1. Nhiệm vụ then chốt

Lưu giữ các ghi chép chính xác và duy trì hệ thống sắp xếp dữ liệu cập nhật thường xuyên là trách nhiệm của đa số các thư ký hành chính.

Những công ty lớn thường có bộ phận lưu giữ tài liệu chung, tất cả các giấy tờ được cất giữ, bảo quản chuyên nghiệp. Ngoài ra, tài liệu còn được lưu trữ theo khu vực hành chính và những công ty nhỏ có thể chỉ có một vài ngăn tủ chứa tài liệu cho hoạt động toàn công ty. Trong trường hợp này, thư ký hành chính luôn là người chịu trách nhiệm lưu trữ và cập nhật. Bạn cần làm quen với các hệ thống sắp xếp dữ liệu thường được sử dụng trong các văn phòng.

Ngày nay, đa số các công ty đều cất giữ thư từ và tài liệu trong máy tính và đĩa. Nhưng khối lượng thư từ và tài liệu được lưu trữ tăng lên hàng ngày, vì vậy, thư ký hành chính phải cập nhật và duy trì việc lưu trữ thường xuyên.

Sau đây là danh sách kiểm tra trước khi sắp xếp tài liệu vào tủ lưu trữ:

Chuẩn bị giấy tờ bằng cách tách riêng thư từ cá nhân và thư từ, tài liệu kinh doanh;

Kiểm tra tài liệu được ghim, đảm bảo rằng những giấy tờ cùng loại đã được ghim cùng nhau;

Gỡ bỏ toàn bộ các kẹp giấy;

Lấy băng giấy dính lại các tài liệu bị rách;

Gạch dưới bằng bút đánh dấu tên hoặc chủ đề của giấy tờ được sắp xếp.

Trên các thư mục tài liệu, đặt miếng gắn ở giữa hoặc ở vị trí bên phải lề của thư mục để dễ nhận biết.

Khi sử dụng nhiều bộ tài liệu, nên tách các bộ tài liệu bằng những màu nhãn khác nhau. Mỗi mục nên có màu riêng để có thể tìm thấy dễ dàng. Trên các nhãn ghi rõ tên thư mục, ngày lập, số lượng,…

2. Hệ thống sắp xếp cơ bản

Những hệ thống sắp xếp cơ bản được sử dụng trong các văn phòng kinh doanh bao gồm: bảng chữ cái, chủ đề, khu vực.

Tài liệu được sắp xếp dưới 10 hoặc ít hơn, đánh số từ 000 đến 900. Mỗi chủ đề được chia ra thành 10, các tiểu đề từ 10 đến 90 và theo trước là số hàng trăm. Mỗi tiểu đề có thể được chia nhỏ ra thành 10, các chủ đề sâu hơn đánh số từ 1 đến 9, theo trước là số hàng chục và hàng trăm.

Hệ thống bảng chữ cái là phương pháp sắp xếp được sử dụng rộng rãi nhất, vì hiệu quả cao và không quá phức tạp. Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên của các chủ đề. Mỗi nhãn được ghi tên và dính vào mỗi thư mục.

Các giấy tờ trong thư mục được sắp xếp theo thứ tự thời gian với ngày gần nhất thì ở trước. Khi có quá nhiều thư từ với một khách hàng, sẽ cần vài thư mục để lưu tất cả các tài liệu. Trong trường hợp này, nên chia tài liệu theo khoảng thời gian như thư mục cho từng năm một. Nếu có vài dự án cho một khách hàng, mỗi thư mục nên có nhãn ghi rõ tên của từng khách hàng, xếp chung trong thư mục dự án, …

Trong những tuần đầu của năm mới nên giữ những tài liệu của năm cũ và năm mới cạnh nhau, để khi tìm thấy có thể bổ sung. Nên dùng màu khác nhau đánh dấu cho các năm khác nhau để tiện tra cứu.

Khi tài liệu cần phân loại theo chủ đề chứ không theo tên của một người hoặc một công ty thì sắp xếp theo chủ đề. Cách này hữu ích khi giải quyết với các vấn đề quảng cáo, tên sản phẩm, chi nhánh hoặc khối lượng tài liệu lớn thuộc cùng một vấn đề.

Danh sách chủ đề nên dễ hiểu, đơn giản và xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc mã số. Nếu sử dụng mã số, phải có bảng chú dẫn kèm. Tài liệu trong các thư mục chủ đề được sắp xếp theo thứ tự thời gian và luôn để những ngày gần nhất lên trước.

Bảng chú dẫn chủ đề giúp bạn tránh việc sắp xếp tài liệu với một chủ đề mới khi đã có một thư mục cho chủ đề đó. Bảng chú dẫn chủ đề cũng giúp một người không phải thư ký hành chính có thể theo dõi thông tin trong tài liệu.

Sắp xếp theo bảng chữ cái các tài liệu và bảng chú dẫn như sau:

Tên riêng hoặc tên cá nhân: Tên của người được sắp xếp theo tên họ. Khi tên họ giống nhau, thì căn cứ vào thời gian xuất hiện;

Tên công ty hoặc tên kinh doanh: Các từ được nối bằng dấu gạch ngang được coi như một từ. Nếu dấu gạch ngang được dùng trong tên công ty thay vì dấu phẩy, từng từ trong tên được coi như một từ riêng, do đó tên được sắp xếp theo từ đầu tiên. Tên thứ hai sau dấu gạch ngang chỉ dùng khi có tên công ty khác trùng với tên đầu tiên.

Nếu tên công ty là một cụm danh từ hoặc được viết như hai từ, thì sắp xếp thứ tự giống như khi chỉ có một từ.

Trong trường hợp tên công ty là tên một người đầy đủ, sẽ sắp xếp theo tên họ, sau đó là tên gọi và tên đệm nếu có.

Khi có nhiều hơn hai công ty có tên giống nhau thì xếp công ty xuất hiện trước lên trước.

Những chữ cái đơn lẻ được coi như từ và được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, đứng trước các từ chỉ tên.

Viết tắt cũng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái như khi được viết đầy đủ.

3. Tủ chứa tài liệu

Tủ chứa tài liệu tiêu chuẩn có bốn ngăn kéo, chứa được những tài liệu viết trên giấy khổ A4. Nếu công ty sử dụng nhiều khổ giấy khác nhau, nhiều bản vẽ, thuyết trình thì cần những ngăn tủ rộng chuyên biệt cho những khổ giấy này.

Ngăn tủ chứa tài liệu nên để gần bàn làm việc của bạn vì bạn sẽ phải dùng tới nó thường xuyên. Dán nhãn cho các ngăn kéo theo hàng ngang (từ trái sang phải) hoặc dọc (từ trên xuống dưới). Nếu sử dụng hệ thống bảng chữ cái, ngăn kéo trên cùng nên đánh dấu “A – G”, ngăn thứ hai “H – M”…

Bàn của thư ký nên có một ngăn kéo liền, thuận tiện cho những tài liệu dùng thường xuyên, bạn có thể lấy tài liệu nhanh chóng mà không phải rời bàn làm việc.