Ngày nay, giới lao động văn phòng chiếm số lượng đông đảo trong lực lượng lao động của mỗi quốc gia, việc đảm bảo cho người lao động có những điều kiện và môi trường lao động tốt nhất là biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả lao động.

Khoa học nghiên cứu về lao động chỉ ra ba khía cạnh về nơi làm việc: vật chất, môi trường và cá nhân. Yếu tố vật chất tạo ra sự tương thích giữa người lao động và nơi làm việc. Yếu tố môi trường bao gồm từ ánh sáng đến không khí làm việc. Yếu tố cá nhân là nhu cầu nghỉ ngơi định kỳ cũng như trong ngày làm việc để phục hồi năng lượng.

Nhận biết sớm về những triệu chứng thể chất cho phép thích nghi, tìm kiếm giúp đỡ và giảm thiểu khó chịu. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng và khó chịu ở bất cứ bộ phận nào, hãy hành động ngay lập tức để loại bỏ những cảm giác đó. Điều quan trọng là phải chú ý đến những dấu hiệu và triệu chứng ban đầu để tránh dẫn đến những tổn thương lớn hơn sau này.

Hãy xem xét những triệu chứng sau:

• Bạn cảm thấy ngứa ran, tê cứng hay lạnh cóng ở các khớp xương hay tứ chi.

• Lực của tay yếu đi hay mất đi sự khéo léo.

• Bạn gặp khó khăn khi vặn nắm đấm cửa hay giữ các vật khác.

Nếu bạn gặp những triệu chứng này cũng đừng vội hốt hoảng, có thể nó chỉ mang tính tạm thời. Hoặc có thể đó chỉ là kết quả của những hoạt động giải trí như chơi thể thao quá sức, sai động tác,… Còn nếu triệu chứng kéo dài thì nên can thiệp sớm để tránh những khó chịu kéo dài.

Tuy nhiên, cho dù là làm việc hay giải trí, nên kiểm tra những yếu tố nguy hại trong hoạt động như sau:

• Bạn tham gia những hoạt động kéo dài, có cường độ cao mà không được nghỉ ngơi;

• Bàn làm việc đã sắp xếp khoa học để có thể dễ dàng với tới điện thoại hay những tài liệu tham khảo chưa;

• Bạn thường xuyên ngồi một vị trí mà không di chuyển, không nghỉ ngơi, không vận động trong một khoảng thời gian dài. Bạn nên nghỉ ngơi ít nhất một lần ít nhất 10 phút mỗi tiếng;

• Bạn phải dùng quá nhiều lực khi cầm bút hay bút chì;

• Bạn phải thực hiện những công việc yêu cầu cường độ cao về thị giác mà không nghỉ ngơi

• Bạn phải làm việc ở nơi có nhiệt độ thay đổi lớn, nhiều bụi, gió, ánh sáng yếu hoặc không đều hay tiếng ồn quá mức…

1. Điều chỉnh tư thế ngồi

Có ba tư thế phù hợp để ngồi vào bàn làm việc. Ngồi thẳng là tư thế quen thuộc nhất khi làm việc với máy tính. Khi ngồi, góc giữa phần trên và dưới cơ thể bạn khoảng 90 độ. Lưng nên được đỡ và thẳng. Chân đặt trên sàn hoặc miếng để chân. Đây là tư thế tốt nhất khi làm việc với máy tính.

Vị trí ngồi phổ biến thứ hai là tựa. Với kiểu này, bạn tựa lưng vào ghế. Hãy đảm bảo rằng toàn bộ lưng được đỡ và mông không hướng về phía trước. Chân vẫn đặt trên sàn hoặc miếng để chân. Đây là tư thế tốt để xem thông tin trên màn hình hoặc đọc tài liệu.

Cách ngồi thứ ba là nghiêng mình. Trong tư thế này, phần trên của cơ thể sẽ thẳng đứng trong khi phần đùi nghiêng nhẹ, chân đặt trên sàn hoặc trên miếng để chân. Lưng ghế được chỉnh gần như thẳng đứng để hỗ trợ cho lưng. Đây cũng là tư thế tốt để làm việc với máy tính.

Bạn có thể thực hiện vài điều chỉnh để thoải mái hơn như: điều chỉnh độ cao của chỗ ngồi, độ cao của tựa lưng, độ nghiêng của tựa lưng và chỗ để tay.

Độ cao của ghế ngồi nên điều chỉnh sao cho khuỷu tay của bạn gần bằng độ cao của bàn phím. Mông nên song song với sàn và chân để thoải mái trên sàn. Điều này giúp mông tránh bị nén và không bị thiếu máu, cũng giúp chân không bị mỏi. Đồng thời, cũng giúp bạn ngồi thẳng hơn và tựa lưng trên ghế giảm căng thẳng cho phần lưng dưới.

Điều chỉnh độ cao của tựa lưng để lưng dưới của bạn được đỡ. Khi điều chỉnh đúng, phần đỡ ngang lưng của tựa lưng sẽ phù hợp với độ uốn cong của xương sống dưới. Điều chỉnh này giúp lưng dưới duy trì độ uốn tự nhiên và giúp xương sống có độ nén tốt, giảm mệt mỏi cho các cơ lưng.Ngày nay, giới lao động văn phòng chiếm số lượng đông đảo trong lực lượng lao động của mỗi quốc gia, việc đảm bảo cho người lao động có những điều kiện và môi trường lao động tốt nhất là biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả lao động.

Khoa học nghiên cứu về lao động chỉ ra ba khía cạnh về nơi làm việc: vật chất, môi trường và cá nhân. Yếu tố vật chất tạo ra sự tương thích giữa người lao động và nơi làm việc. Yếu tố môi trường bao gồm từ ánh sáng đến không khí làm việc. Yếu tố cá nhân là nhu cầu nghỉ ngơi định kỳ cũng như trong ngày làm việc để phục hồi năng lượng.

Nhận biết sớm về những triệu chứng thể chất cho phép thích nghi, tìm kiếm giúp đỡ và giảm thiểu khó chịu. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng và khó chịu ở bất cứ bộ phận nào, hãy hành động ngay lập tức để loại bỏ những cảm giác đó. Điều quan trọng là phải chú ý đến những dấu hiệu và triệu chứng ban đầu để tránh dẫn đến những tổn thương lớn hơn sau này.

Hãy xem xét những triệu chứng sau:

• Bạn cảm thấy ngứa ran, tê cứng hay lạnh cóng ở các khớp xương hay tứ chi.

• Lực của tay yếu đi hay mất đi sự khéo léo.

• Bạn gặp khó khăn khi vặn nắm đấm cửa hay giữ các vật khác.

Nếu bạn gặp những triệu chứng này cũng đừng vội hốt hoảng, có thể nó chỉ mang tính tạm thời. Hoặc có thể đó chỉ là kết quả của những hoạt động giải trí như chơi thể thao quá sức, sai động tác,… Còn nếu triệu chứng kéo dài thì nên can thiệp sớm để tránh những khó chịu kéo dài.

Tuy nhiên, cho dù là làm việc hay giải trí, nên kiểm tra những yếu tố nguy hại trong hoạt động như sau:

• Bạn tham gia những hoạt động kéo dài, có cường độ cao mà không được nghỉ ngơi;

• Bàn làm việc đã sắp xếp khoa học để có thể dễ dàng với tới điện thoại hay những tài liệu tham khảo chưa;

• Bạn thường xuyên ngồi một vị trí mà không di chuyển, không nghỉ ngơi, không vận động trong một khoảng thời gian dài. Bạn nên nghỉ ngơi ít nhất một lần ít nhất 10 phút mỗi tiếng;

• Bạn phải dùng quá nhiều lực khi cầm bút hay bút chì;

• Bạn phải thực hiện những công việc yêu cầu cường độ cao về thị giác mà không nghỉ ngơi

• Bạn phải làm việc ở nơi có nhiệt độ thay đổi lớn, nhiều bụi, gió, ánh sáng yếu hoặc không đều hay tiếng ồn quá mức…

1. Điều chỉnh tư thế ngồi

Có ba tư thế phù hợp để ngồi vào bàn làm việc. Ngồi thẳng là tư thế quen thuộc nhất khi làm việc với máy tính. Khi ngồi, góc giữa phần trên và dưới cơ thể bạn khoảng 90 độ. Lưng nên được đỡ và thẳng. Chân đặt trên sàn hoặc miếng để chân. Đây là tư thế tốt nhất khi làm việc với máy tính.

Vị trí ngồi phổ biến thứ hai là tựa. Với kiểu này, bạn tựa lưng vào ghế. Hãy đảm bảo rằng toàn bộ lưng được đỡ và mông không hướng về phía trước. Chân vẫn đặt trên sàn hoặc miếng để chân. Đây là tư thế tốt để xem thông tin trên màn hình hoặc đọc tài liệu.

Cách ngồi thứ ba là nghiêng mình. Trong tư thế này, phần trên của cơ thể sẽ thẳng đứng trong khi phần đùi nghiêng nhẹ, chân đặt trên sàn hoặc trên miếng để chân. Lưng ghế được chỉnh gần như thẳng đứng để hỗ trợ cho lưng. Đây cũng là tư thế tốt để làm việc với máy tính.

Bạn có thể thực hiện vài điều chỉnh để thoải mái hơn như: điều chỉnh độ cao của chỗ ngồi, độ cao của tựa lưng, độ nghiêng của tựa lưng và chỗ để tay.

Độ cao của ghế ngồi nên điều chỉnh sao cho khuỷu tay của bạn gần bằng độ cao của bàn phím. Mông nên song song với sàn và chân để thoải mái trên sàn. Điều này giúp mông tránh bị nén và không bị thiếu máu, cũng giúp chân không bị mỏi. Đồng thời, cũng giúp bạn ngồi thẳng hơn và tựa lưng trên ghế giảm căng thẳng cho phần lưng dưới.

Điều chỉnh độ cao của tựa lưng để lưng dưới của bạn được đỡ. Khi điều chỉnh đúng, phần đỡ ngang lưng của tựa lưng sẽ phù hợp với độ uốn cong của xương sống dưới. Điều chỉnh này giúp lưng dưới duy trì độ uốn tự nhiên và giúp xương sống có độ nén tốt, giảm mệt mỏi cho các cơ lưng.

Điều chỉnh độ nghiêng của tựa lưng là điều chỉnh góc giữa tựa lưng và ghế ngồi. Góc đó nên nhỏ hơn 90 độ. Tránh để tựa lưng quá xa hay quá gần bàn phím vì sẽ khiến khuỷu tay phải cong lên nhiều.

Điều chỉnh chỗ để tay là điều chỉnh độ cao của chỗ để tay để khuỷu tay nghỉ ngơi một cách tự nhiên mà không cần trùng hoặc nhún vai. Nên điều chỉnh độ rộng giữa chỗ để tay để chỗ này ngay phía dưới khuỷu tay nhằm giảm áp lực cho vai.

Nếu ghế của bạn không thể điều chỉnh được thì có thể làm chúng phù hợp hơn bằng cách kê cao và thêm vào phần đỡ ngang lưng. Bạn có thể điều chỉnh độ cao bằng cách kê một tấm đệm vào chỗ ngồi, và thêm nệm lưng, gối hoặc một cái khăn cuốn tròn để đỡ ngang lưng.

2. Xác định vị trí cho chuột và bàn phím

Bàn phím và chuột là thứ mà bạn sử dụng nhiều nhất trong suốt quá trình làm việc.

Để thoải mái nhất khi làm việc với bàn phím và chuột, nên đặt chúng đúng vị trị và nếu cần thiết có thể kiếm thêm phụ kiện cho chúng.

Nên đặt bàn phím ngay phía trước màn hình sao cho phím G và H ở chính giữa màn hình. Ngồi sao cho góc khuỷu tay xấp xỉ 90 độ. Duy trì một đường thẳng giữa tay và cẳng tay.

Nên để chuột có độ cao tương ứng và gần ngay cạnh bàn phím, duy trì tư thế tự nhiên và tăng mức độ thoải mái.

Một vài phụ trợ cho bàn phím và chuột có thể giúp bạn thấy thoải mái hơn như khay và nền bàn phím có thể điều chỉnh được để đặt bàn phím ở mọi độ cao giúp cổ tay và cánh tay ở tư thế tự nhiên và thư giãn. Khay bàn phím có thể trượt ra/vào từ ngăn dưới của bàn làm việc.

3. Vị trí máy tính

Vị trí và hướng của màn hình hiển thị phụ thuộc vào đặc điểm về ánh sáng nơi làm việc của bạn, khoảng cách và góc xem, và điều chỉnh ánh sáng. Điều chỉnh ánh sáng là chìa khóa để tránh mỏi mắt và những khó chịu khác. Bạn có thể sử dụng màn hình chống lóa trong trường hợp nơi làm việc không thể sắp xếp hoặc điều chỉnh được nguồn ánh sáng.

Nếu có thể, hãy chọn vị trí làm việc để màn hình thẳng đứng với cửa sổ và tránh xa những nguồn sáng.

Nên điều chỉnh độ tương phản, ánh sáng, màu sắc của màn hình để thoải mái nhất. Bạn có thể phải thay đổi những điều chỉnh này thường xuyên khi ánh sáng phòng thay đổi.

Khoảng cách giữa mắt và phần hiển thị có thể là bất cứ khoảng cách nào mang lại sự thoải mái nhất, giúp bạn dễ dàng đọc được các ký tự trên màn hình. Không nên ngả về phía trước hoặc nghiêng về phía sau để đọc được màn hình. Một trong những nguyên tắc an toàn là ngồi cách màn hình hiển thị một cánh tay.

Bạn có thể điều chỉnh màn hình lên hoặc xuống khi cần thiết, cố gắng duy trì góc 90 độ với đường thẳng vị trí bạn ngồi. Bạn nên thực hiện những hướng dẫn về xác định vị trí cho phần hiển thị, tránh bị mỏi mắt, gây khó chịu cho cổ và lưng.

4. Sắp xếp chỗ làm việc của bạn

Cách sắp xếp chỗ làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân là điều quan trọng để làm việc thoải mái. Hãy cố gắng thu xếp một không gian làm việc đủ để đặt máy tính, sắp xếp bàn làm việc để hoạt động tốt nhất.

Đặt những dụng cụ thường xuyên sử dụng như điện thoại, sổ ghi chép trên bàn, để dễ dàng với tới, giảm thiểu sự di chuyển trong quá trình làm việc.

Công việc của thư ký hành chính chủ yếu là xử lý các tài liệu, bạn nên đặt tài liệu phù hợp để tránh mỏi mắt và cổ. Bạn có thể sử dụng thiết bị giữ tài liệu để giảm di chuyển khi nhìn tới nhìn lui giữa màn hình và tài liệu.

Nếu bạn phải nghe rất nhiều cuộc điện thoại trong ngày thì tránh đặt ống nghe vào giữa tai và vai. Điều này dẫn tới cảm giác khó chịu cho cổ, bạn có thể kiếm một tai nghe điện thoại để tránh cảm giác này.

5. Điều chỉnh cường độ công việc

Chưa cần biết chỗ làm việc của bạn được sắp xếp tốt như thế nào, bạn nên bố trí thời gian nghỉ ngơi thường xuyên. Nghỉ ngơi thường xuyên giúp bạn tránh mệt mỏi khi phải thực hiện những công việc liên tiếp, có cường độ cao và lặp đi lặp lại nhiều. Sự nghỉ ngơi này có thể chỉ đơn giản là việc bạn thay đổi tư thế ngồi hoặc đứng lên và vươn vai tại chỗ, điều này giúp bạn giảm được căng thẳng và tránh mệt mỏi kéo dài.

Khi làm việc với máy tính, bạn nên nghỉ ngơi ít nhất mỗi tiếng một lần. Thời gian nghỉ ngơi từ 30 giây đến 5 phút và nên đi lại để giảm mệt mỏi. Nên đứng khi nói chuyện điện thoại hoặc trao đổi với đồng nghiệp. Thỉnh thoảng, cũng nên đi photo tài liệu, đưa thông báo hoặc tài liệu tới từng người trong văn phòng thay vì gọi họ tới lấy…

Nên cho mắt nghỉ ngơi hợp lý, vì làm việc trong thời gian dài khiến mắt của bạn bị mỏi, giảm hiệu quả. Việc nghỉ ngơi của mắt có thể chỉ là nhìn ra chỗ khác thay vì liên tục nhìn màn hình hoặc đọc tài liệu, cũng nên nhắm mắt lại vài phút sau khoảng một giờ đọc liên tục. Nếu cảm thấy khô mắt, có thể sử dụng thuốc nhỏ mắt hỗ trợ.

Những nghiên cứu này giúp người lao động hiểu về chính môi trường lao động của mình, từ đó có những điều chỉnh, thay đổi, cải tạo phù hợp, vừa đảm bảo sức khỏe vừa góp phần nâng cao hiệu suất lao động của chính mình cũng như của cả tập thể.