Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, các công ty trao đổi và mua bán sản phẩm, dịch vụ không chỉ ở trong nước mà còn trên toàn thế giới. Vì thế, các chuyến công tác phổ biến với các công ty thuộc mọi ngành nghề.

Khi mới tiến hành hoạt động kinh doanh, các công ty chỉ quan tâm đến thị trường địa phương, nhưng khi công việc kinh doanh phát triển và mở rộng, thị trường nội địa và cả thị trường quốc tế sẽ được quan tâm nhiều hơn. Vì vậy, khi kinh doanh phát triển, nhu cầu mở rộng thị trường tăng lên, nhiệm vụ của thư ký hành chính sẽ gồm cả việc sắp xếp việc đi lại của những người quản lý.

Thậm chí, ngay cả khi bạn làm việc cho một công ty lớn, có phòng ban chuyên tổ chức việc đi lại thì thư ký hành chính vẫn nên theo dõi công việc này để khắc phục sự cố khi cần thiết.

1. Chuẩn bị cho chuyến đi

Mục đích chính của việc sắp xếp, tổ chức chuyến đi là người đi đến đúng giờ và trở về an toàn nhất có thể. Ngoài ra, còn phải đáp ứng những yêu cầu khác về thời gian và chi phí. Nếu bạn là thư ký hành chính mới, hãy xem xét các chính sách và tiền lệ cho việc sắp xếp các chuyến đi. Nếu không tìm thấy những thông tin cần thiết, hãy hỏi ý kiến sếp xem nên thực hiện như thế nào.

Cho dù bạn tự sắp xếp chuyến đi hay sử dụng một đại lý du lịch thì vẫn phải xác định được những vấn đề cơ bản sau:

Mục đích của chuyến đi;

Ngày giờ muốn khởi hành và trở về;

Lịch trình;

Số người đi;

Phương tiện mong muốn, phương tiện tốt nhất cho từng điểm đến cụ thể. Nếu không chắc chắn, hãy nhờ đại lý du lịch cung cấp thông tin về các địa bàn không quen thuộc;

Loại phòng ở nào phù hợp với các hoạt động của chuyến đi. Nếu sếp có các cuộc hẹn dàn trải trong thành phố thì khách sạn ở khu thương mại, gần sân bay hoặc đường cao tốc là thích hợp nhất.

Nếu sếp thường xuyên phải đi lại, nên thiết lập mối quan hệ thân thiết với các đại lý du lịch, ngoài việc cung cấp các thông tin về nơi đến họ còn có thể giúp bạn mua vé tàu, xe, máy bay trong những thời gian quá gấp.

Ngoài ra, cũng luôn giữ cuốn danh bạ điện thoại để có được thông tin về các khách sạn ở điểm đến. Nếu bạn tự sắp xếp chuyến đi, hướng dẫn trong đó sẽ giúp bạn đặt phòng cũng như lựa chọn khách sạn phù hợp nhất.

Ngày nay, thư ký hành chính ở công ty thường là người sắp xếp chuyến đi chứ không qua đại lý du lịch. Vì vậy, điều đầu tiên cần phải làm là xác nhận ngày giờ khởi hành và trở về của sếp, sau đó đặt phòng, mua vé và thu xếp các phương tiện khác.

2. Đặt phòng khách sạn

Nếu cuộc họp diễn ra ở một thành phố lớn, hãy tiến hành đặt phòng ngay, vì những khách sạn ở thành phố thường được đặt kín trước hàng tuần. Hãy nêu tên sếp, địa chỉ văn phòng hoặc địa chỉ nhà riêng, số điện thoại và kiểu phòng yêu cầu; đồng thời, cũng nêu tên bạn với danh nghĩa là người liên lạc để có xác nhận khi cần thiết. Tốt nhất là yêu cầu xác nhận bằng văn bản (qua fax) hoặc qua e-mail để có thể in ra cho sếp mang theo làm bằng chứng.

Những khách sạn lớn thường có dịch vụ đón khách bằng ô tô. Nếu sếp cần những dịch vụ này thì hãy đặt cùng với việc đặt phòng. Yêu cầu xác nhận về thông tin này cùng với việc đặt phòng được gửi qua bưu điện hoặc fax hay e-mail cho bạn.

Hầu hết các khách sạn sẽ cho phép hủy bỏ đặt phòng mà không lấy phí nếu hủy trước ngày dự định đến một khoảng thời gian. Hãy hỏi khách sạn để biết thêm chi tiết, tránh thiệt hại có thể xảy ra.

Nếu nơi đến là một thành phố chưa bao giờ sếp đến hoặc hội nghị sếp tham dự không nhắc tới một khách sạn cụ thể nào, hãy khảo sát trong danh bạ điện thoại, và gọi điện đến vài đại lý du lịch có đầu mối tại đó để biết thêm thông tin.

3. Đặt vé máy bay

Hãy gọi đến phòng vé máy bay thân thiết nếu công ty đã có mối quan hệ lâu dài hoặc phòng vé có uy tín để đặt vé.

Ngay sau khi xác định được hãng hàng không, hãy đặt chỗ ngay, nêu rõ chỗ ngồi sếp ưa thích và đặt luôn cả xe đón nếu có. Cung cấp cho người tiếp nhận những thông tin cần thiết và yêu cầu họ gửi xác nhận đặt vé qua e-mail hay fax. Cũng hỏi rõ về việc chuyển vé, họ sẽ mang tới tận nơi hay bạn phải đến lấy. Nếu họ tới, hãy cho họ biết địa chỉ chính xác và số điện thoại của bạn để tiện liên lạc. Ngược lại, nếu bạn phải tới đó, hãy hỏi địa chỉ của họ và tên người liên hệ để không phải mất thời gian giải thích nếu gặp người khác.

4. Vé điện tử

Vé điện tử cho phép việc đi lại không cần vé bằng giấy. Vé điện tử xác nhận việc mua vé hàng không của bạn, ghi chép duy nhất về việc mua bán vé điện tử là mẫu đơn điện tử trong hệ thống máy tính của hãng hàng không.

Vé điện tử khá phổ biến hiện nay, người đi không còn lo sợ việc quên vé như trước đây. Khi đặt vé điện tử, tốt nhất là in ra một tờ xác nhận để sếp cầm theo khi đến sân bay.

Đừng quên nhắc sếp mang theo chứng minh thư hoặc hộ chiếu hay giấy tờ tùy thân hợp lệ khác để làm thủ tục lên máy bay.

5. Tàu hỏa

Trước đây, tàu hỏa là phương tiện để đi lại khá phổ biến. Nhưng ngày nay, khi thời gian là tiền bạc thì việc đi lại bằng máy bay hiệu quả hơn nhiều. Nhưng vẫn có những người không thích đi bằng máy bay hoặc nơi tới không có dịch vụ hàng không, việc vận chuyển bằng tàu hỏa vẫn là một lựa chọn khả quan.

Nếu sếp thích đi lại bằng tàu hỏa, hoặc buộc phải đi bằng phương tiện này, hãy truy cập vào trang web của đường sắt Việt Nam (http://www.vr.com.vn) để biết thông tin chi tiết cho chặng đường của sếp.

6. Xe hơi

Ngoài các phương tiện vận chuyển trên, bạn còn có thể vận chuyển bằng ô tô thông qua các hãng vận tải chuyên nghiệp, bạn có thể gọi điện trực tiếp đến bến xe hoặc hãng vận tải để đặt vé và biết thêm các thông tin khác về lịch trình.

Bên cạnh đó, có thể sử dụng dịch vụ thuê xe (tự lái hoặc có người lái) để phục vụ cho việc đi lại hiệu quả. Hãy hỏi ý kiến của sếp về loại xe muốn sử dụng cũng như loại hình thuê xe.

Việc thuê xe cũng giống như việc đặt phòng. Bạn phải cung cấp các thông tin sau đây để đặt thuê xe:

Địa điểm đi – đến;

Thời gian thuê xe (nhận – trả xe);

Nơi giao xe;

Loại xe muốn thuê.

Hãy trao đổi với sếp trước khi cung cấp các thông tin này. Cũng cần phải thỏa thuận rõ về việc lái xe, nếu người lái xe là người của công ty bạn, hãy chuẩn bị trước bản đồ và các chỉ dẫn đường đi tới địa điểm diễn ra hội nghị hoặc tới khách sạn đã đặt chỗ. Bạn có thể liên hệ với ban tổ chức hội nghị hoặc khách sạn để có được thông tin cần thiết.

7. Các công ty du lịch

Việc thiết lập mối quan hệ tốt với đại lý du lịch rất cần thiết đối với những thư ký hành chính bận rộn. Một đại lý du lịch tốt có thể cung cấp hàng loạt các dịch vụ như: giới thiệu khách sạn và đặt phòng; đặt vé máy bay, vé tàu hỏa; tận dụng được những mức phí ưu đãi dành riêng cho khách hàng thân thiết; đặt thuê xe, trợ giúp về hộ chiếu; thông tin về lịch trình;…

Thường thì các hãng du lịch không tính phí khi thực hiện các công việc đặt trước vì họ nhận hoa hồng trực tiếp từ nhà cung cấp, tuy nhiên, một vài hãng thêm một phần phí vào trong giá vé. Mức phí này cũng có thể là do đặt trước chỗ, nhưng các hãng này có thể hoàn trả lại tiền cho những vé không dùng đến. Hơn nữa, hãng du lịch có thể giải quyết những vấn đề xảy ra trong thời gian sếp của bạn ở đó.

Để tìm được đại lý du lịch uy tín, hãy hỏi bạn bè hoặc đồng nghiệp, hay tìm kiếm danh sách các đại lý trên mạng thông tin.

Nếu bạn cần thêm thông tin về các đại lý, hãy tham khảo danh bạ điện thoại. Khi đã tìm được một đại lý tốt, hãy dùng dịch vụ của họ bất cứ khi nào sếp đi công tác, du lịch. Đại lý này sẽ nhanh chóng quen thuộc với thói quen đi lại và nhu cầu của sếp và dễ dàng hơn khi sắp xếp chuyến đi.

8. Kế hoạch cho hành trình

Kế hoạch cho cuộc hành trình sẽ hữu ích cho sếp và cả thư ký hành chính. Khi phát sinh vấn đề, bạn có thể tham khảo lịch trình này và nhanh chóng tìm ra khâu cần giải quyết. Như sếp quên địa chỉ hoặc thời gian của cuộc hẹn; hoặc trong tình huống khẩn cấp sẽ biết chính xác có thể liên lạc với sếp ở đâu.

Trước khi chuẩn bị lịch trình cho chuyến đi, bạn phải bàn bạc với sếp, ghi chú tất cả các hoạt động trong chuyến đi. Đưa cho sếp lịch trình phác thảo để sửa đổi hoặc bổ sung những thông tin còn thiếu. Khi hoàn tất lịch trình, có thể in trên giấy đồng thời gửi một bản vào e-mail để sếp có thể lưu trên máy tính cá nhân hoặc điện thoại và theo dõi bất cứ lúc nào.

9. Bảng kiểm trước chuyến đi

Trước chuyến đi, bạn cần phải xác nhận những điều sau:

Vé máy bay và số hiệu máy bay;

Thông tin và xác nhận về việc thuê phòng, đưa đón của khách sạn hoặc của đại lý du lịch;

Thông tin và xác nhận về việc thuê xe;

Tiền mặt hay thẻ tín dụng;

Hộ chiếu, giấy phép xuất cảnh, bằng lái xe, hay giấy phép lái xe quốc tế;

Lịch trình cho chuyến đi;

Tên, địa chỉ, số điện thoại của người cần liên lạc tại nơi đến.

Tham khảo lịch trình dưới đây để lập lịch trình thuận tiện và đầy đủ nhất.

10. Đi lại quốc tế

Nếu chuyến đi mang tính chất quốc tế, hãy lên kế hoạch càng sớm càng tốt vì có rất nhiều vấn đề liên quan. Có nhiều quy định áp dụng riêng cho doanh nhân mà không áp dụng với khách du lịch bình thường.

Để được giúp đỡ trong việc đi lại quốc tế, bạn có thể liên lạc: Bộ Công thương (tham khảo thông tin trên trang web: http://www.moit.gov.vn) và Bộ Ngoại giao (http://www.mofa.gov.vn).

Đồng thời, bạn cũng có thể liên hệ với những tổ chức, đại diện của Việt Nam tại điểm đến để được giúp đỡ. Ngoài ra, bạn có thể hỏi thông tin và yêu cầu trợ giúp từ chính đối tác hoặc khách hàng mà sếp định gặp gỡ.

Bạn nên sử dụng công ty du lịch đáng tin cậy khi đi lại quốc tế. Công ty đó không chỉ thạo về luật và quy định đi lại quốc tế mà còn lên lịch trình phù hợp cho từng cá nhân.

Công ty du lịch sẽ sắp xếp việc đi lại, đặt phòng khách sạn, thuê xe và cả những chuyến đi tham quan các điểm du lịch tại nơi đến. Họ cũng cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho mỗi quốc gia cụ thể như hộ chiếu, chứng nhận sức khỏe, giấy phép quá cảnh và cách để có được những giấy tờ này. Họ sẽ xử lý các hình thức thanh toán hoặc thẻ tín dụng như sếp mong muốn và đảm bảo một lượng tiền của quốc gia sẽ đến để có thể chi tiêu những khoản cần tiền mặt.

11. Giấy phép quá cảnh và hộ chiếu

Khi muốn xuất cảnh hoặc nhập cảnh, mọi người đều phải có hộ chiếu.

Ngoài hộ chiếu, nhiều quốc gia đòi hỏi có giấy phép nhập cảnh hay còn gọi là visa. Thường thì phải có trước giấy phép nhập cảnh chứ không thể chờ ở biên giới hay điểm nhập cảnh. Giấy phép nhập cảnh thường do đại sứ quán và tòa lãnh sự của nhiều nước cấp. Một số nước cấp visa miễn phí trong khi một số nước khác thì phải mất phí. Vì vậy, phải kiểm tra trước xem visa cũ còn hiệu lực hay không, việc xin cấp mới mất thời gian bao lâu.

Nếu cần hộ chiếu, hãy làm thủ tục xin cấp ở Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh, Công an tỉnh/thành phố nơi người xin cấp đăng ký thường trú hoặc tạm trú. Trong trường hợp cần gấp hoặc xin sửa đổi, bổ sung, cấp lại thì làm thủ tục tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh.

Chi tiết có thể xem tại trang web của Bộ Ngoại giao: http://www.mofa.gov.vn.

12. Hải quan

Khi trở về nước, hành khách phải khai báo những vật phẩm nhất định để xem xét vật phẩm đó có bị đánh thuế hay không.

Cần chú ý những điểm sau:

Không nên nói giảm giá trị của vật phẩm hay bóp méo bản chất của vật phẩm. Làm như vậy có thể dẫn đến việc bị tịch thu hoặc tính thuế.

Nếu băn khoăn có nên khai báo vật phẩm hay không, thì cứ khai báo sau đó trình bày lại với nhân viên hải quan.

Có thể xem thông tin đầy đủ và chi tiết về quy định hải quan tại trang web của Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn.