1. Văn phòng làm việc

Điều kiện làm việc của thư ký hành chính rất khác nhau. Có thể bạn sẽ làm việc ở trong một văn phòng, cửa hàng, nhà kho, một nhà máy hoặc một tập đoàn kinh doanh đa sản phẩm, dịch vụ. Nơi bạn làm việc có thể gần những hoạt động kinh doanh chung như bán hàng, dịch vụ, hoặc sản xuất, nhưng cũng có thể cách xa trung tâm. Những điều kiện này thay đổi theo thời gian và sự phát triển chung của xã hội cũng như của nơi làm việc.

Vị trí và điều kiện nơi làm việc hàng ngày có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả làm việc. Hãy xem xét chỗ làm của bạn được bố trí như thế nào, bàn làm việc đã được kê hợp lý chưa, có tiện cho việc đi lại không, tủ tài liệu có ở gần chỗ ngồi và dành cho mình bạn hay phải dùng chung với đồng nghiệp? Có cách sắp xếp lại văn phòng nào tốt hơn không?

Nên vẽ lại sơ đồ bố trí văn phòng làm việc và tìm cách sắp xếp tốt hơn trên giấy trước khi đưa ra gợi ý với sếp. Mỗi đề xuất thay đổi bạn phải cân nhắc hai câu hỏi:

Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi văn phòng có cách bố trí khác đi không?

Đề xuất thay đổi của bạn có ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của những người khác không?

Không gian làm việc và bàn làm việc phải được sắp xếp để bạn cảm thấy thoải mái và cho phép bạn làm việc hiệu quả, gồm: bàn, ghế, tủ tài liệu, giá sách. Khi sắp xếp, hãy xem xét đến thói quen làm việc của bản thân cũng như sự di chuyển của chính bạn, đồng nghiệp và khách hàng.

Ghế nên tạo được tư thế tốt, đỡ lưng và có thể điều chỉnh được để không chóng cảm thấy mệt mỏi.

Ánh sáng đầy đủ rất quan trọng trong bất cứ văn phòng làm việc nào. Nơi làm việc nên có đủ ánh sáng để tránh mỏi mắt và đau đầu.

Bàn nên đủ lớn để chứa được các dụng cụ sử dụng thường xuyên và tạo ra không gian làm việc thoáng đãng. Những công cụ hỗ trợ như điện thoại, giấy nhớ, hộp tài liệu, ghim, sách tham khảo,… nên để gọn gàng, ngăn nắp trên bàn và vừa tầm tay với để bạn có thể lấy ngay lập tức khi cần.

Những đồ dùng một lần (giấy nhớ, bút, giấy in,…) nên mua đủ dùng trong vòng ít nhất một tuần. Đầu tuần nên thống kê lại và mua sắm bổ sung.

Máy tính thường để trên bàn làm việc, có nối mạng nội bộ và mạng Internet. Dây nối mạng và dây điện nên tránh lối đi lại hoặc dán băng dính, tránh vướng chân người qua lại làm mất kết nối hoặc vấp ngã. Để phòng trường hợp mạng trục trặc, nên dự trữ sẵn các ổ đĩa cứng, ổ đĩa lưu trữ mở rộng, đĩa mềm, CD-ROM, hoặc USB. Cũng chú ý tới việc kết nối máy in, nơi để máy in phù hợp, vì thông thường một nhóm hoặc một phòng sẽ dùng chung một máy in.

Nếu bạn làm việc cho một văn phòng nhỏ, hãy sắp xếp những dụng cụ này sao cho đồng nghiệp cũng có thể sử dụng mà không ảnh hưởng tới công việc của bạn.

2. Thiết bị văn phòng

Tùy thuộc vào quy mô công ty và trách nhiệm của bạn mà có thể phải yêu cầu những thiết bị văn phòng cho riêng mình, cho phòng ban hoặc cho toàn bộ công ty. Bạn có thể mua những thiết bị này ở cửa hàng văn phòng phẩm, trực tiếp hoặc qua điện thoại, hay e-mail.

Khi đặt hàng, không nên mua nhiều quá, vì có những mặt hàng không dự trữ được lâu, chỉ nên giữ một lượng đủ dùng. Nên theo dõi việc tiêu thụ các đồ dùng và thiết bị văn phòng bằng một cuốn sổ ghi chép.

Ngoài những vật dụng hàng ngày như bút bi, bút chì, ghim, kẹp giấy, cặp tài liệu, vài đồ dùng cần xem xét đặc biệt như: giấy fax, đĩa CD, mực và hộp mực thay thế, giấy in các loại, giấy photo. Những đồ dùng này phải phù hợp với thiết bị trong văn phòng.

Các đồ dùng văn phòng nên được trữ ở trong ngăn kéo, kệ hoặc ngăn chứa tài liệu. Luôn giữ khu vực này gọn gàng, sạch sẽ. Những thứ sử dụng nhiều nên được để ở nơi dễ thấy và dễ lấy. Những thứ dễ rơi nên để ở đáy kệ. Cố gắng đánh dấu ngay ở bao bì của vật dụng để tiện cho việc sắp xếp lại. Giấy photo và giấy in cũng cần được đánh dấu vì có rất nhiều loại với chất lượng khác nhau, có thể phân loại sử dụng như dùng giấy trắng thường cho văn bản lưu hành nội bộ, giấy trắng tinh cho văn bản đối ngoại, ngoài ra còn có thể sử dụng giấy đã in một mặt để in nháp.

Tham khảo danh sách các vật dụng văn phòng phổ biến dưới đây:

Thiết bị cơ bản:

Keo, băng dán

Dung dịch vệ sinh thiết bị

Giấy thông báo, sổ ghi chép, giấy nhớ

Máy dập và xén giấy

Két sắt và các thiết bị an toàn

Con dấu, hộp dấu

Ghim bấm, ghim

Phòng nghỉ giải lao:

Đồ ăn, uống

Cốc, đĩa, chén, tách…

Các hộp đựng:

Cặp tài liệu

Hộp đựng danh thiếp

Hộp đựng tài liệu và mẫu

Vật dụng cần thiết khi đi công tác

Lịch và bản kế hoạch:

Sổ địa chỉ

Lịch

Sổ điện thoại

Bản kế hoạch treo tường

Các thiết bị vệ sinh:

Nước lau kính

Chổi lau nhà

Khăn lau chùi

Chổi, dụng cụ hốt rác

Xà phòng, nước rửa tay

Bàn chải

Máy dọn sàn và thảm

Thùng rác

Máy hút bụi

Đồ in ấn:

Danh thiếp

Văn phòng phẩm

Giấy in có logo công ty

Phong bì

Bản in lưu/Tài liệu lưu

Bìa kẹp hồ sơ

Giấy

Mực in

Vật tư in

Bút, bút chì và bút đánh dấu:

Cục tẩy

Bút ghi nhớ

Gọt bút chì

Bút viết

Giấy và đồ dùng cho khu vực vệ sinh:

Giấy vệ sinh

Giấy lau mặt

Khăn ướt

Khăn lau

Sách tham khảo

Mỗi văn phòng nên có một số lượng sách và thông tin tham khảo nhất định, để hỗ trợ công việc hoặc tra cứu những vấn đề liên quan.

Hãy luôn để một cuốn từ điển trên bàn làm việc, cả tiếng Việt và tiếng Anh. Bạn có thể tra cứu trên trang web, nhưng không phải lúc nào cũng cho ra kết quả chính xác. Hơn nữa, một cuốn từ điển còn giúp bạn về chính tả, âm tiết, cách phát âm, cách sử dụng, từ gốc và các từ đồng nghĩa trong nhiều trường hợp.

Ngoài ra, bạn nên chọn một phần mềm từ điển để cài đặt trên máy tính, giúp tra cứu tiện dụng và nhanh chóng.

Trong văn phòng nên có một bản đồ thế giới, bản đồ quốc gia và bản đồ khu vực để xác định được địa điểm khi cần thiết.

3. Lập kế hoạch làm việc

Việc đầu tiên khi đến văn phòng là làm thoáng mát phòng (mở cửa kính, cửa sổ,…) sau đó sắp xếp lại bàn ghế, dọn dẹp, lau mặt bàn,

… Đồng thời, kiểm tra các vật dụng văn phòng để bổ sung khi cần thiết; chuẩn bị sẵn sổ ghi chép và bút chì cho việc nhận tin nhắn qua điện thoại hay ghi chép khi được giao nhiệm vụ quan trọng.

Tham khảo lịch trên bàn làm việc hoặc lịch trên máy tính để ghi nhận các công việc phải làm trong ngày. Kiểm tra danh sách những công việc sẽ diễn ra như: hẹn, họp, hạn thanh toán: lương, hóa đơn, thuế và bảo hiểm. Đưa cho sếp danh sách những cuộc hẹn, chuẩn bị những tài liệu cần thiết mà sếp sẽ dùng.

Hãy sắp xếp các hoạt động hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Cố gắng thu xếp nhiều công việc khi phải rời bàn để giải quyết một loạt; sử dụng điện thoại hay thư điện tử thay vì tận tay gửi tin nhắn, trừ khi được yêu cầu.

Nếu bạn làm việc liên quan đến gửi thư hay giao hàng, hãy lập kế hoạch về thời gian nhận và giao hàng trong đầu. Ghi danh sách những việc cần làm hàng ngày trên giấy hoặc trên máy tính, và gạch đi từng mục khi đã hoàn thành.

Trước khi rời văn phòng, hãy liệt kê danh sách những công việc bạn phải làm vào ngày hôm sau. Sau đó, cất toàn bộ giấy tờ và dữ liệu về công việc đang tiến hành vào ngăn kéo hoặc tủ tài liệu. Sổ sách, tài liệu quan trọng như danh sách khách hàng hay sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ nên được cất ở ngăn kéo có khóa.

Công việc hàng ngày của bạn cũng gồm việc giữ cho văn phòng sạch sẽ. Định kỳ dọn dẹp ngăn kéo, tủ tài liệu. Máy tính, máy đánh chữ và những thiết bị văn phòng khác nên được lau chùi bằng khăn ẩm. Ổ đĩa dùng một đĩa mềm đặc biệt để lau những bộ phận bên trong. Nếu văn phòng của bạn có nhiều máy tính, hãy liên hệ với một hãng chuyên sửa chữa và bảo dưỡng máy tính để họ thực hiện việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa khi có sự cố.

Lên kế hoạch bảo dưỡng toàn bộ các thiết bị trong văn phòng, đừng đợi đến khi có hỏng hóc mới sửa chữa.

Cuối cùng, hãy nghĩ đến những cách bạn có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Hãy tìm ra vấn đề và cố gắng giải quyết chúng. Công việc ổn định và suôn sẻ có rất nhiều cơ hội thành công và thành công của công ty sẽ đảm bảo cho thành công của chính bạn.

4. Ghi chép

Ngoài việc để sẵn sổ ghi chép và bút tại bàn làm việc, hãy để chúng ở những vị trí thuận lợi trong phòng làm việc của sếp, để bạn có thể ghi chép ngay dù chỉ tạt vào để thông báo có người gọi hay chuyển tin nhắn. Điều này sẽ tiết kiệm cho cả hai khá nhiều thời gian vì bạn sẽ không phải trở lại bàn làm việc để lấy đồ ghi chép.

Hãy viết ngày tháng vào đầu trang giấy, khi ghi chép xong, cũng ghi lại ngày tháng một lần nữa ở cuối trang và kẻ một dòng ngang trang giấy. Trong trường hợp khẩn cấp có thể dễ dàng tìm được các ghi chép cần thiết.

Trong quá trình ghi chép có thể có fax, điện tín, hoặc những phương tiện liên lạc khác cần được hồi đáp, sau khi ghi fax, điện tín hoặc trả lời những lá thư khẩn, hãy đánh dấu vào đó để nhắc rằng có thể có những điều bị bỏ qua. Nếu đó là điều quan trọng, liên quan trực tiếp đến công việc, cần phải hỏi lại để bổ sung thông tin kịp thời. Sự chính xác quan trọng hơn sự ngại ngần, bạn nên mạnh dạn ngắt lời và hỏi lại, thái độ nghiêm túc và tận tâm như vậy sẽ được đánh giá cao.

Khi văn bản ghi chép có tên của người lạ, hãy hỏi xem đó là ai, nếu có tài liệu hay văn bản giải thích về họ, cần tham khảo những văn bản đó trước khi đánh máy lại nội dung ghi chép.

5. Đánh máy lại

Khi tài liệu ghi chép là một chủ đề mới, hãy tìm hiểu tài liệu đó trước khi đánh máy lại.

Đọc qua một lượt trước khi đánh máy lại ghi chép. Hãy soát lỗi chính tả của văn bản ghi chép, nếu có nghi ngờ hãy tham khảo từ điển hoặc hỏi lại. Khi gặp một từ lạ hãy ghi ra giấy, sau đó hỏi lại để sử dụng cho đúng.

Khi không thể ghi chép kịp có thể sử dụng máy ghi âm. Bạn có thể kết nối máy ghi âm với máy tính để chuyển file dạng âm thanh vào máy tính, giúp bạn nghe và đánh máy lại dễ dàng.

6. Phòng làm việc của sếp

Với một vài người, phòng làm việc là nơi không để người khác đụng vào, với những người khác lại cho phép thư ký sắp xếp và dọn dẹp.

Nếu sếp không mấy quan tâm, hãy bắt đầu xếp lại những tài liệu đang dùng, những tài liệu đã sử dụng rồi thì cất vào ngăn kéo. Tuy nhiên, hãy hỏi sếp trước khi chuyển giấy tờ và tài liệu khỏi bàn làm việc, đặc biệt là những tài liệu mà bạn đã thấy ở đó một thời gian. Thận trọng luôn luôn cần thiết. Không nên vượt quá vai trò của mình mà sắp xếp những giấy tờ, tài liệu cá nhân hoặc riêng tư.

Khi được yêu cầu lấy một tài liệu cá nhân, hãy giữ nguyên hiện trạng và chỉ lấy thứ cần thiết.

Khi lên kế hoạch hẹn gặp cho sếp, nhớ lưu chúng lại trên lịch của sếp và của bạn. Hãy nhắc sếp về những cuộc hẹn này, để sếp không sắp xếp quá nhiều công việc.

7. Những công việc không tên

Trước khi làm những công việc văn phòng, tất cả các thư ký hành chính đều gặp những bài kiểm tra về tính cách, cách nhìn nhận và trí nhớ. Thư ký phải biết chính xác những gì mà sếp yêu cầu. Có thể họ sẽ thẳng thắn yêu cầu thư ký giữ kín việc gì, nhưng khi sếp không nói gì thì không có nghĩa là bạn được quyền tiết lộ. Khi ai đó hỏi bạn về một vấn đề bí mật, không cần phải nói dối, hãy thẳng thắn nói rằng:

“Tôi không thể nói bây giờ.”

Thư ký hành chính phải biết kiểm soát bản thân, phải kiềm chế những cảm xúc nhất thời và tránh phê bình những người khác. Cẩn thận với lời ăn tiếng nói và cách cư xử của bạn với mọi người xung quanh, vì bạn không chỉ thể hiện con người bạn, mà đôi lúc còn là người “phát ngôn” cho sếp.

Ngoài ra, còn rất nhiều vấn đề tế nhị trong mối quan hệ giữa thư ký và sếp, có thể không được nói đến, bạn cần quan sát, nắm bắt và ứng xử cho phù hợp. Hiểu nhau sẽ góp phần vào thành công chung của hai người.