1. Máy in

Hầu hết các công ty đều có máy in, khi mua máy in cần chú ý đến tốc độ in và loại mực in. Có những công ty sử dụng cả máy in màu và in đen trắng. Điều này tùy thuộc vào hiệu suất sử dụng của công ty bạn. Nếu thực sự cần thiết in màu thì mua sắm là cần thiết.

Có các kiểu máy in sau:

• Máy in kim: Loại này thường được dùng trong những văn phòng gắn liền với cửa hàng, dùng để in hóa đơn và các chứng từ tính tiền.

• Máy in laser: Đây là loại máy in phổ biến nhất với chất lượng và tốc độ in ổn định. Có thể dễ dàng mua được một chiếc máy in laser phù hợp với nhu cầu của văn phòng bạn, tùy tính năng, công suất, với giá cả phải chăng, đồ thay thế dễ dàng, tiện dụng.

Tuy nhiên, bạn vẫn cần liên hệ với cơ sở chuyên nghiệp để thực hiện bảo dưỡng, nâng cấp định kỳ, cũng như công ty hoặc đại lý cung cấp mực in để đổ mực, thay trống theo định kỳ.

2. Máy photocopy

Một dụng cụ văn phòng thiết yếu khác là máy photocopy. Ở một mức độ nào đó, máy tính đã giảm sự phụ thuộc vào máy photocopy, nhưng rất nhiều tài liệu cần được sao chép mà không có bản gốc trong máy tính.

Các công ty nhỏ thường mang tài liệu ra ngoài cửa hàng chuyên sao chép. Nhưng nếu công ty thường xuyên phải sao chép thì nên mua hoặc thuê một chiếc máy photocopy để chủ động hơn.

Những máy photocopy hiện đại có nhiều chức năng, sử dụng rất tiện ích như: phóng to hoặc thu nhỏ kích cỡ của bản sao, làm rõ hơn, sao chép nhiều bản cùng lúc, sao chép hai mặt,… Thậm chí, còn có bộ phận cung cấp tài liệu tự động, ngăn giấy, máy sàng lọc và thậm chí cả dập ghim gắn liền.

Cần lựa chọn một máy sao chép phù hợp với nhu cầu của công ty dựa trên các tính toán về:

Những tính năng cần thiết

Độ phân giải

Chi phí: mua, bảo dưỡng, nâng cấp, thay thế,…

Dịch vụ bảo dưỡng

Hiệu quả sử dụng

Những công ty nhỏ có thể chỉ cần một máy photocopy mini, giá không quá đắt và tiện sử dụng.

3. Máy tính điện tử

Các công ty đều cần sử dụng máy tính điện tử nhỏ. Máy tính điện tử rất hữu ích khi làm việc kế toán, tài chính và những công việc liên qua đến con số. Với những dự án lớn, cần kết hợp bảng tính trên máy vi tính cá nhân với máy tính điện tử.

Máy tính điện tử có nhiều kiểu và kích thước, tính năng, từ cộng trừ đơn giản đến tính toán phức tạp, có thể sử dụng năng lượng mặt trời hoặc dùng pin hay nguồn điện ngoài. Tùy vào nhu cầu sử dụng tại văn phòng mà có thể lựa chọn mua máy tính điện tử cho phù hợp, ví dụ như các phòng kỹ thuật, kế toán thì cần máy tính nhiều chức năng, còn phòng hành chính thì chỉ cần máy tính đơn giản…

4. Những thiết bị văn phòng khác a. Máy fax
Dù các bản fax đang dần bị thay thế bởi thư điện tử, nhưng vẫn cần duy trì một máy fax trong văn phòng. Máy fax ngày nay nhanh hơn và đa năng hơn. Có thể kết nối máy fax của bạn với hệ thống máy tính, bạn có thể kiểm tra tin fax và gửi fax từ hệ thống máy tính.

Nếu bạn chọn máy fax cho công ty hoặc phòng ban, hãy tính đến lượng sử dụng để chọn cho hợp lý. Có thể dựa trên những yếu tố sau:

Loại giấy: Có máy fax dùng giấy nhiệt, có loại dùng giấy thường. Nếu công ty bạn sử dụng nhiều, hãy chọn loại dùng giấy thường, máy fax dùng giấy thường sẽ đắt hơn máy dùng giấy nhiệt, nhưng giấy nhiệt lại đắt hơn và mất thời gian thay giấy;

Tính năng: Nếu công việc cần gửi hoặc nhận ảnh, hình minh họa, đồ họa, hãy mua máy fax có khả năng chuyển hình ảnh và độ phân giải cao;

Độ phân giải: Hầu hết các máy fax có độ phân giải trung bình, thích hợp với hầu hết các thư từ kinh doanh và các đường vẽ đơn giản. Nếu công việc của bạn yêu cầu hình ảnh sắc nét hơn thì chọn máy có độ phân giải cao.

Các chức năng của máy fax như đối với điện thoại: lưu số, hoãn gửi, hiển thị thông tin trên trang fax, lập danh sách người nhận để gửi đồng loạt,…

Ngoài ra, có thể gửi fax qua máy tính, bạn soạn văn bản trên máy tính, sau đó, truy cập vào phần mềm đi kèm với modem fax và chuyển tài liệu này giống như máy fax thông thường. Fax gửi đến được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính, có thể sử dụng phần mềm để đọc fax hoặc in ra.

b. Máy quét tài liệu (scanner)

Máy quét tài liệu được dùng khá phổ biến trong các văn phòng để xử lý những tài liệu không có bản gốc trong máy tính, hoặc dùng để quét những văn bản không thể gửi bản gốc đi được.

Máy quét hiện đại được kết nối với máy tính có thể giúp thư ký hành chính tiết kiệm thời gian khi xử lý những văn bản, tài liệu không có bản mềm trong máy tính, có thể chuyển từ dạng ảnh sang dạng văn bản.

c. Máy trình chiếu

Máy trình chiếu và máy chiếu video thường được sử dụng trong những cuộc họp và thuyết trình.

Ngày nay, máy trình chiếu được sử dụng phổ biến hơn máy chiếu video. Với máy chiếu hiện đại, các slide thuyết trình được tạo bằng cách sử dụng chương trình như Microsoft PowerPoint. Các slide được hiển thị trên bảng trắng hoặc màn hình. Người thuyết trình có thể thay đổi slide, lựa chọn chế độ, thời gian cho phù hợp với nội dung thuyết trình.

d. Máy hủy tài liệu

Sử dụng máy hủy tài liệu là biện pháp an toàn để bảo vệ những tài liệu bí mật.

Máy hủy tài liệu được sử dụng để hủy các sao chép nháp và những tài liệu cũ thay vì ném chúng vào thùng rác. Máy hủy giấy có rất nhiều kích thước, có thể để vừa trên thùng rác hoặc những mẫu lớn đứng riêng lẻ.

e. Điện thoại

Trong kinh doanh với quy mô nhỏ, điện thoại nhiều đường dây cho phép trả lời cuộc gọi đến từ bất cứ nơi đâu trong văn phòng và chuyển đến một điện thoại khác chỉ với một nút bấm. Nếu một đường dây đang bận, bạn có thể sử dụng đường dây khác để gọi ra ngoài.

Điện thoại đa chức năng: Có rất nhiều điện thoại kết nối dịch vụ điện thoại với máy tính, sử dụng máy tính như LED (ánh sáng phát ra từ hai cực) chỉ định và chọn đường dây cũng như chỉ ra số điện thoại cần gọi.

Ngoài ra, còn có những chức năng khác như: lên chương trình để lưu trữ những số điện thoại thường xuyên gọi trong bộ nhớ điện thoại; ống nói ngoài (để không phải cầm tay khi nói chuyện); tự động gọi lại; kết nối giữa hai máy và tự trả lời.

Hộp thư thoại và trả lời tự động: Khi bạn không có ở bàn làm việc và không có ai nghe điện thoại, bạn nên sử dụng một máy trả lời điện thoại hoặc hệ thống thư thoại được lập trình trước. Như vậy, bạn không bị lỡ những cuộc gọi quan trọng, đồng thời, khách hàng cũng đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty bạn dù chưa biết quy mô như thế nào.

Hệ thống thư thoại được máy tính hóa, thường được dùng trong những công ty lớn, gồm có hệ thống máy tính với một modem kết nối với đường dây điện thoại. Hệ thống này nhận cuộc gọi đến và chuyển đến những hộp thư thoại của từng nhân viên. Tất cả những tin nhắn đều được lưu trong bộ nhớ của máy tính hoặc trên đĩa cứng.

Dịch vụ điện thoại đặc biệt: Bạn có thể đăng ký sử dụng nhiều dịch vụ đặc biệt để củng cố hệ thống điện thoại của công ty như:

Đợi máy: là dịch vụ hữu ích cho cá nhân hoặc công ty nhỏ khi chỉ có một đường dây điện thoại gọi đến. Khi bạn đang nghe một cuộc gọi, nếu có một cuộc gọi khác đang đợi bạn, thì điện thoại sẽ có tín hiệu báo, bạn có thể để cuộc gọi hiện tại chờ máy và chuyển sang trả lời cuộc gọi mới.

Lựa chọn đợi máy: Chỉ cho phép đợi máy đối với những cuộc gọi được lập trình cho điện thoại, phát ra tiếng bíp theo phương thức cuộc gọi chờ.

Chuyển tiếp cuộc gọi: Cho phép chuyển cuộc gọi từ máy của bạn đến một máy khác.

Cho phép chuyển cuộc gọi: Bạn lên chương trình cho điện thoại với danh sách chỉ những người bạn muốn mới có thể liên lạc với bạn ở số điện thoại chuyển tiếp.

Thảo luận ba bên: Cho phép gọi điện cho nhiều người vào cùng một thời điểm để tham gia vào cuộc thảo luận.

Hiển thị số gọi đến: Ban có thế thấy tên và số điện thoại của người gọi đến, giống như một máy nhắn tin bỏ túi, cho phép bạn quyết định nhận cuộc gọi, trả lời sau hay bỏ qua.

Gọi lại số bận: Tự động gọi đến số bận cho đến khi đường dây rảnh, điện thoại sẽ nhắc bạn khi kết nối được.

Tin nhắn thoại: Cho phép người gọi để lại tin nhắn cho bạn, giống như một máy trả lời. Tin nhắn thoại giống như thư thoại, nhưng không cần có một thiết bị đặc biệt nào.

Dịch vụ điện thoại đường dài và quốc tế: Nếu công ty bạn thường xuyên phải gọi điện thoại đường dài hay quốc tế, bạn có thể mua thẻ để lấy tài khoản từ đơn vị cung cấp hoặc sử dụng đầu 178 hoặc 171 trước số được gọi để tiết kiệm chi phí.

Hội nghị qua điện thoại: Để giảm chi phí đi lại, có thể sử dụng hình thức họp qua điện thoại. Có thể lên lịch họp qua điện thoại từ trước, chuẩn bị về thời gian và công việc, để không có cuộc gọi đến nào hoặc phải chờ trong suốt thời gian cuộc họp.

Có hai cách cơ bản để điều khiển một cuộc họp qua điện thoại:

Cách thứ nhất, mỗi người gọi quay một số điện thoại đặc biệt vào thời gian định trước và từng người một sẽ được kết nối đến nhóm;

Cách thứ hai là sử dụng người trực tổng đài, gọi và kết nối từng người đến cuộc họp.

Điện thoại di động: Một trong những cách linh hoạt nhất để liên lạc khi ở ngoài văn phòng là sử dụng điện thoại di động.

Hiện nay, ở Việt Nam, điện thoại di động rất phổ biến, với chi phí cho điện thoại và cước phí phải chăng, hơn nữa, sóng điện thoại di động đã được phủ hầu khắp các vùng miền.

Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn lựa chọn loại hình thanh toán cho điện thoại di động, có thể là trả trước (dùng thẻ) hoặc trả sau (thanh toán hàng tháng và phải chịu một khoản thuê bao). Hiện nay, có nhiều gói cước tiện ích với giá cả phải chăng, người sử dụng được quyền lựa chọn loại hình dịch vụ tốt nhất cho mình.