Thu hút và tiếp cận nhiều khách hàng hơn thông qua những hình ảnh trực quan hấp dẫn, cộng thêm những sai lầm lớn nhất mà mọi người thường mắc phải khi thuyết trình

Như đã tìm hiểu trong toàn bộ cuốn sách này, xây dựng một Cỗ máy bán hàng tối ưu không chỉ là việc liên quan đến doanh số bán hàng mà còn là cách khớp nối mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của bạn với độ chính xác tuyệt đối. Trong chương này, bạn sẽ được tìm hiểu cách sử dụng các phương tiện trợ giúp trực quan với hiệu quả cao nhất. Bạn cũng sẽ học được cách thu hút thêm nhiều khách hàng, tác động hiệu quả lên họ và kết thúc được nhiều việc bán hàng hơn.

Người bình thường có thể nhớ được khoảng 20% những gì được nghe, 30% những gì nhìn thấy nhưng lại nhớ được 50% những gì vừa được nghe vừa được nhìn. Rõ ràng là ảnh hưởng giao tiếp của bạn sẽ tăng lên gấp gần ba lần khi sử dụng các phương tiện trợ giúp trực quan so với khi không sử dụng chúng. Các thông tin được minh họa và truyền đạt trực quan có ảnh hưởng sâu sắc và trực tiếp lên bộ não.

Tôi đã từng phản đối việc sử dụng các phương tiện trợ giúp trực quan. Tôi cho rằng không cần những thứ đó tôi vẫn có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc. Nhưng tôi đã phải thay đổi quan niệm đó khi tham gia một khóa đào tạo nâng cao. Khóa đào tạo đó không những chỉ ra các phương tiện trợ giúp trực quan có tác động mạnh mẽ như thế nào mà còn cho thấy chúng giúp kết thúc nhiều vụ bán hàng và với tỷ lệ cao hơn. Điều đó hoàn toàn đúng. Hãy chào bán cùng một loại sản phẩm với những khách hàng tiềm năng nhưng theo hai cách khác nhau: sử dụng và không sử dụng các phương tiện trợ giúp trực quan. Bạn sẽ thấy rằng bạn không chỉ tiếp cận được với tỷ lệ khách hàng tiềm năng cao hơn mà thực tế là họ cũng sẽ trả nhiều tiền hơn cho cùng một sản phẩm đó.

Và giờ đây, với vai trò là một người hướng dẫn, tôi vẫn luôn sử dụng các phương tiện trợ giúp trực quan trong các chương trình đào tạo của mình và thấy rằng chúng khiến cho các chương trình hiệu quả hơn rất nhiều. Gần đây, trong một buổi hội thảo chuyên đề, tôi đã diễn thuyết trước 1.500 Giám đốc điều hành, và cứ vài giây tôi lại sử dụng một slide để minh họa cho quan điểm của mình. Khi nói đến tác dụng mạnh mẽ của các phương tiện trợ giúp trực quan, tôi để trống màn hình và quay xuống hỏi khán giả: “Các bạn cảm thấy thế nào với slide trống này?” Mọi người trong phòng đều cảm thấy không khí buổi họp suy giảm nhanh chóng. Ngay lập tức họ đưa ra quyết định rằng chính họ cũng phải bắt đầu sử dụng nhiều hơn nữa các phương tiện trợ giúp trực quan để có thể giao tiếp tốt hơn.

VAI TRÒ CỦA THỊ GIÁC

Tám mươi lăm phần trăm thông tin bộ não thu được là từ những hình ảnh trực quan do mắt thu nhận. Phần lớn nhất của bộ não (đại não) được dành ra chỉ để giải quyết với lượng thông tin thu được do quan sát. Trong một liếc mắt, đôi mắt có thể thu nhận được hơn 20 hình ảnh. Do đó, đôi mắt đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình giao tiếp. Vì vậy, hãy tận dụng các tác động thị giác mỗi khi có cơ hội.

Việc tách rời các tác động của thị giác với quá trình bán hàng và tiếp thị cũng đồng nghĩa với việc bạn đang đưa công việc kinh doanh của mình đến chỗ tăm tối. Mối liên hệ giữa thị giác và bộ não cũng sẽ không còn hòa hợp. Như đã nói ở trên, bộ não có thể tiếp nhận được lượng thông tin từ 400 – 500 từ/phút, nhưng tốc độ nói trung bình của một người chỉ là 125 từ/phút. Như vậy, trong một cuộc trò chuyện hay trong một buổi thuyết trình, lượng thông tin chúng ta nhận được còn nhiều hơn lượng thông tin chúng ta đưa ra. Một bài trình bày với nhiều hình ảnh trực quan khiến cho đôi mắt luôn phải bận rộn và vì vậy, giữ cho bộ não luôn linh hoạt và tỉnh táo để tiếp nhận những thông tin bạn trình bày.

TÁC DỤNG CỦA MÀU SẮC

Có rất nhiều nghiên cứu về ảnh hưởng của việc sử dụng màu sắc (ngoài màu đen và trắng) trong việc giao tiếp. Màu sắc thu hút sự chú ý của đôi mắt và giúp tạo lập tâm trạng của những người tham gia buổi thuyết trình của bạn. Mỗi màu sắc có một tác động khác nhau đối với người xem. Màu đỏ thu hút sự chú ý của con mắt nhất nhưng có lẽ đó không phải là màu có thể sử dụng cho mọi thứ. Màu đỏ biểu hiện cho sự đam mê, nhưng nó cũng là màu của sự nguy hiểm hay còn thể hiện tình trạng báo động trong bảng cân đối tài chính của bạn. Màu xanh dương nói lên sự chân thành và đáng tin cậy, nhưng đồng thời nó cũng có nghĩa là sự điềm tĩnh và tỉnh táo. Hay bạn có để ý thấy rằng hầu hết các công ty kinh doanh nước tinh khiết đều sử dụng màu xanh vì đó còn là màu của đại dương. Màu cam thể hiện giá trị vì vậy, các hãng Howard Johnson’s (chuỗi nhà hàng và khách sạn nổi tiếng của Mỹ) và Home Depot (hệ thống siêu thị lớn thứ hai ở Mỹ, sau Wal-Mart và thứ ba thế giới sau Wal-Mart và công ty Carre Four của Pháp) đều lựa chọn màu cam làm màu của biểu tượng cho công ty. Xanh lục là màu của tiền bạc nhưng nó cũng là màu xanh tươi mát từ các khu vườn. Vì vậy, màu sắc luôn có một tác động mạnh đối với suy nghĩ của mọi người. Hãy chọn màu sắc phù hợp với thông điệp chính của công ty bạn.

Đồ họa hay tranh ảnh cũng có những tác dụng cụ thể đối với cảm xúc của mọi người. Trong những hình ảnh khác nhau, hình thể con người là hình dạng có sức hấp dẫn nhất bởi nó phổ biến nhất. Hầu hết mọi phần của cơ thể đều thu hút sự chú ý của chúng ta, bao gồm cả bàn tay, đôi vai hoặc khuôn mặt. Ngay cả khi nhìn vào những tấm ảnh phong cảnh, mọi người cũng sẽ hướng sự chú ý tới những con người trong ảnh trước khi xem xét đến phong cảnh.

Vì vậy, trong các buổi thuyết trình của mình, tôi luôn sử dụng hình vẽ minh họa trong từng slide và tôi làm cho nó giống như một câu chuyện. Ví dụ: để chứng minh việc con mắt thường tập trung vào cái gì, tôi đưa ra hình ảnh một người đàn ông cường tráng đang chạy trên bãi biển. Tiếp đó là hình một người phụ nữ trong một bể bơi. Rồi tôi hỏi mọi người đã nhìn thấy những gì. Và họ có thể nói cho bạn biết người phụ nữ đang mặc cái gì và màu sắc bộ đồ bơi của người đàn ông. Như vậy, con mắt thường tập trung vào những hình ảnh thuộc về cơ thể, do đó, hãy sử dụng hình ảnh của con người ở bất cứ nơi nào có thể trong các buổi thuyết trình của bạn.

Các phương tiện trợ giúp trực quan như PowerPoint, đồ thị và biểu đồ có thể khiến khán giả tập trung hơn vào buổi thuyết trình của bạn. Thậm chí, cả khi đang bán hàng qua điện thoại thì việc kết hợp với một cái gì đó trực quan cũng rất quan trọng. Hãy yêu cầu khách hàng tiềm năng vẽ một hoặc hai biểu đồ trong khi bạn nói chuyện và dùng nó để chứng minh ý kiến, quan điểm của bạn. Ví dụ: để hướng dẫn một người vẽ biểu đồ hình tam giác trong Chương 4, bạn có thể nói: “Trước hết, hãy vẽ một hình tam giác. Sau đó, hãy dùng một đường kẻ để chia hình tam giác đó ra thành một phần nhỏ và ghi chú thích ‘3% mua ngay bây giờ’…”

Sau đây là một biểu đồ đã được sử dụng trong câu chuyện cốt lõi của công ty cung cấp dịch vụ cho các luật sư.

Trong vòng 10 năm từ 1970 đến 1980, số lượng luật sư ở Mỹ tăng khoảng 200.000 người. Từ 1980 đến 1990, chúng ta có thêm 168.000 luật sư. Nhưng chỉ trong hai năm từ 1990 đến 1992, chúng ta đã có thêm 253.000 luật sư. Chỉ trong vòng hai năm, số lượng luật sư ở Mỹ tăng thêm nhiều hơn hẳn so với khoảng thời gian 10 năm trước đó. Bạn có biết lý do tại sao không? Một vài người tự biện rằng chương trình truyền hình L.A. Law đã làm cho nghề này trở nên thú vị hơn.

Hãy nhìn lại các chi tiết của biểu đồ và bạn có thể nhận thấy kích thước các con số to hơn biểu thị sự tăng lên về số lượng của các luật sư ở Mỹ. Bằng cách làm cho kích thước của các con số lớn hơn, biểu đồ đã tạo ra được một hiệu ứng trực quan đối với người xem. Mọi chi tiết dù nhỏ nhất đều có thể tạo nên sự khác biệt. Và ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng màu đỏ cho con số dữ liệu lớn nhất, 973.000. Con số đó được khoanh một vòng tròn đỏ xung quanh. Màu đỏ thu hút sự chú ý của con mắt và biểu thị đó là thông tin quan trọng, nhưng nó cũng là màu của sự nguy hiểm. Đối với các luật sư thì sự gia tăng số lượng nhanh chóng của những người trong cùng ngành nghề với họ là một tin xấu. Trong khi số lượng các luật sư ở Mỹ tăng đột biến thì nhu cầu thị trường sử dụng dịch vụ này không tăng là mấy, vì vậy, dĩ nhiên là họ sẽ kiếm được ít tiền hơn.

Như bạn có thể thấy, các phương tiện trợ giúp trực quan sẽ cho phép bạn đưa ra nhiều thông tin hơn trong cùng một khoảng thời gian. Từ đó, chúng có thể đem lại tác động lớn hơn và khiến cho buổi thuyết trình của bạn chuyên nghiệp và tinh tế hơn. Các phương tiện trợ giúp trực quan sẽ ngay lập tức gây được sự kỳ vọng ở khán giả. Nếu tài liệu của bạn được chuẩn bị tốt, mức độ quan tâm và kỳ vọng của các khách hàng tiềm năng cũng sẽ tăng theo và như vậy, bạn sẽ đến gần được với việc thỏa thuận, ký hợp đồng làm ăn hơn.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Ngay bây giờ, hãy nghĩ về một số khâu trong việc bán hàng của bạn mà bạn có thể truyền đạt bằng các phương tiện trợ giúp trực quan. Có lẽ bạn có thể sử dụng những phương tiện trợ giúp trực quan trong khâu giới thiệu về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Việc làm này có khiến cho bạn trình bày nhanh hơn hoặc dễ dàng hơn so với các đối thủ của mình không? Bạn sẽ sử dụng những phương tiện này như thế nào? Hoặc khi trình bày về quá trình sản xuất và sản lượng, bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ cột hoặc đồ thị để minh họa sự khác biệt giữa công ty của mình và các công ty đối thủ khác. Tương tự, hãy chọn ra năm giai đoạn trong quá trình bán hàng mà bạn muốn trình bày theo cách này và hãy nghĩ xem liệu bạn sẽ minh họa nó như thế nào thay vì chỉ kể chuyện về chúng. Bạn có sử dụng những hình khối phổ biến không? Nếu bán hàng qua điện thoại, bạn có thể nói: “Hãy hình dung ra một tam giác với đỉnh bị cắt bỏ.” Hoặc nếu không, bạn có thể hướng dẫn để họ vẽ ra hình đó. Hãy thực hành bài tập này với nhóm của bạn.

CÁC QUY TẮC TRÌNH BÀY HIỆU QUẢ

Quy tắc 1: K.I.S.S. (Keep It Simple, Stupid: Hãy làm cho nó đơn giản thôi, đồ ngốc)

Buổi thuyết trình của bạn cần phải dễ hiểu và dễ theo dõi. Quá nhiều chữ hoặc hình ảnh sẽ làm người theo dõi bị rối mắt. Mỗi slide chỉ nên có một dòng tiêu đề lớn và ba đến bốn gạch đầu dòng.

Quy tắc 2: K.I.F.P. (Keep It Fast Paced: Hãy thực hiện với nhịp độ nhanh)

Các khách hàng tiềm năng sẽ chán nản nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho một slide. Bạn nên chuyển hai hoặc ba slide trong một phút. Đừng trình chiếu một slide và đứng đó nói trong 10 phút liền. Hãy luôn giữ cho buổi thuyết trình chuyển động. Cứ sau khoảng 15 giây, nên có một mục mới xuất hiện trên màn hình. Hoặc nếu một slide chỉ có ba điểm chính, bạn nên cho mỗi điểm xuất hiện lần lượt. Nếu cả ba điểm cùng xuất hiện một lúc thì khán giả của bạn sẽ đọc trước và bạn sẽ mất quyền kiểm soát. Nếu được sử dụng hợp lý, các phương tiện trợ giúp trực quan sẽ cho phép bạn nắm quyền kiểm soát nhiều hơn trong các buổi thảo luận, đào tạo. Trong một buổi hội thảo chuyên đề trên web, việc để cho các hình ảnh thường xuyên chạy qua màn hình là rất quan trọng. Vì bạn không có mặt ở đó để kiểm soát những việc họ làm nên họ có thể kiểm tra e-mail và làm nhiều việc cùng lúc trừ khi cứ vài giây bạn lại cho họ xem thêm những dữ liệu và hình ảnh mới tới mức họ không có thời gian để làm nhiều việc cùng lúc.

Quy tắc 3: Sử dụng các ví dụ minh họa thực tế và số liệu thống kê gây ấn tượng mạnh mẽ

Bạn có muốn khách hàng của mình phải thốt lên rằng: “Wow! Tôi đã không hề biết đến điều đó” sau khi nghe bạn trình bày không? Như bạn đã tìm hiểu trong Chương 4, việc mở màn buổi thuyết trình bằng cách đưa ra những thông tin được căn cứ trên sự thật bao giờ cũng tạo ra cảm giác đáng tin cậy. Những số liệu thực tế có thể thiết lập sự tín nhiệm của người nghe đối với bạn. Chúng khiến mọi người quan tâm và ghi nhớ ngay lập tức và họ sẽ kể lại cho bạn bè, đồng nghiệp hoặc vợ chồng của họ. Các thông tin gây ấn tượng mạnh mẽ cũng có thể thiết lập các tiêu chí mua hàng cho sản phẩm hay dịch vụ của bạn và biến những người đã nghe buổi thuyết trình của bạn thành một nhân viên bán hàng cho bạn.

Sau đây là hai ví dụ:

Đây là một thông tin gây ấn tượng mạnh mẽ với người đọc.

Ung thư vú ở phụ nữ

Những thông tin này được công ty chuyên bán những sản phẩm nhằm tăng khả năng đề kháng của con người chống lại các độc tố trong môi trường. Toàn bộ câu chuyện cốt lõi của anh ta đầy ắp các thông tin đáng chú ý khiến mọi người quan tâm.

Còn đây lại là một thực tế trực quan đối với nam giới.

Sự suy giảm số lượng tinh trùng đáng báo động

Có phải chúng ta đang trên bờ vực tuyệt chủng?

Theo những nghiên cứu đã được tiến hành, trong năm 1929, lượng tinh trùng trung bình ở nam giới là 100 triệu/ml. Đến năm 1980, số liệu này đã giảm xuống còn 20 triệu/ml. Ngày nay, chỉ còn năm triệu/ml. Con số năm triệu nghe có vẻ khá nhiều (vì chỉ cần một tinh trùng cũng có thể khiến một phụ nữ mang thai). Nhưng nếu đặt con số này trong tương quan so sánh với những số liệu cũ thì xem ra đó lại là một vấn đề đáng báo động. Sự suy giảm tinh trùng và khả năng sinh sản là một vấn đề mang tính toàn cầu. Đây là một dữ liệu thị trường mang nhiều ý nghĩa hơn là các dữ kiện về sản phẩm. Đặc biệt, nếu bạn đang bán các thức ăn bổ sung dinh dưỡng thì đó lại càng là một dữ liệu quan trọng. Để thu hút sự quan tâm từ khách hàng, bạn cần phải xem xét thông tin theo thời gian. Nếu tôi nói với các bạn rằng trung bình mỗi người đàn ông có năm triệu tinh trùng/ml thì đó không phải là một tin đáng chú ý. Nhưng nếu bạn biết rằng khoảng 70 năm trước, con số đó là 100 triệu thì lại là một điều hoàn toàn khác và điều đó thật sự có tác động mạnh mẽ đến bạn.

Điều đầu tiên bạn cần làm với bất cứ buổi thuyết trình nào là một cái nhìn toàn cảnh về lĩnh vực của mình theo thời gian. Ví dụ: nếu làm việc với những người buôn ô-tô, bạn cần tìm hiểu xem có bao nhiêu người kinh doanh ô-tô và số ô-tô được bán ra hàng năm là bao nhiêu. Theo kết quả nghiên cứu, ở Mỹ, vào năm 1950, 47.000 nhà buôn ô-tô bán ra bảy triệu chiếc xe mới mỗi năm. Và hiện nay, số lượng nhà buôn ô-tô là 17.000 người và số lượng xe mới bán ra mỗi năm là 21.000 chiếc. Những thông tin thú vị này sẽ khiến các nhà buôn ô-tô quan tâm và nó cũng sẽ giúp nâng cao vị thế của bạn trong mắt khách hàng. Vì vậy, hãy bắt đầu mỗi câu chuyện cốt lõi hoặc buổi thuyết trình bằng những dữ liệu thực tế và những câu chuyện thú vị.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Khán giả buổi thuyết trình của bạn là những ai? Hãy nghĩ ra năm vấn đề mà bạn biết rằng sẽ thú vị đối với họ. Sau đó, hãy bắt đầu tìm những thông tin liên quan theo thời gian (số lượng hiện nay, số lượng 30 năm về trước). Những nguy cơ đặt ra cho ngành (lĩnh vực) nào đó? Hoặc nếu đó là một vấn đề của người tiêu dùng thì những vấn đề nào sẽ được họ quan tâm? Bạn cũng có thể sử dụng cả những thông tin trên website của mình trong buổi thuyết trình.

Một công ty mỹ phẩm muốn bán các sản phẩm chăm sóc da cho các thẩm mỹ viện và họ đã tiến hành nghiên cứu về số lượng các thẩm mỹ viện làm ăn thua lỗ hiện nay. Tuy nhiên, số liệu đưa ra là rất nhỏ, không đáng kể. Nhưng đồng thời, họ cũng khám phá ra rằng từ năm 1980 đến nay, số cửa hàng thẩm mỹ viện ở Mỹ đã tăng từ 90 thẩm mỹ viện lên 16.000. Họ có thể rút ra kết luận gì từ các dữ liệu đó để biến chúng thành những tin xấu cho các thẩm mỹ viện? Sự cạnh tranh – cạnh tranh khốc liệt. Khi tiến hành các nghiên cứu, bạn sẽ có thể nảy sinh những ý tưởng hoàn toàn mới mẻ để nâng tầm quan trọng của sản phẩm hay dịch vụ của mình lên mức cao hơn.

Quy tắc 4: Xây dựng cơ hội từ các câu chuyện

Các câu chuyện được kể một cách thú vị sẽ làm tăng sự hồi tưởng lên 26% so với việc giải thích đề xuất của mình mà không có một câu chuyện minh họa cho nó. Mọi người đều ưa thích các câu chuyện. Khi bán quảng cáo cho một tờ tạp chí, tôi đã cố gắng thuyết phục khách hàng của mình để có được một hợp đồng lớn. Lần thứ nhất, tôi hẹn gặp giám đốc tiếp thị của tờ tạp chí đó, anh ta thích câu chuyện của tôi và đáng lẽ tôi đã có thể có được vụ buôn bán đó. Nhưng tôi đã không có được sự đồng ý từ phía ông chủ của anh ta. Tuy nhiên, tôi không phải là người dễ bỏ cuộc. Tôi đợi sáu tháng để người giám đốc tiếp thị hoàn toàn quên cuộc hẹn lần trước và cố gắng có được một buổi hẹn trực tiếp với vị Giám đốc điều hành. Tôi phải làm vậy vì không muốn người giám đốc tiếp thị nghĩ rằng tôi đã qua mặt anh ta. Lúc đầu, tôi cho rằng người giám đốc tiếp thị chắc hẳn đã quên mình, nhưng không phải vậy, khi nhìn thấy tôi trong cuộc hẹn lần thứ hai này, anh ta liền nói: “Này, tôi biết anh đấy.” Như vậy, chứng tỏ anh ta rất ấn tượng với câu chuyện của tôi lần trước.

Và trong cuộc hẹn lần thứ hai này, tôi đã có được bản hợp đồng của mình.

Quảng cáo đầu tiên được đăng và họ chỉ nhận lại được sáu phản hồi. Tôi đã đến gặp ông ta nhiều lần sau đó để chỉ cho ông ta những lá thư với những câu chuyện quảng cáo thành công ấn tượng từ các công ty khách hàng khác của tôi như một bằng chứng đáng tin cậy. Lòng tin của tôi vào tờ tạp chí của mình không hề lung lay. Đây là điều trái ngược với những việc mà hầu hết các nhân viên bán hàng thường làm khi mọi việc không suôn sẻ. Khi một vụ làm ăn trở nên xấu đi, hầu hết các nhân viên bán hàng đều tránh liên lạc với khách hàng của mình. Họ sợ phải đối diện với những lời phê bình.

Hai lần quảng cáo tiếp theo được đăng nhưng tỷ lệ phản hồi ngày càng giảm, họ chỉ thu về được 2 – 4 phản hồi. Nhưng tỷ lệ phản hồi càng giảm thì tôi càng tích cực đến gặp khách hàng của mình nhiều hơn nữa và củng cố lòng tin của họ vào công ty chúng tôi. Và cuối cùng, tôi đã tìm ra nguyên nhân của vấn đề quảng cáo không hiệu quả. Đó là do những hình ảnh quảng cáo của công ty này đưa ra không được đặc sắc cho lắm, nó là những hình ảnh đen trắng, tẻ nhạt. Tôi đề xuất với vị Giám đốc điều hành một quảng cáo mới thật sự nổi bật (in màu, khổ rộng và đặt ở trang giữa của tờ tạp chí). Ngoài ra, tôi còn hướng dẫn ông ta cách lấy thông tin từ khách hàng bằng việc đính kèm thêm một phiếu yêu cầu vào phần quảng cáo.

Tôi đã xây dựng được sự tín nhiệm lớn với khách hàng của mình bằng việc đối mặt với các thất bại lần trước. Do đó, lần này ông ta vẫn chăm chú lắng nghe và làm theo lời khuyên của tôi. Việc này tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí dành cho ba lần quảng cáo trước đó, vì vậy, việc thành công hay thất bại là do tôi. Nhưng thật may mắn, với việc bỏ ra chi phí 18.000 đô-la dành cho quảng cáo mới, ông ta đã thu lại được 650.000 đô-la giá trị của các chương trình. Tôi đã được minh oan và từ đó, công ty này đã trở thành khách hàng thường xuyên của công ty chúng tôi.

Câu chuyện này minh họa cho nhiều vấn đề. Nếu tôi chỉ nói với bạn: “Hãy đảm bảo rằng bạn luôn xuất hiện trước mặt khách hàng tiềm năng của mình ngay cả khi mọi việc không được như ý” thì nghe có vẻ hay đấy, nhưng nếu kể một câu chuyện minh họa thì sẽ giúp đi nhanh tới vấn đề chính hơn. Một chương trình đào tạo của tôi dạy về tầm quan trọng của việc tiếp tục theo sát khách hàng, vì vậy, câu chuyện này đã chỉ ra tầm quan trọng của việc đó. Bạn đang bán cái gì và câu chuyện nào minh họa cho nhu cầu cần có sản phẩm hay dịch vụ của bạn?

Quy tắc 5: Buổi thuyết trình của bạn nên gây được sự tò mò

Biết cách đưa ra thông tin làm cho các khách hàng tiềm năng phải tò mò. Trước tiên, hãy cung cấp cho họ một thực trạng kèm theo lời giải thích. Sau đó, hãy liên tục gợi mở vấn đề khiến họ phải mong chờ những thông tin tiếp theo. Ví dụ: khi thuyết trình những thông tin về việc gia tăng số lượng luật sư, bạn có thể đưa ra nhận xét: “Những số liệu này chứng tỏ bạn đang phải cạnh tranh. Và những thông tin tôi sắp đưa ra đây sẽ còn tệ hơn nữa.” Dĩ nhiên, điều đó sẽ khiến mọi người muốn xem slide tiếp theo.

Quy tắc 6: Sử dụng hiệu quả những dòng tít

Hãy phát huy tối đa tác dụng của những dòng tít để kích thích nhu cầu của khách hàng tiềm năng và tăng hiệu quả cho các slide. Nhiều người thuyết trình với cùng dòng tít (ví dụ “Sự thật về tiếp thị”) trong một vài slide liên tiếp. Đừng lãng phí chúng bằng cách lặp đi lặp lại một nội dung hay không suy nghĩ cẩn thận về chúng. Một nguyên tắc tốt để tạo những dòng tít hiệu quả là tóm tắt những điểm chính trong slide. Slide đầu tiên có thể đưa ra những thông tin chung về tiếp thị nhưng trong các slide tiếp theo, bạn có thể nói về tỷ lệ tăng trưởng hoặc xu thế phát triển của ngành, vì thế, hãy đặt tên những slide này là: “Tỷ lệ tăng trưởng đáng ngạc nhiên” hoặc “Tỷ lệ tăng trưởng chậm có thể gây tổn thất cho chúng ta.” Đừng lười biếng. Hãy tận dụng tối đa những tác động mà mỗi dòng tít mang lại.

Quy tắc 7: Hãy tự tin nhưng đừng trở nên đáng ghét

Hãy xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng ngay cả khi chỉ có một người duy nhất. Trong buổi thuyết trình với số lượng khách mời đông, bạn có thể tạo cho họ cảm giác thân mật bằng cách thực hiện một vài thao tác khởi động cùng với họ. Ví dụ: hãy yêu cầu họ đứng lên, giơ tay và đưa sang bên phải. Bạn đang đứng đối diện với họ nên hãy đưa tay sang trái. Bằng cách đó, bạn đang đưa tay sang cùng hướng với họ. Hành động đơn giản này sẽ làm cho mối quan hệ giữa bạn và những khách hàng của mình trở nên gần gũi hơn. Ngoài ra, còn một cách khác để tạo dựng mối liên hệ với họ đó là khuyến khích họ kể các vấn đề hoặc các khó khăn trong kinh doanh của họ. Sự chia sẻ những khó khăn sẽ nhanh chóng tạo lập được những mối liên hệ.

Quy tắc 8: Tập trung vào họ, chứ không phải bạn

Sự chín chắn là khi tất cả những tấm gương của bạn chuyển thành những khung cửa sổ.

–Khuyết danh

Hầu hết cuộc sống của mọi người đều được bao quanh bởi những tấm gương, do đó cái họ tập trung vào chính là bản thân họ. Họ hiểu cảm xúc, nhu cầu của mình. Họ luôn nghĩ xem làm cách nào để đạt được những điều mình muốn. Chủ đề ưa thích của mọi người trong những cuộc nói chuyện thường là về chính bản thân họ. Do đó, hãy biến những tấm gương soi thành những khung cửa sổ và bạn sẽ trở thành một người diễn thuyết, một nhân viên bán hàng, một người hướng dẫn, một giám đốc hay nhà lãnh đạo tốt hơn rất nhiều. Người chín chắn nhất trong một mối quan hệ là người biết lắng nghe nhiều nhất. Hãy suy nghĩ về nhu cầu của người khác và tìm cách thỏa mãn họ. Nếu biết lắng nghe, duy trì sự tập trung vào các nhu cầu của khách hàng và cố gắng giúp họ, bạn sẽ trở thành một người làm việc hiệu quả cao.

Khi làm việc với các khách hàng của mình, tôi luôn bắt đầu bằng việc tìm ra những thách thức mà khách hàng của tôi đang phải đối mặt. Sau đó, hãy tập hợp các thông tin và mở đầu câu chuyện cốt lõi của bạn bằng cách nói: “Những thách thức mà các bạn vừa đề cập và những vấn đề mà rất nhiều các khách hàng khác của chúng tôi đang phải đối mặt. Do đó, chúng tôi đã thực hiện một vài nghiên cứu về ngành/thị trường/lĩnh vực của các bạn. Những phát hiện chúng tôi tìm được rất có giá trị và chắc chắn sẽ gây hứng thú cho các bạn. Hãy để tôi chỉ cho các bạn một vài dữ kiện này.” Và lúc này, bạn có thể bắt đầu trình bày câu chuyện cốt lõi của mình.

BA PHƯƠNG THỨC TRUYỀN ĐẠT

Có ba phương thức truyền đạt diễn ra đồng thời khi bạn thuyết trình: ngôn từ, âm thanh giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn. Khi bạn thuyết trình, khách hàng tiềm năng sẽ ngay lập tức thu nhận và xử lý tất cả những tín hiệu này. Cùng một từ được nói ra nhưng với những âm điệu khác nhau cũng có thể làm thay đổi, nếu không phải là ý nghĩa, thì cũng là nhận thức của các khách hàng tiềm năng. Đặc biệt, nếu nói chuyện qua điện thoại, âm điệu thậm chí còn quan trọng hơn cả những từ ngữ mà bạn sử dụng. Nếu bạn đang lo lắng thì kể cả bạn có đang nói ra những ngôn từ chau chuốt, khách hàng tiềm năng cũng sẽ cảm nhận được sự lo lắng đó. Khi nói chuyện qua điện thoại, hãy thể hiện sự uy quyền trong giọng nói, điều đó sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người. Hãy thể hiện cả sự quan tâm và tính nghiêm trọng của vấn đề và điều đó sẽ tác động đến nhu cầu của khách hàng, cũng như thể hiện rõ vị trí, vai trò quan trọng của bạn đối với họ.

Khi gặp mặt trực tiếp, không chỉ âm điệu giọng nói mà cả ngôn ngữ cơ thể và những biểu hiện trên khuôn mặt của bạn cũng có tác động mạnh mẽ đến khách hàng tiềm năng.

Mọi điều bạn làm, từ việc nói “ờ… ừm” tới việc vuốt tóc, bẻ khớp ngón tay cũng có thể khiến khách hàng tiềm năng của bạn chú ý và liên tưởng tới một thông điệp nào đó. Và đôi khi, nó thậm chí còn mâu thuẫn với những gì bạn thật sự muốn nói. Bạn cần phải ý thức được cách di chuyển và nói năng của mình. Hãy tận dụng những lợi thế giao tiếp bằng cách kết hợp các hoạt động của cơ thể, khuôn mặt và giọng nói của bạn. Và hãy nhớ rằng nguyên tắc quan trọng nhất để đạt được hiệu quả trong giao tiếp là sự tự tin.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng các bài tập khởi động để kiểm soát buổi họp. Như đã đề cập, trong một nhóm lớn, việc yêu cầu mọi người cùng thực hiện một vài động tác khởi động là một ý tưởng tuyệt vời. Bạn không chỉ gắn kết hơn với mọi người mà còn kiểm soát được buổi họp bằng cách nói cho họ phải làm gì. Khi bạn bước lên sân khấu và ngay lập tức đề nghị mọi người đứng dậy, họ sẽ cảm thấy hứng thú vì bạn có vẻ là người biết cách kiểm soát. Điều này đặc biệt hữu dụng hơn nếu bạn bị căng thẳng trước đám đông – nó sẽ cho bạn cảm giác kiểm soát tốt hơn.

Khán giả thường thích những người có khả năng lãnh đạo. Trong những nhóm nhỏ hoặc cuộc hẹn với một người, bạn cũng có thể tiếm quyền kiểm soát. Yêu cầu mọi người tập một vài động tác khởi động sẽ khiến họ cảm thấy phiền phức, trừ khi bạn là một giáo viên dạy yoga. Nhưng dù sao, đó vẫn là một ý tưởng hay khi yêu cầu họ phải di chuyển. Hãy tạo sự gần gũi hơn với khách hàng của bạn bằng cách yêu cầu họ bước ra khỏi những dãy bàn.

Ví dụ: khi trình bày kịch của mình với một nhà sản xuất phim, tôi đã sắp xếp sao cho ông ta phải đi vòng quanh chiếc bàn mới có thể xem được hết những tài liệu của tôi. Và cuối cùng, ông ta tiến đến ngồi bên cạnh tôi. Điều đó giúp tôi có thể kiểm soát tình hình và đó cũng là một cơ hội để xây dựng mối quan hệ tốt với ông ta. Vì vậy, hãy đề nghị với người nghe: “Tôi nghĩ mình có thể nói rõ hơn về vấn đề này nếu chúng ta ngồi cạnh nhau.”

TÁM SAI LẦM PHỔ BIẾN MÀ NGƯỜI THUYẾT TRÌNH HAY MẮC PHẢI

Sai lầm 1: Cảm ơn các khách hàng tiềm năng vì thời gian họ đã dành cho bạn hoặc xin lỗi họ vì bạn đã lấy mất khoảng thời gian đó

Một số nhà đào tạo bán hàng thường đưa ra lời khuyên: hãy nói cảm ơn với các khách hàng tiềm năng vì thời gian họ đã dành cho bạn, nhưng tôi không đồng ý với triết lý đó. Điều đó chứng tỏ bạn tự thừa nhận rằng thời gian của họ quý hơn thời gian của bạn. Nó cũng thể hiện việc ngồi nghe bạn nói không quan trọng bằng việc làm những việc khác. Nó làm giảm giá trị mọi thứ bạn nói ra. Đừng bao giờ xin lỗi hay cảm ơn vì thời gian họ dành cho bạn. Nếu bạn có thể làm tốt công việc thì sau đó, họ thậm chí sẽ phải nói cảm ơn bạn. Nếu ngay từ đầu buổi họp, bạn đã nói: “Điều đầu tiên tôi muốn làm là xin lỗi vì đã lấy mất một khoảng thời gian quý báu của quý vị.” Như vậy, các khách hàng sẽ cho rằng thời gian của họ rất quý báu và mọi việc sau đó sẽ trở nên vội vàng hơn. Đó quả là một sai lầm lớn.

Sai lầm 2: Đút tay vào túi quần trong khi thuyết trình

Điều này khiến bạn trông giống như một kẻ chểnh mảng. Hãy để hai tay ở phía ngoài, luôn đặt cao trên thắt lưng và hướng về phía trước mặt.

Sai lầm 3: Ngồi thuyết trình

Việc thuyết trình với tư thế đứng sẽ đem lại hiệu quả hơn tư thế ngồi. Do đó, hãy luôn đứng khi trình bày. Đó là vị trí của uy quyền lớn hơn. Ngay cả trong những buổi họp một người, điều đó cũng có tác động lớn đến tâm lý người nghe. Hãy đưa ra lời đề nghị: “Anh có phiền không nếu tôi đứng để trình bày? Điều đó khiến tôi thoải mái hơn.” Và tôi chưa từng bao giờ thấy ai phản đối: “Không, đừng đứng.”

Sai lầm 4: Đi lòng vòng

Một lỗi phổ biến nhiều người thường mắc phải là, khi bị hỏi vào giữa buổi trình bày, mọi người thường trả lời ngay lập tức. Điều đó sẽ làm gián đoạn buổi trình bày và khiến bạn mất quyền kiểm soát. Nếu khách hàng tiềm năng giành quyền kiểm soát buổi họp, bạn sẽ không thể thực hiện việc bán hàng. Đừng để anh ta dẫn dắt bạn. Trong bất kỳ tình huống nào, bạn cũng cần phải là người dẫn dắt. Ví dụ: một khách hàng vào cửa hàng của bạn để tìm kiếm một món đồ. Nếu chỉ đi sau anh ta vòng quanh cửa hàng, bạn sẽ không thể tiếp cận anh ta và có thể không bán được gì. Thay vào đó, hãy hỏi xem anh ta đang tìm kiếm cái gì và dẫn anh ta tới chỗ mặt hàng đó. Hãy để anh ta phải theo sau bạn và bạn sẽ bán được hàng. Bạn phải dẫn dắt để có được vụ làm ăn dù cho điều đó có nghĩa là bạn phải đặt ra rất nhiều câu hỏi. Bạn phải là người kiểm soát cuộc họp.

Sai lầm 5: Để tài liệu điều khiển hoặc chỉ đạo bạn

Nhiều nhân viên bán hàng thường bám lấy bản thuyết trình như thể nó sẽ tạo ra việc buôn bán. Buổi thuyết trình không bao giờ tạo ra việc buôn bán. Chính bạn mới là người quyết định ở đây. Các phương tiện hỗ trợ trực quan cũng chỉ được dùng để hỗ trợ. Bạn mới là người trình bày.

Sự khác nhau giữa một nhân viên bán hàng giỏi và một nhân viên bán hàng tầm thường chính là ở khả năng diễn thuyết, chứ không phải ở bản nội dung của bài thuyết trình. Với cùng một bài thuyết trình, những nhân viên bán hàng tầm thường sẽ chỉ đọc lướt qua những gạch đầu dòng trên đó. Trong khi đó, những nhân viên bán hàng xuất sắc sẽ biết biến những những gạch đầu dòng đó thành một câu chuyện thú vị và hấp dẫn.

Sai lầm 6: Quá nghiêm túc

Sự hài hước giúp làm tăng sự quan tâm và ghi nhớ của khách hàng. Cần lồng vào trong những câu chuyện cốt lõi hay những bài thuyết trình của bạn một chút hài hước. Hãy học cách pha trò hài hước nhẹ nhàng và hiệu quả. Ví dụ: khi đào tạo về các kỹ năng thuyết trình, tôi có thể lấy ví dụ về một nhân vật có tên là Sammy Schleb người diễn thuyết tồi nhất thế giới và chỉ ra cách ông ta phá hỏng các cơ hội của mình bằng việc thuyết trình kém cỏi.

Sai lầm 7: Không tập luyện trước khi thuyết trình

Nếu người nhân viên bán hàng không hiểu rõ tài liệu của mình mà chỉ đọc lại những gì ghi trong tài liệu, khách hàng có thể sẽ nói: “Tôi có thể tự mình đọc những gạch đầu dòng đó nhanh hơn anh.” Đó là dấu hiệu cho thấy cái chết của một buổi thuyết trình hay buổi bán hàng.

Càng nắm vững tài liệu, bài thuyết trình của bạn càng trở nên thuyết phục, mạnh mẽ và có hiệu quả hơn. Nếu quá phụ thuộc vào tài liệu, bạn sẽ gặp rắc rối lớn. Sai lầm lớn nhất của hầu hết những người thuyết trình là trước buổi thuyết trình, họ đã không luyện tập việc nói to như đang có khán giả trực tiếp. Chính việc tập nói to sẽ giúp bạn phát triển khả năng, gợi mở thông tin và có lẽ thậm chí cả một chút hài hước.

Một khách hàng của tôi đã tuyển dụng một nhân viên bán hàng và đưa cho anh ta một cuốn băng chương trình đào tạo cách thuyết trình cùng một buổi trình bày đầy màu sắc sống động để thực hành. Sau một thời gian tập luyện và đã cảm thấy sẵn sàng, anh ta trình bày cho tôi và Giám đốc điều hành của công ty nghe. Chúng tôi đã được nghe một bài thuyết trình tẻ nhạt, chỉ là sự nhắc lại từng từ từng chữ từ cuốn băng. Tôi đào tạo lại anh ta ngay lập tức. Mục tiêu của chương trình đào tạo phải đáp ứng được những tiêu chuẩn cơ bản:

• Làm cho bài thuyết trình trở nên thú vị

• Giao tiếp linh hoạt

• Làm cho bài thuyết trình trở thành một trải nghiệm sôi nổi và thuyết phục

• Nắm vững tài liệu

• Vạch ra vài kết luận cho khán giả

• Không đọc lướt qua những gạch đầu dòng

• Phát triển những đoạn nối giữa các ý, các đoạn

Sau khóa đào tạo đó, người nhân viên bán hàng có một buổi thuyết trình với 20 khách hàng. Anh ta thậm chí còn không có được nổi một vụ làm ăn. Và chúng tôi rất thất vọng khi anh ta vẫn đọc lướt qua các gạch đầu dòng. Anh ta đã không liên kết được các điểm với nhau hoặc gắn trực tiếp chúng với công việc kinh doanh của khách hàng. Không có sự sôi nổi trong bài phát biểu của anh ta, không có câu chuyện nào minh họa cho quan điểm của anh ta và cũng không hề có sự hài hước.

Tôi làm việc thêm với anh ta và đánh giá sự tiến bộ của anh ta sau hai tuần. Nhưng dường như anh ta vẫn không thay đổi được gì. Vậy bài học cho câu chuyện này là gì? Đó là có một vài người không có khả năng thuyết trình trong khi một số người khác lại là những người có khả năng giao tiếp bẩm sinh và được sinh ra để thuyết trình. Việc này nói lên rằng sự luyện tập có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Và hãy nhớ kiểm tra đặc điểm này trước khi tuyển dụng ai đó.

Sai lầm 8: Không chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho buổi thuyết trình

Bạn cần phải biết trước mọi nội dung được trình chiếu nếu có thể. Hãy làm cho khán giả hứng thú với đề tài của bạn: “Sau đây là phần quan trọng nhất tôi muốn trình bày với các bạn.” Hiểu rõ tài liệu của mình để sắp xếp các phần trình bày, bạn có thể phát bản tóm tắt trước cho khán giả và hứa hẹn về nội dung hấp dẫn của những phần tiếp theo. Bằng cách này, bạn sẽ duy trì được sự hào hứng và mong chờ cho cả buổi thuyết trình. Nếu hiểu rõ tài liệu, bạn có thể gắn kết các ý và các đoạn. Hãy rút ra một vài kết luận cho các khách hàng tương lai/khán giả của bạn. Trong các chương trước của cuốn sách này, tôi luôn kết thúc mỗi chương bằng sự gợi mở. Đó gọi là một sự chào mời và bạn có để ý rằng nó đã khiến bạn muốn tiếp tục đọc như thế nào không?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Hãy phác thảo một buổi thuyết trình 30 phút dành cho khách hàng tiềm năng. Hãy nghĩ ra một tiêu đề hay khiến mọi người muốn tham dự buổi thuyết trình. Trong slide thứ hai, hãy đặt tiêu đề: “Những vấn đề được đề cập”. Mục đích của slide này là để gợi mở phần tài liệu sắp trình bày. Bạn sẽ làm chủ được buổi hội thảo khi trình bày theo cách này.

Tuy nhiên, một nguyên tắc quan trọng cần phải nhớ: bài thuyết trình của bạn phải hướng đến nhu cầu của khách hàng, chứ không phải chỉ để giới thiệu, quảng cáo về sản phẩm của bạn. Ví dụ:

NẾU BÀI THUYẾT TRÌNH CỦA BẠN ĐƯỢC TRÌNH BÀY THEO CẤU TRÚC:

• Tình trạng của ngành nghề

• Năm xu thế phát triển của ngành nghề

• Công dụng của sản phẩm

• Những điều bạn cần biết về sản phẩm của chúng tôi thì chắc chắn khán giả sẽ không hề cảm thấy hứng thú với buổi hội thảo của bạn.

Vì vậy, hãy thử áp dụng cấu trúc trình bày sau:

• Tình trạng của ngành nghề trong thời gian qua như thế nào

• Năm bí quyết có thể giúp bạn thành công

• Một vài giải pháp mọi người cần có để thành công

• Làm thế nào để luôn là người dẫn đầu

Phần tiếp theo trong bài thuyết trình của bạn nên bao gồm dữ liệu về ngành công nghiệp – Những thành công lớn sẽ tạo ra hứng thú ngay lập tức.

Sau đó, bạn có thể tiếp tục đi sâu hơn vào vấn đề khách hàng đang gặp phải. Một số chuyên gia bán hàng khác thường nói: “Đừng gọi đó là vấn đề. Hãy gọi nó là thử thách.” Thật tuyệt khi chúng ta gọi nó bằng cái tên “thử thách” một cách đầy hàm ý. Nhưng khi trình bày điều đó với khách hàng, bạn nên nói với họ rằng họ đang gặp phải vấn đề nào đó. Điều đó sẽ làm cho tình trạng nghe có vẻ tồi tệ hơn và khiến khách hàng muốn tìm ra giải pháp cho vấn đề đó ngay lập tức.

Nếu bạn làm một công việc nào đó thật sự tốt, rõ ràng sản phẩm hay dịch vụ của bạn sẽ giải quyết được những vấn đề đó. Trong trường hợp của công ty American Art Resources (công ty chuyên cung cấp các tác phẩm nghệ thuật cho bệnh viện), rõ ràng, đồ mỹ nghệ không giải quyết được tất cả những vấn đề họ trình bày, nhưng nó đã đưa ra rất nhiều vấn đề thúc đẩy mọi người hành động. Như vậy, những vấn đề bạn đưa ra có thể làm cho các Giám đốc điều hành muốn phản ứng ngay.

Cuối cùng, bạn cũng không nên giới thiệu sản phẩm của mình quá chi tiết. Bạn chỉ nên nói về sản phẩm hay dịch vụ của mình như một ví dụ. Hãy dẫn dắt nhu cầu của khách hàng bằng cách đặt ra những câu hỏi: “Yêu cầu của bạn là gì khi muốn mua một tác phẩm nghệ thuật?” Và căn cứ vào câu trả lời của khách hàng, bạn có thể vạch ra “tiêu chuẩn mua hàng” của họ. Nếu bạn làm tốt việc bán hàng và họ đồng ý với các tiêu chuẩn đó, có nghĩa là bạn đang khiến khách hàng muốn mua sản phẩm của bạn hơn những sản phẩm khác. Điều này sẽ làm tăng hiệu quả và tốc độ bán hàng của bạn, đồng thời giúp bạn có thể dễ dàng tiếp cận với các khách hàng tiềm năng.

KẾT LUẬN

Bạn sẽ có cơ hội tiếp cận với nhiều khách hàng hơn nếu mang đến cho họ những lời chỉ dẫn thay vì chỉ cố gắng bán sản phẩm cho họ. Thông thường, những lời chỉ dẫn thú vị sẽ giúp mọi người nhận thức được vì sao họ cần mua sản phẩm của bạn. Nếu chỉ đơn thuần giới thiệu về sản phẩm của mình, khách hàng sẽ không nhận thấy nhu cầu cần thiết phải mua, vì vậy bạn sẽ không tiếp cận được với họ.

Lưu ý cuối cùng: Trước mặt khách hàng, đừng dùng từ “bài thuyết trình” vì nghe nó giống như một lời chào hàng. Hãy gọi nó là “lời hướng dẫn” hay “bản hướng dẫn tổ chức, điều hành”.