1. Lập kết hoạch viết thư

Để tránh dài dòng bạn nên tập trung vào những ý tưởng chính, sử dụng từ ngữ rõ ràng, thuyết phục người đọc, và lên kế hoạch viết thư trước khi bắt đầu.

Trước hết, phải trả lời các câu hỏi: Lá thư này được viết nhằm mục đích gì? Cho ai? Đây là thư đưa thông tin hay yêu cầu thông tin? Hay yêu cầu hành động? Ngoài những phần trình bày trong thư, còn có dữ liệu nào bên ngoài không?

Nguyên tắc trong phần này là xác định chủ đề thư. Xuất phát từ mục đích viết thư để xác định chủ đề. Nếu có quá nhiều mục đích, hãy chia thành các thư khác nhau, mỗi thư chỉ chứa từ một tới hai chủ đề, để tránh phân tán nội dung cũng như gặp rắc rối trong trình bày.

2. Chọn giấy

Việc chọn giấy rất quan trọng trong liên lạc bằng văn bản. Giấy và bì thư có rất nhiều kích cỡ, màu sắc và chất lượng.

Bạn có thể sử dụng giấy trắng thường, không có phần in đầu giấy về thông tin công ty. Đối với loại này, nên chọn loại giấy tốt nhất về độ dày, độ trắng. Nếu sử dụng giấy đã in sẵn phần đầu (letter head) chuyên dùng để viết thư thì bạn hãy chuẩn bị sẵn một mẫu thư phù hợp với loại giấy này.

3. Bì thư

Bì thư có rất nhiều kích thước, những bì thư an toàn thì có thêm độ dày để tài liệu không thể đọc được qua bì thư khi để dưới nguồn sáng. Bì thư có trổ cửa sổ bằng nhựa để hiển thị địa chỉ ghi bên trong thư mà không cần phải in địa chỉ bên ngoài rồi dán vào hoặc ghi tay.

Địa chỉ cần có những mục sau: tên, chức vụ, công ty/tổ chức, địa chỉ (ghi rõ phố, số nhà, phường, quận, thành phố/tỉnh…) Nên viết hoa những chữ cái đầu tiên trong mỗi từ địa chỉ.

Trên bì thư luôn ghi địa chỉ hồi đáp đề phòng trường hợp thư thất lạc, người nhận chuyển đi nơi khác,… thì có thể gửi ngược trở lại cho bạn. Phần địa chỉ này thường được đặt ở góc trên cùng bên trái của bì thư.

Với Microsoft Word, bạn có thể in bì thư cho việc gửi thư đại chúng bằng cách lấy địa chỉ từ danh sách địa chỉ. Bước đầu tiên là tạo một văn bản trống, sau đó, trên trình đơn Tools kích vào Letters and Mailings, chọn Mail Merge, hộp thoại Mail Merge hiện ra, cho phép bạn chọn loại thư hoặc bì thư để in mẫu thư, địa chỉ hoặc bì thư.

4. Một số mẹo soạn thảo thư a. Hãy thẳng thắn
Ngay trong dòng nội dung đầu tiên, hãy đề cập đến mục đích viết thư để người đọc biết lá thư nhằm vào vấn đề gì; sau đó, tiếp tục với những giải thích cần thiết.

b. Hãy chủ động và trực tiếp

Sử dụng giọng văn chủ động, từ ngữ gợi sự hưởng ứng lạc quan. Hãy viết sao cho giống như bạn đang nói trực tiếp với người đọc từ quan điểm của người đọc chứ không phải của người thứ ba nhìn vào. Thể hiện được điều này sẽ khiến người tiếp nhận thông tin cảm thấy được tôn trọng, thu hút sự chú ý và chuẩn bị việc trả lời thư.

c. Sử dụng ngôn ngữ trung tính

Trong thư kinh doanh, không thể hiện những bình luận thông minh, sự sắc sảo hay dùng tiếng lóng. Điều này khiến người tiếp nhận cảm thấy sự thiếu khiêm tốn hoặc không được tôn trọng. Chưa kể đến việc sử dụng tiếng lóng còn có thể khiến người đọc hiểu sai nghĩa.

Đồng thời, bạn cũng nên tránh việc thổi phồng, chế nhạo hoặc bình luận xúc phạm đến bất cứ tổ chức, cá nhân cũng như sản phẩm nào, nhất là của đối thủ cạnh tranh.

d. Xác định rõ danh tính người viết

Ngay từ đầu, xác định xem ai là người sẽ ký tên dưới thư để soạn thảo cho phù hợp. Nếu sếp bạn thích các lá thư được viết dưới tên của sếp, hãy sử dụng ngôn ngữ và phong cách riêng của sếp. Nếu sếp đọc thư cho bạn ghi chép ngắn gọn, súc tích, chi tiết thì thư phải thể hiện được điều đó. Chữ ký sếp có thể là mẫu dấu chữ ký hoặc có bản mềm được quét để sẵn trên máy tính để bạn có thể in ra luôn.

Không bao giờ sử dụng những cụm từ như: Ký thay mặt Giám đốc Công ty. Đó là xúc phạm đối với người nhận, thể hiện rằng sếp của bạn không quan tâm và không dành thời gian đọc và ký vào thư.

Còn nếu bạn viết thư thay mặt sếp và dùng tên của chính bạn, hãy thể hiện rõ vai trò của mình, sau chữ ký hãy điền tên và vị trí bạn nắm giữ. Điều này khiến người đọc thấy được tầm vóc của công ty bạn.

5. Một số kiểu thư thông dụng

a. Thư hẹn gặp và thư thông báo nhận

Thư ký hành chính có thể soạn thư yêu cầu một cuộc hẹn cho sếp hoặc thông báo nhận được những lá thư gửi tới. Trong thư, ghi rõ lý do cho cuộc gặp, thời gian, địa điểm gặp và yêu cầu xác nhận.

Đối với thư thông báo nhận, nếu là thư đề nghị cuộc gặp thì trao đổi với sếp để xác nhận cuộc hẹn. Nếu sếp bận vào thời gian được yêu cầu thì hãy đề nghị một thời gian khác và yêu cầu xác nhận.

Đối với những thư về nội dung khác nhưng sếp chưa trả lời được, có thể viết thư để xác nhận đã nhận được và hẹn sẽ có trả lời vào thời gian mà sếp đã đồng ý; nếu chưa biết về thời gian cụ thể, hãy viết rằng sẽ hồi đáp trong thời gian sớm nhất.

b. Đặt chỗ

Trong thư viết cho khách sạn để đặt chỗ trước, bạn hãy cung cấp đủ thông tin về phòng muốn đặt: kiểu phòng, loại phòng, những yêu cầu đặc biệt (về tầm nhìn, sự yên tĩnh,…); tên của người lưu trú; ngày giờ nhận/trả phòng. Đừng quên yêu cầu việc xác nhận bằng văn bản.

Đối với việc đặt vé máy bay, tàu xe, hãy giữ một mối quan hệ thân thiết với một đại lý vé máy bay hoặc du lịch, để khi cần thì có thể yêu cầu họ đặt chỗ mà không cần thư. Tuy nhiên, để tránh những sai sót có thể xảy ra, hãy cố gắng giữ thông tin liên lạc bằng văn bản hoặc qua thư điện tử để xác nhận sự trao đổi của bạn.

c. Thư tiếp theo thư trước

Trong một số văn phòng, thư ký hành chính sử dụng một hồ sơ liên tục để kiểm tra những hồi đáp bị hoãn sau một quãng thời gian nhất định. Khi bạn viết một lá thư tiếp theo thư trước, nhớ đề cập đến thư cũ, nhắc lại nội dung cũng như ngày tháng và có thể kèm theo một bản sao nếu thư có nhiều chi tiết hữu ích để người nhận không phải tìm lại thư cũ.

Nếu có nhiều thư phải viết liên tiếp, thay vì soạn từng thư nhắc nhở riêng, hãy chuẩn bị một mẫu yêu cầu chung, bạn chỉ việc điền thông tin chi tiết vào đó.

d. Thư riêng

Bạn sẽ thấy rất nhiều thư trong “ngân hàng thư” của sếp là thư riêng, dù vẫn liên quan đến công việc, bởi là quan hệ riêng nhưng với đối tác hoặc khách hàng, thường là những thư như: chúc mừng, chia buồn… Những lá thư như vậy rất khó viết, vì chúng phải thể hiện tính chân thành, thân thiện.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu thư riêng tư trong phần Phụ lục 2.

e. Thư từ chối

Trong trường hợp hủy bỏ gần sát ngày diễn ra sự kiện, hãy chuyển thư ngay lập tức bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, fax hoặc thư điện tử nếu người nhận ở một thành phố khác. Còn nếu không kịp, tốt nhất nên gọi điện thoại trước khi thư tới nơi, để tránh những thiệt hại không đáng có.

f. Thư báo và thư điện tử giữa các phòng

Trong công ty lớn thì rất nhiều thư từ do các phòng ban khác hoặc từ các chi nhánh ở khắp nơi chuyển về, có thể sẽ có một người làm công tác văn thư.

Hiện nay, hầu hết các ghi nhớ giấy đã được thay thế bằng thư điện tử. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều thông tin không phù hợp dùng thư điện tử, mà vẫn được in ra trên giấy và chuyển tới từng người hoặc bộ phận.

Bản ghi nhớ nên được gửi trực tiếp đến những người nhận và phải ký hoặc viết tắt tên người gửi. Nếu bản ghi nhớ có các thông tin bí mật, hãy gửi trong phong bì có niêm phong.

6. Các văn bản thông dụng khác a. Báo cáo
Là thư ký hành chính, bạn có thể được yêu cầu lập rất nhiều báo cáo khác nhau. Một vài báo cáo có thể được sử dụng thường xuyên và tạo từ nhiều nguồn thông tin khác nhau. Đối với những báo cáo quan trọng thì việc cung cấp nguồn thông tin có thể sẽ từ các vị trí quản lý, và chính họ sẽ xem xét, chỉnh sửa.

Về cơ bản, thư ký hành chính có thể lập báo cáo phổ biến với các phần như sau: lời giới thiệu, nội dung, bảng biểu, hình minh họa, bảng chú giải thuật ngữ,… Ngoài ra, báo cáo còn có thể có phụ lục, lời cảm ơn,… tùy thuộc vào nội dung và mục đích của báo cáo.

Báo cáo có thể được đóng quyển, có bìa chính và bìa giả. Trên bìa phải có đầu đề và tên tác giả, đầu đề nên được viết hoa. Bìa có thể in trên giấy cứng hoặc giấy màu.

Nếu trong báo cáo có bảng biểu, nên lập một danh sách các bảng biểu ở phụ lục phần đầu báo cáo, có đánh số trang.

Nếu báo cáo sử dụng hình minh họa, nên có một danh sách số hình, số trang và lời chú thích cho hình vẽ trong phần nội dung của báo cáo.

Nếu có tài liệu tham khảo bổ sung hoặc nguồn tra cứu, nên để cuối báo cáo trong phần tài liệu tham khảo.

Trong báo cáo sử dụng từ viết tắt hoặc các thuật ngữ kỹ thuật thì nên có bảng chú giải ở ngay phần đầu báo cáo.

Nếu báo cáo dài với nhiều nội dung và các phần tình bày, nên lập mục lục để người đọc tìm được thông tin cần thiết.

b. Thông cáo báo chí

Khi viết một thông cáo báo chí, nên bắt đầu những ý chính trước, sau đó là những chi tiết chính liên quan, từ đó triển khai những chi tiết cụ thể hơn và các thông tin bổ sung. Những yếu tố chính cần xem xét là: ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao.

Thông cáo báo chí phải mang tính chân thực, đáng chú ý và có nhiều thông tin. Tất cả các chi tiết nên được kiểm tra, đọc và sửa cẩn thận.

Thông cáo báo chí nên được in trên giấy văn phòng; cách dòng, cỡ chữ và phông chữ rõ ràng, dễ đọc.

Phần trên cùng của thông cáo báo chí đưa các thông tin liên lạc với tên, địa chỉ, số điện thoại và thư điện tử. Cụm từ Thông cáo báo chí nên đặt to ở giữa trang, dưới phần thông tin liên lạc, có thể ghi ngày tháng ở phía trên cụm từ Thông cáo báo chí và để sát lề phải.

Cố gắng trình bày thông cáo báo chí trong một trang. Nếu buộc phải kéo thành hai trang thì phải đánh số trang và đặt một đầu đề ngắn ở phần Footer.

c. Bảng biểu

Để sắp xếp thông tin dễ đọc, ngắn gọn thì cách tốt nhất là sử dụng bảng biểu .

Trong phần mềm Microsoft Word, có những bảng mặc định có hệ thống ô kẻ ngang và dọc, tùy số cột và hàng cần sử dụng mà lựa chọn khi tạo bảng. Trong quá trình điền thông tin, có thể thêm hàng hoặc cột nếu cần.

Tiêu đề cột thường được thêm vào phần trên của mỗi cột. Hàng đầu tiên của mỗi cột được hợp lại thành một hàng đơn để liệt kê đầu đề, cột đầu đề nên in đậm hoặc viết hoa.

Văn bản tiêu đề cũng như các văn bản khác trong bảng biểu có thể in đậm, nghiêng. Để tăng tính hấp dẫn của bảng biểu, có thể thay đổi màu của văn bản và thêm hiệu ứng tô bóng cho hàng và cột.

Sử dụng tính năng đường viền và hiệu ứng tô bóng cho toàn bảng hoặc từng phần của bảng; bạn cũng có thể thay đổi kích thước hoặc kiểu dáng của hệ thống đường kẻ.

Nên viết hoa những từ đầu tiên của mỗi mục trong bảng, đối với văn bản trong bảng có danh sách cần được đánh số và hệ thống dấu câu giống như trong văn bản tài liệu thông thường.

Khi chèn bảng vào một báo cáo, nên để bảng ngay sau đoạn văn bản đề cập tới nội dung của bảng đó. Tránh trình bày bảng thành hai trang, nếu cần thiết hãy bắt đầu bảng ở một trang mới.

7. Soạn thảo và chỉnh sửa

Đối với thư ký hành chính, việc soạn thảo một tài liệu đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, có những vấn đề sau bạn không thể bỏ qua: ngữ pháp, chính tả, độ chính xác, các dấu chấm câu, hình thức trình bày.

Trong một số văn phòng lớn, công việc soạn thảo văn bản cho từng bộ phận có thể do chính người của nhóm đó đảm nhiệm, nhằm đảm bảo sự chính xác về nội dung, ngữ nghĩa, đặc biệt là tài liệu liên quan đến kỹ thuật. Sau đó, có thể chuyển đến cho thư ký hành chính hoặc những người đảm trách về thông tin như bộ phận truyền thông, quảng cáo của công ty để chỉnh sửa hoàn thiện.

Đối với những văn bản thông thường, như các thông báo, thư mời chung của toàn công ty có thể do thư ký hành chính đảm nhiệm.

Đối với những văn bản quan trọng, có thể sếp sẽ là người đọc và kiểm tra tài liệu cuối cùng, sau đó trả lại cho thư ký hành chính để hoàn chỉnh.

a. Sửa bản thảo

Để chỉnh sửa bản thảo hiệu quả, nên sử dụng danh sách kiểm tra sau khi sửa bản thảo hoặc tài liệu như dưới đây:

Đánh số tiêu đề và tiểu mục đã phù hợp, nhất quán chưa;

Có lỗi chính tả nào không;

Kiểm tra lại các tên riêng được dùng trong suốt văn bản;

Số trang văn bản, tài liệu đã được đánh số đúng chưa;

Kiểm tra dòng ghi ngày tháng;

Dấu chấm câu sử dụng thế nào;

Các chữ in hoa tiêu đề đã sử dụng nhất quán chưa;

Danh mục sách tham khảo thế nào…

b. Xem xét lại bằng điện tử

Ngày nay, chủ yếu việc sửa lại bản thảo đều được thực hiện trên máy vi tính, trên chính các file gốc do người soạn ban đầu lập ra.

Trong chương trình Microsoft Word, hãy sử dụng tính năng Track Changes để hiển thị những sửa đổi, bổ sung của mỗi lần thực hiện, cho phép nhiều người sửa lại và bình luận. Sau khi xem xét phần sửa lại, bạn có thể chấp nhận hoặc loại bỏ.

c. Đọc và sửa bản in thử

Để việc đọc và sửa bản in thử hiệu quả, tốt nhất là sử dụng danh mục kiểm tra sau khi đọc và sửa tài liệu trên file mềm cũng như bản in:

Tiêu đề và các phần văn bản khác có đồng nhất trong lối viết và cách trình bày;

Kiểm tra dòng ngày tháng, tên họ viết tắt, bản gửi kèm và ký hiệu sao chép đã chính xác chưa;

Các trích dẫn tham khảo thế nào;

Định dạng chung của toàn bộ văn bản đã nhất quán chưa;

Tính liên tục của văn bản: có trang nào, phần nào bị bỏ qua hay thiếu sót không;

Các câu, chữ, từ ngữ đã đúng chính tả, linh hoạt chưa; có bị trùng lặp hay tối nghĩa không;

Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất của văn bản cần đọc thử, hãy tự bổ sung vào danh mục kiểm tra những chú ý khác hoặc các đặc trưng của tài liệu đó.

Như đã nêu ở phần trên, nếu văn bản ở dạng file mềm thì sử dụng Track Changes khi tiến hành chỉnh sửa; nếu ở dạng bản in thử, hãy dùng một chiếc bút đỏ để chỉ rõ những phần cần thay đổi, bổ sung.

Đối với các văn bản thông dụng trong công việc hành chính văn phòng có thể tham khảo các mẫu tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 cuối cuốn sách này.

Đối với các văn bản tiếng Anh, có thể tham khảo cuốn Sổ tay tiếng Anh trong công việc hành chính (Công ty Sách Alpha xuất bản năm 2010) để nắm được các cách trình bày cơ bản và tránh các lỗi thường gặp trong sử dụng tiếng Anh.