1. Tại sao người ta cần bạn

Là một thư ký hành chính, bạn giúp đỡ ông chủ rất nhiều việc, như những thủ tục văn phòng và những việc khác không cần sự tham gia trực tiếp của người quản lý; bạn sẽ là người liên lạc giữa những người quản lý và công ty, đôi khi, bạn phải làm những việc ngoài trách nhiệm như: thống kê doanh số bán hàng, giao dịch với ngân hàng, thực hiện việc thanh toán, trình bảng lương, liên hệ quảng cáo, quan hệ công chúng, mua hàng và nhiều việc không tên khác.

Mọi doanh nhân đều mơ ước có một thư ký hành chính hoàn hảo và mọi thư ký hành chính đều mơ ước một môi trường làm việc hoàn hảo. Hy vọng rằng bạn và những người quản lý sẽ hợp nhau để làm việc như một đội, tin tưởng nhau để tiến hành công việc hiệu quả nhất.

2. Nhà tuyển dụng muốn gì ở bạn?

Biết được nhà tuyển dụng mong chờ gì ở một thư ký hành chính hoàn hảo sẽ giúp bạn thể hiện bản thân tốt nhất trong quá trình phỏng vấn và trong những tuần làm việc đầu tiên. Dưới đây là những phẩm chất quan trọng nhất:

Sự đúng giờ. Người quản lý luôn muốn một thư ký hành chính đúng giờ và có mặt khi cần. Một thư ký liên tục đến muộn dù chỉ vài phút, hoặc thường xuyên ốm có thể gây ra sự khó chịu với họ. Nhà tuyển dụng có kinh nghiệm rằng những người như vậy có thể không thực sự yêu thích công việc.

Trong cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cố gắng đặt những câu hỏi về số ngày nghỉ ốm trong công việc trước, hoạt động bên ngoài từng tham gia,… (họ sẽ có cách để kiểm tra, nên bạn đừng nói dối). Hãy trung thực và đừng cố gây ấn tượng rằng bạn “quá bận rộn” với công việc, vì như thế lại gây cho họ cảm giác bạn là người không biết thu xếp công việc.

Sự đáng tin cậy. Nhà tuyển dụng xem xét tính tình và nhân cách của ứng viên, để xem họ có đáng tin cậy hay không. Ví dụ như, ứng viên đó sẽ vội vã rời văn phòng vào đúng 5 giờ chiều dù còn một đống công việc, hay sẽ ở lại làm việc sau giờ làm, nếu như có tình huống khẩn cấp.

Khả năng học hỏi. Nhà tuyển dụng xem xét sự sẵn sàng và khả năng học hỏi của ứng viên không chỉ qua những bằng cấp chính thức mà còn qua các câu hỏi trong cuộc phỏng vấn. Ví dụ, nhà tuyển dụng hy vọng bạn biết phần mềm máy tính đặc thù mà công ty đang sử dụng, việc bạn sử dụng có thành thạo hay không không quan trọng, nhưng bạn phải thể hiện được khả năng học hỏi và sự nhanh nhạy của mình.

Sẵn sàng làm theo hướng dẫn. Nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên làm theo chỉ dẫn cẩn thận, thực thi chính xác quyết định của họ, không tranh luận, không chất vấn, không quan tâm đến các phương án thay thế hay cách làm của người trước. Nói cách khác, nhà tuyển dụng muốn một người mà tính cách của họ thể hiện sự hợp tác, tuân thủ chứ không phải là sự cản trở.

Sự trung thành và khả năng giữ bí mật. Những người quản lý đều muốn thư ký của mình có phẩm chất này. Không ai hưởng ứng “người ba hoa”, người nói luôn mồm về những gì vừa nghe được, hoặc tung tin đồn vô căn cứ và thông tin bí mật về các kế hoạch. Không cần biết người thư ký đó làm việc hiệu quả thế nào, được giáo dục và có kinh nghiệm ra sao, họ sẽ mau chóng bị mất việc.

Một vài phẩm chất khác. Nhà tuyển dụng còn muốn người thư ký tương lai của mình nhanh nhẹn, linh hoạt, có trách nhiệm trong công việc, có trình độ và khả năng giao tiếp, luôn giữ được thái độ lịch sự,đảm bảo việc thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đồng nghiệp.

3. Mẹo phỏng vấn

Trong cuộc phỏng vấn, hãy tỏ ra thoải mái nhất có thể, đến đúng giờ, ăn mặc lịch sự, gọn gàng.

Đừng cố gắng hết sức để thể hiện bản thân vì sẽ tạo ra ấn tượng xấu. Hãy để nhà tuyển dụng tự tạo ra ấn tượng riêng của họ. Bởi vì chính họ biết rõ nhất ai là người thích hợp cho công việc đó. Hơn nữa, còn tùy thuộc vào kiểu người họ thấy thích hơn. Nếu bạn không phải là người họ đang tìm kiếm, thì thật may mắn cho cả hai bên khi lựa chọn một ứng viên khác.

Nếu mức lương đề nghị thấp hơn mức bạn nghĩ mình xứng đáng được nhận, đặc biệt với những người mới ra trường, thì trước khi từ chối nên tìm hiểu về mức lương cho vị trí trợ lý, thư ký với trình độ và kinh nghiệm tương đương, về cơ hội thăng tiến và trách nhiệm công việc.

4. Thời gian thử việc

Ngay cả khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm, thì bạn vẫn phải chuẩn bị một thời gian thử việc với công việc và nơi làm việc mới. Những kinh nghiệm trong quá khứ chỉ giúp bạn nhanh nhạy trong nắm bắt và đánh giá tình hình. Tại nơi làm việc mới, việc sử dụng e-mail, cách dùng kiểu chữ, v.v.. có thể rất khác với nơi làm việc cũ, bạn nên sẵn sàng học tất cả từ đầu.

Bạn có thể thấy nơi làm việc mới có những từ ngữ chuyên ngành cần phải học. Bạn cũng cần phải biết bạn được phép thêm bớt vào lá thư sếp muốn bạn gửi đi hay chỉ gửi chính xác những gì sếp truyền đạt.

Bạn cần phải linh hoạt khi sử dụng hệ thống máy tính trong văn phòng làm việc mới, làm quen với phần cứng và phần mềm vì có thể có rất nhiều khác biệt với những gì bạn được học ở trường và ở nơi làm việc cũ, thậm chí, bạn có thể phải ở lại sau giờ làm việc để đọc hướng dẫn và thử nghiệm.

Tại môi trường làm việc mới và nhờ vốn kinh nghiệm trong công việc cũ, bạn có thể có hàng tá ý tưởng và đề xuất trong những tuần làm việc đầu tiên, nhưng có thể nó cũng đã từng được thực hiện trước đó hoặc đã bị từ chối vì những lý do xác đáng. Sau khi hiểu rõ công ty và quy chế vận hành của nó, bạn có thể sẽ đưa ra những đề xuất hợp lý hơn.

Cách tốt nhất để khẳng định bản thân và tài năng là nỗ lực hết mình, học hỏi thật nhanh, làm theo chỉ dẫn chính xác và thông minh, đồng thời hợp tác tốt với đồng nghiệp. Hãy thể hiện sự quan tâm đến người khác ngoài công việc. Cho đi không tốn chút chi phí nào nhưng mang lại sự tin tưởng và tình bạn với đồng nghiệp cũng như những người quản lý.