Thư từ là phương tiện liên lạc quan trọng giữa các công ty với nhau cũng như với các khách hàng và đối tác trên thế giới. Thư ký hành chính sẽ phải xử lý quy trình hàng ngày như phân loại thư, phân bổ thư đến các phòng ban hoặc cá nhân, xử lý thư của sếp (chuyển cho sếp hoặc đọc trước)…

Trong thời gian thực hiện các chiến lược kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng, công ty bạn có thể phải gửi đến hàng nghìn lá thư, chưa kể đến những quà tặng được gửi dưới dạng bưu phẩm khác. Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà vẫn gửi thư hiệu quả, người thư ký hành chính cần có một chiến lược cụ thể.

Chiến lược đó có thể là việc nắm vững những quy định của bưu điện để tận dụng lợi thế của dịch vụ gửi thư. Ngoài ra, còn phải tập hợp được những địa chỉ nhà cung cấp dịch vụ chuyển thư, đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm nhất.

Giai đoạn đầu tiên của gửi thư là soạn thư, chuẩn bị phong bì, ghi địa chỉ,… được hướng dẫn cụ thể ở trong những chương tiếp theo của cuốn sách này. Trong phần này, sẽ chỉ tập trung vào việc gửi thư đi hiệu quả và an toàn nhất.

1. Ghi địa chỉ

Đối với các thư nội địa, địa chỉ phải ghi đầy đủ, bao gồm tên người nhận hoặc tên công ty, phòng ban cụ thể nhận thư, số nhà/phòng, ngõ/ngách, tên phố, đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh.

Những bức thư gửi ra nước ngoài bắt buộc phải có tên đất nước bằng chữ in hoa ở dòng cuối của địa chỉ. Đồng thời, cũng ghi rõ khu vực bưu chính (nếu có), gộp trong tên thành phố. Ví dụ:

Mr. Thomas Clark

117 Russell Drive London WlP6HQ ENGLAND.

Nếu công ty sử dụng loại phong bì có ô cửa sổ địa chỉ bằng nylon, hãy chắc rằng toàn bộ địa chỉ được hiển thị rõ ràng khi cho thư vào phong bì. Nếu một phần của địa chỉ bị che lấp, thư có thể bị loại bỏ và trả lại người gửi.

Dòng địa chỉ phải được in rõ nét, không mất chữ, không bị nhòe, đặc biệt là không được viết sai chính tả.

Nếu thông tin về địa chỉ không chính xác thì thư sẽ lại quay ngược về trả cho công ty bạn. Bạn nên sử dụng dịch vụ của bưu điện để xác minh địa chỉ đúng và bổ sung những thông tin quan trọng vào danh sách địa chỉ.

Dịch vụ bưu điện cung cấp dịch vụ này nhằm loại bỏ những bức thư không thể gửi, tiết kiệm chi phí cho cả bưu điện và khách hàng.

2. Tem và bưu phí

Để gửi thư đi đương nhiên công ty phải trả bưu phí. Nếu chỉ gửi số lượng thư nhỏ, bạn có thể mua tem và tự dán vào những bức thư nội địa. Nhưng nếu phải gửi đi rất nhiều thư thì việc dán tem này tốn rất nhiều thời gian, có thể ảnh hưởng đến các công việc khác của bạn.

Thông thường, nếu thư không dán tem, bưu điện sẽ tiến hành kiểm tra cân nặng của thư bằng cân chuyên dụng (đồng hồ đo bưu phí) và đóng dấu đã thu bưu phí lên thư.

Để việc gửi hàng loạt thư hiệu quả, bạn nên phân loại thư, tức là tập hợp những lá thư gửi cùng một loại tài liệu, đem ra bưu điện để nhân viên bưu điện đo bưu phí và đóng dấu thu bưu phí lên thư. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời còn đảm bảo các thư đều được đóng dấu thu bưu phí và chuyển đến nơi an toàn.

Đừng quên lập sẵn một bảng kê các thư gửi đi để cùng kiểm đếm với nhân viên bưu điện, yêu cầu họ ký xác nhận và ghi hóa đơn dịch vụ để nộp lại công ty.

3. Bưu phẩm

Ngoài những lá thư được yêu cầu gửi bạn còn có thể phải gửi đi những món quà, sản phẩm, tài liệu lớn. Để bưu phẩm đến nơi an toàn, bạn phải đóng gói, chú ý đến những vấn đề sau:

• Dùng hộp uốn nếp: Những hộp này làm bằng bìa các tông, có nhiều dạng như hộp vách đơn, vách đôi và ba vách.

Chọn loại hộp đủ lớn để sắp xếp đồ bên trong theo mọi hướng. Điều này sẽ đảm bảo an toàn cho đồ gửi đi không bị thủng hay biến dạng trong quá trình vận chuyển. Bạn có thể mua những hộp kiểu này từ công ty vận chuyển hay cửa hàng đóng gói và chuyển thư. Nhớ chọn hộp phù hợp với gói hàng gửi đi, để tránh bưu phí tăng thêm vì hộp to và nặng quá. Nếu chiếc hộp cũ còn tốt và phù hợp với trọng lượng, kích cỡ món hàng cần gửi thì bạn có thể sử dụng lại.

• Bảo vệ vật chứa bên trong. Tùy thuộc vào bưu phẩm cần gửi mà đóng gói bằng nhựa hoặc giữ cho nguyên liệu gói không dính vào hàng hóa bên trong. Có thể dùng giấy vụn (được xén trong máy hủy tài liệu của công ty), giấy báo cũ,… để đệm cho vật chứa không bị va đập mạnh, gây thủng hoặc biến dạng.

• Đóng hộp chắc chắn. Không nên sử dụng dây nylon và giấy bóng vì chúng không đủ chắc để giữ kín hộp. Thay vào đó, hãy sử dụng dây chuyên dụng của bưu điện (dây đay, dây gai) rất bền, chắc và không bị trơn.

• Dùng nhãn mác thích hợp. Ngoài địa chỉ giống như gửi thư, có thể thêm vào cả số điện thoại của địa chỉ nhận. Đồng thời, cũng ghi rõ địa chỉ hồi báo của công ty bạn. Nên in địa chỉ vào giấy có kích cỡ vừa với hộp đựng bưu phẩm. Khi dán nhãn mác, hãy đặt ở phía đỉnh của gói bưu phẩm, để dễ nhìn và xác định được đâu là nơi mở hộp.

Nên viết địa chỉ bằng chữ in hoa, có dấu và để đảm bảo an toàn thì có thể cho vào túi nylon để tránh bị thấm ướt.

Mặt ngoài của gói bưu phẩm nên đánh dấu đặc biệt như danh sách dưới đây. Chúng cho phép người vận chuyển biết được bản chất của gói hàng.

Đánh dấu hàng dễ vỡ nếu hàng hóa mỏng, giòn;

Đánh dấu dễ hỏng lên gói hàng chứa đồ ăn hoặc những vật nhanh hỏng.

Đánh dấu tránh va đập, bẻ cong lên những gói hàng có chứa ảnh, tác phẩm nghệ thuật hay những hàng tương tự.

Nên đánh dấu đặc biệt ở ba nơi phía trên địa chỉ, phía sau hoặc dưới của gói hàng. Cũng có thể yêu cầu nhân viên bưu điện đóng dấu gói hàng với những lưu ý này.

Với những vật có hình dạng đặc biệt và chất liệu giòn, mỏng thì hãy xin chỉ dẫn từ dịch vụ vận chuyển để biết cách đóng gói và cách tốt nhất để gửi hàng.

4. Những điều cần chú ý

Trừ những điều được cho phép theo quy định gửi thư, bạn cần chú ý đến điều khoản quy định về những thứ không được chuyển qua đường bưu điện, để tránh phiền toái cũng như thiệt hại cho công ty.

Tất cả các loại chất độc hay những thứ chứa chất độc;

Động vật sống, vi trùng gây bệnh;

Các chất dễ nổ, dễ cháy và những dụng cụ và thành phần kỹ thuật, hóa học và những dụng cụ khác dễ bắt lửa hoặc dễ nổ;

Vũ khí, súng, dao và những dụng cụ sắc nhọn;

Ma túy và các chất liên quan đến ma túy…

Những vật phẩm và chất có tiềm năng gây hại và nguy hiểm có thể được vận chuyển nếu đáp ứng những quy định về đóng gói và nhãn mác đặc biệt. Tuy nhiên, nên liên hệ với bưu điện để được hướng dẫn chi tiết.

5. Chuyển phát nhanh

Chuyển phát nhanh là dịch vụ chuyển bưu phẩm đạt yêu cầu về tốc độ chuyển phát, có chỉ tiêu thời gian toàn trình cụ thể đến từng khu vực.

Hiện nay, dịch vụ chuyển phát nhanh EMS của Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Bưu điện đã chuyển phát rộng rãi đến một số xã huyện thuộc 64 tỉnh/thành trong cả nước và đến 51 quốc gia trên thế giới.

Thời gian EMS trong nước từ 24 đến 48 giờ, EMS quốc tế từ 02 đến 09 ngày tùy theo nước nhận.

Đối với bưu phẩm, kích thước mỗi chiều đóng gói không quá 1,5m và cân nặng tối đa 30kg.

Bạn có thể liên hệ với bưu điện khu vực để biết thêm chi tiết về dịch vụ chuyển phát nhanh bưu điện. Nhìn chung, đây là dịch vụ khá tiện ích và tiết kiệm.

Hiện nay, ở Việt Nam cũng đã có khoảng hơn 20 hãng chuyển phát nhanh với những tên tuổi nổi tiếng thế giới. Có thể dễ dàng tìm thấy những dịch vụ này như: DHL (thông tin chi tiết trên trang web: http://www.dhl.com.vn); UPS (http://www.ups.com); Fedex (http://fedex.com)…

Tùy theo yêu cầu của thư và bưu phẩm cần chuyển mà tìm ra cách vận chuyển phù hợp nhất với công ty bạn.

6. Thư bảo đảm

Ngoài dịch vụ chuyển phát nhanh, còn có dịch vụ thư bảo đảm.

Dịch vụ thư bảo đảm cho phép người gửi biết được người nhận đã nhận được thư hay chưa, vào thời gian nào thông qua việc hồi báo lại tin tức về người nhận cho người gửi. Trong trường hợp không thể xác định được người nhận, thư sẽ được trả nguyên vẹn về cho người gửi, đảm bảo không bị thất thoát thông tin.

7. Dịch vụ chuyển tiền

Bạn nên nhớ rằng, không bao giờ được gửi kèm tiền trong thư, việc mất mát có thể xảy ra gây tổn hại cho cả hai bên nhận và gửi.

Tốt nhất là sử dụng dịch vụ chuyển tiền của bưu điện hoặc của các hãng dịch vụ chuyển phát để chuyển tiền cho người nhận qua số chứng minh nhân dân. Bạn cần liên hệ với người nhận để biết địa chỉ và số chứng minh chính xác của họ. Việc chuyển tiền sẽ được thực hiện rất nhanh đối với những địa bàn có bưu điện hoặc đại lý của các hãng chuyển phát.

8. Các dịch vụ chuyển thư đặc biệt khác

Với việc không ngừng tăng thêm và mở rộng địa bàn của các dịch vụ bưu điện, càng ngày khách hàng càng có những lựa chọn da đạng và phong phú nhằm tối đa hóa sử dụng. Người gửi có thể được cung cấp một dịch vụ tốt nhất về đóng gói và bảo vệ những bức thư đặc biệt.

Hãy gọi cho bưu điện khu vực để có thêm thông tin chi tiết hoặc liên hệ với các hãng dịch vụ chuyển phát để được cung cấp từ bảng giá cước cho tới những dịch vụ đặc biệt khác.

9. Biên lai thống kê và hóa đơn tài chính

Khi muốn chứng minh rằng thư đã được gửi đi, bạn cần xác nhận thời điểm hàng hóa được gửi đi từ phía bưu điện.

Bạn có thể yêu cầu nhân viên bưu điện cung cấp bảng kê và hóa đơn cho từng lần gửi hoặc hàng tháng.

Nếu sử dụng dịch vụ từ các hãng cung ứng dịch vụ chuyển phát, hai bên có thể ký kết hợp đồng lâu dài. Theo đó, chỉ cần bên bạn gọi, người của hãng sẽ tới tận nơi nhận thư hoặc bưu phẩm. Việc thanh toán sẽ được tiến hành vào cuối tháng hoặc theo thỏa thuận của hai bên, hãng cung ứng dịch vụ sẽ gửi cho bạn bản kê chi tiết từng lần gửi để đối chiếu, khi thấy đúng, bên bạn ký xác nhận và hóa đơn tài chính sẽ được ghi theo con số thống nhất giữa hai bên.

10. Bảo hiểm thư tín, hàng hóa

Bảo hiểm giúp bảo vệ, tránh mất mát, thiệt hại cho các gói hàng với giá trị bất kỳ. Chi phí này dựa trên số tiền bảo hiểm người gửi bỏ ra để đảm bảo cho thư tín hay hàng hóa của mình.

Bảo hiểm an toàn nhất thường do bưu điện cung cấp với các bưu kiện đã được đăng ký. Các điều khoản đăng ký được đặt dưới sự giám sát chặt chẽ từ điểm gửi qua các bưu điện trung gian tới phòng phân phát hoặc địa điểm cuối cùng, nhằm bảo vệ hơn nữa cho các bưu kiện quan trọng và có giá trị. Bạn có thể mua bảo hiểm cho các bưu kiện trong cũng như ngoài nước với các giá trị tùy theo lựa chọn. Để chọn được gói bảo hiểm phù hợp, cần cân nhắc giữa chi phí của gói hàng với chi phí bảo hiểm.

11. Nhận và gửi bưu phẩm từ nước ngoài

Tất cả bưu phẩm có nguồn gốc từ nước ngoài đều chịu kiểm tra Hải quan khi nhập cảnh. Dịch vụ bưu chính cũng thu giấy phép hải quan và phí vận chuyển trên từng hạng mục tính thuế.

Việc nhận/gửi bưu phẩm nước ngoài được bưu điện hướng dẫn cụ thể khi có giấy báo nhận hàng hoặc khi bạn yêu cầu. Ngoài ra, nếu việc vận chuyển do các hãng cung ứng dịch vụ chuyển phát thực hiện thì bạn có thể trả một khoản phí để họ thay bạn làm thủ tục nhận hàng và đem hàng về tận nơi, hay đến lấy hàng và đem gửi đi cho bạn.

Đối với thông tin về hải quan, có thể tìm hiểu qua thông tin trên trang web của Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn.

Tất cả ấn phẩm, gói hàng nhỏ và các bưu kiện lớn được gửi ra nước ngoài có thể thông qua vận chuyển hàng không, đường bộ hoặc đường thủy. Tùy theo yêu cầu của bạn mà kiểm tra những thông tin cụ thể về dịch vụ bưu chính và vận chuyển bạn sử dụng.

12. Vận chuyển hàng không

Trong tình huống đặc biệt, chẳng hạn như bưu phẩm lớn phải được chuyển đến trong cùng một ngày, có thể sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không từ các hãng hàng không. Những chuyến hàng thường được chuyển tới văn phòng vận chuyển hàng hóa và nhận tại văn phòng vận chuyển hàng hóa đích. Phí chuyển trong ngày sẽ cao hơn nhiều so với vận chuyển hàng không vào ngày tiếp theo hoặc dài ngày hơn.

13. Vận chuyển bằng xe buýt

Hầu hết các tuyến xe buýt liên tỉnh cũng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho việc chuyển các gói hàng đến thị trấn, tỉnh lẻ mà việc vận chuyển bằng bưu điện hay các hình thức khác sẽ mất nhiều thời gian hơn. Các gói hàng được vận chuyển cùng với hành khách và dỡ xuống trạm xe buýt tại điểm đến cố định. Người nhận phải nhận gói hàng tại bến đã định.

Để vận chuyển theo hình thức này, bạn nên liên hệ với các bến xe trung tâm, từ đó sẽ có thông tin về các tuyến đường cố định để gửi hàng.

Điển hình là vận chuyển của hãng vận tải Hoàng Long và Hải Âu, có thể gửi thư, bưu phẩm, tiền đến một số tỉnh thành trong cả nước rất thuận tiện.

14. Vận chuyển bằng xe tải

Đối với các lô hàng lớn, nặng hoặc cồng kềnh thì có thể được các công ty xe tải chuyên về vận chuyển hàng hóa chuyên chở. Các công ty này sẽ bốc hàng từ nơi bán, vận chuyển tới người mua và dỡ hàng với mức chi phí cạnh tranh. Lô hàng vận chuyển và nơi vận chuyển sẽ quyết định thời gian vận chuyển.

Ngoài ra, đối với những hàng hóa lớn, còn có hình thức vận chuyển bằng đường thủy, có thể liên hệ với cảng gần văn phòng của bạn nhất để được cung cấp thông tin chi tiết.

15. Dịch vụ chuyển phát nhanh

Nếu bạn cần vận chuyển một gói hàng trong địa bàn tỉnh/thành của công ty bạn, nhưng không có người đi đưa, lựa chọn tốt nhất là dịch vụ chuyển phát nhanh. Hình thức này hoạt động tại hầu hết các thị xã, thành phố lớn, việc nhận hàng và giao hàng được thực hiện chỉ trong vòng vài giờ. Giá cho các dịch vụ này thay đổi tùy theo quãng đường vận chuyển và trọng lượng, kích thước của gói hàng. Thông thường, người gửi thanh toán chi phí sau khi đã có xác nhận của người nhận về việc nhận hàng. Dịch vụ chuyển phát nhanh được bảo đảm đối với các hàng hóa dễ hỏng, dễ vỡ hoặc khẩn cấp.

Bạn nên kiểm tra danh bạ điện thoại và việc vận chuyển thường xuyên tại công ty để sử dụng linh hoạt các dịch vụ chuyển phát.