Bất chấp sự phát triển không ngừng của các hình thức truyền thông hiện đại như điện thoại và thư điện tử, thư kinh doanh vẫn có tầm ảnh hưởng nhất định.

Ngày nay, dù giao thông đã được cải thiện, nhưng không phải khách hàng hay đối tác có thể ngay lập tức đến tận văn phòng hay trụ sở của nhà cung cấp. Nhất là khi cường độ công việc được đẩy cao, việc di chuyển và gặp mặt trực tiếp sẽ tốn nhiều thời gian mà chưa chắc đã mang lại hiệu quả như mong đợi. Vì vậy, “gương mặt” mà khách hàng và đối tác gặp ban đầu, thường xuyên chính là thư từ của công ty.

Một lá thư trình bày không chuẩn mực, lộn xộn hoặc có những sai sót cơ bản về ngữ pháp hay chính tả sẽ để lại ấn tượng xấu về sản phẩm, dịch vụ và chính công ty cung cấp. Nói cách khác, một lá thư trình bày khoa học, trang trọng, câu chữ rõ ràng, đúng văn phạm sẽ khiến khách hàng cũng như đối tác hình dung về một công ty hiện đại, có tổ chức và thành công.

Việc viết thư chiếm ít nhất một phần ba thời gian giải quyết các công việc văn phòng của bạn. Bất kỳ kỹ năng nào bạn có hoặc cải thiện trong lĩnh vực này không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn mà còn nâng cao khả năng thăng tiến của bạn.

1. Phong cách thư từ

Nếu là người mới thì bạn sẽ không được quyết định phong cách thư từ sử dụng trong công ty. Một phong cách có thể đã định hình trước đó sau rất nhiều thử nghiệm.

Theo đó, bạn sẽ được hướng dẫn phong cách trình bày và viết thư. Nhiều công ty có những quy định rõ ràng về: hình thức trình bày (kiểu chữ, cỡ chữ, lề, cách đặt tiêu đề, chữ ký, khẩu hiệu, biểu tượng, …), văn phong (trang trọng hay thân mật), với một số thư còn có thể có mẫu sẵn, chỉ việc thay tên đối tượng và ngày tháng…

Trong trường hợp này, bạn hãy đọc kỹ quy định và tuân thủ các quy định đó. Để chắc rằng công việc mình làm là hợp lệ và không gây ra bất cứ sai sót nào, hãy áp dụng các mẫu thư có sẵn hoặc tham khảo ý kiến của những người làm trước trước khi gửi đi một thông điệp chính thức.

2. Các phần cơ bản của thư kinh doanh

Một thư kinh doanh bao gồm các phần cơ bản như sau:

• Ngày tháng: được đặt khoảng từ dòng thứ hai tới thứ sáu kể từ dòng cuối cùng của phần in đầu giấy viết thư. Đối với thư từ tiếng Anh, nên viết ngày tháng theo dạng: January 1, 2006; còn trong tiếng Việt, ngày tháng thường được đi kèm với địa điểm: Hà Nội, ngày 25 tháng 6 năm 2010.

• Số tham khảo: là cách đánh số thư từ, văn bản, tài liệu của công ty bạn, thường được viết phía dưới dòng ngày tháng.

• Người nhận: nếu gửi thư cho tổ chức, nên ghi tên tổ chức đó trước, sau đó mới đến tên người nhận, nhớ ghi đầy đủ họ tên, chức vị (nếu có).

• Lời chào: một dòng sau dòng tên người hoặc tổ chức nhận thư.

• Dòng chủ đề: đưa ra một cái nhìn tổng quát về nội dung thư, có thể ngay sau lời chào hoặc cùng dòng với lời chào.

• Thông báo: phần thân của thư gồm nhiều chia đoạn, theo từng nội dung cụ thể.

• Lời kết: khoảng hai dòng phía dưới dòng cuối cùng của thông báo.

• Chữ ký: được xếp thẳng hàng với câu kết, có thể gồm tên và chức vị hoặc chỉ có chữ ký.

• Tái bút: khoảng hai dòng dưới văn bản cuối cùng trên trang giấy, ký hiệu P.S và sau đó là một câu ngắn. Nhìn chung, trong thư kinh doanh thì hạn chế phần này, trừ trường hợp muốn chú ý của người nhận về một điều gì đó.

3. Dòng ngày tháng

Trong văn bản tiếng Anh, nếu tên và địa chỉ công ty in đầu thư ở chính giữa thì dòng ngày tháng có thể để về phía lề phải. Khi giấy không có phần in đầu thư, dòng ngày tháng được trình bày theo chuẩn và là một phần của tiêu đề ba dòng, bao gồm: địa chỉ người viết thư và ngày tháng viết thư:

1501 Guadalupe St

Austin, Texas 78702

May 27, 2004

—

Còn trong văn bản tiếng Việt, dòng ngày tháng được để ở ngay dưới phần đầu thư bên tay phải hoặc là để ở dưới cùng, sau phần kết thúc thư và trên chữ ký.

Không để tên của người viết vào phần tiêu đề trên vì tên thuộc về phần kết của thư.

Khi ghi ngày tháng, không viết tắt tên tháng hay sử dụng chữ số trong văn bản tiếng Anh. Chỉ sử dụng số cho ngày, không thêm nd, d, rd, st hoặc th.

Dùng sai Dùng đúng

May 27th, 2005 May 27, 2005

June 22d, 2005
June 22, 2005

Hà Nội, 13/06/2010 Hà Nội, ngày 13 tháng 6 năm 2010

4. Địa chỉ bên trong

Tên và địa chỉ của người nhận cần chính xác như được ghi trên bì thư.

Nếu địa chỉ dài và phải dùng đến hơn hai dòng thì hãy đặt phần ít quan trọng hơn lên trên:

Tòa nhà …

Khu biệt thự…

Số…, Đường…, Quận …, Thành phố…

—

Nếu địa chỉ là của một cá nhân trong một công ty, hãy ghi tên của cá nhân và chức vụ trước, tên công ty ở bên dưới, cách dòng đơn. Nếu địa chỉ dài và phải ghi trong hai dòng thì thụt dòng thứ hai ba dấu cách:

Ông… – Giám đốc Kinh doanh

Công ty…

Số…, Đường…, Quận …, Thành phố…

—

Không bao giờ viết tắt tên của công ty trừ khi tên đăng ký của công ty viết tắt như: Co, Inc, hoặc &…, và những viết tắt như vậy được chỉ ra trên phần in đầu giấy viết thư chính thức của công ty.

Những quy định về ghi tên người, chức vụ, tên công ty/ tập đoàn, số nhà, đường phố,… trong văn bản tiếng Anh có thể tham khảo trong cuốn Sổ tay tiếng Anh trong công việc hành chính do Công ty Sách Alpha xuất bản năm 2010.

5. Chức vụ

Trong viết thư kinh doanh, bạn không được viết tắt chức vụ.

Đồng thời, cũng phải cẩn thận khi viết thư cho người nắm giữ nhiều chức vụ cùng lúc. Hãy sử dụng chức vụ cao nhất của họ, trừ khi để trả lời một thư của người đó ký dưới một chức vụ khác.

Khi gửi thư tới một phòng ban của công ty, hãy đặt tên công ty ở trên, tên phòng ban ở dòng dưới:

Công ty…

Phòng Kinh doanh

Số…, Đường…, Quận …, Thành phố…

—

Trong văn bản tiếng Anh dòng ghi đích danh người nhận đặt cách hai dòng dưới dòng cuối của tên và địa chỉ người nhận, thẳng lề trái của thư hoặc ở chính giữa trang giấy. Khi đoạn văn được thụt dòng, dòng người nhận được đặt vào chính giữa của trang giấy.

Cần cẩn thận khi người nhận là nữ và bạn sử dụng từ xác định giới tính trước tên (Ms. hay là Mrs.). Để chắc chắn, bạn có thể gọi điện hỏi lại.

Dùng sai Dùng đúng

Johnson Smith & Company, Inc. 1500 Johnson Smith & Company, Inc. 1500
Main Street Greenville, Texas 75401 Attn. Main Street Greenville, Texas 75401
hoặc Attention: Mr. Horace Wauson Attention Mr. Horace Wauson

Trong văn bản tiếng Việt hiện nay, hầu hết đều dùng Ông/Bà trước tên để bày tỏ sự trang trọng.

6. Lời chào

Trong văn bản tiếng Anh, thường có lời chào, được đặt cách dòng địa chỉ người nhận hoặc dòng người nhận khoảng hai dòng. Từ đầu tiên của lời chào bắt đầu bằng chữ in hoa, giống như tên người nhận. Trong thư kinh doanh, sau lời chào thường là dấu hai chấm (:). Trong những thư từ cá nhân, sau lời chào là dấu phẩy (,).

Dear Governor Thompson:

My dear Mrs Thomas:

Dear Jane,

—

Đôi khi, bạn được yêu cầu viết thư không phải cho một cá nhân hay công ty cụ thể, mà là một lá thư giới thiệu, thì sẽ sử dụng chữ in hoa cho lời chào:

TO WHOM IT MAY CONCERN

Còn trong văn bản tiếng Việt thì không có dòng này, sẽ tập trung luôn vào nội dung.

7. Dòng chủ đề

Dòng chủ đề của thư để phân loại hoặc đặt tiêu đề cho thư. Dòng chủ đề có thể được đặt ở chính giữa để thu hút sự chú ý, nhưng thường được đặt thẳng với lề trái, phía dưới của dòng người nhận.

Bạn có thể gạch chân dòng chủ đề, nhưng nếu dòng chủ đề dài hơn một dòng thì không nên sử dụng gạch chân.

Hãy đặt chủ đề ngắn gọn nhưng có ý nghĩa để có thể tác động tới người nhận. Nếu thư về một đơn hàng mua lụa, mà dòng chủ đề chỉ ghi đơn giản là “Lụa” thì sẽ chẳng thu hút được sự quan tâm của ai cả. Tuy nhiên, nếu dòng chủ đề là: “Lụa được trả lại – Đơn hàng số 8939.” thì người thư ký khi mở thư sẽ ngay lập tức chuyển nó tới người chịu trách nhiệm trong công ty.

Thông thường, trong văn bản tiếng Việt, chủ đề thường được bắt đầu bằng từ Về việc, viết tắt V/v hoặc V.v. sau đó là ghi chủ đề. Ví dụ: V/v. Ký kết Hợp đồng số…

8. Nội dung

Trong phần nội dung thư, trước tiên phải xem xét bố cục tổng thể của lá thư. Bạn phải xác định độ dài, ngắn của thư, các ý chính và những điểm muốn nhấn mạnh, cách bố trí các đoạn trên trang giấy.

Đây là phần quan trọng nhất của một lá thư, bạn nên trình bày ngắn gọn và dễ hiểu. Có thể phần lớn thư kinh doanh là các thư quan trọng, nhưng hãy soạn thư với một giọng văn trang trọng chứ không quá khô cứng, nên tạo ra không khí thoải mái như một cuộc trò chuyện.

Độ dài của thư tùy thuộc vào nội dung muốn truyền tải. Nhưng nếu trong thư có quá nhiều vấn đề thì nên tách ra thành nhiều thư, mỗi thư một hoặc hai chủ đề tương thích. Tránh những lá thư quá dài, nhiều nội dung làm người đọc bị phân tán và cũng không quá ngắn, làm người nhận có cảm giác bị xem nhẹ.

9. Kết thúc thư

Trong văn bản tiếng Anh, khi lời chào là “Dear Sir” hoặc “My Dear Sir”, thì lời kết có thể là “Yours truly” hoặc “Very truly yours”.

Nếu trong thư là mối quan hệ cá nhân thì có thể đặt “Sincerely” hoặc “Sinceryly yours”, không bao giờ sử dụng các cụm này trong thư gửi tới công ty. Cụm “Respectfully yours” chỉ xuất hiện trong những thư gửi tới những người có thế lực được thừa nhận hoặc trong thư trang trọng.

Tránh dùng những câu ca tụng như: Yours for lower prices hoặc Iremain, Cordially yours và những cụm từ với nhiều hàm ý khác. Trong cuốn Sổ tay tiếng Anh trong công việc hành chính cũng đã nêu những lỗi sáo mòn kiểu này, bạn nên tham khảo để tránh điều này.

Trong văn bản tiếng Việt, kết thúc thư có thể là những cụm như: Trân trọng, Trân trọng cảm ơn, Chân thành cảm ơn,… Tùy tính chất của từng thư mà sử dụng cụm từ hợp lý, có thể có những thư không cần sử dụng.

10. Chữ ký

Trong văn bản tiếng Anh, nếu trong phần nội dung, người viết chỉ đề cập tới chủ thể là chúng tôi (là công ty) mà không có yếu tố cá nhân thì chữ ký sẽ gồm tên của công ty ở phía dưới câu kết, khoảng trống cho chữ ký của người viết, tên cùng với chức vụ của người viết. Toàn bộ chữ ký được trình bày thành khối, bắt đầu dưới chữ cái đầu tiên của lời kết. Ví dụ:

Very truly yours,

GRAM’S QUILT COMPANY

Evelyn Wauson, President

—

Khi thư đề cập tới chủ thể là cá nhân như tôi, của tôi thì tên của người viết sẽ đi kèm với chức vụ, không ghi tên công ty.

Very truly yours,

Evelyn Wauson, President

—

Đối với văn bản tiếng Việt, nếu trong thư nói rõ là công ty thì cuối thư sẽ ghi rõ chức vụ ở lề phải của thư:

Thay mặt Công ty

Giám đốc

(chữ ký)

Nguyễn Anh Tuấn

—

Nếu người viết thư với tư cách cá nhân, nêu rõ nhóm/bộ phận họ đại diện thì cuối thư có thể ghi rõ tên người, nhóm/bộ phận ngay dưới dòng cuối của thư, về phía lề phải:

Trưởng Bộ phận Bán hàng

(chữ ký)

Nguyễn Thị Cẩm Nhung

—

11. Một số lưu ý khác a. Tài liệu đính kèm
Nếu thư có tài liệu đính kèm, bạn nên nhắc đến tài liệu này ở phía dưới phần họ tên khoảng hai dòng. Điều này giúp bộ phận gửi/nhận thư phân loại thư chú ý hơn, tránh mất mát, thất lạc. Ngoài ra, điều này cũng giúp người nhận thư giữ nội dung của thư đi kèm với nhau, khi cần thiết có thể không phải đọc nội dung thư mà chỉ xem phần tài liệu.

Cũng tương tự như vậy, trong văn bản tiếng Việt, phần đính kèm có thể được nhắc đến trong nội dung thư, khi có thông tin liên quan, thường được trích dẫn bằng câu “Chi tiết trong tài liệu đính kèm”. Tại phía lề trái, phía dưới phần ghi chức danh khoảng hai dòng, ghi rõ:

Tài liệu đính kèm:

Hồ sơ mời thầu

Tóm tắt dự án

—

b. Tái bút

Đôi khi, có thể sử dụng tái bút, đặt ở phía dưới, sau họ tên họ hoặc dưới chữ ký hoặc tên họ viết tắt tham chiếu hai dòng, mở đầu bằng: P.S. để đưa thêm một số thông tin. Không dùng tái bút để thêm những gì đã quên khi viết thư, thay vào đó hãy viết lại thư.

Trong văn bản tiếng Việt cũng vậy, phần tái bút để cung cấp thêm thông tin cho người nhận, kiểu như:

T.B. Đối với mảng sản phẩm của chúng tôi tại khu vực A, có thể liên hệ với Đại lý B (địa chỉ, điện thoại) để biết thêm chi tiết.

—

c. Xem lại tổng thể

Đối với cả văn bản tiếng Việt cũng như tiếng Anh, trước khi in hoặc gửi thư đi, hãy xem lại tổng thể bức thư như khi được trình bày trên giấy. Bạn có thể sử dụng phần Print Preview để xem văn bản. Trước hết, đọc từ đầu đến cuối, để hình dung về bố cục, kết cấu văn bản, và ngữ nghĩa. Những phần nào chưa sáng tỏ thì làm rõ thêm, những phần nào chỉ để đưa đẩy, không quan trọng/cần thiết, có thể rút gọn hoặc xóa bỏ. Bước cuối cùng là kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp, dấu chấm câu.

Thư kinh doanh nên được gấp gọn gàng và chính xác. Các cạnh bên phải khớp nhau, cố gắng gấp thư ít nhất có thể, để khớp với bì thư. Điều này giúp người nhận có thể lấy thư ra khỏi bì thư và đọc thư ngay, đồng thời, cũng tránh quá nhiều nếp gấp, làm nhàu và nhòe chữ trên thư.

Điều lưu ý cuối cùng, nên nhớ rằng đây là ấn tượng đầu tiên của người nhận về tổ chức của bạn.