Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề được khen cũng nhiều nhưng cũng bị chê không ít. Đó chính là các thư ký hành chính ngày nay.

Được nhận định là “bộ mặt thứ hai của giám đốc”, thư ký hành chính ngày nay được coi là người “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”. Họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký hành chính còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian cuộc gặp cho giám đốc…

Với tính chất công việc như vậy, thư ký hành chính cũng phải đối mặt với những tình huống khó xử, cần phải có cách xử trí kịp thời, đúng mực, vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa đảm bảo vị thế của mình.

Dưới đây là một số tình huống khó xử mà các thư ký hành chính thường hay gặp phải và cách ứng xử phù hợp. Các bạn có thể tham khảo để áp dụng nếu trường hợp đó xảy ra với bạn.

Bị mang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty. Do sự quá gần gũi với giám đốc cũng như các cấp quản lý, cộng thêm tính chất công việc (truyền đạt các mệnh lệnh, chuyển các quyết định và thông tin từ sếp tới những người có liên quan,…) nên các thư ký hành chính rất dễ bị đồng nghiệp săm soi, cho là “cậy quyền ỷ thế”, như thể mệnh lệnh đó là từ họ chứ không phải từ sếp.

Thư ký hành chính phải thật cẩn trọng trong từng lời ăn tiếng nói cũng như hành động của mình. Việc truyền đạt các mệnh lệnh nên rõ ràng nhưng cũng mềm dẻo, thể hiện rõ đó là của sếp chứ không phải của bạn.

Bị khách hàng/đối tác coi là rào cản giữa họ với giám đốc. Đối với khách hàng, đối tác, nếu thư ký hành chính tỏ ra thiếu nhiệt tình hoặc chưa chu đáo, hay thậm chí cả khi thư ký hành chính đang cư xử thận trọng để nắm bắt được mục tiêu của đối tác cũng dễ gây ra tâm lý chán nản và thất vọng cho họ.

Giải pháp là giữ thái độ thẳng thắn, trung thực và tạo sự tin cậy cho khách hàng. Thư ký hành chính nên tỏ rõ quan điểm của mình, tìm hiểu thấu đáo về yêu cầu của đối tác và truyền đạt thông tin trung thực tới sếp. Đồng thời, cũng thể hiện rõ sự chuyên nghiệp trong xử lý thông tin, tạo được ấn tượng tốt về công ty của bạn với khách hàng để giữ chân họ, và vẫn “ghi điểm” trong mắt sếp.

Bị “nghi ngờ” về mối quan hệ với sếp. Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất của người làm công việc của thư ký hành chính. Trong công việc hàng ngày, các thư ký hành chính sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứ không phải là sếp nữa. Nhưng những người xung quanh đâu hiểu được tình huống khó xử của bạn, họ nghi ngờ và không ít kẻ “xấu tính” có dịp để “chơi bẩn” bạn.

Giữ thái độ ân cần, chu đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp. Vì vậy, thư ký hành chính nên thể hiện sự chân thành, lắng nghe tâm sự của sếp, nhưng cũng đừng tỏ ra yếu đuối, vượt qua giới hạn cần thiết giữa hai người. Điều này cũng là để giữ cho công việc và vị thế của chính bạn.

Trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc, nhưng đừng mắc phải sai lầm là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Hàng ngày, có thể bạn được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng bạn cần phải bỏ ngoài tai mọi chuyện và giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc chuyện trò vui vẻ với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy cũng như “lấy câu chuyện làm quà”.

Những khó khăn trong việc duy trì mối quan hệ với sếp. Vì là người gần cận nhất với sếp, cũng như hầu hết thời gian làm việc của thư ký hành chính là với sếp, nên không thể tránh khỏi những lúc bạn phải hứng chịu những cáu bẳn, bực bội của sếp mà có thể nguyên nhân không phải từ bạn. Cư xử của bạn sẽ quyết định mối quan hệ giữa hai bên được duy trì ra sao, thậm chí còn ảnh hưởng cả đến tính ổn định và lâu dài trong công việc của bạn.

Thư ký hành chính nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để tìm ra cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày.

Nếu giám đốc là người nóng tính, dễ cáu bẳn, khiếm nhã, đừng cãi lại họ hoặc phản hồi ngay lập tức những gì vừa nghe được. Hãy chờ khi cơn nóng giận của giám đốc nguôi đi, rồi hãy nhắc lại khéo léo chuyện vừa qua, vừa giải thích tình huống thực tế phát sinh, đưa ra những lời thanh minh cần thiết cho bạn và lời phê bình tế nhị với sếp. Điều này sẽ có tác dụng về lâu dài, đảm bảo không sứt mẻ mối quan hệ giữa bạn và sếp cũng như giữa sếp với những người khác.

Đối với những giám đốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét sắc sảo, phân tích hợp lý vụ việc xảy ra …

Bên cạnh hai kiểu người trên, còn có những giám đốc đa cảm. Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sống đời thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sỹ. Các thư ký hành chính phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này. Thường những người như vậy có tính cách thất thường, mau nhớ mau quên. Vì vậy, trong công việc, thư ký hành chính phải đặc biệt thận trọng, ghi chép và nếu có thể nên yêu cầu sếp chuyển mệnh lệnh bằng văn bản. Đồng thời, cũng tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, xúc động ra kể lể với sếp để khơi gợi lòng trắc ẩn, sự cảm thông của họ. Vì sự rung động trong con người giám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình và có những hành động vượt quá giới hạn cần thiết, đẩy thư ký hành chính vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.

Những rắc rối trong quan hệ với người thân hay bạn bè sếp. Trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc, người thư ký hành chính cũng gặp rất nhiều khó khăn. Người thân và bạn bè sếp có thể “lợi dụng” mối quan hệ của họ để làm phiền bạn hoặc quấy rầy sếp trong thời gian làm việc, không dễ để bạn từ chối họ.

Trong những trường hợp như thế, người thư ký hành chính cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống qua lời nói vô tình hay cử chỉ vô ý. Do đó, tốt nhất là các thư ký hành chính nên từ chối khéo những lời mời như vậy.

Có thể nói, công việc của thư ký hành chính không dễ chút nào. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần cả nghệ thuật sống nữa. Những thư ký hành chính thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước của hoạt động thị trường, cũng như của các cơ hội khác. Không ai cho rằng đây là một nghề dễ dàng và đã là nghề thì bạn buộc phải thông thạo mới chớp được cơ hội thăng tiến cho sự nghiệp của mình.

20

CƠ HỘI THĂNG TIẾN CHO THƯ KÝ HÀNH CHÍNH CHUYÊN NGHIỆP

Thư ký hành chính và công việc của họ đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, thư ký hành chính trở thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các quan hệ với khách hàng và đối tác. Về mặt quan hệ cấp bậc cũng có sự thay đổi; quan hệ giữa giám đốc và thư ký có khuynh hướng mở ra không gian cấp bậc cao. Các công ty muốn giảm chi phí, nên thư ký hành chính không chỉ làm việc với giám đốc mà còn với các cấp lãnh đạo khác.

Một văn phòng thư ký hành chính có thể có nhiều người, hoạt động hỗ trợ nhau trên nhiều lĩnh vực. Người chủ doanh nghiệp thường tìm cho được người thư ký hành chính năng động trong các công việc đó. Thư ký có năng lực sáng giá không khác gì những các nhân viên chuyên môn giỏi giang khác.

Những yêu cầu cao đó không đồng nghĩa với việc để làm được thư ký hành chính thạo việc là phải có năng khiếu hay thiên hướng nào đó. Mà buộc họ phải lao vào các hoạt động tích cực và có tính độc lập. Hiện nay có khá nhiều thư ký lành nghề không trải qua đào tạo chuyên nghiệp ở trường lớp, điều quan trọng là họ phải có những phẩm chất chung như dưới đây để đặt những bước chân đầu tiên lên lộ trình phát triển nghề nghiệp.

Khả năng phản xạ tốt và suy xét nhạy bén. Trong đàm phán, người thư ký hành chính phải đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Bằng cấp không nhất thiết là một đòi hỏi trọng yếu, nhưng khả năng phản xạ tốt và suy xét nhạy bén luôn cần thiết với người thư ký hành chính. Điều này giúp bạn ứng phó kịp thời với các tình huống đột xuất xảy ra trong công việc, nhất là những tình huống phức tạp, tế nhị rất hay xảy ra đối với người thư ký hành chính. Sự suy xét nhạy bén có thể giúp bạn rút lui kịp thời, tránh bị rơi vào tình huống khó xử; hoặc đưa ra những quyết định sáng suốt, thức thời khác.

Có đầu óc sáng kiến và khả năng tổ chức. Người thư ký hành chính ngày nay thường xuyên đối mặt với các hội nghị, hội thảo cũng như các cuộc họp hành, gặp gỡ của công ty. Tổ chức hội họp là việc họ phải làm thường xuyên, vì vậy, đầu óc sáng kiến và khả năng tổ chức hỗ trợ tích cực cho người thư ký hành chính trong công việc hàng ngày. Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người thư ký hành chính năng động trong công việc và họ thực sự sáng giá không kém gì những cán bộ chủ chốt khác

Sử dụng thành thạo một ngoại ngữ. Ngày nay, ngoại ngữ trở thành một công cụ không thể thiếu trong nền kinh tế hội nhập. Những ngoại ngữ thông dụng hiện nay gồm tiếng: Anh, Hoa, Nhật, Hàn Quốc. Thành thạo ngoại ngữ là yếu tố quan trọng góp phần vào quá trình làm việc, nhất là khi thư ký hành chính là người tiếp xúc ban đầu với khách hàng, đối tác mà có thể là người nước ngoài. Hạn chế trong giao tiếp hoặc chia sẻ ý tưởng với khách hàng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công ty nói chung cũng như đến việc đánh giá khả năng của bạn nói riêng.

Khả năng làm việc độc lập. Giám đốc thường xuyên bận rộn và đi công tác thường xuyên và thư ký hành chính là người phải giải quyết thay sếp những vấn đề cần kíp. Đôi khi, họ có thể thay mặt giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tinh thần trách nhiệm và khả năng quyết định là những kỹ năng hết sức cần thiết.

Khả năng quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả. Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản …), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở…) phải được thư ký hành chính đảm nhiệm tốt. Ở đây, thư ký hành chính phải thể hiện được khả năng quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.

Khả năng giao tiếp và xây dựng quan hệ. Thư ký hành chính còn là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó, bạn cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và đối tác đến giao dịch tại doanh nghiệp. Đi kèm đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.

Bên cạnh đó, người làm công việc của thư ký hành chính còn phải có những phẩm chất cá nhân khác như: trung thực, có trí tiến thủ, ham học hỏi. Vì tính chất công việc, thư ký hành chính là người được tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp, nên thư ký hành chính phải là người đáng tin cậy, biết giữ bí mật. Thư ký hành chính giỏi cũng là đối tượng cấp quản lý nhắm đến khi đề bạt. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, thư ký hành chính cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, và pháp luật.

Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét nếu thư ký hành chính là nữ. Vì họ thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết hợp đồng. Một ngoại hình ưa nhìn, trang phục lịch sự, có thẩm mỹ kết hợp với giao tiếp lịch thiệp sẽ giúp thư ký hành chính ghi được điểm trong mắt đối tác cũng như sếp, mở ra nhiều cơ hội thăng tiến.

Xu hướng hiện đại hoá trong các văn phòng hiện đại ngày nay đã đem lại cho người thư ký hành chính môi trường phát triển mới, nhiều đòi hỏi và thử thách cũng như nhiều cơ hội thăng tiến hơn.

Sự phát triển toàn cầu cũng khiến các tổ chức kinh doanh có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh làm cho vai trò của người lãnh đạo ngày càng nặng nề, khó khăn. Do vậy, để có thể điều hành hoạt động hiệu quả, giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển, cấp lãnh đạo cần có sự hỗ trợ về công việc nhất là công việc mang tính sự vụ để có thêm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Vì thế, thư ký hành chính đã trở thành một trong những trợ thủ đắc lực nhất của lãnh đạo.

Bên cạnh đó, thực tế công việc và những phấn đấu, thành công của nhiều thư ký hành chính đã dần dần thay đổi những tư tưởng hẹp hòi và định kiến về nghề thư ký, và tăng thêm cơ hội thăng tiến cho họ không chỉ trong công việc mà còn trong cả quan niệm xã hội về nghề nghiệp tích cực hơn, làm cho địa vị xã hội của nghề này cũng được nâng lên.

Để có thể tiến lên nấc thang nghề nghiệp cao hơn, trở thành một thư ký hành chính thành công, bản thân họ phải có lòng yêu nghề, quyết tâm, nghị lực bền bỉ theo đuổi quá trình bồi dưỡng nghiệp vụ, trau dồi phẩm chất để đáp ứng một cách tốt nhất những yêu cầu đặt ra.

Có thể hình dung các cấp bậc trong nghề thư ký hành chính hiện nay như sau:

Nhân viên phòng hồ sơ – lưu trữ

Thư ký tiếp tân

Thư ký soạn thảo/xử lý văn bản

Thư ký hành chính

Thư ký điều hành

Trợ lý giám đốc

Theo các cấp bậc trên, mức lương của người thư ký hành chính được chia làm các bậc tương ứng, tùy vào vị trí làm việc, kinh nghiệm và tài năng của người đó.

Tuy nhiên, những cấp bậc này chỉ để tham khảo trong các nấc thang thăng tiến của người thư ký hành chính. Ngoài ra, một thư ký hành chính vẫn có thể có những thành công lớn hơn trong sự nghiệp như phó giám đốc hay giám đốc nhưng thường nghiêng về bộ phận hành chính, nhân sự hay điều hành hơn.

Thực tế cho thấy, thư ký hành chính là một nghề có tính chuyên nghiệp, đòi hỏi cao, ngày càng phổ biến và đem lại tiềm năng thăng tiến cho tất cả những người đang theo đuổi lĩnh vực nghề nghiệp này và cả những người thư ký hành chính tương lai.