Kỷ luật văn phòng

Trí tuệ lớn tập trung vào ý tưởng, trí tuệ trung bình tập trung vào sự kiện, trí tuệ kém tập trung vào con người cụ thể

Eleanor Roosevelt (1884 – 1962),

Nhiều khi, văn phòng làm việc của chúng ta giống như một vở kịnh hỗn độn: dối trá, lừa đảo. Chính vì không có sự tin tưởng lẫn nhau khiến cho một ngày làm việc chẳng khác nào cao trào trong vở kịch. Nó cũng đồng thời tiêu diệt luôn cả tinh thần đồng đội và huỷ hoại dần sức mạnh của công ty. Thậm chí nếu cả trong trường hợp không thường xuyên có mặt tại văng phòng, chúng ta vẫn bị liên can đến những mưu toan và cả những cuộc cãi lộn.

Dưới đây là một số cách giúp tránh những cãi vã đó.

Có lẽ, suy cho cùng vấn đề cũng chẳng có gì là to tát cả. Cách suy nghĩ như vậy sẽ ngăn chúng ta khỏi bị lôi kéo vào những cuộc cãi vã vụn vặt. Xuất phát từ đó, những khó khăn cũng dễ giải quyết hơn.

Tìm kiếm sự thoả hiệp. Cách giải quyết khó khăn có thể xuất hiện trên nét mặt của mỗi người. Người ta thường phớt lờ điều đó bởi cả hai bên đã “cấu xe” nhau quá nhiều. Vì thế, hãy chỉ tham gia với vai trò là người đứng giữa.

Hãy biết cười đúng lúc. Điều đó khiến cho toàn bộ sự cay cú dường như không còn nữa.

Tập trung sự chỉ trích của mình vào các vấn đề chứ đừng nhằm vào con người. Đừng bao giờ chửi rủa vì đó là việc làm hạ thấp chính mình. Chửi rủa và sỉ nhục người khác chỉ khiến cho việc thoả hiệp càng khó khăn hơn. Chẳng có ai chịu thừa nhận người khác là đúng và mình là ngu xuẩn cả. Nhưng họ có thể nói: “Vâng, anh nói đúng đấy, nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu chúng ta làm như thế này…”. Dĩ nhiên, hãy đưa cách giải quyết đó ra cho họ.

Một quy tắc căn bản là bạn sẽ không bao giờ thực sự trung lập. Việc giải quyết ổn thoả sự phẫn nộ phải xuất phát từ cả hai phía. Hãy học cách hành động đúng nếu chúng ta buộc phải làm.

Chọn bên có lợi thế. Điều đó có nghĩa là đừng bao giờ đơn thương độc mã. Đừng đi ngược lại quy luật cũng như đừng chọn đối thủ mạnh hơn. Hãy tìm hiểu xem trong tình huống như vậy, những người có thâm niên sẽ nghĩ như thế nào. Hãy đồng tình với họ trừ phi lý lẽ của họ không vững chắc.

Không tham gia vào nhóm chống đối sếp. Một mặt là vì một kẻ mưu mô nào đó có thể quay lại chơi xấu chúng ta. Mặt khác, đơn giản chỉ vì đây là việc làm không đúng. Hãy nỗ lực làm việc để gây dựng sự tin cậy và không nên theo đuổi một lợi ích ngắn hạn.

Không tham gia vào nhóm hoạt động đi ngược lại với lợi ích của công ty vì đó là sự phá hoại niềm tin một cách ghê gớm khó có thể sửa chữa.

Liên kết với những người có tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp tương đương. Có như vậy thì các liên minh chống đối mới ngày càng ít đi và bị vô hiệu hoá nhanh chóng.

Cố gắng phát hiện các dấu hiệu cho thấy “con thuyền chung” đang dần đắm. Nếu quả thật có dấu hiệu như vậy, đừng vội bỏ chạy sang “con tàu” khác. Làm như vậy chỉ khiến người ta khó chịu mà thôi. Đấy mới là lúc tuyên bố các đặc quyền đặc lợi của bên trung lập. Một quy tắc khác: phải đấu tranh sao cho công bằng, phải “chơi đẹp”. Chúng ta có thể đấu tranh mãi (cũng có thể là không phải vậy), nhưng việc chơi “bẩn” chỉ đem đến những hậu quả tồi tệ không mong đợi và có thể phải trả giá bằng cả sự tôn trọng nơi bạn bè đồng nghiệp và cấp trên. Phải luôn tỉnh táo.

Cố gắng đặt mình vào vị trí của người khác để nhìn nhận vấn đề. Nếu trong tình thế đó, ta sẽ cảm thấy ra sao?

“Bán” ý tưởng cho sếp

Không gì có thể thay thế được tính kiên trì.

Tài năng ư? – Không!

Thiếu gì những người có tài nhưng không thành công.

Thần đồng ư? – Không! Những thần đồng không được trả công xứng đáng thì ai mà chẳng biết

Giáo dục ư? – Cũng không! Vì thế giới này đầy rẫy những thất bại mang dấu ấn của giáo dục.

Hãy vững tin. Hãy cố gắng.

Chỉ có sự kiên trì và lòng quyết tâm là vô hạn.

Calvin Coolidge (1872 – 1933), tổng thống thứ 30 của Mỹ

Các ý tưởng lớn liệu có ý nghĩa gì không nếu chúng không được “bán” cho những người có quyền quyết định việc thực hiện. Và nếu chúng ta không bao giờ thấy ý tưởng của mình được ứng dụng vào thực tế thì chúng ta sẽ cảm thấy sao đây? Dưới đây là một số ý kiến giúp cho dự án của chúng ta dễ được chấp nhận hơn.

1. Trước khi gặp gỡ nhà tài trợ, hãy chuẩn bị thật kỹ.

Lựa chọn những ý tưởng hay nhất. Đừng cố gắng đưa mọi thứ ra cùng một lúc. Hãy lựa chọn những ý kiến:

phù hợp với chương trình hành động của công ty;

dễ có khả năng được chấp nhận;

là những ý tưởng chúng ta thực sự hào hứng khi nói đến.

Thu thập thật nhiều thông tin để hỗ trợ cho việc trình bày. Dẫn chứng bao giờ cũng có giá trị hơn nói suông.

Đưa ra các ví dụ tương tự đã được ứng dụng thành công ở một số nơi khác. Điều này sẽ giúp ích khi lý giải cho quyết định của mình.

Không nên lệ thuộc quá nhiều vào việc trình bày ý tưởng bằng miệng. Hãy tập hợp chúng lại thành các dạng tài liệu. Việc làm này sẽ giúp tăng thêm tính chính đáng cho đề án chúng ta đưa ra. Những tài liệu quảng cáo nhỏ nhiều màu sắc giới thiệu về thiết bị chúng ta cần mua và nhận định của các chuyên gia trên các tạp chí kinh doanh và thương mại có uy tín cũng sẽ giúp ích nhiều hơn.

Chứng minh cho mọi người thấy rằng khả năng đối thủ cạnh tranh cũng sẽ sử dụng ý tưởng này là rất lớn. Đề cập đến sự cạnh tranh có thể khiến cho các sếp nhanh chóng đưa ra quyết định ứng dụng ý tưởng mới để có thể tiến nhanh hơn một bước.

Cố gắng chuẩn bị bài thuyết trình của mình theo phong cách ngôn ngữ chuyên môn của người nghe. Nếu hải làm việc với các nhà quản trị, liệu chúng ta đã sẵn sàng đưa ra lợi ích vàchi phí chưa? Liệu ta có thể chứng minh cho người phụ trách nhân sự thấy những lợi ích đáng kể từ việc nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên không?

2. Khi đang “chào hàng”, hãy thực hiện các bước sau đây:

Nhiệt tình đón tiếp người nghe. Cảm ơn họ đã bớt chút thời gian.

Cho họ thấy những kết quả mà mình đang kỳ vọng.

Phải tỷ mỷ và quả quyết. Nói bằng một giọng chắc chắn và nhấn mạnh vào các kết quả chính.

Chủ động. Làm một so sánh nhỏ giữa hai câu nói sau đây: “Tôi mong rằng sau cuộc gặp này sẽ nhận được sự đồng ý của anh để bắt đầu một dự án mang tính thử nghiệm” và “Tôi hy vọng anh sẽ thấy thích ý kiến của tôi… có lẽ anh hãy để tôi thư”. Chắc chắn rằng đề xuất đầu tiên sẽ dễ được chấp nhận hơn.

Không nên thổi phồng các lợi ích. Hãy nói đúng thực tế.

Tạo cho họ cơ hội được đặt câu hỏi. Chăm chú lắng nghe những gì họ nói. Nếu có thể, hãy trả lời ngay, còn không, hãy đề nghị họ cho thêm thời gian để suy nghĩ và nghiên cứu.

Khi đã trình bày xong, hãy yên lặng. Đợi cho đến khi nào nhận được dấu hiệu của sự chấp nhận, đại loại như: “Khi nào chúng ta có thể bắt đầu?” hay “Anh có nghĩ chúng ta làm được không khi mà chúng ta đang hạn hẹp về thời gian như bây giờ?”. Khi đó, hãy bảo đảm với họ về sự thành công và đưa ra thời gian cũng như lịch trình làm việc.

Đừng bao giờ đề nghị sự đồng ý theo những cách mà họ có thể đưa ra câu trả lời là “Không”. Thay thế câu hỏi “Chúng ta có thể tiếp tục chứ?” bằng câu “Liệu anh có ý kiến nào khác để bảo đảm cho thành công hay không?” hoặc “Anh nghĩ khi nào chúng ta nên tiến hành?”.

Làm việc với sếp khó tính

Tôi không thích chút nào khi quanh mình chỉ toàn một lũ xu nịnh.

Tôi chỉ cần những người có thể nói sự thật với tôi, cho dù sự thật đó có cướp đi của họ cả sự nghiệp.

Sam Goldwin, chuyên gia điện ảnh

Giả sử một công đoạn nào đó trong sự nghiệp của chúng ta bị vướng mắc, thì hiển nhiên việc cần làm là phải đưa ra sự thay đổi. Tuy vậy, làm thế nào chúng ta có thể thay đổi được sếp? Có chăng, chúng ta chỉ có thể thay đổi được bản chất của mối quan hệ giữa hai bên. Điều này rất khó bởi vì chúng ta không nắm trong tay nhiều quyền lực. Suy cho cùng, việc phải làm vẫn là làm vừa lòng các sếp, trong khi đó sếp chẳng bao giờ có bổn phận làm như vậy với chúng ta. Dù gì, mối quan hệ tốt đẹp với sếp vẫn là một thuận lợi cho cả hai bên. Dưới đây là điểm khởi đầu để đạt được điều đó.

Hãy bắt đầu bằng cách kiềm chế sự nóng giận của bản thân. Nóng giận chẳng bao giờ đem lại điều gì tốt đẹp.

Thay vào đó, luôn ghi nhớ rằng chẳng có sếp nào là lý tưởng cả. Hãy cố gắng làm quen với tất cả những gì mình đang có.

Đừng bao giờ quên quyền lực của sếp đối với mình. Nếu trong chúng ta xuất hiện ý nghĩ chống đối thì hãy nhớ rằng quyền lực đó của sếp cũng sẽ chẳng thể mất đi ngay cả khi chúng ta thôi không làm ở đó nữa – bởi vì sếp mới cũng sẽ như vậy mà thôi. Chính vì vậy, hãy đừng bao giờ để cho việc chống đối có cơ hội “leo thang” thành một cuộc “chiến tranh”.

Ghi nhớ rằng bất kỳ sự phê bình nào cũng có thể được chia sẻ. Phải nghĩ thật kỹ về điều này. Chúng ta đã làm gì để khiến cho tình hình càng trầm trọng thêm.

Hãy cố gắng nhìn nhận các vấn đề từ quan điểm của sếp. Điều đó sẽ biến chúng ta trở thành những người biết giải quyết khó khăn chứ không phải là kẻ gây thêm những khó khăn mới. Có trách nhiệm đối với những thay đổi tích cực.

4. Đừng bao giờ nghe ai xúi giục nói xấu sếp sau lưng.

Những lời nói như vậy luôn luôn gây phản tác dụng.

Khi đó, cái giá phải trả sẽ là mất đi sự tin tưởng từ phía sếp.

Luôn lưu tâm đến quyền lợi của sếp. Chúng ta sẽ không gặt hái được gì nếu gây cản trở cho ông ta, dù bạn có được thỏa mãn lòng độc ác đôi chút. Khi sếp đề nghị làm một việc gì đó mà chúng ta biết rõ nóchẳng có tác dụng gì, hãy tự giải quyết việc đó một mình. Bảo đảm công việc được giải quyết thoả đáng sẽ giúp phản ảnh trách nhiệm của chúng ta, từ đó ta sẽ giành được niềm tin đáng kể từ phía sếp.

Nếu những mối bất đồng từ phía chúng ta ngày một lớn, hãy chủ động trước. Chuẩn bị một bài nói để bộc lộ ra. Dưới đây là các bước cần cân nhắc.

Giữ riêng cho mình những bất đồng. Gặp riêng sếp để nói, có thể nói trong phòng làm việc riêng hoặc tại một nhà hàng nào đó. Nếu xung đột được công khai, sếp của chúng ta sẽ chẳng có chỗ nào để rút lui.

Tập trung bàn luận vào các vấn đề chứ đừng nhắm vào cá nhân cụ thể. Đặc biệt tránh dùng từ “ông”. Sử dụng từ “Tôi” sẽ giúp tránh được sự đổ lỗi. Thử một số câu này xem sao: “Tôi thấy khó có thể sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả khi tôi không biết tôi sẽ làm gì trong ngày hôm nay. Tôi muốn công việc được hoàn thành càng nhiều càng tốt song thật khó khi tôi luôn như một con rối với những công việc không được xác định rõ từ trước.”

Luôn nỗ lực tìm giải pháp thay vì cứ xoáy mãi vào khó khăn. Đề nghị giúp đỡ đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ đưa ra cho sếp một cơ hội đề xuất các ý kiến để cải thiện tình hình. Hỏi ông ta xem: “tôi có thể cải thiện tình hình này bằng cách nào đây?”

Cố gắng “đào tạo” sếp bằng những gì sếp đã đào tạo chúng ta. Đưa ra những sự củng cố có tính tích cực. Khi sếp làm một việc để cải thiện tình hình, hãy thể hiện cho ông ta thấy chúng ta đánh giá cao điều đó, và làm nhiệt tình hơn. Mọi việc sẽ cứ thế tiến triển tốt.

Giải pháp cuối cùng, nếu có thể coi đó là một giải pháp, là việc ra đi. Có thể chúng ta sẽ được thử sức tại một bộ phận khác của công ty, hoặc chúng ta rời khỏi đo ùluôn.

Theo cả hai cách, hãy cố gắng rời đi nhưng đừng để lại ấn tượng xấu. Nếu cố tình bới móc sếp về mọi chuyện, chúng ta sẽ biến mình thành những kẻ xấu xa hơn. Chính vì thế, hãy luôn tỏ ra thoải mái và chuyên nghiệp.

Chế ngự tình trạng căng thẳng

Điều chỉnh thái độ đúng có thể chuyển từ trạng thái căng thẳng tiêu cực sang tình trạng tích cực.

Hans Seiye (1907 – 1982),

Là người bán hàng, chúng ta phải chịu rất nhiều áp lực: đứng ở vị trí đầu tiên trong chu kỳ bán hàng, đứng giữa khi mọi rắc rối nảy sinh và đứng cuối nếu như mong đợi của khách hàng không được thoả mãn. Chúng ta cần phải bảo đảm kiểm soát được các mức độ căng thẳng của mình để sao cho có thể tiến hành thành công các bước kế tiếp vào bất cứ lúc nào.

Dưới đây là một số gợi ý chúng ta có thể thực hiện để duy trì trạng thái thăng bằng.

Chủ động tiếp cận với căng thẳng. Điều này có nghĩa là nếu chúng ta không thể làm được gì để thay đổi tình hình thì cũng đừng lo lắng về nó. Giao thông tắc nghẽn, xe cộ nối đuôi nhau liệu có làm cho chúng ta bực bội? Nếu câu trả lời là có thì thật đáng tiếc, chúng ta đang nhọc công. Hãy thư giãn đi. Tình hình cũng sẽ tương tự đối với các chuyến bay trễ, xếp hàng dài đợi xe, tín hiệu điện thoại bận và một số chuyện khác nữa nằm ngoài tầm kiểm soát của ta.

Bước tiếp. Hãy bước đi. Nếu một khó khăn khiến chúng ta như thể đâm đầu vào ngõ cụt, hãy dành ít phút để bình tĩnh lại và nhìn nhận bất cứ vấn đề gì, nếu có, đã giải quyết xong. Vấn đề sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều khi chúng ta quay trở lại.

Nghỉ ngơi khi thấy cần thiết. Tắt đèn phòng làm việc hay đơn giản chỉ là nhắm mắt lại. Mang theo một tấm che mắt để dùng trong những khoảnh khắc muốn quên đi công việc và mọi thứ xung quanh. Hãy tưởng tượng đến một nơi ưa thích để thư giãn (cho dù hiện tại không cho phép ta đi đến đó), có thể là một bãi biển miền nhiệt đới, một ngôi nhà gỗ yên tĩnh trong một khu rừng.

Nhắm mắt ngủ ít phút. Một giấc ngủ chợp mắt khoảng 15 phút sẽ giúp lấy lại hào hứng và sức mạnh. Tuy vậy, cũng không nên ngủ nhiều hơn mức cần thiết nếu không chúng ta sẽ có cảm giác uể oải như vừa ngủ dậy vào buổi sáng.

Thử vận dụng sự trầm ngâm để làm cho đầu óc được tỉnh táo. Nhẩm trong đầu một câu gì đó. Như thế, chúng ta sẽ nhanh chóng lấy lại cảm giác một ngày đang trôi đi thật nhanh.

Thử làm theo ý thích của mình một chút. Tắm nước nóng thật lâu với một chút dầu thơm hoặc muối loãng. Hoặc mát-xa. Mát-xa thích hợp không chỉ tăng cường sinh lực mà còn làm sảng khoái đầu óc.

Tập luyện thể dục thể thao. Các bài tập không chỉ giúp tách ra khỏi công việc mà còn tạo cho ta cảm giác thoải mái. Càng khỏe mạnh, chúng ta càng có khả năng chống và chịu đựng căng thẳng.

Chú ý đến cơ thể. Liệu ở vai chúng ta có bị chuột rút không? đau lưng? khom lưng trên bàn làm việc không? Nếu câu trả lời là có chứng tỏ chúng ta đang gặp triệu chứng căng thẳng ở cấp độ nhẹ. Hãy kéo căng các cơ, như thế căng thẳng sẽ nhanh chóng biến mất.

Coi trọng bạn bè. Một người bạn biết lắng nghe nhiệt tình sẽ giúp xoa dịu những căng thẳng, giúp nhìn nhận mọi việc rõ ràng hơn. Và có lẽ sau cùng, quan trọng nhất là giúp ta nhận định rằng khó khăn không đến mức như ta đã tưởng tượng.

Đừng bao giờ để bản thân mình rơi vào trạng thái bi quan tiêu cực. Hãy đưa ra nhận xét. Nhớ rằng, có rất nhiều điều tốt trong cuộc sống, và còn có rất nhiều người khổ hơn chúng ta. Hãy lấy lại thăng bằng bằng cách đem những niềm vui chế ngự những nỗi buồn mới xuất hiện. Mọi chuyện chẳng đến mức quá tồi tệ.

Đừng nên lệ thuộc vào các loại chất nguy hại để đối phó với căng thẳng. Chắc chắn rằng, việc uống rượu hay hút thuốc (hay sử dụng một số chất nguy hại khác) có thể gây nghiện. Các loại đó có thể giúp trấn an trong một thời gian ngắn, nhưng các chất hoá học lại có thể gây nghiện và khiến các khó khăn của chúng ta càng trầm trọng hơn. Thay vào đó, hãy thử sử dụng các sản phẩm làm từ thảo dược hay lấy từ thiên nhiên để xoa dịu, cải thiện tâm trạng.

Căng thẳng có gây mất ngủ hàng đêm không? Nếu có, hãy:

không đi ngủ muộn;

thử uống trà hoa cúc (hoặc sữa nóng, sẽ có tác dụng đấy!);

tắm nước nóng trước khi đi ngủ.

Đừng mang lo lắng theo vào giấc ngủ. Nếu đang cảm thấy bực bội hay đau nhức, hãy cố gắng giải toả trước khi lên giường ngủ. Chắc chắn chúng ta sẽ ngủ ngon và cảm thấy thoải mái hơn.

Đừng cố làm việc quá sức. Cội rễ của sự căng thẳng có thể không xuất phát từ thế giới xung quanh mà nhiều khả năng là các thói quen xấu của chính chúng ta. Chúng ta:

có luôn mong muốn cầu toàn?

có từ chối việc giao phó trách nhiệm?

không chấp nhận sự thật đến từ phía những người mà mình đặt nhiều hy vọng?

đổ lỗi một cách thiếu công bằng (cho chính mình và cho cả người khác)

cảm thấy mất bình tĩnh?

làm việc cật lực mà không thấy được kết quả như mong muốn.

Câu trả lời “có” nhiều hơn đồng nghĩa với việc chúng ta đang kỳ vọng ở mình quá nhiều. Cũng tốt thôi khi chúng ta là người nhiều tham vọng, nhưng sẽ là phản tác dụng, thậm chí là tiêu cực khi chúng ta đặt ra các mục tiêu không khả thi rồi sau đó không ngừng theo đuổi. Tốt hơn, hãy lùi lại một bước để suy tính cho kỹ trước khi hành động.

“Tôi bắt đầu ăn kiêng, thề sẽ từ bỏ rượu chè và đồ ăn khó tiêu.

Sau 14 ngày, tôi thấy thật là thoải mái và dễ chịu.”

Joe E. Lewis (1902 – 1971), diễn viên – nhà hài kịch Mỹ