1. Hệ ra vào cơ sở

Trừ khi bạn là một người lập trình và biết viết mã chương trình để liên hệ trực tiếp với phần cứng máy tính nhằm thực hiện một chức năng, nếu không, bạn cần một hệ thống vận hành và phần mềm. Những hướng dẫn cơ bản cho phần mềm này là hệ vào ra cơ sở của máy tính (Basic Input Output System – BIOS).

BIOS được cài đặt trong mạch điện tử siêu nhỏ của bộ nhớ chỉ đọc (ROM) trên bản mạch in chính của máy tính. BIOS là thứ tải xuống đầu tiên khi máy tính khởi động. Những hướng dẫn cơ bản này kiểm tra máy tính để chắc chắn rằng nó sẽ được vận hành chính xác và sau đó, nhận dạng rất nhiều thành phần khác bao gồm CPU, bộ nhớ, bàn phím, màn hình,…

Sau khi máy tính khởi động và hoạt động, BIOS tiếp tục hoạt động như một giao diện giữa máy tính và hệ điều hành. BIOS giải thích lệnh để truy cập vào ổ cứng, hiển thị thông tin tới màn hình, nhận tín hiệu từ bàn phím và điều khiển các điều kiện hệ thống.

May mắn là hầu hết những người sử dụng máy tính không bao giờ tương tác với BIOS máy tính của họ. Lần duy nhất bạn có thể cần truy cập và sử dụng trực tiếp BIOS là khi cài đặt một ổ cứng mới. Bạn có thể truy cập vào BIOS bằng cách ấn phím DELETE trên bàn phím sau khi khởi động máy tính.

2. Các hệ điều hành

Hệ điều hành là một phần mềm cơ bản cho phép các chương trình khác vận hành với các lựa chọn trình đơn, quy trình, chức năng tương tự. Hệ điều hành, còn được gọi là OS, là một tập hợp các quy tắc mà các chương trình khác phải làm theo. Hệ điều hành hoạt động như liên lạc trung gian giữa phần mềm và phần cứng máy tính.

Microsoft Windows là hệ điều hành máy tính được sử dụng rộng rãi nhất. Có vài hệ điều hành thay thế như: Apple OS cho Macintosh, Unix, Linux.

Vì Microsoft Windows là hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay, nên chúng tôi sẽ chỉ giới thiệu về hệ điều hành này.

3. Hoạt động của hệ điều hành Microsoft Windows

Microsoft Windows là phần mềm mà nhiều nhà sản xuất máy tính cài đặt nhất. Hệ điều hành là giao diện giữa người sử dụng và các thành phần của máy tính. Khi cho hệ điều hành biết bạn muốn thực hiện điều gì, hệ điều hành sẽ thực hiện nhiệm vụ đó nếu được thông báo đúng cách. Vì vậy, bạn cần học cách để “liên lạc” với hệ điều hành máy tính.

Microsoft Windows có giao diện đồ họa người sử dụng (GUI) để tạo một giao diện dễ hiểu cho người sử dụng. Với Microsoft Windows, có thể nhìn bằng đồ họa những gì cần làm và hoàn thành nó thông qua giao diện đồ họa.

4. Màn hình nền Windows (Windows Desktop)

Màn hình bạn nhìn thấy khi khởi động máy tính là Windows Desktop. Khi sử dụng Windows, bạn nên sắp xếp lại, gỡ bỏ và cài đặt những hạng mục vào Desktop, giống như một màn hình thật. Desktop có rất nhiều tính năng như:

Biểu tượng màn hình như My Computer

Thanh tác vụ (Taskbar)

Nút Start

Taskbar được mặc định chiếm lĩnh cạnh đáy của Desktop, có thể di chuyển lên cạnh bên hoặc có thể ẩn đi và hiển thị khi cần thiết.

Hình 10-1. Màn hình nền Desktop điển hình

Trình đơn Start được mở ra khi kích vào nút Start phía dưới bên tay trái của thanh tác vụ. Là một hệ thống vận hành, Windows sẽ hiển thị giao diện cho người sử dụng.

Người mới sử dụng sẽ dùng trình đơn Start như nền tảng cho mọi hoạt động trong Windows. Giống như trong Windows, trình đơn Start có thể thay đổi phụ thuộc vào những chương trình và chọn lựa nhất định mà bạn cài đặt vào máy tính.

Lựa chọn tiếp theo trên trình đơn Start là Programs. Khi con trỏ ở trên Programs, một trình đơn mới xuất hiện bên phải của trình đơn Start. Để bắt đầu một chương trình, bạn chọn nó từ trình đơn Programs bằng cách kích chuột vào đó. Chương trình sẽ được tải và xuất hiện trên màn hình.

Lựa chọn cuối cùng trên trình đơn Start là tắt máy (Shut Down). Mặc dù bạn có thể tắt máy tính bằng cách ngắt nguồn hoặc sử dụng nút tắt/mở, nhưng làm vậy có thể mất dữ liệu và sai sót tài liệu. Vì vậy, bạn phải thực hiện tắt máy theo đúng quy trình chuẩn, là chọn Start, kích vào Turn Off Computer, chọn Turn Off.

5. Trợ giúp Windows (Windows Help)

Có hai loại trợ giúp cơ bản: trợ giúp trực tuyến cho chính

Windows và trợ giúp trực tuyến cho các ứng dụng khác chạy trong
Windows. Các nhà sản xuất phần mềm sử dụng thiết bị gắn liền của
Windows Help, do đó, các ứng dụng đều có điểm trợ giúp tương tự.

Một vài hộp thoại cũng có công cụ trợ giúp, bạn có thể ấn nút F1 hoặc chọn Help.

Các ứng dụng có hệ thống giúp đỡ của riêng chúng. Thường thì chúng sử dụng những mô hình giống như Windows.

6. Hộp thoại (Dialog Boxes)

Khi bạn chọn một mục từ một trình đơn, như lệnh in chẳng hạn, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện trên màn hình, thường được gọi là hộp thoại (Dialog Boxes). Hộp thoại thường được sử dụng để điều chỉnh rất nhiều cài đặt, như với hộp thoại in, có thể chọn chất lượng in, khổ giấy, số bản in, trang in,…

Hình 10-2: Hộp thoại in trong Microsoft Word

Trong một Dialog Box bạn thường sử dụng nút gọi là các nút Radio. Các nút Radio hình tròn và các nút được chọn có một dấu chấm, luôn theo nhóm có từ hai nút trở nên. Khi bạn chọn một nút khác thì nút được chọn trước đó bị loại bỏ, giống như khi ấn một nút trên radio trên xe hơi.

Dialog Box có thể chứa hộp nhập văn bản. Khi kích vào một trong những khoảng trống, con trỏ xuất hiện, chỉ rõ ký tự tiếp theo được gõ sẽ xuất hiện. Có thể sử dụng kỹ thuật này để chỉnh sửa các giá trị mặc định.

7. Tên tin và thư mục

Tệp tin (file) là một tài liệu đã được tạo ra hoặc là một ứng dụng đã được cài đặt trên máy tính. Tệp tin tương tự như chồng dự án trên bàn làm việc của bạn. Thư mục (Folder hoặc Directory) là một thư mục chứa các tệp tin.

Thư mục có thể được sử dụng để sắp xếp tài liệu đã được tạo ra; cũng có thể sắp xếp các tệp tin thành nhóm hợp lý. Thư mục có thể chứa các thư mục khác. Thư mục đầu tiên gọi là thư mục và các thư mục bên trong gọi là thư mục con.

Lưu tệp tin: Khi tạo một tài liệu, bạn muốn lưu nó lại để tránh mất dữ liệu. Khi mở một tệp tin mới, bạn sẽ phải đặt tên cho tệp tin và chọn một thư mục để lưu nó.

Có thể lưu bằng cách mở trình đơn File và chọn Save hoặc Save As. Trong ứng dụng như Microsoft Word, có thể kích vào nút Save trên thanh công cụ (Toolbar), hộp thoại Save As xuất hiện nếu là lần lưu đầu tiên, bạn đặt tên và thư mục lưu. Từ đây, mỗi lần kích vào nút Save, tài liệu được lưu lại ngay tại đó. Nếu bạn muốn lưu nó lại với cái tên mới, bạn mở trình đơn File và chọn Save As.

Cũng giống như hộp thoại Open, hộp thoại Save As chứa rất nhiều tính năng của Explorer, như chỉ ra một ổ đĩa và thư mục, hoặc quản lý tệp tin như xóa hoặc đặt lại tên tệp tin, xóa thư mục và tạo thư mục mới.

In tệp tin: Có thể in tài liệu bằng cách kích vào trình đơn File và chọn Print hoặc chọn biểu tượng in trên thanh công cụ. Khi đó, có thể hộp thoại Print sẽ mở ra, hoặc sẽ in tài liệu ngay lập tức mà không hiển thị hộp thoại.

Trong hộp thoại Print, có thể chọn máy in muốn sử dụng nếu có nhiều máy in trên mạng lưới; chọn phần tài liệu muốn in, số lượng bản in, khổ giấy,…

Tìm một tệp tin: Find là một công cụ tìm kiếm hữu ích. Khi bạn ấn F3 trên bàn phím, hộp thoại Find sẽ xuất hiện. Bạn ra lệnh Find để xác định vị trí một tệp tin, nó sẽ bắt đầu tìm kiếm từ thư mục đến ổ đĩa được chỉ ra; nếu bạn đưa ra được thư mục cụ thể thì việc tìm kiếm sẽ tiến hành nhanh hơn.

Mỗi lần bạn tạo một tệp tin, ngày và giờ cũng được lưu cùng với tệp tin đó. Khi tệp tin được sửa đổi, ngày và giờ cũng được cập nhật. Bạn có thể sử dụng mốc thời gian để tìm kiếm tệp tin vì Documents trên trình đơn Start sẽ nhớ 15 tệp tin cuối cùng được chỉnh sửa. Nếu không tìm thấy, bạn có thể dùng Find để hiển thị các tệp tin trong một khoảng thời gian nhất định.

Cuối cùng, bạn có thể tìm kiếm tệp tin và thư mục dựa trên dạng, kích thước hoặc thậm chí văn bản có trong tệp tin. Việc tìm kiếm theo văn bản phải mất nhiều thời gian, do đó, nên thu hẹp diện tìm kiếm bằng cách xác định một thư mục cụ thể, hoặc những tiêu thức khác như thời gian.

Phím tắt (Shortcut) là những tệp tin tắt dẫn tới những tệp tin, thư mục và chương trình khác. Khi bạn kích vào Shortcut, tệp tin, thư mục và chương trình này sẽ được mở ra, cho dù chúng được lưu ở bất kỳ ổ nào. Vì vậy, bạn nên tạo Shortcut trên Desktop để có thể mở được chương trình cần nhanh nhất.

Xóa tệp tin, thư mục và shortcut: Bạn có thể xóa tệp tin, thư mục và shortcut bằng cách chọn chúng rồi kéo tới biểu tượng Recycle Bin, hoặc ấn phím Delete trên bàn phím, hay mở trình đơn nhấp chuột phải và chọn Delete.

Khôi phục lại những mục đã xóa: Nếu muốn khôi phục lại một tệp tin, bạn có thể kéo nó ra khỏi cửa sổ Recycle Bin. Recycle Bin có thể được cài đặt để khi các tệp tin trong Recycle Bin chiếm một khoảng nhất định trên ổ đĩa, những tệp tin cũ nhất được tự động xóa bỏ vĩnh viễn. Hoặc chính người sử dụng có thể xóa tệp tin khỏi thư mục Recycle bằng cách chọn tệp tin đó trong cửa sổ Recycle Bin và xóa lại chúng một lần nữa bằng phím Delete. Bạn cũng có thể kích chuột phải trên Recycle Bin, rồi chọn Empty Recycle.

8. Control Panel

Control Panel (Bảng điều khiển) chứa một nhóm các chương trình tiện ích, cho phép bạn điều chỉnh máy tính, hệ điều hành Windows và điều khiển các thiết bị phần cứng. Những biểu tượng nhất định được thêm vào Control Panel khi cài đặt chương trình và tính năng trong Windows. Các chương trình tiện ích thường được sử dụng phổ biến nhất là :

Add/Remove (Thêm vào/Gỡ bỏ)

Date/Time (Ngày /giờ)

Display (Hiển thị)

Mouse ( Chuột)

Printer (Máy in)

Hình 10-3: Control Panel

Add/Remove Program: Khi mua một chương trình mới, bạn có thể cài đặt từ biểu tượng Add/Remove Programs. Từ hộp thoại này, kích vào nút Install để cài đặt chương trình mới. Nếu muốn gỡ bỏ một trong những chương trình này, chọn chương trình đó từ danh sách, sau đó ấn Remove Programs.

Tính năng Add/Remove Programs của Control Panel cung cấp một quy trình (wizard) cho cài đặt phần mềm. Khi mở Add/Remove Program, wizard sẽ cung cấp một quy trình cài đặt.

Nếu cần cài đặt phần mềm, hãy làm theo các bước sau:

Kích vào trình đơn Start

Chọn Settings

Kích vào Control Panel

Kích đôi vào biểu tượng Add/Remove Programs

Làm theo hướng dẫn cài đặt từ wizard

Một phương pháp khác để cài đặt là dùng lệnh Run, và cần phải biết tên của chương trình cài đặt, thông thường, chương trình cài đặt được gọi là setup.exe hoặc install.exe.

Để cài đặt phần mềm với lệnh Run, chọn Run từ trình đơn Start, xác định tệp tin cài đặt bằng cách kích vào Browse. Chọn tệp tin có đuôi mở rộng .exe và kích Open, chọn OK để bắt đầu quá trình cài đặt và hướng dẫn phù hợp để hoàn thành thao tác.

Date/Time: Bạn có thể kích phải vào đồng hồ trên Taskbar, Date/Time cho phép người sử dụng cài đặt ngày và giờ cho đồng hồ máy tính. Đồng hồ máy tính được sử dụng để ghi nhớ ngày giờ các tệp tin được tạo và chỉnh sửa.

Display: Màn hình có thể được chỉnh sửa thông qua biểu tượng Desktop. Hộp thoại này cũng có thể được truy cập bằng cách kích phải vào Desktop và chọn Properties. Màn hình nền (Background) là bề mặt của Desktop, có thể cài đặt các màu sắc, kiểu dáng hoặc hiển thị bằng hình ảnh đồ họa được gọi là Wallpaper. Tab Background cho phép cài đặt kiểu dáng hoặc chọn Wallpaper. Tab Appearance để cài đặt màu sắc.

Một tính năng phổ biến khác là bảo vệ màn hình (Screen Saver). Đây là màn hình xuất hiện sau một khoảng thời gian định trước với mục đích là để ngăn không cho những hình ảnh tĩnh phá hoại màn hình.

Tab Settings của Display Dialog là nơi bạn có thể thay đổi độ phân giải của màn hình và số màu được hiển thị. Độ phân giải điển hình là 640 x 480, 800 x 600, và 1024 x 768. Độ phân giải màu có từ 16 màu cho tới 32 bit (màu thực).

Chuột (Mouse): Bạn có thể chỉnh sửa cài đặt của chuột để sử dụng thoải mái hơn.

Tab Buttons cho phép đảo ngược các nút, đối với người thuận tay trái có thể đảo ngược nút bên trái sẽ đảm nhiệm hoạt động của các nút bên phải và ngược lại. Bạn cũng có thể cài đặt tốc độ kích đôi, và có một khu vực kiểm tra những cài đặt khác.

Có một hoặc nhiều biểu tượng máy in, mỗi biểu tượng đại diện cho một máy in sẵn sàng hoạt động, được kết nối với máy tính của bạn hoặc qua mạng máy tính.

Thông thường, lệnh in được gửi tới đường ống máy in trước (spool), nghĩa là các lệnh in ra được gửi tới một tệp tin trên đĩa tạm thời sau đó mới tới máy in. Điều này cho phép lượng in lớn được chuyển tới tệp tin spool, trong khi bạn tiếp tục công việc khi tài liệu được in ra. Nếu bạn có nhiều lệnh in hoặc nhiều người trong mạng máy tính cùng in thì chúng sẽ xếp hàng đợi cho đến khi máy in sẵn sàng.

Biểu tượng máy in trên Control Panel cho phép quan sát những lệnh in đang đợi. Bạn có thể sắp xếp lại hoặc xóa lệnh in của bạn.

9. Phần mềm ứng dụng

Ngoài hệ điều hành máy tính, có nhiều chương trình phần mềm khác cho các ứng dụng cụ thể. Những chương trình này được gọi là phần mềm ứng dụng. Chúng được thiết kế để hoàn thành những nhiệm vụ hoặc ứng dụng cụ thể như quản lý cơ sở dữ liệu hoặc tính toán.

Hầu hết các phần mềm ứng dụng đều có sách hướng dẫn tham khảo. Một vài phần mềm có trợ giúp trực tuyến và hướng dẫn sử dụng. Đa số các phần mềm ứng dụng được chứa trong một CD – ROM. Nếu máy tính được trang bị một ổ đĩa cứng, bạn nên cài đặt các phần mềm ứng dụng trên ổ cứng để truy cập nhanh hơn.

Sau đây là danh sách các dạng chính của phần mềm ứng dụng:

Tính toán (Accounting)

Thư điện tử (Electronic mail)

Biểu đồ/ đồ họa (Charting/graphing)

Phần mềm tích hợp (Integrated software)

Hình mẫu (Clip art)

Đa phương tiện (Multimedia)

Truyền thông (Communications)

Hỗ trợ thiết kế bằng máy tính (Computer-aided design – CAD)

Quản lý cơ sở dữ liệu (Database management)

Quản lý dự án (Project managers)…