 10 phút. Bạn sẽ tiêu tốn nguồn lực vô ích nếu dành ra 10 trang giấy chỉ để giải thích một thuật ngữ mà người sử dụng có thể tra cứu trên mạng chỉ trong nháy mắt).

Sherwood và Johanna sử dụng các công cụ gợi ý thuật ngữ tìm kiếm kể trên để tìm ra những thuật ngữ tìm kiếm thích hợp nhất. Cả hai đều hướng tới sử dụng những thuật ngữ cụ thể (“áo thủy thủ Pháp” thay vì “áo Pháp,” “yoga dành cho thể thao” thay vì “yoga”) với tỷ lệ hoán đổi cao (phần trăm khách hàng trên số người truy cập) và chi phí phải trả CPC1 trên mỗi lần truy cập thấp. Họ cũng mong muốn thực hiện từ bước 2 đến bước 4 nhưng không nhiều hơn 20 đôla CPC.

1 CPC: Cost-per-click.

Sherwood sử dụng các công cụ phân tích miễn phí trên Google để kiểm tra tình hình đặt hàng và tỷ lệ ngừng truy cập – có bao nhiêu phần trăm khách hàng ngừng truy cập

và đó là những trang nào.

Còn Johanna thì sử dụng trang www.aweber.com để kiểm tra các tài khoản Email đăng nhập. Do Sherwood và Johanna đều không thành thạo cách sử dụng các công cụ này, họ đã thuê các lập trình viên tự do thực hiện.

Chi phí: 100 đôla.

Cả Sherwood và Johanna đều thiết kế các quảng cáo Adwords tập trung vào những điểm khác biệt của sản phẩm. Mỗi quảng cáo trên Google Adwords bao gồm một tiêu đề và hai dòng miêu tả sản phẩm, mỗi dòng không vượt quá 35 ký tự. Sherwood tạo ra nhóm trong 10 thuật ngữ tìm kiếm. Sau đây là hai mẫu quảng cáo của anh.

ÁO THỦY THỦ CỦA PHÁP

Chất lượng Pháp, giao hàng từ Mĩ Bảo hành trọn đời! www.shirtsfromfrance.com

ÁO THỦY THỦ PHÁP CHÍNH HIỆU

Chất lượng Pháp, giao hàng từ Mĩ Bảo hành trọn đời! www.shirtsfromfrance.com

Johanna cũng tạo ra năm nhóm từ 10 thuật ngữ tìm kiếm và thử nghiệm một số mẫu quảng cáo, trong đó có hai mẫu sau:

YOGA DÀNH CHO CÁC NHÀ LEO NÚI

DVD được tin dùng bởi hơn

512 nhà leo núi

Hãy để cơ thể bạn trở nên dẻo dai và năng động www.yogaforsports.com

YOGA DÀNH CHO CÁC NHÀ LEO NÚI

DVD được tin dùng bởi hơn

512 nhà leo núi

Hãy để cơ thể bạn trở nên dẻo dai và năng động www.yogaforsports.com

Bạn cần biết những quảng cáo trên không chỉ giúp kiểm nghiệm tiêu đề mà còn cho thấy phản ứng của khách hàng với các điều kiện bảo hành, tên sản phẩm và tên miền. Điều này cũng đơn giản như tạo ra vài mẫu quảng cáo giống hệt, chỉ khác nhau một thông số duy nhất rồi tự động hoán đổi chúng trên Google. Bạn có đoán được tôi đã tìm ra tiêu đề hay nhất cho cuốn sách này bằng cách nào rồi chứ?

Cả Sherwood và Johanna đều vô hiệu hóa những tính năng phục vụ cho mục quảng cáo thu hút nhất trên Google. Việc này rất cần thiết khi so sánh tỷ lệ truy cập vào từng trang và kết hợp các yếu tố tốt nhất (tiêu đề, tên miền, nội dung) cho mẫu quảng cáo cuối cùng.

Cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng các quảng cáo này không đánh lừa các khách hàng tiềm năng truy cập vào trang web. Phần chào hàng cần rõ ràng. Mục tiêu của chúng ta là những khách hàng tiềm năng, vì thế chúng ta không muốn chào bán những sản phẩm “miễn phí” hay thu hút những khách xem hàng, hoặc những người tò mò nhưng không có ý định mua hàng.

Chi phí: khoảng 50 đôla/ngày x 5 ngày = 250 đôla1

1 Lưu ý: Sử dụng 100 thuật ngữ tìm kiếm cụ thể, với chi phí 0.1 đôla cho mỗi lần click chuột hữu hiệu hơn nhiều sử dụng 10 thuật ngữ chung chung, với chi phí một đôla mỗi lần. Bạn càng bỏ ra nhiều chi phí, bạn càng thu hút được một lượng lớn người truy cập và kết quả thu về càng mang giá trị thống kê cao. Nếu ngân sách cho phép, bạn hãy sử dụng thêm nhiều thuật ngữ liên quan, chi phí/ngày cũng cần tăng lên sao cho mức chi phí thử nghiệm PPC đạt từ 500 tới 1.000 đôla.

Loại bỏ hoặc đầu tư

Sau năm ngày, đã tới lúc kiểm tra kết quả.

Chúng ta nên định nghĩa thế nào là một tỷ lệ hoán đổi và một lần truy cập “hữu ích”? Đó là khi các thuật toán có thể gây hiểu nhầm. Nếu chúng ta kinh doanh mặt hàng áo complê trị giá 10.000 đôla có mức lợi nhuận cận biên 80%, rõ ràng là chúng ta chỉ cần đạt mức tỷ lệ hoán đổi thấp hơn nhiều so với một người kinh doanh sản phẩm DVD giá 50 đôla với mức lợi nhuận cận biên là 70%. Trong trường hợp cần các công cụ phức tạp và các bảng tính miễn phí, bạn hãy truy cập vào trang www.fourhourworkweek.com.

Johanna và Sherwood quyết định thực hiện công đoạn này thật đơn giản: Họ đã phải trả bao nhiêu cho các quảng cáo PPC và doanh thu “ảo” đạt bao nhiêu?

Johanna đã làm rất tốt. Tuy rằng số lượng truy cập vào các trang web không đủ lớn để đảm bảo giá trị thống kê, nhưng cô đã bỏ ra khoảng 200 đôla chi phí quảng cáo PPC và thu được 14 tài khoản đăng nhập cho báo cáo nhận 10 lời khuyên miễn phí. Nếu giả định có 60% trong số các tài khoản này thực sự đặt hàng, nghĩa là có 8,4 khách hàng x 75 đôla lợi nhuận/DVD = 630 đôla tổng lợi nhuận dự kiến. Ở đây chưa tính tới giá trị tiềm năng lâu dài của mỗi khách hàng.

Kết quả của những bài thử nghiệm nhỏ không đảm bảo rằng Johanna sẽ thành công trong tương lai, nhưng dựa trên những phân tích khả quan đó, cô đã quyết định mở một gian hàng trên Yahoo với mức phí 99 đôla/tháng và một khoản phí giao dịch nhỏ. Mức độ tín nhiệm khách hàng của cô tại ngân hàng không cao, nên thay vì giao dịch qua tài khoản thương gia1 tại ngân hàng, cô lựa chọn hình thức thanh toán bằng thẻ tín dụng qua mạng www.paypal.com. Có Email đưa ra 10 lời khuyên về việc tập Yoga cho những người đã đăng ký, xin ý kiến phản hồi và các đề xuất từ phía họ về nội dung của DVD.

1 Đây là một loại tài khoản ký gửi dùng để nhận các thanh toán qua thẻ tín dụng.

10 ngày sau, cô đã cho ra những phiên bản DVD đầu tiên, sẵn sàng giao bán. Doanh thu bán hàng ban đầu cho những khách hàng đầu tiên đủ để bù đắp chi phí sản xuất.

Ít lâu sau, cô đạt doanh số đáng nể 10 DVD/tuần (tương đương 750 đôla lợi nhuận) trên hai trang Google Adwords và Overture – công cụ quảng cáo PPC lớn thứ hai. Cô dự định thử nghiệm quảng cáo trên một số tạp chí chuyên ngành, và cần có một cơ chế tự động hóa để tiếp tục tiến xa hơn trong công việc kinh doanh.

Tình hình của Sherwood không khả quan như thế song cũng có triển vọng. Anh mất 150 đôla chi phí cho quảng cáo PPC và “bán” được ba chiếc áo, lợi nhuận dự kiến thu về là 225 đôla. Số lượng người truy cập vào trang web của anh rất lớn, nhưng hầu hết đều ngừng tại phần báo giá. Thay vì giảm giá, Sherwood quyết định thử điều khoản “đảm bảo trả lại gấp đôi giá tiền” trên trang báo giá, tức là nếu khách hàng không hài lòng với những chiếc áo trị giá 100 đôla họ đã mua, họ sẽ được trả lại 200 đôla. Lần thử nghiệm này anh “bán” được 7 chiếc áo, thu về 525 đôla lợi nhuận dự kiến. Dựa trên các kết quả này, anh mở một tài khoản thương gia tại ngân hàng để thanh toán các đơn hàng với nhà sản xuất bên Pháp và nhận tiền thanh toán từ khách hàng. Anh nhập 12 chiếc áo và bán hết trong vòng 10 ngày. Khoản lợi nhuận thu về đủ để anh mua một góc quảng cáo nhỏ với mức giá bằng 50% (yêu cầu được hưởng “mức chiết khấu dành cho các khách hàng lần đầu”, sau đó nhận được các đãi ngộ từ một tạp chí cạnh tranh để được hưởng thêm khoản giảm giá 20% khác) trên một tạp chí nghệ thuật địa phương ra hàng tuần. Trong quảng cáo này, anh đặt tên cho sản phẩm của mình là “Những chiếc áo Jackson Pollock1”. Sherwood đặt thêm 24 chiếc áo nữa và cho đăng số di động của mình lên mục quảng cáo trên tạp chí. Anh dùng tạp chí thay vì sử dụng trang web vì hai lý do sau: (1) Anh muốn xác định những câu hỏi trực tuyến thường gặp và (2) Anh muốn kiểm tra xem nên sử dụng mức chào hàng nào: mua một sản phẩm với giá 100 đôla (lợi nhuận 75 đôla) hay “mua hai tặng một” (200 đôla – 75 đôla = 125 đôla lợi nhuận).

Anh bán hết 24 chiếc áo trong vòng năm ngày đầu tiên quảng cáo trên tạp chí, hầu hết là theo chào hàng “mua 2 tặng 1”. Thế là thành công. Anh thiết kế lại quảng cáo, đưa phần trả lời các câu hỏi thường gặp lên nhằm giảm số cuộc gọi yêu cầu thêm thông tin từ phía khách hàng. Anh cũng quyết định thỏa thuận một hợp đồng dài hạn với tạp chí. Anh gửi một tấm séc cho đại diện của anh tại tạp chí, thanh toán trước tiền quảng

cáo cho 4 số tới với giá giảm 30%. Anh gọi điện để xác nhận bên tạp chí đã nhận được tấm séc qua FedEx2. Với số tiền đã nhận, thời hạn đã định ra, bên tạp chí sẽ không thể từ chối.

1 Họa sĩ Mĩ Paul Jackson Pollock được coi là người tiên phong của trường phái Biểu tượng trừu tượng. Ông vẽ theo cảm hứng và sáng tạo tự nhiên. Là một họa sĩ tài năng, qua đời khi còn rất trẻ, tên tuổi ông đã trở thành huyền thoại trong giới mỹ thuật.

2 Công ty dịch vụ vận chuyển nổi tiếng có trụ sở tại Mĩ.

Sherwood muốn đi Berlin nghỉ 2 tuần. Lúc trước anh định hủy chuyến đi này. Anh làm cách nào thoát khỏi công việc hiện thời mà vẫn không ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh? Anh cần xây dựng được một cơ chế tự động hóa và giải phóng cho chiếc điện thoại di động của mình.

Đó chính là nội dung của chương tiếp theo.

Trở lại với nhóm NR: Doug đã làm cách nào?

Bạn hẳn còn nhớ anh chàng Doug với trang web ProsoundEffects. com chứ? Anh ta đã thử nghiệm ý tưởng và từ hai bàn tay trắng anh ta đã kiếm được 10.000 đôla mỗi tháng bằng cách nào? Anh ta đã thực hiện các bước sau:

1. Lựa chọn thị trường

Anh lựa chọn thị trường các nhà sản xuất chương trình truyền hình và âm nhạc bởi bản thân anh cũng là một nhạc sĩ và cũng từng sử dụng sản phẩm này.

2. Phác thảo sản phẩm

Anh lựa chọn để mua lại những sản phẩm thông dụng của những nhà sản xuất có uy tín, thỏa thuận hợp đồng giao hàng giản tiện và mua hàng với số lượng lớn từ các nhà sản xuất này. Rất nhiều trong số các các sản phẩm này có trị giá lên tới hơn 300 đôla (thậm chí lên đến 7.500 đôla), và đây chính là lý do tại sao anh cần trả lời nhiều câu

hỏi về vấn đề dịch vụ khách hàng hơn so với những người kinh doanh các sản phẩm giá rẻ hơn, từ 50-200 đôla.

3. Vi thử nghiệm

Anh đưa các sản phẩm lên đấu giá tại eBay để kiểm tra mức cầu (và cả mức giá tối đa) trước khi quyết định tiến hành mua hàng để lưu kho. Anh chỉ đặt hàng với các nhà sản xuất khi nhận được đơn hàng từ khách hàng lẻ; và sản phẩm được giao trực tiếp từ kho của các nhà sản xuất. Dựa vào mức cầu trên eBay, Doug mở một gian hàng trên Yahoo bán những sản phẩm này, sau đó anh bắt đầu thử nghiệm trên Google Adwords và những công cụ tìm kiếm PPC khác.

4. Giới thiệu sản phẩm và quy trình tự động hóa

Sau khi thử nghiệm và đã thu được dòng tiền đủ lớn, Doug bắt đầu thử quảng cáo trên các tạp chí thương mại. Đồng thời, anh hợp lý hóa và thuê ngoài các hoạt động nhằm giảm yêu cầu về thời gian từ 2 giờ/ngày xuống còn 2 giờ/tuần.

► THỬ THÁCH NGỌT NGÀO

Từ chối những chào hàng đầu tiên (3 ngày)

Trước khi thực hành bài tập này, nếu có thể thì bạn nên đọc chương phụ “Làm cách nào để thu về 700.000 đôla từ chi phí quảng cáo 10.000 đôla” trên trang web www.fourhourworkweek.com sau đó, bạn hãy dành ra hai giờ vào các ngày thứ Bảy, Chủ nhật và thứ Hai liên tiếp.

Vào ngày thứ Bảy và Chủ nhật, hãy tới tham quan một khu chợ hoặc các khu bán hàng ngoài trời khác. Nếu bạn không có điều kiện tới những nơi này, hãy vào xem các cửa hàng bán lẻ độc lập nhỏ (không phải các chuỗi cửa hàng hay các đại lý lớn).

Bạn hãy dành ra 100 đôla cho lớp học kỹ năng đàm phán và chọn mua những mặt hàng có tổng trị giá ít nhất là 150 đôla. Nhiệm vụ của bạn là thuyết phục người bán hạ

giá xuống còn 100 đôla hoặc thấp hơn. Tốt nhất, bạn nên chọn nhiều mặt hàng có giá trị nhỏ thay vì một vài sản phẩm giá cao. Bạn nhớ phải bắt đầu bằng cách hỏi người bán: “Mặt hàng này được hưởng chiết khấu thế nào?”, sao cho người bán phải tự thương thuyết trước. Bạn nên tiến hành đàm phán lúc cửa hàng sắp đóng cửa, chọn một mức giá mục tiêu, thể hiện thiện chí mua hàng rõ rệt bằng cách cầm sẵn tiền mặt trong tay1. Bạn hãy tập cách bỏ đi nếu người bán không chấp nhận mức giá bạn đặt ra. Vào ngày thứ Hai, hãy gọi cho hai tạp chí (cuộc gọi đầu tiên có thể bạn còn nhiều lúng túng), sử dụng những kịch bản soạn sẵn trên trang web của chúng tôi để đàm phán. Hãy thương thuyết sao cho bên tạp chí giảm giá đến mức thấp nhất, sau đó hãy gọi lại cho họ xin lỗi không thể thực hiện giao dịch đã thỏa thuận do không được sự phê duyệt của quản lý cấp trên.

Quá trình đàm phán kiểu này cũng giống như “mua bán trên giấy tờ2”. Bạn cần tập thói quen từ chối những lời đề nghị và đề xuất ngược lại, cả khi tiếp xúc trực tiếp và khi tiếp xúc qua điện thoại.

1 Bạn hãy đọc chương phụ thêm trực tuyến tại trang web www.fourhourwork- week.com để hiểu thêm về những thuật ngữ tôi sử dụng trên đây.

2 “Mua bán trên giấy tờ” dùng để chỉ việc dự thảo các ngân sách ảo, “mua” cổ phiếu (viết lại giá trị hiện tại của các cổ phiếu này lên một tờ giấy), sau đó theo dõi biến động giá trong một thời gian để xem khoản đầu tư của bạn có sinh lợi hay không. Đây là một phương pháp không rủi ro nhằm rèn luyện các kỹ năng đầu tư trước khi thực sự bước vào cuộc đấu.

► CÔNG CỤ VÀ BÍ QUYẾT

Các trang web kiểm tra mẫu sản phẩm lý tưởng

– Phương pháp PX (www.pxmethod.com)

Mô hình kinh doanh này được sử dụng để xác định tính khả thi của chương trình dạy đọc tốc độ. Thử nghiệm đã rất thành công. Bạn cần chú ý cách doanh nghiệp sử dụng

giấy chứng thực, các chỉ số tín nhiệm, và những hình thức bảo đảm, cũng như cách công ty này đưa giá cả sang một mục riêng thành một biến độc lập. Bạn nên tham khảo trang web này – đây là một mô hình đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng.

Giới thiệu hình thức quảng cáo PPC (Pay-Per-Click)

– Hướng dẫn sử dụng Google Adwords (www.google.com/onlinebusiness) Các công cụ đề xuất từ khóa và quy mô thị trường
– Overture http://inventory.overture.com/d/searchinventory/suggestion/)

– Google https://adwords.google.com/select/main?cmd=

– KeywordSandBoxWordtracker (www.wordtracker.com)

– Ask.com (www.ask.com; bạn hãy gõ vào đây một thuật ngữ, các thuật ngữ thay thế sẽ hiện lên bên phải)

Hãy tìm thêm các thuật ngữ tìm kiếm PPC và xác định số lượng người tìm kiếm các thuật ngữ này.

Đăng nhập vào các tên miền giá rẻ

– Domains in Seconds (www.domainsinseconds.com)

Tôi đã sử dụng gần 100 tên miền với dịch vụ của trang web này.

– Joker (www.joker.com)

Các dịch vụ cho thuê miền giá rẻ nhưng phụ thuộc vào dịch vụ của đơn vị quản lý trang web

– Go Daddy (www.godaddy.com)

– 1 and 1 (www.1and1.com)

– BlueHost (www.bluehost.com)

– RackSpace (www.rackspace.com) Hosting.com (www.hosting.com)

Giải pháp thuê chung máy chủ, tức là cả trang web của bạn lẫn các web khác cùng được quản lý chung trên một máy chủ duy nhất, là giải pháp rất kinh tế, do đó tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ từ hai nhà cung cấp, một nhà cung cấp chính và một bên hỗ trợ. Hãy đặt các trang web của bạn trên từng máy chủ, sau đó đăng ký tài khoản trên www.no-ip.com. Trang web này sẽ chuyển hướng lưu lượng truy cập (DNS)1 tới bên hỗ trợ trong vòng 5 phút thay vì 24-48 tiếng như thông lệ.

1 Domain Name System là hệ thống phân giải tên được phát minh vào năm 1984 cho Internet, chỉ một hệ thống cho phép thiết lập tương ứng giữa địa chỉ IP và tên miền.

Các kho ảnh cần trả tiền hay miễn phí

– Free Stock Photos (www.freestockphotos.com)

Đây là một trong số rất nhiều cơ sở dữ liệu ảnh sẵn có trên mạng. Trang web này cung cấp mọi danh mục ảnh, từ động vật tới các dấu tích thời cổ đại. Tất cả bức ảnh tại đây có thể sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc thương mại.

– Getty Images (www.getty.com)

Trang web này cung cấp rất nhiều tiện ích mà các chuyên gia thường truy cập. Bạn có thể mua ảnh hay phim về bất cứ đề tài nào từ trang web này. Tôi đã mua hầu hết những hình ảnh tại đây mà tôi sử dụng trong các chiến dịch in ấn với giá 150-400 đôla. Chất lượng ảnh rất tốt.

Trả lời Email tự động

– Aweber (www.aweber.com)

Các giải pháp bán hàng và quy trình thanh toán

– YahooStore http://smallbusiness.yahoo.com/ecommerce) (866-781-9246)

Doug đã sử dụng cách thức bán hàng này. Với chi phí chỉ 40 đôla mỗi tháng, 1,5% cho mỗi giao dịch, dịch vụ hỗ trợ 24 giờ 7 ngày, hình thức này quả là một lựa chọn tuyệt vời.

– EBay Store (http://pages.ebay.com/storefronts/start.html)

Giá cả dao động từ 15 tới 500 đôla/tháng, chưa kể phụ phí eBay.

Quy trình thanh toán đơn giản cho các trang thử nghiệm

– PayPal Cart (www.paypal.com; xem mục “merchant” – thương nhân)

Chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng chỉ trong vòng vài phút. Không phải trả cước phí hàng tháng (1,9-2,9% và 0,30 đôla Mĩ/giao dịch)

– Google Checkout (http://checkout.google.com/sell)

Bạn sẽ được tặng 10 đôla miễn phí xử lý mỗi khi trả một đôla cho Adwords; 2% và 20 đôla/giao dịch cho những lần sau. Khách hàng cần ghi danh trên Google. Do đó, trang này nên được sử dụng cùng với một trong những giải pháp thanh toán kể trên.

Các phần mềm phân tích lưu lượng sử dụng web

– Google Analytics (www.google.com/analytics)

– Clicktracks (www.clicktracks.com)

– WebTrends (www.webtrends.com)

Người ta tìm ra, truy cập và ngưng sử dụng trang web của bạn như thế nào? Có bao nhiêu khách hàng tiềm năng biết tới sản phẩm của bạn thông qua từng quảng cáo PPC, và trang web nào được nhiều người biết đến nhất? Những công cụ phân tích trên sẽ trả lời cho bạn tất cả những câu hỏi trên và còn hơn thế nữa. Google miễn phí cho tất cả các trang web có dung lượng thấp và cũng hữu ích hơn rất nhiều phần mềm phải trả phí khác. Những công cụ còn lại yêu cầu mức cước phí 30 đôla hoặc hơn cho mỗi tháng.

Phần mềm thử nghiệm A/B

– Offermatica (www.offermatica.com)

– Vertster.com (www.verster.com)

– Optimost (www.optimost.com)

Như bạn biết đấy, công việc kiểm tra dễ như trở bàn tay, nhưng kiểm tra tất cả các biến thì chẳng hề dễ dàng. Bạn làm cách nào biết được tiêu đề, nội dung hay hình ảnh trên trang chủ của bạn là nhân tố đem lại hầu hết doanh thu? Thay vì sử dụng một phiên bản trong một thời gian dài, sau đó thay phiên bản khác – rất tốn thời gian, bạn nên dùng một phần mềm nâng cấp lên những phiên bản tân tiến hơn cho các trang chủ của mình, cũng như tác động kết hợp của chúng, và thực hiện tất cả tính toán cho bạn.

Dịch vụ tổng đài miễn phí1 giá thành thấp.

– TollFreeMAX (www.tollfreemax.com) (877)8888-MAX TollFreeMAX

1 Số gọi miễn phí (Toll-free numbers): Cho phép người gọi điện thoại đến các doanh nghiệp, cá nhân miễn phí. Tổng đài miễn phí hiện đang được rất nhiều công ty sử dụng do nó rất hữu ích cho công tác dịch vụ khách hàng và tiếp thị qua điện thoại. Hộp thư thoại sẽ được chuyển đến địa chỉ Email của bạn.

Kiểm tra lưu lượng truy cập của các trang web cạnh tranh

– Alexa (www.alexa.com)

Tại đây, bạn có thể tìm hiểu lượt truy cập vào các trang web đối thủ cạnh tranh và những trang web liên kết.

Các lập trình viên và các chuyên gia thiết kế tự do

– eLance (www.elance.com) (877-435-2623)

– CraigsList (www.craigslist.org)

11. Bánh lái tự động cho con thuyền thu nhập III

► MBA – MANAGEMENT BY ABSENCE (QUẢN LÝ BẰNG SỰ VẮNG MẶT)

Nhà máy của tương lai sẽ chỉ có hai công nhân, một người đàn ông và một chú chó. Người đàn ông tới nhà máy để cho chú chó ăn. Còn chú chó ở nhà máy để giữ cho người đàn ông không động tay vào máy móc.

– WARREN G. BENNIS, Giáo sư môn quản trị kinh doanh thuộc trường đại học Nam California; cố vấn của Ronald Reagan và John F. Kennedy

Hầu hết các doanh nhân không coi tiến hành tự động hóa là một mục tiêu. Do đó, họ thường gặp phải nhiều bối rối khi mỗi cố vấn kinh doanh lại đưa ra những lời khuyên trái ngược nhau. Bạn hãy xem xét hai quan niệm sau:

Một công ty được tạo nên bởi tình yêu sẽ mạnh hơn một công ty bị ràng buộc bởi nỗi sợ hãi… Nếu nhân viên được làm việc ở đó lâu dài, họ là những nhân viên rất hạnh phúc.

– HERB KELLEHER, người đồng sáng lập Hãng Hàng không SouthWest

Hãy trông đây. Tôi đã tạo dựng công ty này trên vị thế một kẻ độc tài. Tôi điều hành công ty cũng trên vị thế một kẻ độc tài. Và tôi sẽ luôn là một kẻ độc tài, bạn không

bao giờ thay đổi tôi được.

– CHARLES REVSON, người sáng lập công ty Revlon, trong buổi nói chuyện với một Giám đốc cấp cao tại công ty

Hmm… Bạn nên nghe theo ai bây giờ? Nếu bạn nhanh ý, bạn sẽ cho rằng tôi chỉ đưa cho bạn một trong hai lựa chọn. Tuy vậy, như thường lệ, tin tốt lành là bạn luôn còn có lựa chọn thứ ba.

Những lời khuyên trái ngược mà bạn đọc được trong các cuốn sách dạy kinh doanh, hay bất kỳ nơi nào khác, thường liên quan tới vấn đề quản lý nhân sự – cách thức xử lý nhân tố con người. Herb khuyên bạn nên đối xử nhẹ nhàng với nhân viên trong khi Revson khuyên bạn nên nghiêm khắc với họ. Còn tôi khuyên bạn nên giải quyết vấn đề này bằng cách loại bỏ nó: Loại bỏ yếu tố nhân sự.

Một khi bạn đã có được một sản phẩm bán chạy, bạn cần thiết kế một cấu trúc kinh doanh tự hiệu chỉnh.

Vị Giám đốc Điều hành từ xa

Trong một nông trang 200 năm tuổi, một “thí nghiệm về khả năng lãnh đạo trong thế kỷ 21” đã được âm thầm thực hiện đúng theo kế hoạch1.

1 Theo bài The Remote Control CEO (Vị Giám đốc Điều hành từ xa), đăng trên tạp chí Inc., tháng 10 năm 2005.

Stephen McDonnell đang ở trên lầu, xem xét bảng tính trên máy. Từ khi bắt đầu thực hiện thí nghiệm đó, doanh thu hàng năm của công ty ông đều tăng 30%. Ông có thể dành nhiều thời gian hơn cho ba cô con gái, một điều mà trước đây ông không dám nghĩ tới.

Thí nghiệm đó là gì? Dù là Giám đốc Điều hành của Applegate Farms, ông chỉ dành một ngày mỗi tuần đến trụ sở của công ty ở Bridgewater, bang New Jersey. Lẽ dĩ

nhiên, ông không phải là vị Giám đốc Điều hành duy nhất làm việc ở nhà – có hàng trăm người khác bị đau tim hay suy nhược thần kinh cần thời gian để phục hồi sức khỏe – song có sự khác biệt lớn giữa ông và họ. McDonnell đã dành thời gian làm việc

ở nhà hơn 17 năm qua. Thậm chí, ông còn bắt đầu làm như vậy từ sau khi thành lập công ty sáu tháng.

Chính sự vắng mặt có chủ tâm này đã giúp ông tạo dựng một công ty hoạt động dựa trên quy trình thay vì dựa vào người sáng lập. Liên lạc giữa các nhà quản lý bị hạn chế, buộc doanh nhân này hình thành những quy tắc hoạt động cho công ty. Những quy tắc cho phép các nhân viên cũng như đội ngũ quản lý doanh nghiệp có thể tự xử lý các vấn đề phát sinh thay vì kêu gọi sự giúp đỡ của người khác.

Thí nghiệm này không chỉ dành cho những hoạt động với quy mô nhỏ. Applegate Farms hiện cung cấp hơn 120 sản phẩm thịt tự nhiên và thịt hữu cơ cho các nhà bán lẻ cao cấp. Công ty này cũng đạt doanh thu hàng năm lên tới hơn 35 triệu đôla.

Thực hiện được tất cả những điều trên rất có thể bởi McDonnell đã biết nhìn xa trông rộng.

Cấu trúc sản phẩm lý tưởng

Bắt đầu từ việc suy nghĩ sơ đồ tổ chức cuối cùng của doanh nghiệp ra sao không còn là một phương thức mới mẻ.

Doanh nhân khét tiếng Wayne Huizenga đã sao chép sơ đồ tổ chức của hãng McDonald, nhờ đó biến Blockbuster thành một doanh nghiệp trị giá hàng tỷ đôla. Rất nhiều “người khổng lồ” khác cũng từng làm tương tự. Trong trường hợp chúng ta, “điểm cuối cùng trong đầu” hoàn toàn không giống như vậy. Mục tiêu của chúng ta không phải là lập nên một doanh nghiệp có quy mô thật lớn, mà là một doanh nghiệp tiêu tốn của chúng ta ít thời gian và công sức nhất. Doanh nghiệp đó phải giúp chúng ta thoát ra khỏi dòng thông tin và khối lượng công việc bề bộn thay vì đẩy chúng ta vào đó.

Sơ đồ tự động hóa

CƠ CHẾ LÀM VIỆC 4 GIỜ/TUẦN

1 Chi phí này bao gồm cả chi phí cho một lập trình viên/người thiết kế trang web.

2 Trung tâm thực hiện trả lại tiền cho khách hàng thông qua bộ xử lý.

3 Số tiền trả lại không bao gồm chi phí tín dụng.

4 Những thẻ tín dụng bị từ chối cũng được gửi lại cho Trung tâm thực hiện.

Tôi đã không thực hiện được điều này trong lần thử nghiệm đầu tiên.

Năm 2003, tôi được mời phỏng vấn ở văn phòng của mình cho một bộ phim tài liệu có tên gọi As Seen on TV. Cứ 20-30 giây, chúng tôi lại bị ngắt quãng bởi những tiếng bíp báo hiệu có Email, tin nhắn gửi tới, rồi tiếng chuông điện thoại. Tôi không thể không trả lời, do có hàng tá quyết định phụ thuộc vào tôi. Chỉ mình tôi có thể đảm bảo được con tàu đang rời ga đúng giờ và cũng chỉ mình tôi có đủ nhiên liệu.

Phân chia lợi nhuận: Kinh tế học thuê ngoài

Mỗi nhân viên thuê ngoài đều lấy đi một phần của chiếc bánh lợi nhuận. Sau đây là một bảng phân tích lợi nhuận – chi phí chung cho một sản phẩm giả định trị giá 80 đôla, được bán qua điện thoại và được phát triển nhờ sự trợ giúp của chuyên gia, người sẽ nhận tiền bản quyền. Tôi đề xuất tính lợi nhuận cận biên dựa trên mức chi phí cao hơn dự tính. Mức chi phí đó đề phòng trường hợp phát sinh những chi phí, phụ phí bất thường.

DOANH THU Trị giá sản phẩm………………………………………………………… 80.00 đôla
Cước phí giao hàng…………………………………………………… 12.95 đôla
Tổng doanh thu………………………………………………………… 92.95 đôla
CHI PHÍ Chi phí sản xuất………………………………………………………… 10.00 đôla
Dịch vụ tổng đài (0,83 đôla/phút x thời gian gọi
trung bình 4 phút)………………………………………………………. 3,32 đôla
Chi phí giao hàng………………………………………………………… 5,80 đôla
Hoàn thiện (1,85 đôla/gói hàng + 0,50 đôla tiền

bao gói sản phẩm)…………………………………………………………..35 đôla

Chi phí chuyển khoản qua thẻ tín dụng

(2,75% của 92,75 đôla)………………………………………………..2,56 đôla

Hàng bán bị trả lại (6% của 92,75 đôla)……………………….5,58 đôla

Tiền bản quyền (5% giá bán buôn)……………………………..2,40 đôla

Tổng chi phí……………………………………………………………….32,01 đôla

LỢI NHUẬN (doanh thu trừ chi phí)………………………60,94 đôla

Bạn tính thêm chi phí quảng cáo bằng cách nào? Nếu một quảng cáo trị giá 1.000 đôla hay 1.000 đôla tiền phí PPC đem lại 50 đơn đặt hàng, chi phí quảng cáo trên mỗi đơn hàng (CPO – cost per order) là 20 đôla. Như vậy, lợi nhuận thực tế trên mỗi đơn vị sản phẩm là 40,94 đôla.

Sau kinh nghiệm này, tôi đã đặt ra mục tiêu mới. Và trong lần phỏng vấn tiếp theo của tôi sáu tháng sau đó, đã có một sự chuyển biến rõ rệt: Im lặng. Tôi đã thay đổi lại hết cơ cấu tổ chức của công ty sao cho tôi không còn phải nghe điện thoại hay trả lời tin nhắn nữa.

Người ta thường hỏi tôi, công ty của tôi có quy mô thế nào? Có bao nhiêu nhân viên làm việc toàn thời gian. Câu trả lời là một. Hầu hết mọi người đều mất hứng khi nhận được câu trả lời này. Nhưng nếu như người ta đặt câu hỏi có bao nhiêu người đang sử dụng sản phẩm BrainQUICKEN LLC thì câu trả lời lại hoàn toàn khác: khoảng 200-300 người.

Biểu đồ vừa rồi là phiên bản rút gọn của cơ cấu tổ chức công ty tôi, từ quảng cáo – trong ví dụ này là quảng cáo trên báo – tới thanh toán tiền hàng qua tài khoản ngân hàng. Nếu bạn đã phát triển được một sản phẩm dựa theo những chỉ dẫn trong hai chương trước, chắc chắn bạn sẽ đi đến mô hình này.

Vậy tôi ở đâu trong biểu đồ đó? Chẳng ở đâu cả.

Tôi không phải là một trạm trung chuyển. Tôi giống như một sĩ quan cảnh sát đứng bên đường, có thể ra vào khi cần, và tôi sử dụng những bản báo cáo chi tiết từ các nhân viên thuê ngoài để đảm bảo mọi việc đang diễn ra như dự kiến. Tôi kiểm tra các báo cáo hoàn thành công việc thứ Hai hàng tuần và các báo cáo hàng tháng vào ngày thứ Hai đầu tiên của tháng đó. Những bản báo cáo hàng tháng bao gồm các hóa đơn đặt hàng qua tổng đài, nhờ đó tôi có thể dùng những số liệu này so sánh với số tiền phải trả cho tổng đài, để tính toán mức lợi nhuận tổng đài mang lại. Mặt khác, tôi chỉ kiểm tra tài khoản ngân hàng vào ngày mồng 1 và 15 hàng tháng để xem liệu có khoản khấu trừ phi lí nào không. Nếu thấy có sai sót, tôi sẽ gửi một Email tới ngân hàng để yêu cầu giải quyết. Ngược lại, tôi sẽ lại tiếp tục với các thú vui như đấu kiếm, hội họa hay leo núi.

Tự rút mình ra khỏi phương trình: Khi nào và bằng cách nào?

Hệ thống chính là giải pháp.

– AT&T

Bạn nên coi biểu đồ vừa rồi như là bản thiết kế khung cho cấu trúc tự điều hành ảo của công ty. Lẽ dĩ nhiên, có thể có nhiều

khác biệt – cơ cấu hoạt động của công ty bạn có thể gồm nhiều hay ít yếu tố hơn – song các nguyên tắc cơ bản thì không đổi:

1. Hãy ký hợp đồng với các công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài chuyên biệt hóa một chức năng; cùng với các nhân viên tự do. Mục đích là bất kỳ khi nào có nhân viên bị sa thải, bỏ việc, hay không hoàn thành được nhiệm vụ, bạn có thể thay thế bằng nhân viên khác mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty. Hãy thuê một nhóm nhân viên đã qua đào tạo, những người này có thể làm báo cáo chi tiết và thay thế cho nhau khi cần.

2. Đảm bảo rằng mọi nhân viên thuê ngoài đều sẵn lòng liên lạc để cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh, đồng thời hãy gửi cho họ một biên bản ủy nhiệm, cho

phép họ có quyền quyết định trong phạm vi chi phí cho phép (ban đầu, tôi giới hạn mức chi phí này là 100 đôla, sau hai tháng, tôi tăng lên 400 đôla).

Bạn làm cách nào có thể đạt tới mức này? Trước hết, cần xem xét chỗ bế tắc của hầu hết các doanh nhân.

Hầu hết các doanh nhân đều khởi nghiệp từ những công cụ chi phí thấp nhất sẵn có, nỗ lực hết mình và tự lực xây dựng và điều hành công ty từ số vốn ít ỏi. Việc này không có gì sai trái. Trên thực tế, giai đoạn này rất cần thiết để các doanh nhân có thể đào tạo đội ngũ nhân viên thuê ngoài của mình trong giai đoạn sau. Vấn đề nằm ở chỗ những doanh nhân này không biết khi nào và bằng cách nào tự thay thế mình hay các cơ sở vật chất “cây nhà lá vườn” của họ bằng những thứ “cấp tiến” hơn.

Thuật ngữ “cấp tiến” ở đây ám chỉ một cấu trúc công ty có thể xử lý 10.000 đơn hàng/tuần dễ dàng như khi xử lý 10 đơn hàng/tuần. Để đạt được điều này đòi hỏi phải tối thiểu hóa trách nhiệm ra quyết định của bạn, nhờ đó chúng ta mới thực hiện được mục tiêu về thời gian trong khi vẫn tăng gấp đôi, gấp ba thu nhập mà không hề phải tăng thời lượng làm việc.

Bạn hãy gọi điện cho những công ty trong danh sách ở cuối chương này để hỏi thêm về chi phí. Theo đó, hãy lập kế hoạch và dự trù ngân sách nhằm nâng cấp cơ sở hạ tầng theo từng giai đoạn quan trọng. Tôi dùng số lượng sản phẩm bán ra làm tiêu chí để xác định những cột mốc này:

Giai đoạn I: Tổng cộng 0-50 sản phẩm bán ra

Giai đoạn này bạn cần tự làm hết mọi việc. Hãy đăng số điện thoại lên trang web để tự xử lý những câu hỏi tổng quát và quy trình đặt hàng – việc này cực kỳ quan trọng trong giai đoạn khởi đầu – sau đó dựa trên những câu hỏi của khách hàng, xác định những câu hỏi chủ chốt cho phần FAQ trực tuyến về sau. Phần FAQ cũng là công cụ chính để đào tạo các nhân viên trực điện thoại cũng như phát triển nguyên lý bán hàng.

Liệu có phải PPC hay trang web mập mờ, sai lạc của bạn đang thu hút những khách hàng không tiềm năng và gây lãng phí thời gian? Nếu thực vậy, bạn cần thay đổi thông tin trên các công cụ này sao cho người truy cập có thể tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi thông dụng cũng như hiểu rõ lợi ích của sản phẩm.

Hãy trả lời tất cả các Email khách hàng gửi tới và lưu phần trả lời lại trong thư mục có tên “những câu hỏi về dịch vụ khách hàng”. Tự gửi cho mình bản sao của những câu trả lời, với tiêu đề là nội dung chính của câu hỏi từ phía khách hàng để tiện cho việc tra cứu về sau. Bạn hãy tự mình đóng gói và giao hàng nhằm xác định cách thức đóng gói và giao hàng tiết kiệm nhất. Hãy tìm hiểu về việc mở một tài khoản thương mại tại ngân hàng nhỏ địa phương (thường dễ dàng hơn so với các ngân hàng lớn) để xử lý các khoản thanh toán qua thẻ tín dụng trong thời gian tới.

Giai đoạn II: Hơn 10 sản phẩm được bán ra mỗi tuần

Hãy đưa thêm nhiều FAQ lên trang web của bạn cũng như các câu trả lời cho những câu hỏi thông dụng nhận được từ phía khách hàng. Tìm các công ty cung cấp dịch vụ trọn gói của địa phương trên các trang vàng dưới mục “dịch vụ trọn gói” (fulfillment services)1 hay “dịch vụ chuyển thư” (mailing services). Nếu bạn đã dùng cách này hoặc đã tra cứu trên trang web www.mfsanet.org mà vẫn không tìm ra một công ty thích hợp, bạn nên gọi cho các tòa báo địa phương và nhờ họ giới thiệu hoặc tư vấn. Bạn nên lựa chọn những công ty chấp thuận không đòi hỏi trả phí thiết lập ban đầu và mức phí tối thiểu hàng tháng (thông thường, các công ty nhỏ sẽ chấp thuận yêu cầu này). Nếu không công ty nào chấp thuận đề nghị trên, hãy yêu cầu được giảm giá ít nhất 50% đối với cả hai loại phí, sau đó đàm phán để yêu cầu khoản tiền thiết lập ban đầu là một khoản tiền trả trước cho những chi phí vận chuyển hay các chi phí khác.

1 Fulfillment services: Quy trình dịch vụ bao gồm tiếp nhận đơn hàng, lưu kho, bao gói và giao hàng tới tay người tiêu dùng cuối cùng.

Tiếp tục thu hẹp đối tượng công ty cần tìm kiếm xuống chỉ còn những công ty có khả

năng xử lý điện thoại và đơn đặt hàng qua Email từ phía khách hàng. Các Email trong tệp “dịch vụ khách hàng” của bạn sẽ được sử dụng để cung cấp các câu trả lời mẫu, đặc biệt là cho những câu hỏi liên quan tới vấn đề hoàn lại tiền và tình trạng đặt hàng1.

1 Các Email mẫu được đăng tải trên trang www.fourhourworkweek.com.

Nhằm mục tiêu giảm thiểu hay xóa bỏ hẳn các khoản phụ phí khác nhau, bạn hãy giải thích với đối tác rằng công ty bạn mới thành lập và quy mô tài chính còn nhỏ. Nói cho họ biết công ty của bạn cần vốn để đầu tư cho quảng cáo, nhằm giao được nhiều hàng hơn. Trong trường hợp cần thiết, hãy nêu ra các công ty cạnh tranh mà bạn đang xem xét hợp tác, đẩy họ vào thế cạnh tranh lẫn nhau, sử dụng mức giá thấp hay các điều kiện ưu đãi của công ty này để đàm phán mức chiết khấu và ưu đãi cao hơn từ phía công ty khác.

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy hỏi xin ý kiến của ít nhất ba khách hàng, sử dụng những câu sau để tìm ra yếu điểm của đối tác: “Phía công ty tôi biết rằng dịch vụ công ty X cung cấp rất tốt, song ai cũng có điểm yếu. Liệu bạn có thể chỉ ra một vài vấn đề bạn đã hoặc đang gặp phải với họ, đó là những vấn đề nào và họ không làm tốt ở khâu nào nhất? Xin bạn vui lòng ghi lại sự cố, hay những bất đồng đó. Tôi cho rằng bất kỳ công ty nào cũng có yếu điểm, do đó, không có vấn đề gì to tát cả, và tất nhiên, tôi sẽ giữ bí mật tất cả thông tin về bạn.”

Một tháng sau khi thực hiện thanh toán ngay cho các dịch vụ, bạn hãy đàm phán điều khoản chỉ thực hiện thanh toán 30 ngày sau khi dịch vụ được cung cấp1. Bạn sẽ dễ dàng đàm phán điều khoản này hơn sau khi đã nghiêm túc thực hiện một vài giao dịch nhỏ với phía đối tác. Hãy yêu cầu nhà sản xuất theo hợp đồng của bạn giao hàng trực tiếp tới Trung tâm thực hiện2 sau khi bạn đã chọn được một Trung tâm thực hiện thích hợp. Cung cấp trên trang web địa chỉ Email hoặc số điện thoại lên mục “thank you” trên trang web của bạn cho những câu hỏi về cách thức hoặc tình trạng đặt hàng. Bạn cũng có thể sử dụng một địa chỉ Email tại tên miền của bạn.

1 Net-30 terms.

2 Trung tâm thực hiện: Một cơ sở nhận, đóng gói và chuyên chở các đơn hàng.

Giai đoạn III: Hơn 20 sản phẩm được bán ra mỗi tuần

Giờ đây, bạn đã thu hồi được một dòng tiền đủ lớn để trang trải các chi phí ban đầu và các mức phí tối thiểu hàng tháng theo yêu cầu của các công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài quy mô lớn và trình độ cao hơn. Hãy gọi cho các Trung tâm thực hiện để cung cấp dịch vụ trọn gói – từ dịch vụ xử lý tình trạng đơn hàng tới dịch vụ giải quyết hàng bán bị trả lại và hoàn lại tiền cho khách. Khảo giá và hỏi thông tin về các tổng đài cũng như ngân hàng mà các trung tâm này đang hợp tác trong vấn đề trung chuyển dữ liệu và giải quyết rắc rối. Đừng nên lắp ghép các đối tác không quen thuộc lại với nhau – bạn sẽ phải mất thêm chi phí lập trình và quy trình dịch vụ có thể mắc nhiều lỗi, cả hai việc này đều tiêu tốn những khoản tiền không nhỏ.

Trước tiên, hãy lập một tài khoản thương mại riêng tại ngân hàng xử lý thẻ tín dụng. Việc này đặc biệt quan trọng do Trung tâm thực hiện chỉ có thể thực hiện việc hoàn trả lại tiền cho khách hàng và xử lý các thẻ tín dụng bị từ chối thanh toán thông qua quy trình xử lý thẻ tín dụng được thuê ngoài.

Bạn có thể lập một tài khoản với một trong các tổng đài bên

Trung tâm thực hiện đề xuất. Những tổng đài này thường cung cấp số gọi miễn phí cho bạn mà không đòi hỏi chi phí. Hãy xem xét sự khác biệt giữa tỷ lệ đặt hàng trực tuyến và đặt hàng qua điện thoại trong suốt quá trình thử nghiệm, sau đó suy tính kỹ lưỡng xem liệu doanh thu tăng thêm nhờ các đơn đặt hàng qua điện thoại có đủ lớn để trang trải những khoản chi phí phát sinh từ các đơn hàng này hay không. Thường thì câu trả lời là không. Những người đặt hàng qua điện thoại thông thường sẽ chấp nhận đặt hàng trực tuyến nếu không còn lựa chọn nào khác.

Trước khi quyết định ký kết hợp đồng với một tổng đài, bạn hãy lấy khoảng 800 số trả lời khách hàng gần đây nhất của tổng đài này, sau đó tiến hành gọi thử. Bạn hãy đặt những câu hỏi khó nhưng có liên quan tới sản phẩm và tính toán khả năng bán hàng. Gọi cho mỗi số ít nhất 3 lần (sáng, trưa và tối), ghi chú lại nhân tố quyết định: Thời gian đợi. Một cuộc điện thoại nên được trả lời trong ba đến bốn lần đổ chuông, và nếu bạn được yêu cầu giữ máy, thời gian giữ máy càng ngắn càng tốt. Nếu thời gian đợi quá 15 giây, người gọi sẽ bỏ máy, do đó, bạn sẽ tốn tiền quảng cáo mà không thu lợi gì.

Nghệ thuật không quyết định: Ít lựa chọn hơn = Nhiều doanh thu hơn

Các công ty bị phá sản khi họ đưa ra những quyết định sai lầm hay khi đưa ra quá nhiều quyết định. Quá nhiều quyết định sẽ dẫn đến sự phức tạp.

– MIKE MAPLES, đồng sáng lập Tập đoàn Truyền thông Motive Communications (tổng giá trị IPO lên tới 260 triệu đôla), là Giám đốc sáng lập của công ty Tivoli (được IBM mua lại với giá 750 triệu đôla) và là nhà đầu tư vào các công ty như Digg.com

Joseph Sugarman là một thiên tài trong lĩnh vực marketing, người đã có rất nhiều thành công trong lĩnh vực bán lẻ và bán hàng trực tiếp, trong số đó phải kể tới hiện tượng kính mát BluBlocker. Trước khi thành công vang dội với loạt chương trình quảng cáo vật dụng gia đình trên truyền hình (anh đã bán được 20.000 chiếc BluBlockers trong vòng 15 phút đầu tiên khi QVC xuất hiện), Joseph chủ yếu quảng cáo trên báo chí; nhờ phương tiện này, anh đã thu về hàng triệu đôla và tạo dựng nên Tập đoàn JS&A. Đã có lần, anh được một công ty thuê thiết kế quảng cáo cho một loạt sản phẩm đồng hồ. Công ty này muốn đưa chín loại đồng hồ khác nhau vào quảng cáo, còn Joe thì đề xuất chỉ quảng cáo một loại trước. Tuy vậy, công ty kia vẫn khăng khăng giữ ý tưởng của mình, nên Joe đề nghị thử cả hai cách trên cùng một phương tiện quảng cáo: Nhật báo Phố Wall. Kết quả ra sao? Mẫu quảng cáo cho một sản phẩm đem lại doanh số lớn hơn sáu lần so với mẫu quảng cáo cho chín sản phẩm.

Một lần khi phát biểu về chiếc xe Model-T, chiếc xe bán chạy nhất mọi thời đại1,

Henry Ford đã nói: “Khách hàng được chọn mẫu xe họ muốn, miễn sao đó là màu đen”. Henry đã hiểu được một điều mà hầu hết mọi doanh nhân khác đều không nhớ tới: Phục vụ khách hàng (dịch vụ khách hàng) không có nghĩa là trở thành nô lệ và thuận theo mọi mong muốn của họ. Dịch vụ khách hàng là cung cấp một sản phẩm vượt trội với một mức giá phải chăng và giải quyết các vấn đề chính đáng (như hàng bị mất, thay thế hàng, bồi hoàn tiền…) một cách nhanh nhất. Tất cả chỉ có thế.

Bạn càng cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn, họ càng khó đưa ra quyết định và số lượng đơn hàng càng ít đi – cuối cùng chính bạn lại là người chịu thiệt. Hơn nữa, bạn càng đưa ra nhiều lựa chọn cho khách hàng, gánh nặng dịch vụ khách hàng và sản xuất càng đè nặng lên vai bạn.

1 Dựa theo một tính toán khác (số lượng xe so với tổng doanh số), một số người cho rằng chiếc Volkswagen Beetle mới là mẫu xe giữ kỷ lục này.

Nghệ thuật “Không quyết định” đề cập tới quá trình tối thiểu hóa số lượng các quyết định mà khách hàng có thể hoặc cần đưa ra. Sau đây là một vài phương pháp mà tôi và những người khác thuộc nhóm NR đã sử dụng nhằm giảm tổng nhu cầu dịch vụ xuống 20%-80%:

1. Chỉ đưa ra một tới hai lựa chọn mua hàng (chẳng hạn như “cơ bản” và “ưu đãi”).

2. Không cung cấp nhiều phương án giao hàng. Thay vào đó, chỉ đưa ra một hình thức giao hàng nhanh và tính thêm phí.

3. Không giao hàng qua đêm, hoặc giao hàng theo yêu cầu, do các hình thức giao hàng này sẽ kéo theo hàng trăm cuộc điện thoại của khách hàng.

4. Không sử dụng hình thức đặt hàng qua điện thoại, thay vào đó, hướng tất cả các khách hàng tiềm năng tới hình thức đặt hàng trực tuyến. Phương án này nghe có vẻ kỳ quặc, song bạn cần biết Amazon.com thành công là dựa hoàn toàn vào hình thức đặt hàng này để tiết kiệm chi phí, nhờ đó mới có thể trụ vững và phát triển.

5. Không nhận giao hàng xuyên quốc gia. Với mỗi đơn hàng quốc tế, bạn sẽ phải bỏ ra 10 phút để điền tờ khai hải quan, sau đó giải quyết những thắc mắc của khách hàng về việc giá sản phẩm tăng lên từ 20 tới 100% do chịu thuế xuất nhập khẩu và các loại thuế khác. Bán hàng quốc tế cũng không mang lại nhiều lợi nhuận. Một vài đề xuất trên đây còn hướng tới một phương án tiết kiệm thời gian nhiều nhất: “Lọc” khách hàng.

Không phải mọi khách hàng đều giống nhau

Sau khi đã đạt tới được giai đoạn ba và thu hồi được một số dòng tiền cũng chính là lúc bạn cần đánh giá lại khách hàng và thu hẹp trọng tâm. Mọi thứ luôn có hai mặt: đồ ăn ngon – dở; phim hay – chán; và tất nhiên, cả khách hàng tốt – không tốt.

Ngay từ bây giờ, bạn hãy quyết định chỉ giao dịch với đối tượng khách hàng “tốt” và tránh xa đối tượng khách hàng “tồi”. Tôi khuyên bạn nên coi khách hàng như một đối tác thương mại bình đẳng, đừng xem họ như đấng tối cao luôn luôn đúng, một đối tượng cần phải làm hài lòng bằng mọi giá. Nếu bạn cung cấp cho khách hàng một sản phẩm ưu việt với mức giá phải chăng, bạn đã thực hiện một giao dịch công bằng, do đó không nên xảy ra chuyện van nài, xin xỏ giữa cấp cao (khách hàng) và cấp dưới (bạn). Bạn nên hành xử chuyên nghiệp nhưng đừng bao giờ cúi đầu trước những đòi hỏi vô lý.

Thay vì phải đối phó với những khách hàng rắc rối này, tôi khuyên bạn nên ngăn cản họ đặt hàng ngay từ đầu.

Tôi được biết rất nhiều người trong nhóm NR không chấp nhận thanh toán bằng séc hoặc qua dịch vụ Western Union1. Một số người có thể sẽ cho rằng: “Anh đang bỏ mất 10-15% doanh thu đấy!” Nhóm NR sẽ đáp lại rằng: “Đúng thế, nhưng tôi cũng đang bỏ được 10-15% những khách hàng làm phát sinh tới 40% chi phí và tiêu tốn 40% thời gian của chúng tôi.” Đó chính là nguyên lý 80/20.

1 Tổ chức chuyển tiền lớn nhất thế giới.

Những khách hàng chi ra ít nhất song lại đòi hỏi nhiều nhất trước khi đặt hàng cũng sẽ hành động tương tự sau khi họ đã mua hàng. Loại bỏ những khách hàng này vừa là một quyết định sống sáng suốt, lại vừa là một ý kiến hay về mặt tài chính. Những đối tượng khách hàng mang lại lợi nhuận thấp và yêu cầu mức dịch vụ khách hàng cao này thường thích gọi bạn tới công ty của họ và bỏ ra 30 phút chỉ để hỏi những câu vặt vãnh, hay hỏi những câu đã được trả lời rõ ràng trên mạng. Trong trường hợp của tôi, những người này tiêu tốn một khoản trung bình 24,9 đôla/cuộc điện thoại (30 x 0,83 đôla), do đó, số lợi nhuận ít ỏi họ mang lại cũng chẳng thấm vào đâu.

Những khách hàng bỏ ra nhiều tiền nhất lại thường phàn nàn ít nhất. Cùng với phương án đưa ra mức giá ưu đãi từ 50-200 đôla, chúng ta có thể dùng một vài cách khác để thu hút đối tượng khách hàng này:

1. Không chấp nhận thanh toán qua Western Union hay séc hoặc money order1.

1 Ngân phiếu phổ thông: Phiếu gửi tiền qua bưu điện.

2.Tăng khối lượng đặt hàng tối thiểu lên 12-100 đơn vị và yêu cầu khách hàng cung cấp mã số thuế nhằm đảm bảo những nhà phân phối này đều là các doanh nhân thực sự chứ không phải các tay thợ học việc. Không nên mở một trường dạy kinh doanh làm gì.

3. Đăng mẫu đơn đặt hàng dành cho tất cả các nhà phân phối tiềm năng lên mạng. Mẫu đơn này sẽ được in ra, điền thông tin, sau đó chuyển qua fax tới công ty bạn. Không bao giờ đàm phán vấn đề giá cả hay chấp nhận mức giá thấp cho các đơn đặt hàng với số lượng lớn. Hãy giải thích cho khách hàng đó là “chính sách của công ty” do trước đây đã gặp nhiều rắc rối với vấn đề này.

4. Cung cấp các sản phẩm giá rẻ thay vì các sản phẩm miễn phí khi cần thu thập thông tin liên lạc cho những lần bán hàng tiếp theo. Cung cấp các sản phẩm miễn phí là cách tốt nhất để thu hút những khách hàng gây mất thời gian và tiêu tốn tiền của công ty cho những đối tượng khách hàng không thiện chí.

5. Cung cấp chế độ bảo hành “được – mất” (xem phần dưới) thay cho những lần chạy thử hay dùng thử sản phẩm.

6. Không chấp nhận các đơn đặt hàng từ các nước có tiền sử tín dụng xấu.

Thành lập một câu lạc bộ khách hàng riêng biệt dựa trên cơ sở khách hàng hiện có, và đối xử tốt với các thành viên trong câu lạc bộ.

Chế độ bảo hành Được – Mất.

Cách thức bán hàng

Chế độ bảo hành hoàn trả tiền sau 30 ngày đã lỗi thời. Nó không còn hấp dẫn như trước. Nếu một sản phẩm không hoạt động, khách hàng sẽ phải dành ra cả một buổi chiều tại bưu điện để gửi lại hàng hóa cho công ty bán hàng. Chi phí cho việc này, bao gồm cả thời gian lẫn cước phí bưu điện thậm chí còn lớn hơn cả giá bán sản phẩm.

Đây chính là lúc chúng ta bước vào vương quốc của chế độ bảo hành Được – Mất và đảo ngược rủi ro. Bảo hành đối với nhiều người là cách giải quyết đến sau, song với nhóm NR, đó lại là một công cụ bán hàng quan trọng.

Mục tiêu của nhóm NR là mang lại lợi ích cho khách hàng ngay cả khi sản phẩm không hoạt động. Chế độ bảo hành Được – Mất không chỉ loại bỏ rủi ro cho khách hàng mà còn đặt công ty vào tình trạng rủi ro về tài chính.

Sau đây là một vài ví dụ minh họa cho những cách diễn đạt sinh lợi hàng ngàn đôla.

Không giao bánh trong vòng 30 phút, không lấy tiền!

(Hãng Domino’s Pizza đã đạt được thành công nhờ lời đảm bảo này.)

Chúng tôi đảm bảo bạn sẽ yêu thích sản phẩm CIALIS, nếu không, chúng tôi cam kết sẽ trả tiền cho nhãn hiệu bạn lựa chọn. (“Chương trình lời hứa CIALIS®” cung cấp mẫu sản phẩm CIALIS miễn phí cho khách hàng, sau đó cam kết sẽ trả tiền cho khách

hàng nếu CIALIS không thỏa mãn những tiêu chuẩn nêu trong quảng cáo.)

Nếu bạn bị mất trộm xe, chúng tôi cam kết sẽ trả 500 đôla trong số tiền bảo hiểm xe của bạn.

(Chính cách đảm bảo này đã đưa THE CLUB lên vị trí thiết bị chống trộm xe hơi bán chạy số một trên thế giới.)

Đảm bảo hoàn trả 110% giá trị sản phẩm nếu sản phẩm không đem lại hiệu quả trong vòng 60 phút sau liều thuốc đầu tiên.

(Đây là lời bảo đảm của BodyQUICK và một sản phẩm hỗ trợ thể thao hàng đầu. Tôi đã không chỉ đảm bảo trả lại cho khách hàng toàn bộ giá trị sản phẩm nếu không đem lại hiệu quả trong vòng 60 phút của liều dùng đầu tiên, mà còn cam kết gửi thêm cho họ một chi phiếu trị giá 10% giá trị sản phẩm).

Chế độ bảo hành Được – Mất này dường như rất rủi ro, đặc biệt là khi có người muốn lạm dụng nó để trục lợi, như trong trường hợp của BodyQUICK. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy… nếu sản phẩm của bạn bán được. Hầu hết mọi người đều trung thực.

Chúng ta hãy cùng xem xét một vài số liệu thực tế.

Ngay cả khi thời hạn trả lại sản phẩm là 60 ngày1, tỷ lệ hàng bán bị trả lại của BodyQUICK vẫn nhỏ hơn 3%, trong khi tỷ lệ tương tự đối với một sản phẩm cùng ngành, cam kết bồi hoàn 100% giá trị mặt hàng trong vòng 30 ngày là 12%. Trong vòng 4 tuần sau khi giới thiệu chế độ bảo hành 110% này, doanh số sản phẩm bán ra tăng 300%, và tổng số hàng bán bị trả lại giảm đáng kể.

1 Vì lợi ích của khách hàng và cũng để tận dụng thói lười biếng của đa số mọi người (kể cả tôi), bạn hãy giới hạn khoảng thời gian này rộng, đủ để khách hàng xem xét cũng như quên đi sản phẩm. Nhãn hiệu dao Ginsu đưa ra chế độ bảo hành trong 50 ngày. Liệu bạn có thể đưa ra chế độ bảo hành 60, 90 hay thậm chí 365 ngày hay

không? Trước hết, bạn hãy tính toán tỷ lệ hàng bán bị trả lại trung bình khi áp dụng theo thứ tự từng chế độ, sau đó mở rộng dần khoảng thời gian này ra.

Johanna cũng áp dụng chế độ bảo hành Được – Mất này và đưa ra cam kết “Nếu khả năng thể thao của bạn không tăng 40% trong vòng hai tuần, hãy gửi trả sản phẩm để được bồi hoàn toàn bộ giá trị sản phẩm (bao gồm cả phí vận chuyển) và nhận về một đĩa DVD dài 20 phút tặng kèm.”

Sherwood cũng tìm ra cho mình một chế độ bảo hành thích hợp: “Nếu đây không phải là những chiếc áo thoải mái nhất bạn từng mặc, hãy gửi trả lại và nhận về gấp đôi giá tiền sản phẩm. Hơn nữa, một chiếc áo được bảo hành trọn đời – nếu áo bị sờn, bạn hãy gửi lại và chúng tôi sẽ đổi cho bạn một chiếc khác miễn phí.”

Doanh số bán hàng của cả Johanna và Sherwood đều tăng 200% trong hai tháng đầu tiên. Tỷ lệ hàng bán bị trả lại của Johanna không đổi, còn của Sherwood tăng 50%, từ 2% lên 3% số lượng áo bán được. Liệu đó có phải là thảm họa? Không hề! Thay vì bán được 50 chiếc áo, nhận về 1 chiếc và phải trả lại 100% giá tiền [(50 x 100 đôla) – 100 đôla = 4.900 đôla doanh thu], anh bán được 200 chiếc, nhận lại 6 chiếc và phải hoàn trả 200% giá tiền cho 6 chiếc áo này [(200 x 100 đôla) – (6 x 200 đôla) = 18.800 đôla doanh thu]. Nếu là tôi, tôi sẽ chọn cách thứ hai.

Cuối cùng, “Được – Mất” lại thành “Được – Được”. Hãy kiên trì và hưởng thành quả.

Cách tạo dựng hình ảnh Fortune 500 cho công ty trong vòng 45 phút

Khi thương thảo với các nhà phân phối lớn và các đối tác tiềm năng, quy mô công ty nhỏ là một trở ngại lớn. Sự phân biệt đối

xử này, mặc dù vô căn cứ, nhưng lại rất khó vượt qua. May mắn thay, chỉ một vài công đoạn nhỏ có thể cải thiện đáng kể hình ảnh mới mẻ của bạn trên bảng xếp hạng Fortune 500, và đưa “đứa con tinh thần” của bạn từ quán cà phê nhỏ lên phòng họp của ban Giám đốc trong vòng 45 phút.

1. Đừng xuất hiện dưới vai trò Tổng Giám đốc Điều hành hay Nhà sáng lập

Nếu bạn đứng ra thương thuyết dưới vai trò “Tổng Giám đốc Điều hành” hay “Nhà sáng lập”, công ty của bạn sẽ có vẻ như một doanh nghiệp mới thành lập. Hãy tự đóng vai các nhà quản lý cấp trung như “phó Giám đốc” (VP – vice president), “Giám đốc”, hay bất kỳ cấp bậc nào tương tự tùy thuộc vào tình hình (như Giám đốc Bán hàng, Giám đốc Phát triển Kinh doanh…) Để thực hiện tốt các mục tiêu đàm phán, bạn hãy nhớ rằng tốt nhất là không nên xuất hiện dưới vai trò người ra quyết định tối cao.

2. Đưa nhiều số điện thoại và địa chỉ Email liên lạc lên trang web

Bạn hãy đưa nhiều địa chỉ Email lên mục “liên hệ với chúng tôi” dành cho các phòng ban khác nhau như “bộ phận nhân sự”, “bộ phận kinh doanh”, “bộ phận thông tin”, “bộ phận phân phối”, “bộ phận truyền thông”, “dành cho nhà đầu tư”, “nhận xét của khách hàng”, “tình trạng đặt hàng”… Ban đầu, tất cả những Email gửi tới các hòm thư này đều sẽ được chuyển qua hộp thư của bạn. Sang giai đoạn thứ 3, những Email này sẽ được chuyển tới các nhân viên thuê ngoài thích hợp. Bạn có thể làm tương tự với số điện thoại hỗ trợ.

3. Sử dụng chế độ trả lời tương tác từ xa

Chỉ với 30 đôla, bạn có thể tạo cho công ty của mình vẻ ngoài của một doanh nghiệp hàng đầu. Trong vòng chưa đầy 10 phút, thông qua các trang web như www.angle.com, bạn có thể lập ra một số điện thoại hỗ trợ tự động trả lời khách hàng như “Cảm ơn bạn đã gọi tới [tên công ty]. Xin hãy nêu tên nhân viên hoặc phòng ban bạn cần liên lạc hoặc vui lòng quay số theo hướng dẫn sau.”

Khi người gọi nêu tên bạn hay lựa chọn phòng ban thích hợp, họ sẽ được nối máy với bạn hoặc một nhân viên thuê ngoài thích hợp.

4. Không cung cấp địa chỉ nhà riêng

Đừng cung cấp địa chỉ nhà riêng, nếu không bạn sẽ phải tiếp đón những vị khách

không mời. Trước khi tìm được một đại lý hoàn thiện trọn gói có thể xử lý các khoản thanh toán được chấp nhận, hãy sử dụng hòm thư bưu điện song bỏ trống phần “hòm thư”, thay vào đó hãy điền địa chỉ của chính bưu điện. Do đó, thay vì viết “Hòm thư 555, Hoa Kỳ 11936”, bạn có thể viết “Suite 555, 1234 Đại lộ Downtown, Hoa Kỳ 11936.”

Hãy tiếp tục con đường này và tạo dựng cho công ty mình một hình ảnh thật chuyên nghiệp. Chính quy mô nhận biết mới thực sự quan trọng.

► THỬ THÁCH NGỌT NGÀO

Học cách thư giãn giữa chốn công cộng (2 ngày)

Đây là Thử Thách Ngọt Ngào cuối cùng, trước khi bước vào chương tiếp theo, chương viết về vấn đề gây khó khăn nhất cho các nhân viên văn phòng: Đàm phán thỏa thuận làm việc từ xa. Thử thách này hứa hẹn mang lại nhiều điều thú vị, đồng thời cũng cho thấy chắc chắn rằng những quy tắc hầu hết mọi người tuân theo chỉ đơn thuần là các tục lệ xã hội. Pháp luật không hề ngăn cấm bạn tạo dựng cho mình một cuộc sống lý tưởng… hay chỉ đơn giản là tự thư giãn.

Vậy thì, hãy thư giãn đi. Nghe có vẻ đơn giản, phải không? Tôi là một người nổi tiếng với khả năng làm cho người khác vui vẻ và quên đi buồn phiền. Đây chính là bí quyết dành cho bạn, bất kể bạn là nam hay nữ, 20 hay 60 tuổi, là người Mông Cổ hay người đến từ Sao Hỏa. Tôi gọi đó là một quãng “thời gian không tính1”.

Trong vòng hai ngày này, một lần mỗi ngày, bạn hãy nằm xuống giữa một nơi công cộng đông người. Thời điểm lý tưởng là bữa trưa. Địa điểm lý tưởng có thể là một vệ đường đông đúc, hoặc giữa một quán Starbucks hay một quán bar đông khách. Chỉ nằm xuống và im lặng trong vòng 10 giây, sau đó ngồi dậy, tiếp tục công việc bạn đang dang dở. Tôi thường làm thế này tại các hộp đêm nhằm tạo không gian cho mỗi lần nghỉ giữa những bản nhạc nhảy2. Không ai phản ứng với hành động này của tôi.

Đừng giải thích gì cả. Nếu ai đó cứ dò hỏi bạn nguyên do (người này nóng lòng muốn

biết câu trả lời nên không thể đợi quá 10 giây trong lúc bạn nằm), hãy chỉ trả lời: “Tôi chỉ muốn nằm nghỉ một chút.” Bạn càng ít giải thích, hành động này càng thú vị và gây thích thú cho mọi người. Hãy thực hiện việc này một mình trong vòng hai ngày đầu tiên, sau đó đừng ngần ngại làm tương tự khi đang ở cùng một nhóm bạn. Đó chỉ là một hành động nổi loạn.

Chỉ suy nghĩ khác lạ thôi chưa đủ. Hãy học thói quen hành động khác lạ.

1 Time-out: Thời gian không tính (trong một trận đấu bóng đá đó cũng là thời gian hội ý hay ngừng đấu.)

2 Breakdance, hay còn được gọi là nhảy break, là một hình thức nhảy đường phố được phát hiện tại thành phố New York đầu thập niên 1970. Đây là một thể loại nhảy Hip Hop, hiện đang được giới trẻ nhiều nước rất yêu thích.

► CÔNG CỤ VÀ BÍ QUYẾT

Tìm kiếm các công cụ trả lời tương tác tự động và IVR1

– Angle (www.angle.com) (888-692-6435)

Bạn có thể có được một số điện thoại miễn phí trả lời tương tác tự động chuyên nghiệp chỉ trong vòng năm phút. Thật kỳ diệu.

– Ring Central (www.ringcentral.com) (888-898-4591)

Trang web này cung cấp các số điện thoại miễn phí, dịch vụ chuyển cuộc gọi, hòm thư thoại, dịch vụ gửi và nhận fax, và chuông báo tin nhắn, tất cả thông qua mạng Internet.

Sao in đĩa CD/DVD, in ấn và đóng gói sản phẩm

– Tập đoàn AVC (www.avccorp.com) (310-533-5811)

– SF Video (www.sfvideo.com) (800-545-5865)

Các Trung tâm thực hiện trong vùng (dành cho các công ty có nhu cầu giao ít hơn 20 sản phẩm mỗi tuần).

1 Interactive voice response: Là một hệ thống mới trong ngành điện thoại, được phát triển trên công nghệ CTI (công nghệ tích hợp máy tính và điện thoại), dùng để cung cấp thông tin hoàn toàn tự động.

– Hiệp hội dịch vụ thư tín trọn gói1 (www.mfsanet.org) (800-333-6272)

1 Mailing Fulfillment Service Association.

Các công ty cung cấp dịch vụ hoàn thiện trọn gói (dành cho những doanh nghiệp có nhu cầu giao hàng nhiều hơn 20 sản phẩm mỗi tuần).

– Motivational Fulfillment (www.mfpsinc.com) (909-517-2200)

Đây chính là hậu phương bí mật vững chắc của HBO, PBS, Comic Relief, Body by Jake, và nhiều công ty danh tiếng khác.

– Moulton Fulfillment (www.moultonfulfillment.com) (818-997-1800)

Với cơ sở hạ tầng 61.000m2, công ty này còn cung cấp cả báo cáo kiểm kê trực tuyến.

– National Fulfillment (www.nationalfulfillment.com) (800-449-0016)

Công ty này đặt trụ sở tại trung tâm Tennesee nhằm giảm tới mức thấp nhất thời gian giao hàng tới các địa điểm trong vùng.

Các tổng đài cung cấp dịch vụ nhận đặt hàng qua điện thoại

(cước phí tính theo phút).

Đây đều là những tổng đài có tiếng về khả năng tiếp nhận đơn hàng hiệu quả. Nói

cách khác, nếu bạn đưa giá của sản phẩm lên quảng cáo (chào hàng cố định), cung cấp thông tin miễn phí (chỉ đạo tổng quát), hay khi bạn không cần tới các nhân viên bán hàng đã qua đào tạo nhưng vẫn muốn xử lý các rắc rối, thì những tổng đài này đều là sự lựa chọn phù hợp cho bạn.

– West Teleservices (www.west.com) (800-232-0900)

Công ty này có đội ngũ nhân viên lên tới 29.000 người trên toàn thế giới, hàng năm thu về hàng tỷ đôla doanh thu. Đây là đối tác của tất cả những doanh nghiệp cung cấp sản phẩm giá rẻ với số lượng lớn.

– LiveOps (www.liveops.com) (800-411-4700)

Đây là công ty đi tiên phong trong việc cung cấp các đại diện tại nhà và thường đòi hỏi mức cước phí thấp.

– Convergys (www.convergys.com) (888-284-9900)

Các tổng đài thân thiện (hưởng hoa hồng theo phút gọi hoặc theo doanh số)

Những tổng đài này thực chất giống như các trung tâm bán hàng. Các nhân viên tổng đài được hưởng lương và được đào tạo trở thành những “nhân viên thân thiện” – mục tiêu duy nhất của họ là biến những người gọi tới tổng đài thành các khách hàng; những cuộc đàm thoại đáp ứng mục “để biết thêm thông tin chi tiết hay để được dùng thử sản phẩm, xin gọi điện theo số…” trong các quảng cáo không đề rõ giá sản phẩm (chào hàng tự do). Sử dụng các tổng đài này có nhiều ưu điểm, song chi phí cũng cao.

– InPulse (www.inpulseresponse.com) (800-841-9000)

Tại đây, bạn có thể tìm thấy mọi thứ cần thiết cho chiến dịch quảng cáo của bạn, từ nhà viết kịch bản, tới các cố vấn viên hay huấn luyện viên tại chỗ. Trang web này rất nổi tiếng.

– Protocol Marketing (www.protocolmarketing.com) (800-677-2001)

Đây là một trong những tổng đài hướng tới bán hàng truyền thống. Tôi đã sử dụng trang web này trong nhiều năm.

– Triton technology (www.tritontechnology.com) (800-704-7538)

Đây là trung tâm nổi tiếng bán hàng hưởng hoa hồng với khả năng kinh doanh phi thường (bạn hãy xem bộ phim Boiler Room và vai diễn của Alec Baldwin trong bộ phim Glengarry Glen Ross. Bạn chỉ nên sử dụng dịch vụ của trung tâm này nếu sản phẩm của bạn có giá ít nhất 100 đôla.

Trung tâm xử lý thẻ tín dụng (bạn có thể mở thẻ thương gia tại ngân hàng nếu cần)

Những trung tâm này không chỉ chuyên về xử lý thẻ tín dụng mà còn theo ủy thác của bạn, tương tác với các Trung tâm thực hiện, nhờ đó bạn hoàn toàn tự do khỏi quy trình chu chuyển của dòng tiền.

– TransFirstPayment Processing (www.transfirst.com) (800-745-2659)

– ChasePaymentech (www.paymentech.com) (800-824-4313)

– Trust Commerce (www.trustcommerce.com) (949-387-3747)

– Liên kết phần mềm chương trình My Affiliate Program (www. myaffiliateprogram.com) (888-24-6565)

Chiết khấu từ các đơn vị truyền thông

Các nhà môi giới đàm phán giá cả hữu hiệu với các phương tiện truyền thông. Nếu bạn tự tìm tới một tạp chí, hãng truyền hình hay truyền thanh và chấp nhận trả mức giá niêm yết – mức giá “bán lẻ” đầu tiên được đề xuất – bạn sẽ không bao giờ thành công. Hãy tiết kiệm tiền bạc và ngừng hao tâm tổn trí – xem xét sử dụng các đại lý quảng cáo để có thể đàm phán mức giá giảm tới 90% đối với các phương tiện truyền thông cần sử dụng.

– Manhattan Media (Ấn phẩm) (www.mahmedia.com) (212-808-4077)

Một công ty quảng cáo lớn, có khả năng đem lại hiệu quả nhanh chóng. Tôi đã hợp tác với công ty ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp.

– Novus Media (Ấn phẩm) (www.novusprintmedia.com) (612-874-3000)

Công ty này đã thiết lập quan hệ với hơn 1.400 tòa soạn báo và tạp chí, đồng thời đưa ra một mức giá hấp dẫn, trung bình giảm 80% so với mức giá niêm yết. Các khách hàng của công ty gồm có Sharper Image và Office Depot.

– Mercury Media (Truyền hình) (www.mercurymedia.com)

Đây hiện là công ty truyền thông tư nhân lớn nhất Hoa Kỳ. Công ty này chuyên về truyền thông trên truyền hình, song khi cần vẫn có thể hợp tác với các hãng truyền thanh và giới báo chí. Mercury

Media còn cung cấp dịch vụ giám sát và báo cáo chi tiết nhằm xác định tỷ lệ ROI.

– RevShare (TV) (revshare.com) (310-451-2900)

Phương châm của công ty này là “trả lương theo kết quả, không theo thời gian”. Thay vì yêu cầu trả tiền trước, Revshare cho phép bạn tách bạch lợi nhuận từ đơn đặt hàng với các hãng truyền hình. Cách làm của công ty này thường được truyền hình và báo giới nhắc tới với cái tên “per inquiry1”, hay “PI”.

1 Giá cả phụ thuộc yêu cầu và khả năng đáp ứng.

– Marketing Architects (truyền thanh) (www.marketingarchitects. com) (800-700-7726)

Đây là công ty truyền thông hàng đầu trên radio, song đòi hỏi chi phí khá cao. Hầu hết các sản phẩm PR thành công đều đã từng sử dụng dịch vụ của công ty.

– Radio Direct Respondse (Truyền thanh) www.radiodirect.com) (610-892-7300)

Mark Lipsky đã hợp tác với các khách hàng, từ những doanh nghiệp nhỏ tới các công ty lớn như Travel Channel và Wells Fargo.

Các công ty nghiên cứu và Marketing trực tuyến (dành cho các chiến dịch PPC…)

Bạn hãy bắt đầu từng bước nhỏ, tìm kiếm sự giúp đỡ từ phía một doanh nghiệp địa phương.

– SEMPO (www.sempo.org ; xem phần danh bạ thành viên) (781-876-8866) Các công ty quy mô trung bình

– Clicks 2 Customers (www.clicks2customers.com)

– Working Planet (www.workingplanet.com) (401-709-3123)

Các chiến dịch nhỏ nhưng chuyên nghiệp khởi động với vài nghìn đôla.

– Marketing Experiments (www.marketingexperiments.com) (Đây chính là nhóm của tôi)

– Did It (www.did-it.com) (800-932-7761)

– Pepper Jam Search (www.pepperjamsearch.com) (877-796-5700)

– IProspect (www.iprospect.com) (617-923-7000)

Các nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo thương mại trọn gói

Đây chính là những công ty tạo nên tên tuổi cho Oreck Direct, Nutrisystem, Nordic Track và Hooked on Phonics. Bạn không nên sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp này nếu không đủ khả năng chi trả ít nhất 15.000 đôla cho các quảng cáo thương mại ngắn hay hơn 50.000 đôla đối với quảng cáo dài.

– Hawthorne Direct (www.hawthornedirect.com) (641-472-3800)

– Script to Screen (www.scripttoscreen.com) (714-558-3971) Bán lẻ và phân phối sản phẩm trên phạm vi toàn cầu

Bạn muốn thấy sản phẩm của mình trên giá hàng của Walmart, Costco, Nordstorm hay tại một cửa hàng hàng đầu ở Nhật Bản? Đôi khi sự giúp đỡ của các chuyên gia cùng những mối quan hệ của họ có thể đưa bạn đạt tới mục đích này hiệu quả.

– BJ Direct (quốc tế) (www.bjgd.com) (949-753-1111) Những nhà môi giới có tiếng

Bạn muốn một người nổi tiếng chứng thực hay làm người phát ngôn cho sản phẩm của bạn? Nếu thực hiện đúng, việc này không tốn kém như bạn tưởng. Tôi từng biết một trường hợp cầu thủ ném bóng xuất sắc nhất Cúp bóng chày Liên đoàn trình độ cao chấp nhận quảng cáo cho một hãng quần áo với mức giá 20.000 đôla/năm. Điều kỳ diệu này xuất hiện nhờ có vai trò của các nhà môi giới.

– Celeb Brokers (www.celebbrokers.com) (310-268-1476) Celebrity Endorsement Network; (www.celebrityendorsement.com) (818-225-7090)
– Contact Any Celebrity (Đi tìm người nổi tiếng) (www.contactanycelebrity.com)

Bạn có thể tự làm việc này, cũng giống như tôi từng làm nhiều lần. Danh bạ trực tuyến cùng với đội ngũ nhân viên rất hiệu quả sẽ giúp bạn tìm ra bất kỳ nhân vật danh tiếng nào trên thế giới.