Lập chương trình cho công ty của bạn để nó hoạt động như một chiếc máy được điều chỉnh tốt

Theo một bài báo trên tờ Havard Business Review (Thời báo Kinh tế Harvard), chỉ có 10% dân số có “niềm đam mê học hành”. Họ là những người thích học và luôn tìm kiếm cơ hội được học. Chín mươi phần trăm còn lại sẽ không chủ động nâng cao kỹ năng của mình nếu đó không phải là một phần trong yêu cầu công việc. Hiện nay, hầu hết các chuyên gia trong các lĩnh vực như quản lý bất động sản, kế toán, hoạch định tài chính, môi giới cổ phiếu, luật sư, chăm sóc sức khỏe, xoa bóp trị liệu… đều không ngừng học tập vì họ nhận ra rằng nếu không học, họ sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu công việc trong lĩnh vực của mình.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bác sĩ của bạn không cập nhật những tiến bộ trong y học và không động tới một bài viết nào của ngành y trong 20 năm qua? Họ có thể kê những đơn thuốc bị coi là gây hại cho sức khỏe hoặc đưa ra những phương pháp điều trị đã được chứng minh là không đem lại hiệu quả. Hầu hết các công ty đều tổ chức rất ít hoặc không có các khóa đào tạo và những lớp huấn luyện mang tính bắt buộc.

Một số nhà quản lý coi việc đào tạo là một hoạt động gây nhiều phiền nhiễu, là một “việc phải làm”. Nhưng chúng ta hãy cùng đọc câu chuyện của hai người thợ đốn gỗ sau. Người thợ A đốn gỗ cả ngày, còn người thợ B cứ làm một lúc lại dừng lại và ngồi nghỉ. Song đến cuối ngày làm việc, người thợ B lại có số gỗ nhiều gấp ba lần số gỗ của người thợ A. Người thợ A bèn hỏi: “Làm sao chuyện này lại xảy ra được chứ? Anh ngồi nghỉ cả ngày cơ mà!” Người thợ B trả lời: “Tôi không nghỉ. Tôi chỉ mài cho lưỡi cưa của mình sắc hơn mà thôi.” Hãy dành thời gian để “mài sắc” các kỹ năng, dụng cụ và nguồn lực của mình, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn nhiều.

PHƯƠNG THỨC ĐÀO TẠO KIỂU BỘ LẠC

Sam mới vào làm ở một ngân hàng và anh chuẩn bị dự khóa đào tạo nhân viên mới.

Ở ngân hàng này, người ta sử dụng cách thức mà tôi gọi là “phương thức đào tạo kiểu bộ lạc”, tức là thông tin sẽ được truyền miệng từ người này sang người khác, giống như cách truyền tin của những người thượng cổ. Sam được yêu cầu quan sát cách Betty làm việc trong hai ngày và sau đó, anh phải sẵn sàng tự mình thực hiện công việc. Không hề có một bộ môn phương pháp học chính thức, một khóa đào tạo theo đúng kiểu lớp học, sổ tay tập huấn hay làm mẫu. Tất cả chỉ là quan sát và học hỏi. Nếu Betty có một ngày tồi tệ, một thái độ khó chịu hoặc những thói quen xấu, Sam có thể nghĩ rằng chúng đều được chấp nhận. Do đó, đây là kiểu tập huấn tồi tệ nhất mà bạn có thể thấy.

Ngược lại, những ngân hàng như Wells Fargo, Banker’s Trust và Citibank – là những khách hàng trước đây của tôi ‒ đều có các chương trình đào tạo theo kiểu lớp học với chính sách và quy trình rõ ràng. Tại một trong những công ty này, Sam có cơ hội được tham gia lớp đào tạo mở rộng trước khi quan sát cách thức làm việc của một nhân viên. Vì vậy, khi quan sát, anh hoàn toàn có thể chỉ ra những điểm sai của nhân viên kia. Sam đã học được cách thức làm việc nhưng chương trình đào tạo vẫn chưa dừng lại ở đây. Nâng cao và cải thiện tay nghề cũng như đào tạo chuyên môn cho tất cả nhân viên là một quá trình liên tục, và những khóa đào tạo chính thức nên được tổ chức thường xuyên, không nên trì hoãn vì bất cứ lý do nào.

Công việc cũng như đối thủ của bạn có thể đang trên đà phát triển, do đó nếu thiếu đi quá trình đào tạo liên tục có tính bắt buộc thì bạn và những nhân viên của bạn sẽ thất bại. Trong chương này, bạn sẽ học được cách thiết lập các tiêu chuẩn thành công cho công ty hoặc phòng ban bạn quản lý. Đồng thời, bạn cũng sẽ được tiếp cận với phương pháp xây dựng chương trình đào tạo bắt buộc cũng như cách làm nó trở nên vui vẻ, thú vị và có tính khích lệ khiến tất cả nhân viên đều cảm thấy hứng thú. Dù đang làm trong công ty một thành viên hoặc doanh nghiệp Fortune 500; bạn đều cần nâng cao năng lực của mình.

Một khách hàng làm bên lĩnh vực sản xuất thiết bị ban đầu (OEM) của tôi đã cố gắng thâm nhập để tìm hiểu cách 100 nhà sản xuất lớn nhất trong thị trường của bà sử dụng phương thức mà bạn sẽ được học trong Chương 6. Nhân tố thiết yếu của quá trình này chính là đội ngũ nhân viên bán hàng của bà phải được đào tạo bài bản. Sự thật là nếu không có sự đào tạo chu đáo, đa phần người bán hàng sẽ không thể nhận được hồi âm từ những khách hàng tiềm năng – những người đã từ chối họ một lần. Rất ít nhân viên gọi lại cho các khách hàng lần thứ hai sau khi khách hàng đã nói không. Đây chính là trường hợp của công ty OEM. Những nhân viên bán hàng của công ty này đều từ bỏ ngay sau lần từ chối đầu tiên của những nhà sản xuất. Nhưng chúng ta đã xúc tiến việc đi đầu thực hiện chương trình này và nhận thấy học cách kiên nhẫn bền bỉ là điều thật sự cần thiết.

Chúng tôi biết rằng nỗ lực điều hành và kiểm soát hiệu quả là vô cùng cần thiết để giải quyết vấn đề. Chúng tôi đề nghị nhân viên bán hàng lập báo cáo cuộc gọi của họ để nắm rõ những công việc họ đã làm và sau đó hàng tuần, tôi trực tiếp lựa chọn những nhân viên cho vị trí “chiếc ghế nóng”. Tôi hướng họ vào việc trả lời những câu hỏi cụ thể về khách hàng họ đã liên hệ – họ đã cố gắng làm những gì, nói những gì và khách hàng đó trả lời ra sao. Vì các nhân viên đều biết chúng tôi sẽ thực hiện lịch kiểm tra hàng tuần, nên dần dần tiến độ công việc cũng đã được nâng lên trong toàn công ty.

Thực hiện được điều này không phải là việc dễ dàng và có thể làm được ngay lập tức. Không phải tất cả các nhân viên đều thật sự bắt đầu tiến hành hoạt động này. Nhưng khi được tôi đưa lên chiếc ghế nóng, dưới sự theo dõi của 50 nhân viên bán hàng khác cũng như ngài chủ tịch công ty, phó chủ tịch bộ phận bán hàng và các giám đốc thị trường, họ nhanh chóng nhận ra rằng tốt hơn hết là họ nên tôn trọng những gì chúng tôi chuẩn bị tiến hành điều tra.

Trong ba tháng đầu, tình hình hầu như không được cải thiện nhiều và bản thân công ty này cũng như đội ngũ nhân viên đều cho rằng họ nên từ bỏ. Nhưng sau ba tháng kiên trì tiến hành chiến dịch marketing với các giám đốc sản xuất và ít nhiều ép đội ngũ bán hàng duy trì việc gọi điện cho các khách hàng đã từng từ chối, chúng tôi bắt đầu nhận thấy sự tiến bộ. Hàng tuần, chúng tôi đều đi kiểm tra những gì nhân viên bán hàng và khách hàng trao đổi với nhau. Với từng trường hợp, tôi có những biện pháp cụ thể để điều chỉnh kỹ năng của nhân viên. Trong vòng sáu tháng, đội ngũ bán hàng đã liên hệ được với 54% lượng khách hàng cần hướng tới.

Với việc thực hiện công tác đào tạo liên tục, cương quyết và có tổ chức chỉ trong lĩnh vực cụ thể này, chúng tôi đã giúp chất lượng công việc tăng lên đáng kể và sau đó tiếp tục thi hành chính sách này trong toàn công ty. Những nhân viên bán hàng hiểu rằng sự kiên nhẫn trong công tác tiếp cận khách hàng – bất chấp họ bị từ chối bao nhiêu lần – sẽ đem đến kết quả vô cùng to lớn trong việc chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật sự. Bây giờ, họ đều đã trở thành những chuyên gia bán hàng trong lĩnh vực của mình.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Cùng với sự phát triển của mỗi cá nhân, toàn bộ nhân viên trong công ty cũng cần phải hòa hợp, đoàn kết để tạo thành một bản hợp xướng. Hãy chỉ ra những nhận định dưới đây là đúng hay sai với doanh nghiệp của bạn:

1. Tất cả nhân viên đều đảm trách công việc của mình với sự xuất sắc và kiên nhẫn cao độ.

2. Xét ở một phương diện nào đó, bạn có thể nhìn thấy trước kết quả làm việc vì công tác đào tạo và bồi dưỡng kỹ năng được triển khai liên tục.

3. Mỗi nhà quản lý đều có chung câu trả lời cho từng câu hỏi hay vấn đề phát sinh.

4. Mỗi nhân viên đều có chung câu trả lời cho từng câu hỏi hay vấn đề phát sinh.

5. Chính sách đãi ngộ là như nhau với tất cả khách hàng, dù người đó có giao dịch với công ty hay các phòng ban hay không.

6. Tất cả nhân viên đều biết thành tích hay thái độ làm việc như thế nào sẽ được coi là tốt.

Nếu đáp án của bạn là sai cho mọi nhận định thì điều đó chứng tỏ bạn không hề nghiêm túc với công tác đào tạo. Nếu không được tham gia tập huấn, hoạt động của nhân viên sẽ gặp trục trặc, đứt quãng, thiếu nhiệt tình – thậm chí còn có thể trở nên lãnh đạm hoặc thô lỗ – vì bạn không hề đặt ra những chuẩn mực. Được đào tạo một cách bài bản, tất cả nhân viên sẽ đều biết được quy trình lý tưởng trong lần đầu tiên liên hệ với khách hàng, những câu hỏi họ cần đặt ra cho từng khách hàng và quá trình làm việc sau đó cần tới sự giám sát của chính bạn. Công tác đào tạo càng chủ động thì mọi việc trong công ty sẽ càng tốt hơn. Cuốn sách này sẽ giúp bạn tiếp cận tới tất cả các vấn đề sâu hơn, nhưng mục đích của chúng tôi trong chương này là nhấn mạnh rằng việc kiên định thực hiện công tác đào tạo thường xuyên và mang tính bắt buộc là điều quan trọng nhất bạn có thể làm.

ĐÀO TẠO THIẾT LẬP CHUẨN MỰC

Quá trình đào tạo diễn ra liên tục và được thực hiện nghiêm túc sẽ cải thiện đáng kể nhận thức của người lao động về mục tiêu hoạt động của công ty và giúp hình thành cũng như thiết lập những tiêu chuẩn cho quá trình làm việc. Nếu bạn không tập huấn cho nhân viên thì cũng đừng mong họ sẽ đạt tới trình độ cao hơn. Đó là lý do tại sao hầu hết các công ty vẫn chỉ hoạt động với quy mô nhỏ hoặc thường xuyên lãng phí thời gian vào việc giải quyết đi giải quyết lại những vụ việc như nhau.

ĐÀO TẠO LÀM NÊN DOANH THU

Quá trình đào tạo có chất lượng đảm bảo sẽ mang lại doanh thu cho công ty. Trong trường hợp công ty đi sau nhà sản xuất thì cũng phải qua bốn năm trì hoãn chúng tôi mới bắt đầu được chương trình. Với những nỗ lực đào tạo không ngừng nghỉ, doanh thu bán hàng tăng lên nhanh chóng và vượt qua sự mong đợi. Đội ngũ bán hàng của bạn biết họ phải làm gì và có thể xoay sở trong mọi tình huống nhờ có các cuộc họp hàng tuần. Với bộ phận chăm sóc khách hàng (bạn sẽ biết nhiều hơn về bộ phận này tại Chương 3) và tất cả các khu vực khác trong doanh nghiệp, điều tương tự cũng sẽ xảy ra.

Khi khách hàng nhận được những dịch vụ chăm sóc hàng đầu thì dù cho họ có làm việc với công ty của bạn hay không, họ nhất định cũng sẽ quay trở lại. Nếu không có công tác đào tạo, bạn sẽ mất đi những khách hàng mà lẽ ra bạn hoàn toàn có thể giữ chân họ nếu chủ động giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh. Mối liên hệ với khách hàng phù hợp và quá trình hậu mãi đồng nghĩa với việc bạn đang không ngừng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với khách hàng và cũng chính là yếu tố giúp gia tăng số lượng hợp đồng công việc. Cuốn sách này sẽ cung cấp một công thức đầy đủ cho tất cả những điều vừa trình bày trong các chương tiếp theo.

Công tác đào tạo cũng giúp bạn tiết kiệm được mức chi phí vì nó giúp giảm quá trình luân chuyển nhân công. Khi người lao động biết chính xác những gì cần làm trong bất cứ tình huống nào, họ sẽ có được phương tiện để phát triển trong chính công ty. Việc tập huấn giúp nâng cao sự tự tin và giảm thiểu sự căng thẳng. Vì đào tạo cũng xác lập con đường rõ ràng cho quá trình làm việc, nên việc đánh giá và khen thưởng nhân viên có thành tích công tác vượt trội trở nên dễ dàng hơn. Cùng với chương trình đào tạo được tiến hành thường xuyên và có tổ chức, công ty hay phòng ban của bạn cũng sẽ làm việc tốt hơn.

ĐÀO TẠO HOẶC BỊ ĐÀO THẢI

Sự vững mạnh của doanh nghiệp cũng giống như sức khỏe của con người. Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Nếu bị ngạt thở, bạn thích để bạn bè mình thực hành thao tác sơ cứu Heimlich ngay tại đó hay cho họ tham gia lớp đào tạo và thực hành trước đó? Công tác đào tạo thật sự mang tầm tiên phong. Quá trình ấy giúp công ty luôn vững mạnh và chuẩn bị kỹ lưỡng khi xảy ra khủng hoảng. Nếu bạn không đào tạo trước cho công nhân, bạn đã ép họ làm việc theo cách thụ động nên cơ hội để công ty tồn tại sẽ giảm đi đáng kể.

Công tác đào tạo thậm chí còn cứu được mạng sống con người. Khi 25 tuổi, tôi có một bài giảng về sự tự vệ trong khóa đào tạo dành cho lãnh đạo điều hành của một số công ty lớn nhất thế giới tại New York. Tôi vẫn còn nhớ khi tôi đang giảng cho một công ty dầu lửa khá lớn thì ngài trưởng bộ phận bảo vệ phát biểu rằng theo ý kiến của ông, đào tạo khả năng tự vệ là một ý tưởng tồi vì: “Người ta sẽ mang trong mình sự tự tin giả dối và có thể còn gặp rắc rối hơn.” Tôi hỏi ông ấy đã có con chưa. Ông ấy có hai cô con gái, một 16 và một 18 tuổi. Và tôi nhắc lại cho ông ấy nhớ một vụ việc kinh hoàng đã xảy ra ở quận Queens hai tuần trước đó. Một nữ sinh 18 tuổi bị kéo lê trên mái nhà mình, bị cưỡng hiếp và ném từ trên đó xuống. Da của kẻ thủ ác được phát hiện dưới móng tay của nạn nhân, chứng tỏ cô bé đã chống cự hết sức quyết liệt. Khi sự sống bị đe dọa, bạn sẽ rơi vào một trong hai trường hợp: hoặc là bạn không được đào tạo gì và phải vừa làm vừa mò mẫm, hoặc bạn đã qua khóa tập huấn và có kiến thức nhất định về những gì có thể làm được. Tôi hỏi người bảo vệ rằng ông muốn con gái mình nằm trong trường hợp nào: được đào tạo hay không được đào tạo. Ông ấy trả lời: “Tôi hiểu ý anh rồi.”

Điều tương tự có thể xảy ra với bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn. Khi nhân viên của bạn phải đương đầu với các tình huống phát sinh, họ cũng sẽ rơi vào một trong hai trường hợp kể trên. Hoặc là bạn đã từng chỉ ra vấn đề, đào tạo họ và cung cấp thông tin mà họ cần để giải quyết vấn đề, hoặc bạn không hề đề cập, không tập huấn trước và họ sẽ phải tự mình mò mẫm tìm đường. Bạn muốn nhân viên của mình nằm trong nhóm nào?

Một số người lo rằng họ sẽ không nhớ được gì khi căng thẳng. Nhưng thực ra, não bộ của bạn luôn tiềm ẩn chức năng xem xét tổng quát vấn đề và nó hoạt động trong những tình huống như thế. Khi cảm giác căng thẳng tràn vào hệ thần kinh, hoạt động của não bộ được tăng tốc nhằm tìm kiếm những tố chất sẵn có giúp bạn vượt qua cơn khủng hoảng. Qua nhiều năm giảng dạy về khả năng tự vệ, tôi đã được lắng nghe rất nhiều ví dụ – đặc biệt là những câu chuyện về người học trò không chỉ nhớ những gì phải làm, mà thậm chí còn nhớ tôi đã dạy anh ta cách thực hiện như thế nào.

Lúc 18 tuổi, tôi đã lao thẳng xe vào vách đá khi đang đua xe với một người bạn trong một đêm mưa (đây quả là một hành động bồng bột khi tôi còn trẻ). Khi đang vào khúc cua, chiếc xe đột nhiên chệch hướng vì đường trơn, trong lúc đó một chiếc xe khác lại đang lao tới. Tôi bèn tăng ga và quay vô lăng kịp thời để tránh chiếc xe kia và lấy lại thế kiểm soát. Nhưng lại xuất hiện tiếp một đoạn cua nữa và tôi không kịp trở tay. Tôi tăng tốc để thoát khỏi nguy hiểm nhưng lần này thì tôi đi quá nhanh. Chiếc xe chệch ra khỏi đường, lao tới một bãi cỏ với vận tốc 128 ‒ 145 km/giờ. Xe của tôi đâm vào một gốc cây, quay tròn và phi thẳng xuống vách đá cách đó 80m. Trong trường hợp đó, một người nếu chưa từng được chuẩn bị trước chắc hẳn sẽ rất khiếp sợ và có thể bị gẫy dập hết xương.

Lý do duy nhất giải thích tại sao ngày hôm nay tôi vẫn còn ở đây chính là nhờ khóa học karate. Khi não của tôi nhận được tín hiệu nguy hiểm thì những năm dài luyện tập karate đã mách bảo cơ thể tôi đừng căng thẳng và kháng cự, mà hãy thả lỏng. Tôi trôi lơ lửng bên trong chiếc xe. Tôi va hết bên này sang bên kia, vào cả vô lăng, trần xe và tôi luôn che mặt để không bị thương. Chiếc xe cuối cùng cũng hạ cánh ở một hốc nhỏ trên ngọn cây. Đêm đó, tôi đã sống sót nhờ được tập huấn trước.

Mấu chốt của vấn đề là bất cứ kiểu đào tạo nào cũng có thể can thiệp vào một cơn khủng hoảng hoặc bất cứ tình huống nào mà bạn muốn thay đổi. Ví dụ dưới đây không phải là một cơn khủng hoảng mà lại đặt ra một thử thách vô cùng nghiêm trọng cho công ty tôi. Chúng tôi tổ chức một chiến dịch quảng cáo hoành tráng trên sóng phát thanh do nhóm bán hàng đảm nhiệm. Mọi người gọi điện lại để hồi âm quảng cáo nhằm lấy được nhiều thông tin hơn về những gì chúng tôi làm. Chúng tôi thông báo với họ rằng để gửi đúng thông tin mà họ muốn, chúng tôi cần biết một chút về doanh nghiệp hoặc công việc làm ăn của họ. Chúng tôi hỏi họ một số câu hỏi về công việc và yêu cầu họ cho biết hai khó khăn lớn nhất mà họ từng gặp trong quá trình phát triển công ty. Trong quá trình này, nếu hợp lý, chúng tôi đề xuất rằng họ có thể đăng ký tham gia một trong những chương trình đào tạo trực tuyến của công ty như một cách để nhận được thông tin qua e-mail.

Có 5 nhân viên bán hàng tham gia trong tuần đầu tiên và 5 trong số 10 khách hàng tiềm năng đã hồi âm khi nhận được đề nghị này với ý: “Hãy gửi thông tin cho tôi và tôi sẽ quyết định.” Một tuần tiếp theo, có tới hàng trăm người phản đối kiểu này mà nhân viên bán hàng lại không biết cách trả lời. Lúc biết được điều này, tôi đã hướng dẫn họ trả lời: “Thưa ngài, tôi rất lấy làm vinh hạnh được gửi báo cáo cho ngài. Thực tế, mọi việc đều đang được triển khai thực hiện. Nhưng hãy nghe tôi nói về sự việc xảy đến với người nhận được báo cáo. Hoặc là họ đọc bản báo cáo và quá ấn tượng với thông tin có được đến mức sẵn sàng đăng ký tham gia buổi hướng dẫn trực tuyến mà tôi sẽ giới thiệu ngay bây giờ. Hoặc là họ sẽ phản ứng theo cách bị động, rằng họ không bao giờ dành thời gian để đọc nó hoặc cải thiện công việc của họ, và họ sẽ kết thúc mà chẳng làm được gì. Câu hỏi của tôi là: Bạn có phải là người sẵn sàng hành động và học hỏi cách mở rộng doanh nghiệp lên gấp đôi hay không? Hoặc có phải bạn bận rộn đến mức không thể phản hồi cho chúng tôi biết tình trạng hiện tại của doanh nghiệp?”

Sử dụng mẫu trả lời này, các nhân viên bán hàng đã nâng cao được tỷ lệ thành công đáng kể. Với những khách hàng thường xuyên dùng cách phản đối như trên, một nửa trong số đó đã đăng ký tham gia thảo luận trực tuyến ngay trên điện thoại. Vậy nên kết quả làm việc được cải thiện ngay lập tức chỉ bằng cách tập dượt một chút cho quá trình này. Tình thế này không hẳn là một cơn khủng hoảng nhưng chúng tôi đã mất một nửa lượng khách hàng tiềm năng vì không ai chịu dành thời gian để nghĩ tới cách hồi âm một lời phản đối cụ thể. Điều này thể hiện rằng chỉ một chút đào tạo trước sẽ làm nên một bước tiến dài.

Cho nên, đừng để mọi người phải tự tìm ra cách giải quyết trong một cơn khủng hoảng hoặc trong bất cứ tình huống gì xảy ra với công ty hay doanh nghiệp của bạn. Hãy hướng dẫn để họ biết phải làm gì trong mọi tình huống. Hàng tuần, hãy đều đặn chỉ ra cho họ thấy các vấn đề còn tồn tại.

SỰ LẶP LẠI LÀ CHÌA KHÓA CỦA VẤN ĐỀ

Khi thiết kế chương trình đào tạo, hãy nhớ rằng sự lặp lại là chìa khóa nhằm chương trình hóa trước hoạt động của công ty hoặc phòng ban của bạn với mục đích làm cho công việc kinh doanh vận hành như một cái máy. Đề cương chương trình Cỗ máy bán hàng tối ưu tuân thủ một quy luật hết sức đơn giản là không ai có thể làm tốt bất cứ điều gì nếu không có sự lặp lại. Môn karate cũng đòi hỏi ở bạn một kỷ luật thép. Bạn chỉ đang lặp đi lặp lại những thế đánh. Điều này cũng được áp dụng cho những môn thể thao khác như: quần vợt, golf… Luyện tập, luyện tập, luyện tập và rồi khi bạn bắt đầu nắm vững cách di chuyển để có thể tự động thực hiện chúng, nó lại trở nên hết sức thú vị. Nhưng hãy nhớ rằng nguyên tắc hàng đầu đó là tuân thủ một kỷ luật thép.

Bạn nghiêm túc với công ty của mình tới mức nào? Bạn chỉ đang dạo chơi hay quan tâm thật sự tới việc kinh doanh? Theo Binh pháp Tôn Tử, một trong năm nhân tố cần thiết cho chiến thắng là: “Người chiến thắng là người nắm trong tay một đội quân được cổ vũ với cùng một khí thế trong mọi hoàn cảnh.”¬¬ Bạn sẽ cổ vũ để hoạt động của cả đội luôn ở khí thế hăng hái như thế nào? Chỉ có ba từ thôi: đào tạo, đào tạo và đào tạo.

Hầu hết những chương trình đào tạo tốt hơn đồng nghĩa với việc chúng sẽ tới và khuấy đảo hoạt động của công ty với rất nhiều thông tin và rồi lại ra đi. Đội ngũ nhân viên sẽ hoạt động thật sự hăng hái trong khoảng một tuần sau đó. Mọi người đều quan niệm rằng chương trình này thật sự giá trị vì bạn đã thu nhận được nhiều thông tin. Nhưng thực ra, nếu không có những hoạt động được tổ chức liên tục sau đó thì một đợt tập huấn ngắn ngủi như thế chỉ mang lại rất ít hiệu quả. Người ta thường nói rằng tập huấn như thế còn hơn là không có gì, nhưng bạn sẽ được học một cách còn tốt hơn cả kiểu tập huấn ngắn hạn.

Hãy tiến hành đào tạo theo kiểu thường xuyên sử dụng lại những tài liệu cốt yếu, nhấn mạnh và tóm tắt thường xuyên những khái niệm cơ bản. Các kỹ năng sẽ được củng cố ngay lập tức trong quá trình đào tạo; đồng thời, theo thời gian, những kỹ năng này còn được củng cố khi được lặp lại liên tục. Khi tất cả các nhân viên cùng chung một tiếng nói và tuân thủ những quy trình làm việc đã được chuẩn hóa thì quá trình giao tiếp nội bộ sẽ được cải thiện đáng kể vì tất cả mọi người đều cùng chia sẻ một nền tảng kiến thức sâu rộng.

Lấy ví dụ kỹ năng quản lý thời gian mà bạn đã được học ở Chương 1, ở đây hình thành đồ thị của quá trình học theo dạng đường cong và giải thích tại sao sự lặp lại đóng vai trò quan trọng như thế. Trong đồ thị này, chúng ta nhận thấy ngay sau khi một người tham gia vào khóa đào tạo kỹ năng quản lý thời gian, thì kỹ năng làm việc của họ cũng được cải thiện ngay lập tức. Điều gì sẽ xảy ra nếu không có hoạt động nào được tổ chức sau khi khóa đào tạo kết thúc? Như bạn có thể thấy trong hình, kỹ năng mới được học có chiều hướng đi xuống ngay lập tức. Đây chính là điểm mà hầu hết công ty và chương trình đều dừng lại; vì thế, một số kỹ năng nhỏ sẽ được giữ lại, nhưng bạn sẽ không thể giúp tất cả mọi người trở thành các chuyên gia quản lý thời gian chỉ sau một khóa đào tạo.

Những gì tôi đã làm, với chính doanh nghiệp và khách hàng của mình, là dạy đi dạy lại các thông tin cho đến khi các kỹ năng trở thành cố định. Các kỹ năng sẽ được cải thiện một lần nữa với khóa đào tạo khác, nhưng sự cải thiện còn lớn hơn nữa vì tài liệu học vẫn được giữ nguyên. Quá trình đi xuống vẫn xảy ra, nhưng không còn mạnh mẽ như lần trước. Rồi một khóa đào tạo khác được tổ chức và một khóa nữa, những kỹ năng không ngừng được nâng cao, và quá trình đi xuống ngày một ít đi. Bạn thấy đó, với từng khóa đào tạo, việc nắm vững một kỹ năng nào đó càng ngày càng nằm trong tầm tay của chúng ta.

CÁCH TỔ CHỨC MỘT KHÓA ĐÀO TẠO

Để bắt đầu một khóa đào tạo, mọi người nên được biết những thông tin như:

• Chương trình học

• Tổng thời gian khóa học

• Cách thức triển khai thông tin

• Mục đích của từng buổi học cụ thể

• Kỹ năng hoặc kiến thức mà bạn hy vọng học viên sẽ lĩnh hội được

Khi học viên hiểu rõ những gì họ sắp được nghe và nhìn, họ sẽ có sự chuẩn bị về mặt tinh thần và tập trung cho khóa đào tạo.

Việc tạo dựng một môi trường đào tạo có lợi cho quá trình học là hết sức quan trọng. Hãy biến nó thành một môi trường thật sự vui vẻ! Hãy tạo dựng một môi trường cởi mở nơi mọi người có thể nhận xét, đùa vui và tự do đề xuất mà không phải e ngại. Đây không phải là một khóa tập huấn quân sự. Người học sẽ có tâm lý mong chờ khóa học vì họ biết rằng nó rất thú vị và lôi cuốn. Như tôi đã đề cập ở đầu chương, học không phải là việc mà hầu hết mọi người có thể tự giác thực hiện. Vì hầu hết nhân viên đều tỏ ra miễn cưỡng khi phải tham gia khóa đào tạo, do đó, bạn phải biến khóa học thành một trải nghiệm vui tươi, thú vị, lôi cuốn và thậm chí là hấp dẫn đối với họ. Trên hết, đào tạo phải mang tính bắt buộc. Hãy đưa nó vào một lịch trình mà tất cả mọi người đều phải tuân thủ, không chấp nhận nghỉ vì những lý do không chính đáng. Không có lời bao biện nào được thông qua. Thậm chí, nhóm một người cũng phải tuân thủ quy tắc đó. Hãy xây dựng một lịch trình và đồng lòng tuân thủ nó – dù cho bất cứ điều gì xảy ra.

Như các bạn sẽ được học trong Chương 8, nếu kết hợp cả nghe và nhìn thì chúng ta sẽ nhớ được nhiều thông tin hơn là chỉ nghe. Nhưng chúng ta sẽ nhớ bài học nhất nếu chủ động học tập như khi tham gia diễn kịch hoặc làm các bài tập khác. Hãy sử dụng những hình ảnh minh họa sinh động trong quá trình đào tạo vì chúng có khả năng gia tăng mạnh mẽ sự tập trung của học viên. Trong những buổi học đầu tiên, việc phân phát các tập dữ liệu là chấp nhận được vì khi đó bạn cần truyền đạt tới học viên rất nhiều thông tin. Tuy nhiên, sự tập trung sẽ đạt tới mức cao nhất thông qua những bài tập ứng dụng mang tính thực tiễn và việc tham gia thường xuyên và tích cực của người học trong cả quá trình. Đây cũng chính là điểm mấu chốt giúp bạn đẩy mạnh hiệu suất công việc. Vì vậy, đừng chỉ tạo ra một cuốn sách hướng dẫn rồi phát nó cho học viên. Hãy lên chương trình và bắt buộc nhân viên tham gia đầy đủ các buổi đào tạo.

Hãy khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề, tham gia tích cực và phát huy khiếu hài hước. Hãy đón nhận tất cả câu hỏi với sự tôn trọng, dù bạn nghĩ chúng thật vô nghĩa! Luôn tập trung sự chú ý của nhân viên vào mình, nhưng đừng để họ cảm thấy họ thật ngốc nghếch.

Có rất nhiều phương thức và công cụ đào tạo bạn có thể sử dụng phù hợp với tài liệu sẵn có. Việc kết hợp một số cách thức để đáp ứng nhu cầu của bạn và khiến mọi người có nhận thức đúng đắn là một ý kiến hay. Chúng ta hãy cùng xem xét một số phương thức sau đây.

Triển khai khóa đào tạo theo mô hình một buổi thuyết trình

Điều này có nghĩa là bạn sẽ giảng và nhân viên sẽ lắng nghe. Phương pháp này rất tốt khi sử dụng nhóm tài liệu nhưng không phải trong mọi trường hợp, đặc biệt khi đòi hỏi sự tiếp thu mang tính bản chất hoặc trong quá trình làm việc nhóm.

Đặt ra các câu hỏi theo nhóm

Hãy trình bày một loạt câu hỏi khái quát với nhóm và hỏi ý kiến của các thành viên bằng cách biểu quyết. Phương pháp này giúp duy trì sự tham gia của tất cả các nhân viên vì nó mang tính tương tác cao. Đặt câu hỏi theo nhóm cũng tỏ ra hữu dụng khi bạn muốn chỉ ra một vấn đề nào đó trong buổi đào tạo. Dẫn dắt mọi người tự đưa ra kết luận của chính họ có tác dụng hơn nhiều so với việc bạn nói với họ kết luận đó là gì. Bạn có thể đưa ra một loạt câu hỏi dạng: “Có bao nhiêu người sẽ tỏ ra bực tức khi họ không biết được câu trả lời thích đáng cho một câu hỏi liên quan tới lĩnh vực chăm sóc khách hàng?” “Bao nhiêu người trong số các bạn mong muốn trở thành một chuyên gia có khả năng dự đoán và xử lý mọi vấn đề xảy ra?” “Những ai ở đây nghĩ rằng việc đào tạo và tham gia sắm vai sẽ giúp bạn hiểu thấu đáo hơn cách giải quyết nhiều tình huống khác nhau?” Với những câu hỏi kiểu này, bạn có thể dẫn dắt nhóm đưa ra kết luận mà bạn muốn.

Tổ chức thảo luận nhóm

Giống như hình thức đặt câu hỏi theo nhóm, bạn nên tổ chức một buổi thảo luận theo chủ đề hoặc vấn đề cho sẵn và khuyến khích những thành viên trong nhóm của mình đưa ra ý kiến phản hồi. Điều này sẽ duy trì sự tập trung của các thành viên, nhưng với hình thức này, nội dung những câu trả lời sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng với buổi tập huấn. Ví dụ với câu hỏi: “Những ai ở đây đã từng tổ chức những buổi thảo luận trong công ty của mình?” thì bạn chỉ cần biết số lượng câu trả lời bằng cách đề nghị họ giơ tay. Nhưng với câu hỏi: “Buổi thảo luận diễn ra như thế nào?” thì bạn cần phải có những phản hồi cụ thể để từ đó rút ra những vấn đề chung cần được thảo luận trong buổi học.

Sử dụng kỹ năng kiểm định

Với kỹ năng đào tạo này, người hướng dẫn muốn kiểm định cách nhân viên của mình thực hiện nhiệm vụ. Giả sử bạn đang tham gia một khóa đào tạo về cách lên lịch hẹn. Người giám sát đặt ra một tình huống – cô ấy lần đầu gọi điện cho một khách hàng tiềm năng (Giám đốc điều hành của một công ty) với mục đích có được một cuộc hẹn với khách hàng này và khi cô ấy gọi đến thì thư ký của khách hàng là người nghe điện thoại. Người hướng dẫn đưa cho tất cả thành viên trong nhóm bán hàng một bản ghi lại những gì cần nói với người thư ký và ngài Giám đốc điều hành. Sau khi các học viên thực hiện cuộc điện thoại, người hướng dẫn sẽ đặt ra các câu hỏi để đánh giá mức độ hiểu bài của họ. Sau đó, các học viên được yêu cầu thực hiện lại phần công việc và phân công đóng vai.

Đóng vai

Đóng vai là một cách đào tạo cực kỳ hiệu quả. Ví dụ đối với dịch vụ chăm sóc khách hàng. Một công ty đang hoạt động hết sức thành công đã đưa ra một khẩu hiệu “bảy vấn đề phổ biến nhất trong dịch vụ chăm sóc khách hàng”. Mặc dù bạn có thể giữ một cuốn sổ tay ghi lại những gì cần làm trong nhiều tình huống thì việc đóng vai vẫn tỏ ra rất hữu ích. Công việc này giúp mỗi người tự động làm những gì họ nên làm, thậm chí khi có nhiều điều phiền toái đang thử thách họ.

Một lần tôi gọi điện tới công ty điện thoại di động vì điện thoại của tôi tự nhiên nhận tới sáu tin nhắn mỗi giây – toàn những tin thời sự, thời tiết hoặc bói toán tử vi. Tôi gọi

với mục đích yêu cầu họ dừng ngay chương trình này lại, nhưng thú thật là tôi đã mất kiên nhẫn vì nhân viên chăm sóc khách hàng dường như không hiểu được vấn đề mặc dù tôi đã cố gắng trình bày, giải thích khá rõ ràng. Vợ tôi đang ngồi cạnh tôi khi nhân viên đó cúp máy và cô ấy nghĩ rằng tôi đáng bị như thế vì đã tỏ ra thiếu kiên nhẫn với người nhân viên đó. Lúc đó, tôi hết sức tức giận. Nếu một khách hàng không hài lòng, bạn sẽ tập huấn cho nhân viên mình cách cúp máy thẳng thừng hay an ủi khách hàng?

Trong thực tế, kịch bản này có vẻ tiềm ẩn nhiều rủi ro nhưng nếu chỉ là một vở diễn thử giữa người giám sát và nhân viên phòng dịch vụ khách hàng thì đây quả là một công cụ hiệu quả. Bài tập dạng này có hai chức năng: trang bị cho nhân viên kỹ năng giải quyết tình huống xấu nhất và đề xuất cách giải lao nhẹ nhàng, vui vẻ cho buổi tập huấn. Đúng thế, bạn có thể có những mẩu chuyện hài hước về những khách hàng nóng tính (như tôi), nhưng chúng cũng đặt ra vấn đề về cách cư xử với những kiểu người này. Đừng dập máy thẳng thừng, hãy nói chuyện nhẹ nhàng với họ. Bạn có thể sử dụng chiến thuật này khi làm việc cho một doanh nghiệp đã hoặc chưa đào tạo cho nhân viên cách thức này.

Ghế nóng (Đi sâu hơn)

Ghế nóng là phương pháp có hiệu quả cao trong việc nâng cao kỹ năng. Tôi thường xuyên áp dụng nó với khách hàng. Khi làm việc nhằm triển khai một thủ tục hoặc một chương trình mới, tôi sẽ sử dụng chiến thuật này với các nhân viên phòng bán hàng. Tôi sẽ nhắc đi nhắc lại những chi tiết cần thiết cho đến khi họ thực hiện công việc tới mức hoàn hảo.

Ví dụ: chúng tôi có một khách hàng chuyên bán thiết bị văn phòng. Nếu nhân viên phòng kinh doanh tới gặp giám đốc văn phòng tại một công ty thì họ sẽ chẳng đi đến đâu cả. Người giám đốc đó không có quyền đồng ý với việc sử dụng ngân sách để thay thế những thiết bị chủ yếu như máy phô-tô và hệ thống máy tính, thậm chí là chúng đã lỗi thời tới 15 năm. Mọi người luôn nghĩ theo kiểu: miễn là nó vẫn còn có thể làm việc, không phải sửa chữa làm gì! Các giám đốc văn phòng có thể hiểu rõ lợi ích lâu dài của việc nâng cấp thiết bị, nhưng thường thì họ rất khó có thể thuyết phục được quản lý cấp trên sử dụng tiền vào việc này. Thay vì thế, khách hàng của tôi muốn gặp trực tiếp Giám đốc tài chính. Nhưng hầu hết những người này lại lập tức chuyển công việc về cho giám đốc bộ phận vì họ là người chịu trách nhiệm chính về thiết bị văn phòng. Để hiểu rõ việc này, chúng tôi cố ý tới gặp người quản lý bộ phận, biết rằng họ sẽ chuyển trường hợp của chúng tôi lại cho ngài giám đốc tài chính. Chúng tôi tìm hiểu phương thức “chuyển giao của các Giám đốc điều hành” và hoàn thiện nó.

Ghế nóng là chìa khóa để thực hiện phương thức trên vì tôi nhận thấy đội ngũ bán hàng thường không làm theo một số bước đã được đề ra. Ví dụ: một nhân tố quan trọng để triển khai hiệu quả phương thức chuyển giao Giám đốc điều hành là đưa cho họ một phương tiện để giúp bạn tiếp cận với người bạn muốn. Thường thì đây là quá trình diễn ra sau, nên tôi không thể nói cho bạn biết kiểu ghế nóng này cho biết các nhân viên kinh doanh không thực hiện bước này bao nhiêu lần.

Tôi để những nhân viên bán hàng ngồi vào chiếc ghế nóng và hỏi họ mọi câu hỏi liên quan tới từng phần một trong quá trình này cho đến khi tôi chắc chắn rằng họ hoàn toàn hiểu rõ và sẽ thực hiện chính xác trong lần sau. Thậm chí, tôi còn làm điều này với giám đốc công ty này. Chỉ từ quá trình này, nhóm kinh doanh đã biến số cuộc hẹn với khách hàng từ bốn lên thành 30. Nhưng rõ ràng là phải mất tới năm tháng rèn luyện với tất cả quyết tâm và kỷ luật thép thì công ty này mới thật sự trở thành một Cỗ máy bán hàng tối ưu.

Nghiên cứu trường hợp với vai trò là một phương pháp đào tạo

Như tôi đã trình bày trong câu chuyện về thiết bị văn phòng và như phong cách thường thấy của tôi trong cuốn sách này, quá trình đào tạo của bạn nên áp dụng những ví dụ cụ thể và nghiên cứu trường hợp gắn với khái niệm mà bạn đang truyền đạt tới học viên. Điều đó sẽ làm nên sự khác biệt lớn lao. Mọi người sẽ nhớ tới những câu chuyện bạn kể, đặc biệt khi chúng có ý nghĩa sâu sắc hoặc hài hước. Có hai cách để kết hợp việc nghiên cứu tình huống vào quá trình đào tạo chuẩn của bạn. Một nghiên cứu nên chỉ ra một số nhân viên làm sai hết mọi việc như thế nào và bằng cách gì mà điều đó làm cho tình hình trở nên tồi tệ hơn. Một nghiên cứu tình huống khác nên chỉ ra một số nhân viên luôn làm đúng mọi việc như thế nào và điều đó được thực hiện tốt ra sao.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Ngay bây giờ, với lĩnh vực bạn đang đảm nhiệm, hãy nghĩ tới một nghiên cứu tình huống thể hiện nổi bật cách thức kiểm soát vấn đề. Viết nghiên cứu đó ra với càng nhiều chi tiết như bạn có thể nhớ.

Kiểm tra trước và sau

Hãy ra bài kiểm tra về tất cả những khái niệm hoặc kỹ năng bạn đã dạy cho học viên. Nếu muốn kiểm định hiệu quả của khóa đào tạo, hãy cho nhân viên làm bài kiểm tra trước khi khóa học bắt đầu. Điều này sẽ chỉ cho họ thấy họ sắp học bao nhiêu vấn đề, quan trọng hơn, điều đó sẽ giúp câu trả lời bám sát vào quá trình họ học. Sau khóa đào tạo, họ làm lại bài kiểm tra và cảm thấy thật hài lòng vì mọi đáp án họ đưa ra đều chính xác.

Kiểm tra vấn đáp

Ở những công ty mà tôi từng điều hành, kiểm tra vấn đáp được coi là một quy định. Hàng tuần, khi nhân viên tới họp, tôi đều phát cho họ một bảng câu hỏi giống như hồi còn đi học. Họ kêu than, cười đùa và trêu tôi, nhưng dần dần, những vấn đề được đề cập, nhắc đi nhắc lại cuối cùng cũng đều được lĩnh hội. Bây giờ, họ đã biết câu trả lời cho những câu hỏi như: Sáu bước quản lý thời gian là gì? 12 bước thiết lập một cuộc hẹn gặp là gì? Liệt kê bảy bước bán hàng? Chỉ ra sáu câu hỏi có thể đặt ra cho mọi khách hàng tiềm năng? Tôi rèn luyện cho họ kỹ tới mức nếu bạn có hỏi người nào đã 10 năm không làm việc cho tôi, họ vẫn có thể đưa ra ngay câu trả lời.

ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ ĐEM ĐẾN LỢI ÍCH CHO HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

Tôi từng đọc được rằng hầu hết các chương trình phần mềm mới chỉ được dùng với

khoảng 10% khả năng của chúng. Một ngày, tôi chứng kiến một tư vấn viên tải một tài liệu từ hòm thư điện tử. Anh ta mở hòm thư, mở file đính kèm, tiếp theo chọn mục lưu trong phần menu và lưu tài liệu vào một folder. Tôi lại gần và dùng con chuột kéo phần tài liệu vào folder một cách đơn giản. Anh ta không thể tin nổi là việc đó lại có thể thực hiện dễ đến thế. Bao nhiêu năm qua, anh ta đã làm theo cách phức tạp trên mà không biết rằng có thể đơn giản chuyển dữ liệu vào folder đã chọn bằng con chuột.

Thật may mắn, đây không phải là một tư vấn viên trong lĩnh vực công nghệ, nhưng công ty của anh ta cũng chưa bao giờ tổ chức một khóa đào tạo công nghệ thông tin nào cả. Mức kỹ năng như thế thật đáng xấu hổ. Tôi đề xuất rằng tất cả các công ty nên có những khóa đào tạo công nghệ thường xuyên để tất cả nhân viên đều biết cách sử dụng các công nghệ nhanh nhất và hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự học các kỹ năng đó từ những chương trình phần mềm hướng dẫn sử dụng công nghệ.

Cách tốt nhất để triển khai việc đào tạo công nghệ là tổ chức những khóa đào tạo bắt buộc và đưa nó trở thành một chương trình mang tính tương tác thật sự. Khi thầy hướng dẫn trình bày tài liệu, mỗi học viên nên theo dõi bằng cách thực hiện những nhiệm vụ được giao. Chỉ ra cho nhân viên cách thực hiện một số thao tác không có nghĩa là họ sẽ có thể tự làm được chúng. Những chuyên gia về công nghệ thường tỏ ra thiếu kiên nhẫn với những người chưa có nhiều kỹ năng – họ chỉ muốn cầm lấy con chuột và tự thực hiện các thao tác. Trong nhóm làm việc của tôi có một người như thế và tôi luôn đẩy tay anh ta ra, khăng khăng rằng mình tự làm thì sẽ học tốt hơn. Và một lần nữa, chìa khóa vấn đề chính là sự lặp lại. Hãy dạy cho nhân viên năm tổ hợp phím tắt và nhắc đi nhắc lại trong ba tuần của khóa đào tạo còn tốt hơn là dạy năm phím tắt chỉ trong một tuần và học viên sẽ chẳng nhớ nổi phím nào. Tất cả chúng ta đều quá bận rộn với công việc của mình đến nỗi không có thời gian để học những phím tắt nữa.

Ví dụ: tôi muốn làm cho chữ trên màn hình to ra để không phải dùng kính trong khi làm việc với máy tính. Và tôi phải ghi nhớ trong đầu rằng hãy chuyển phông chữ về dạng bình thường trước khi gửi văn bản cho khách hàng. Một ngày, một chuyên gia công nghệ theo dõi tôi thực hiện việc này, anh chỉ cho tôi ở ngay bên phải thanh công cụ của Word có một cửa sổ nhỏ giúp bạn có thể mở rộng tầm nhìn mà không cần phải tăng kích cỡ của văn bản. Đơn giản, nhanh chóng, và tôi không bao giờ còn phải nhớ thay đổi phông chữ nữa. Nhiều năm như vậy chắc chắn tôi đã lãng phí nhiều thời gian cho việc phóng to cỡ chữ rồi lại chuyển nó về dạng bình thường. Có thể có hàng tá việc bạn làm mà những lập trình viên tài năng chỉ cần dùng vài phím tắt là thực hiện được. Vì vậy, nếu là người quản lý cấp cao, bạn nên có một trợ lý là một chuyên gia công nghệ để có thể theo dõi và chỉ cho bạn cách làm nhanh nhất.

E-mail là một lĩnh vực mà chìa khóa giải quyết cũng nằm ở quá trình đào tạo. Tôi học cách sử dụng e-mail dưới sự chỉ dẫn của một chuyên gia. Thỉnh thoảng, anh ta lại dạy thêm cho tôi những phím tắt và những kỹ thuật sử dụng máy vi tính mới. Khi làm quen với PowerPoint, tôi cũng thực hiện theo cách này. Bây giờ thì tôi không thể sống thiếu những công cụ này vì chúng giúp gia tăng năng suất làm việc rất nhiều.

Bây giờ, hãy giới thiệu khóa đào tạo hiệu quả nhất mà bạn có thể tổ chức trong bất cứ công ty hoặc phòng ban nào.

Khóa đào tạo theo hình thức workshop

Workshop (thảo luận) là một phương thức vượt trội trong việc chuyển tải nội dung đào tạo tới học viên, nâng cao kỹ năng và triển khai những quy trình làm việc mới. Phương pháp này tỏ ra hiệu quả với quá trình cải thiện hoạt động của bất cứ công ty, phòng ban và nâng cao kỹ năng làm việc của bạn. Vì vậy, chúng tôi sẽ dành một chương để trình bày về vấn đề này. Trong chương tiếp theo, bạn sẽ học được cách khai thác các buổi thảo luận để giải quyết mọi vấn đề trong công ty và cải thiện các nhóm kỹ năng của mình.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Kế hoạch đào tạo của bạn là gì? Mọi việc sẽ được thực hiện tốt hơn khi có một bản kế hoạch, vì vậy, hãy ghi lại câu trả lời cho những câu hỏi dưới đây để bắt đầu tạo nên bản kế hoạch đào tạo của riêng bạn. Hãy ghi lại bất cứ điều gì xuất hiện trong đầu bạn, thậm chí nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu. Trong chương tiếp theo, bạn sẽ học cách vạch rõ cách thức phát triển kế hoạch đào tạo bằng cách sử dụng những chú ý này nhằm xây dựng một chương trình quy củ.

• Bạn dự định cung cấp loại hình đào tạo nào?

• Ai? Phòng ban hoặc người nào cần loại hình đào tạo tương ứng là gì?

• Tại sao? Tác động của chương trình này là gì?

• Bạn dự định khi nào triển khai chương trình đào tạo?

• Làm thế nào? Bạn sẽ sử dụng phương pháp nào và tại sao đó lại là những phương thức tốt nhất để triển khai những tài liệu bạn muốn truyền đạt cho học viên?

KẾT LUẬN

Phát triển một chương trình đào tạo thường xuyên và liên tục sẽ tạo điều kiện cho bạn hoàn thành những công việc sau hiệu quả và có hệ thống:

Đào tạo nhân viên mới – những người có thể đáp ứng yêu cầu điều hành cơ bản.

Nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên để họ thực hiện công việc tốt hơn, khéo léo và nhanh nhạy hơn.

Không ngừng cung cấp những kỹ năng chuyên nghiệp giúp nhân viên của bạn làm việc ngày một hiệu quả hơn.

Giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong công ty.

Nếu dành thời gian để mài giũa kỹ năng làm việc và tăng cường hiểu biết của nhân viên trong tất cả các bộ phận thì công ty của bạn sẽ bắt đầu hoạt động tốt hơn và nhanh nhạy hơn – giống như một cỗ máy bán hàng được điều chỉnh khéo léo. Công ty nào thực hiện được công tác đào tạo tốt nhất sẽ làm chủ tương lai, vì thế hãy liên tục tổ chức những khóa đào tạo cho nhân viên của mình. Cuối cùng, hãy luôn ghi nhớ điều này: đào tạo hoặc phải nếm trải nỗi đau.

Với hoạt động đào tạo liên tục, tại mọi bộ phận trong công ty, bạn có thể đưa ra những tiêu chuẩn ngày một cao hơn và tạo dựng tiêu chí làm việc cho toàn thể nhân viên. Nếu bạn thật sự muốn công ty mình trở thành Cỗ máy bán hàng tối ưu thì đào tạo là yêu cầu bắt buộc ở mọi cấp độ, dù doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hay nhỏ.