1. Phần mềm bảng tính

Nhiều thư ký hành chính sử dụng phần mềm bảng tính để thực hiện công việc tính toán, cân đối ngân sách và những công việc tương tự. Bảng tính hình cột được chia thành nhiều cột từ đỉnh và hàng chạy sang bên cạnh. Hàng và cột giao nhau tại một hộp nhỏ được gọi là ô, mỗi ô có một địa chỉ duy nhất, có hàng trăm hộp nhỏ như thế trên mỗi trang.

Bảng tính lớn nhất có thể chứa hàng triệu ô tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính. Đối với hầu hết các ứng dụng bạn dùng có từ 500 – 1000 ô.

Có hai chương trình bảng tính được sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh ngày nay là Microsoft Excel và IBM Lotus 1-2-3.

Để sử dụng bảng tính, các phần mềm bảng tính có bảng điều khiển (control panel). Bảng điều khiển hiển thị thông tin về ô đang hoạt động và khoảng trống để người sử dụng có thể gõ thông tin vào. Ngoài ra, còn hiển thị trình đơn cho những hoạt động như lưu, in, tải, và các chức năng khác.

Trong một bảng tính, thường có các thông tin sau: nhãn, số hoặc công thức. Nhãn dùng để miêu tả thông tin trong bảng tính, như giấy, bút, máy tính, tạp phẩm,… Con số là chi phí cho vật phẩm văn phòng. Công thức được dùng để tính toán: tổng chi tiêu, những nhóm chi tiêu theo từng mục hàng,… Trước các công thức, luôn có dấu “=”.

Cũng giống như các phần mềm khác, có thể sao chép, cắt dãn nhãn, con số và công thức từ vị trí này đến vị trí khác. Đồng thời, cũng có thể sao chép toàn bộ bảng tính để có một bảng tính mới mà không phải mất thời gian tạo lại từ đầu.

Bảng tính cho phép người sử dụng sắp xếp, bố trí theo cách tiện ích nhất, có thể thay đổi nội dụng của bất kỳ ô nào, thêm hoặc xóa hàng hoặc cột, sao chép, cắt, dán dữ liệu từ ô, hàng, cột, hoặc khối sang khu vực tương tự.

Việc lưu và in bảng tính giống như trong các chương trình ứng dụng khác. Có thể lưu bảng tính và đặt tên cho bảng tính tại ổ đĩa muốn lưu tệp tin. Khi in bảng tính, chú ý đến định dạng bảng tính để bản in hiển thị rõ ràng, khoa học.

Đối với những bảng tính quan trọng, cần chú ý đến an ninh dữ liệu. Thông tin của công ty không chỉ có giá trị trong nội bộ công ty mà còn với những người ngoài công ty. Những thông tin liên quan đến ghi chép bí mật như giao dịch ngân hàng hoặc số thẻ tín dụng công ty, hoặc các giấy tờ và tệp tin máy tính về khách hàng, sản phẩm mới, chiến lược bán hàng… Nếu những thông tin này bị mất, bị hỏng hoặc bị đối thủ ăn cắp thì việc kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Đó là lý do an ninh dữ liệu đặc biệt quan trọng, bạn phải bảo vệ máy tính khỏi kẻ trộm, sử dụng sai mục đích và các nguy cơ khác.

2. Chương trình soạn thảo

Hiện nay, chương trình soạn thảo phổ biến và thông dụng nhất dùng chung cho những người sử dụng máy tính cũng như thư ký hành chính là những phần mềm như: Microsoft Word, Corel WordPerfect và Lotus Word Pro. Trong đó, Microsoft Word được sử dụng rộng rãi nhất.

Các máy tính đều được cài chương trình soạn thảo và việc sử dụng khá đơn giản, tiện lợi. Ngoài việc tạo mới văn bản, chương trình còn có các chức năng như: xóa văn bản, khôi phục lại văn bản, cắt dán để di chuyển văn bản, tìm kiếm và thay thế các ký tự/chuỗi ký tự trong văn bản,… Những tính năng này hỗ trợ người sử dụng rất nhiều trong công việc, đặc biệt khi công việc thường xuyên của một thư ký hành chính là chuẩn bị giấy tờ, tài liệu.

Để có được những bản in đẹp mắt, bạn phải chú ý đến định dạng tài liệu, khoảng cách dòng, lề, kiểu chữ, cỡ chữ, quy định về thụt đầu dòng,…

Để thống nhất cho toàn bộ tài liệu, bạn nên dùng định dạng trang cho tất cả hoặc từng phần văn bản.

Chức năng in cho phép xác định cụ thể thông tin về văn bản được trình bày như: những trang nào sẽ được in, in ở chế độ bình thường hay tiết kiệm mực, in ra bao nhiêu bản, văn bản trình bày dạng đứng hay nằm ngang, khổ giấy sử dụng và in một hay hai mặt.

Các chương trình đều có tính năng xem trước khi in, cho phép người sử dụng nhìn bản in hiển thị trên màn hình giống như khi tài liệu được in ra trên giấy. Khi đã lựa chọn được bản in chuẩn, nhớ lưu lại để tránh trường hợp lỗi máy in có thể làm mất văn bản cuối cùng.

Việc lưu tài liệu giúp bạn xem lại khi cần, hoặc sử dụng chúng để tạo một tài liệu tương tự mà không phải làm lại từ đầu. Trong quá trình cập nhật tài liệu, phải ghi liên tục để có thể lưu lại được những thay đổi dù là nhỏ nhất của văn bản.

Ngoài ra, các chương trình soạn thảo còn có tính năng kiểm tra chính tả tự động, chỉ ra những lỗi sai cả về văn phạm và chính tả. Sử dụng tính năng này rất hữu ích cho thư ký hành chính, vì một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến lợi ích của công ty như mất một khách hàng hoặc lỡ một cơ hội.

Tuy nhiên, đây chỉ là công cụ hỗ trợ nên bạn vẫn phải đọc và soát lại tài liệu trước khi in ra hoặc gửi đi. Máy móc không thể đảm bảo hoàn toàn cho bạn, chúng không thể phát hiện ra một từ hoặc cụm từ đúng so ngữ pháp nhưng lại không đúng trong ngữ cảnh để chỉnh sửa.

3. Kỹ thuật chế bản điện tử

Kỹ thuật chế bản điện tử cho phép tạo quảng cáo, thư mời và sách hướng dẫn mà không phải đi tới cơ sở chuyên nghiệp. Rất nhiều thư ký hành chính sử dụng phần mềm chế bản điện tử để tạo các ấn phẩm chất lượng cao có thể in ngay tại văn phòng hoặc mang tới hàng in để sao chép với khối lượng lớn.

Kỹ thuật chế bản điện tử tập trung vào cách bố trí văn bản và đồ họa trên một trang, có thể sử dụng một vài chương trình như Microsoft Word để chế bản điện tử. Nhưng cần phải có phần mềm chuyên dụng với nhiều công cụ để tạo đồ họa, thêm hiệu ứng đặc biệt và bố trí danh mục trong phần mềm chế bản điện tử.

Ngoài phần mềm chế bản điện tử, bạn cần một hệ thống thiết bị máy tính văn phòng đầy đủ. Phần cứng chế bản điện tử gồm: một thẻ đồ họa, máy in màu, máy quét và máy ảnh kỹ thuật số.

Các chương trình như Adobe PageMaker, QuarkXPress và Microsoft Publisher là những phần mềm liên kết chặt chẽ với kỹ thuật chế bản điện tử. Những phần mềm này cho phép liên kết giữa văn bản và hình ảnh trên trang, tạo các thiết kế nghệ thuật.

Chương trình minh họa như Adobe Illustrator và CorelDRAW cho phép vẽ dựa để tạo hình nghệ thuật, biểu trưng và những hình vẽ khác.

Đồ họa Bitmap sử dụng phần mềm chỉnh sửa hình ảnh. Những hình ảnh thực này có thể tạo bằng cách quét ảnh, sử dụng máy ảnh kỹ thuật số,… Những chương trình này cho phép sửa màu, cắt dán, thêm văn bản, nối và sắp tầng hình ảnh, thêm các hiệu ứng đặc biệt.

Bước đầu tiên trong chế bản điện tử là quyết định kiểu tài liệu sẽ được tạo ra.

Tiếp đó là xác định các nội dung, hình ảnh đưa vào, tìm phông chữ, cỡ chữ phù hợp. Có thể hình dung quy trình thiết kế qua các bước cơ bản sau:

Xác định mẫu và kiểu tài liệu: chọn ra được mẫu phù hợp với tài liệu dự định;

Chọn khổ giấy và tạo lề;

Chọn màu cơ bản;

Định dạng đoạn văn;

Chọn font chữ, kiểu chữ;

Xác định vị trí văn bản,…

Hình dung bố cục;

Tạo phác thảo thô;

Chọn hình ảnh: Hình ảnh có thể được tạo ra bằng: chụp ảnh kỹ thuật số, sử dụng máy quét, tìm kiếm và chọn hình ảnh từ bộ sưu tập hình ảnh,…

Hình 14 – 1. Màn hình của Adobe Photoshop

Khi hoàn thành tệp tin, bước cuối cùng là in tài liệu. Phải xem lại tài liệu trước khi quyết định in, việc in màu không chỉ tốn kém về chi phí còn tốn cả thời gian chờ đợi. Để tránh sai hỏng, có thể in trước một bản đen trắng để xem lại, có những điều chỉnh kịp thời trước khi in chính thức.

Việc dàn trang là thiết kế được dùng thống nhất trong suốt một ấn phẩm để quyết định những vấn đề sau:

Kích thước trang

Vị trí của hình minh họa và logo

Cách sử dụng thanh ngang, thanh dọc

Hướng trang (thẳng đứng/nằm ngang)

Lề trang

Đầu trang và chân trang

Đánh số trang

Trước khi dàn trang, nên xem qua toàn bộ văn bản để nắm được những mục cơ bản cần trình bày, đưa ra được cách trình bày thống nhất và khoa học nhất.

4. An ninh dữ liệu

Khi bạn làm công việc của thư ký hành chính, bạn có thể sẽ phải quản lý rất nhiều tài liệu quan trọng của công ty. Hãy chú ý đến những mối đe dọa từ bên ngoài để luôn có chế độ bảo vệ dữ liệu thích hợp.

Hacking – đột nhập vào hệ thống máy tính để truy cập vào những thông tin riêng hoặc hạn chế;

Freaking – giành được số điện thoại của công ty sử dụng thẻ tín dụng hoặc mã truy cập đường dài ăn trộm được;

Crashing – đột nhập vào hệ thống máy tính để tắt hệ thống đó;

Trashing – thay thế hoặc xóa tệp tin dữ liệu của công ty;

Viruses – chương trình máy tính có hại phá hủy dữ liệu hoặc truy cập trái phép vào máy tính chứa dữ liệu của công ty.

Ngoài những nguy cơ bị tấn công từ bên ngoài, một trong những mối đe dọa tới an toàn dữ liệu kinh doanh ở chính nội bộ công ty. Những người làm việc trong công ty có thể lạm dụng máy tính hoặc tệp tin dữ liệu như một hình thức trả thù hoặc lợi ích cá nhân. Dạng tội phạm máy tính này vô cùng nguy hại, có thể làm thất thoát thông tin đáng giá hàng nghìn đô-la.

Tuy nhiên, vấn đề này rất khó lường, bạn chỉ có thể đề cao cảnh giác, thận trọng trong việc tiết lộ thông tin, sử dụng bảo mật cá nhân với những tệp tin quan trọng và từ chối những lời đề nghị hợp tác với tội phạm.

Để bảo vệ dữ liệu công ty khỏi những mối đe dọa này, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:

Audit logs: là bản ghi chép về những người đã sử dụng hệ thống máy tính, ghi lại thời gian, tên người sử dụng, tệp tin người đó truy cập và khi nào họ thoát ra. Bản ghi chép có thể cung cấp những bằng chứng cần thiết khi có tội phạm máy tính.

Mã: là việc tự động mã hóa tệp tin dữ liệu và liên lạc của người sử dụng. Nếu có người cố tình ngăn chặn và khai thác thông tin có thể nhận được một tệp tin giống như những biểu tượng ngẫu nhiên, ngăn họ sử dụng dữ liệu.

Phần mềm chống virus: Để đối phó và ngăn ngừa virus đang phát triển nhanh, có rất nhiều phần mềm chống lại virus trên thị trường. Hãy mua ấn bản mới nhất và sau đó cập nhật thường xuyên. Khi virus mới xuất hiện, chương trình chống virus cũ có thể không xóa được chúng.

Cài đặt hệt thống cập nhật an ninh và cập nhật phần mềm.

Cài đặt và dụng phần mềm bức tường lửa.

Bên cạnh những nguy cơ trên, người sử dụng còn phải đối mặt với nguy cơ khác khiến hệ thống máy tính sai hỏng hoặc mất dữ liệu vĩnh viễn, như: lụt lội, sấm chớp, hỏa hoạn,… Những thay đổi đột ngột về điện tử hoặc xung điện áp có thể phá hủy các bộ phận quan trọng của máy tính, như phá vỡ hoặc làm rối loạn bộ phận lưu trữ dữ liệu. Mất điện bất ngờ có thể tắt hệ thống máy tính làm mất dữ liệu trong bộ nhớ.

Ngoài ra, còn những vấn đề về máy móc khiến ổ cứng có thể bị hỏng, làm mất dữ liệu. những thay đổi đột ngột về nhiệt độ hoặc độ ẩm, hay những va đập, rơi, đổ hệ thống máy tính khi ổ cứng đang vận hành có thể làm hỏng ổ cứng. Ổ mềm có thể bị hỏng vì rất nhiều rủi ro, từ đổ đồ uống tới để gần nam châm trong điện thoại.

5. Những biện pháp an toàn

Có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu máy tính từ các mối đe dọa từ con người và tự nhiên. Nếu bạn có trách nhiệm quản lý văn phòng, bạn có thể thực hiện những biện pháp dưới đây với các phòng ban hoặc công ty của bạn.

Lắp đặt thiết bị chống trộm, từ khóa máy tính tới khóa màn hình.

Lắp đặt quạt làm mát bên trong hệ thống máy tính để kiểm soát nhiệt độ, đồng thời cũng giúp tăng thêm tuổi thọ cho máy tính.

Không để tạp nhiễm điện tử và đột biến nhiệt phá hoại hệ thống máy tính bằng cách sử dụng một bộ ổn áp cho cả hệ thống máy tính của công ty.

Sử dụng nguồn cung cấp điện liên tục, cấp điện cho máy tính trong một khoảng thời gian sau khi bị mất điện, đủ để người sử dụng lưu lại dữ liệu cần thiết.

Tạo bản sao dự phòng của tất cả các tài liệu được lưu giữ, có thể là in dữ liệu ra giấy, sử dụng hệ thống băng dự phòng, CD – RW, hoặc DVD – RW, hoặc trên đĩa mềm.

Bạn nên mua bảo hiểm hệ thống và phần mềm máy tính của công ty, đặc biệt là những công ty lớn với hệ thống máy tính đồ sộ. Nếu công ty nhỏ, bạn kiểm xem đã mua bảo hiểm chưa.

Tuy nhiên, trong trường hợp có rủi ro xảy ra, việc được thanh toán chi phí của thiết bị cũng không thể lấy lại được những dữ liệu quan trọng, quyết định việc kinh doanh của công ty. Hầu hết các tổ chức lớn đều có các phương án dự phòng trong trường hợp rủi ro như chuyển dữ liệu sang một nơi an toàn hơn hoặc lưu trữ dữ liệu đồng thời tại từ hai vị trí trở lên. Nhưng nếu công ty của bạn nhỏ, cũng nên xây dựng phương án bằng cách:

Chuẩn bị thiết bị máy tính dự phòng

Có phần mềm và dữ liệu dự phòng

Các hành động nhân viên nên làm trong trường hợp có tai họa

Những dự án và nhiệm vụ ưu tiên

Nếu công ty nhỏ, giải pháp ban đầu có thể là thêm một hệ thống máy tính, phần mềm và nguồn cung tại nhà của một người nắm giữ vị trí quản lý của công ty. Điều này giống như có thêm một chính sách bảo hiểm, giúp công ty lưu trữ các dữ liệu nếu rủi ro xảy ra.