Vài năm trước, tôi được phỏng vấn trong một chương trình truyền hình. Người dẫn chương trình đã cầm một vài cuốn sách của tôi và nói: “John, tôi đã đọc một vài cuốn sách của anh và tất cả đều rất đơn giản.” Giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và phong cách của anh ta cho tôi và khán giả thấy rõ đó không phải là một lời khen ngợi!

Tôi trả lời: “Đúng vậy. Các nguyên tắc trong các cuốn sách của tôi rất dễ hiểu. Nhưng chúng không phải lúc nào cũng dễ áp dụng.” Khán giả vỗ tay và anh ta thừa nhận rằng tôi đã đúng.

ĐƠN GIẢN THÌ SAO?

Ronnie Ding đã nói với tôi rằng sau buổi thuyết giảng tại nhà thờ, mục sư đã bắt tay các thành viên của giáo đoàn và một trong số họ đã nhận xét về bài thuyết giảng của ông rằng: “Thưa mục sư, ngài còn thông minh hơn cả Albert Einstein.”

Vị mục sư rất đỗi ngạc nhiên và hãnh diện với lời nhận xét đó, nhưng ông không biết phải đáp lại ra sao. Thực tế, càng nghĩ nhiều về lời nhận xét đó, ông càng hoang mang. Chủ nhật sau đó, ông đã quyết định hỏi người đưa ra nhận xét về ý nghĩa của nó.

“Ngài thấy đấy,” người đàn ông trả lời: “Albert Einstein đã viết một thứ quá khó hiểu đến mức chỉ có 10 người có thể hiểu được nó lúc đó. Nhưng khi ngài thuyết giảng, ai cũng hiểu.”

Nhiều người, đặc biệt là một tác giả hoặc diễn giả tin rằng nếu ai đó đưa ra những thông tin phức tạp hoặc văn bản diễn đạt bằng những lời lẽ to tát, khó hiểu, thì người đó hẳn rất thông minh và đáng tin cậy xét theo khía cạnh nào đó. Trong giới học thuật, điều này có vẻ đúng. Khi các sinh viên không thể hiểu lời giáo sư, họ thường cho rằng đó là bởi giáo sư uyên bác hơn họ. Tôi không nghĩ rằng điều đó luôn đúng. Như nhà môi giới bất động sản Sue Cartun nhận xét: “Nếu sử dụng ngôn ngữ dài dòng hay cứng nhắc để cố gắng gây ấn tượng, bạn không thể kết nối. Khán giả chỉ đơn giản là đang chờ đợi sự tra tấn đó mau kết thúc.” Thông thường trong những trường hợp như thế này, các giáo viên không phải là người giao tiếp tốt. Trong khi các nhà giáo dục thường lấy một thứ đơn giản và khiến nó phức tạp lên, thì các nhà giao tiếp lại đơn giản hóa những thứ phức tạp.

Trong cuốn sách tuyệt vời của mình, The power of little words (Tạm dịch: Sức mạnh của những câu nói đơn giản), tác giả John Beckley, cựu biên tập viên kinh doanh của Tạp chí Newsweek, nhận xét: “Sự tập trung vào giáo dục hiếm khi được đặt lên trên việc truyền tải các ý tưởng đơn giản và rõ ràng. Thay vào đó, chúng ta được khuyến khích sử dụng từ ngữ và cấu trúc phức tạp hơn để thể hiện khả năng học hỏi và câu từ của chúng ta… Thay vì dạy chúng ta giao tiếp một cách rõ ràng nhất có thể, các trường học dạy chúng ta cách quan trọng hóa vấn đề. Nó thậm chí còn gieo nỗi sợ hãi rằng nếu chúng ta không thể hiện văn bản của mình đủ phức tạp, chúng ta sẽ được coi là ít học.”

Tôi nghĩ tất cả mọi người đều đồng ý rằng nhiều vấn đề chúng ta phải đối mặt trong cuộc sống rất phức tạp. Một giáo sư có thể cho rằng lĩnh vực chuyên môn của mình khá phức tạp. Tôi sẽ không tranh cãi về điều đó. Nhưng như các nhà lãnh đạo và giao tiếp, công việc của chúng tôi là mang lại sự rõ ràng, đơn giản. Không cần quá nhiều kỹ năng để xác định một vấn đề cũng như tìm ra giải pháp hiệu quả. Thước đo về một người thầy giỏi không phải là những gì họ biết; mà là những gì các sinh viên biết. Khiến mọi thứ đơn giản là một kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn kết nối với mọi người khi giao tiếp. Hay nói cách của Albert Einstein đó là: “Nếu bạn không thể giải thích nó một cách đơn giản, bạn thực sự chưa hiểu nó đầy đủ.”

Charlie Wetzel, người mà tôi thuê năm 1994 để hỗ trợ việc soạn thảo văn bản và nghiên cứu, có nền tảng học vấn rất cao. Anh ta có bằng tiếng Anh và trước khi làm việc với tôi, anh là một giáo viên và là hiệu trưởng tại một trường cao đẳng kinh doanh. Để làm nghiên cứu hiệu quả cho tôi, anh ta sẽ phải biết về các kiểu tài liệu mà tôi muốn. Những loại nghiên cứu không kết nối với mọi người sẽ không có tác dụng với tôi.

Thước đo về một người thầy giỏi không phải là những gì họ biết mà là những gì các sinh viên biết.

Tôi đã hỏi các tác giả khác về cách đào tạo một người cho công việc như vậy, nhưng họ không giúp tôi được nhiều. Vì vậy, Charlie và tôi cùng xây dựng kế hoạch riêng. Anh ta và tôi, mỗi người sẽ đọc một cuốn sách trích dẫn và đánh dấu các mục mà chúng tôi nghĩ sẽ hiệu quả. Khi so sánh các đánh giá, chúng tôi thấy 90% trong số đó lệch nhau! Hầu hết những gì Charlie chọn đều dài dòng và mô phạm. Nó phản ánh nền tảng học vấn của anh ta. Anh ta nói mình đang tìm kiếm các câu trích dẫn thể hiện suy nghĩ và tầm nhìn sâu sắc. Vì vậy, tôi đã đưa cho anh ta các tiêu chí để chọn nguồn tài liệu tốt. Theo tiêu chí của tôi, một câu trích dẫn hoặc minh họa phải đáp ứng ít nhất một trong bốn tiêu chí sau:

• Hài hước – thứ có thể khiến mọi người cười

• Ấm áp – thứ sẽ thu hút được tình cảm của mọi người

• Hy vọng – thứ sẽ truyền cảm hứng cho mọi người

• Hỗ trợ – thứ sẽ giúp đỡ mọi người một cách hữu hình

Bốn tiêu chí có vẻ đơn giản, nhưng rất hiệu quả.

Được trang bị những thông tin đó, Charlie và tôi đã thử lại quá trình một lần nữa với một cuốn sách trích dẫn khác. Lần này, chúng tôi đạt khoảng 50% điểm chung. Và trong vòng vài tháng, Charlie và tôi đã thống nhất với nhau trên 90% tài liệu anh thu thập được. Sau 15 năm, giờ đây, anh ấy còn biết những gì tôi muốn trước cả tôi. Anh ấy tập đọc vị suy nghĩ của tôi, viết theo phong cách của tôi. Anh ấy biết ý định, phong cách riêng và niềm đam mê của tôi. Anh ấy khiến tài liệu của tôi trở nên hấp dẫn hơn. Anh ấy viết lại bài viết của tôi và sửa theo những gì tôi nói. Quan trọng nhất, chúng tôi đã cùng nhau đơn giản hóa mọi thứ.

Để trở nên đơn giản thật không dễ dàng. Nhà toán học Blaise Pascal từng viết: “Tôi viết bức thư này dài hơn bình thường bởi tôi không có thời gian để cắt ngắn nó.” Chúng ta cần rất nhiều nỗ lực để khiến bất kỳ loại giao tiếp nào trở nên ngắn gọn, chính xác và có khả năng gây ảnh hưởng. Hay nói như triết gia, nhà thơ Ralph Waldo Emerson, thì “Trở nên đơn giản là điều tuyệt vời nhất.” Các nhà giao tiếp lỗi lạc khiến khán giả luôn cảm thấy rõ ràng.

“Trở nên đơn giản là điều tuyệt vời nhất.”

– Ralph Waldo Emerson

KẾT NỐI QUA CÁC NỀN VĂN HÓA

Khiến kết nối luôn đơn giản là điều không dễ. Điều đó rất rõ ràng khi tôi cố gắng để giao tiếp với khán giả và các cá nhân trong những chuyến đi nước ngoài. Kết nối giao lưu văn hóa đòi hỏi rất nhiều năng lực tinh thần, thể chất và tình cảm. Và đôi khi, nó có thể dẫn đến kết quả không như ý muốn. Dưới đây là nội dung của một số biển hiệu thú vị bằng tiếng Anh đã được quan sát thấy ở các vùng khác nhau trên thế giới:

• Các cửa hàng giặt là tại Bangkok: Hãy để quần áo của bạn ở đây để thấy kết quả tốt nhất.

• Cuốn sách giới thiệu về khách sạn ở Ý: Khách sạn này nổi tiếng bởi sự yên bình và tĩnh mịch của nó. Trong thực tế, mọi người từ khắp nơi trên thế giới đã đổ về đây để thưởng thức sự tĩnh mịch này.

• Trong một khách sạn ở Tokyo: Cấm trộm cắp khăn ăn ở khách sạn. Nếu bạn không phải là người như vậy, không cần phải đọc khuyến cáo này.

• Tại một vườn thú Budapest: Đừng cho thú ăn. Nếu bạn có bất kỳ thực phẩm nào phù hợp, hãy đưa nó cho người canh gác đang làm nhiệm vụ.

• Trong một khách sạn ở Acapulco: Quản lý đã trực tiếp phê duyệt mọi suất phục vụ nước ở đây.

Tin tôi đi, nếu bạn chưa đến nhiều nước trên thế giới, tôi cá rằng cả những biển hiệu cũng là một thách thức lớn. Sau khi nói chuyện tại hơn 50 quốc gia khác nhau ở hàng trăm địa điểm, tôi đã đúc kết được chiến dịch “3S”:

Nói đơn giản (Simple).

Nói chậm rãi (Slowly).

Luôn mỉm cười (Smile).

Nếu 2S đầu tiên không mang lại hiệu quả, tôi hy vọng điều thứ 3 ít nhất sẽ giúp bạn giao tiếp với những người mà bạn quý mến.

NGHỆ THUẬT CỦA SỰ ĐƠN GIẢN HÓA

Tôi tin rằng bạn sẽ không thất vọng về chương này bởi không có nhiều cách để đơn giản hóa mọi việc. Nó thực sự là một khái niệm đơn giản. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ thực hiện, phải vậy không? Để giúp bạn, tôi sẽ đưa ra ở đây năm nguyên tắc:

1. Nói chuyện với mọi người, chứ không phải “lên lớp” họ

Một cậu bé ở độ tuổi mẫu giáo đang ăn một quả táo ở ghế sau xe. “Bố ơi,” cậu hỏi, “tại sao quả táo lại bị thâm ạ?”

Cha cậu bé giải thích: “Bởi sau khi con ăn hết vỏ táo, thịt táo tiếp xúc với không khí, khiến nó bị ôxy hóa, vì thế thay đổi cấu trúc phân tử của nó và khiến nó chuyển màu.”

Sau một lúc im lặng, cậu bé lên tiếng: “Bố đang nói chuyện với con ạ?”

Rất nhiều người có cảm giác như vậy khi một nhà lãnh đạo hoặc diễn giả truyền đạt các ý tưởng phức tạp mà không tìm cách khiến nó rõ ràng và đơn giản. Tôi cũng đã vài lần có cảm giác tương tự khi là một người nghe. Điều này xảy ra vì người giao tiếp không hiểu rằng chụp mũ lên đầu người khác không phải là bạn có vũ khí tối tân hơn mà chỉ khiến bạn thất bại thảm hại hơn.

Bằng đại học đầu tiên của tôi là về ngành thần học. Khi học bằng đó, tôi đã không được dạy hay khuyến khích nói chuyện với khán giả bằng các thuật ngữ đơn giản. Trong năm cuối cấp, tôi đã được trao giải nhất trong một cuộc thi thuyết trình không phải vì chủ đề của tôi được khán giả ưa thích hay tôi có phong cách thuyết trình tốt, chỉ là tôi đã thuyết trình bằng những lời lẽ dài dòng và sử dụng nhiều từ ngữ to tát. Giáo sư của tôi đã rất ấn tượng với tôi. Và tôi cứ nói như vậy cho đến khi nhận vị trí mục sư đầu tiên tại vùng nông thôn ở miền Nam Indiana. Tôi sớm nhận ra phân tích ngôn ngữ Hy Lạp và đào sâu vào thần học phức tạp không phải là mối quan tâm của bất cứ ai ở nhà dòng.

Những người tôi nói chuyện hàng tuần giống như người đàn ông nghe một sĩ quan hậu cần Hải quân Mỹ giải thích rất chi tiết về cơ chế hoạt động của các tên lửa điều khiển từ xa. Sau bài nói chuyện của vị sĩ quan, người đàn ông đã chúc mừng về bài trình bày tuyệt vời của anh ấy và chia sẻ rằng: “Trước khi nghe anh chia sẻ, tôi hoàn toàn rối trí về phương thức hoạt động của tên lửa.”

“Thế giờ thì sao?” Viên sĩ quan hỏi.

“Nhờ anh,” người đàn ông trả lời: “Tôi vẫn rối trí, nhưng ở mức cao hơn nhiều.”

Khi nhận ra bài nói “học thuật” không giúp ích được ai, tôi bắt đầu nỗ lực thay đổi phong cách. Như đã đề cập, việc đó cần nỗ lực nhưng tôi đã thay đổi từ một diễn giả muốn gây ấn tượng với người khác thành một người muốn ảnh hưởng đến họ. Sự thay đổi chủ yếu là đi từ sự phức tạp đến đơn giản. Khi các câu nói của tôi ngắn gọn hơn, giáo đoàn của tôi lớn hơn. Lúc đó, tôi nhận ra rằng một trong những lời khen tuyệt vời nhất mà tôi nhận được đó là “Thưa mục sư, tôi hiểu mọi thứ ngài nói và nó thực sự có ý nghĩa.”

Cách tiếp cận trực tiếp và đơn giản thường là hình thức giao tiếp hiệu quả nhất. Janet George đã viết cho tôi rằng sau khi tiếp nhận một vị trí mới trong công việc, cô bắt đầu đào tạo nhân viên khác đảm nhiệm công việc trước đây của cô.

“Tôi chỉ cho cô ấy mẫu văn bản mà tôi thường dùng để trao đổi với các văn phòng,” Janet nói.

“Nó đơn giản quá, như dành cho học sinh tiểu học vậy,” người phụ nữ nhận xét bằng giọng khinh khỉnh. “Tôi sẽ viết lại để nó có vẻ ‘người lớn’ hơn.”

Sau nhiều tháng không gặp, cô ấy đã tâm sự với Janet rằng mẫu mới của cô khiến các văn phòng khác không thể hiểu nổi và cô đã quay trở về dùng mẫu cũ.

Sự phức tạp không bao giờ mang lại hiệu quả trong giao tiếp – và càng không hiệu quả nếu bạn mong muốn kết nối.

2. Đi thẳng vào vấn đề

Trong những tình huống nhất định, bạn không mong người khác phải rõ ràng, ngắn gọn và nhanh chóng. Nhưng trong một số tình huống khác thì ngược lại. Khi bạn sẵn sàng lắng nghe ai đó nói, nếu anh ta cần quá nhiều thời gian để dẫn dắt vào vấn đề, thì bạn sắp gặp rắc rối rồi.

Winston Churchill từng nói về một đồng nghiệp: “Anh ấy là một trong những nhà hùng biện, mà trước khi nói, không biết mình sắp nói gì; khi nói, không biết mình đang nói gì; và khi ngừng lời, không biết mình đã nói gì.” Thật là thảm hại. Tôi đã được nghe một vài nhà giao tiếp như thế. Bạn có phải là người như vậy không? Đáng buồn thay, tôi cũng đã từng là một trong số họ!

Mọi nhà giao tiếp giỏi đều đi vào vấn đề trước khi người nghe đặt ra câu hỏi rằng: “Vấn đề ở đây là gì?” Để làm được điều đó, trước khi bắt đầu, bạn phải biết trọng tâm bài nói của mình là gì. Nhà viết kịch người Hy Lạp, Euripides nhận xét: “Một khởi đầu tệ sẽ tạo ra một kết cục tồi.” Rõ ràng, thời điểm để bắt đầu nghĩ về lý do giao tiếp của bạn là trước khi bạn bắt đầu nói chuyện.

Bất cứ khi nào chuẩn bị giao tiếp với những người khác, cho dù đó là hàng trăm khán giả hoặc chỉ một người, tôi luôn tự đặt ra hai câu hỏi: “Tôi muốn họ biết gì?” và “Tôi muốn họ làm gì?” Nếu trả lời rõ ràng được hai câu hỏi này, thì có nhiều khả năng, tôi đã đi đúng hướng, tập trung vào đúng vấn đề và kết nối được với người nghe.

Mọi nhà giao tiếp giỏi đều đi vào vấn đề trước khi người nghe đặt ra câu hỏi rằng: “Vấn đề ở đây là gì?”

Có lẽ một trong những tình huống khó khăn nhất về giao tiếp là khi bạn phải đối mặt với một người khác. Với những trọng trách lãnh đạo phải gánh vác, tôi thường xuyên cần phải đối đầu với mọi người. Ban đầu, tôi cảm thấy sợ và hoang mang trước các cuộc gặp gỡ như vậy. Chiến lược thường xuyên của tôi là nói về rất nhiều điều khác trước khi chia sẻ những tin xấu, hoặc nói giảm nói tránh về vấn đề thay vì nói về nó một cách rõ ràng. Tôi đã mất rất nhiều năm để sử dụng được cách tiếp cận trực tiếp hơn và nói những gì cần thiết càng nhanh càng tốt.

Tom Arington, nhà sáng lập kiêm CEO của Công ty Dược phẩm Prasco và tôi đã có bữa ăn tối tại Cincinnati. Chúng tôi đã nói chuyện về rất nhiều những điều thú vị, bao gồm cả các vấn đề khó khăn mà những nhà lãnh đạo thường xuyên phải giải quyết. Trong cuộc trò chuyện, ông đã chia sẻ về một trong những chiến lược của mình nhằm ứng phó với một nhân viên không thành công. Ông nói: “Khi có một người nào đó trong công ty làm việc kém hiệu quả, tôi đặt ra cho họ hai câu hỏi: ‘Anh có muốn tiếp tục làm việc không?’ Câu hỏi đó để họ biết họ đang gặp vấn đề. Và ‘Anh có cần tôi giúp gì không?’ để họ biết tôi sẵn sàng giúp đỡ họ.” Hãy đi thẳng vào vấn đề.

Thành thật mà nói, tôi nghĩ hầu hết mọi người sẽ thích những người khác tìm ra vấn đề cùng họ. Họ thích cách tiếp cận trực tiếp, đặc biệt là trong một tình huống khó khăn. Và điều đó nhắc tôi về một câu chuyện hài hước liên quan đến một nhân viên tên Sam lâm vào hoàn cảnh khó khăn. Tất cả mọi người ở công ty nhỏ nơi anh làm việc, trừ Sam, từng đăng ký kế hoạch hưu trí mới, trong đó, các nhân viên sẽ được yêu cầu đóng góp một số tiền nhỏ vào mỗi kỳ thanh toán, còn công ty sẽ trả mọi khoản thanh toán và chi phí khác. Chỉ có một nhược điểm: kế hoạch này sẽ chỉ được thực hiện khi toàn bộ đội ngũ nhân viên tham gia.

Mọi người đã cố gắng hết sức để động viên Sam đăng ký. Các đồng nghiệp của anh đã thay nhau nói chuyện và cả trách cứ anh ta. Cấp trên cũng cố gắng thuyết phục nhưng Sam không đổi ý. Anh ta không muốn trích một xu nào trong khoản lương hàng tháng của mình.

Cuối cùng, chủ tịch công ty đã gọi Sam đến văn phòng của ông và nói: “Đây là bản kế hoạch hưu trí mới. Anh có thể ký, hoặc hãy đi tìm việc mới đi là vừa.”

Sam đã ký mà không do dự.

Vị chủ tịch hỏi: “Tại sao anh không ký từ trước?”

“Thưa ông,” Sam trả lời: “không ai giải thích rõ ràng cho tôi về nó như vậy.”

Mọi người đều thích sự rõ ràng, ngay cả những người không phải là nhà tư tưởng cũng vậy. Những người giao tiếp tốt mang lại cho họ sự rõ ràng nhưng nhiều người lại giao tiếp theo cách vòng vo, không tập trung vào vấn đề. Hiện tượng này diễn ra nhiều nhất khi các giám sát viên được một nhân viên làm việc kém hiệu quả đưa ra lời kiến nghị. Dưới đây là một số ví dụ về kiến nghị và ý nghĩa “thực sự” của chúng, được lựa chọn cho cuốn sách Lexicon of Intentionally Ambiguous Recommendations (Tạm dịch: Từ điển về các kiến nghị cố ý không rõ ràng) của Robert Thornton:

Nếu bạn đang giao tiếp với những người khác, cho dù với một đứa trẻ, chủ trì một cuộc họp, phát biểu trước một lượng lớn khán giả, thì mục tiêu của bạn cũng nên là đi thẳng vào vấn đề ngay sau khi bạn thiết lập được kết nối với mọi người và nỗ lực hết sức để gây ảnh hưởng đến người khác càng ngắn gọn càng tốt. Các nhà lãnh đạo và các diễn giả tài năng đều làm điều này một cách nhất quán.

Các nhà sáng lập người Mỹ, George Washington và Benjamin Franklin, được biết đến như những bậc thầy về kỹ năng này. Thomas Jefferson, tổng thống thứ ba của nước Mỹ, đã viết về họ: “Tôi làm việc dưới thời Tổng thống Washington trong cơ quan lập pháp của bang Virginia trước cuộc Cách mạng và trong suốt thời kỳ này với Tiến sĩ Franklin tại Quốc hội. Tôi chưa từng nghe cả hai người họ nói chuyện liên tục trong 10 phút mà không đề cập đến vấn đề chính để đưa ra quyết định. Họ gánh trên vai những vấn đề quan trọng và biết rằng những vấn đề nhỏ nhặt sẽ đâu vào đó.” Nếu làm điều tương tự, chúng ta sẽ có được sự tôn trọng của những người khác và gia tăng cơ hội của mình trong việc duy trì kết nối với những người mà chúng ta từng trò chuyện.

3. Nói đi nói lại

Những giáo viên giỏi biết rằng quy luật cơ bản của việc học là sự lặp lại. Có người từng nói với tôi rằng mọi người phải nghe một điều gì đó 16 lần trước khi họ thực sự tin vào điều đó. Điều đó có vẻ cực đoan, nhưng tôi biết rằng sự lặp lại rất cần thiết trong giao tiếp nếu bạn muốn mọi người hiểu và tiếp thu những gì bạn đang nói. William H. Rastetter, người đã dạy tại MIT và Harvard trước khi trở thành CEO của Tổng công ty Dược phẩm IDEC, khẳng định: “Lần đầu tiên bạn nói điều gì đó, nó được nghe. Lần thứ hai, nó được công nhận và lần thứ ba, nó được tiếp thu.” Điều này có vẻ lạc quan hơn, nhưng nó vẫn nhấn mạnh vào giá trị của sự lặp lại.

Nếu muốn trở thành một người giao tiếp hiệu quả, bạn phải sẵn sàng tập trung vào những điểm quan trọng. Điều đó cũng đúng nếu muốn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả. Bạn của tôi và cũng là một mục sư thành lập nhà thờ Willow Creek, Bill Hybels, nói: “Tầm nhìn rò rỉ!” Qua đó, anh ấy muốn nói rằng ngay cả khi mọi người có được tầm nhìn, họ cũng có thể đánh mất niềm đam mê và sự nhiệt tình dành cho nó. Họ thậm chí có thể đánh mất nó hoàn toàn. Sự thật là các nhà lãnh đạo phải liên tục lặp lại các giá trị và tầm nhìn của tổ chức để nhân viên (hoặc các tình nguyện viên trong các nhà thờ và các tổ chức phi lợi nhuận khác) biết những giá trị và tầm nhìn đó, suy nghĩ về chúng và sống với chúng.

Nhấn mạnh vào một chủ đề và lặp lại nó thường rất khó khăn. Ở cấp độ cơ bản nhất, bạn có thể làm theo lời khuyên của các giáo viên hướng dẫn tại Dale Carnegie School dành cho các sinh viên: “Hãy nói với khán giả những gì bạn sắp nói. Sau đó, hãy nói với họ những gì bạn đã nói.” Một cách tiếp cận phức tạp hơn được đưa ra bởi một người như Andy Stanley, nhà lãnh đạo của Giáo hội Cộng đồng North Point, một nhà giao tiếp tuyệt vời. Ông ấy thường phác thảo ra một thông điệp dựa trên vấn đề trọng tâm duy nhất – một ý tưởng lớn. Và sau đó mọi thứ ông truyền tải có thể minh họa, làm rõ hoặc diễn giải cho luận điểm chính. Đó là một cách rất sáng tạo và hiệu quả của việc bảo đảm ông đã đi đúng hướng và khán giả của ông thực sự kết nối với thông điệp đó.

Jim Blanchard, Chủ tịch của Synovus Financial Corp, tổ chức hội nghị lãnh đạo hàng năm tại Columbus, Georgia. Năm ngoái, tôi có vinh dự được phát biểu ở đó cùng với nhà văn đoạt giải Pulitzer, Tom Freidman, phát ngôn viên của Hạ viện Newt Gingrich và tác giả Daniel Pink. Trong buổi nói chuyện, Daniel đã đưa ra tuyên bố sau: “Ba từ rất cần thiết để kết nối với những người khác đó là (1) ngắn gọn, (2) đơn giản và (3) lặp lại. Hãy để tôi nhắc lại lần nữa!” Ông đã khiến cả khán phòng vỗ tay nhiệt liệt. Và ông cũng đã kết nối khi đưa ra lời khuyên của mình chỉ trong một câu với 20 từ. Chúng ta nên cố gắng để làm như vậy.

“Lần đầu tiên bạn nói điều gì đó, nó được nghe. Lần thứ hai, nó được công nhận và lần thứ ba, nó được tiếp thu.”

– William H. Rastetter

4. Nói rõ ràng

Chiếc tàu thủy lớn của Cunard, Queen Mary, ban đầu được đặt một tên khác, Queen Victoria. Tuy nhiên, khi một nhân viên của Cunard được phái tới Cung điện Buckingham để thông báo cho vua George V về lựa chọn đó, anh ta đã nói không rõ ràng. Anh ta nói với nhà vua rằng công ty đã quyết định đặt tên cho con tàu mới theo tên của “nữ hoàng đáng tôn kính nhất của nước Anh.”

“Phải hiểu để tránh hiểu lầm.”

– Charles Blair

“Ồ”, nhà vua vui mừng thốt lên, “nữ hoàng của ta sẽ rất hài lòng!” ông nói. Nhân viên của Cunard không dám mạo phép chữa lời của đức vua. Vì vậy, thay vào đó, anh ta quay trở lại văn phòng Cunard, giải thích tình huống và con tàu được đổi tên thành Queen Mary.

Một cố vấn của tôi trong những năm 1970, Charles Blair, thường nói với tôi: “Phải hiểu để tránh hiểu lầm.” Nói cách khác, bạn phải có khả năng nhìn thấu mọi thứ trước khi bạn có thể giải thích về nó một cách rõ ràng. Bất cứ khi nào mọi người không thể nói rõ được ý tưởng, đó là một dấu hiệu chắc chắn cho thấy họ không thực sự hiểu về nó. Điều này rõ ràng hơn khi một người thiếu hiểu biết nắm giữ một vị trí quyền lực cất lời. Jack Welch, cựu CEO của General Electric, đã chỉ ra: “Các nhà quản lý thiếu hiểu biết tạo ra sự phức tạp. Các quản lý sợ hãi, lo lắng sử dụng những cuốn sách lập kế hoạch phức tạp và các slide dày đặc thông tin.

Tôi đã từng là lãnh đạo của một tổ chức và kế thừa sự nghiệp của một người làm trong lực lượng hải quân ở cương vị COO. Ông đã tạo ra một hướng dẫn về chính sách lớn trước khi tôi đến và nó khiến tôi nghĩ tới một quan sát của David Evans, người đã chỉ trích cách quân đội giao tiếp. Evans đã minh họa nó bằng một tuyên bố đơn giản và các sửa đổi được thực hiện trong lực lượng vũ trang sau đây:

Dự thảo lần 1: Một lời cho người khôn ngoan là đủ.

Dự thảo lần 2: Một lời cho người khôn ngoan có thể là đủ.

Dự thảo lần 3: Người ta tin rằng một lời cho người khôn ngoan có thể là đủ.

Dự thảo lần 4: Một số người tin rằng một lời cho người khôn ngoan có thể là đủ trong một số điều kiện.

Dự thảo lần 5: Có các dấu hiệu cho thấy một số người tin rằng, một lời cho người khôn ngoan có thể là đủ trong một số điều kiện, mặc dù điều này có thể thay đổi trong các hoàn cảnh. Kết luận này có thể không chính xác theo phân tích chi tiết, và chỉ nên dùng với hiểu biết đầy đủ về các giả định cơ bản.

Hướng dẫn mà COO của tôi soạn quá dày và phức tạp. Tôi tự hỏi làm sao các nhân viên của mình có thể hiểu và làm theo nó nếu tôi cũng không thể. Vậy nên, tôi đã loại bỏ nó.

Nếu đang chuẩn bị giao tiếp với khán giả, sẽ thật khôn ngoan khi làm theo lời khuyên của diễn giả chuyên nghiệp Peter Meyer. Ông nói:

Hầu hết các diễn giả đều đưa quá nhiều thông tin vào bài phát biểu của mình. Có quá nhiều thứ bạn cần chia sẻ trong một giờ và muốn mọi người tiếp thu. Chúng ta đã bắt đầu làm theo một mô hình cụ thể để đảm bảo rằng chúng ta không phá vỡ quy tắc này. Tôi gọi nó là Quản lý Xếp hình.

Khi đưa ra những ý tưởng, hãy tưởng tượng rằng bạn sẽ yêu cầu khán giả lắp ráp một trò chơi ghép hình lớn. Ý tưởng của bạn là những miếng ghép.

Khi thực hiện trò chơi, điều đầu tiên mà bạn cần làm là nhìn vào bức tranh gợi ý. Bài nói chuyện của bạn nên có nó bởi nó cho biết bạn cần đưa ra mảnh ghép nào.

Bạn có bao nhiêu ý tưởng trong trò ghép hình? Hãy nhớ rằng bức tranh 1.000 mảnh khó ghép hơn bức 100 mảnh nếu bạn chỉ có một giờ để làm điều đó. Tôi chỉ để tối đa ba ý chính trong các cuộc trò chuyện của mình và như thế vẫn có thể là quá nhiều trong một giờ.

Hãy tự đặt câu hỏi trước khi bạn bắt đầu xây dựng bài nói chuyện. Nếu đang chơi xếp hình và chỉ có một giờ để hoàn thành, bạn có muốn bị giấu mất bản mẫu hoàn chỉnh đi không? Hay bạn muốn người ta bổ sung các mảnh ghép? Đừng mắc lỗi tương tự khi xử lý bài nói chuyện của bạn.

Nói cách khác, cho dù ý tưởng đó tuyệt vời đối với bạn đến đâu, đừng đưa nó vào trừ khi nó là mảnh ghép hoàn hảo cho bức tranh mẫu.

Thứ hai, khi bạn bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy chắc chắn bạn nói với khán giả sơ qua về bức tranh toàn cảnh. Hãy nói với họ những gì bạn sắp nói để họ biết các ý tưởng phù hợp như thế nào.

Suy cho cùng, mọi người bị thuyết phục không phải bởi những gì chúng ta nói mà bởi những gì họ hiểu. Khi bạn nói rõ ràng và đơn giản, nhiều người có thể hiểu những gì bạn đang cố gắng truyền đạt. Trở nên đơn giản không phải là một điểm yếu. Đó là điểm mạnh! Tác giả kiêm nhà phê bình John Ruskin nhận xét: “Điều vĩ đại nhất mà con người từng làm trên thế giới là quan sát một thứ gì đó và nói cho người khác những gì họ thấy một cách đơn giản. Trong hàng trăm người có thể nói, có một người có thể nghĩ, nhưng trong hàng ngàn người có thể nghĩ, chỉ một người có thể nhìn thấy.”

Suy cho cùng, mọi người bị thuyết phục không phải bởi những gì chúng ta nói mà bởi những gì họ hiểu.

5. Nói ít

Trong một dịp gần đây, tôi sẵn sàng phát biểu tại một chương trình bị chạy quá lịch. Khi tôi chuẩn bị lên sân khấu, người trong ban tổ chức lo lắng giải thích rằng thời gian cho phần của tôi bị giảm xuống một nửa so với kế hoạch. Tôi đã nắm được tình hình và cố gắng trấn an anh bằng cách nói rằng: “Đừng lo lắng. Tôi sẽ nói nhanh thôi. Nếu tôi nói quá 30 phút, anh không cần phải trả tiền đâu.” Tôi đã thực hiện một số điều chỉnh nhanh chóng và tất cả mọi thứ đều tốt đẹp.

Nhiều người tận dụng triệt để thời gian của họ trên sân khấu hoặc cơ hội phát biểu trong một cuộc họp. Họ thích đứng trên sân khấu và miễn là họ được quan tâm, càng dành thời gian đứng trước mọi người, họ càng thích thú. Sự thật là, tôi thừa nhận mình thích giao tiếp với mọi người bởi nó tiếp thêm nguồn sinh lực cho tôi. Và ngay cả khi được yêu cầu nói cả ngày tại một cuộc hội thảo, tôi cũng sẽ ra về trong vui mừng, thay vì mệt mỏi. Tuy nhiên, lúc đó, tôi cũng phát hiện ra rằng khi tôi nói ngắn gọn trong lượng thời thời gian ít hơn, mọi người nhớ nó tốt hơn và lâu hơn.

Hãy dành ra ít phút và nghĩ về các giáo viên, diễn giả, nhà truyền giáo, chính trị gia, các nhà lãnh đạo mà bạn đã lắng nghe qua nhiều năm. Bạn “đánh cắp” bao nhiêu thời gian trong buổi chia sẻ để nghĩ. Tôi chắc chắn muốn ông ấy nói lâu hơn, như thế có quá ngắn? Tôi cá là tỷ lệ này rất nhỏ. Thật không may, hơn 90% thời gian, mọi người dành cho phần chào đón khi họ giao tiếp. Họ giống như chính trị gia mà Abraham Lincoln nói: “Ông ấy là người duy nhất trong số những người tôi từng gặp có thể nén hầu hết từ ngữ vào trong những ý tưởng nhỏ nhất.”

Huấn luyện viên giao tiếp điều hành Anne Cooper đã đưa ra lời khuyên sau trong cuốn sách Off the Cuff (Tạm dịch: Không được chuẩn bị trước) của mình.

Bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Hoặc tốt hơn, kết thúc sớm hơn một chút. Thậm chí, nếu bạn là một diễn giả được thuê đến và muốn gây ấn tượng với ban tổ chức để họ biết họ chi ra một khoản tiền xứng đáng, hãy ngừng lời bằng một câu trả lời đặc biệt hay một vài phút trước khi bạn rời bục. Trong xã hội quá tải ngày nay, không có gì được đánh giá cao hơn món quà về chút thời gian có giá trị.

Theo diễn văn của Ronald Reagan, Peggy Noonan, ông tin rằng không ai muốn ngồi ở vị trí khán giả im lặng một cách thành kính trong hơn 20 phút. Sau đó, có phần Hỏi-Đáp lên đến 20 phút và sau đó tất cả mọi người được ra về!

Không có gì tệ hơn là khiến một khán giả bị mắc kẹt trong buổi diễn thuyết. Đừng quá đặt nặng vấn đề ngôn từ. Bạn sẽ phá tan những gì tốt đẹp mình vừa thực hiện bằng cách kéo dài thời gian chỉ để nói thêm vài câu. Hoàn thành bài chia sẻ sớm một chút, bạn sẽ khiến mọi thứ tốt đẹp và mọi người đều cảm thấy thoải mái, với hy vọng được nghe nhiều hơn nữa vào lần sau.

Bạn khó có thể lầm đường bằng cách giao tiếp ngắn gọn. Nhưng có hàng triệu cách để bị lạc lối nếu nói dài dòng.

Một trong những sự tung hô lớn nhất mà tôi từng nhận được đến ở phần cuối của bài phát biểu ngắn nhất của tôi. Đó là tại một bữa tiệc theo sau sự kiện golf từ thiện. Chúng tôi đều tham gia vào giải đấu, chương trình quá dài và tôi có thể thấy rằng các golf thủ đã thấm mệt và căng thẳng.

Cuối cùng sau ba tiếng của chương trình, người dẫn chia sẻ với khán giả rằng tôi sẽ là diễn giả chính chia sẻ với họ về vấn đề lãnh đạo. Sau màn vỗ tay thể hiện sự lịch thiệp, tôi bước lên bục giảng và nói: “Hôm nay là một ngày dài và chương trình cũng không phải là ngắn. Chúng ta đều đã mệt mỏi rồi. Bài nói chuyện về lãnh đạo của tôi như sau: Tất cả mọi thứ đều thăng trầm theo khả năng lãnh đạo.”

Sau đó, tôi rời bục và về chỗ ngồi.

Cả khán phòng im lặng sững sờ trong vài giây. Sau đó, đột nhiên, đám đông vỡ òa. Nhiều người nói với tôi rằng đó là một bài phát biểu họ sẽ không bao giờ quên!

Giờ đây, tôi không khuyên bạn nên bắt đầu đưa ra bài phát biểu chỉ với vài từ. (Đó là lần duy nhất trong hơn 40 năm với tư cách là diễn giả, tôi làm điều đó.) Hầu hết những lần được yêu cầu nói chuyện, bạn được ban tổ chức kỳ vọng sẽ mang lại thêm giá trị cho các khán giả và hiếm khi bạn có thể làm điều đó chỉ với vài câu ngắn ngủi. Nhưng bất cứ lúc nào bạn giao tiếp, cho dù với một người hay hàng trăm người – sẽ là một ý tưởng tuyệt vời nếu câu từ của bạn đơn giản. Không ai đánh giá cao bạn nếu lời lẽ của bạn mơ hồ hoặc khó hiểu.

Winston Churchill có lẽ là nhà giao tiếp vĩ đại nhất của thế kỷ XX. Ông là một nhà lãnh đạo xuất sắc, một người giao tiếp truyền cảm hứng và một nhà văn tài năng, đã nhận giải Nobel Văn học năm 1953. Ông liên tục bày tỏ tầm quan trọng của việc giữ thông tin giao tiếp đơn giản. Ông nói: “Mọi điều tuyệt vời đều đơn giản và nhiều điều có thể được thể hiện chỉ bằng một từ duy nhất: tự do, công lý, danh dự, trách nhiệm, lòng thương xót, hy vọng,” và “Nói chung, những từ ngắn gọn là những từ tốt nhất.”

Điều đó có vẻ ngược đời, nhưng nếu bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân và kết nối với mọi người, đừng khiến đối phương có cảm giác bạn thông minh hơn hoặc chế ngự họ bằng quá nhiều thông tin. Hãy đưa ra thông tin một cách rõ ràng và đơn giản. Bạn sẽ kết nối được với mọi người và họ sẽ ấn tượng, đồng thời muốn bạn trở lại để giao tiếp với họ một lần nữa.

KẾT NỐI VỚI MỌI NGƯỜI Ở MỌI CẤP ĐỘ

Thực tế kết nối: Các nhà kết nối nỗ lực để khiến giao tiếp thật đơn giản.

Khái niệm chính: Các nhóm càng lớn, càng cần giao tiếp đơn giản.

KẾT NỐI TRỰC TIẾP VỚI MỘT NGƯỜI

Để một người hiểu những gì bạn phải nói thường khá dễ dàng. Bởi bạn có thể điều chỉnh nó chính xác theo tính cách, kinh nghiệm và trí tuệ của họ. Và nếu không giao tiếp rõ ràng, bạn khó có thể hiểu nó thông qua biểu hiện của người đó. Bạn cũng có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà người đó đưa ra. Nếu muốn kết nối, bạn không chỉ phải nắm được nhiều thông tin, mà còn phải chuyển tải chúng thật đơn giản. Càng khiến chúng dễ hiểu, bạn càng có cơ hội kết nối với người nghe.

KẾT NỐI TRONG NHÓM

Giao tiếp trong một nhóm phức tạp hơn với một người. Bạn có thể khiến các ý tưởng của bạn hiệu quả đối với nhiều người, vì vậy hãy đơn giản hóa chúng. Bạn đừng bao giờ chỉ đơn thuần là “đổ” hàng loạt các thông tin lên mọi người và mong họ tự phân loại nó. Thật lười biếng và thiếu hiệu quả. Nếu bạn có cơ hội nói chuyện, hãy nỗ lực khiến thông tin của bạn thật đơn giản. Để chắc chắn rằng bạn làm tốt, hãy làm như sau:

• Hỏi xin thông tin phản hồi.

• Yêu cầu mọi người trong nhóm chia sẻ những gì họ đã tiếp thu được.

• Yêu cầu nhóm cho biết họ sẽ chuyển tải những gì bạn vừa nói đến người khác bằng cách nào.

KẾT NỐI VỚI KHÁN GIẢ

Để khiến thông tin giao tiếp đơn giản nhưng dễ nhớ thực sự cần cả một nghệ thuật. Tôi đã mất nhiều năm để tìm hiểu về cách thực hiện điều đó. Có hai cách rất hiệu quả giúp tiếp cận một thông điệp là tự hỏi: “Những điểm quan trọng mà tôi cần truyền tải để mọi người hiểu được là gì?” và “Tôi có thể khiến vài điểm cần thiết này dễ nhớ hơn bằng cách nào?”

Một thủ thuật mà các nhà lãnh đạo xuất sắc sử dụng để mài sắc một thông điệp về điều gì đó quan trọng, chẳng hạn như thông tin về tầm nhìn, là thực hành trước bằng cách nói với một người duy nhất. Nếu nó hiệu quả đối với một cá nhân, thì hãy thử nó với một nhóm nhỏ có chọn lọc. Cách này giúp người giao tiếp có thể đọc được biểu hiện của mọi người, xem những gì hiệu quả và nhận biết được mức độ tiếp thu của họ. Chỉ sau khi một thông tin quan trọng được kiểm chứng, diễn giả mới được chuyển tải đến công chúng.