Sử dụng công nghệ tiên tiến nhất

Khoa học công nghệ đang không ngừng phát triển, có ảnh hưởng ngày càng rộng rãi tới cách diễn đạt và lối suy nghĩ của chúng ta trong cuộc sống hàng ngày.

Ta chỉ có thể sử dụng thứ ngôn ngữ đó, bằng không chúng ta sẽ trở thành những người “câm”.

J.G. Ballard, Học giả người Anh

Với tư cách đại diện bán hàng, chúng ta cần thiết phải có tính tổ chức, có khả năng giao tiếp, nhanh chóng tìm kiếm thông tin, và cả năng lực ghi nhớ nhiều thông tin tỉ mỉ về khách hàng. Công nghệ hiện đại có thể là người hỗ trợ đắc lực trong tất cả các nhiệm vụ trên. Dưới đây là một số công cụ chúng ta nên áp dụng để thực thi công việc hiệu quả hơn:

Tiến hành sớm. Nhiều người cho rằng, có hai lợi ích từ việc trì hoãn:

• chi phí cho thiết bị mới sẽ nhanh chóng giảm;

• phần mềm mới sẽ ngày càng đơn giản và hiệu quả.

Tuy nhiên, những lợi ích trên không thể bì đắp được tổn thất phát sinh từ việc không thể tận dụng lợi thế của các công nghệ mới vốn rất hiệu quả và có năng suất cao hơn nhiều.

Đừng cố gắng nhồi nhét vì chắc chắn rằng chúng ta sẽ không thể học được tất cả mọi thứ chỉ trong một đêm. Hơn nữa, công nghệ thường xuyên đổi mới khiến cho nỗ lực luôn bắt kịp của chúng ta là không thể. Chỉ nên nỗ lực để bắt kịp với tri thức và các công cụ hiện hành.

Đừng mua bất kể thiết bị nào dưới sự tư vấn của nhân viên bán hàng. Hãy tham khảo từ những người chúng ta tin cậy về phần cứng, phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ tốt và giá cả hợp lý. Khi chúng ta quyết định mua một thiết bị phần cứng thì giá cả chỉ là nhân tố thứ yếu bởi vì loại hàng hoá này thường đi kèm với rất nhiều dịch vụ, ví dụ như hỗ trợ giải đáp qua điện thoại miễn phí 24 giờ 1 ngày và 7 ngày một tuần. Tất cả các dịch vụ như vậy người mới sử dụng là vô giá đối với những khách hàng mới.

Chúng ta không nên mua nhiều hơn khả năng có thể sử dụng được các phần mềm này. Trong thời gian ngắn, trừ phi các phần mềm là một phần trong bộ sản phẩm.

Hãy tự chuẩn bị tư tưởng cho việc chúng ta sẽ gặp phải nhiều bực bội trong khi sử dụng. Tìm hiểu về các công cụ mới và thay đổi cách làm việc sẽ làm cho chúng ta cảm thấy khó chịu, thậm chí bực tức. Tuy vậy cũng có nhiều khi các công cụ mới làm chúng ta hồ hởi, vui vẻ vì chúng đã bắt đầu hoạt động để phục vụ chúng ta.

Hãy tìm một người hướng dẫn, là người đủ cẩn thận để dành thời gian chỉ bảo chúng ta. Người này không nhất thiết phải là một chuyên gia công nghệ nhưng phải có khả năng giải thích các thông tin liên quan đến công nghệ với ngôn ngữ dễ hiểu, thậm chí đối với cả trẻ em.

Hãy nêu ra một hình thức khuyến khích dành cho chuyên gia này. Đó có thể là một phần thưởng bằng tiền, hoặc một cơ hội chia sẻ cho họ các kỹ năng khác ngoài lĩnh vực của họ.

Hãy tự đặt mục tiêu cho chính mình. Hãy xác định đâu là các công cụ hữu ích nhất cho bản thân, từ đó dành thêm ưu tiên sự giúp ích của chúng cho nghề nghiệp của mình. Hãy tập trung vào việc sử dụng thành thạo một công cụ trong một thời điểm. Nếu đó là một chiếc máy tính cá nhân, hãy chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn, ví dụ như, khi nào thì chúng ta biết cách sử dụng hệ điều hành, tiếp đến là xử lý văn bản, tiếp tục sẽ là học cách quản lý, điều hành thời gian của hệ thống, v.v…

Sau khi đã hoàn thành mỗi phần, hay làm chủ được một công cụ, hãy ăn mừng thành công ngay khi có thể. Đồng thời, bảo đảm rằng chúng ta sẽ tiếp tục sử dụng công cụ đó để việc học tập luôn được duy trì.

Nếu chúng ta đang học cách sử dụng máy tính, hãy lập cho riêng mình một thư mục trợ giúp ngay trên màn hình nền. Trong thư mục đó, hãy mô tả tất cả các mẹo nhỏ đã học được, chúng sẽ rất hữu dụng trong tương lai, hoặc đơn giản khi chúng ta quên một thao tác nào đó, hãy mở ra xem lại.

Chúng ta có thể chọn phương pháp học thích hợp nhất với sở thích của mình, theo kiểu tự học hoặc kiểu học dưới sự chỉ dẫn và mô tả của người khác. Nếu chúng ta càng tỏ ra thích tự học, việc học sẽ càng dễ dàng vì khi đó ta sẽ có khả năng làm việc một mình với các chương trình hoạt động dựa trên Internet, với ổ đĩa CD, hoặc với những công đoạn phải làm thủ công. Tuy nhiên, nếu chúng ta thích học theo kiểu được chỉ dẫn, khi đó hãy chú ý tới việc đăng ký chương trình học tại nhà hoặc theo các khoá học thêm buổi tối tại trung tâm đào tạo. Các khoá học này sẽ đem đến cho chúng ta tính linh hoạt khi làm việc bằng chính những tiến bộ của mình.

Hệ thống quản lý thông tin cá nhân (PIMS) là một chương trình phần mềm cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng. Trên thị trường phần mềm này có rất nhiều loại rất tốt, bao gồm phần mềm AVT, Maximizer, Access và cả phần mềm Outlook. Với những hiệu quả nổi trội của các phần mềm này, ta có thể tuỳ ý thiết lập cơ sở dữ liệu theo cách của riêng mình. Đặc biệt, chúng sẽ thực sự hữu dụng khi có những lựa chọn nhóm, theo đó chúng ta có thể phân nhóm khách hàng theo các điều kiện khác nhau, ví như theo kiểu cửa hàng bán lẻ… Với sự trợ giúp của Hệ thống quản lý thông tin cá nhân, chúng ta có thể:

Ghi chú về mỗi khách hàng và lịch sử giao dịch của họ;

Trích ra nhanh chóng một số thông tin cụ thể nào đó, bao gồm không những cách thức liên lạc và lịch sử giao dịch của khách hàng mà còn bao gồm cả những thông tin cá nhân của họ như sở thích, sinh nhật, tên tuổi con cái họ. Những thông tin đó cho phép chúng ta dễ dàng quan hệ được với họ trên phương diện cá nhân.

Bên cạnh những công dụng rõ ràng như cơ sở dữ liệu, Hệ thống quản lý thông tin cá nhân còn có các đặc điểm sau đây:

danh sách công việc phải tiến hành (sắp xếp theo thứ tự ưu tiên);

lịch làm việc;

chức năng nhắc nhở;

khả năng nhận và gửi thư điện tử.

13. Các sản phẩm dưới đây hiện đang rất thông dụng:

Máy tính để bàn: có sức mạnh thực sự phi thường, cho phép chúng ta làm được hàng loạt công việc, ví dụ như chuyển toàn bộ văn phòng vào chỉ một chiếc máy tính với giá thấp hơn 1.000 đô la Mỹ.

Máy tính xách tay: thường chỉ nặng từ 2 đến 3,5 kg, vừa vặn trong một chiếc túi xách hay va li, hữu dụng cho tất cả các chức năng giống như máy tính để bàn. Thường thì một chiếc máy tính xách tay sẽ kém hiệu quả hơn máy tính để bàn một chút nhưng giá thì lại cao gấp khoảng hai lần.

Các thiết bị cầm tay: sẽ cho phép chúng ta kết nối thư điện tử, hệ thống định vị toàn cầu, lướt web và hơn thế nữa! Các thiết bị này có thể đồng bộ hoá được với dữ liệu máy tính, vì thế chúng ta có thể tận dụng cả thời gian đi trên đường để làm việc mà không cần mang theo máy tính xách tay.

Máy ảnh kỹ thuật số: cho phép chụp lại hàng trưng bày, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, thậm chí chụp bất cứ thứ gì chúng ta cảm thấy thích, sau đó có thể cho các nhân vật chủ chốt trong công ty mình xem ngay.

Điện thoại di động: là một công cụ tuyệt vời cho nhân viên bán hàng để xác nhận thông tin các cuộc hẹn, báo người khác biết chúng ta đến muộn kiểm tra tin nhắn và gọi lại nhanh chóng. Không dừng lại ở đó, điện thoại di động ngày nay còn làm được rất nhiều việc như lướt web, nhận và gửi thư điện tử. Một số dịch vụ điện thoại di động cũng cho phép chúng ta sử dụng điện thoại liên quốc gia, nhận và gọi điện được từ bất kể ngõ ngách nào của thế giới.

Những năm tới đây, điện thoại di động và các thiết bị không dây khác sẽ bùng nổ nhanh chóng do nhu cầu truy cập Internet để kết nối mọi người ngày càng gia tăng theo cấp số nhân. Tuy vậy Internet không dây mới chỉ đang trong thời kỳ trứng nước, việc phát triển sẽ phụ thuộc nhiều vào nhu cầu cũng như địa bàn mà chúng ta có thể sử dụng sao cho hữu ích. Chính vì thế, đầu tư vào thiết bị nào đó luôn luôn là một quyết định khắt khe. Nhưng, chúng ta cũng nên tham khảo, cân nhắc các nhân tố sau đây để đưa ra quyết định:

Tốc độ: được đo bằng khoảng thời gian chúng ta mở một trang web hay một bức thư điện tử. Một số thiết bị đang được sử dụng chạy chậm đến nỗi người dùng cảm thấy phát chán khi phải chờ đợi quá lâu. Vấn đề này chắc chắn sẽ được nhắm tới và các công nghệ mới hơn với tốc độ cao gấp nhiều lần sẽ ra đời để thay thế các hệ điều hành hiện tại. Nhìn chung, các thiết bị được thiết kế chuyên dụng dành để truy cập Internet không dây sẽ vận hành tốt hơn nhiều so với các thiết bị đa chức năng.

Mức độ phủ sóng: Thông thường, nhiều loại hình dịch vụ vận hành khá tốt tại các đô thị lớn, nhưng đến các khu vực nhỏ hơn thì những nỗ lực truy cập không dây đều trở nên bất lực.

Hãy cố gắng tranh thủ các dịch vụ miễn phí từ Internet. Có rất nhiều ứng dụng và các loại hình dịch vụ mà người bán hàng có thể tận dụng trên mạng thông tin toàn cầu này. Chúng ta có thể tìm thấy trên đó các thứ như sau:

Giải pháp dành cho Fax: các dịch vụ cung cấp trên trang web www.j2.com giúp ta lưu và chuyển các thông tin từ fax và hộp thư thoại sang hộp thư điện tử của chính mình.

Các trang web cung cấp miền lưu trữ miễn phí như www.freeservers.com có thể cho phép chúng ta lựa chọn tên trang web, thiết kế trang web và lưu trữ miễn phí với dung lượng lên tới 20 MB. Các dịch vụ lưu trữ miễn phí còn cho phép gửi thư điện tử đến miền riêng của mỗi người (nếu người dùng có một miền như vậy) bằng cách chuyển tiếp các thư đó đến đến địa chỉ được lựa chọn hay chỉ đơn giản bằng cách lưu chúng lại.

Đăng ký trang web: người dùng có thể đăng ký miễn phí tên miền tại các trang web như www.namedemo.com và www.namezero.com.

Định dạng riêng: trang web www.freemerchant.com sẽ cung cấp cho người dùng một định dạng lưu trữ miễn phí mang tên miền của chính họ, ví dụ như: [email protected]. Các dịch vụ này cũng sẽ cung cấp luôn cho người dùng các công cụ để quản lý việc thanh toán qua thẻ tín dụng, tổ chức đấu giá, theo dõi việc giao hàng, bản lưu thông tin truy cậo vào trang Web…

Thiết lập mạng nội bộ: phương tiện này còn cho phép người dùng thắt chặt các mối quan hệ bằng cách cho phép mọi người lựa chọn và chia sẻ thông tin, tài liệu và lịch gặp gỡ. Trang web www.intranet.com là nơi cung cấp giải pháp thiết lập mạng nội bộ miễn phí, mọi người (bao gồm nhân viên công ty, các hiệp hội và khách hàng) đều có thể đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu để tiếp cận thông tin.

Thiết lập các cuộc gọi điện thoại: người dùng có thể thiết lập các cuộc gọi điện thoại miễn phí trên toàn nước Mỹ bằng cách sử dụng trang web www.net2phone.com.

16. Các trang web miễn phí trên Internet đều có các hạn chế, và đây là một số ví dụ:

Lượng tải về lớn: những thứ trên trang web miễn phí có thể sẽ chiếm một dung lượng lớn trong ổ đĩa cứng máy tính của người dùng. Tốc độ tải xuống từ các web này cũng rất chậm, mất nhiều thời gian, đặc biệt nếu người dùng sử dụng Internet qua đường dây điện thoại.

Không lâu dài: ít ai có thể dự đoán được rồi đây kinh doanh trên Internet sẽ đi đến đâu vì hiện nay loại hình này mới ở thời kỳ trứng nước. Những thứ tưởng chừng như tin cậy được có thể sẽ biến mất chỉ sau một đêm.

Các quảng cáo phiền toái và gây khó chịu: Hầu hết các trang web miễn phí cho người dùng đều hoạt động dựa trên doanh thu quảng cáo. Chính vì thế, hãy chuẩn bị tinh thần đón nhận một số quảng cáo thư điện tử của chúng ta.

Thư điện tử không mong muốn: không phải tất cả các trang web đều hoạt động nghiêm túc. Các trang này có thể chuyển địa chỉ thư điện tử của người dùng đến các nhà quảng cáo trên Internet. Trừ khi người dùng nỗ lực để xoá địa chỉ của mình trên dánh sách của các nhà quảng cáo, còn nếu không, hãy chuẩn bị tinh thần đón nhận hàng đống thư rác mỗi ngày.

Giao tiếp điện tử

Các công cụ giao tiếp điện tử càng phức tạp bao nhiêu thì khả năng giao tiếp của người sử dụng sẽ càng ít đi bấy nhiều Joshep Priesley (1733 – 1804), nhà khoa học và thần học người Anh

Giao tiếp bằng thư điện tử có thể được coi là phương thức trao đổi nhanh nhất và tốt nhất với khách hàng. Đồng thời đây còn là phương thức rẻ nhất, cho phép chúng ta giảm thiểu chi phí và thời gian dùng điện thoại. Các công nghệ không dây hiện đại đồng thời cho phép chúng ta gửi và nhận thư điện tử từ bất kỳ địa điểm nào có sóng điện thoại di động.

Bất kể người nào dựa dẫm chủ yếu vào chiếc điện thoại bàn để thiết lập các cuộc hẹn hoặc tiếp tục xúc tiến công việc sẽ không ngừng cảm thấy bực bội vì những khó khăn khi phải gọi đúng người để làm việc. Ngày nay, hầu hết mọi người đều sử dụng điện thoại bàn với chức năng trả lời tự động để tránh các cuộc đàm thoại không quan trọng. Đơn giản hơn, đôi lúc có nhiều người thậm chí còn chẳng thèm gọi lại. Và một khi đã như vậy thì việc chúng ta chờ đợi bên chiếc điện thoại thật là vô nghĩa.

Nhưng ngược lại, tất cả mọi người đều có hồi âm cho thư điện tử một cách nhanh chóng. Chính vì thế, hãy cải thiện việc giao tiếp qua thư điện tử bằng cách ứng dụng các chiến lược sau đây:

Tránh xa các đối tác “quấy nhiễu”. Mọi người đều thực sự bực mình khi hệ thống thư điện của mình bị quấy nhiễu bởi những tin nhắn không mong đợi và không cần thiết. Chính vì thế, khi cần gửi một thông tin chung cho khách hàng, hãy chỉ gửi cho những người biết rõ chúng ta là ai và xin phép họ trước khi chúng ta gửi chúng đi đồng thời cho họ một lựa chọn sẽ không nhận những thư kiểu này trong tương lai nếu họ không muốn.

Gửi ít thư rác thôi! Phải bảo đảm nội dung của tin nhắn được người xem đánh giá cao.

Viết một tin ngắn gọn với tiêu đề rõ ràng để người nhận cảm thấy cần thiết phải xem tiếp tin nhắn đó.

Nếu cảm thấy cách tốt nhất để liên hệ với khách hàng tiềm năng là thông qua những bức thư điện tử được gửi đi rộng rãi thì trước tiên chúng ta nên tìm kiếm một danh sách với đầy đủ thông tin chi tiết về các khách hàng. Trước khi bắt đầu công việc, hãy làm thử với mộ số địa chỉ để từ đó đánh giá giá trị tiềm năng của việc làm này.

Sử dụng Internet để nghiên cứu

Nghiên cứu cơ bản là những gì chúng ta đang làm khi chúng ta không biết là mình đang làm gì.

Wenher Von Braun (1912 – 1977),

Internet là một công cụ tuyệt vời cho phép chúng ta tìm hiểu tất cả mọi thứ như: chi tiết về khách hàng tiềm năng, về các cá nhân hoặc tổ chức mà chúng ta cùng cộng tác làm việc, về các hàng hoá và dịch vụ mới bổ sung,… Dưới đây là cách vận dụng Internet sao cho hiệu quả.

Nếu chúng ta muốn kiểm tra một đường dẫn có trong hộp thư điện tử của mình, hướng đến trang web của một công ty nào đó thì tất cả những gì cần làm chỉ đơn giản là một cái nhấp chuột vào đường dẫn đó.

Nếu chúng ta muốn tìm kiếm một số thông tin khi không có sẵn các đường dẫn, hãy sử dụng các công cụ tìm kiếm mà mình ưa thích. Đơn giản chỉ là đánh từ khoá vào và nhấn “Enter”.

Nếu công cụ tìm kiếm đem đến cho chúng ta quá nhiều thông tin hoặc các tựa đề tìm thấy đều có liên quan đến chủ đề được lựa chọn, khi đó hãy thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng cách nối các từ khoá lại với nhau bằng dấu “cộng” (“+”). Thao tác này bắt buộc công cụ tìm kiếm làm việc tỉ mỉ hơn, đưa đến các lựa chọn sát nhất.

Qua Internet, người dùng có thể tiếp cận được rất nhanh với một khối lượng thông tin lớn. Chúng ta có thể tải dữ liệu về, sử dụng những thông tin cần thiết, sao chép và cắt dán các phần lại với nhau tuỳ theo mục đích sử dụng.

Để sử dụng web hiệu quả đòi hỏi rất nhiều quy tắc. Các trang web đều chứa đựng nhiều ngắt quãng gây phân tán, mất phương hướng bằng vô số các đường dẫn khác nhau, khiến người dùng lãng phí những phút giây quý giá. Để tránh mất thời gian, đặc biệt là thời gian nơi công sở, người dùng không nên nhấp chuột vào những cái “bẫy” đã hướng sẵn đến những lôi cuốn khác.

Tránh bị cám dỗ bởi các phòng “chat” (tán gẫu). Trên Internet có vô vàn phòng chat về tất cả các chủ đề. Để thu được lợi ích từ chat, hãy gia nhập vào một phòng chat mà chủ đề đó có liên quan đến ngành nghề hoặc chuyên môn của mình. Chúng ta có thể học hỏi được nhiều điều từ nhiều người trên toàn thế giới, đồng thời chia sẻ tri thức của mình với họ.

Xây dựng một trang web

“Chỉ với một trang web, chẳng mấy chốc sẽ có hàng triệu người trên trái đất biết đến chúng ta”

M.G. Siriam

Trang web là một trang thông tin điện tử mà cả thế giới đều có thể xem. Web giúp chúng ta tạo dựng một hình ảnh ấn tượng giống như một tổ chức lớn mặc dù thực tế chúng ta chỉ hoạt động trong các văn phòng nhỏ trên các toà nhà cao tầng trong thành phố, hay thậm chí chúng ta chỉ làm việc trong tầng hầm ngay tại nhà mình. Vì thế cách chúng ta xây dựng, sử dụng và vận hành một trang web sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của trang web đó.

Sử dụng một chuyên gia là cách tốt nhất để bắt đầu với Internet. Việc làm này sẽ đẩy nhanh tiến độ và giảm thiểu đổ vỡ. Quyết định làm một mình hay thuê chuyên gia cần thiết dựa trên những phân tính chi phí – lợi ích, so sánh chi phí cơ hội của chúng ta với chi phí cơ hội của chuyên gia đó.

Ngày nay, chúng ta chẳng phải đi đâu xa trên thế giới để tìm kiếm các chuyên gia. Chúng ta sẽ nhanh chóng tìm thấy rất nhiều các nhà thiết kế web trên trang tin địa phương, trên niên giám những Trang Vàng, trong các trường học hay thậm chí giữa đám trẻ con hàng xóm. Dễ thấy, các nhà thiết kế đến từ các trường học ở địa phương hay từ lũ con hàng xóm thường cạnh tranh nhất về chi phí, nhưng làm sao có thể đảm bảo được tính đáng tin cậy đây?

Để bắt đầu, chúng ta cần có một chiếc máy tính, thường là máy tính cá nhân hoặc máy tính xách tay. Máy tính cá nhân là loại rẻ nhất, cũng là loại không linh hoạt nhất xét trên phương diện linh động khi mang theo người. Tối thiểu, chúng ta nên trang bị một chiếc máy tính với:

chip Pentium IV: để tiện dùng cho việc xử lý các thông tin về số liệu phức tạp và biểu đồ không gian 3 chiều.

Modem 56K: để bảo đảm kết nối Internet với tốc độ truyền tải thông tin hợp lý.

Bộ xử lý thông tin tối thiểu 700 MHz để đảm bảo xử lý thông tin nhanh.

Bộ nhớ RAM tối thiểu 256 Megabites: cho phép chạy nhiều chương trình ứng dụng cùng lúc.

2. Khi lựa chọn một địa chỉ trang web (URL), hãy nghĩ đến các quy tắc sau đây:

Chọn một địa chỉ khiến người ta dễ nhớ. Gắn kết địa chỉ web với tên mình. Ví dụ, nếu công ty chúng ta có tên là Only Sox Inc., khi đó, hãy xem xét và đặt tên cho trang web là www.onlysox.com.

Ngắn gọn bao giờ cũng tốt hơn. Một địa chỉ web dài có thể dẫn tới việc mọi người nhớ nhầm (hay gõ nhầm) khi muốn truy cập nhật trang web, việc nhầm lẫn sẽ khiến họ băn khoăn rằng liệu trang web của chúng ta có thực sự hoạt động hay không.

Chọn định dạng địa chỉ trang web theo “lớp thứ nhất” như “.com”, “.net” hay “.org”. Kiểu định dạng này sẽ mang ý nghĩa toàn cầu. Một địa chỉ web với định dạng “lớp thứ hai” như “.com.ca” giúp người xem hiểu rằng công ty chúng ta đang hoạt động ở phạm vi nhỏ hơn, theo đó trong một số trường hợp có lợi hơn, nhưng cũng bất lợi về uy tín trên một số phương diện khác.

Có một cách dễ dàng để tìm thấy một cái tên chúng ta có thể sử dụng là kiểm tra nó cùng với cơ quan đăng ký, ví dụ như “tên miền người dùng.com”. Nếu tên chúng ta lựa chọn còn sẵn thì ngay lập tức ta có thể đăng ký nó vô thời hạn, tất nhiên với một mức phí nhất định.

Chúng ta sẽ cần đến một trình duyệt web, có thể là Netscape hay trình duyệt Internet Explorer của hãng Microsoft.

Hãy học cách sử dụng một trong những phần mềm như FrontPage của Microsoft, PageMill của hãng Adobe, nhờ đó chúng ta có thể cập nhật trang web của mình một cách thường xuyên và nhanh chóng khi cần thiết.

Các chương trình này sẽ tránh được việc học tập cách sử dụng các ngôn ngữ lập trình khó như HTML hay một số ngôn ngữ lập trình khác.

Hãy sử dụng dịch vụ của các nhà cung ứng Internet đáng tin cậy. Một nhà cung ứng lý tưởng là người đưa ra:

Hỗ trợ dịch vụ 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần;

Kiên nhẫn, am tường người dùng, đưa ra các giải pháp trợ giúp;

Tốc độ truy cập cao;

Khả năng truy nhập từ bất kể nơi nào trên thế giới.

Khi thiết kế trang web, chúng ta phải lưu ý đến các tiêu chuẩn sau đây:

• Trang chủ phải rõ ràng, đơn giản, bắt mắt và gọn.

Chữ viết phải đơn giản, nét đậm, dễ đọc. Chữ động đôi khi gây khó đọc trên một số màn hình máy tính.

Màu sắc trên web nên đồng nhất với các loại hình sản phẩm của công ty để tạo ra một hình ảnh đồng bộ.

Trang chủ phải gây được ấn tượng thích thú ngay từ lần đầu tiên. Trang này nên bao gồm:

Logo công ty;

Thông điệp ngắn gọn đủ để người xem hiểu chúng ta hoạt động trong lĩnh vực nào;

Kết nối đến các phần khác của web bằng cách nhấp chuột vào các menu, thường nằm bên trái màn hình;

– Kết nối đến một số trang web hữu ích khác.

• Web nên được thiết kế sao cho người xem có thể dễ dàng liên hệ được với chúng ta.

Khuyến khích mọi người liên hệ với chúng ta thông qua đăng ký. Quy trình này nên được thiết kế đơn giản hoá và vui nhộn bằng cách:

đặt một số câu hỏi cơ bản như tên, chức danh, giới tính, tên công ty, địa chỉ hòm thư điện tử. Số điện thoại đôi khi cũng cần thiết nhưng lại gây phản cảm với người đăng ký vì họ cảm thấy một lúc nào đó họ sẽ bị làm phiền;

giới hạn độ dài của bảng hỏi chỉ trong vài dòng, điều đó đồng nghĩa với các câu trả lời ngắn gọn, đơn giản

làm nổi bật phím chấp nhận giúp người xem dễ thấy và dễ sử dụng;

đưa ra một số loại phần thưởng cho người có phúc đáp lại bảng hỏi, có thể là một cuốn danh mục miễn phí, hàng mẫu, hay đơn giản chỉ là tư vấn thêm. Một số loại phần thưởng có thể khiến người xem thấy dễ chịu nhờ đó, khuyến khích họ có những phản hồi tốt hơn.

Sử dụng Internet để xúc tiến bán hàng

Internet là một công cụ đẩy nhanh tốc độ kinh doanh không giống với bất kỳ công cụ nào đã từng được biết đến trước đó.

Internet có tính sắc bén giúp loại bỏ các động tác thừa, các khâu kém hiệu quả và các quy trình không đem lại giá trị cho khách hàng”

Ed McMahon, tác giả cuốn “Bricks to Clicks: E-strategies That Will Enhance Your Business”

Chi phí để tham gia vào Internet là rất thấp. Khó có thể tưởng tượng được rằng trong thời đại ngày nay lại có người từ chối Internet, kênh chia sẻ thông tin quan trọng giúp quảng bá danh tiếng công ty, quảng cáo và trưng bày sản phẩm cũng như chấp nhận các đơn hàng. Bán hàng trên Internet đang không ngừng gia tăng với cấp số nhân. Một khi số lượng người chọn Internet làm cách thức kinh doanh ưa thích ngày càng tăng lên thì áp lực cũng sẽ rất lớn buộc chúng ta phải có một đại diện bán hàng trên không gian ảo này.

Internet có thể mở ra thế giới cho chúng ta bất kể lúc nào. Hơn thế nữa, một trang web hấp dẫn sẽ gây dựng được niềm tin lớn mạnh nơi người tiêu dùng, và trở thành người đại diện hợp pháp cho doanh nghiệp.

Sử dụng Internet để thiết lập các gói lợi ích mới cho khách hàng, theo đó chúng ta phải chào và quản lý các gói hàng này. Tuy vậy đừng bao giờ nghĩ rằng trang web sẽ thay thế hoàn toàn việc tiếp xúc giữa con người với nhau. Một người bán hàng khôn ngoan là người xác định được đâu là khách hàng cần có sự tiếp cận trực tiếp, đâu là khách hàng cần cách tiếp cận thông qua công nghệ cao – Internet.

Một trang web đem đến cho chúng ta rất nhiều lợi thế, bao gồm:

• trao đổi thông tin nhanh chóng;

• giảm chi phí quảng cáo bằng ấn phẩm in, gọi điện thoại hoặc phí bưu điện;

tạo điều kiện cho những những khách hàng không cần đến đại diện bán hàng tự đứng ra giải quyết các thương vụ có mức độ rủi ro thấp trước khi tham gia vào thảo luận trực tiếp;

đánh giá trước triển vọng, cho phép chúng ta tập trung vào những khách hàng quan tâm.

2. Để duy trì lợi ích từ trang web của công ty, hãy:

thường xuyên cập nhật thông tin lên web, tối thiểu hai tuần một lần;

liệt kê các sản phẩm mới, các kết quả nghiên cứu hiện tại, các khách hàng mới, xu hướng của ngành và các tiến bộ mới nhất;

tạo sự vui vẻ cho người xem bằng cách chèn thêm các mẹo nhỏ, hỏi đáp, chuyện vui, trích dẫn các nhận xét của những người nổi tiếng.

3. Thu hút người ghé thăm web của chúng ta càng nhiều càng tốt bằng cách:

cho họ đăng ký với càng nhiều công cụ tìm kiếm càng tốt; đặc biệt với các trang nổi tiếng nhất như Yahoo, Lycos, Infoseek và Google; cho hiển thị đường dẫn đến dữ liệu, đến tài sản, thậm chí đến cả các phương tiện của công ty mình.

Trong khi đưa thông tin toàn diện về công ty mình, hãy cẩn trọng với các bí mật thương mại và các yếu tố liên quan đến lợi thế cạnh tranh bởi vì chắc rằng đối thủ cạnh tranh sẽ ghé thăm trang web của chúng ta và học tập nhiều thứ từ đó để nỗ lực hạ thấp lợi thế cạnh tranh của ta.