1. Thiết lập và sử dụng dữ liệu

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là những công cụ sắp xếp và xử lý lượng thông tin lớn như: kế toán, ghi chép kiểm kê khách hàng,… Dữ liệu ám chỉ những khoản thông tin cá nhân như tên, địa chỉ và số điện thoại khách hàng; cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu; hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là phần mềm máy tính cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.

Mặc dù, có nhiều chương trình cơ sở dữ liệu khác nhau nhưng chìa khóa cho tất cả các chương trình là cách sắp xếp dữ liệu. Tùy thuộc vào cách bạn muốn lưu trữ thông tin mà có cách sắp xếp khác nhau.

2. Trường dữ liệu, bản tin dữ liệu và tệp tin dữ liệu:

Để bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu, cần phải xác định được cấu trúc của nó. Một trường là một loại thông tin đơn lẻ, có thể là tên, địa chỉ, thành phố, quốc gia, mã bưu điện và số điện thoại của khách hàng. Mỗi trường cần được xác định riêng và cần có tên. Bạn phải cho cơ sở dữ liệu biết trường đó chứa thông tin văn bản hay chữ số và số ký tự tối đa của mỗi trường là gì.

Hình 11-1. Một cơ sở dữ liệu được tạo trên Microsoft Words.

Khi đã xác định được tất cả các trường, bước tiếp theo là nhập thông tin hoặc dữ liệu vào trong cơ sở dữ liệu. Trong cơ sở dữ liệu danh sách gửi thư, một bản ghi là tên, địa chỉ, thành phố, quốc gia và mã bưu điện của một người. Các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu có thể chứa được hàng nghìn bản ghi, nó chỉ bị giới hạn bởi dung lượng bộ nhớ máy tính.

Hình 11-2. Một bản ghi trong cơ sở dữ liệu trên Microsoft Words

Bạn có thể quan sát dữ liệu trong cơ sở dữ liệu bằng cách xem các bản ghi chép riêng lẻ hoặc hiển thị trên bảng sắp xếp cơ sở dữ liệu. Để hỗ trợ việc nhập bản ghi, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu có một mẫu nhập dữ liệu hoặc cho phép người sử dụng thiết kế mẫu riêng. Với mẫu nhập dữ liệu hiển thị trên màn hình, bạn điền thông tin vào bảng. Khi một bản ghi được nhập vào hệ thống, chương trình sẽ hiển thị một mẫu trống mới.

Hình 11-3. Một bảng hiển thị cơ sở dữ liệu được lập trong Microsoft Words.

Những bản ghi mới có thể được thêm vào cuối tệp tin của bản ghi. Những thay đổi trong những bản ghi hiện tại được thực hiện bằng cách truy cập vào bản ghi đó, xóa thông tin hiện tại và gõ thông tin cập nhật vào.

Phân loại cơ sở dữ liệu:

Khi đã thêm vào những bản ghi mới, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. Một trong những việc đầu tiên bạn nên làm là phân loại cơ sở dữ liệu. Tùy theo mục đích mà có cách phân loại khác nhau, như theo tên, theo địa chỉ, hoặc theo những nội dung khác.

Hình 11-4. Sắp xếp cơ sở dữ liệu với Microsoft Words

Một ứng dụng khác nữa của cơ sở dữ liệu là tìm ra thông tin đáp ứng tiêu chuẩn cụ thể nào đó; có thể đưa ra tiêu chuẩn đơn giản, như hiển thị địa chỉ của những người có tên bắt đầu bằng chữ A hoặc xác định thông tin của tất cả những người sống trong khu vực cụ thể nào đó. Hoặc đưa ra những tiêu chuẩn phức tạp hơn, như gộp của hai hoặc nhiều thông tin đơn giản.

Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu có thể xử lý các nhiệm vụ này một cách dễ dàng. Quá trình này được gọi là truy vấn cơ sở dữ liệu, người sử dụng đưa ra câu hỏi và cở sở dữ liệu trả lời.

Chỉ đạo một tìm kiếm:

Cách nhanh nhất để tìm một thông tin cụ thể trong cơ sở dữ liệu là chỉ đạo tìm kiếm. Phần lớn các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu có tính năng tìm kiếm truy cập thông qua lệnh. Khi lệnh tìm kiếm (Search) được chọn, bạn sẽ gõ thông tin so sánh. Sau đó, chương trình tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu bất cứ bản ghi nào chứa thông tin so sánh và hiển thị bản ghi đó.

In thông tin:

Một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu sắp xếp và in thông tin bạn chọn theo mẫu. Bản in ra của một cơ sở dữ liệu được coi là một báo cáo. Một báo cáo có thể là danh sách tên, hóa đơn khách hàng, hoặc báo cáo hàng tháng. Đa số các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu cho phép bạn thiết kế báo cáo gồm các thông tin mong muốn với cách bố trí phù hợp với yêu cầu của bạn. Một vài chương trình được thiết kế để hiển thị và in dữ liệu theo mẫu cụ thể như mẫu bảo hiểm, mẫu báo cáo thuế,…

3. Các dạng cơ sở dữ liệu

Trong công việc của thư ký hành chính, thường có hai dạng cơ sở dữ liệu cơ bản là: cơ sở dữ liệu quản lý tệp tin và cơ sở dữ liệu quan hệ. Quản lý tệp tin là dạng cơ sở dữ liệu đơn giản, giống như tủ chứa tài liệu thông thường. Bạn sử dụng nó khi cần sắp xếp một nhóm thông tin đơn lẻ, như tên và địa chỉ của tệp tin. Một vài ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu được thiết kế để dùng với phần mềm quản lý dữ liệu.

Những chương trình khác cho phép tạo ra dạng cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, đó là cơ sở dữ liệu quan hệ. Dạng cơ sở dữ liệu này liên quan đến thông tin trong một tệp tin cơ sở dữ liệu hoặc thông tin trong một cơ sở dữ liệu khác. Giả sử bạn có hai cơ sở dữ liệu: cơ sở dữ liệu địa chỉ khách hàng và cơ sở dữ liệu đơn đặt hàng của khách hàng. Hai cơ sở dữ liệu này được liên kết bằng một trường chung là số ID khách hàng. Khi bạn gõ số ID khách hàng vào một đơn hàng, cơ sở dữ liệu đơn hàng nhận được tên và địa chỉ của một khách hàng từ cơ sở dữ liệu địa chỉ. Do đó, bạn không phải gõ lại tên và địa chỉ của khách hàng mỗi lần hoàn thành một đơn hàng, vừa tiết kiệm thời gian, công sức vừa giảm thiểu các sai sót.